企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程

1、企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程 根據(jù)計算機技術在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段： 一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段 現(xiàn)行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（的建立，什么是，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管

2、理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。 現(xiàn)行文件應用計算機技術是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現(xiàn)和必然結果。 檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目

3、中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。 總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。 二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段 由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸

4、入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。 第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結構設計和功能上不盡相同。 不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。 三、電

5、子文件階段 電子文件這一概念的出現(xiàn)是近年的事。年月，國家科委在北京召開了全國應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。年月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。年月日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在年研究制訂的計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求試行稿國家標準的基礎上，在個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。年月日日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對電子文件歸檔及電子檔案管理概論和辦公自動化電子文

6、件歸檔及電子檔案管理方法、電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。年月日日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業(yè)第五設計研究院召開了電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。年月日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。 關于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。

7、我國電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念機讀文件入手。機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面： 其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀

8、出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用的必然結果。 其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術的高度結合的基礎上。

9、它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。 其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。 其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術開發(fā)人員的有機結合和共同努力。 綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。 需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關系。由于在任何一個企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團，在現(xiàn)代信息技術的應用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是