時(shí)間管理與會(huì)議管理培訓(xùn)

1、凌潔冰：時(shí)間管理與會(huì)議管理培訓(xùn)概 述時(shí)間就是生命。浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命。 現(xiàn)代的管理者大多是工作繁重，每天都要應(yīng)付處理煩瑣的事務(wù)。“時(shí)間管理正好能幫助管理者在每天的有限時(shí)間內(nèi)，完成更多的工作，提高工作效果與效率。效率是完成及做好要做的工作，更重要的是管理的效果。要有效管理時(shí)間，首先要分析現(xiàn)狀，認(rèn)識(shí)自己的時(shí)間運(yùn)用方式，找出自己浪費(fèi)時(shí)間的主要因素，然后針對(duì)問(wèn)題做出改進(jìn)！常見問(wèn)題：看到文件第一眼， 不想把它處理掉危機(jī)常常光臨我， 不善規(guī)劃是原因做事有時(shí)欠主動(dòng)， 別人催促才做好自己工作誰(shuí)重要， 優(yōu)先順序沒概念每天不知做什么方案 過(guò)幾分鐘找事做只要會(huì)議我主持， 必然超過(guò)實(shí)際時(shí)意外事情實(shí)在多， 方案

2、趕不上變化常常著手定方案， 紙上要比完成多每天有事實(shí)在忙， 卻無(wú)效率可以言本來(lái)事情可授權(quán)， 事必躬親才放心是誰(shuí)偷去你的時(shí)間？亂放東西是首位， 翻箱倒柜最費(fèi)時(shí)開會(huì)屬于第二位， 好多會(huì)議無(wú)主題 屬于第三位， 管理不好掉陷阱干擾列在第四位， 應(yīng)酬很多實(shí)在累拖延列在第五位， 對(duì)人對(duì)己都不利垃圾檔案屬第六， 魚目混珠低效率危機(jī)屬于第七位， 接踵而至難應(yīng)付顛倒授權(quán)屬第八， 別人求援常容許完美主義屬第九， 精工細(xì)雕屬多余精神煥發(fā)屬第十， 流暢受阻費(fèi)時(shí)間十大時(shí)間浪費(fèi)！時(shí)間殺手4點(diǎn)1.電視：花在電視前的時(shí)間太多了。2.重復(fù)：第一次沒完全做好，要花更多時(shí)間討論、修改，再做一次，實(shí)在浪費(fèi)時(shí)間，投下雙倍資源，只完成一

3、件事情是很不經(jīng)濟(jì)的。3.拖延4.消極、負(fù)面的想法充實(shí)一天24小時(shí)的方法首先，必須保持積極的心態(tài)。每天起床時(shí)很有精神的將棉被踢開，準(zhǔn)備迎接一天的挑戰(zhàn)。第二，在工作或與人相處時(shí)，應(yīng)抱著想發(fā)現(xiàn)新事物的觀念，如果有這種態(tài)度，你將會(huì)有許多的體驗(yàn)發(fā)生，并增加許多新知識(shí)。面對(duì)這些新體驗(yàn)或新知識(shí)，應(yīng)該喜歡的接納，好象覺得“我又學(xué)會(huì)了許多好東西或“我比以前聰明多了，如此，無(wú)形中自己也會(huì)漸漸成長(zhǎng)。第三，每天的工作必須有目標(biāo)，努力發(fā)揮自己的能力，提高工作效率，改善工作過(guò)程，包括下意識(shí)的寫出端正字體。第四，保持良好的人際關(guān)系，適度的與人相處，如過(guò)分拘泥于規(guī)律的生活方式，完全不與他人往來(lái)，生活將變得十分枯燥呆板，而且容

4、易被“鐘表時(shí)間所控制。最后，應(yīng)在每天就寢前，回憶一下今天的所作所為，如果這種回憶能讓心情興奮，覺得明天又將是快樂而充滿希望的第二天，你就算是成功！主管人員善用時(shí)間的要訣工作首先有方案，每年度、每季度能初步規(guī)劃的先予方案。每月20日左右提出下個(gè)月方案。每周五安排下周工作方案。每日的工作應(yīng)登記。養(yǎng)成記錄的習(xí)慣。不要依耐你的記憶，它往往是讓你浪費(fèi)時(shí)間，疲于奔命的根源。手邊經(jīng)常有一份“待辦事項(xiàng)清單，將自己要做的事、上司交代的事、容許同僚的事、承諾部屬的事予以記錄，并記錄處理時(shí)間。善用別人的時(shí)間。部屬提出的問(wèn)題，最好要求附帶提出解決的意見，如此有益于問(wèn)題的溝通，爭(zhēng)取時(shí)效。開會(huì)盡可能規(guī)劃定期，臨時(shí)會(huì)應(yīng)減少

5、。自 有 時(shí) 間時(shí)間歸屬和所有權(quán)的問(wèn)題可以區(qū)別為三種情況：第一是時(shí)間不為人們重視和使用的無(wú)有狀態(tài)；第二是時(shí)間是共有的，如和談得來(lái)的朋友或情人愉快度過(guò)的時(shí)間，就是共同擁有的時(shí)間。第三是時(shí)間的自有情況。創(chuàng)造自有時(shí)間是開發(fā)時(shí)間的重要課題，也是作為開展能力、自我實(shí)現(xiàn)不可缺少的必要條件。威脅到自有時(shí)間的，無(wú)外乎是他人、意外情況等的發(fā)生。管理者的人生往往環(huán)繞在時(shí)間的斗爭(zhēng)上，時(shí)間產(chǎn)生了共有與自有的樹立，自有與他有的戰(zhàn)爭(zhēng)。記錄時(shí)間使用狀況一些人反對(duì)記錄自己的時(shí)間使用狀況的原因是：第一.認(rèn)為十分清楚自己的時(shí)間使用狀況；通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，幾乎所有記錄時(shí)間使用狀況的人對(duì)自己的時(shí)間使用方式都會(huì)有驚奇的發(fā)現(xiàn)，這種記錄工作對(duì)

6、他們教益甚大；有些管理者只記錄了兩三天的時(shí)間使用狀況，即能發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間誤區(qū)，甚至還能找出假設(shè)干克服的途徑。記錄好自己的時(shí)間使用狀況，以便切實(shí)了解自己的時(shí)間使用方式及時(shí)間使用誤區(qū)。第二.記錄時(shí)間使用狀況是種費(fèi)時(shí)的工作；為了節(jié)省時(shí)間而花費(fèi)時(shí)間，這是明智的。你可自制一張時(shí)間記錄表，每隔15分鐘或半個(gè)小時(shí)記載進(jìn)行過(guò)的各種活動(dòng)，并按每一活動(dòng)的重要性的大小在表中圈出適當(dāng)?shù)臄?shù)字。重要性是指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的奉獻(xiàn)的大小。你可規(guī)定“1代表重要性極大，“5代表毫無(wú)重要性，“2、3、4那么代表重要程度介乎“1、5之間。最后，假設(shè)在進(jìn)行一種活動(dòng)時(shí)還有干擾，那么在表中注明干擾類別。時(shí)間記錄建立幾個(gè)簡(jiǎn)單的記號(hào)，如M代“與人會(huì)

7、面、T代“ 、D代“企業(yè)、W代“寫作、R代“讀書等等；該符號(hào)同樣可用于時(shí)間方案上。記 錄 分 析1.今天有那些事情是在適當(dāng)時(shí)間內(nèi)完成的？ 2.幾天有那些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？為什么要在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)完成這些事情？ 3.今天在那一段時(shí)間著手進(jìn)行最重要的工作？為何在這段時(shí)間進(jìn)行這種工作？有無(wú)可能提早些進(jìn)行？ 4.今天最具工作效率的是那一段時(shí)間？為什么最具有工作效率？ 5.今天最不具工作效率的是那一段時(shí)間？為什么最不具有工作效率？ 6.今天工作過(guò)程中最大的干擾是什么？7.今天最嚴(yán)重的三個(gè)時(shí)間使用誤區(qū)是什么？有沒有可能克服？如何克服？ 8.今天做了那些不必要的事？ 9.今天做了那些不需要親自動(dòng)手

8、的事？這些事可以授權(quán)誰(shuí)去做？ 10.今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要的事？ 11.今天花費(fèi)了多少時(shí)間做不重要的事？ 12.今天有那些事本來(lái)應(yīng)花費(fèi)更多的時(shí)間去做？ 13.今天有那些事本來(lái)可以花費(fèi)較少的時(shí)間去做？ 14.從明天開始，應(yīng)該怎樣做才能改進(jìn)時(shí)間的的使用？時(shí)間管理的誤區(qū)各種時(shí)間的誤區(qū)，大致上可以區(qū)分外生誤區(qū)與內(nèi)生兩類。外生誤區(qū)：即指由他人所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素；內(nèi)生誤區(qū)，即指由自己所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素。一般管理者深入進(jìn)行時(shí)間管理學(xué)習(xí)所列舉的多半是外生誤區(qū)。如：供作解決問(wèn)題的資料不齊，全是員工問(wèn)題； ；例行性工作；會(huì)議；訪客；外界活動(dòng)及危機(jī)的應(yīng)付；溝通欠佳。引導(dǎo)后，發(fā)現(xiàn)內(nèi)生誤區(qū)：在同一時(shí)間做太多的事；

9、不切實(shí)際的地間估計(jì)；拖延；不注意聆聽；不好意思拒絕他人的清托；事必躬親；辦公桌零亂不堪；只授與下屬責(zé)任，但不授與權(quán)力； 決策倉(cāng)促。在時(shí)間的有效運(yùn)用上，管理者的敵人是自己時(shí)間管理就是自我管理。時(shí)間管理的誤區(qū) 因欠缺方案而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因不好意思拒絕他人托付而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因托延而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因不速之容的干擾而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因 的干擾而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因會(huì)議過(guò)多與過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因文件滿桌而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 由中餐而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 因“事必躬親“而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 與秘書之間因欠缺協(xié)調(diào)而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； 由上司所導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。典型的時(shí)間使用誤區(qū)方案擬訂的六個(gè)步驟1.確立目標(biāo)。對(duì)于不從事

10、目標(biāo)制定與追求的人的時(shí)間使用方式，任何時(shí)間花費(fèi)我們都可以之為浪費(fèi)。時(shí)間管理是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向“80-20原那么是指工作效果的八成是來(lái)自達(dá)成的工作目標(biāo)而做出努力。2.尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑。3.定最正確的途徑4.將最正確的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事項(xiàng)5.編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之6.定期檢討目標(biāo)之可行性以及達(dá)成目標(biāo)最正確途徑之適切性。然而,當(dāng)各項(xiàng)結(jié)果不符合方案預(yù)期的目標(biāo)時(shí),管理時(shí)間中就存在著一系列問(wèn)題,這種情況經(jīng)常出現(xiàn),那么可以在各管理者中迅速區(qū)別有條理工作者和底能的爬行者。前者經(jīng)松滿足最后時(shí)限,后者卻總是很困難。必須指導(dǎo)他們什么是時(shí)間,怎樣利用時(shí)間,和他們正做的哪些事可以授權(quán)給別人去做

11、。最后可以發(fā)現(xiàn),大多數(shù)問(wèn)題可以歸結(jié)為無(wú)效授權(quán)。為了使時(shí)間用更趨合理，定期“盤點(diǎn)“使用時(shí)間,。盤點(diǎn),始于方案，每隔一段時(shí)間,對(duì)方案進(jìn)行重新評(píng)價(jià)和對(duì)投入的時(shí)間進(jìn)行“盤點(diǎn)。目標(biāo)方案之好處目標(biāo)提供行動(dòng)的方向指南，目標(biāo)對(duì)維護(hù)個(gè)人身心之穩(wěn)定以揮積極作用。做方案的人有意識(shí)地配工作，在心理上他將居于支配者的地位。工作所需的執(zhí)行時(shí)間：方案時(shí)間較長(zhǎng)的人較短，而方案時(shí)間較短的人那么較長(zhǎng)。方案時(shí)間與執(zhí)行時(shí)間的總和：方案時(shí)間較長(zhǎng)的人所花的要少，方案時(shí)間較短的人所花的時(shí)間要多。成果素質(zhì)：方案時(shí)間較長(zhǎng)的人工作成果在素質(zhì)上要高于方案時(shí)間較短的人工作之成果。 時(shí)間管理工具 方案工具：備忘記事本、時(shí)間管理工具、時(shí)間系統(tǒng) 桌面日記

12、：每天一頁(yè)或每周一頁(yè) 桌面日歷：每天一頁(yè)或前一頁(yè)的反面 掛在墻上的方案工具：一眼能看到全年的方案 列出所要做的事情的清單：可根據(jù)方案的需要增加或減少事項(xiàng) 個(gè)人電腦：安裝有時(shí)間方案軟件 便攜式備忘計(jì)算機(jī)：備忘信息+ 號(hào)碼 報(bào)事貼：可以同墻式方案工具一塊使用，也可以單獨(dú)使用每日工作方案表時(shí)間：應(yīng)在每日開始工作前編妥，最好是在前一天。先編好工作方案可令自己在心理上處于安穩(wěn)的狀態(tài)。前一天編妥工作方案，可利用上班途中對(duì)其適切性作進(jìn)一步的斟酌。這樣，一走進(jìn)辦公室即能胸有成竹地著手工作。檢討：編制明天方案之前，要檢討當(dāng)天的工作情況。哪些事做對(duì)了？哪些事做錯(cuò)了？事情是否在自己掌握下進(jìn)行如何令明天的工作做得更好

13、？判斷：事先編妥的“每日工作方案表可以充作權(quán)衡偶發(fā)事件的重要性之依據(jù)。如工作途中某一事件突然發(fā)生，這個(gè)時(shí)候我們應(yīng)該先考量該突發(fā)事件是否比自己預(yù)先擬定的工作更重要？更重要，那么我們應(yīng)毫不猶豫的履行這一宗突發(fā)事件。不比原方案重要，那么我們可設(shè)法排拒它或延遲處理它。時(shí)間管理誤區(qū):不拒絕他人管理者面臨的額外任務(wù)自部屬、上司、其他同級(jí)，或是組織以外的人士。有一類是責(zé)任無(wú)旁貸的：另一類雖然也是職務(wù)所系，但事情本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類那么屬無(wú)義務(wù)層次的事情。不也意思拒絕他人的原因： 接受比拒絕更為容易；擔(dān)憂拒絕后將觸努對(duì)方，從而導(dǎo)致報(bào)復(fù)；想做一位廣受愛戴的好人；不了解拒絕他人的必要性；不知如

14、何拒絕他人。衡量接受與不接受的自問(wèn)：這種事情對(duì)我重要嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如我接受他，將要付出什么代價(jià)？如我不接受它那么須承擔(dān)什么后果？經(jīng)過(guò)“本錢一效分析之后，再?zèng)Q定取舍。時(shí)間管理誤區(qū):習(xí)慣性拖延“拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn):請(qǐng)選擇以下每一個(gè)最切合你答案：A、極表同意； B、略表同意；C、略表不同意； D、極表不同意；1.為了防止對(duì)手的難題采取行動(dòng)，管理者于是尋找理由、尋找借口。2.為令困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力不必須要的。3.管理者采防折衷方法以防止或延緩不愉快的困難的工作。4.管理者遭遇太多足以阻礙完成重大任務(wù)的干憂與危機(jī)。5.當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策，管理者防止直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。6.管理

15、者對(duì)重要的行動(dòng)方案的追蹤工作不予理會(huì)。7.試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。8.管理者將重要的工作安排在下午處理，或帶回家里，以便在晚上或周末處理它9.管理者過(guò)分疲勞或過(guò)分緊張、過(guò)分泄氣、過(guò)分抑制時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)10在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，喜歡消除桌上每一個(gè)物件時(shí)間陷阱:埋入事務(wù)堆管理是通過(guò)他人將事情辦妥?？墒?，許多管理者卻常常試圖通過(guò)自己將事情辦好，這是一咱不理智的行為。由“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)原理可知，管理者日常所處理的事物中真正有高度重要性的只占少數(shù)。他應(yīng)集中大量的時(shí)間處理這些重要的少數(shù)事物，而將其余瑣碎的多數(shù)事物將占用他的許多時(shí)間，致使少數(shù)的重要事物也無(wú)從做好

16、，而且他將剝奪部屬發(fā)揮才能的時(shí)機(jī)?！笆卤毓H是管理者的時(shí)間陷井?？缭较菥奈ㄒ煌緩奖闶鞘跈?quán)。拒絕授權(quán)的管理者共同缺陷：是將他們有限的時(shí)間與精力浪費(fèi)在本來(lái)可以不需要他們理會(huì)的工作上，而令需要經(jīng)過(guò)他們處理的事物無(wú)法獲得應(yīng)有的重視。時(shí)間管理誤區(qū):失約或遲到不要以為約會(huì)遲到只是一件稀松平常的事，更不要以為它缺乏以產(chǎn)生嚴(yán)重的不良后果。在“守時(shí)被視為美德的社會(huì)里，“遲到是一種難以令人接受的惡習(xí)。有誰(shuí)愿意無(wú)端地枯守等候你，又有誰(shuí)在枯燥待候你的時(shí)刻，不去思索你的種種缺失？提高效率 從時(shí)間中找時(shí)間的方法沒有遠(yuǎn)大的理想和明確的生活目標(biāo)，即使你手里掌握著運(yùn)籌時(shí)間、提高時(shí)間效率的尖端技術(shù)，也會(huì)讓時(shí)間付之東流。交 叉

17、輪 作 法把一天的活動(dòng)內(nèi)容交錯(cuò)進(jìn)行安排，以提高工作效率，大腦細(xì)胞長(zhǎng)時(shí)間接受一種信息刺激，長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)同一個(gè)活動(dòng)內(nèi)容，會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。如果穿插進(jìn)行其他內(nèi)容的活動(dòng)，人體原有的興奮產(chǎn)生抑制，在其他部位出現(xiàn)新的興奮區(qū)，為此，注意及時(shí)變換工作內(nèi)容是必要的。例如，馬克思寫作時(shí)從來(lái)不是無(wú)休止地持續(xù)下去，寫作累了，就演算一會(huì)兒數(shù)學(xué)題，或停下來(lái)散散步。有時(shí)，背誦一段莎士比亞劇本中的人物對(duì)話、讀一會(huì)兒巴爾扎克的名著，或者和孩子們玩上一會(huì)兒，接著又精力充分地投入寫作。核 心 時(shí) 間“工作效率是最高的時(shí)間帶,也是最能將精神集中于工作上的時(shí)間帶。管理者應(yīng)對(duì)這種時(shí)間的價(jià)值特別敏感，注意發(fā)現(xiàn)及設(shè)定。如果對(duì)自己的核心時(shí)間毫

18、不關(guān)心的話，就無(wú)法培養(yǎng)敏銳的時(shí)間感，要找出自己效率最高的時(shí)間帶，而將一些重要的工作，放在這個(gè)時(shí)間帶來(lái)處理。有的人只簡(jiǎn)單分為早晨型或夜晚型，那是不夠的，常有些人，因搞不清狀況，而以最清醒的頭腦去處理一些瑣碎的雜事，那實(shí)在是種可怕的浪費(fèi)，相當(dāng)可惜！如：電視臺(tái)“黃金時(shí)間的價(jià)值遠(yuǎn)高出其他時(shí)間。遇 事 三 問(wèn) 法以盡可能減少的時(shí)間辦盡可能多的事情，從時(shí)間中節(jié)約時(shí)間。一是能不能取消它？有些事做了也無(wú)助于成果，全然是浪費(fèi)時(shí)間。二是能不能與別的合并？三是能不能代替它？用費(fèi)時(shí)少的方法代管費(fèi)時(shí)多的方法而同樣能到達(dá)目的，當(dāng)然是最正確方案了。時(shí) 間 的 瓶 頸倘假設(shè)你的部屬愿意坦白地將他們的時(shí)間誤區(qū)，即導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的

19、因素列舉出來(lái)，那么你很可能被列人他們的名單之中。這種情況并不令人感到驚奇，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)與部屬之間密切的工作關(guān)系提供了許多時(shí)機(jī)令前者浪費(fèi)后者的時(shí)間。瓶頸多半位于瓶子的上端，任何一個(gè)工作單位的時(shí)間瓶頸現(xiàn)象，也多來(lái)源自單位內(nèi)身居要職的上司，可是一般上司卻往往欠缺這一方面的自知之明。先 做 重 要 的 事許多人都按以下準(zhǔn)那么決定事情的優(yōu)先順序:01.先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。02.先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。03.先做容易的事，然后再做不容易的事。04.先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。05.先處理資料齊全的事，再處理資料不齊全的事。06.先做已排定時(shí)

20、間的事，再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。07.先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。08.先做別人的事，然后再做自己的事。09.先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。10.先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或易于告一段落的事。11.先做自己所尊敬的或自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己不尊敬的或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。12.先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。以上各種準(zhǔn)那么，大致上都不符合有效時(shí)間管理的要求。正確的準(zhǔn)那么:應(yīng)按事情的“重要程度編排行事的優(yōu)先次序。所謂“重要程度,即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的奉獻(xiàn)大小。 對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越有奉獻(xiàn)的事越是重要，它們?cè)綉?yīng)獲得優(yōu)先

21、處理，對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越無(wú)意義的事越不重要，它們愈延后處理。“先做緊迫的事，再做不緊迫的事之分析相信大家對(duì)“按輕重緩急辦事這句話早已熟悉，從時(shí)間管理的角度來(lái)看，這句話可供每一位管理者作為參考。但遺憾的事：在現(xiàn)實(shí)工作中大多數(shù)管理者所考慮的事情的“緩急而非事情的“輕重，其排列次序?yàn)椋?今天“必須做的事即最為緊迫的事；2今天“應(yīng)該做的事即有點(diǎn)緊迫的事；3今天“可以做的事即不緊迫的事。建議的辦事循序是: 1重要且緊迫的事； 2重要但不緊迫的事； 3緊迫但不重要的事； 4不緊迫也不重要的事。 目標(biāo)有助于我們安排輕重緩急忙、盲、茫 企業(yè)管理者，特別是主要管理者很容易陷入與主要職責(zé)無(wú)關(guān)的日常事務(wù)中去，做了應(yīng)該授權(quán)

22、其部下去完成的事情，而把自己要做的，別人無(wú)法代替他做的工作放在一旁。一個(gè)忘記最重要事情的管理者，會(huì)成為瑣事的奴隸。中層以上干部應(yīng)作對(duì)的事情顧客導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向。 領(lǐng)導(dǎo)作對(duì)的事。 基層管理者，員工應(yīng)把事情做對(duì)管理導(dǎo)向。管理把事情作對(duì)。最重要的六件事每晚寫出六件明天最重要的事情。就是這么容易，簡(jiǎn)單得難以令人相信。但這方法會(huì)幫你成就大事，這個(gè)方法為流水般的光明筑起一道堤壩。每晚選擇這六件事時(shí)，就是為未來(lái)做方案。未來(lái)就在你的掌握之中。晚上睡前問(wèn)自己：“昨天該做而沒有做的是什么？然后再問(wèn)“哪些事今天應(yīng)做而未做？繼續(xù)問(wèn)：“明天該做的最重要的事是什么？排列時(shí)從最難的開始，排到最簡(jiǎn)單的事，如果你如此循序進(jìn)行，就

23、會(huì)到達(dá)最高辦事效率。第二天，從第一項(xiàng)開始，盡量防止干擾，假設(shè)無(wú)法防止，要趕快解決，然后回到第一件事，迅速完成，做完以后就從表上劃掉，繼續(xù)做第二項(xiàng)。以此類推。對(duì)于工作要堅(jiān)持圓滿完成的態(tài)度。也許一天你只劃掉兩件事，甚至僅有一件而已，但你已把當(dāng)天最重要的事完成了。有很多人從來(lái)沒有完成最重要的事。倘使你每天緊扣在這六件事上，絕對(duì)不會(huì)出過(guò)失。一個(gè)月你做完30件最重要的事，你還會(huì)失敗嗎？如果一天能完成六件事，一個(gè)月共180件，一年2190件，你整個(gè)人生將為之改觀。效率與效能效果“效率根本上是一種“投入產(chǎn)出的概念。當(dāng)一個(gè)能以較少的“投入獲得同等的“產(chǎn)出，或是以同等的“投入獲得較多的“產(chǎn)出，甚至以較少的“投入

24、獲得較多的“產(chǎn)出時(shí)，那么被視為富有效率。為了將“效率的提高足以減輕資源的浪費(fèi)變成事實(shí)，仍要求講“效能。效能效果是指適合的目標(biāo)設(shè)定，以及為完成特定目標(biāo)所需的適宜手段的選擇。如，某產(chǎn)品已處于“生命周期的成熟期、而一新產(chǎn)品正方興未艾時(shí)，假設(shè)仍選定老產(chǎn)品為目標(biāo)產(chǎn)品，那么不管其生產(chǎn)效率有多高，這種產(chǎn)品肯定要滯銷，這就絕無(wú)效能可言的。又如，推銷女性化裝品，而在某一電視節(jié)目上做廣告，但該節(jié)目不受女性歡送，那么不管其收視率有多高，或廣告費(fèi)有多廉價(jià)，這種廣告肯定無(wú)法實(shí)現(xiàn)促銷的目的。上述實(shí)例顯示，假設(shè)只講效率而不講求效能，那么半因?yàn)槟繕?biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。效率是“以正確的方式做事，而效能那么是“做正確的

25、事。效率與效能不應(yīng)偏廢，但在效率與效能無(wú)法兼得時(shí)，應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。80的價(jià)值是來(lái)自變量20%的因子，其余20%的價(jià)值來(lái)自80%的因子，重要的少數(shù)，瑣碎的多數(shù)。80/20原理對(duì)管理者在時(shí)間管理上理要啟示：防止將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效，而花在解決重要少數(shù)問(wèn)題上，你只要花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。公司的80%的收入是由其全部產(chǎn)品中的20%所賺得的；生產(chǎn)線上的80%的故障，發(fā)生在20%的機(jī)器上；80%的人事問(wèn)題，是為20%的員工引起的。事實(shí)上，你的問(wèn)題80%是由少數(shù)幾件重要的事情所引起的。80 / 20原理如可供完成工

26、作的時(shí)間為八小時(shí)，那么工作將在八小時(shí)內(nèi)完成。如可供完成工作的時(shí)間被增加為十小時(shí)，那么同樣的工作將改為十小時(shí)內(nèi)完成。?工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間?。帕金森定律能判斷工作重要性的人，常常知道適時(shí)、適可而止，而不能判斷工作重要性的人，那么是一味工作，無(wú)所適從，所以在相同的工作進(jìn)度下，一個(gè)是充滿信心悠閑自在，一個(gè)是盲目工作卻毫無(wú)自信?！白晕艺{(diào)節(jié)術(shù)包括了判斷、直觀及預(yù)見。將“自我調(diào)節(jié)術(shù)活性化的方法，有三個(gè)要點(diǎn)：有效率的“自我調(diào)節(jié)術(shù)第一，要能分辨工作“外表的重要性及“真正的重要性。以新成員參加公司或新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)來(lái)說(shuō)，看起來(lái)儀式相當(dāng)隆重，但是這只是外表的重要性，實(shí)際上，它的“真正重要性，早在半

27、個(gè)月或一個(gè)月以前就已經(jīng)決定了。假設(shè)是被“外表的重要所蒙蔽，常會(huì)持續(xù)緊張而無(wú)法喘息，更會(huì)發(fā)生方案遲延的現(xiàn)象。須知，真正的重要性永遠(yuǎn)是走在外表重要性的前端，因此必須把著眼點(diǎn)放在外表性的前方。第二，許多工作，常像山的形狀一般，具有一個(gè)頂點(diǎn)，但是這個(gè)頂點(diǎn)只是外表重要，這些工作真正重要的地方，是在頂點(diǎn)以前的上山途徑。明白這個(gè)道理以后，在工作進(jìn)行時(shí)，應(yīng)以所見的中央頂點(diǎn)為目標(biāo)，將全部精力投注在攀上頂點(diǎn)的過(guò)程中。第三，假設(shè)能確實(shí)體會(huì)上述兩項(xiàng)要領(lǐng)，即可方案初期，看出工作真正的重要性何在，而有較寬裕的時(shí)間來(lái)推行工作，并且將最多時(shí)間及精力投注在真正重要處，有助于工作的順利完成。對(duì)于不斷增加的工作，也可用同樣的方法來(lái)

28、處理。但凡會(huì)阻礙到邁向頂峰的工作應(yīng)斷然延后或提前，而且助于攀向頂峰的工作，那么全盤接受，付諸實(shí)行。常有人在工作過(guò)程中，因?yàn)槭懿涣诵量喽敕艞墸獠恢@正是快要到達(dá)頂峰的征兆，只要忍受這種壓力，再往前跨一步，就可攀上頂峰，海闊天空了！克服 干擾之對(duì)策1.外來(lái) 秘書聽：外來(lái) 分四類：1誤拔。2可由秘書或其他部屬代為處理的。3需要親自處理但不緊迫的 “可不可以請(qǐng)他一有空即給你回復(fù)或一律采用事后回復(fù)的方法，該方法是對(duì)是錯(cuò)那么見仁見智。4難以分辯重要性的 ：試探重要性及采取適當(dāng)對(duì)策。2.事后回復(fù) ：好處：1累積下來(lái)一起回復(fù)，有助于節(jié)省時(shí)間。 2有充分時(shí)間作回復(fù) 準(zhǔn)備。 3選擇最適當(dāng)?shù)臅r(shí)間回復(fù) 秘書切忌先

29、問(wèn)姓名再提議事后回復(fù)，讓人有歧視感。3.打出去的 應(yīng)由秘書代拔。除非特別尊重的受話者。如，長(zhǎng)輩或上司。防止線路不通或人不在。4.盡量將需要打出去的 集中在一起。5.防止以題外活動(dòng)作開場(chǎng)白，最好是禮貌地開門見山地道出原意。應(yīng)付不速之客之對(duì)策01.不要采取無(wú)條件的門戶開放政策。 02.由秘書全權(quán)安排或初步安排約會(huì)事宜。 03.授權(quán)秘書甄別當(dāng)擋架。 04.規(guī)定接見部屬時(shí)間。定期與部屬或同階層的同事見面05移樽就教我來(lái)找你。 06在辦公室外接見外界不速之客。 07站立會(huì)客在自己辦公室。 08讓秘書控制會(huì)談時(shí)間。 09限時(shí)面談。 10用隱蔽的辦公室。 11寧可提早上班，也不要拖延下班。雜亂的辦公室對(duì)于各

30、級(jí)管理者的辦公室，我們大概能獲得這樣的共同印象，多數(shù)的辦公桌都堆滿文件，有些甚至雜亂不堪入目。辦公桌的雜亂程度與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。文件堆積定律： 文件堆積將被擴(kuò)展、以便填滿可供堆積文件的空間。 從時(shí)間管理角度看，文件滿桌也是一種病，病因大致有以下 五點(diǎn)： 授權(quán)缺乏：本來(lái)可以由部屬處理的文件都交到他們那兒。 猶豫不決：遇事無(wú)法當(dāng)機(jī)立斷，常會(huì)將待處理文件留到期限屆之時(shí)。 半途而廢的工作習(xí)慣：無(wú)法做好整件事，虎頭蛇尾、見異思遷。 成心縱容文件的堆積：把它作為“忙碌重要性以及不可缺少的象征。 擔(dān)憂遺忘文件的心理：擺在桌面以便隨時(shí)可以看到它們。有效利用時(shí)間的十大良方 有用的東西定位放置

31、。 帶著建議開會(huì)，帶著任務(wù)離開。 每個(gè) 都是一個(gè)國(guó)際長(zhǎng)途。 把自己的方案當(dāng)成老板的方案。 當(dāng)天的方案當(dāng)天完成。 丟棄無(wú)用的東西，要快、要狠。 事后處理，不如事前預(yù)防。 通過(guò)別人把自己的事情做好。 萬(wàn)事以最小的投入，到達(dá)效果。 采取積極的人生觀時(shí)間管理理論開展 第一代理論：著重利用便條與備忘錄，忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。 第二代理論：強(qiáng)調(diào)行事歷程與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要。 第三代理論：是目前正流行，講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急，設(shè)定短、中、長(zhǎng)各期目標(biāo)，再逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)方案，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的效率。緊迫之事通常都顯而易見，推拖不得，也可能較討好、有

32、趣，卻不一定很重要，急迫的事往往對(duì)別人而非對(duì)自己很重要。重要性與目標(biāo)有關(guān)，凡有價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)的就是重要事，一般人行為對(duì)燃眉之急立即反響，對(duì)當(dāng)務(wù)之急卻不盡然，所以更需自制力與主動(dòng)精神，急所當(dāng)急。但已有人發(fā)現(xiàn)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)效率，把時(shí)間繃得死死 ，反爾會(huì)產(chǎn)生反效果，使人失去增進(jìn)感情，滿足個(gè)人需要以及享受意外之喜的時(shí)機(jī)。于是許多人就放棄這種過(guò)于死板拘束的時(shí)間管理法，回復(fù)到前兩代的作法，以維持生活的品質(zhì)。第四代理論：與以往截然不同處于，它根本否認(rèn)“時(shí)間管理這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理，與其著重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)品與產(chǎn)能的平衡上。第四代個(gè)人管理理論的特點(diǎn)，在

33、于成認(rèn)人比事更重要。而蕓蕓眾生中首要顧及的便是自己，它比第三代理論高明之處是：強(qiáng)調(diào)以原那么和重心，以良知為導(dǎo)向，針對(duì)個(gè)人獨(dú)有的使命，幫助個(gè)人平衡開展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活。 事 務(wù) 分 類 表緊急不緊急重要1.危機(jī) 緊迫的問(wèn)題 有期壓力的計(jì)劃2.防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑不重要3.不速之客 某些電話某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的問(wèn)題 受歡迎的活動(dòng)4.繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間的事 有趣的活動(dòng)?1分鐘經(jīng)理?的管理特色介紹簡(jiǎn)化工作把握時(shí)間，及時(shí)行動(dòng)，講求實(shí)效與鼓勵(lì)員工。 花最少的時(shí)間獲得最大的成果，自己與別人都取得事半功倍的效果

34、。 三大絕招設(shè)定新目標(biāo)檢討、澄清 并認(rèn)定目標(biāo)開 始1分鐘目標(biāo)設(shè)定與員工一起擬訂 寫在一張紙上，250字以內(nèi)，一分鐘看完每天花一分鐘檢查目標(biāo)執(zhí)行情況 1分鐘稱贊已達(dá)成目標(biāo) 或任何已達(dá)成的局部未達(dá)成目標(biāo)你贏了！你輸了！向前進(jìn)行再回到目標(biāo)-然后向前進(jìn)1分鐘批評(píng)把握時(shí)機(jī)立刻明確具體稱贊他做對(duì)了什么(誠(chéng)心誠(chéng)意地)適當(dāng)時(shí)機(jī)立刻明確具體批評(píng)他做錯(cuò)了什么(誠(chéng)心誠(chéng)意地)成功的向前邁進(jìn)告訴他你的感受：略停一會(huì)兒、 體驗(yàn)喜悅(誠(chéng)心誠(chéng)意地) 鼓勵(lì)他再接再厲 與他握手，表示支持 然后告訴他你的感受：因做錯(cuò)使你難受，略停幾秒在寂靜與愉快的氣氛中體驗(yàn) (誠(chéng)心誠(chéng)意地) 記住批評(píng)過(guò)后就沒事啦！與他握手,表示表示你如何重視與支持

35、然后從 頭 再 來(lái)如何使會(huì)議有效率，減少時(shí)間的浪費(fèi)？日立電器及許多民間企業(yè)，日立電器及許多民間企業(yè)，都設(shè)定了“不舉行會(huì)議日。許多不必要的會(huì)議，浪費(fèi)許多時(shí)間。一周內(nèi)定一天或兩天為“不開會(huì)日，是減少時(shí)間浪費(fèi)的有效方法，如果不這樣硬性規(guī)定，就難以發(fā)揮時(shí)間管理的成效。會(huì) 議 的 作 用1.信息的傳達(dá)與交流。 2.特定問(wèn)題的解決，獲得共識(shí)，集思廣益，取得最正確解決方案或新構(gòu)思。 3.經(jīng)過(guò)廣泛討論，產(chǎn)生的決策、決議，可減少執(zhí)行人員的障礙。 4.可培養(yǎng)參與感與成就感，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神。 5.互相尊重對(duì)方意見，是溝通協(xié)調(diào)的一種有效方式。 6.形成學(xué)習(xí)型組織，具有管理訓(xùn)練效果。 7.對(duì)于執(zhí)行工作的人員具有壓力及支援

36、的效果，易于目標(biāo)管理之推動(dòng)。 8.各部門之動(dòng)作除靠規(guī)章制度之范圍，定期性之協(xié)商，可加強(qiáng)共識(shí)，有互補(bǔ)之效果。防止減少專權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議管理現(xiàn)狀分析會(huì)議本錢有多高， 是否大過(guò)所獲益會(huì)議是否訂規(guī)劃， 事先妥善來(lái)安排因?yàn)閵檴檨?lái)遲者， 會(huì)議延后有多少會(huì)議召開所費(fèi)時(shí)， 是否總比預(yù)計(jì)長(zhǎng)會(huì)議召開之期間， 設(shè)施有無(wú)出問(wèn)題是否會(huì)議我參加， 能使成果不影響其他與會(huì)之人員， 有無(wú)相當(dāng)之奉獻(xiàn)會(huì)議是否常跑調(diào)， 脫離議和之軌道會(huì)議內(nèi)容有記錄， 是否日后可查找會(huì)議所做之決定， 會(huì)后是否都落實(shí)會(huì) 議 病會(huì)議本來(lái)是為溝通意見，解決問(wèn)題，制定決策百召開的，但是它經(jīng)常被濫加使用，以致成為一種費(fèi)時(shí)費(fèi)事有礙正常動(dòng)作的疾病“會(huì)議病?！皶?huì)議

37、病的形成大概包括以下七種因素： 1.基于合群的愿望而聚會(huì)傾談，有些會(huì)議是因“不妨找個(gè)時(shí)間，大家聚一聚，不拘形式地談一談本部門有關(guān)的問(wèn)題而召開。這一類會(huì)議其實(shí)與交際或聊天沒有多大差異。2.為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會(huì)，有些會(huì)議是因“歷來(lái)主管都利用星期二下午那段時(shí)間開會(huì)而召開。這即是一般所謂的“例會(huì)，例會(huì)是召開與議案的多少無(wú)關(guān)，因?yàn)樗且环N為開會(huì)而開會(huì)的會(huì)議。 3.盲目學(xué)習(xí)其他部門而開會(huì)。因人家會(huì)計(jì)部每個(gè)星期舉行一次會(huì)議，我們?nèi)耸虏坑重M能不跟進(jìn)？這一類會(huì)議本質(zhì)上是一種東施效顰式的舉動(dòng)，它并非皆在解決自身的問(wèn)題。 4.迎合上司而開會(huì)。有些會(huì)議是因“假設(shè)不多開會(huì)，那么老板將以我偷懶而召開。這一類會(huì)議被當(dāng)

38、作取得上司的信任與好感的手段。5.為推卸責(zé)任而開會(huì)。有些會(huì)議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任而召開。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的職業(yè)經(jīng)理人所慣用的招法。 6.為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的為難場(chǎng)面而開會(huì)。如，二人時(shí)時(shí)遲到，于是召集大家重申準(zhǔn)時(shí)上下班的要求，結(jié)果二人以為其他人與自己不相上下，不改，而其余人可能無(wú)辜受責(zé)而士氣消沉。 7.會(huì)議主持者因欠缺技巧，無(wú)法控制會(huì)議，而令會(huì)議費(fèi)時(shí)無(wú)功。準(zhǔn) 備 議 程會(huì)議前，都應(yīng)該預(yù)先準(zhǔn)備議程，議程要征求團(tuán)隊(duì)成員意見 把議程發(fā)放給所有與會(huì)者。留幾份議程在會(huì)議中備用。并且發(fā)放會(huì)議通知。 重新檢查過(guò)去會(huì)議中決議的行動(dòng)方案執(zhí)行情況。 依照邏輯議程的優(yōu)先次次序?？?/p>

39、能的話，預(yù)先把講座時(shí)間分配好。 會(huì)議準(zhǔn)時(shí)召開，說(shuō)明議程，必須在大家都同意的情況下，才能更動(dòng)議程。主持人必須先問(wèn)團(tuán)隊(duì)什么是會(huì)議的目標(biāo)，每個(gè)會(huì)議都必須有清楚的目標(biāo)，才能有效議程的優(yōu)先順序。會(huì)議中出現(xiàn)任何不太重要的磨擦議題，都應(yīng)該先擱置一旁，留待另一次會(huì)議中討論。主持人要負(fù)責(zé)讓會(huì)議有效率的依照議和進(jìn)行下去，計(jì)時(shí)員要提醒團(tuán)隊(duì)每個(gè)議題的討論的時(shí)間限制。團(tuán)隊(duì)會(huì)議步驟1.選出會(huì)議主持人、流程觀察員、計(jì)時(shí)員及會(huì)議記錄。2.理清開會(huì)目的，并且沒定會(huì)議要達(dá)成的目標(biāo) 。3.說(shuō)明會(huì)幫助或阻礙會(huì)議進(jìn)行的行為。 4.說(shuō)明處理議題的步驟，設(shè)定時(shí)間限制。 5.討論議題。探討各種可能方案。7.為講座的內(nèi)容做總結(jié)。8.共同協(xié)議該

40、采取的行動(dòng)。 9.指派工作，決定后續(xù)的步驟。 1.方案和準(zhǔn)備： 為什么？是什么？誰(shuí)？什么時(shí)候？什么地點(diǎn)？ 2.議程： 列出各個(gè)“W，給每個(gè)工程進(jìn)行標(biāo)號(hào)，結(jié)果的相關(guān)證據(jù)？達(dá)成一致意見在開始之前 3.規(guī)那么和角色： 決策規(guī)那么：?jiǎn)畏矫娴耐ㄖ⒋枭檀枭毯蜎Q策、多數(shù)原那么主席=2個(gè)投票權(quán)、一致原那么100%同意。成員應(yīng)遵守的規(guī)那么和角色：時(shí)間？秩序？摘記者？抄寫員？唱反調(diào)的人？支持者？主要人物？開 會(huì)4.討論/決策：鼓勵(lì)不同的意見、確認(rèn)困難和障礙、核查共同認(rèn)識(shí)、在結(jié)束之前聽取每個(gè)人的意見、對(duì)每個(gè)工程都進(jìn)行一一討論決策決定/結(jié)束 5.行動(dòng)方案：對(duì)小結(jié)達(dá)成一致意見、要做什么？由誰(shuí)來(lái)做？到什么時(shí)候完成？下一

41、次會(huì)議？主 持 會(huì) 議先談問(wèn)題解決，再討論未來(lái)規(guī)劃，資訊分享放在最后。只有當(dāng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)都同意時(shí)，才更改討程。不要因?yàn)橐粋€(gè)人的提議作修正。假設(shè)有些成員不想把某個(gè)議題列在議程上，要提醒整個(gè)團(tuán)隊(duì)，大家對(duì)于列入這個(gè)議題缺乏共識(shí)。假設(shè)議程有所更動(dòng)，更堅(jiān)持聽一聽團(tuán)隊(duì)對(duì)于更動(dòng)議題的反響。對(duì)于太輕松易達(dá)成的結(jié)論，保持疑心的態(tài)度。每個(gè)人只代表自己發(fā)言，防止的些與會(huì)者用我們都知道等泛泛之論。當(dāng)會(huì)議氣憤變得緊張或大家僵持不下，很難獲致結(jié)論時(shí)，要提醒大家小組討論的價(jià)值，以幽默沖談緊張，以小游戲激發(fā)新的活力，要持肯定態(tài)度，在必要時(shí)保持沉默。結(jié)束會(huì)議時(shí)，結(jié)論要從大家共聚一堂的參與感切人，并作總結(jié)。當(dāng)最高主管對(duì)團(tuán)隊(duì)不夠支持時(shí)

42、，會(huì)議就經(jīng)常會(huì)有人缺席。但是我們看到，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)遲到或缺席的人表達(dá)他們的感或憤怒時(shí)，情形就會(huì)大幅改善。如果可能的話，不得不缺度或遲到的人應(yīng)該打 給另一位團(tuán)隊(duì)成員，或直接打 到會(huì)場(chǎng)，以免大家浪費(fèi)時(shí)間等他。如何做個(gè)稱職的會(huì)議主持人必須靠經(jīng)驗(yàn)和訓(xùn)練才能以展出嫻熟的會(huì)議主持技巧。新手剛開始主持會(huì)議時(shí)，通常困難重重。輪流擔(dān)任會(huì)議主持人的好處之一是，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員知道很快輪到自己當(dāng)主持人時(shí)，對(duì)別人主持會(huì)議的表現(xiàn)就不會(huì)那么吹毛求疵。建設(shè)性的會(huì)議主持行為表現(xiàn)出興趣十足的樣子。保持活潑，無(wú)論肢體語(yǔ)言或面部表情都 顯現(xiàn)出對(duì)團(tuán)隊(duì)及目前的進(jìn)展興趣十足。心胸開放的聆聽與會(huì)者的發(fā)言，留意所有與會(huì)者動(dòng)態(tài)。注意聲調(diào)、停頓、手勢(shì)

43、、面部表情及中所流露的信息。面對(duì)問(wèn)題。冷靜面對(duì)不當(dāng)?shù)男袨?，例如給別人貼標(biāo)簽或評(píng)斷式的陳述，尤其是人身攻擊。導(dǎo)正行為。檢論團(tuán)隊(duì)成員不當(dāng)?shù)男袨椋赡艿脑?，?qiáng)化有建議性的行為。評(píng)估?？偨Y(jié)到目前為止的進(jìn)展，評(píng)估團(tuán)隊(duì)的決議。樹立典范。設(shè)定團(tuán)隊(duì)行為為標(biāo)準(zhǔn)，展開信任、開放、團(tuán)結(jié)的氣氛及以目標(biāo)為導(dǎo)向。觀察團(tuán)隊(duì)的需求。有時(shí)候，留下暫短的沉默或特別的活動(dòng)也很恰當(dāng)，給團(tuán)隊(duì)成員一些時(shí)間來(lái)消化資訊。提供支持。提出開放式問(wèn)題，鼓勵(lì)大家包容新的想法。鼓勵(lì)。以問(wèn)題和評(píng)論來(lái)激發(fā)討論和深入思考。重新設(shè)定評(píng)論重心。把與會(huì)者的評(píng)生命線導(dǎo)向整個(gè)團(tuán)隊(duì)，尤其是當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員的評(píng)論都針對(duì)會(huì)議主持人時(shí)。沒有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人可能表現(xiàn)失當(dāng)。如果會(huì)議主

44、持人恰好職位較高，通常很難在團(tuán)體中指出，最好是由流程觀察員私下和會(huì)議主持人溝通。破壞性的會(huì)議主持行為和團(tuán)隊(duì)成員爭(zhēng)辯。不斷和一位團(tuán)隊(duì)成員沖突；重復(fù)尋求一位成員的支待；無(wú)視某些團(tuán)隊(duì)成員的建議。太輕無(wú)視自己的角色。對(duì)會(huì)議主持的工作沒有周會(huì)的準(zhǔn)備；遲到或錯(cuò)過(guò)會(huì)議；太放松的肢體語(yǔ)言及缺乏視線接觸顯示主持人沒的真正的參與。把自己重視的議題列為優(yōu)先。把別人的評(píng)論解釋為支持自己的議題；不斷改變?cè)掝}；提示團(tuán)隊(duì)的論和自己關(guān)心的議題是相通的。缺乏良好的團(tuán)隊(duì)禮貌。不為遲到的人說(shuō)明現(xiàn)狀；在主持會(huì)議的同時(shí)還出去接 或做其他事情。放任團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)時(shí)間的漫游。不控制會(huì)議進(jìn)行的方向或協(xié)助達(dá)成結(jié)論；不理清會(huì)議中的各種角色；信中開河；容許團(tuán)隊(duì)成員私下交談。操控會(huì)議的評(píng)論。表達(dá)時(shí)，喜歡用“有些團(tuán)隊(duì)是“或有些團(tuán)隊(duì)已經(jīng) “等措辭，喜歡以暗示的方式表達(dá)意見；喜歡