《國(guó)際商務(wù)禮儀》課件-第二章-商務(wù)會(huì)議禮儀

1、國(guó)際商務(wù)禮儀International Business Etiquette第二章 商務(wù)會(huì)議禮儀 目錄CONTENTS公司會(huì)議禮儀01商務(wù)談判禮儀02簽字儀式禮儀0301PART ONE公司會(huì)議禮儀會(huì)議要素會(huì)議就是把人們組織起來(lái)討論和研究問(wèn)題的一種形式。良好的會(huì)議組織、主持和參會(huì)禮儀將促進(jìn)會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。構(gòu)成會(huì)議的基本要素包括：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程和日程、會(huì)議文書、會(huì)議費(fèi)用、會(huì)議結(jié)果等。會(huì)議名稱會(huì)議的名稱是向外部提供關(guān)于會(huì)議基本信息的引領(lǐng)性標(biāo)題。會(huì)議名稱要能概括并顯示會(huì)議的主辦單位、屆別（時(shí)間）、會(huì)議的主題以及會(huì)議的類型等信息。由“公司名稱+會(huì)議內(nèi)容”構(gòu)成由“公司名

2、稱+時(shí)間+內(nèi)容”構(gòu)成會(huì)議時(shí)間確定會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間首先要考慮主賓是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)。010203每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午每日的工作例會(huì)，可以定在上班后半小時(shí)或下班前半小時(shí)一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開(kāi)工作例會(huì)是一種制度化的會(huì)議，開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、人員相對(duì)固定，以討論工作、溝通信息為會(huì)議內(nèi)容會(huì)議地點(diǎn)要提前檢查好會(huì)場(chǎng)的桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、照明設(shè)備、音像設(shè)備、演示板、錄音筆、投影儀、遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)等。紙筆、文件夾、座位簽、黑白板、萬(wàn)能筆、板擦、簽到簿、簽字筆以及飲料、水杯等要檢查補(bǔ)充齊全。如果是租借場(chǎng)地，要考慮場(chǎng)地租借的費(fèi)用，應(yīng)考慮交通便利，同時(shí)要考慮有

3、無(wú)停車場(chǎng)所和安全設(shè)施問(wèn)題。會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相匹配。一般來(lái)說(shuō)，每人平均應(yīng)有23平方米的活動(dòng)空間比較適宜。應(yīng)根據(jù)不同的會(huì)議類型來(lái)選擇會(huì)議地點(diǎn)。如小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在公司內(nèi)部的會(huì)議室。會(huì)議人員會(huì)議人員主要包括會(huì)議組織者和會(huì)議的參與者。會(huì)議的規(guī)格主要體現(xiàn)在參會(huì)代表特別是主賓的職位高低上。會(huì)議的規(guī)模主要體現(xiàn)在參會(huì)人員數(shù)量多少。小型會(huì)議出席的人數(shù)少則幾人，多則幾十人，但是一般不超過(guò)100人；中型會(huì)議出席人數(shù)在100-1000人之間；大型會(huì)議出席人數(shù)在1000-10000人之間；特大型會(huì)議出席人數(shù)在10000人以上，如重大節(jié)日慶典等。會(huì)議議程會(huì)議議程就是對(duì)會(huì)議所要研究和解決的問(wèn)題做出的概略安排

4、，并冠以序號(hào)排列出來(lái)。會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議議程來(lái)主持會(huì)議。會(huì)議日程會(huì)議議程會(huì)議議程就是對(duì)會(huì)議所要研究和解決的問(wèn)題做出的概略安排，并冠以序號(hào)排列出來(lái)。會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議議程來(lái)主持會(huì)議。會(huì)議日程是根據(jù)會(huì)議議程做出的時(shí)間上的具體安排，一般可用簡(jiǎn)短文字或用表格來(lái)編制。以一天為單位，在每一天里把會(huì)議時(shí)間劃分為上午、中午、下午、晚上等單元，按單元列出與會(huì)議有關(guān)的全部活動(dòng)內(nèi)容，包括用餐、茶歇、討論等活動(dòng)。一般要把全體會(huì)議安排在上午，分組討論安排在下午或晚上。0102會(huì)議文書 會(huì)議費(fèi)用 會(huì)議結(jié)果包括會(huì)議通知在內(nèi)的一切會(huì)議文字材料。會(huì)議通知是指由會(huì)議的主辦者發(fā)給所有參會(huì)機(jī)構(gòu)或參會(huì)人員的書面文件，也包括向機(jī)構(gòu)組織或

5、嘉賓發(fā)出的邀請(qǐng)函件。會(huì)議文書指用于會(huì)議的必要支出。要遵守“八項(xiàng)規(guī)定要求”會(huì)議費(fèi)用會(huì)議結(jié)果是會(huì)議形成的結(jié)論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實(shí)步驟等，一般以會(huì)議文件的形式表現(xiàn)。會(huì)議結(jié)果會(huì)議座次安排不設(shè)主席臺(tái)的會(huì)議座次安排 面門設(shè)座依景設(shè)座門 背景畫 門會(huì)議座次安排設(shè)主席臺(tái)的會(huì)議座次安排：主席臺(tái)和發(fā)言席的安排會(huì)議座次安排設(shè)主席臺(tái)的會(huì)議座次安排：觀眾席的安排會(huì)議主持人禮儀會(huì)議主持人要穿商務(wù)正式裝。會(huì)議主持人要說(shuō)普通話。會(huì)議主持人在主持會(huì)議時(shí)，要注意舉止端莊。主持人不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時(shí)隨便打斷或插話，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間；請(qǐng)人發(fā)言時(shí)，態(tài)度要誠(chéng)懇，用語(yǔ)應(yīng)有禮貌；有人發(fā)言時(shí)，應(yīng)仔細(xì)

6、聆聽(tīng)。會(huì)議發(fā)言人禮儀-正式發(fā)言進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，有序落座；發(fā)言前先向聽(tīng)眾行禮致意；演講完畢，要向聽(tīng)眾敬禮，向主持人致意；遵守會(huì)議議程要求，對(duì)發(fā)言時(shí)間要有效控制。會(huì)議發(fā)言人禮儀-研討發(fā)言自由發(fā)言時(shí)要服從會(huì)議主持人的安排，發(fā)言時(shí)講究順序和秩序。發(fā)言時(shí)應(yīng)言語(yǔ)簡(jiǎn)潔、清晰易懂、發(fā)言中的關(guān)鍵點(diǎn)最好不超過(guò)三個(gè)。要控制發(fā)言時(shí)間。在自由發(fā)言時(shí)，如果與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和。在別人發(fā)言時(shí)，不要隨便插話。自由發(fā)言時(shí)，既不能當(dāng)“麥霸” ；也不能做 “隱身人” 。參會(huì)人員人禮儀參會(huì)人員的著裝要與會(huì)議主題符合；參會(huì)者要遵守會(huì)議時(shí)間，按時(shí)到會(huì)；根據(jù)位次就座；入座離座時(shí)動(dòng)作要輕，盡量左進(jìn)左出；會(huì)議開(kāi)始前把手機(jī)調(diào)成震動(dòng)狀態(tài)或

7、者關(guān)機(jī)；會(huì)議中途不要隨意進(jìn)出；當(dāng)會(huì)議演講人發(fā)言時(shí)，不要交頭接耳討論，不打瞌睡，不隨意翻閱資料發(fā)出嘩嘩聲，盡量少喝水以示尊重發(fā)言人?？刂瓶人月暋⒐仿?。主講人的課件或者電腦未經(jīng)本人同意不要擅自打開(kāi)。服從會(huì)議組織者的安排，對(duì)主持人的提議做出積極的回應(yīng)。有序退場(chǎng)。會(huì)議工作人員禮儀注意儀表講普通話提前到崗簽到服務(wù)茶水服務(wù)文字檔案服務(wù)協(xié)助參會(huì)人員返程服務(wù)02PART TWO商務(wù)談判禮儀商務(wù)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談Conveniently iterate top-line alignments for wireless metrics NadorConveniently iterate top-line alignme

8、nts for wireless metrics 會(huì)談是雙方或多方就實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題交換意見(jiàn)、進(jìn)行討論、闡述各自的立場(chǎng)，或?yàn)榍蟮媚承┚唧w問(wèn)題的解決而進(jìn)行的商談。 禮節(jié)性會(huì)見(jiàn) 事務(wù)性會(huì)見(jiàn)會(huì)見(jiàn)是指人們?cè)谀承┱綀?chǎng)合的見(jiàn)面。身份高的人士會(huì)見(jiàn)身份低的，一般稱為接見(jiàn)或召見(jiàn)；身份低的人士會(huì)見(jiàn)身份高的，或是客人會(huì)見(jiàn)主人，一般稱為拜會(huì)或拜見(jiàn)。商務(wù)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談中的尊位確定依景設(shè)座涉外商務(wù)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談中的尊位確定要符合國(guó)際慣例和國(guó)際商務(wù)禮儀要求，在確定尊位時(shí)依據(jù)“面門設(shè)座”或“依景設(shè)座”原則，遵循“以右為尊”的國(guó)際慣例。面門設(shè)座商務(wù)談判禮儀：是商務(wù)人員在商務(wù)談判過(guò)程中所必須遵守的，用來(lái)維護(hù)組織形象和對(duì)談判對(duì)手表示尊重與友

9、好的慣例以及形式。主座談判，做好接待客座談判，入鄉(xiāng)隨俗了解客方的姓名、性別、職務(wù)、級(jí)別等信息，以確定接待規(guī)格、位次排序和食宿安排。了解客方對(duì)談判的目的要求、食宿標(biāo)準(zhǔn)、參觀訪問(wèn)的愿望。擬訂出接待計(jì)劃和日程安排表，要譯成客方文字，以便于雙方溝通。日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊(duì)分發(fā)，亦可將其放在客方成員入住酒店客房的書桌上。根據(jù)實(shí)際情況舉辦接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會(huì)或招待會(huì)。做好客方談判代表團(tuán)的安全保衛(wèi)和文件資料保密的準(zhǔn)備工作。安排好新聞報(bào)道工作。準(zhǔn)備好禮品。確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對(duì)等、人數(shù)大致相同的談判成員。應(yīng)主動(dòng)到機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭迎接?？头诫x開(kāi)時(shí)，主方應(yīng)有人員陪同乘車送別，關(guān)照

10、好客方人員和行李的安全。主場(chǎng)談判接待禮儀明確告訴主方自己代表團(tuán)的來(lái)意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時(shí)間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排。其間如有人員變動(dòng)、時(shí)間更改等變動(dòng)要應(yīng)及時(shí)知會(huì)主方?？膳c主方協(xié)商提出自己的參觀訪問(wèn)等活動(dòng)要求，但應(yīng)尊重主方安排。談判期間，對(duì)主方安排的各項(xiàng)活動(dòng)要準(zhǔn)時(shí)參加，通常應(yīng)在約定時(shí)間的五分鐘之前到達(dá)約定地點(diǎn)到主方公司做公務(wù)拜訪或私人訪問(wèn)要先預(yù)約，不做不速之客?？妥勁杏袝r(shí)也可視雙方的情況，除談判的日程安排由主方?jīng)Q定以外，客方自行安排食宿、交通、訪問(wèn)、游覽等活動(dòng)。對(duì)主方的接待，客方可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x?？妥勁卸Y儀在客座談判時(shí)，需謹(jǐn)記“入鄉(xiāng)

11、隨俗、客隨主便”的原則，主動(dòng)配合對(duì)方接待談判場(chǎng)所的選擇0102正式談判場(chǎng)所可以選在主方會(huì)議室，或在客方下榻的酒店租用會(huì)議室。當(dāng)客方來(lái)到主方所在城市，則一定要盡量安排在主方單位舉行至少一次談判，對(duì)合作伙伴來(lái)說(shuō)，這是對(duì)合作方的一次綜合性感受。談判場(chǎng)所的布置整潔衛(wèi)生、光線明亮、環(huán)境安靜。除了精心安排的正式談判外，還有許多很容易讓人忽略的非正式談判機(jī)會(huì)，例如，在接機(jī)后前往賓館的途中，可以借機(jī)向客人介紹當(dāng)?shù)氐幕厩闆r；在展覽會(huì)上，可以適時(shí)地和客人探討有關(guān)技術(shù)和市場(chǎng)方面的問(wèn)題；在考察項(xiàng)目時(shí)，可以“現(xiàn)場(chǎng)辦公”、召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，盡量讓客方多看一些對(duì)主方有利的東西。談判座位的安排以右為尊面門為尊我國(guó)的習(xí)慣是翻譯坐

12、在主人右手邊，而客方的翻譯和主方翻譯相對(duì)而坐和日本商人談判的禮儀初次與日本公司打交道，最好找一位雙方都熟悉并尊重的第三者來(lái)引見(jiàn)更為有效日本商人重視交換名片一般問(wèn)候形式是鞠躬而不是握手注重鎮(zhèn)靜、自信、優(yōu)雅和耐心，在介紹情況時(shí)作“低調(diào)”處理。要注意語(yǔ)言的客觀、含蓄和低調(diào)，盡量不要當(dāng)面反駁和爭(zhēng)執(zhí)。在日本，一般政府機(jī)關(guān)和企業(yè)辦公時(shí)間為星期一至星期五的上午9點(diǎn)至下午5點(diǎn)或6點(diǎn)。到日本進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，要避開(kāi)12月中旬到次年1月中旬、黃金周（4月29日至5月5日）和7月、8月。和美國(guó)商人談判的禮儀在美國(guó)開(kāi)展商務(wù)活動(dòng)要避開(kāi)6月至8月，因?yàn)檫@期間多數(shù)商人去度假。圣誕節(jié)和復(fù)活節(jié)前后兩周也不宜前往。可以和美國(guó)商人直接

13、接觸，不必通過(guò)中間人居間介紹。必須遵守時(shí)間，辦事必須高效進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)一定要預(yù)約，而且赴約要準(zhǔn)時(shí)。重視律師的作用和簽訂合同。非正式禮儀顯示友好和熱情，而并不是不尊重。不要指名批評(píng)某人，指責(zé)客戶公司中某人的缺點(diǎn)，或把以前與某人有過(guò)摩擦的事作為話題，或把處于競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的公司的缺點(diǎn)拿出來(lái)貶抑。和英國(guó)商人談判的禮儀在英國(guó)進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)最好選擇2月至6月和9月中旬至11月；要避開(kāi)圣誕節(jié)及復(fù)活節(jié)前后兩周時(shí)間；英國(guó)銀行每年6月的第一個(gè)周末為春假節(jié)，8月最后一個(gè)周末為暑假節(jié)。事先預(yù)約，赴約要準(zhǔn)時(shí)。沉默、平靜、自信、謹(jǐn)慎，而不是激動(dòng)、冒險(xiǎn)和夸夸其談。重視合同的簽訂，喜歡仔細(xì)推敲合同的所有細(xì)節(jié)比較守信用，履約率比較高，

14、注意維護(hù)合同的嚴(yán)肅性。除了握手以外，大多數(shù)英國(guó)人都避免在公共場(chǎng)合與別人進(jìn)行身體上的接觸，非常直接的眼神注視也可能會(huì)被認(rèn)為是魯莽和冒昧的。最好是講英語(yǔ)或帶英語(yǔ)翻譯。在洽談過(guò)程中避免談?wù)摰接?guó)皇室及其成員。03PART THREE簽字儀式禮儀簽字儀式的意義簽字儀式通常是指訂立合同、協(xié)議的各方在合同、協(xié)議正式簽署時(shí)所舉行的儀式。通過(guò)簽字儀式確認(rèn)會(huì)談文件的效力。通過(guò)簽字儀式體現(xiàn)各方對(duì)會(huì)談成果的重視。通過(guò)簽字儀式見(jiàn)證和擴(kuò)大影響。簽字文本的準(zhǔn)備簽字文本是記載各方達(dá)成共識(shí)和協(xié)議的文本，是簽字儀式的主要對(duì)象。待簽文本應(yīng)該裝訂成冊(cè)，其規(guī)格一般是大八開(kāi)，以示鄭重。涉外雙方締約，簽字文本應(yīng)當(dāng)用雙方的文字寫成，這兩種

15、文字的文本具有同等效力。必要時(shí)還可以使用第三方文字。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的印章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。簽字場(chǎng)地的布置室內(nèi)鋪地毯正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺(tái)呢。簽字桌面向媒體或觀眾擺放。簽署雙邊性合同時(shí)，可放置兩張座椅，供簽字人就坐；簽署多邊性合同時(shí)，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時(shí)輪流就坐；也可為每位簽字人都各自提供一張座椅。在簽字桌上，應(yīng)事先安放好待簽文本，以及簽字筆、吸墨器等簽字時(shí)所用的文具。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡，寫明簽約的國(guó)家或組織的名稱、簽字人的職務(wù)及姓名。涉外簽字儀式應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示。與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，要在簽字桌上擺放簽字方的國(guó)旗。簽字儀式的會(huì)標(biāo)懸掛在簽字桌背后的墻上，面向觀眾席。有時(shí)在簽字儀式結(jié)束后要舉行小型酒會(huì)，舉杯共慶會(huì)談成功。工作人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等。簽字場(chǎng)地的三種布置形式出席簽字儀式的人員簽字人員要具有法定資格。各方簽字人員的職務(wù)和身份應(yīng)當(dāng)一致或大致相等。簽字儀式中一般要安排各方領(lǐng)導(dǎo)致詞。主持人一般由主辦單位人員擔(dān)任。簽字見(jiàn)證人主要是身份較高的領(lǐng)導(dǎo)和參加會(huì)談的人員，各方 人數(shù)