重慶郵電學(xué)院計算機學(xué)院楊勇

1、INTERNET與辦公自動化學(xué)科專業(yè)：工商管理班 級：1030201、1030202主 講 人：E-mail:BBS ID:yangyong總 學(xué) 時：407/23/20221課程性質(zhì)及教學(xué)目的 Internet與辦公自動化是工商管理專業(yè)的一門專業(yè)課程。 本課程幫助學(xué)生了解辦公自動化相關(guān)技術(shù)、文檔管理、政府和企事業(yè)單位辦公自動化的建設(shè)、電子商務(wù)和電子政務(wù)，掌握常用的辦公自動化設(shè)備的工作方式和工作原理，熟悉單機、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境下的辦公自動化軟件的應(yīng)用。7/23/20222課程教學(xué)安排教學(xué)參考學(xué)時：48學(xué)時其中實驗學(xué)時：8學(xué)時考試形式：筆試+上機實踐操作7/23/20223第一章 辦公自動化概

2、述1.1 辦公的基本概念辦公（活動）：日常事務(wù)工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和實施計劃，最基本的辦公事務(wù)包括：文字處理，報表處理，公文管理，文檔管理、編輯、排版和印刷，日常管理，郵件處理，事務(wù)處理，計劃安排以及通信處理等。涉及辦公人員、辦公機構(gòu)、辦公工具與設(shè)備、辦公信息以及辦公環(huán)境等要素。7/23/20224辦公活動是以處理信息流為主要業(yè)務(wù)特征的，辦公活動的過程就是根據(jù)一定目標(biāo)進行信息的輸入、轉(zhuǎn)換、輸出，并將輸出信息經(jīng)過反饋、修正，再次作為新的輸入的不對循環(huán)往復(fù)的過程，這個過程一直進行到圓滿的完成預(yù)期目標(biāo)為止。辦公工具：傳統(tǒng)的文房四寶、現(xiàn)代的打字機、電傳機、傳真機、電話機等。7/23/20225傳統(tǒng)的辦公事

3、務(wù)處理存在的問題：勞動強度大，工作效率低，辦事周期長；決策困難；文件、材料的保存常出現(xiàn)問題；辦公成本高。7/23/202261.2 辦公自動化概述一、辦公自動化的定義辦公自動化（OA,Office Automation）是指利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效益的一項綜合技術(shù)。辦公自動化的知識領(lǐng)域覆蓋計算機技術(shù)、通信技術(shù)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、行為科學(xué)等學(xué)科。辦公自動化的應(yīng)用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。7/23/20227辦公自動化系統(tǒng)包括：信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個環(huán)節(jié)，其核心任務(wù)是為各個領(lǐng)域和各個層次的辦公人員提供所需要的信息。辦公自動化一般分

4、為三個層次：事務(wù)層、管理層、決策層。事務(wù)層：基礎(chǔ)層，包括文字處理、個人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，其他相關(guān)的事務(wù)處理。7/23/20228管理層：中間層，它包括事務(wù)層，管理層系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動的辦公系統(tǒng)與支持管理控制活動的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)；決策層：最高層，它以事務(wù)層和管理層辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自身的決策模型為支持，決策層辦公系統(tǒng)是上述系統(tǒng)的再結(jié)合，是具有決策和輔助決策的最高級系統(tǒng)。7/23/20229二、辦公自動化的特點先進性：信息化社會的重要標(biāo)志之一實用性可擴展性：綜合、擴展了各種技術(shù)設(shè)備的能力，此外系統(tǒng)可擴展性。通用性動態(tài)性：以

5、數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)的MIS系統(tǒng)、以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)、以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)7/23/202210三、辦公自動化系統(tǒng)的功能：內(nèi)部通信平臺的建立：內(nèi)部郵件系統(tǒng)信息發(fā)表平臺的建立：電子公告、電子論壇、電子刊物等工作流程自動化：實現(xiàn)流程過程的實時監(jiān)控、跟蹤，協(xié)調(diào)部門間的協(xié)同工作。文檔管理的自動化：按權(quán)限進行管理輔助辦公：比如會議管理、車輛管理、物品管理等。7/23/202211信息集成：辦公自動化系統(tǒng)與其他應(yīng)用（業(yè)務(wù)）系統(tǒng)的融合。分布式辦公的實現(xiàn)：支持多分支機構(gòu)、跨地域辦公、移動辦公。7/23/202212四、辦公自動化的分類1、從系統(tǒng)的功能層次上分類：美國：公司級系統(tǒng)（決策層

6、）、事務(wù)級系統(tǒng)（中級管理層）、部門級系統(tǒng)（基層管理）、用戶級系統(tǒng)（操作層）中國：事務(wù)型辦公自動化、管理型辦公自動化、決策型辦公自動化。7/23/2022132、從技術(shù)的應(yīng)用范圍上分類個人辦公自動化：支持個人的辦公，主要包括：文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理和多媒體技術(shù)等。群體辦公自動化：支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)。7/23/2022141.3 OA系統(tǒng)的發(fā)展與前景OA系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展的兩個源動力：需要，技術(shù)進步我國OA系統(tǒng)的發(fā)展：始于20世紀(jì)80年代國外OA系統(tǒng)的發(fā)展：單機設(shè)備應(yīng)用階段、局域網(wǎng)階段、一體化階段、高度自動化、綜合化、智能化新階段未來的OA系統(tǒng)的發(fā)展方向：小型化集成化（網(wǎng)絡(luò)

7、集成、應(yīng)用程序集成、數(shù)據(jù)集成、界面集成）7/23/202215網(wǎng)絡(luò)化智能化：手寫輸入、語音識別、基于自然語言的人機界面、多語互譯、基于自學(xué)習(xí)的專家系統(tǒng)和智能設(shè)備多媒體化7/23/2022161.4 信息與管理信息系統(tǒng)一、信息的概念信息：事務(wù)發(fā)出的對于接受者來說是預(yù)先不知道的信息、指令、數(shù)據(jù)等，是通過一定的具體方式（如文字、語言、訊號等）表現(xiàn)出來的。信息的屬性：事實性（真實性）、時效性、不完全性、層次性、可變換性、價值性、可壓縮性。7/23/202217二、管理信息系統(tǒng)管理信息是組織在管理活動過程中采集到的、經(jīng)過加工處理后對管理決策產(chǎn)生影響的各種數(shù)據(jù)的總稱。管理信息的作用：組織進行管理工作的基礎(chǔ)

8、和核心組織控制管理活動的重要手段，是聯(lián)系各個管理環(huán)節(jié)的紐帶提高組織管理效益的關(guān)鍵7/23/202218管理信息系統(tǒng)是一個人機一體化的綜合系統(tǒng)，進行信息的搜集、傳遞、存儲、加工、維護和使用，能實測企業(yè)的各種運行情況，利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來，從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進行決策，利用信息控制企業(yè)的行為，幫組企業(yè)實現(xiàn)其規(guī)劃的目標(biāo)。管理信息系統(tǒng)的功能：能及時、全面的提供數(shù)據(jù)和信息，為決策者提供信息支持準(zhǔn)備和提供統(tǒng)一格式的信息，簡化各種統(tǒng)計、分析工作，使信息成為共享資源。7/23/202219對不同管理層次，及時全面的提供不同要求和不同程度的信息，以便在最短時間那進行分析，及時產(chǎn)生正確的控制。利用數(shù)學(xué)方法和各

9、種模型處理信息，以預(yù)測未來并協(xié)調(diào)管理者科學(xué)的進行決策。管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)：依賴于不同的應(yīng)用，以醫(yī)院為例（P11）7/23/202220管理信息系統(tǒng)的主要特點：以業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)而建立。管理信息系統(tǒng)是一個開放系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)是人機系統(tǒng)：人、設(shè)備、模型、軟件、數(shù)據(jù)7/23/2022211.5 辦公自動化系統(tǒng)一、OA系統(tǒng)的開發(fā)OA系統(tǒng)的開發(fā)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及資金投入、技術(shù)投入、人員投入，包含很多非技術(shù)因素。從軟件工程的角度，可以把OA系統(tǒng)的開發(fā)分為四個階段：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行維護。7/23/2022221.OA系統(tǒng)分析目的：明確OA系統(tǒng)建設(shè)的目的，具體步驟如下：1

10、）調(diào)查研究：任務(wù)需求調(diào)查：全面弄清本部門的信息量大小、信息類型、信息流程、內(nèi)外信息需求關(guān)系、各部門具體需求等。辦公環(huán)境調(diào)查：弄清本部門與外界組織機構(gòu)之間的關(guān)系，了解現(xiàn)有設(shè)備配置和資源使用情況、工作能力等。7/23/202223調(diào)查階段使用的方法包括：資料閱讀、問卷調(diào)查、個別訪問、實地觀察等。2）可行性分析經(jīng)濟可行性技術(shù)可行性社會可行性7/23/2022243）用戶需求分析：完整、準(zhǔn)確、具體的提出系統(tǒng)的要求，需求分析是在可行性基礎(chǔ)上進行的，需求分析的結(jié)果是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)。4）系統(tǒng)總體規(guī)劃：主要內(nèi)容包括辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標(biāo)、階段任務(wù)、設(shè)備選擇、投資分配、管理機構(gòu)、人員設(shè)置、技術(shù)培訓(xùn)、實施條件、實

11、施步驟等。系統(tǒng)分析結(jié)束時，應(yīng)以成文的材料將該階段的成果記錄下來，就時系統(tǒng)分析說明書。系統(tǒng)分析說明書包括：系統(tǒng)需求說明、系統(tǒng)目標(biāo)、系統(tǒng)邏輯模型和軟件總體方案等總體規(guī)劃的內(nèi)容。7/23/2022252. OA系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)設(shè)計階段分為總體設(shè)計和詳細(xì)設(shè)計1）總體設(shè)計：確定系統(tǒng)如何完成預(yù)定的任務(wù)，主要工作包括：總體結(jié)構(gòu)設(shè)計以及確定系統(tǒng)的硬件選配、軟件選配、代碼設(shè)計和界面設(shè)計等?？傮w結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)設(shè)計是其中的重要內(nèi)容。2)詳細(xì)設(shè)計：程序過程的具體算法實現(xiàn)。其內(nèi)容是對具體任務(wù)進行算法設(shè)計和其他輔助內(nèi)容設(shè)計，包括系統(tǒng)輸入輸出設(shè)計，數(shù)據(jù)庫設(shè)計，代碼設(shè)計，程序設(shè)計語言的選擇。7/23/2022263. OA系統(tǒng)實施OA系統(tǒng)的實施包括：編程和測試1）編程，注意編程過程中保存完整的資料和成果，最重要的是源程序和流程圖2）測試：測試的目的是發(fā)現(xiàn)軟件的錯誤并對其進行修改和糾正。測試分三個階段：模塊調(diào)試、聯(lián)合調(diào)試、系統(tǒng)測試。測試方案的確定是測試中的關(guān)鍵。7/23/2022274. OA系統(tǒng)的運行與維護OA系統(tǒng)的運行維護工作包括：用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)評價、系統(tǒng)維護等。用戶培訓(xùn)，可以與系統(tǒng)開發(fā)同步系統(tǒng)評價：評價的目的是對系統(tǒng)功能和系統(tǒng)運行中的可靠性、效