辦公自動(dòng)化全能一本通-PPT第9章課件

1、常用辦公工具軟件的使用第9章辦公自動(dòng)化全能一本通目錄CONTENT9.1常用文件編輯工具9.2常用圖片編輯工具9.4高手競(jìng)技場(chǎng)9.3新手加油站9.1.1 使用壓縮軟件1. 使用WinRAR 壓縮文件有的文件占用的磁盤(pán)空間過(guò)大，當(dāng)用戶需要在網(wǎng)絡(luò)中傳輸某些大文件時(shí)，可先將文件進(jìn)行壓縮，減小文件占用的空間，節(jié)省傳輸時(shí)間。9.1.1 使用壓縮軟件2. 使用WinRAR 解壓縮文件在網(wǎng)絡(luò)中下載的多數(shù)文件都進(jìn)行過(guò)壓縮，下載壓縮文件后，要使用該文件，首先需要對(duì)文件進(jìn)行解壓。9.1.1 使用壓縮軟件加密壓縮加密壓縮文件指在壓縮文件時(shí)添加密碼，當(dāng)解壓該文件時(shí)需要輸入密碼才能進(jìn)行解壓，加密壓縮是一種保護(hù)文件的方法

2、，防止他人任意解壓并打開(kāi)該文件。在文件上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加到壓縮文件”選項(xiàng)。在打開(kāi)的“壓縮文件名和參數(shù)”對(duì)話框單擊“設(shè)置密碼”按鈕。打開(kāi)“輸入密碼”對(duì)話框，設(shè)置加密即可。3. 加密壓縮9.1.2 使用Adobe Acrobat 軟件1. 閱讀PDF 文檔PDF 格式是一種全新的電子文檔格式，該格式能如實(shí)地保留文檔原來(lái)PDF 文檔在辦公中的應(yīng)用較為廣泛，使用AdobeAcrobat 可方便地閱讀、創(chuàng)建、轉(zhuǎn)換和編輯文檔。使用Adobe Acrobat 軟件，可以方便快速的查閱PDF 文檔。跳轉(zhuǎn)頁(yè)面9.1.2 使用Adobe Acrobat 軟件1. 閱讀PDF 文檔PDF

3、格式是一種全新的電子文檔格式，該格式能如實(shí)地保留文檔原來(lái)PDF 文檔在辦公中的應(yīng)用較為廣泛，使用AdobeAcrobat 可方便地閱讀、創(chuàng)建、轉(zhuǎn)換和編輯文檔。使用Adobe Acrobat 軟件，可以方便快速的查閱PDF 文檔。瀏覽縮略圖9.1.2 使用Adobe Acrobat 軟件1. 閱讀PDF 文檔PDF 格式是一種全新的電子文檔格式，該格式能如實(shí)地保留文檔原來(lái)PDF 文檔在辦公中的應(yīng)用較為廣泛，使用AdobeAcrobat 可方便地閱讀、創(chuàng)建、轉(zhuǎn)換和編輯文檔。使用Adobe Acrobat 軟件，可以方便快速的查閱PDF 文檔。以閱讀模式查看文件9.1.2 使用Adobe Acrob

4、at 軟件2. 編輯PDF 文檔打開(kāi)PDF 文檔后，使用Adobe Acrobat軟件可對(duì)文檔內(nèi)容，如文字和圖像等進(jìn)行編輯，方法與在Word 中編輯文本和圖片的方法相似。編輯文本內(nèi)容編輯圖片9.1.2 使用Adobe Acrobat 軟件3. 將PDF 文檔與Office 文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換在辦公中，有時(shí)需要將已有的PDF 文檔轉(zhuǎn)換為Word、Excel、PowerPoint 等格式的文件，以便使用辦公軟件編輯內(nèi)容。在編輯過(guò)程中，有時(shí)則需要將辦公軟件制作完成的文件轉(zhuǎn)換為PDF 文檔進(jìn)行統(tǒng)一查看，便于文檔的傳閱，無(wú)論將什么格式的文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，方法相似。將PDF 文檔導(dǎo)出為Office 文件9.1.2

5、使用Adobe Acrobat 軟件3. 將PDF 文檔與Office 文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換在辦公中，有時(shí)需要將已有的PDF 文檔轉(zhuǎn)換為Word、Excel、PowerPoint 等格式的文件，以便使用辦公軟件編輯內(nèi)容。在編輯過(guò)程中，有時(shí)則需要將辦公軟件制作完成的文件轉(zhuǎn)換為PDF 文檔進(jìn)行統(tǒng)一查看，便于文檔的傳閱，無(wú)論將什么格式的文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，方法相似。將Office 文件轉(zhuǎn)換為PDF 文檔目錄CONTENT9.1常用文件編輯工具9.2常用圖片編輯工具9.4高手競(jìng)技場(chǎng)9.3新手加油站9.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片1. 瀏覽圖片光影魔術(shù)手具有強(qiáng)大的圖片處理功能，可以快速瀏覽電腦中某個(gè)文件夾包含的所有

6、圖片，操作十分簡(jiǎn)單。9.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片2. 編輯圖片在辦公中，有時(shí)需要展示某些活動(dòng)照片或發(fā)布公司產(chǎn)品照片，由于拍攝技巧等原因，拍攝出的效果不盡如人意，如曝光度不夠或照片形式單調(diào)等，這時(shí)可為照片進(jìn)行編輯美化，使照片看起來(lái)更加漂亮。使用光影魔術(shù)手編輯圖片時(shí)，通常在工具欄中單擊某個(gè)按鈕，然后設(shè)置其參數(shù)，要達(dá)到好的效果，有時(shí)需要多次調(diào)整。旋轉(zhuǎn)圖片9.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片2. 編輯圖片在辦公中，有時(shí)需要展示某些活動(dòng)照片或發(fā)布公司產(chǎn)品照片，由于拍攝技巧等原因，拍攝出的效果不盡如人意，如曝光度不夠或照片形式單調(diào)等，這時(shí)可為照片進(jìn)行編輯美化，使照片看起來(lái)更加漂亮。通過(guò)“數(shù)碼暗房”美化

7、圖片選擇美化選項(xiàng)設(shè)置美化參數(shù)9.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片2. 編輯圖片在辦公中，有時(shí)需要展示某些活動(dòng)照片或發(fā)布公司產(chǎn)品照片，由于拍攝技巧等原因，拍攝出的效果不盡如人意，如曝光度不夠或照片形式單調(diào)等，這時(shí)可為照片進(jìn)行編輯美化，使照片看起來(lái)更加漂亮。修改圖片曝光度對(duì)比效果9.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片執(zhí)行批處理命令STEP 1選擇添加方式STEP 2添加文件夾STEP 33. 圖片批處理如果要對(duì)多張圖片執(zhí)行相同的編輯設(shè)置，可使用光影魔術(shù)手的批處理功能實(shí)現(xiàn)。添加文字STEP 4設(shè)置文字標(biāo)簽STEP 59.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片3. 圖片批處理9.2.1 使用光影魔術(shù)手處理圖片3.

8、圖片批處理批處理文件9.2.2 使用格式工廠軟件1. 轉(zhuǎn)換圖片格式不同場(chǎng)所或不同軟件所需要的圖片格式不同，如“.tif”格式的圖片常用于書(shū)籍出版或海報(bào)中，畫(huà)面質(zhì)量高，但占用空間較大。而在網(wǎng)絡(luò)中常使用“.jpg”等格式的圖片，其占用空間較小。下面使用格式工廠將“.tif”格式的圖片轉(zhuǎn)換為“.jpg”格式的圖片，選擇轉(zhuǎn)換的圖片格式STEP 1添加轉(zhuǎn)換文件STEP 29.2.2 使用格式工廠軟件1. 轉(zhuǎn)換圖片格式設(shè)置保存位置STEP 3轉(zhuǎn)換圖片STEP 49.2.2 使用格式工廠軟件2. 設(shè)置格式轉(zhuǎn)換默認(rèn)值如果在辦公中經(jīng)常使用格式工廠進(jìn)行圖片格式轉(zhuǎn)換，那么可自定義格式轉(zhuǎn)換參數(shù)配置。第一次設(shè)置后，再次

9、進(jìn)行相同轉(zhuǎn)換時(shí)，不用重復(fù)操作，如設(shè)置文件的保存位置、執(zhí)行完成打開(kāi)文件夾查看效果等。設(shè)置文件的保存位置設(shè)置轉(zhuǎn)換圖片質(zhì)量9.2.3 使用Snagit 截圖軟件1. 使用自定義捕獲模式截圖Snagit 提供了幾種預(yù)設(shè)的捕捉方案，如統(tǒng)一捕捉、全屏和延時(shí)菜單等，操作方法基本相似。下面介紹統(tǒng)一捕捉圖像。9.2.3 使用Snagit 截圖軟件添加圖像捕捉方案STEP 1選擇窗口捕獲模式STEP 2選擇輸出方式STEP 32. 添加捕獲模式當(dāng)預(yù)設(shè)的方案無(wú)法滿足實(shí)際需求或操作比較復(fù)雜時(shí)，用戶可添加捕獲配置文件并設(shè)置相應(yīng)的快捷鍵。下面利用向?qū)砑右粋€(gè)“窗口剪貼板”的配置文件。設(shè)置輸出格式STEP 4設(shè)置在編輯器中

10、預(yù)覽STEP 59.2.3 使用Snagit 截圖軟件設(shè)置熱鍵STEP 62. 添加捕獲模式9.2.3 使用Snagit 截圖軟件3. 編輯捕獲的屏幕圖片在“Snagit 編輯器”預(yù)覽窗口的“圖像”選項(xiàng)卡中可對(duì)圖像進(jìn)行一些常用的編輯操作。調(diào)整圖像大小圖像灰度設(shè)置目錄CONTENT9.1常用文件編輯工具9.2常用圖片編輯工具9.4高手競(jìng)技場(chǎng)9.3新手加油站9.3 新手加油站1. 直接打開(kāi)壓縮文件如果在計(jì)算機(jī)中安裝了WinRAR 工具軟件，在文件保存位置直接雙擊“.rar”壓縮文件，可在WinRAR 操作界面中打開(kāi)壓縮文件，然后雙擊壓縮文件中的文件選項(xiàng)，可直接打開(kāi)文件進(jìn)行查看。2. 拖動(dòng)文件打開(kāi)P

11、DF 文檔打開(kāi)PDF 文檔的保存位置，選擇文檔，按住鼠標(biāo)左鍵不放，向Adobe Acrobat 工具軟件的窗口上方拖動(dòng)，當(dāng)出現(xiàn)“復(fù)制”字樣后松開(kāi)鼠標(biāo)，可快速打開(kāi)PDF 文檔。9.3 新手加油站3. 打印PDF 文檔PDF 文檔也可打印輸出，操作方法與打印Word 文檔相似，選擇【文件】/【打印】選項(xiàng)，或按【Ctrl+P】組合鍵，打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在“份數(shù)”數(shù)值框中可設(shè)置打印份數(shù)；“要打印的頁(yè)面”欄中可設(shè)置打印范圍。單擊“頁(yè)面設(shè)置”按鈕打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，可設(shè)置紙張大小和打印方向等，設(shè)置后在“打印”對(duì)話框中單擊“打印”按鈕即可。9.3 新手加油站4. 快速轉(zhuǎn)換文件格式啟動(dòng)格式工廠后，選擇需

12、要轉(zhuǎn)換格式的文件，向格式工廠的主界面中拖動(dòng)。若選擇轉(zhuǎn)換圖片文件，在打開(kāi)對(duì)話框的“圖片”列表框中選擇轉(zhuǎn)換后的文件格式選項(xiàng)，然后在“輸出文件夾”欄中單擊“改變”按鈕，設(shè)置文件的輸出位置，單擊“確定”按鈕，返回格式工廠主界面，然后單擊工具欄中的“開(kāi)始”按鈕，可快速完成格式的轉(zhuǎn)換操作。目錄CONTENT9.1常用文件編輯工具9.2常用圖片編輯工具9.4高手競(jìng)技場(chǎng)9.3新手加油站9.4 高手競(jìng)技場(chǎng)1. 加密壓縮公司文件練習(xí)對(duì)公司重要的文件進(jìn)行加密壓縮，要求如下。選擇多個(gè)要壓縮的文件夾，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加到壓縮文件”選項(xiàng)，打開(kāi)“壓縮文件名和參數(shù)”對(duì)話框。設(shè)置壓縮文件名稱和保存路徑。

13、設(shè)置加密壓縮密碼。01OPTION02OPTION03OPTION9.4 高手競(jìng)技場(chǎng)2. 將Word 文檔轉(zhuǎn)換為PDF 文檔并壓縮將第3 章制作的“市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告.docx”文檔轉(zhuǎn)換為PDF 文檔并壓縮，要求如下。12啟動(dòng)Adobe Acrobat軟件，通過(guò)軟件將Word文檔“市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告.docx”轉(zhuǎn)換為PDF 文檔。使用WinRAR軟件壓縮PDF文檔并刪除原PDF文檔。9.4 高手競(jìng)技場(chǎng)3. 設(shè)置Snagit 預(yù)設(shè)方案使用Snagit 截取圖片，然后設(shè)置一個(gè)捕捉方案，要求如下。使用Snagit“預(yù)設(shè)方案”欄中的“統(tǒng)一捕捉”選項(xiàng)捕捉3張網(wǎng)絡(luò)圖片。0102自定義名為“窗口文件”的捕捉方案，將其熱鍵設(shè)置為“F3”，保存位置為“F: 圖片”。9.4 高手競(jìng)技場(chǎng)4. 處理并制作藝術(shù)照使用光影魔術(shù)手處理計(jì)算機(jī)中保存的圖像文件，要求如下。1234打開(kāi)需要處理的照片。分別將照片亮度、飽和度設(shè)置為“18”“24”。在“數(shù)碼暗房”中設(shè)置“柔光鏡”效果。添加“小鎮(zhèn)舊時(shí)光”文字，并設(shè)置文字參數(shù)。使用格式