秘書理論與實(shí)務(wù)項目四--管理辦公室環(huán)境課件

1、項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)一 設(shè)計辦公室環(huán)境理 論 知 識（一）辦公室環(huán)境管理1.辦公室環(huán)境概述辦公室環(huán)境是指相對于戶外環(huán)境而言，它指為實(shí)現(xiàn)某項功能，由辦公場所、辦公設(shè)備、辦公人員等構(gòu)成的有機(jī)整體。它包括辦公室自然環(huán)境與辦公室人際環(huán)境。辦公室自然環(huán)境又包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境和空氣環(huán)境。辦公室人際環(huán)境是指辦公室人員在人際交往過程形成的各種關(guān)系的綜合。 項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)一 設(shè)計辦公室環(huán)境理 論 知 識（一）辦公室環(huán)境管理2.辦公室環(huán)境管理的原則辦公室環(huán)境管理是對辦公室環(huán)境進(jìn)行合理設(shè)計與布置、進(jìn)行優(yōu)化選擇與調(diào)整，使其達(dá)到符合秘書工作的需要。辦公室環(huán)境管理總的原則是方便、舒適、和諧、安

2、全。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)一 設(shè)計辦公室環(huán)境理 論 知 識（二）辦公室環(huán)境設(shè)計要求1辦公室家具與設(shè)備的布置應(yīng)根據(jù)辦公室大小和結(jié)構(gòu)來進(jìn)行。 2辦公室采光盡可能采用自然光線 3盡量保證辦公室安靜。 4辦公室色彩的選擇要與公司文化相適應(yīng) 5使用空調(diào)時，要注意下面三個方面： 6辦公室綠化對于改善辦公室環(huán)境，提高工作效率大有裨益。 （1）不要讓空調(diào)風(fēng)口對著人吹；（2）在室內(nèi)放置溫度計和濕度計，隨時根據(jù)測試數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)節(jié)；（3）不能整天使用空調(diào)，在一定時間內(nèi)應(yīng)打開窗戶換氣。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)一 設(shè)計辦公室環(huán)境理 論 知 識（三）個人辦公桌桌面的設(shè)計1辦公桌桌面力求簡潔、整齊。 2辦公桌抽屜物品要井然

3、有序。 項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)一 設(shè)計辦公室環(huán)境相 關(guān) 鏈 接（一）辦公室布局設(shè)計辦公室布局主要有兩種方式：一是開放式布局，一是封閉式布局。開放式布局是指在較大的工作間中擺放較多的工作位。封閉式布局是指按照任務(wù)不同，設(shè)計若干獨(dú)立的小房間，一個部門占用一間，一個或幾個員工在其中上班，每個房間有獨(dú)立的辦公設(shè)備。 項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)一 設(shè)計辦公室環(huán)境相 關(guān) 鏈 接（二）辦公桌設(shè)計技巧1.藏2.擴(kuò)3.并4.創(chuàng)項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)二 維護(hù)辦公室公共區(qū)域環(huán)境理 論 知 識（一）公用區(qū)域物品與上司辦公室的整理（1）辦公室文件，應(yīng)全部放進(jìn)文件柜，并將文件分門別類擺放，并貼上標(biāo)簽。 （2）辦公室物品

4、應(yīng)盡量放在帶門的物品柜中，小而零散物品應(yīng)先裝進(jìn)收納箱，然后再放到物品柜中。 （3）為了讓設(shè)備接線減少，可以將需要相連的設(shè)備，放置在同一區(qū)域。 1.公用區(qū)域物品的整理項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)二 維護(hù)辦公室公共區(qū)域環(huán)境理 論 知 識（一）公用區(qū)域物品與上司辦公室的整理2.上司辦公室的整理（1）上司辦公室的整理和清潔工作應(yīng)在上司上班前完成。（2）整理與清潔的工作包括：開窗換氣，調(diào)好空調(diào)的溫度；給綠色植物澆水，清除殘葉；整理桌面，檢查辦公用品；準(zhǔn)備好茶水；搞好清潔衛(wèi)生。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)二 維護(hù)辦公室公共區(qū)域環(huán)境理 論 知 識（二）辦公室公用區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)1.會議室的清潔標(biāo)準(zhǔn)會議室的門、窗把手、表

5、面、縫隙無塵土、無污漬； 桌椅擺放整齊，干凈無塵土；椅子布面干凈無污漬、無頭發(fā)、無塵土；電話無污漬，擺放整齊； 墻面、布面無塵土、無污漬；懸掛擺放的各種飾品無塵土，擺放整齊； 白板干凈無塵、無墨跡；垃圾筒內(nèi)外干凈，垃圾及時清倒；地面上無塵土、頭發(fā)、無雜物、無污跡；空氣清新，無異味；各種設(shè)備、設(shè)施完好無損。 項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)二 維護(hù)辦公室公共區(qū)域環(huán)境理 論 知 識（二）辦公室公用區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)2.辦公區(qū)域的清潔標(biāo)準(zhǔn)各辦公設(shè)施完好無損； 桌面干凈無污漬、無塵土；電腦、電話外觀無污跡；文件柜干凈無塵；屏風(fēng)板完好整齊；布面干凈無污跡無破損；玻璃、窗框無手印無塵土；窗簾懸掛整齊；椅子布面干凈無污跡

6、、無塵，椅子腿干凈無塵，擺放整齊；垃圾筒干凈無污；垃圾及時清倒；垃圾袋及時更換；墻面、踢腳板、消火栓完好無損，無污跡、無塵土；文件柜、展示柜、書架、復(fù)印設(shè)備無塵土、無污跡；區(qū)域地毯干凈無污跡、無塵土、雜物、無破損現(xiàn)象；各綠色植物、花盆內(nèi)無雜物，盆體無塵、無污漬。 項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)二 維護(hù)辦公室公共區(qū)域環(huán)境理 論 知 識（二）辦公室公用區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)3.接待室的清潔標(biāo)準(zhǔn)物品擺放整齊；沙發(fā)、茶幾干凈無污漬、無塵土；屏風(fēng)板完好整齊；布面干凈無污跡無破損；窗簾懸掛整齊、玻璃、窗框無污漬無塵土；茶具干凈，無手指印，茶葉罐無破損無灰塵；飲水機(jī)干凈，無污漬；文件柜、書報架無塵土、無污跡，擺放整齊；地毯

7、干凈無污跡、無塵土、雜物、無破損現(xiàn)象；各綠色植物、花盆內(nèi)無雜物，葉子無塵、無污漬。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)二 維護(hù)辦公室公共區(qū)域環(huán)境相 關(guān) 鏈 接（一）營造良好的人際環(huán)境 1不要背后議論人、傳播小道消息。 2融入團(tuán)隊。 3坦誠，敞開心扉。 4積極鼓勵。 項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)三 檢查與處理辦公室安全隱患理 論 知 識（一）辦公室安全隱患的特點(diǎn)1不易察覺性例如有的辦公室在地上布線，行人稍不注意就可能被絆倒。2作用的持續(xù)性例如辦公桌椅過高對人危害，平時大家沒有多少受害的感覺，但時間一長，就會讓人患上頸椎病。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)三 檢查與處理辦公室安全隱患理 論 知 識（二）辦公室有礙健康和安

8、全的隱患1.工作區(qū)環(huán)境隱患2.辦公家具與設(shè)備隱患3.工作人員行為習(xí)慣隱患4.辦公室物品堆放的隱患項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)三 檢查與處理辦公室安全隱患理 論 知 識（三）辦公室環(huán)境安全隱患檢查的內(nèi)容與記錄1辦公環(huán)境安全隱患檢查的內(nèi)容(1)辦公室門窗是否清潔、牢固，門鎖窗扣是否能用，天花板、墻面是否完好干凈。(2)辦公室光線是否充足，燈光是否穩(wěn)定，太陽光是否直射人的眼睛。(3)辦公室空氣是否有異味，是否張貼有禁止吸煙標(biāo)志。(4)辦公室溫度是否適宜，一般室溫不低于160c，不高于300c。(5)辦公室空間是否足夠，一般平均每人應(yīng)有5平方料。(6)辦公室是否安靜。(7)辦公家具是否符合安全標(biāo)準(zhǔn)，擺放是

9、否安全。(8)辦公設(shè)備安裝和操作是否候選人符合要求，接線是否規(guī)范。(9)消防設(shè)施能否使用。(10)辦公室是否準(zhǔn)備接救用品。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)三 檢查與處理辦公室安全隱患理 論 知 識（三）辦公室環(huán)境安全隱患檢查的內(nèi)容與記錄1辦公環(huán)境安全隱患檢查的內(nèi)容檢查時間 年 月 日 檢查人序號地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的后果負(fù)責(zé)處理人預(yù)處理意見處理結(jié)果123表 4-5 安全隱患記錄及處理表項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)三 檢查與處理辦公室安全隱患理 論 知 識（四）安全隱患檢查及處置方法1秘書應(yīng)定期對辦公室環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行檢查。2對于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，如果屬于自己職責(zé)范圍，自己又能處理的，應(yīng)及時處理，以減少危險的發(fā)生。如果自己無法處理的，應(yīng)通知相關(guān)人員并作跟進(jìn)，直到問題解決。3秘書將隱患處理結(jié)果填寫在隱患處理記錄表中。項目四管理辦公室環(huán)境任務(wù)三 檢查與處理辦公室安全隱患相 關(guān) 鏈 接（一）辦公室信息安全工作內(nèi)容和保密措施1辦公室信息安全工作內(nèi)容從信息載體來分，秘書的信息安全工作主要有口頭信息保密、紙面信息保密和電子信息保密?？陬^信息保密就是保證不從口頭上透露涉密的信息，紙面信息保密就是保證以紙、膠片等為載體的文字、圖形、表格等涉密信息不被不應(yīng)知曉人獲得。電子信息保密就是保證