秘書實(shí)務(wù)第3版-秘書學(xué)第3版-6章-PPT精選課件

1、第六章秘書的素質(zhì)理解秘書素質(zhì)的時(shí)代發(fā)展了解秘書招聘選拔的條件了解秘書職業(yè)規(guī)劃的路徑和步驟能明確秘書的任職要求能運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公資源提高輔助能力能有效進(jìn)行秘書職業(yè)規(guī)劃第一節(jié)秘書的任職要求一、秘書任職標(biāo)準(zhǔn)二、秘書的選任原則相關(guān)鏈接一、秘書任職標(biāo)準(zhǔn)選任秘書的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)對(duì)秘書工作的實(shí)際需要提出的。制定秘書任職標(biāo)準(zhǔn)，是對(duì)秘書各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求的規(guī)定。任職標(biāo)準(zhǔn)的制定，主要有三種模式（見圖6-1）。圖6-1 任職標(biāo)準(zhǔn)制定的模式這類制定秘書任職標(biāo)準(zhǔn)的模式，是將秘書主要業(yè)務(wù)內(nèi)容歸納出若干條標(biāo)準(zhǔn)，以此作為選任秘書的尺度。準(zhǔn)備經(jīng)理與外聯(lián)系的通信稿；閱讀、簽署和寄發(fā)一些行政函件；撰寫講話稿、備忘錄和報(bào)告，代經(jīng)理審閱；撰寫供

2、發(fā)表的文章；校訂其他人員準(zhǔn)備和打印好的文稿副本；查找參考資料中經(jīng)理希望得到的情報(bào)；從各種資料中摘取情報(bào)供經(jīng)理參考；（一） 以任務(wù)定標(biāo)準(zhǔn)籌辦協(xié)商會(huì)談和會(huì)議，并提醒經(jīng)理們記住在這些場(chǎng)合他們應(yīng)盡的職責(zé)；主動(dòng)參加會(huì)議，做好服務(wù)，有時(shí)甚至要主持某些會(huì)議；負(fù)責(zé)管理和培訓(xùn)一名以上的其他雇員；為公司選擇和推薦需要購(gòu)置的辦公設(shè)備和器材；從容優(yōu)雅地接待、會(huì)見賓客；整理和維護(hù)經(jīng)理的辦公環(huán)境和秩序；能熟練地打字和速記，會(huì)使用電腦和各種辦公設(shè)備；至少能使用一門外國(guó)語(yǔ)。（一） 以任務(wù)定標(biāo)準(zhǔn)這種制定選任秘書標(biāo)準(zhǔn)的模式，是將現(xiàn)任的稱職秘書所具有的知識(shí)和能力歸納出若干條標(biāo)準(zhǔn)，以此作為選任秘書的尺度。我國(guó)選任秘書的標(biāo)準(zhǔn)（見圖6-

3、2）。（二） 以知識(shí)能力定標(biāo)準(zhǔn)圖6-2 我國(guó)選任秘書的標(biāo)準(zhǔn)1. 知識(shí)方面知識(shí)方面要求具有博與專的兼容性，“T” 型展開，要有一定的寬廣度和精深度（見圖6-3）。 （二） 以知識(shí)能力定標(biāo)準(zhǔn)圖6-3 知識(shí)方面的要求2. 智力能力方面智力能力方面的標(biāo)準(zhǔn)（見圖6-4）。（二） 以知識(shí)能力定標(biāo)準(zhǔn)圖6-4 智力能力方面的標(biāo)準(zhǔn) 3. 能力方面能力方面的標(biāo)準(zhǔn)（見圖6-5）。（二） 以知識(shí)能力定標(biāo)準(zhǔn)圖6-5 能力方面的標(biāo)準(zhǔn)4. 基本操作技能方面基本操作技能方面的標(biāo)準(zhǔn)（見圖6-6）。（二） 以知識(shí)能力定標(biāo)準(zhǔn)圖6-6 基本操作技能方面的標(biāo)準(zhǔn)這類制定秘書任職標(biāo)準(zhǔn)的模式，是將最理想的秘書素質(zhì)要求或最優(yōu)秀的秘書人才身上體

4、現(xiàn)出的良好素質(zhì)，甚至將一些杰出領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，都綜合到秘書任職標(biāo)準(zhǔn)中，并以此為尺度，作為聘用秘書的依據(jù)。這種模式，在政治品德和職業(yè)道德方面，提出了較高的要求。（三） 以理想要求制定標(biāo)準(zhǔn)二、秘書的選任原則（一） 做人可靠、文化水平合用（二） 各層次秘書業(yè)務(wù)與基本需要相宜（三） 與特定職能環(huán)境相適事項(xiàng)層次 文稿撰擬 收文處理 發(fā)文處理 高級(jí)秘書 負(fù)責(zé)組織起草長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、正式總結(jié)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)的重要講話稿等重要文件材料 負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和管理收文程序，并正確提出擬辦意見供領(lǐng)導(dǎo)參考 負(fù)責(zé)重要文件撰擬，負(fù)責(zé)發(fā)文管理、文稿的審核把關(guān)、文件流量流向的控制和行文規(guī)則的把握 中級(jí)秘書 草擬一般性文件和業(yè)務(wù)信函 勝任收

5、文各環(huán)節(jié)的任務(wù)，對(duì)重要的長(zhǎng)篇文稿撰寫提要和摘要 草擬一般文稿，勝任文件立卷、歸檔在內(nèi)的收發(fā)文管理和發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的工作 初級(jí)秘書 負(fù)責(zé)打印和校對(duì)各種文稿 完成收文登記、編號(hào)、傳遞等具體工作 勝任印制、蓋章、封發(fā)及登記、編號(hào)等具體工作 表6-1 各層次秘書在辦文方面的要求 秘書層次 要求 高級(jí)秘書 能具體組織指導(dǎo)大中型會(huì)務(wù)工作，擬定會(huì)議籌備預(yù)案，對(duì)會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行分工、具體督促檢查會(huì)務(wù)工作進(jìn)程，協(xié)調(diào)各方面的配合關(guān)系，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排落實(shí)會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后的各項(xiàng)事務(wù) 中級(jí)秘書 能操辦小型會(huì)務(wù)工作和領(lǐng)導(dǎo)班子的工作會(huì)議，準(zhǔn)確地做會(huì)議記錄，按照經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的會(huì)議預(yù)案完成各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作 初級(jí)秘書 具體操辦各項(xiàng)會(huì)務(wù)

6、、在上司的指導(dǎo)下完成接待、登記、分發(fā)會(huì)議資料及各項(xiàng)具體服務(wù) 表6-2 各層次秘書在辦會(huì)方面的要求 秘書層次 要求 高級(jí)秘書 在大型組織活動(dòng)中能具體策劃、組織安排和現(xiàn)場(chǎng)指揮調(diào)度，并能獨(dú)當(dāng)一面完成領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)交辦的重要事務(wù)和代表領(lǐng)導(dǎo)出席某些公共活動(dòng)、協(xié)調(diào)處理某些事，對(duì)秘書日常事務(wù)起組織作用 中級(jí)秘書 完成一般性交辦事項(xiàng)，熟悉各種辦事程序，完成各項(xiàng)日常事務(wù) 初級(jí)秘書 完成分配的日常事務(wù)，整理辦公環(huán)境和維護(hù)辦公秩序，做好日常服務(wù)工作 表6-3 各層次秘書在辦事方面的要求 秘書層次 要求 高級(jí)秘書 能按領(lǐng)導(dǎo)意圖和組織需要，設(shè)計(jì)、構(gòu)建和具體管理本組織的管理信息網(wǎng)絡(luò)，并能根據(jù)初始信息開發(fā)高層次管理信息，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工

7、作提供智能信息支持 中級(jí)秘書 熟悉和調(diào)控管理信息網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)作，勝任信息處理各環(huán)節(jié)的工作 初級(jí)秘書 能在上司的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)信息收集、傳遞、反饋等任務(wù) 表6-4各層次秘書在處理信息方面的要求 秘書層次 要求 高級(jí)秘書 能負(fù)責(zé)組織和領(lǐng)導(dǎo)確定的重大課題的調(diào)查研究；組織分配調(diào)查人員按集體討論、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的調(diào)查提綱進(jìn)行調(diào)查，指導(dǎo)子課題開展調(diào)研；組織撰寫情況準(zhǔn)確明晰、分析深入、客觀，建議科學(xué)可行的調(diào)查報(bào)告，對(duì)調(diào)查報(bào)告審核把關(guān) 中級(jí)秘書 能完成一般性課題的調(diào)查研究，并撰寫有質(zhì)量的調(diào)查報(bào)告，完成調(diào)查任務(wù) 初級(jí)秘書 能在上司指導(dǎo)下參與調(diào)查活動(dòng) 表6-5 各層次秘書在調(diào)查研究方面的要求 秘書層次 要求 高級(jí)秘書 能具體

8、組織大型接待事務(wù)和制定周密詳細(xì)的接待計(jì)劃；代表領(lǐng)導(dǎo)迎接和送別重要客人 中級(jí)秘書 能負(fù)責(zé)一般性接待任務(wù)，指導(dǎo)服務(wù)員按程序和接待禮儀接待來(lái)客 初級(jí)秘書 能文明禮貌地接待個(gè)體的一般客人 表6-6各層次秘書在接待事務(wù)方面的要求秘書層次 要求 高級(jí)秘書 能對(duì)機(jī)關(guān)辦公環(huán)境整體布局按領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行設(shè)計(jì)和調(diào)整，草擬和參與制度維護(hù)辦公秩序的有關(guān)制度，并具體組織實(shí)施這些制度 中級(jí)秘書 能負(fù)責(zé)整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室，清理文件和辦公工具、篩選、應(yīng)答、傳遞領(lǐng)導(dǎo)人的電話和作電話記錄 初級(jí)秘書 在上司的指導(dǎo)下清理辦公室、準(zhǔn)確應(yīng)答、傳遞辦公電話 表6-7 各層次秘書在維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)工作環(huán)境和秩序方面的要求秘書層次 要求 高級(jí)秘書 能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)

9、工作需要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程安排；為重要的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)作鋪墊、陪同和完成后續(xù)事務(wù)等服務(wù)；對(duì)工作中出現(xiàn)的疏漏、失誤能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提出參謀建議和拾遺補(bǔ)闕 中級(jí)秘書 能為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)作準(zhǔn)備，陪同領(lǐng)導(dǎo)出差并提供旅途服務(wù)；對(duì)工作中出現(xiàn)疏漏能拾遺補(bǔ)闕發(fā)揮參謀作用 初級(jí)秘書 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)能準(zhǔn)確有效地提供事務(wù)服務(wù) 表6-8 各層次秘書在跟蹤領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供服務(wù)和輔助方面的要求 微軟等世界500強(qiáng)公司的面試問(wèn)題1. 有一個(gè)長(zhǎng)方形蛋糕，切掉了長(zhǎng)方形的一塊（大小和位置隨意），你怎樣才能直直的一刀下去，將剩下的蛋糕切成大小相等的兩塊？2. 你有八個(gè)球。其中一個(gè)有破損，因此比其他球輕了一些。你有一架天平用來(lái)比較這些球的重量。如果只稱兩次，

10、如何找出有破損的那個(gè)球？3. 你讓一些人為你工作了七天，你要用一根金條作為報(bào)酬。金條被分成七小塊，每天給出一塊。如果你只能將金條切割兩次，你怎樣分給這些工人？4. 為什么下水道的井蓋是圓的？第二節(jié)秘書素質(zhì)的時(shí)代發(fā)展一、綜合輔助素質(zhì)拓寬 二、現(xiàn)代輔助能力增強(qiáng)相關(guān)鏈接三、強(qiáng)化職業(yè)道德素質(zhì)一、綜合輔助素質(zhì)拓寬秘書必須從四個(gè)主要方面不斷拓寬和優(yōu)化自身素質(zhì)。必須熟練運(yùn)用參與國(guó)際交流的語(yǔ)言。必須增強(qiáng)信息處理能力。必須增強(qiáng)對(duì)不同管理模式、不同領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)方式的適應(yīng)能力。必須增強(qiáng)迅速進(jìn)入新的工作領(lǐng)域的能力。（一）提高輔助效率的能力現(xiàn)代管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)要求秘書具有不斷提高綜合輔助和公務(wù)服務(wù)的效率。秘書提高工作效率能力

11、的途徑（見圖6-7）。 圖6-7 秘書提高工作效率能力的途徑 二、現(xiàn)代輔助能力增強(qiáng) 要廣泛深入地聯(lián)系實(shí)際，把握實(shí)踐中的新問(wèn)題， 把握其本質(zhì)和各種關(guān)系，分析各種需要和要求等。 要學(xué)習(xí)和準(zhǔn)確把握國(guó)家的相關(guān)法律和法規(guī)，并在法律法規(guī)原則指導(dǎo)下正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。 要深刻認(rèn)識(shí)和正確處理各種關(guān)系。 要善于在協(xié)同發(fā)展互利互惠的基礎(chǔ)上選用靈活有效的協(xié)調(diào)方法。（二） 增強(qiáng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)處多元利益的協(xié)調(diào)能力 要不斷地拓寬知識(shí)面，強(qiáng)化自然科學(xué)知識(shí)基礎(chǔ)；要在秘書工作實(shí)踐中，加強(qiáng)向群眾學(xué)習(xí)；要在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，借助工具書，提高科技素質(zhì)。 （三）提高應(yīng)用科學(xué)技術(shù)的能力秘書人員在網(wǎng)絡(luò)辦公中要做到：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公流程監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的

12、任務(wù)，充當(dāng)行政管理助手。熟練運(yùn)用通訊設(shè)備，做好上下及內(nèi)外溝通助手。進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、管理系統(tǒng)分析，充當(dāng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和管理助手。（四）提高利用電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源的能力秘書綜合輔助素質(zhì)體現(xiàn)在秘書工作的事務(wù)輔助、智能參謀輔助和管理協(xié)調(diào)輔助的一切業(yè)務(wù)活動(dòng)中。秘書輔助管理協(xié)調(diào)的自覺(jué)性和責(zé)任感增強(qiáng)，調(diào)處矛盾、追求和諧、增強(qiáng)凝聚力成為領(lǐng)導(dǎo)和秘書主輔配合，共同努力的重要內(nèi)容。由此，秘書綜合輔助的素質(zhì)得到升華。（五） 升華綜合輔助素質(zhì)受社會(huì)精神文明、社會(huì)道德的影響。受特定組織環(huán)境的影響。受與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的實(shí)踐活動(dòng)的影響。受秘書自身精神文明及道德品質(zhì)的自我 優(yōu)化的影響。（一）秘書職業(yè)道德的影響因素三、強(qiáng)化職業(yè)道德素質(zhì)秘書

13、職業(yè)道德要求是多方面的，秘書應(yīng)當(dāng)遵守基本的職業(yè)道德（見圖6-8）。 （二）秘書職業(yè)道德的要求圖6-8 秘書應(yīng)當(dāng)遵守的職業(yè)道德政治文明是以一定的物質(zhì)文明和精神文明為基礎(chǔ)，對(duì)社會(huì)政治制度進(jìn)行改造的成果，表現(xiàn)為社會(huì)政治的進(jìn)步狀態(tài)。它包括政治觀念、政治行為和政治制度。先進(jìn)的政治觀念促進(jìn)秘書素質(zhì)提高先進(jìn)的政治行為規(guī)范促進(jìn)秘書素質(zhì)提高先進(jìn)的政治制度促進(jìn)秘書素質(zhì)提高（三）政治文明對(duì)秘書職業(yè)道德素質(zhì)的優(yōu)化商務(wù)秘書的技能要求標(biāo)準(zhǔn)級(jí)商務(wù)秘書的技能要求：具備初級(jí)秘書的技能，并能迅速捕捉市場(chǎng)信息，掌握市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的決策提供科學(xué)依據(jù)。能有效地與客戶溝通，整理檔案，熟練掌握運(yùn)用電腦等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，能夠起草

14、一般性文件、報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議，進(jìn)行信息收集和管理等工作。高級(jí)商務(wù)秘書的技能要求：能夠協(xié)助決策者策劃、組織、協(xié)調(diào)和管理大型活動(dòng)，懂得法律、稅務(wù)、金融、 WTO 規(guī)則等專業(yè)知識(shí)，能夠起草重要合同文本，能夠全面協(xié)調(diào)和處理應(yīng)急事務(wù)，達(dá)到總裁助理的能力。 第一節(jié)秘書職業(yè)規(guī)劃一、秘書職業(yè)規(guī)劃的概述二、秘書的職業(yè)發(fā)展方略三、秘書職業(yè)規(guī)劃的步驟 一、秘書職業(yè)生涯規(guī)劃概述秘書職業(yè)生涯規(guī)劃的含義： 指秘書結(jié)合自身情況以及眼前的機(jī)遇和制約因素，為自己確立職業(yè)目標(biāo)，選擇職業(yè)道路，確定發(fā)展計(jì)劃和教育計(jì)劃等，并為自己實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯目標(biāo)而制定的行動(dòng)方向、行動(dòng)時(shí)間和行動(dòng)方案?！鞠嚓P(guān)鏈接】職業(yè)錨 職業(yè)錨是美國(guó)埃德加施恩教授提出的，

15、是指人們面臨職業(yè)選擇的時(shí)候，無(wú)論如何都不會(huì)放棄的職業(yè)中的那種至關(guān)重要的東西。 1技術(shù)職能型 5自主型 2管理能力型 6服務(wù)型 3. 創(chuàng)業(yè)型 7挑戰(zhàn)型 4安全感型 8生活型 不同類型秘書的職業(yè)規(guī)劃建議1、管理型的秘書從業(yè)人員的職業(yè)目標(biāo)是成為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者。2、創(chuàng)業(yè)型的秘書從業(yè)人員追求的是管理和獨(dú)立自主的綜合，所以在從事秘書工作的時(shí)候主要是積累經(jīng)驗(yàn)和人際關(guān)系，為以后自己的創(chuàng)業(yè)打下基礎(chǔ)。3、安全穩(wěn)定型的秘書從業(yè)人員適合的是一些政府機(jī)關(guān)的中低層秘書。4、自主獨(dú)立型的秘書從業(yè)人員只是暫時(shí)性的擔(dān)任秘書工作，最終會(huì)很快改變自己的職業(yè)。這類型的從業(yè)人員，最主要的是對(duì)工作中人際關(guān)系的把握和工作中的經(jīng)驗(yàn)積累。 不同類

16、型秘書的職業(yè)規(guī)劃建議5、服務(wù)型的秘書從業(yè)人員的職業(yè)追求就是服務(wù)他人，不追求功名利祿，所以其適合在廣泛的行業(yè)中擔(dān)任秘書,在比較穩(wěn)定的單位工作。6、挑戰(zhàn)型的秘書從業(yè)人員有兩種職業(yè)選擇，一種是擔(dān)任具有挑戰(zhàn)性工作的秘書，或者是在具有開拓精神的上司下?lián)蚊貢?；另一種則是繼秘書工作后轉(zhuǎn)行，可選擇自主創(chuàng)業(yè)。但是最終的工作崗位應(yīng)該是能讓自己獨(dú)當(dāng)一面的。7、生活型的秘書從業(yè)人員與穩(wěn)定型的追求者有著大同小異的職業(yè)追求。二、秘書職業(yè)發(fā)展的方略秘書的職業(yè)化：初級(jí)秘書 中級(jí)秘書 高級(jí)文秘 秘書職業(yè)內(nèi)部的升遷，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，掌握豐厚的人際資源，他們可能離開秘書職業(yè)成為管理人員或領(lǐng)導(dǎo)人物。二、秘書職業(yè)發(fā)展的方略秘書的產(chǎn)業(yè)

17、化：1秘書的培訓(xùn) 成立專門機(jī)構(gòu)對(duì)各級(jí)各類秘書進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)能力。 聘請(qǐng)那些經(jīng)驗(yàn)豐富、或?qū)γ貢ぷ饔歇?dú)到見解的秘書傳授秘書知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。 組織出版各類秘書書籍，制作各種讀寫載體，創(chuàng)辦網(wǎng)站?；蛘吲c人聯(lián)合進(jìn)行遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)秘書教育，或者加盟咨詢管理公司。借助他們的平臺(tái)開展秘書培訓(xùn)工作。二、秘書職業(yè)發(fā)展的方略秘書的產(chǎn)業(yè)化：2秘書的服務(wù) 創(chuàng)建秘書事務(wù)所，其主要業(yè)務(wù)為：幫助秘書解決就業(yè)方面的事務(wù)，或者為秘書提供法律、金融和會(huì)計(jì)等方面的咨詢或者服務(wù)。向企事業(yè)單位或個(gè)人提供秘書服務(wù)。事務(wù)所通過(guò)培訓(xùn)或招聘一批優(yōu)秀的專職或兼職秘書，為組織或個(gè)人提供秘書服務(wù)，收費(fèi)方式可參照律師或會(huì)計(jì)師事務(wù)收費(fèi)。二、秘書職業(yè)發(fā)展的方略秘書的產(chǎn)業(yè)化：秘書職業(yè)的發(fā)展前途（圖6-9）三、秘書職業(yè)規(guī)劃的步驟 秘書職業(yè)生涯規(guī)劃一般要經(jīng)歷以下幾個(gè)階段： 自我評(píng)估與環(huán)境分析 選擇職業(yè)目標(biāo)和職業(yè)生涯路線 制定行動(dòng)計(jì)劃和措施 評(píng)估與反饋。三、秘書職業(yè)規(guī)劃的步驟(一)自我評(píng)估與環(huán)境分析秘書自我評(píng)估的目的是認(rèn)識(shí)自己、了解自