改革歸檔規(guī)則40

1、改革歸檔規(guī)則完善整理方法歸檔文件材料整理方法講解1一、歸檔文件整理規(guī)則的制定2000年12月6日國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則，并于2001年1月1日實(shí)施。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)， 是我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作改革的一項(xiàng)重要舉措。傳統(tǒng)的檔案整理方法是以“卷”為單位進(jìn)行分類整理的，而規(guī)則從我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀出發(fā)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，為新形勢(shì)下規(guī)范、高效地進(jìn)行歸檔文件整理工作提供了依據(jù)，因此對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。2（一）對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的意義當(dāng)今社會(huì)，人們對(duì)獲取信息的要求是全面、準(zhǔn)確、迅速，仍然以傳統(tǒng)的、手工業(yè)式的、小生產(chǎn)式的方法管理

2、檔案的狀況，已不能適應(yīng)機(jī)關(guān)工作發(fā)展的需要。全面地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案界迫在眉睫的任務(wù)。規(guī)則的出臺(tái)，是國(guó)家檔案行政管理部門的重要舉措，具有重要的意義。31.為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。先進(jìn)技術(shù)手段引入給檔案工作提供了許多新的發(fā)展契機(jī)。電子文件已成為信息記錄和歷史記錄的重要形式，計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出，隨機(jī)生成各類目錄，強(qiáng)大的文件級(jí)檢索功能，全文掃描，網(wǎng)絡(luò)檢索，復(fù)印、縮微等提供利用的技術(shù)手段帶來(lái)了種種便利，襯托出一些傳統(tǒng)檔案管理手段的落后，也使得原有的部分規(guī)范要求、包括立卷變得不再必要。以卷為單位整理的檔案，進(jìn)行計(jì)算機(jī)條目輸入時(shí)，要人為增加檢索層次，

3、我們要輸入案卷目錄，再在案卷目錄下面輸入文件目錄。檔案案卷繁瑣、復(fù)雜的組織形式，增加計(jì)算機(jī)軟件的研制難度，此外案卷的集合裝訂方式，也給通過(guò)掃描、縮微等方式實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化，以及更好地開發(fā)檔案信息資源這一工作設(shè)置了障礙，影響了計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用。 而規(guī)則以文件級(jí)思路，就從根本上避免了這些弊端。42.促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)文書處理和檔案管理是相互銜接的機(jī)關(guān)工作的兩個(gè)流程，具有許多共同之處。文檔一體化的目的，充分利用文書處理取得的成果，簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，提高工作效率。在實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理的條件下可以輕松地實(shí)現(xiàn)。其實(shí)現(xiàn)方式是；調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變?cè)械拿磕昙姓須w檔的習(xí)

4、慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。同時(shí)，應(yīng)盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復(fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。如輸入案卷目錄并重新組織文件目錄等，節(jié)省檔案員的時(shí)間，推動(dòng)文檔一體化的最終實(shí)現(xiàn)。53. 為設(shè)計(jì)合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)目前機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄越來(lái)越多，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件在存在形態(tài)和利用方式上與紙質(zhì)文件不同，具有自

5、己的特點(diǎn)。由于其占用載體空間小，一張普通的3寸磁盤就可以記載成百上千個(gè)電子文件，因此整理電子文件時(shí)不可能依照傳統(tǒng)做法，從物理上按不同檢索單位（卷）將文件分隔開。同時(shí)由于電子文件利用必須依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行，具有了檢索方式高效、靈活的特點(diǎn)，與紙質(zhì)文件相比較，不必進(jìn)行過(guò)多復(fù)雜的組織就能滿足利用需求。這些特點(diǎn)使電子文件整理方法可以大大簡(jiǎn)化。規(guī)則從簡(jiǎn)化、高效出發(fā)提出的文件級(jí)整理思路，即滿足了現(xiàn)階段歸檔文件整理工作的需要，與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處。因而為制訂、規(guī)范電子文件整理方法奠定了良好的基礎(chǔ)。電子公文歸檔管理暫行辦法2003年9月1日國(guó)家檔案局第6號(hào)令發(fā)布施行。電子文件是以數(shù)碼形式

6、記錄存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?（二）歸檔文件整理規(guī)則的特點(diǎn)從“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”思路出發(fā)，對(duì)歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整或簡(jiǎn)化，使規(guī)則體現(xiàn)出了鮮明的特點(diǎn)。71.簡(jiǎn)化（1）取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。（2）分類方法固定為年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）種，并允許各單位視本單位的具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次。（3）裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。（4）文件的排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。（5）取消案卷

7、、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。（6）無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄上的頁(yè)號(hào)改為頁(yè)數(shù)。（7）歸檔文件直接蓋歸檔章裝盒保管。無(wú)需擬定案卷目錄和填寫案卷封面，只需在檔案盒上填寫全宗名稱、年度、期限、件號(hào)、盒號(hào)?？梢姾?jiǎn)化立卷的了一系列程序。減輕了檔案員的工作量。82.兼容就是規(guī)則是兼顧了計(jì)算機(jī)和手工兩種管理方式。目前根據(jù)我國(guó)的國(guó)情，機(jī)關(guān)檔案工作目前還是處在手工和計(jì)算機(jī)兩種管理方式銜接階段，因此從實(shí)用性出發(fā)考慮，規(guī)則在立足適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要的前提下，兼顧手工管理的方式，就是在取消案卷、文件兩級(jí)管理模式，實(shí)行文件級(jí)管理，簡(jiǎn)化整理程序，放寬對(duì)歸檔文件實(shí)體的整理要求，同時(shí)保留了分類、排列等工作環(huán)節(jié)，

8、如要按照事由（問(wèn)題）、重要程度等進(jìn)行排列，同一事由的文件排列在一起，便于手工檢索。93.靈活規(guī)則具有一定的靈活性，在保證整理質(zhì)量（便于檢索）的前提下，具體的做法可以有所不同，可根據(jù)本單位的實(shí)際來(lái)定。如分類上的靈活，可以按年度期限，也可以年度機(jī)構(gòu)期限，還可以機(jī)構(gòu)年度期限等等；還有裝訂方法上的靈活，可以是包角、可以是不銹鋼訂、可以用線裝、可以用塑膠等，都體現(xiàn)了它的靈活性。10（三）歸檔文件的概念規(guī)則對(duì)歸檔文件作如下的定義：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。比

9、如請(qǐng)示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收到以后，在文書處理上就算是辦理完畢，本機(jī)關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)后也就算辦理完畢。就算是有的計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長(zhǎng)時(shí)間，但印發(fā)或文件傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。歸檔文件的整理：就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。11（四）歸檔文件的整理原則歸檔文件整理的原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。12二、歸檔文件整理方法（一）收集材料1、要按照本單位制定的文件材料歸檔范圍來(lái)進(jìn)行收集。 注意事項(xiàng)：（1）按照收發(fā)文登記進(jìn)行收集。確保歸檔文件材料的齊全、完整、

10、準(zhǔn)確和規(guī)范，就要實(shí)行超前控制。即檔案室從文件形成抓起，對(duì)文件的形成、積累、歸檔整理全過(guò)程進(jìn)行督促、指導(dǎo)和檢查。如是否按歸檔范圍進(jìn)行收集材料、行文是否規(guī)范、分類是否準(zhǔn)確、書寫材料耐久性等。（2）制定文件材料歸檔制度，列入每個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)人員的崗位責(zé)任制進(jìn)行考核。13收集材料 （3）人員調(diào)離前要先將有關(guān)文件材料進(jìn)行移交。（4）外出學(xué)習(xí)以及參加有關(guān)會(huì)議帶回的需要貫徹執(zhí)行的文件材料及時(shí)歸檔。（5）對(duì)本單位舉行的或參加市有關(guān)單位組織的各類活動(dòng)要及時(shí)的進(jìn)行收集，條件許可可以進(jìn)行拍照、錄像，將底片和文字說(shuō)明一起收集歸檔。（6）本單位上報(bào)的各類工作匯報(bào)、總結(jié)、及上級(jí)有關(guān)部門要求上報(bào)的各類報(bào)表等材料。（7）注意不同

11、載體檔案的收集。聲像、磁性材料、光盤、實(shí)物等。14（二）“件”的概念。在講歸檔文件整理之前，我們要對(duì)“件”這個(gè)概念進(jìn)行理解?！凹弊鳛闅w檔整理單位，一般以每份文件為一件，也就是它的自然件為一件，但有一些文件不是單份的文件，如正文與附件、來(lái)文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件等，如果被分散，會(huì)造成歸檔文件不全和歸檔后查找不到，故規(guī)則對(duì)此類文件的處理加以強(qiáng)調(diào)，明確其應(yīng)為一件。這類情況包括以下幾種：15幾種“件”的情況 1.文件正本與不同稿本（定稿和重要的文件的歷次修改稿指法律法規(guī)的歷次 修改稿） 2.正文與附件 3.正文與文件處理單 4.原件與復(fù)制件 5.轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件 6.報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等 7.來(lái)文與

12、復(fù)文（來(lái)函與復(fù)函、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與指示、來(lái)信與復(fù)信等） 8.需要注意的是，“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。 16（三）歸檔文件整理流程歸檔文件以件為單位，通過(guò)裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。具體操作分以下幾個(gè)程序：修整裝訂確定保管期限分類排列編號(hào)（蓋歸檔章）編目裝盒用計(jì)算機(jī)檢索進(jìn)行條目輸入，用手工檢索的編寫歸檔文件目錄171、修整為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用，必須對(duì)應(yīng)當(dāng)保存的不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。（1）對(duì)破損、局部殘缺等文件要進(jìn)行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損的文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，一般來(lái)說(shuō)對(duì)有孔

13、洞、殘缺、折疊磨損的及幅面過(guò)小的文件是用A4紙進(jìn)行粘合修補(bǔ)的。（2）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。我們對(duì)檔案書寫材料質(zhì)量的要求是采用耐久性字跡材料，用碳黑為色素成分，如墨、墨汁、碳素墨水，而復(fù)寫紙、熱敏紙、鉛筆、紅筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等是不耐久的字跡材料，不允許使用，在高溫高濕的情況下字跡易褪色，因此對(duì)應(yīng)用了不耐久的字跡材料要進(jìn)行復(fù)制。（3）超大紙張需要折疊。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法對(duì)公文用紙幅面規(guī)格都有明確規(guī)定，用A4型。對(duì)超大紙張我們要按A4型進(jìn)行折疊，一般以宜單張折疊。（4）去除易銹蝕的金屬物。文件制作時(shí)普遍使用裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針、等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主

14、，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使紙張受到損害。因此在整理時(shí)要去除。182、裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。對(duì)二份以上的文件作為一件的時(shí)候，要注意（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，復(fù)制件在后；（4）轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；（5）來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)要復(fù)文在前，來(lái)文在后如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；復(fù)函在前，來(lái)函在后；批示在前，報(bào)告在后。（6）多種文本時(shí)，要中文在前，外文在后。裝訂可根據(jù)實(shí)際情況，一般采取經(jīng)濟(jì)、簡(jiǎn)便的辦法用檔案用縫紉機(jī)，也有的單位檔案數(shù)量不多的用包角，還有的用不繡鋼檔案夾等，對(duì)報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等較厚的文件仍用三孔一線裝訂方法。裝訂時(shí)要方法一

15、致，文件要整齊，不影響復(fù)制與閱讀。193.確定保管期限國(guó)家檔案局第8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定于2006年12月8日發(fā)布施行。8號(hào)令對(duì)1987年國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定、機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍進(jìn)行修整。保管期限的確定，要根據(jù)本單位或本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表來(lái)進(jìn)行，各單位都必須結(jié)合本單位實(shí)際制定出文書檔案保管期限表20文書檔案保管期限改革一是將原有的“永久”“長(zhǎng)期”“短期”修改為“永久”“定期”?！岸ㄆ凇痹賹?shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為30年、10年；同時(shí)對(duì)原有的保管期限作了適當(dāng)調(diào)整。二是突出了立檔單位的主體地位，在界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔

16、案保管期限方面體現(xiàn)“以我為主”的思想。比如機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。還有在保管期限的劃分上，主辦單位劃分的保管期限明顯高于其他聯(lián)合辦理單位，通過(guò)相關(guān)單位對(duì)相同檔案劃分為不同保管期限，以避免將來(lái)檔案重復(fù)進(jìn)館問(wèn)題。21三是充實(shí)了行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、公民權(quán)益等方面的材料。四是對(duì)涉及到公民權(quán)益有關(guān)的檔案，絕大多數(shù)調(diào)整為永久保管，體現(xiàn)以人為本的思想。如對(duì)以前規(guī)定人事調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)定、定級(jí)轉(zhuǎn)正、先進(jìn)表彰等都劃分為永久保管。而對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，本機(jī)關(guān)歸檔時(shí)，其檔案的保管期限有所下降，這也是為了避免將來(lái)進(jìn)館檔案的

17、重復(fù)。22五 是審批制代替?zhèn)浒钢?。建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的審批制度，即“各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。”加大了管理力度。保證了各機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表具有實(shí)用性、針對(duì)性、和可操作性。各單位根據(jù)檔案部門的規(guī)定，結(jié)合本部門的實(shí)際制定并實(shí)施的，一般單位都有本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和保管期限，各個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)要按照本單位制定的保管期限對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料進(jìn)行鑒定，劃分。23具體要把握以下幾點(diǎn):第一：是分析歸檔文件的責(zé)任者(4點(diǎn))(1)分析歸檔文件是本機(jī)關(guān)

18、責(zé)任者還是外機(jī)關(guān)責(zé)任者。外機(jī)關(guān)外系統(tǒng)形成的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料不歸檔；外機(jī)關(guān)外系統(tǒng)形成的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料，應(yīng)歸檔，但歸檔期限要短一些。在相同內(nèi)容、相同文種情況下，本機(jī)關(guān)責(zé)任者形成的本專業(yè)文件材料要比外機(jī)關(guān)外系統(tǒng)責(zé)任者形成的本專業(yè)文件材料至少要長(zhǎng)一個(gè)檔次。例如省檔案局下發(fā)的行政村檔案管理辦法，如果我們義烏市檔案局下發(fā)了行政村檔案管理辦法，義烏市檔案局的文件要比省檔案局的文件材料保管期限要長(zhǎng)一個(gè)等次，一個(gè)為永久，一個(gè)為30年。24(2)分析歸檔文件是本級(jí)責(zé)任者還是上級(jí)、下級(jí)責(zé)任者。本級(jí)形成的文件材料相對(duì)較長(zhǎng)。上級(jí)形成的文件比下級(jí)要長(zhǎng)。但還是要考慮是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

19、還是其他機(jī)關(guān)。25(3)分析歸檔文件是多個(gè)責(zé)任者還是單個(gè)責(zé)任者。無(wú)論是多個(gè)責(zé)任者還是單個(gè)責(zé)任者，只要是有本機(jī)關(guān)責(zé)任者的保管期限就相對(duì)較長(zhǎng)，但注意的是要分清本機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)還是協(xié)辦機(jī)關(guān)，是主辦機(jī)關(guān)就視如本機(jī)關(guān)單獨(dú)發(fā)文來(lái)劃分保管期限，如是協(xié)辦機(jī)關(guān)，則比單獨(dú)機(jī)關(guān)的期限要稍短一些。如義烏市檔案局與人勞社保局、民政局聯(lián)合下發(fā)的“開展社會(huì)保障檔案管理工作檢查的通知”，檔案局是主辦機(jī)關(guān)，則保管期限為30年，民政局、人勞社保局為10年。26(4)分析歸檔文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的責(zé)任。如文件在主送、抄報(bào)、送閱等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見等情況，此時(shí)的保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。如有批復(fù)的請(qǐng)示一般保存30年，

20、無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示一般為10年。重要的重大的請(qǐng)示則永久。27第二：分析歸檔文件的內(nèi)容是重要的或一般的重要的是指歸檔文件是本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)形成的反映本機(jī)關(guān)的主要職能、基本歷史面貌和重要工作活動(dòng)及本機(jī)關(guān)房產(chǎn)、物產(chǎn)、其他債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)關(guān)系及個(gè)人利益方面文件材料。主要有以下幾方面：(1)年度工作總結(jié)、計(jì)劃，綜合統(tǒng)計(jì)表，重要性、典型性會(huì)議工作報(bào)告及會(huì)議記錄，土地房產(chǎn)證、重大活動(dòng)形成的主要材料；如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代全、董事會(huì)等會(huì)議材料中大會(huì)的報(bào)告、發(fā)言、會(huì)議決定、紀(jì)要討論通過(guò)的文件就是重要的為（永久）28(2)涉及本單位個(gè)人較重要個(gè)人利益，涉及外單位個(gè)人利益如宅基地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證、公民學(xué)歷和學(xué)位證明，婚姻證

21、明，職務(wù)任免，調(diào)動(dòng)增資，職稱評(píng)定等文件材料；(3)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的，屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的具有政策性、法規(guī)性、方針性的文件材料為永久保存。如國(guó)家檔案局8號(hào)令，是屬于部門行政規(guī)章，省檔案局是是國(guó)家檔案局的非直屬下級(jí)機(jī)關(guān)，但是屬于業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)，要永久保管。本機(jī)關(guān)制定了保管期表則以本機(jī)關(guān)的為永久，上級(jí)機(jī)關(guān)的為30年或10年。29一般的是指反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。具體有：（1）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、工、團(tuán)、婦代會(huì)、董事會(huì)等會(huì)議材料中一些會(huì)議賀信、賀電、及小組會(huì)議記錄、參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料（30年）討論未通過(guò)的

22、文件10年。（2）本機(jī)關(guān)人事管理、事務(wù)管理一般性文件材料；（3）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；30(4)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）(5)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；視重要程度為30年和10年(6)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)告（10年）重要專題報(bào)告等文件材料（30年）。31三是分析歸檔文件的形式看歸檔文件保管期限劃分應(yīng)以形式重要為主。這里的“重要”指“規(guī)范性”、“權(quán)威性”、“正式性”和“珍貴性”。(1)分析文件的文種。反映方針政策、重大事件、主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，

23、具有權(quán)威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等，比處理日常事務(wù)的通知、簡(jiǎn)報(bào)、來(lái)往函件等保管期限長(zhǎng)，但通知、函等文種還要根據(jù)其內(nèi)容的重要程度來(lái)決定其保管期限。32(2)分析文件的稿本。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長(zhǎng)。但有些重要的文件經(jīng)反復(fù)修改，其過(guò)程的草稿、征求意見稿、送審稿、報(bào)批稿等都很重要，所以這些文件都要結(jié)合其文種及其文件本身的重要性來(lái)劃分保管期限。如法律、法規(guī)等。33(3)分析文件的外形特點(diǎn)。有重要領(lǐng)導(dǎo)、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權(quán)威性，具有紀(jì)念價(jià)值。某些文件因載體古老、珍稀而具有文件價(jià)值，某些文件因書法或裝幀優(yōu)秀而具有藝術(shù)價(jià)值這些歸檔文件都可作

24、為永久保存。34總之，歸檔文件保管期限劃分應(yīng)從歸檔文件材料的責(zé)任者、內(nèi)容及文件的形式是否重要來(lái)綜合分析。要掌握一點(diǎn)，把握機(jī)關(guān)文件材料的重要性和一般性，是否永久保管要從職能活動(dòng)的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具有法規(guī)政策性等因素來(lái)考慮。重要的為永久，一般性為定期，一般性是看文件材料涉及的問(wèn)題是否是常規(guī)性的、技術(shù)性等方面問(wèn)題。如市檔案局請(qǐng)示省檔案局對(duì)歸檔文件裝盒，盒號(hào)的編法，是一年一個(gè)盒號(hào)還是幾年來(lái)一個(gè)盒號(hào)的問(wèn)題是屬技術(shù)上的問(wèn)題，還有機(jī)關(guān)年度以下的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，也屬于一般性問(wèn)題。都是10年保管。本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)上級(jí)機(jī)關(guān)形成的重要文種的文件材料劃分為永久，一般文種的材料可為定期（30年、1

25、0年），外機(jī)關(guān)、外系統(tǒng)形成的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的一般文種的材料可定為10年。354、分類幾種分類方法的選擇（單式分類）年度分類法：就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。這是用的最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況。在運(yùn)用年度分類法時(shí)要注意以下幾種情況：36年度分類法幾種情況一是文件有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文日期、和收文日期，分年度時(shí)一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以確定文件所屬年度。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度

26、的文件，規(guī)則取消了原有的按針對(duì)年度歸類的作法，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期（即落款日期）確定文件所屬年度，以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類中的概念和操作。如2010年形成的五年規(guī)劃應(yīng)歸入2010年，2010年形成的2009年度工作總結(jié)要?dú)w入2010年，2009年制定2010年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入2009年。37二是 跨年度形成的文件 如召開會(huì)議、處理案件、請(qǐng)示與批復(fù)等等?？赡軙?huì)跨年度形成文件，一般2010年12月29日召開，2011年1月3日結(jié)束的跨年度會(huì)議文件歸入開幕年。 2010年12月的請(qǐng)示2011年3月收到批復(fù)歸入2011年。 案件查處文件歸入辦結(jié)年。三是幾份文件作為一件時(shí) “件”的日期，正本和定稿、來(lái)

27、文與復(fù)文、原件和復(fù)制件等作為一件時(shí)，我們只需按裝訂時(shí)排 在前面的文件日期為準(zhǔn)。四是文件沒(méi)有標(biāo)注日期。如內(nèi)部文件我們要對(duì)這類文件進(jìn)行考證。五是有專門年度的分類方法，主要是學(xué)校的教學(xué)檔案，是按教學(xué) 年度來(lái)進(jìn)行分類，從前一年9月1日到第二年的8月31日止。不過(guò) 我們現(xiàn)在已經(jīng)把它列入學(xué)校的業(yè)務(wù)檔案，與文書檔案分開。38（2）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法一個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)就是一個(gè)類別，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。如單位分為綜合科、業(yè)務(wù)科、信息科、財(cái)務(wù)科、法規(guī)科等等。問(wèn)題分類法是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類。采用問(wèn)題分類法，可以避免同類問(wèn)題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題利用檔案。如黨群類、（黨、團(tuán)、工、婦活動(dòng)）業(yè)務(wù)類（本單位

28、所從事的業(yè)務(wù)）、行政類（行政、后勤工作活動(dòng)）等。 （3）保管期限分類法就是按照不同的保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)期限來(lái)分類。永久、30年、10年來(lái)分類。39（4）復(fù)式分類法就是結(jié)合二種或二種以上的分類方法，組成復(fù)式分類法。用的最多的是： 年度機(jī)構(gòu)保管期限分類方法 即將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下再按機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下按保管期限分類。這種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變動(dòng)但不復(fù)雜的立檔單位?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)用的較多此分類方案為： 2010年辦公室永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年） 業(yè)務(wù)一處永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年） 業(yè)務(wù)二處永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）年度問(wèn)題保管

29、期限分類方法 即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按問(wèn)題分類，再在問(wèn)題下面按保管期限分類。此分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜或由于分工不明確、文件工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)40機(jī)關(guān)最常用的分類方法年度保管期限分類法 即將歸檔文件按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)。此時(shí)分類方案為： 2009年永久、 30年、10年 2010年永久、 30年、10年 415、排列歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由可以是同一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段緊密的工作過(guò)程等。例如，一次會(huì)議、一次活動(dòng)、一項(xiàng)工程可視

30、為一個(gè)事由；具體排列方法： 42歸檔文件的排列（1）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列最簡(jiǎn)單的方法是按文件形成的時(shí)間的先后順序來(lái)排列；或者按照文件的重要程度來(lái)排列。重要的放在前面，相對(duì)重要的放在后面。（2）不同事由的歸檔文件排列 一是按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 二是按事由的重要程度排列；主要職能活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，綜合性的在前，業(yè)務(wù)性的在后。 三是按事由具有的共同屬性分別集中排列。一般來(lái)講同一個(gè)科室形成的文件材料其業(yè)務(wù)活動(dòng)具有共同屬性，按責(zé)任者或承辦部門分別集中排列。436、編號(hào)歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文件上注明。

31、通過(guò)編號(hào)使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。（1）件號(hào)即是文件排列的順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào)，檔案室只需編室件號(hào)。室編件號(hào)即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的順序號(hào)。以采用年度保管期限為分類方法的，室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件編流水號(hào)。如2010年形成永久、30年、10年三個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成三個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)，30年的從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)，10年的從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)。44（2）全宗號(hào)

32、：是檔案按照有關(guān)規(guī)定接收進(jìn)檔案館，由檔案館給予的號(hào)。（3）年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，2010年，不能為10。（4）保管期限：為永久、30年、10年。 蓋章：有統(tǒng)一的歸檔章，一般蓋在文件首頁(yè)上瑞居中的空白處，一般用黑色印泥，填寫項(xiàng)目不能使用紅筆、鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。45如有文件處理單，可蓋在處理單，歸檔章盡量不要壓住文件字跡。為了使用方便，也可對(duì)歸檔章增加格子，填寫其他選項(xiàng)。8mm*15mm規(guī)格（5）盒號(hào)：可一個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)以可幾個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。46歸檔章樣式全宗號(hào) 年度2010室編件號(hào) 001 盒號(hào) 5機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 期限 30年館編件號(hào) 頁(yè)數(shù) 647

33、7、編目依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。48歸檔文件目錄內(nèi)容：（1）件號(hào)：填寫室編件號(hào)（2）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。不能用本局、本所、本公司等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過(guò)多，可適當(dāng)省略，立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。（3）文號(hào)：即發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。抄全。（4）題名：即文件的標(biāo)題。有的文件沒(méi)有題名的，或題名含義不清，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬定或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“ ”。49（5）日期：即文件的發(fā)文日期。（文件的落款日期）以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如：20100225或者2011

34、0225 （6）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè).兩份文件為一件時(shí)，頁(yè)數(shù)相加。（7）備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況。508、裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目，起止件號(hào)中間用“”號(hào)連接，備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)情況說(shuō)明填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：是負(fù)責(zé)整理負(fù)責(zé)歸檔文件的人員姓名人。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。51編寫歸檔文件整理說(shuō)明本單位年度工作基本情況組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及主要領(lǐng)導(dǎo)人任免情況重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（黨團(tuán)員、干部、職工、所屬基層單位數(shù)等）年

35、度大事紀(jì)要（開展重大活動(dòng)、發(fā)生重大突發(fā)事件、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、獎(jiǎng)懲情況等）檔案分類整理編目情況（文件形成、積累、歸檔中有什么特殊情況和問(wèn)題，收集是否完整）檔案整理數(shù)量的統(tǒng)計(jì)盒、件。歸檔文件目錄52推行電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作根據(jù)市委辦201077號(hào)文件關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知精神，今年我市全面推行電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作，按機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室創(chuàng)建考核評(píng)分表（詳見義檔登辦20101號(hào)文件），主要做好檔案條目實(shí)現(xiàn)機(jī)檢、電子文件原文掛接、電子文件和重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等工作，2006年到2010年文書永久、長(zhǎng)期（30年）進(jìn)行數(shù)字化掃描。實(shí)現(xiàn)電子文件安全保管，對(duì)進(jìn)館單位開展數(shù)字檔案

36、室建設(shè)。凡是與市政府政務(wù)網(wǎng)連接的單位，即可進(jìn)入義烏檔案信息中心，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理。有專業(yè)檔案管理軟件的單位（系統(tǒng)），應(yīng)按照義烏市單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式（義檔20042號(hào)文件）要求，進(jìn)行條目錄入和原文掛接，保證檔案數(shù)據(jù)能順利導(dǎo)入市檔案登記備份中心。53目前在整理2010年度的文件材料時(shí)，可以在整理裝訂前，對(duì)永久長(zhǎng)期保存的檔案先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建議采用檔案用平板掃描儀，掃描文件格式推薦TIFF、JPEG，掃描分辨率建議選擇大于150dpi,需要進(jìn)行ORC識(shí)別的，掃描分辨率建議選擇大于300dpi,圖紙類文件掃描分辨率建議選擇大于200dpi.542011年進(jìn)行以件為單位整理檔案的

37、二級(jí)單位主要是：地稅佛堂分局 地稅蘇溪分局 中醫(yī)院 中心血站 福利院 恒風(fēng)交運(yùn)公司 恒風(fēng)集團(tuán) 公證處 園林管理局 農(nóng)經(jīng)發(fā)展公司 自來(lái)水有限公司 文化市場(chǎng)執(zhí)法大隊(duì) 圖書館 博物館 文化館 婺劇團(tuán) 劇 院 電影中心 勞監(jiān)大隊(duì) 衛(wèi)監(jiān)大隊(duì) 北苑中心衛(wèi)生院 衛(wèi)校 環(huán)境監(jiān)察大隊(duì) 機(jī)電學(xué)校 義中 大成中學(xué) 稠州中學(xué) 義亭中學(xué) 義烏二中 柏峰水庫(kù) 巧溪水庫(kù) 新華書店 55 歸檔文件整理方法講解 到此結(jié)束 謝謝大家！ 85522649（辦）660808 56)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMd

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