時(shí)間管理原則、合理規(guī)劃和個(gè)人效率系統(tǒng)建立

1、時(shí)間管理原則、合理規(guī)劃和個(gè)人效率系統(tǒng)建立 暖場與態(tài)度調(diào)整 第一單元：認(rèn)識時(shí)間管理第二單元：學(xué)習(xí)時(shí)間管理原則第三單元：合理規(guī)劃工作時(shí)間第四單元：建立個(gè)人效率系統(tǒng)第五單元：完善時(shí)間管理的技巧 第六單元：困難問題研討破冰：尋找一個(gè)他內(nèi)容簽名內(nèi)容簽名已婚去過黃山打網(wǎng)球戴眼鏡愛喝紅酒75-80年生愛唱歌四月份生日妻管嚴(yán)說三種語言喜歡讀書有兄弟能說英語有姐妹工作狂主管屬豬的屬馬的 周哈里窗 你知 你不知 我 知 我 不 知 用 分 享 開發(fā)潛能公眾我隱私我背脊我潛能我行為循環(huán) 思 維 態(tài)度習(xí)慣結(jié)果ACTION 光是吸收知識、資訊并不是學(xué)習(xí)， 必定是 ， 也就是修行、修練之意。 第五項(xiàng)修練 - 學(xué)習(xí)的精義

2、-真正的學(xué)習(xí)修正行為 生命在于行動(dòng) 行動(dòng)是快樂的源泉 我享受持續(xù)行動(dòng)的快樂 行動(dòng)使我敏捷 行 動(dòng)使我高效 行 動(dòng)給我自由 行 動(dòng)給我力量 行 動(dòng)給我富足 行 動(dòng)給我健康 行 動(dòng)創(chuàng)造行動(dòng) 我 是行動(dòng)典范 將要進(jìn)行. 第一單元認(rèn)知時(shí)間管理平均80歲壽命一寸光陰一寸金 1-20、60-80 不計(jì)，余40 1年為1寸 項(xiàng)目 每天耗時(shí) 40年耗時(shí) 結(jié)余睡眠 8小時(shí) 年 一日三餐 小時(shí) 年 交通 小時(shí) 年 20 1小時(shí) 年 看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 年 休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時(shí) 3.3年 “不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”時(shí)

3、間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間 管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問題；其實(shí)并沒有所謂時(shí)間太多或時(shí)間不夠的情形所在；一天就是二十四小時(shí)，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時(shí)間太少，只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已；時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在待得晚一點(diǎn)就可以做完每一件事？誰偷了你的時(shí)間？為何活得較久但較不愉快？ 對自己想要的東西實(shí)際一點(diǎn)什么對你最重要 你不會(huì)錯(cuò)過錢但卻一直錯(cuò)失時(shí)間錢可以多賺：時(shí)間卻無法多賺四個(gè)主要的影響時(shí)間生產(chǎn)率障礙人們并

4、不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng) 什么是時(shí)間管理？1. 你真正想做的事情！ 每個(gè)人一天只有86,400秒2. 長期的滿足感！ 決定做些什么能帶來滿足感3. 一種寶貴的資源！ 時(shí)間飛馳如大江東流水4. 時(shí)間就是金錢！ 不要只做個(gè)過路財(cái)神時(shí)間管理是一種能力，一種決定生活中 什么東西重要的能力! 為什么要做好時(shí)間管理？ 普遍性的好處：1、在工作、家庭生活及個(gè)人愛好方面獲得更多的成果2、擁有一種協(xié)調(diào)的生活狀態(tài)3、減輕生活中的壓力4、變得

5、更加自律5、擁有更多的動(dòng)力實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)6、在個(gè)人生涯中獲得更多的成功7、增強(qiáng)自尊和自信感8、獲得更大的動(dòng)力相信自己“能做”為什么要做好時(shí)間管理？職業(yè)上的好處：1、更加讓人信賴2、更有生產(chǎn)力3、更有能力把握各種機(jī)遇4、工作方法更系統(tǒng)化5、更能代理別人辦事6、更能工作在點(diǎn)子上7、更能應(yīng)付各種干擾8、更能避免辦事拖沓9、更能舉行有效的會(huì)議10、更能發(fā)展優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)精神為什么要做好時(shí)間管理？對其他人的好處：1、每一個(gè)人的時(shí)間管理都會(huì)得到優(yōu)化2、集體紀(jì)律性的提高3、其他人時(shí)間的有效利用4、樹立好的榜樣5、經(jīng)過代理使受代理人工作責(zé)任心和技能都得到增長6、對人們所處的位置和他們相應(yīng)的要求有一個(gè)更深入的了解

6、自我評價(jià)與檢討時(shí)間管理自我檢驗(yàn)表 做一份清單，把時(shí)間未能管理好的項(xiàng)目列出來： 自我評價(jià)與檢討“拖延者”檢驗(yàn)表 做一份清單，把時(shí)間浪費(fèi)的項(xiàng)目列出來： 時(shí)間拖延測試的評估結(jié)果是：每一個(gè)“非常滿意”評 4 分每一個(gè)“略表同意”評 3 分每一個(gè)“略表不同意”評 2 分每一個(gè)“極不同意”評 1 分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，或許只是偶爾有拖延總分在21-30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。自我評價(jià)與檢討問題地帶工作太多，的確沒有足夠的時(shí)間來完成工作花費(fèi)的時(shí)間超出正常所需時(shí)間職員沒有得到恰當(dāng)?shù)挠?xùn)練超過規(guī)定期限會(huì)議開得過長工作壓力波及私人生活及社

7、會(huì)生活經(jīng)常性的干擾和混亂未預(yù)料到的危機(jī)趕往開會(huì)地點(diǎn)或見面地點(diǎn)所浪費(fèi)的時(shí)間缺乏新技能的訓(xùn)練感到壓力以至于不得不把工作帶回家中 總結(jié) 問題與答疑 個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要進(jìn)行. 第二單元學(xué)習(xí)時(shí)間管理原則時(shí)間管理時(shí)間管理是：控制自已的時(shí)間與工作，而不是讓它們控制自已。時(shí) 間 管 理 第一代時(shí)間管理-備忘錄型 特點(diǎn):紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時(shí)間安排。 第二代時(shí)間管理-事先規(guī)劃安排行程 特點(diǎn)：制定合適的目標(biāo)與計(jì)劃，講究效率、明確責(zé)任。 第三代時(shí)間管理-規(guī)劃.制定優(yōu)先順序,操之在我 特點(diǎn)：明確價(jià)值觀，制定中、長、短期目標(biāo)，將每天的活動(dòng)排除優(yōu)先順序，有詳盡的計(jì)劃表、組織表。 第三代時(shí)間管理最大的

8、貢獻(xiàn)是將目標(biāo)與計(jì)劃置于價(jià)值觀之上。第四代時(shí)間管理注重單位時(shí)間的價(jià)值，而非單位時(shí)間的效率 （一二象限）超越時(shí)空 （今天要管理明天的時(shí)間，第二象限）以人為本的時(shí)間觀 （人的價(jià)值觀統(tǒng)一）系統(tǒng)的而非個(gè)人的時(shí)間管理有效的時(shí)間管理系統(tǒng)包含以下五個(gè)步驟： 1 明確你的價(jià)值觀2 確定你的目標(biāo)3 對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序4 明確你的任務(wù)5 對任務(wù)按優(yōu)先級排序時(shí)間管理系統(tǒng)價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，它是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。健康看牙醫(yī)，洗澡，等等 家庭給家里打 ，等等 友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 愛情準(zhǔn)備燭光晚餐，等等 工作簡報(bào)，電視節(jié)目，會(huì)議，整理材料，考試，等等 金錢夜間兼職的面試，等等

9、 興趣看演唱會(huì)，等等 重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項(xiàng)放在首位，把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價(jià)值觀。 價(jià)值觀- 價(jià) 值 觀 列 舉 做事有效率 追求卓越 專業(yè)能力強(qiáng) 樂觀進(jìn)取 服務(wù)他人 節(jié)儉 身體健康 慷慨 誠實(shí) 虛心請教 主持正義 整齊清潔 追求真實(shí) 領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實(shí) 自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創(chuàng)意 團(tuán)隊(duì)精神 知識豐富 自我期許 目標(biāo)的設(shè)定 明確自己的價(jià)值觀 設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟 把握今日：最重要時(shí)刻 長期中期 短期目標(biāo)是我們的需求和愿望 我們想得到什么。它們直 接源于我們的價(jià)值觀。例如: 任務(wù)表中有矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開 會(huì)、兼

10、職面試、看演唱會(huì)三者之間只能挑選兩樣， 必須舍棄一樣。 它們分別代表什么？對它們?nèi)绾闻判?，完全取決于你的價(jià)值觀和目標(biāo)。 目 標(biāo)我的工作與目標(biāo)設(shè)定目標(biāo) 你所有的目標(biāo)都應(yīng)該精確（SMART） S 具體性（Specific) M 可衡量性（Measurable） A 可實(shí)現(xiàn)性（Achievable) R 現(xiàn)實(shí)性（Realistic) T 限時(shí)性（Timebound)核心時(shí)間1.是作優(yōu)先處理事件的時(shí)間2.使將優(yōu)先秩序顛倒的寸機(jī)會(huì)降到最低3.讓我們可以擬定開始時(shí)刻的進(jìn)度4.讓我們可以安排事情的處理先后次序5.有助控制打擾請勿打擾危險(xiǎn)只處理一件事情明確的優(yōu)先順序成功的經(jīng)理人可以處理很多完全不一樣的事情，但

11、是他們在一段特定的時(shí)間內(nèi)，只專心致力一件事情上。所以他們總是執(zhí)著地按照計(jì)劃，每次處理一件事情。先決條件是要設(shè)定明確的優(yōu)先順序，然后遵守不渝。四象限工作性質(zhì)分析急迫不 急 迫重要不重要I 緊急情況 迫切的問題 限期完成的會(huì)議或工作II 準(zhǔn)備工作計(jì)劃 預(yù)防措施 價(jià)值觀的澄清 人際關(guān)系的建立 增強(qiáng)自己的能力III 造成干擾的事、 信件、報(bào)告 會(huì)議 許多迫在眉睫的急事IV 忙碌瑣碎的事 廣告函件 浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng) Do it ！ (定出時(shí)間）4D原則 Do it ?。R上就做） Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫 Delegate授權(quán)別人去做latternow緊急不緊急 重要 不重要

12、危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的作業(yè) 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 不速之客 某些 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng) 玩游戲 某些信件 某些 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)重要與緊急之區(qū)別緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 緊急 重要 不重要不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī) 緊急重要不重要不緊急 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感

13、工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生問題 共進(jìn)午餐，討論促銷會(huì)策略 商討索賠案處理 1H 與華金公司討論定價(jià) 3H 中實(shí)公司的合作意向書 2H 天際公司的貨未到問題？ 上級要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績報(bào)表 2H 周五業(yè)務(wù)會(huì)提前 1H 閱讀內(nèi)部刊物 1H 打 給12客戶 30分鐘 聆聽 留言 10分鐘 完成文件歸檔 1H 人事部明天要上報(bào)新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告 共進(jìn)午餐，討論促銷會(huì) 商討索賠案處理 1H重要 與華金公司討論定價(jià) 3H 中實(shí)公司的合作意向書 2H 天際公司的貨未到問題？ 上級要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績報(bào)表 2H 周五業(yè)務(wù)會(huì)提前 1H 閱讀內(nèi)部刊物 1H 打 給12客戶 30分鐘 聆聽 留言 10分

14、鐘 完成文件歸檔 1H 人事部明天要上報(bào)新員 工試工期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告不急不重要急 時(shí)間自然法則總結(jié)Parkingsons Law 帕金森原則時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Principle 帕雷托原則80%的結(jié)果來源20%的努力Concentration Enigmas 注意力之謎 注意力需要及時(shí)恢復(fù)Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做好它留些緩行時(shí)間（1）時(shí)間計(jì)劃的基本原則：40%會(huì)出岔（2）時(shí)間分配三部曲a.約60%給預(yù)定計(jì)劃（日計(jì)劃表）b.約20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時(shí)

15、間空賊）c.約20%給突發(fā)事件與社交活動(dòng)（創(chuàng)造性時(shí)間）（3）謹(jǐn)慎原則只規(guī)劃50%重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作可以授權(quán)，但寧愿自己做預(yù)期外的工作A B CX工作類型ABC分析事情的價(jià)值 65%20% 15%ABC分析 任務(wù)A任務(wù)B 任務(wù)C 非常重要 重要 雜務(wù) 例行公事 任務(wù)A專心處理 任務(wù)B授權(quán) 任務(wù)C清理 15% 20% 65% 實(shí)際消耗的時(shí)間實(shí)際應(yīng)用ABC分析法在實(shí)際運(yùn)用上，您最好是12A(1)每天只計(jì)劃1-2項(xiàng)A-任務(wù)(大約3小時(shí))23B(2)再計(jì)劃2-3項(xiàng)B-任務(wù)(大約1小時(shí))其余C (3)其余保留C-任務(wù)(大約45分鐘) 6 8 10 12 14 16 18 20 2

16、2 24 2 4 6 8能力曲線+50%能力100%- 50%時(shí)間生理能量狀態(tài)的偏差能力高峰在早上 能力的高峰在早上，整天都不會(huì)再達(dá)到這個(gè)水準(zhǔn)午后的能力谷底 下午接著是從所周知的午后谷底，有人用咖啡來對抗它，可是卻因此被拉長了。入夜前的次高潮 過了入夜時(shí)分的次高潮，能力曲線持續(xù)下降，然后在子夜過后數(shù)小時(shí)，到達(dá)它的絕對最低點(diǎn)。個(gè)別差異及共通性我們每個(gè)人都必須調(diào)整適應(yīng)這種個(gè)人能力的起伏。重要的是要找出您個(gè)人的每日韻律，您可以在上午能力高峰期，處理復(fù)雜而重要的事（任務(wù) A）；在能力低彌期，您不須違反您的生理韻律而工作，試著放松，利用這段時(shí)間作社交接觸或例行工作（任務(wù) C）。下午稍晚，能力曲線回升后，

17、你可以再做些較重要的事情（任務(wù) B）。個(gè)人每日韻律 用正確的方法做錯(cuò)誤之事 用正確的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事效能與效率避免分散注意力 你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到要的成果。鋸齒效應(yīng) 能力損失 28% 的時(shí)間如果在工作持續(xù)受到干擾或被打斷，就呈現(xiàn)所謂的鋸齒效應(yīng)：即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時(shí)間重新進(jìn)入狀況。把這些能力損失總加起來，最多可達(dá) 28% 的時(shí)間因此而浪費(fèi)了。因持續(xù)干擾中斷工作引起能力的降低因?yàn)樵絹碓介L的助跑時(shí)間越來越弱的注意力100%

18、時(shí)間干擾能力最佳休息值：工作一小時(shí)后最多休息十分鐘根據(jù)醫(yī)學(xué)研究顯示，最佳休息值大約在工作一小時(shí)后，休息十分鐘。因?yàn)樵谧畛醯氖昼妰?nèi)，休息效果最理想，過后就有下降的趨勢 總結(jié) 問題與答疑 個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要進(jìn)行. 第三單元合理規(guī)劃工作時(shí)間8分鐘計(jì)劃節(jié)省一小時(shí) 每天8分鐘的準(zhǔn)備，并且按計(jì)劃執(zhí)行，就可以每天挪出一小時(shí)的時(shí)間來作重要的事情。 1.計(jì)劃本日的主要任務(wù)和核心時(shí)間 2.處理重要的文件往來- 與你的秘書就當(dāng)日行事取得認(rèn)同 3.核心時(shí)間 - 45分鐘 4.任務(wù)分派再確定-與同事訂約會(huì)計(jì)劃 5.午餐時(shí)工作 6.次重要任務(wù)/會(huì)議 7.核心時(shí)間 8.優(yōu)先次序較后的 9.簽文件10.長期計(jì)劃11.檢查明

19、天的事12.回家！每日個(gè)人的組織安排 理解時(shí)間、分析你的時(shí)間做時(shí)間日志 測定每件事情所花費(fèi)的時(shí)間檢查時(shí)間日志細(xì)分各項(xiàng)事務(wù) 第一組：日常性事務(wù) 第二組：持續(xù)性項(xiàng)目 第三組：規(guī)劃與發(fā)展尋找模式模式理解時(shí)間、分析你的時(shí)間評估效率我是否做了應(yīng)該由別人來完成的工作？在我的時(shí)間日志里，是否存在經(jīng)常重復(fù)的模式？在早晨，我是否總被卷入到第一組的事務(wù)中去？在各項(xiàng)任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，是否常常比我估計(jì)得更長？我是否有足夠的時(shí)間進(jìn)行創(chuàng)造與革新？訂定每日工作計(jì)劃 詳細(xì)地計(jì)劃今天下午或是明天早上的工作。工作計(jì)劃-為每天的2-3件事項(xiàng)留出完整的時(shí)間 規(guī)劃成功確立目標(biāo) 將長期計(jì)劃細(xì)分為每周和每天的行動(dòng)計(jì)劃做一張職業(yè)生涯流程圖，

20、計(jì)劃好下一步的走向 規(guī)劃成功確定工作的優(yōu)先順序分析你工作任務(wù)A型：重要并且緊急的任務(wù)；B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)優(yōu)先順序與工作委派 重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個(gè)獨(dú)立 的表A型、B型和C型任務(wù)表各一個(gè)。 根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會(huì)晤歸類。計(jì)劃你的一天 規(guī)劃成功評估工作方式安排各類型任務(wù)的時(shí)間效率最大化繪制高峰、低谷表 規(guī)劃成功使用記事簿挑選一本你喜歡的美觀的記事薄使用。始終放一支筆在記事薄里，用以記錄信息和日期。用記事薄來計(jì)劃 A型任務(wù)應(yīng)在精力高峰期處理 B型任務(wù)應(yīng)安排在每天的第二個(gè)精力高峰期 C型任務(wù)可留待精力低谷期再做制做一覽表

21、將你所有的任務(wù)不論大小都寫下來，再加上它們各自的完成 期限。瀏覽這份一覽表更能讓你全局在胸。 規(guī)劃成功有效率地使用一覽表每天一開始上班就查看一覽表。當(dāng)任務(wù)完成時(shí)，應(yīng)把它從一覽表中劃掉?？吹揭环萘斜碜兌蹋呛苡谐删透械?。每天工作結(jié)束時(shí)，評估新加到一覽表中的事項(xiàng)，并按A、B、C型任務(wù)進(jìn)行歸類。當(dāng)對一覽表上的任務(wù)進(jìn)行時(shí)間分配時(shí)，要為未計(jì)劃到的事項(xiàng)留出時(shí)間。年度計(jì)劃 在彩色的掛圖上標(biāo)出各項(xiàng)定期任務(wù)，用不同的顏色給各 項(xiàng)任務(wù)分配時(shí)間。看看是否有任務(wù)重疊，需要重新計(jì)劃 今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險(xiǎn)的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)：訂定完成期限建立回饋制度安排人監(jiān)督你趁早解決把工作劃分為幾個(gè)小部分現(xiàn)在就去

22、做習(xí)作: 請寫下您的工作內(nèi)容(Job description):12345678910 請將您的工作內(nèi)容分類( 性質(zhì).思考.活動(dòng) ):在進(jìn)入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備1、檢查該日計(jì)劃再一次根據(jù)重要性與緊急性檢查您 該日計(jì)劃（前一天作好的）中既定的任務(wù)與目標(biāo)2、任務(wù)A的準(zhǔn)備對當(dāng)天的重點(diǎn)工作（任務(wù)A）做好必要 的準(zhǔn)備工作，并收集資料。3、回家前在離開辦公室以前，您該從容地結(jié)束這一 天，并在回家途中路上，為晚上及休閑時(shí)光調(diào)整心理4、檢討該日計(jì)劃由目標(biāo)達(dá)成的角度檢討該日計(jì)劃之執(zhí) 行成果在進(jìn)入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備5、轉(zhuǎn)錄末完成之事檢查那些事情無法完成而必須 轉(zhuǎn)登錄到下一天的計(jì)劃中6

23、、第二天的計(jì)劃整理第二天的日計(jì)劃，省得您睡 前整晚為了考慮明天會(huì)發(fā)生什么事而不安7、當(dāng)日評價(jià)用積極的生活觀點(diǎn)來看，您這一天的 生活品質(zhì)與價(jià)值如何8、下班后情緒調(diào)整考慮您要怎樣度過這個(gè)晚上。 很多人晚上由辦公室回家，都沒花腦筋想過，如何 散播喜悅與如何營造一個(gè)美好晚上的基本條件。 總結(jié) 問題與答疑 個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要進(jìn)行. 第四單元建立個(gè)人效率系統(tǒng)個(gè)人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個(gè)有成效的經(jīng)理人A型競爭的攻擊的成果數(shù)據(jù)動(dòng)作快工作作風(fēng)B型冷靜

24、的放松的品質(zhì)取向好好先生動(dòng)作慢工作作風(fēng)A型潛在的問題1.工作控制不良2.缺少授權(quán)3.對優(yōu)先次序的不確定4.時(shí)間計(jì)劃有偏差5.犧牲質(zhì)量的可能6.與人相處的問題A型行動(dòng)重點(diǎn)1.建立實(shí)際的目標(biāo)2.加強(qiáng)授權(quán)3.改善優(yōu)先次序和時(shí)間計(jì)劃4.維持適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量5.投資時(shí)間與人交流B型潛在的問題1.受壓力才計(jì)劃2.不實(shí)際的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)3.不清楚的授權(quán)4.松懈的團(tuán)隊(duì)控制5.放棄數(shù)量的可能B型行動(dòng)重點(diǎn)1.設(shè)立緊湊的目標(biāo)2.計(jì)劃較高的輸出3.建立實(shí)際的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)4.較明確的授權(quán)5.較嚴(yán)密的團(tuán)隊(duì)控制較理想的工作作風(fēng)1.控制的A型2.投資時(shí)間在人際關(guān)系3.追求質(zhì)量制定時(shí)間管理系統(tǒng) 建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成

25、期限 計(jì)劃一定要寫下來，記憶力有時(shí)會(huì)出錯(cuò)，強(qiáng)迫自己按期限完成工作 沒有計(jì)劃，怎么辦？ 立即改變清理辦公室在你的辦公桌上，只擺放目前手頭需要處理的文件。注意即時(shí)貼，他們很容易丟失。每天都清理，不要將亂攤子留下明天。處理文件。突出文書工作中的關(guān)鍵點(diǎn)來加速再處理。整理工作空間 你工作空間的物品（寫字臺(tái)、椅子、桌子、文件柜、臺(tái)燈） 應(yīng)放置在適合你的地方。辦公室里裝一個(gè)時(shí)鐘，讓自己和來訪者都能看到。至少每隔幾個(gè)月整理一次文檔。 立即改變文件歸檔建立一種與你和你的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的文檔系統(tǒng)。經(jīng)常檢查你的文檔，扔掉不再用的文件。將無法明確歸類的文件放入標(biāo)著“雜項(xiàng)”的文件夾里。只把將來用得到的關(guān)鍵文件歸檔。立即

26、改變避免打斷請你的秘書或同事幫你篩選打進(jìn)來的 。列出打斷者 為了減少不必要的打斷，首先將如下內(nèi)容列一個(gè)表：那些隨時(shí)會(huì)打斷你的人，比如你的上司或重要客戶；那些在你不太忙的時(shí)候會(huì)打斷你的人，比如你的同事；那些根本不會(huì)打擾你的人。 將此表記住，并把它的復(fù)印件分發(fā)給你的助理和有關(guān)同事， 讓他們盡量按這張表來跟你打交道。立即改變篩選信息獲得信息 你得到信息的方式日益多樣化：紙張的形式（例如郵件、 、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告）；電子的形式（例如電子郵件、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)）；聲音的形式（例如面談、電視、廣播、 、錄音 ）。處理信息信息隨時(shí)都會(huì)來，不應(yīng)讓其干擾工作流程。應(yīng)速讀信息，掌握其主要內(nèi)容。如果某條信息需采

27、取應(yīng)對措施，就記錄下來，并加到一覽表上。為便于歸檔，信息立即用一個(gè)文件夾名來編號。信息一旦被處理，就清除掉。立即改變打 選擇打 的時(shí)間保持在預(yù)定“軌道”上使用錄音 系統(tǒng)控制回電的時(shí)間處理冷不防 閱讀和寫作學(xué)會(huì)速讀排除寫作障礙減少文書工作立即改變利用科技電腦存檔使用電子郵件舉行會(huì)議每周的平均工作時(shí)間，有很大一部分是用來開會(huì)的。經(jīng)理便是個(gè)典型的例子，他們每周近一半的時(shí)間用于開會(huì)。時(shí)間運(yùn)籌的一個(gè)關(guān)鍵因素，就是要確保會(huì)議順利進(jìn)行，并取得預(yù)期效果。立即改變應(yīng)對上級了解你上司的工作模式，試著去適應(yīng)建立關(guān)系 你首先需要明確的是，經(jīng)理對你的期待是什么。委派給你任務(wù)的經(jīng)理是放手不管給你充分的自由呢，還是希望你每

28、天匯報(bào)，或者他有空時(shí)才想聽你講？事先將這些問題向經(jīng)理有技巧地探詢，自己的工作方式就能順著上司對你的期待去設(shè)計(jì)。 如果你想有更多的自主權(quán)，先于上級建立穩(wěn)固的關(guān)系，說服他們信任你。與上司相處得融洽了，你就不必那么拘謹(jǐn)，溝通會(huì)更容易、更直接，也更有效。立即改變理出問題 主動(dòng)安排時(shí)間去進(jìn)見你的經(jīng)理，不要光等著經(jīng)理召見。他們深陷于自己的工作中，可能想不到你正需要幫助。有效的溝通 在處理與上級的關(guān)系時(shí)，上級的時(shí)間更緊，比你更忙。當(dāng)你與他們討論時(shí)，應(yīng)力求簡短，直奔主題，并事先估計(jì)他可能會(huì)提出的問題。對話要?jiǎng)?wù)實(shí)，少談個(gè)人觀點(diǎn)。立即改變形成自己的方式 與上司建立了個(gè)人關(guān)系后，你就會(huì)知道該如何形成自己的工作方式這

29、樣工作起來更有效也更有成就感。當(dāng)然，經(jīng)理的工作優(yōu)先順序（你自己的也一樣）會(huì)改變所有的時(shí)間安排。了解這些變化的動(dòng)態(tài)，并適時(shí)適應(yīng)這些波支，就是你的職責(zé)。 要帶好相關(guān)材料，有準(zhǔn)備地參加會(huì)議；要進(jìn)行專門記錄，給上司一份備份；要集中請示，避免經(jīng)常打斷經(jīng)理；要搞清楚經(jīng)理喜歡口頭的還是書面的信息，然后照此辦理。立即改變何時(shí)提出建議 使用建議信息決策助手對你與經(jīng)理的交流很有幫助。在上司想聽和你覺得會(huì)受歡迎時(shí)給上司提建議。你應(yīng)該提供重要的或中肯的信息，做到言無不盡。這很可能會(huì)對上司正要作出的決策產(chǎn)生影響。但要記住，即便如此，一個(gè)決策的后面也還有一些你想象不到的因素在起作用。測試:壓力控制能力 1. 2. 3.

30、4. 5. 6. 7. . 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. .15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. . 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. . * 控制或縮小壓力源: 6,9,10,11,12,13,18,19,21,22,24 總分 /11 * 放松技巧: 1,2,3,14,15,16,20,23,26 總分 /9 * 調(diào)整他人想法: 4,27,28 總分 /3 * 用計(jì)劃與分析減壓: 5,7,8,17,25 總分 /5 為了合理安排你的辦公桌，請考慮以下因素：你手能夠著的區(qū)域你的辦公桌經(jīng)常性工作區(qū)域手夠不著的區(qū)域經(jīng)常性工作區(qū)域包括：

31、 工作臺(tái)面 抽屜 電腦 文件檔 文具這個(gè)區(qū)域是你安置日常工作設(shè)備的地方，如果你坐在桌邊，面對你的辦公桌，那么上述東西是你抬手可及的。可及區(qū)域你的外延工作區(qū)域包括： 收件格 出件格 重要文檔（重要客戶檔案） 日歷 字典 電腦磁盤這個(gè)區(qū)域雖然并非伸手可及，但只要伸長胳膊就能夠著。不可及區(qū)域包括你的存檔、庫存資料： 書架 文件柜 宣傳資料我們必須站起來才能到達(dá)這個(gè)區(qū)域。最好是在我們坐在辦公桌前看不見的地方，否則只會(huì)起干擾作用。你的“待辦”格里有多少文件？“待辦”是什么意思？難道這不意味著優(yōu)柔寡斷嗎？收件出件待辦文檔案頭工作你用什么樣的流程系統(tǒng)來處理和安排你的案頭工作？最常見用的包括：辦公桌管理系統(tǒng)老

32、板HEA項(xiàng)目客戶建議C個(gè)人閱讀跟進(jìn)文檔12345678.31案頭管理I) 清理你的書桌。除了目前手頭正在做的工作，不應(yīng)該有任何別的東西滯留在桌面。ii) 用一個(gè)收件盤。iii)將收件按以下類別歸類：重要而緊急的（今天核心時(shí)間處理的）重要但不緊急的（注上處理日期，放入“跟進(jìn)”文檔）授權(quán)廢紙簍iv) 限制信息流量，避免復(fù)印沒必要的文件。v) 建立個(gè)人文檔系統(tǒng)。除了有一個(gè)“跟進(jìn)”文檔外，還應(yīng)該有一個(gè)管理文檔，其中包括一些重要的分類。 決定在擬訂計(jì)劃、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上用場，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進(jìn)行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量 預(yù)期作好評估，將資

33、料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時(shí)丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事 設(shè)計(jì)簡化文件處理的系統(tǒng) ，減少復(fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式 資料不全文件繁雜文件管理 文件管理的四個(gè)方法： 1. 立即處理文件 先閱讀文件，然后直接回復(fù)。如果文件需要以后處理，那就把它記錄到日志里，用電腦記錄的日志或傳統(tǒng)形式的日志均可。2. 把文件遞交給別人 如果你還需要知道別的信息才能處理文件，就把文件交給別人。 清楚的說明你希望別人做什么，什么時(shí)候做完。 3. 把文件歸檔 如果你想將晚間歸檔，最好有一個(gè)文件盤，并且在日記中對歸檔的時(shí)間有規(guī)律的加以記錄，以使這項(xiàng)常

34、規(guī)任務(wù)不至于越積越多。4. 把文件扔進(jìn)廢紙簍 你要知道辦公桌上的很多文件都和你沒什么關(guān)系，認(rèn)識到這一點(diǎn)很重要。要確保把盡可能多的存檔建立一個(gè)簡單的文檔系統(tǒng)要考慮以下原則：1.什么東西需要存檔？ 原則上說，只是對將來有用的東西才值得存檔。其他的就應(yīng)該扔掉。正常情況下，你不必保留會(huì)議備忘錄、雜志、感謝條、留言等。你可以把這些存入“跟進(jìn)”文檔中31天的某一天，并注明在哪一天扔掉。2.分類 當(dāng)建立分類系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮四方面因素： I) 儲(chǔ)存類：這些可以被稱作不常用文件，比如史料、年度資料等。這些 資料很少被用到，但需要作為文檔來儲(chǔ)存，以備有用。 II) 來件類：這些是需要及時(shí)處理的文件，分類系統(tǒng)應(yīng)該確保

35、能夠快速正 確地對這類文件歸檔和處理。這類文件包括重要客戶文件。 III) 提示類：這類文件應(yīng)該直接放入“跟進(jìn)”文檔指定的那些天內(nèi)，因?yàn)?這些文件直接與那一天的活動(dòng)有關(guān)，需要及時(shí)跟進(jìn)，比如銷 售拜訪、發(fā)出定單、召開會(huì)議等。 IV) 確立重點(diǎn)類：經(jīng)常與桌面文檔有關(guān)，用來表明使用頻率。3.儲(chǔ)存 用來起提示作用和安排優(yōu)先次序的“跟進(jìn)”文檔和桌面管理系統(tǒng)都可以放置 在桌面抬手可及的區(qū)域內(nèi)。隨時(shí)要處理的文件可以放置在伸胳膊夠不著的區(qū) 域，不常用的文件最好儲(chǔ)存在文件柜里。存檔4.什么時(shí)候存檔 使用頻率取決于有多少文件需要存檔。存檔時(shí)間當(dāng)然應(yīng)該在每天的下午，因?yàn)榇鏅n不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存檔

36、工作，在你的日記上寫上哪一天做存檔工作。5.設(shè)計(jì)文檔 盒式存檔：用來存放很重要的資料，例如公司的宣傳資料等。 吊式存檔：對存放客戶檔案和其他隨時(shí)要處理的文檔最合適。把最后進(jìn)入的文件放在最上層，如果必要的話，在文檔系統(tǒng)左邊的表面貼上分類目錄。 夾式存檔：對存放“定單”和“常用文件”，比如帳單等有用。記住，你應(yīng)該親自做文檔，不要忘記安全、便于保存和更新等因素。 買一本日記1、靈活性 你所買的日記最好是可以加頁。靈活性通常指的是活頁夾?；铐搳A必須是標(biāo)準(zhǔn)號碼的。2、總體性 每周，每月和年度計(jì)劃安排是必不可少的。3、大小 最好能買一本足夠大的日記本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的 任務(wù)和工

37、作。最佳尺寸選擇為標(biāo)準(zhǔn)的A5，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)也最易于做復(fù)印。4、信息 一本日記本也應(yīng)包括注意事項(xiàng)， 號碼和其他一般性信息。5、任務(wù) 一本好的日記也應(yīng)該設(shè)置重要工作和工作目標(biāo)的欄目，包括個(gè)人目標(biāo)欄目。6、分頁 一本好的日記也應(yīng)該有分頁紙和分頁欄目。7、競爭力 人們經(jīng)常回把一本好的日記系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相比。 隨時(shí)檢視 隨時(shí)檢視自己的時(shí)間管理狀況，如果覺得不滿意，可重新檢查自身的時(shí)間管理方法，發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)后再做調(diào)整。練習(xí)：記錄你的模式準(zhǔn)備合適的工具，如筆、空白時(shí)間表（最好以一刻鐘或半小時(shí)為一刻）、計(jì)時(shí)器，詳細(xì)記錄自己的活動(dòng)情況，堅(jiān)持一周。如果全天記錄有困難，可以分段記錄，比如今天記錄整個(gè)上午的情況，明天記錄下

38、午和晚上的情況，后天記錄上午和中午的情況，等等，然后把它們綜合起來。記錄中要包括以下幾點(diǎn)：活動(dòng)的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)、自我感覺效率、是否按計(jì)劃完成（或者：是否是計(jì)劃安排的事情）、中途中斷的次數(shù)、原因和長短。 時(shí)間表可以參照下頁的格式： 時(shí)間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班時(shí)間為8 點(diǎn)-18 點(diǎn)（含往來交通時(shí)間，中午有1小時(shí)休息） 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 。18.00 18.30 19.00 。 22.00 22.30 23.00 使用計(jì)劃表每日時(shí)間檢核表必做清單任務(wù)優(yōu)先級別開始日期完成日期

39、是否授權(quán)回顧進(jìn)展12345678910To-Do List待處理事項(xiàng)Delegate to授權(quán)A/BTo-Do 事項(xiàng)Time 需Required 時(shí)跟進(jìn)A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appointments日程Monthly Plan月度計(jì)劃 Month Year 年 月Projects/Goals本月項(xiàng)目/目標(biāo)A/B Business 工 作 開始日 Personal 個(gè)人生活 下面是一份記錄的空白樣表：_年_月_日星期_ 項(xiàng)目 地點(diǎn) 效率自評 計(jì)劃 中斷說明6:307:007:308:008:30

40、9:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00總結(jié)及行動(dòng)計(jì)劃建立主要職責(zé)范圍及目標(biāo)，得到認(rèn)同利用日記本，做好個(gè)人組織上班前先做好當(dāng)日工作計(jì)劃有效的授權(quán)及跟進(jìn)不參加無謂的會(huì)議，針對有意義的會(huì)議，要事先做好準(zhǔn)備于會(huì)議后有明確計(jì)劃- 誰做什么及何時(shí)做？整理桌面及文件文件只經(jīng)手一次投資于員工上，花時(shí)間在人際關(guān)系上積極爭取佳績準(zhǔn)時(shí)回家擁有私人生活 總結(jié) 問題與答疑 個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要進(jìn)行. 第五單元完善時(shí)間管理的技巧15項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間的主要因素控制1、 打擾2、不速之客、順便來訪3、信息資料不全4、缺乏自我約束5、不善于拒絕計(jì)劃1、試圖完成過多的工作或不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)

41、算2、“消防救火”式或“危機(jī)型”管理3、沒有目標(biāo)、優(yōu)先次序、每日計(jì)劃4、擱置未完成的任務(wù)信息傳遞1、頻繁的會(huì)議2、信息不足、或不清、或過多決策 優(yōu)柔寡斷或拖延組織1、混淆職責(zé)與職權(quán)2、辦公室雜亂無章指揮 無效的授權(quán)人力 0時(shí)間管理的障礙1.目標(biāo)及優(yōu)先次序不清2. 干擾3.個(gè)人組織能力差4.毋須及無效的會(huì)議5.“明日復(fù)明日”的心態(tài)6.突然的訪客7.危機(jī)管理8.缺乏權(quán)利下放9.在同一時(shí)刻內(nèi)處理太多事情10. 不好意思說“不”11. 做事有頭無尾12. 不做重點(diǎn)閱讀13. “太多”社交活動(dòng)教練的四個(gè)步驟1. 我說給你聽2. 你說給我聽3. 我做給你看4. 你做給我看放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理

42、授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時(shí)準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答組織下屬學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時(shí)間內(nèi)以有效的方式達(dá)成目標(biāo)。授權(quán)1.及早授權(quán)2.指示清晰3.安排跟進(jìn)4.保留安全時(shí)間5.整個(gè)工作6.放手a) 最好告訴你的屬下為什么你選擇向他授權(quán)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。這能夠給予屬下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b) 確保雙方對工作目標(biāo)達(dá)成共識，并確認(rèn)被授權(quán)人有能力完成這項(xiàng)工作。c) 理清工作的優(yōu)先次序，并讓被授權(quán)人明白該項(xiàng)任務(wù)與他的其他工作的關(guān)系，讓他認(rèn)識到其重要性。d) 明確交代可用的資源，比如人力資源、時(shí)間、財(cái)權(quán)、設(shè)備等。e) 雙方制定一個(gè)時(shí)間安排，

43、包括起始時(shí)間、總結(jié)回顧時(shí)間和完成工作的時(shí)間。并請記住將此列入你個(gè)人的時(shí)間日程安排。f) 雙方須考慮總結(jié)回顧的程序，并就此達(dá)成一致 -記住，必須明確規(guī)定是什么、什么時(shí)候、如何做和在哪里做。授權(quán)的準(zhǔn)則 一旦授權(quán)，不宜干涉 及時(shí)總結(jié)，按照共同認(rèn)可的程序 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn) 表揚(yáng)公開，批評私下。授權(quán)的準(zhǔn)則信 心能力 行動(dòng)前等候 先請示再行動(dòng) 先建議再行動(dòng) 先行動(dòng)再立即匯報(bào) 先行動(dòng)再例行匯報(bào) 行動(dòng)后定期匯報(bào)授權(quán)模式 會(huì)議耗時(shí) 把會(huì)議的目的、議程寫下來，使與會(huì)者有備而來 只有必須參加的人才通知參加，避免浪費(fèi)太多的人時(shí)間 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)，制定應(yīng)付干擾的辦法 控制會(huì)議議題，要求大家不要離題 一定要有效追蹤

44、執(zhí)行會(huì)中完成的所有決議，以備下次會(huì)議討論 怎么辦？不良會(huì)議特征如下：沒有目的感敵對、政治化、沖突不平均的貢獻(xiàn)時(shí)間控制差，晚開始 - 晚結(jié)束缺少準(zhǔn)備沒有認(rèn)同的結(jié)果或行動(dòng)太長干擾多太多人參加或不對的人參加偏離議程會(huì)議管理1. 目標(biāo)- 單一目的- 在議題中清楚地陳述出來2. 參與者- 活躍/有價(jià)值的參與- 或只是在一旁聽- 全職/半職- 準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)馁Y料3. 格式- 會(huì)議的形式- 影響到后勤/程序4. 議程- 日期 / 時(shí)間 / 會(huì)場 / 參與者5. 會(huì)議記錄 - 結(jié)論總結(jié)6. 會(huì)場- 布置 / 設(shè)備 / 點(diǎn)心飲料穦某會(huì)議的準(zhǔn)備在準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)，請記住以下要點(diǎn)：1.會(huì)議的目的是什么？ 2.誰是參加會(huì)議的人

45、？ 3.會(huì)議的形式4.議事日程 日期 時(shí)間 地點(diǎn) 參加會(huì)議人的名單 時(shí)間安排5.會(huì)議總結(jié) 6.會(huì)議召開地點(diǎn)會(huì)議安排（座位安排、休息室、會(huì)議室的大小、通風(fēng)設(shè)備、室內(nèi) 溫度等） 設(shè)備（白板、投影儀、文具等） 點(diǎn)心（咖啡、茶、飲用水、三餐安排）準(zhǔn)備會(huì)議的準(zhǔn)則主席權(quán)陳述會(huì)議目的開始及結(jié)束時(shí)間控制維持秩序使大家專心聽確保優(yōu)先議題討論的進(jìn)行事實(shí)、解釋、結(jié)論化解沖突時(shí)間管制制止小組會(huì)議安靜先生和廢話先生總結(jié)行動(dòng)和負(fù)責(zé)權(quán)激勵(lì)授權(quán)決策建立關(guān)系溝通會(huì)議管理談判培訓(xùn)和發(fā)展社交出席會(huì)議成功會(huì)議的“必做”清單確定明確具體的目標(biāo)。確保參加會(huì)議的每個(gè)成員都有事可干。把會(huì)議的議程打出來，根據(jù)各個(gè)主題的重要性安排時(shí)間。會(huì)前把議

46、程單發(fā)給所有與會(huì)者，使他們能夠明確會(huì)議安排，并準(zhǔn)備好自己要說的東西。確保不要讓與會(huì)議無關(guān)的人出席會(huì)議。指定一個(gè)主席來主持會(huì)議，指定秘書做會(huì)議記錄，指定計(jì)時(shí)員掌握時(shí)間。為會(huì)議制訂一個(gè)不同尋常的開始時(shí)間。例如：將開會(huì)時(shí)間定到10：10，表現(xiàn)出你對會(huì)議的重視程度，因而每個(gè)人都會(huì)按時(shí)參加會(huì)議。要守時(shí)在會(huì)議開始前到達(dá)會(huì)場，以表示對會(huì)議的負(fù)責(zé)態(tài)度確定一個(gè)大家都同意的散會(huì)時(shí)間，并確保遵守約定。出席會(huì)議成功會(huì)議的“必做”清單采用每個(gè)人都必須遵守的會(huì)議規(guī)章制度。例如：準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，尊重他人，采取積極的建設(shè)性態(tài)度，不是消極的破壞性態(tài)度。在一些會(huì)議里采用傳遞對象的方法（一本書）決定發(fā)言者，只有拿到對象的人才能發(fā)言。以保

47、持紀(jì)律性，掌握好時(shí)間。不時(shí)總結(jié)會(huì)議已經(jīng)作出的決定，以使與會(huì)者能夠?qū)⑿乃技械綍?huì)議上?？梢钥紤]讓每個(gè)與會(huì)者負(fù)責(zé)一個(gè)方面的議題，并請他們在限定的時(shí)間內(nèi)發(fā)言，例如5分鐘。這能夠讓每個(gè)人都參與到會(huì)議中去。要始終跟隨主題。會(huì)后立即傳閱會(huì)議記錄。確保從會(huì)議記錄能夠看出會(huì)議決定采取的行動(dòng)，及其執(zhí)行者。把和你有關(guān)的項(xiàng)目記到你的日志里，確保在下次會(huì)議前執(zhí)行這些任務(wù)。 使用 中導(dǎo)致浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣是：過多的社交閑談沒有紙和筆，以記錄一些有用的東西沒有準(zhǔn)備好說什么沒有給出確切的答復(fù)不得不接聽所有打進(jìn)來的 不得不應(yīng)付“難以對付的人”在做非常重要的工作時(shí)打 不認(rèn)真聽取 內(nèi)容不知如何應(yīng)對打進(jìn)來的 使用辦公室使用 的一些基本

48、原則： 應(yīng)盡可能快的接聽 最好在三聲內(nèi)接 。確保有良好的程序和恰當(dāng)?shù)牡胤絹碛涗?信息，并將這些信息送到相關(guān)的人手中。 盡可能迅速的停下你在做的事然后認(rèn)真聽 。如果你在打 的時(shí)候需要和別人說話，就請捂住 話筒。5 如果你回答不了對方的問題,應(yīng)該告訴對方會(huì)沒法找到解決的辦法并給他回電確保信守你的諾言。培養(yǎng)說“不”的能力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時(shí)，你的工作品質(zhì)勢必會(huì)大受影響。NO！NO！NO！ 總結(jié) 問題與答疑 個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要進(jìn)行. 第六單元困難問題研討 時(shí) 光 大 盜 打擾 （ 或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃 叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕 個(gè)

49、人缺乏組織能力 缺乏自律 會(huì)議 資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)力 同時(shí)設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣； 認(rèn)識真正的朋友不會(huì)因?yàn)樘孤实慕忉尪挥|怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會(huì)替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 無力拒絕缺乏自律將阻礙減到最低通常造成時(shí)間浪費(fèi)的環(huán)境因素有： 信件會(huì)議等候訪客緊急事件問題 打擾開會(huì)老板等等 .怎么辦？ 利用清靜時(shí)間、過濾 、安排專門接 的時(shí)間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把 轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理 打擾干擾老板應(yīng)該和管理層就其主要

50、的認(rèn)識和程序取得合作和達(dá)成一致。來訪者最好讓來訪者意識到，要想見到一方法是事先和你約好。 和 秘書們難以應(yīng)付想通過 和我們交談的人，有一部分原因是因?yàn)樗麄兓卮?的方法有問題。要避免說“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”這類的話，因?yàn)閷Ψ降南乱粋€(gè)問題肯定是“那他在那里？”這就會(huì)引發(fā)一場長時(shí)間的、沒必要的扯淡。 并不意味著一定是緊急的， 的內(nèi)容才能決定這件事是否緊急。將 放在中心位置，處理 就像處理任何其他文件一樣，并只能通過收件盤或信箱分發(fā)處理。 征得主管同意后，準(zhǔn)備一份工作責(zé)任清單，其中要說明責(zé)和職權(quán) 堅(jiān)持獲得與責(zé)任對等的職權(quán)，你有義務(wù)獲得執(zhí)行任務(wù)的權(quán)力 擬出明確的工作項(xiàng)目說明，內(nèi)容要詳細(xì)，涵

51、蓋個(gè)人所有的職責(zé) 權(quán)責(zé)混淆這 樣 辦！自我懷疑者過度的交際者次序顛倒者做白日夢者計(jì)劃者拖延者的類型拖延的范圍1.不愉快的任務(wù)2.與人有關(guān)的任務(wù)3.大型方案/任務(wù)4.小任務(wù)5.不熟悉/有風(fēng)險(xiǎn)的工作6.公共任務(wù)運(yùn)用“起始時(shí)間”最優(yōu)先處理工作避免過度交際拖延行動(dòng)重點(diǎn)所有人都有拖延習(xí)慣清楚了解自己常拖延的工作現(xiàn)在就要開始文件只經(jīng)手一次對工作質(zhì)量要求，要在開始時(shí)決定23481567小 結(jié) 如何管理時(shí)間？建立目標(biāo) 每天做時(shí)間計(jì)劃 編排優(yōu)先次序，定下期限 運(yùn)用時(shí)間管理原則（找出最重要之事并先完成它） 改善技巧，排除打擾 憑借組織安排打 利用“Quiet An Hour” (清靜一小時(shí)），學(xué)習(xí)說“不” 一次性

52、時(shí)間處理文件 跟隨會(huì)議議程，控制會(huì)議時(shí)間 請別人幫忙 克服人性弱點(diǎn)，走出時(shí)間陷阱！ 總結(jié) 問題與答疑 個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃糟糕的開始=糟糕的一天 幾乎總是同樣的問題：睡眠不足，急忙又緊張，沒有好好地吃餐，就沖進(jìn)公司有了那么一個(gè)開始，這天可就容易出錯(cuò)。清晨給自已一點(diǎn)時(shí)間。美好的開始美好的一天（1）舒舒服服地醒來（2）與家人共進(jìn)美好的早餐（3）愜意地梳洗保養(yǎng)（4）悠然自得，不慌不忙地驅(qū) 車上班為了使新的一天能有積極的態(tài)度，您要注意三項(xiàng)原則（1）每天做些讓您自已快樂的事（2）每天做些感覺更接近個(gè)人目標(biāo)的事（3）每天做些平衡工作壓力的事（運(yùn)動(dòng)、家庭 、 嗜好等） 感恩的心 我來自偶然,象一棵塵土,有誰看出我的

53、脆弱; 我來自何方,我情歸何處,誰在下一刻呼喚我; 天地雖寬,這條路卻難走,我看遍這人間坎坷辛苦, 我還有多少愛,我還有多少淚,要蒼天知道,我不認(rèn)輸! 感恩的心,感謝有你, 伴我一生,讓我有勇氣做我自己; 感恩的心,感謝命運(yùn), 花開花落,我一樣會(huì)珍惜!感恩時(shí)間-認(rèn)知認(rèn)知事由認(rèn)知對象感謝的話誰幫助你適應(yīng)工作環(huán)境？誰在工作上對你幫助最多？誰在學(xué)習(xí)上積極與你分享?那位部屬認(rèn)真學(xué)習(xí)成長快?結(jié) 束 語這一切終將成為過去謝謝大家!為一年寫時(shí)間規(guī)劃1. 首先安排固定項(xiàng)目2. 根據(jù)你的生物鐘安排時(shí)間3.把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊4. 充分利用零碎時(shí)間5. 為每件事情設(shè)定明確的起止時(shí)間6.留出充分的休息和娛樂時(shí)間7.留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，不要把所有的時(shí)間都填滿產(chǎn)品說明書了解產(chǎn)品印刷售后服務(wù)圖片題綱初稿規(guī)格注意事項(xiàng)維修點(diǎn)打印美工公司簡介拍照思維地圖任務(wù)的類型 請?jiān)谀X海中想象一棵大樹，樹根是你的價(jià)值觀，樹干是你的目標(biāo)，樹的主枝是你的主要任務(wù)，樹的細(xì)枝和葉子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應(yīng)源于你的價(jià)值觀，它是樹根。拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：在樹根處寫上你認(rèn)為最重要的價(jià)值，在樹干處寫上你的目標(biāo)，在幾個(gè)主枝中寫上你的主要任務(wù)，在葉子和細(xì)枝旁寫上各種次要任務(wù)，完成這幅圖。 表達(dá)工作情緒的詞語愜意沉悶 累亂繁忙輕松無聊充實(shí)平衡煩有效率地完成工作疲于應(yīng)付盲目目標(biāo)明確筋疲力盡毫無頭緒做自己想做