高效能人士的時(shí)間管理全能課件

1、高效能人士的時(shí)間管理 崔 恒目錄第一部分 思維與習(xí)慣第二部分 第四代時(shí)間管理第三部分 要事為先第四部分 不斷更新第一部分 思維與習(xí)慣思維定義思維是什么？不是實(shí)際的事物是對(duì)事物的詮釋或理論行為與態(tài)度的根本成長(zhǎng)的三個(gè)層次（依賴-獨(dú)立-互利）依賴：圍繞“你”這個(gè)思維（幼年的經(jīng)歷）需要你照顧我，事情若有差錯(cuò)，我便怪罪你，你要對(duì)我的成敗負(fù)責(zé)。（靠別人來(lái)完成愿望）獨(dú)立：著眼于“我”的思維 我可以獨(dú)立自主對(duì)自己負(fù)責(zé)，我可以自由選擇。（靠自己打天下）互利：從“我們”的思維出發(fā)我們可以自主、合作、統(tǒng)合綜效，共同開創(chuàng)偉大的前程。（群策群力達(dá)到成功） 5允許外面的影響（情緒、感受、或環(huán)境）來(lái)控制他們的回應(yīng)（反應(yīng)）消

2、極被動(dòng)行為刺激受制于人 回應(yīng)（反應(yīng)）6主動(dòng)積極的人會(huì)用最適宜的價(jià)值觀來(lái)選擇，他們智慧地運(yùn)用刺激及回應(yīng)（反應(yīng)）的空間、擴(kuò)展了選擇的自由。主動(dòng)積極行為（自覺）自我意識(shí) 想象力 良知 獨(dú)立意志刺激回應(yīng)（反應(yīng)）用價(jià)值觀做自由的選擇7主動(dòng)積極的人具有的三種特質(zhì)：一、依價(jià)值觀來(lái)回應(yīng)二、為他們自己的行為負(fù)責(zé)三、重點(diǎn)放在影響范圍上關(guān)注范圍影響范圍一個(gè)人的影響范圍包括所有他或她可以影響的事情影響范圍一個(gè)人的關(guān)注范圍包含所有他或她關(guān)心的事件在內(nèi)。關(guān)注范圍第二部分 第四代時(shí)間管理以終為始的含義以人生基本原則為核心確定自己的努力方向整理自己的價(jià)值觀確定自己的需要和追求點(diǎn)三個(gè)基本問(wèn)題我是誰(shuí)？我該做什么？我該怎么做？常見

3、的家庭與工作的沖突不能在家照顧孩子而感到內(nèi)疚不能充分地與家人共度很多時(shí)光工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而錯(cuò)過(guò)社會(huì)生活收入不能滿足期望的生活模式在家庭和工作方面都希望十全十美設(shè)法達(dá)到總體平衡先問(wèn)自己以下三個(gè)問(wèn)題？你想使自己的生活達(dá)到一種什么樣的目的與境界？生活的各個(gè)方面達(dá)到什么程度，你才滿足？當(dāng)前生活，你如何分配自己的時(shí)間？效果的定義效果是我們對(duì)某項(xiàng)努力的結(jié)果的滿意程度“事倍功半”說(shuō)的是滿意程度達(dá)到最低：效果不好“事半功倍”說(shuō)的是滿意程度達(dá)到最高：效果很好四代時(shí)間管理理論的演進(jìn)第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。第二代理論強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要。第三代是目前正

4、流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)，再逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的效率。第四代時(shí)間管理與以往截然不同之處在于，它根本否定“時(shí)間管理”這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理。與其著重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。第三部分 要事第一要事第一(put first things first)要事第一是通過(guò)獨(dú)立意志的發(fā)揮，建立以原則為重心的處事態(tài)度，進(jìn)而達(dá)到有效的自我管理。時(shí)間管理的概念時(shí)間管理的要義是“選擇”正確地做事得到效率用更高的速度做更多的事替代不了做正確的事做正確的事得到效果我的理想與我的現(xiàn)實(shí)

5、：為什么做不到？緊急與重要根據(jù)新一代個(gè)人管理理論，將耗費(fèi)時(shí)間的事務(wù)依據(jù)急迫性與重要性分為四類。急迫性是指必須立即處理，比方電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊工作去接聽。一般說(shuō)來(lái)接電話總要優(yōu)先于你的私人工作。急迫之事通常都顯而易見，推拖不得；也可能較討好、有趣，卻不一定很重要。緊急與重要重要性與目標(biāo)有關(guān)，凡有價(jià)值、有利于實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)的就是要事。一般人往往對(duì)燃眉之急立即反應(yīng)，對(duì)當(dāng)務(wù)之急卻不盡然，所以更需要自制力與主動(dòng)精神，急所當(dāng)急。I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性重要的事：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。

6、緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶來(lái)麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？ 你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎？為什么？緊急 重要 不重要 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)重要與緊要之區(qū)別 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng)不緊急緊急重要不重要 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局不緊急 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被

7、視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急緊急重要不重要不緊急偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無(wú)責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生緊急重要不重要不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī)時(shí)間管理的重點(diǎn)認(rèn)清角色，確立目標(biāo)，分清工作的輕重緩急 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？ 你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎？為什么？個(gè)人管理四步驟確定角色選擇目標(biāo)安排進(jìn)度逐日調(diào)整個(gè)人管理四步驟確定角色首先，寫下個(gè)人認(rèn)為重要的角色。假若以往不曾認(rèn)真考慮這個(gè)問(wèn)題，就把這時(shí)閃過(guò)腦際的角色逐一寫

8、下。除了“個(gè)人”以外，父母、兒女、職員、老師凡是你愿意定期投入時(shí)間精力的，都可以納入其中。不必想得太嚴(yán)肅，仿佛立下終身職志，只須考慮未來(lái)一周中應(yīng)該扮演的角色即可。個(gè)人管理四步驟確定角色一、個(gè)人二、丈夫/父親三、新產(chǎn)品經(jīng)理四、研究經(jīng)理五、人事經(jīng)理六、行政經(jīng)理七、公司董事長(zhǎng)個(gè)人管理四步驟確定角色一、個(gè)人發(fā)展二、妻子三、母親四、房地產(chǎn)推銷員五、主日學(xué)老師六、交響樂團(tuán)董事個(gè)人管理四步驟選擇目標(biāo)其次，為每個(gè)角色訂定未來(lái)1周欲達(dá)成的2至3個(gè)重要成果，列入目標(biāo)欄中這些短期目標(biāo)應(yīng)與使命宣言中的終極目標(biāo)有所關(guān)聯(lián)，至少有一部分如此。即使不曾寫過(guò)使命宣言，也可以自己設(shè)想每一角色及重要目標(biāo)。在未來(lái)1周的目標(biāo)中，務(wù)必有

9、一些真正重要但不急迫之事。個(gè)人管理四步驟安排進(jìn)度根據(jù)上面所列目標(biāo)，安排未來(lái)7天的行程。比方說(shuō)，目標(biāo)之一是完成個(gè)人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出連續(xù)2個(gè)小時(shí)完成此事。通常星期日(或一周中對(duì)你最有意義或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及規(guī)劃一周行事的最佳時(shí)刻。再比方，鍛煉身體是你的目標(biāo)，那么不妨安排3至4天，每天運(yùn)動(dòng)1小時(shí)。有些目標(biāo)可能必須在辦公時(shí)間完成，有些得在全家共聚一堂時(shí)實(shí)現(xiàn)。個(gè)人管理四步驟安排進(jìn)度每個(gè)目標(biāo)都可當(dāng)做某一天的第一要?jiǎng)?wù)，更理想的是當(dāng)做特殊的約會(huì)，全力以赴。對(duì)本年度或1個(gè)月內(nèi)已定的約會(huì)則一一檢討，凡是符合個(gè)人目標(biāo)的加以保留，否則便取消或更改時(shí)間。左下角的方格是“精益求精”欄，

10、提醒你定期就身體、心智、精神、社會(huì)情感四個(gè)層面，來(lái)檢討追求人生目標(biāo)后的情況。個(gè)人管理四步驟安排進(jìn)度經(jīng)過(guò)一番規(guī)劃，這張“一周行事歷”中，居然還留有不少空白。足以應(yīng)付突發(fā)事件，調(diào)整工作日程，建立人際關(guān)系，或偷得浮生半日閑。由于一切都在個(gè)人掌握之中，便無(wú)須瞻前顧后。個(gè)人管理四步驟逐日調(diào)整每天早晨依據(jù)行事歷，安排一天的大小事務(wù)。第三代理論強(qiáng)調(diào)的逐日計(jì)劃行事，在此可以派上用場(chǎng)，使事情井然有序，不致因小失大。時(shí)間管理的工具Stephen Covey 的日計(jì)劃表一三四五六日二時(shí)間管理工具每日計(jì)劃時(shí)間表必須做的事情 應(yīng)該做的事情 能夠做的事情 時(shí)間的加減乘除：找出隱藏時(shí)間：減少無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)：提高工作成效：根

11、除浪費(fèi)時(shí)間習(xí)慣時(shí)間的加法1、善于利用等候的時(shí)間2、創(chuàng)造時(shí)間區(qū)人的平均生命是72歲，工作占你人生到底有多少？睡覺 21 旅游 6工作 14 排隊(duì) 5個(gè)人衛(wèi)生7 學(xué)習(xí) 4吃飯 6 開會(huì) 3電話 2 找東西 1時(shí)間的減法五分鐘思考法分鐘：決定目標(biāo)及課題分鐘：思考的擴(kuò)張及探求分鐘：整理思路，定出方法時(shí)間的乘法）物盡其所，物歸原處。）建立有效的工作環(huán)境。）有效的文件處理。時(shí)間的除法時(shí)間的死敵拖延對(duì)付拖延的方法當(dāng)機(jī)立斷時(shí)間竊賊分析 人為因素造成的時(shí)間障礙 管理因素造成的時(shí)間障礙 環(huán)境因素造成的時(shí)間障礙【小組討論】你知道你身邊的時(shí)間竊賊嗎，找出他們！企圖做的太多安排紊亂：桌子上的東西雜亂無(wú)章不會(huì)說(shuō)：“不”缺

12、乏自我約束能力做事經(jīng)常拖延，猶豫不決工作時(shí)過(guò)多地和別人拉家常人為因素造成的時(shí)間障礙危機(jī)管理：缺乏優(yōu)先處理。缺乏目標(biāo)，計(jì)劃。無(wú)效的委派。員工未受訓(xùn)。缺乏交流或交流不清。責(zé)權(quán)混亂。缺乏控制，進(jìn)展報(bào)告。不會(huì)傾聽。管理因素造成的時(shí)間障礙電話打斷。不速之客的拜訪。會(huì)議。內(nèi)容不全或延誤的信息。過(guò)多的文件工作。繁雜，拖拉的辦事程序，過(guò)多的閱讀工作。人員不足或者人員過(guò)多。嘈雜環(huán)境導(dǎo)致注意力不集中。環(huán)境因素造成的時(shí)間障礙謀殺時(shí)間的兇手1沒有日程計(jì)劃。有沒有日程計(jì)劃，決定了你這一天是主動(dòng)地生活，還是被動(dòng)地回應(yīng)外界環(huán)境。如果你沒有規(guī)劃時(shí)間，那么你對(duì)時(shí)間的使用便無(wú)效率可言。你的時(shí)間變成一塊蛋糕，誰(shuí)來(lái)了都可以分上一塊，

13、你不控制自己的時(shí)間，別人就會(huì)來(lái)控制它。你把方向盤的操縱權(quán)讓給了別人，或者信馬由韁，雖然你在努力工作不斷前進(jìn)，卻有可能走上了錯(cuò)誤的方向，成天忙忙碌碌地做些沒有意義的事情，不但浪費(fèi)了時(shí)間，還浪費(fèi)了精力。謀殺時(shí)間的兇手2生活失去平衡。我們的生活由七個(gè)不可或缺的部分構(gòu)成：健康、家庭、金錢、知識(shí)、社交、事業(yè)、精神。我們不需要把每天的時(shí)間均分給它們，但要保證每一項(xiàng)都得到充足的時(shí)間，維持生活的平衡。如果長(zhǎng)期忽視某個(gè)部分，不對(duì)它投入時(shí)間，生活就會(huì)失衡，其他的各項(xiàng)將受干擾，致使我們無(wú)法取得成功。謀殺時(shí)間的兇手3桌面雜亂。研究表明，桌面雜亂的人平均每天要花一個(gè)半鐘頭找東西或因此走神。一個(gè)半鐘頭，聽起來(lái)不可想象，但

14、確實(shí)是這么多。這兒多花幾分鐘，那么多花幾分鐘，嘀嘀答答，就像漏水的水龍頭的一樣，積少成多，每天漏去大把時(shí)間。效率高的人，桌面和工作間一般是很整潔的，這樣他們就給把精力集中到今天的工作重點(diǎn)上，不會(huì)被觸目所及雜亂無(wú)章的東西分神，而且能很快找到所要的東西。謀殺時(shí)間的兇手4睡眠不足。我們常常抱怨精力不足。我們每天的睡眠時(shí)間通常一樣，但睡眠的質(zhì)量并不一致。白天壓力過(guò)大，常使我們成晚睡不著。這會(huì)使人陷入惡性循環(huán)：精力不足，無(wú)法完成工作，壓力加大，晚上睡不著，精力更加不足。要跳出這個(gè)循環(huán)，首先要規(guī)劃好自己的時(shí)間，提高白天工作的效率，提高成就感，減輕壓力；其次，要有意識(shí)地進(jìn)行自我心理調(diào)適，緩解焦慮不安的心理。

15、謀殺時(shí)間的兇手5不吃午飯。許多人不吃午飯，把午休時(shí)間用來(lái)工作，期望取得更大成效。這樣做往往適得其反。在午休時(shí)間工作也許是有效率的，但吃午飯能使工作效率更高。哪怕短短15 分鐘的午飯和休息，也能使我們精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不誤砍柴功”這句老話就明白了。時(shí)間管理的學(xué)習(xí)點(diǎn)：我必須把握我自己的生活我必須知道自己到底要什么我必須明確自己的為人處世的標(biāo)準(zhǔn)我必須學(xué)會(huì)自己管理自己調(diào)整我們的心態(tài)明確我們的追求有效利用我們的時(shí)間高效能人士的時(shí)間管理知道自己的追求明白自己的價(jià)值觀了解自己的關(guān)鍵人際關(guān)系和角色把眼光放在最該做的事情上保持產(chǎn)能和產(chǎn)出的平衡對(duì)自己的生活持續(xù)保持開心快樂的內(nèi)在和外在狀態(tài)職業(yè)人士

16、的時(shí)間管理時(shí)間管理工具內(nèi)容甘特圖工作計(jì)劃表“不處理”清單索引卡即時(shí)貼法盤點(diǎn)法名片整理法 亨利.甘特表明:強(qiáng)調(diào): 20世紀(jì)提出的圖表系統(tǒng)法,后以他的名字來(lái)命名的管理圖表,它被認(rèn)為是管理工作上的一次革命,社會(huì)歷史學(xué)家視為 20世紀(jì)最重要的社會(huì)發(fā)明工作計(jì)劃中各“事件”之間在時(shí)間上的相互關(guān)系時(shí)間和成本在計(jì)劃和控制中的重要性1、甘特圖甘特圖(Gantt chart) 是本世紀(jì)初由亨利甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡(jiǎn)單,基本是一條線條圖,橫軸表示時(shí)間,縱軸表示活動(dòng)(項(xiàng)目),線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況.它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行,及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比. 管理者由此極為便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)

17、(項(xiàng)目)還剩下哪些工作要做,并可評(píng)估工作是提前還是滯后,亦或正常進(jìn)行.是一種理想的控制工具.甘特圖簡(jiǎn)介甘特的思想甘特的貢獻(xiàn) 把總的計(jì)劃目標(biāo)看成 人們能夠了解和執(zhí)行的,具有相互關(guān)系的一系列計(jì)劃或各項(xiàng)事件。 體現(xiàn)一個(gè)既簡(jiǎn)單又基本的控制原理從計(jì)劃中選取關(guān)鍵內(nèi)容并予以密切注視。ABCDE任務(wù)一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月甘特圖ABCDE任務(wù)一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月213457986.帶有分項(xiàng)目的甘特圖ABCDE任務(wù)261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月.帶有分項(xiàng)目和分項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖甘特圖NO任務(wù)名稱持續(xù)時(shí)間擔(dān)當(dāng)人員1測(cè)量階段40天a進(jìn)行培訓(xùn)4天胡偉b完成

18、測(cè)量系統(tǒng)分析3天張兵c收集數(shù)據(jù)30天李小兵等d分析過(guò)程現(xiàn)狀3天李小兵2分析階段9天李小兵等a圖示數(shù)據(jù)2天李小兵等102030102030102030九月十月十一月d制訂改進(jìn)計(jì)劃3天a實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)1天項(xiàng)目組成員王剛等b進(jìn)行試驗(yàn)15天小組成員3改善階段16天4控制階段長(zhǎng)期a操作程序標(biāo)準(zhǔn)化3天李林b統(tǒng)計(jì)過(guò)程控制長(zhǎng)期生產(chǎn)線人員b分析數(shù)據(jù)2天李小兵等c確認(rèn)關(guān)鍵的Xs 2天項(xiàng)目組成員2、工作計(jì)劃表列出一張工作計(jì)劃表，應(yīng)該包括以下各類：確立工作目標(biāo)； 注明工作目標(biāo)的排序；描述完成目標(biāo)的各種途徑； 選定最佳人選； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；目的：明確工作目標(biāo)，清晰

19、目標(biāo)排序，時(shí)間期限壓力。3、“不處理”清單列出一張“不處理”清單，應(yīng)該包括以下各類：低優(yōu)先度的項(xiàng)目。除非你已完成所有更高優(yōu)先度的事可以合理授權(quán)給其它人的任何事其它人所提的不適當(dāng)或欠思慮的工作要求任何即使忽略也不會(huì)有什么不良后果的差事所有你替其他人做，但其實(shí)應(yīng)該是他自己該做的事目的：計(jì)算可節(jié)省時(shí)間、減輕壓力，感覺被“釋放”4、索引卡即時(shí)貼法方法將每一項(xiàng)工作寫在一張索引卡片上把卡片攤在平面上根據(jù)重要性或必要性排出順序好處直觀，易于調(diào)整5、盤點(diǎn)法檢討每天所做的事，獲得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將其應(yīng)用于未來(lái)。重點(diǎn)是評(píng)估每天活動(dòng)的相對(duì)生產(chǎn)力。關(guān)注結(jié)果而非價(jià)值。運(yùn)用回饋協(xié)助行為改變。6、名片整理法分成工作、公司等幾個(gè)項(xiàng)

20、目來(lái)整理名片。整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。立刻在收到的名片上寫“當(dāng)事人”的資料。與公司主管會(huì)面時(shí)，在對(duì)方名片上書寫秘書小姐的芳名。名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象。方程式“被動(dòng)”性的工作（）是指沿用舊的方法去處理的工作每天的例行任務(wù)?！爸鲃?dòng)”性的工作（）是指針對(duì)舊的工作任務(wù)使用改變了的做法謀求更佳成績(jī)。“突破”性的工作（）包括任何慣性工作之外的職業(yè)行為。我們應(yīng)做這樣幾件事情1 計(jì)算我們的時(shí)間，像一個(gè)吝嗇的守財(cái)奴一樣，清點(diǎn)自己的財(cái)富；2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時(shí)間支出；3 保護(hù)我們的時(shí)間，找出生活中的時(shí)間小偷，把它們拒之門外

21、；4 投資我們的時(shí)間，找出可以令時(shí)間增值的機(jī)會(huì)。第四部分 不斷更新不斷更新 鋸用久了會(huì)變鈍，鋸齒不再能鋸斷木頭。人也需要不斷從生理、心智、心靈、社交情感四個(gè)方面提高自己并平衡發(fā)展，才能更好地加強(qiáng)所有習(xí)慣的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑戰(zhàn)。不斷更新的4方面生理(身體)更新:我們通過(guò)適當(dāng)?shù)臓I(yíng)養(yǎng)、運(yùn)動(dòng)、休息及壓力管理來(lái)強(qiáng)化身體，包括：掌握自己的健康現(xiàn)狀例行的運(yùn)動(dòng)持續(xù)適合自己的運(yùn)動(dòng)一以蔬菜、水果、谷類等飲食為主（健康食品）用正向方法來(lái)舒緩壓力得到好的睡眠和休息良好的生活習(xí)慣對(duì)健康有長(zhǎng)期的貢獻(xiàn)不斷更新的4方面心靈(精神)更新心靈活動(dòng)提升啟發(fā)我們，它幫助我們發(fā)現(xiàn)及了解我們的使命及目標(biāo)。它強(qiáng)化我們對(duì)使命及價(jià)值觀的認(rèn)同。包括：創(chuàng)