科技檔案管理技術(shù)規(guī)范

1、山東泉利置業(yè)有限公司檔案管理技術(shù)規(guī)范科技檔案（ 6-10 大類）2整理規(guī)則按照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、 編號、 排列、編目等整理，移交到檔案管理部門集中保管和提供利用的文件材料。收集工作一般原則凡辦理完畢并能反映與生產(chǎn)、建設(shè)、科研、技術(shù)、經(jīng)營管理等有關(guān)重要職能活動，對今后各項工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價值的科技文件材料（紙質(zhì)及其他載體的），均需進行收集。而事務(wù)性、臨時性、重復(fù)性且無查考利用價值的則不需要進行收集。確定“歸檔范圍”和“保管期限”為了避免將具備有保存價值的文件材料漏掉散失，同時防止“有文必檔”等現(xiàn)象，需要遵循界定科技文件材料收集范圍原則基礎(chǔ)上，根據(jù)國家

2、及房地產(chǎn)行業(yè)有關(guān)規(guī)定和結(jié)合房地產(chǎn)專業(yè)特點（山東泉利置業(yè)有限公司基建工程檔案管理辦法 ） ，首先做好對已形成、積累的科技文件材料的鑒別和篩選工作，確定歸檔范圍和劃分其保管期限，以保證收集歸檔的文件材料的齊全、完整和保存年限的準確性。確定歸檔范圍(1)立項審批全過程形成的科技文件材料：項目立項 申請報告書、項目建議書或項目可行性研究報告、建設(shè)用地 的權(quán)屬文件或建設(shè)項目用地預(yù)審意見書、項目建設(shè)投資概算、 銀信部門由示的資金證明、資質(zhì)證明、項目地形圖等。(2)規(guī)劃設(shè)計全過程形成的科技文件材料：設(shè)計準備、 概念設(shè)計、規(guī)劃方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、景觀設(shè) 計、樣板層精裝修設(shè)計、設(shè)計變更、設(shè)計階段報批

3、報建等。(3)竣工驗收過程形成的科技文件材料：工程竣工驗 收申請表、工程質(zhì)量評估報告、勘察、設(shè)計文件質(zhì)量檢查報 告、工程質(zhì)量保修書、公安、消防、環(huán)保、防雷、電梯等 部門由具的驗收意見書或驗收合格證、工程竣工驗收報告、 住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書等。(4)建設(shè)項目全過程形成的科技文件材料：按工程階 段進行劃分，歸檔范圍主要包括(紙質(zhì)及其他載體的)：工程前期項目管理文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、施工技術(shù) 文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、科研項目文件、涉外文件、生 產(chǎn)技術(shù)準備和試生產(chǎn)文件、財務(wù)和器材管理文件、竣工驗收文件。(5)設(shè)備資料：大型設(shè)備廠家提供的說明書(安裝、 維護、使用說明書)、安裝圖、合

4、格證、由廠試驗報告、隨機設(shè)備清單、計算書、試驗報告、檢修記錄、臺帳。劃分保管期限由于科技文件材料利用價值不同，因此，需對不同價值的文件材料作出各種不同留存年限的劃分。國家檔案局規(guī)定了檔案的三種保存期限，即永久、長期、短期。（ 1）永久：無限期保存；（ 2）長期：30 年；（ 3）短期：10 年。整理工作定義按照一定的原則對科技檔案實體進行分類、組卷、 排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。原則遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的相互聯(lián)系，便于保管和利用。程序檔案實體分類要求及方法（ 1）定義根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。（ 2）方法科技檔案按照修訂山東

5、泉利置業(yè)有限公司企業(yè)檔案分類及保管期限表（69）大類對生產(chǎn)、基建、設(shè)備等文件 資料進行分類。（3）要求分類細致，分到四級類目檔號準確：由目錄代號、分類號（分到四級類目）、同類號下的案卷小流水號組成。目錄號（代號）一律采用四位阿拉伯數(shù)字標識，其中“6房地產(chǎn)經(jīng)營”、“7科學(xué)技術(shù)研究”類采用年度標識，跨 年度的科研項目，標識項目完成年度；“8基本建設(shè)”和“ 9設(shè)備”類共用系統(tǒng)目錄號（代號），前兩位數(shù)用“工期”，后 兩位數(shù)用“00”；檔案材料歸屬機組明確的， 前兩位數(shù)用“工 期”，后兩位數(shù)用“項目”，各期工程項目連續(xù)編制。同一期 工程2批以上項目（不包括全部項目）共用一套系統(tǒng)的，前 兩位數(shù)用“工期”，

6、后兩位數(shù)采用首批項目序號，同時在工 程檔案編制說明中注明。例1 :0 1 0 0共用系統(tǒng)1期工程例2:0 1 0 1 8 0 3 0 xxx xx 卷內(nèi)文件順序號（用 0199 標識） 案卷號（用001999標識） 四級類目號（征租地文件） 三級類目號（工程管理型文件） 二級類目號（綜合） 一級類目號（基建）目錄代號（1期工程共用系統(tǒng)）2.2.3.2 組卷要求及方法（1）定義根據(jù)科技文件材料形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合在一起，便于保管和利用的過程。（2）方法1）組卷：在確定科技文件材料歸屬的類目和保管期限 地基礎(chǔ)上，需將互有聯(lián)系的文件材料進行組合。組成案卷的 薄厚需適度，便于利用。同目

7、錄號（第一段號），4級類目相同，保管期限相同，文件多時，可組成若干同目錄號、同分 類號、同期限的案卷。2）排列案卷和卷內(nèi)文件順序案卷排列順序 按照山東泉利置業(yè)有限公司企業(yè)檔案分類表（9)大類中的類目設(shè)置的先后順序進行排列。案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序管理性文件材料：按問題的重要程度和事項、事務(wù)發(fā)展過程的先后順序排列。文字和圖紙：按文字在前，圖紙在后的順序排列。譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。（ 3）要求1）組卷要遵循文件材料的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求，并區(qū)分不同價值，便于檔案的保管和利用。2） 案卷內(nèi)的文

8、件材料必須準確反映生產(chǎn)、科研、 基建、設(shè)備和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容。案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。凡是有文字和圖表（ 包括原圖目錄）的卷內(nèi)文件材料，均需編寫頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄（ 不包括原圖紙目錄） 、卷內(nèi)備考表不編頁號。3）科技檔案文字材料及圖紙在每頁的右下角編寫頁號，背面在左下角編寫頁號，圖樣頁號編寫在標題欄外；不裝訂的文件材料或圖紙在每頁的右上方加蓋檔號章。檔案檔號章樣式：（長50MM高20MM)351-4）成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文 件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料的最后，將其作為 一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注 明總頁數(shù)。5）引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷