高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧課件

1、高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧2022/7/25高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧高效時(shí)間管理高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間的概念 時(shí)間是一種延續(xù)，事件在其中由過(guò)去經(jīng)過(guò)現(xiàn)在流向?qū)?lái)。 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間的特性 供給毫無(wú)彈性無(wú)法蓄積無(wú)法替代無(wú)法失而復(fù)得 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間的三大殺手 缺乏時(shí)間管理的意識(shí)缺乏溝通弄不清楚優(yōu)先順序 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧謀殺日常時(shí)間的兇手1沒(méi)有日程計(jì)劃2生活失去平衡3桌面雜亂（據(jù)調(diào)查每天有1.5個(gè)鐘花在找東西或走神)4睡眠不足5不吃午飯高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧生活失去平衡我們的生活由七個(gè)不可或缺的部分構(gòu)成：健康、家庭、金錢(qián)、知識(shí)、社交、事業(yè)、精神我們不需要把每天的時(shí)間均分給它們

2、，但要保證每一項(xiàng)都得到充足的時(shí)間，維持生活的平衡如果長(zhǎng)期忽視某個(gè)部分，不對(duì)它投入時(shí)間，生活就會(huì)失衡，其他的各項(xiàng)將受干擾，致使我們無(wú)法取得成功 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧四個(gè)主要的時(shí)間生產(chǎn)率障礙1人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性2人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律3人們不善于檢查自己提高時(shí)間管理辦法，不知道“重要”與“緊急”的區(qū)別4沒(méi)有時(shí)間觀念的人不知道怎樣控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間管理測(cè)試高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧總結(jié)你的時(shí)間掌控-時(shí)間管理測(cè)試答案高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時(shí)間還早”

3、拖延不速之客會(huì)議病文件滿桌病事必躬親高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何跨越時(shí)間陷阱 要事第一以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng)學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”今日事今日畢學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客減少冗長(zhǎng)的會(huì)議辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng) 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間管理的工具 月歷行事歷與甘特表效率手冊(cè)商務(wù)通與訂房卡鬧鐘其它工具 返 回高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間管理4原則要事第一時(shí)間矩陣圖80/20原則有效計(jì)劃高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧有效的時(shí)間管理高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳?duì)我們最重要，所以每件事好像都很重要。忙 人 的 告 白因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾晕覀儾坏貌幻考露甲?。有些人看到我們每件事都做，所以?/p>

4、他們期望我們什么都做。每件事都做讓我們非常忙碌，所以我們沒(méi)有時(shí)間去考慮，究竟什么對(duì)我們最重要。高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧 我們真的花了時(shí)間去做這些對(duì)我們一生都很重要的事情了嗎?要事第一高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧80/20原則80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時(shí)間20%的時(shí)間來(lái)自花去高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧80/20原則去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域集中精力解決少數(shù)重要問(wèn)題,而不是解決所有問(wèn)題在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理危機(jī)緊急的問(wèn)題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休

5、閑充電授能自主管理干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng)受歡迎的活動(dòng)不速之客細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無(wú)關(guān)緊要的信件看太多的電視緊急不緊急重要不重要ABCD1、時(shí)間管理矩陣圖高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧時(shí)間矩陣圖虛假的必要的危機(jī)有限期的任務(wù)項(xiàng)目計(jì)劃準(zhǔn)備建立關(guān)系真正的創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)的干擾一些會(huì)議一些報(bào)告浪費(fèi)的逃避的活動(dòng)高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧4 D 原 則DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做授權(quán)不做立即做高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧普通人的時(shí)間安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%1%成功人士的

6、時(shí)間安排高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理2、時(shí)間價(jià)值分析法時(shí)間價(jià)值表：高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧你的時(shí)間價(jià)值分析表簽名（ ），日期：（ ）高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理3、成功=價(jià)值速度2（S=VC2）法E=MC2（能量=質(zhì)量速度2）；做最有價(jià)值的事（提升你做事的價(jià)值）；在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事（提升做事的效率）。高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理4、生理節(jié)奏法注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段，在此時(shí)段做最有價(jià)值的事；注意研究你注意力集中的時(shí)間有多長(zhǎng)，在此時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題；該休息時(shí)一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時(shí)間，就多增加了1小時(shí)。高效時(shí)間

7、和會(huì)議管理技巧如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理5、杜拉克時(shí)間管理法現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開(kāi)始，而是從他們時(shí)間開(kāi)始。記錄時(shí)間（分析時(shí)間浪費(fèi)在什么地方）管理時(shí)間（減少用于非生產(chǎn)性需求的時(shí)間）集中時(shí)間（在整段時(shí)間內(nèi)的工作效率大于在分散時(shí)段的工作效率之和高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理6、艾維利時(shí)間管理法寫(xiě)下你明天要做的6件最重要的事；用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求；然后再開(kāi)始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)；每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣；案例：值2.5萬(wàn)美元的時(shí)間管理秘訣。高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧案例分析：銷售部王經(jīng)理下班后在做明天的工作計(jì)劃

8、：1、起草中實(shí)公司的合作意向書(shū)（2H）2、商討索賠案的處理意見(jiàn)（1H）3、與華金公司討論定價(jià)（3H）4、明天要向人事部上報(bào)新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告5、天際公司貨未到的問(wèn)題6、季度業(yè)績(jī)報(bào)表（2H）7、討論月底的促銷會(huì)策略（1H）8、閱讀內(nèi)容刊物（1H）9、打電話給10位客戶（0.5H）10、歸檔文件（0.5H）11、明天的周例會(huì)請(qǐng)用時(shí)間管理的原則幫王經(jīng)理安排一下時(shí)間高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧更高效的時(shí)間安排高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧進(jìn)行有效時(shí)間管理的5個(gè)步驟明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序明確你的任務(wù)對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧不 (少）做計(jì)劃的原因1. 計(jì)劃限制了自由2

9、. 著急要緊的事情總是先到，要先解決3. 我沒(méi)有時(shí)間做計(jì)劃當(dāng)我們做重要的事情時(shí)，就不會(huì)被瑣碎的事情所牽制。高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧怎樣對(duì)待尖鋒時(shí)間(1)忙碌的人的共同愿望:時(shí)間多一點(diǎn)事情少一點(diǎn)高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧怎樣對(duì)待尖鋒時(shí)間(2)方法:1、想做和要做的事情無(wú)限，所以切記要優(yōu)先選擇最重要的事情2、不要在意幾點(diǎn)幾分，而是要“現(xiàn)在做”3、用“成就式語(yǔ)言”記錄該做的事情4、不做無(wú)收益的事情高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧節(jié)省時(shí)間20法1. 對(duì)目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序2. 從優(yōu)先級(jí)最高的事物著手3. 和拖延做斗爭(zhēng)，如果事情重要，從現(xiàn)在開(kāi)始做4. 把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分5.

10、為自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧?kù)o，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時(shí)不起作用6. 找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書(shū)館或空閑的辦公室高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧7. 當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)別人說(shuō)不 8. 學(xué)會(huì)委派別人做事9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過(guò)多時(shí)間；縮短低價(jià)值的事件；拋開(kāi)沒(méi)有價(jià)值的信件和文書(shū)工作；委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù) 11. 避免完美主義。記住80/20 定律節(jié)省時(shí)間20法高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧12. 避免作出過(guò)多許諾。對(duì)你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度13. 不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件14. 設(shè)置時(shí)間限制

11、。例如，做某些決定時(shí)，不應(yīng)超過(guò)3 分鐘15. 聚精會(huì)神地做手頭的事情16. 處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間節(jié)省時(shí)間20法高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀?8. 文書(shū)工作爭(zhēng)取只處理一次19. 在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作20. 第一次就做好節(jié)省時(shí)間20法高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧高效會(huì)議管理高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧一、會(huì)議通則高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧企業(yè)現(xiàn)狀 大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其基本走向企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧定義會(huì)議 會(huì)議是指三個(gè)或三個(gè)以上的人(其中一個(gè)為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝

12、通商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或作出決定 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧會(huì)議的常見(jiàn)作用提價(jià)信息匯集信息解決問(wèn)題宣傳政策培育訓(xùn)練高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧開(kāi)會(huì)的常見(jiàn)原因 資訊傳達(dá)與監(jiān)督員工達(dá)成決議與解決問(wèn)題開(kāi)發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧不正當(dāng)會(huì)議理由種種為滿足無(wú)聊的愿望而開(kāi)會(huì)有些會(huì)議是因“不妨找個(gè)時(shí)間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問(wèn)題”而召開(kāi) 為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開(kāi)會(huì)有些會(huì)議是因“歷來(lái)都利用星期三下午那段時(shí)間開(kāi)會(huì)”而召開(kāi)。這就是一般所謂的“例會(huì)” 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧不正當(dāng)會(huì)議理由種種為攀比而開(kāi)會(huì)有些會(huì)議是因“人家財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會(huì)議，咱們?nèi)肆Y

13、源又豈能落后”而召開(kāi) 為表功而開(kāi)會(huì)有些會(huì)議是因“若不多開(kāi)會(huì)，則上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以為咱們偷懶”而召開(kāi) 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧不正當(dāng)會(huì)議理由種種為推卻責(zé)任而開(kāi)會(huì)有些會(huì)議是因“沒(méi)有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開(kāi) 為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開(kāi)會(huì)有些會(huì)議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開(kāi) 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧消除不正當(dāng)會(huì)議的措施為偶而取消一兩次會(huì)議，以檢驗(yàn)這類會(huì)議需要程度 將預(yù)定會(huì)議延期舉行，或并入下次會(huì)議局部或全部取消例會(huì) 獲得上級(jí)的批準(zhǔn)才能召開(kāi)考慮或積極采用其他交流方式高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧考慮其他交流方式 視頻會(huì)議：視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語(yǔ)言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。電

14、子郵件：電子郵件可使你以很快的速度與頻率通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)送和接收書(shū)面信息而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi) 其他 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧會(huì)議的價(jià)值 從量上來(lái)看，會(huì)議的支出會(huì)增加企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本從質(zhì)上來(lái)看，有效率的會(huì)議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時(shí)間、金錢(qián)，以及增加效率評(píng)估會(huì)議的價(jià)值，要同時(shí)兼顧“會(huì)議是否有效”及“會(huì)議開(kāi)支是否控制在最低程度” 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧例：某高科技公司之會(huì)議開(kāi)銷 各階層的職員人數(shù)每周時(shí)數(shù)每小時(shí)的負(fù)擔(dān)比率估計(jì)會(huì)議時(shí)間所耗的成本高層主管（500）中層主管（200）低層主管（7000）每周會(huì)議開(kāi)銷每年會(huì)議開(kāi)銷（￥532500048周）有效會(huì)議開(kāi)銷之估計(jì)（占每年的50%）無(wú)效率會(huì)議的成本損

15、失1210.58.4￥100￥85￥50￥600,000￥1785,000￥2,940,000￥5,325,000￥255,600,000￥127,800,000￥127,800,000會(huì)議時(shí)數(shù)與負(fù)擔(dān)比率資料，是根據(jù)摩司魏克1995年針對(duì)500家高科技公司的研究報(bào)告。高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧如何確定會(huì)議是否有效為會(huì)議所設(shè)定的目標(biāo)是否有實(shí)現(xiàn)的價(jià)值目標(biāo)能否在最短時(shí)間內(nèi)是否被實(shí)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)會(huì)議結(jié)果是否滿意高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧不切實(shí)效的會(huì)議有何危害會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本大大增長(zhǎng),相當(dāng)可觀與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧導(dǎo)致會(huì)議沒(méi)有實(shí)效的原因欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不明確欠缺會(huì)議議程會(huì)議時(shí)間

16、不當(dāng)或通知的時(shí)間不當(dāng)通知的內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)或會(huì)議設(shè)備欠佳與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)會(huì)議前：高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧與會(huì)者從事交誼活動(dòng)或有外界干擾與會(huì)者發(fā)言離題或者分心與會(huì)者交頭接耳或發(fā)生爭(zhēng)論少數(shù)人壟斷會(huì)議與會(huì)者拒絕參與主持人離題會(huì)議中：高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧欠缺會(huì)議記錄未對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)委員會(huì)或工作小組與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿會(huì)議后：高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧會(huì)議形式 咨商式會(huì)議 決議提報(bào)式會(huì)議 責(zé)任完全交付式會(huì)議 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧會(huì)議規(guī)模 通常的會(huì)議有5至9人參加，這樣的規(guī)模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。 高效

17、時(shí)間和會(huì)議管理技巧主持人角色 會(huì)議主題的組織者或倡導(dǎo)者信息的提供者政策的宣貫者和解說(shuō)者培訓(xùn)會(huì)議中的傳道、授業(yè)、解惑者問(wèn)題的陳述者和匯報(bào)者會(huì)議進(jìn)程的控制者現(xiàn)場(chǎng)氣氛的營(yíng)造者高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧主持人素質(zhì) 思考清晰明銳善于言詞表達(dá)具有良好的分析能力能抱有對(duì)事不對(duì)人的態(tài)度公正和有耐性能靈活地應(yīng)付“挑剔”人物沉著并能自我約束具有幽默感高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧主持人職責(zé) 營(yíng)造和諧氣氛照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見(jiàn)，避免會(huì)中意見(jiàn)一面倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯與討論保持中立態(tài)度 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧與會(huì)者責(zé)任 發(fā)言內(nèi)容要有組織適時(shí)發(fā)言一次

18、只討論一個(gè)重點(diǎn)口齒清晰，陳述有力一針見(jiàn)血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點(diǎn)處可稍加大音量 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧會(huì)議準(zhǔn)備 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧一般性會(huì)議的會(huì)議準(zhǔn)備內(nèi)容會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定與會(huì)者的選擇議程的擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)地的選擇會(huì)議所需儀器設(shè)備的準(zhǔn)備會(huì)議通知的派發(fā)開(kāi)會(huì)前議題的最后審查高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧編排會(huì)議議程的兩個(gè)原則按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說(shuō)越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程的后端處理 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來(lái)。假如能這樣做，則主持人可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧例：委員會(huì)會(huì)議議程 7月6日上午11點(diǎn) 格林德雷戈飯店1、（11：00）任命一個(gè)會(huì)議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會(huì)間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次會(huì)議細(xì)節(jié)高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧場(chǎng)地布置的注意事項(xiàng) 應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)吸煙 是否需要提供茶點(diǎn)照明、通風(fēng)和空調(diào)等的檢查座位安排會(huì)議用品的準(zhǔn)備高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧安排座位 高效時(shí)間和會(huì)議管理技巧一對(duì)一會(huì)議 （3）（1）