第5章20041110

1、文件編號(hào)及標(biāo)識(shí)規(guī)定文件編號(hào):WDWY-WI-MM5301版本狀態(tài):A/0生效日期:2005/01/01PAGE PAGE 1241 目的及適用范圍文件編號(hào)目的在于統(tǒng)一規(guī)范管理公司物業(yè)服務(wù)領(lǐng)域各項(xiàng)管理文件的編碼標(biāo)識(shí)方式，以便于文件的識(shí)別和使用。本規(guī)定對(duì)本手冊(cè)的文件標(biāo)號(hào)及標(biāo)識(shí)作了闡述，并對(duì)各項(xiàng)目物業(yè)分公司制訂和發(fā)布的各類管理文件的編號(hào)及標(biāo)識(shí)作了規(guī)范，包括管理手冊(cè)、程序文件、工作指引、表格、計(jì)劃文件及對(duì)顧客公開(kāi)文件等。2 本手冊(cè)文件編號(hào)規(guī)則2.1文件代號(hào)規(guī)則a) 公司名稱代號(hào)公司名稱代號(hào)以漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母縮寫(xiě)表示，即“*物業(yè)”以“WDWY”表示。b) 文件類型代號(hào)管理手冊(cè) MM(Manageme

2、nt Menu)工作指引 WI(Work Instruction)標(biāo)準(zhǔn)表格 FR(Form Record)2.2 管理手冊(cè)編號(hào)規(guī)則2.2.1管理手冊(cè)各章節(jié)的編號(hào)方式WDWY-MM 某一節(jié)的自然序號(hào)（09） 所在章的自然序號(hào)（09） 管理手冊(cè)代號(hào) *物業(yè)代號(hào)如：WDWY-MM41 表示*物業(yè)管理手冊(cè)中的第四章第一節(jié)，即方案管理。2.2.2工作指引的編號(hào)方式WDWY-WI-MM 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編號(hào)(0199) 所在章節(jié)的自然序號(hào)（1099） 管理手冊(cè)代號(hào)工作指引代號(hào)*物業(yè)代號(hào)如：WDWY-WI-MM5101 表示源自*物業(yè)管理手冊(cè)中的第五章第一節(jié)內(nèi)容的第一個(gè)工作指引，即物業(yè)員工獎(jiǎng)罰管理規(guī)定。2.2.3

3、表格的編號(hào)方式WDWY-FR-MM 表格編號(hào)(0199) 所在章節(jié)的自然序號(hào)（09） 管理手冊(cè)代號(hào)表格代號(hào)*物業(yè)代號(hào)如：WDWY-FR-MM7601 表示源自*物業(yè)管理手冊(cè)中的第七章第六節(jié)內(nèi)容的第一個(gè)表格，即物業(yè)保修卡注：計(jì)劃類、清單類文件的編號(hào)方式不另作規(guī)范，統(tǒng)一按表格編號(hào)形式進(jìn)行。3物業(yè)分公司文件編號(hào)規(guī)則3.1文件代號(hào)規(guī)則 鑒于通用形式，物業(yè)分公司的文件須采用ISO9000模式，分為質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（工作手冊(cè)）以及表格。公司名稱代號(hào)：在WDWY的后面加“/”，再加上物業(yè)分公司所在城市的拼音縮寫(xiě)表示，如大連物業(yè)分公司的文件編號(hào)前均用“WDWY/DL”表示、吉林物業(yè)分公司的文件編

4、號(hào)前均用“WDWY/JL”表示，等等。文件代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)QM 程序文件OP工作手冊(cè)代號(hào)按業(yè)務(wù)模塊分類約定如下：內(nèi)部管理類：XZ行政 RS人力資源 PX培訓(xùn) ZN職能 日常服務(wù)類BA保安 XF消防 GC工程 WS衛(wèi)生（保潔綠化消殺）KF客戶服務(wù)參考類AL案例 FG法律法規(guī) HT合同范本 3.2物業(yè)分公司文件的編號(hào)規(guī)則3.2.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)方式WDWY/-QM 質(zhì)量手冊(cè)代號(hào) 物業(yè)分公司城市代號(hào)注：物業(yè)分公司建立其它體系如ISO14000、OHSAS18000等的，手冊(cè)代號(hào)另行規(guī)定，本規(guī)定以質(zhì)量手冊(cè)為例。3.2.2程序文件的標(biāo)號(hào)方式WDWY/-OP 程序文件的序號(hào)(0199) 程序文件代號(hào) 物業(yè)分公

5、司城市代號(hào) 如WDWY/DL-OP01 表示大連物業(yè)分公司制定的序號(hào)為01的程序文件。3.2.3工作手冊(cè)的編號(hào)方式WDWY/- 文件序號(hào)（0199) 工作手冊(cè)代號(hào) 物業(yè)分公司城市代號(hào)如：WDWY/DL-RS01 表示大連物業(yè)分公司人力資源（人事）工作手冊(cè)中的第一個(gè)作業(yè)文件。3.2.4表格的編號(hào)方式WDWY/-FR- 表格修改版本號(hào)（AZ） 表格序號(hào)（0199) 文件序號(hào)（0199) 所在文件類別（QMOPRS等）代號(hào) 表格代號(hào)物業(yè)分公司城市代號(hào)如：WDWY/DL-FR-RS0101A 表示大連物業(yè)分公司人力資源（人事）工作手冊(cè)中的第一個(gè)作業(yè)文件中規(guī)范使用的第一個(gè)工作表格。 WDWY/DL-FR

6、-OP9101A 表示大連物業(yè)分公司不合格、糾正及預(yù)防措施控制程序中規(guī)范使用的第一個(gè)表格。注：一些獨(dú)立表格可用0001一直排序下去表示。關(guān)于修改版本號(hào)在本章節(jié)4.2有詳細(xì)闡述。如WDWY/DL-FR-RS0001A 表示人力資源（人事）工作手冊(cè)中未在任何文件中規(guī)范使用的表格。3.3特別約定一般而言，工作指引是支持某個(gè)程序文件的，因此工作指引編號(hào)可以與程序文件編號(hào)建立對(duì)應(yīng)聯(lián)系，但也不能絕對(duì)排除直接支持管理手冊(cè)的工作指引文件，因此為簡(jiǎn)化文件編號(hào)規(guī)則，程序文件和工作指引之間不建立相互關(guān)聯(lián)，都直接按某個(gè)業(yè)務(wù)模塊的自然序號(hào)編排。針對(duì)某一類工作指引文件,如設(shè)備操作規(guī)程、保養(yǎng)規(guī)程、服務(wù)作業(yè)規(guī)程等，按上文件述

7、編號(hào)方式一類指引文件或表格只給出了一個(gè)編號(hào)，為區(qū)別不同設(shè)備和服務(wù)作業(yè)文件，在該類文件的自然序號(hào)后面加上(*)標(biāo)識(shí)碼，以保證每一份文件的編號(hào)唯一性。其中“*”由0099順序排列使用。對(duì)需要使用編號(hào)予以標(biāo)識(shí)區(qū)分的計(jì)劃文件，可以使用SD(Schedule Document)對(duì)需要使用索引編號(hào)的外來(lái)文件，可以使用EF(External File)作為“文件類型代號(hào)”。對(duì)需要長(zhǎng)時(shí)間使用的對(duì)顧客公開(kāi)文件，可以使用PF(Public File)作為“文件類型代號(hào)”。4 文件版本標(biāo)識(shí)4.1 管理（質(zhì)量）手冊(cè)、程序文件及工作手冊(cè)版本標(biāo)識(shí)管理公司物業(yè)管理制度中的管理手冊(cè)、工作指引，物業(yè)分公司的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及

8、工作手冊(cè)的修訂采用按節(jié)或單個(gè)文件（程序）修訂的辦法，為確保公司體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對(duì)其采用版本號(hào)、修改狀態(tài)號(hào)來(lái)控制最新版本，版本號(hào)采用英文字母A，B，C表示第一版、第二版;用阿拉伯?dāng)?shù)字0，1，2表示未經(jīng)修改、第一次修改、第二次修改.。版本號(hào)與修改狀態(tài)號(hào)之間的關(guān)系為：“版本號(hào)”適用與更大范圍（整本手冊(cè)或整分程序文件），“版本狀態(tài)號(hào)”適用于手冊(cè)中單個(gè)文件或程序文件的某一頁(yè)修改。每一版之管理體系文件和資料可以允許修改9次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是9，當(dāng)?shù)?0次修改時(shí)，該手冊(cè)或程序文件換版,即由A版升為B版，B版升為C版以此類推。特殊情況下如一次性大規(guī)模修改文件，換版可不受此限制。管理公司物

9、業(yè)管理制度中的管理手冊(cè)、工作指引內(nèi)容頁(yè)包括章節(jié)編號(hào)、章節(jié)標(biāo)題、版本狀態(tài)（即版本狀態(tài)及章節(jié)修改狀態(tài)，用AZ /09表示）、生效日期；質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及工作手冊(cè)的封面必須注明：手冊(cè)編號(hào)、版號(hào)、與版號(hào)相應(yīng)的生效日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人簽名、受控印章、發(fā)放編號(hào)等；質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及工作手冊(cè)的內(nèi)容頁(yè)中必須注明：章節(jié)編號(hào)、章節(jié)標(biāo)題、手冊(cè)版號(hào)、章節(jié)修訂狀態(tài)等。每個(gè)手冊(cè)用修改控制頁(yè)集中體現(xiàn)修改內(nèi)容、頁(yè)碼、時(shí)間及修改人等。例（文件內(nèi)容頁(yè)標(biāo)頭）：不合格、糾正及預(yù)防控制程序編 號(hào): WDWY/DL-OP01版本號(hào):A/2以上表示經(jīng)過(guò)兩次修改的文件編號(hào)為WDWY/DL-OP01的程序文件。4.2表格編號(hào)的約定4.2.1標(biāo)準(zhǔn)表格編號(hào)必須在表格的右上角頁(yè)眉處。編號(hào)末端采用大寫(xiě)英文字母表示版本號(hào)并連續(xù)寫(xiě)出，每修改一次，版本標(biāo)識(shí)改為順延下一個(gè)大寫(xiě)英文的字母。 如：WDWY/DL-FR-RS0101B 表示大連物業(yè)分公司人力資源（人事）工作手冊(cè)中的第一個(gè)作業(yè)文件中規(guī)范使用的第一個(gè)工作表格，這個(gè)表格經(jīng)過(guò)一次修改，版本號(hào)由A變?yōu)锽，如此類推。4.2.2每一份預(yù)先設(shè)計(jì)的記錄表格均必須標(biāo)識(shí)表格編號(hào)、版號(hào)，并有明確的表格標(biāo)題。4.2.3 每一份預(yù)先設(shè)計(jì)的記錄表格均必須在