歸檔文件整理規(guī)則魏麟懿課件

1、歸檔文件整理規(guī)則魏麟懿歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料歸檔文件的定義整理標(biāo)準(zhǔn)：整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。歸檔文件的整理紙質(zhì)歸檔文件的整理收 集文書(shū)檔案的收集工作：是指一個(gè)立檔單位的檔案部門，按照國(guó)家規(guī)定，通過(guò)歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內(nèi)部各職能部門及個(gè)人手中的文書(shū)檔案集中到檔案部門，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的工作。確定文件保管單位“件” 鑒 定（一）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

2、： 反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料 機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料 本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料以及下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料 其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 （二）企業(yè)文件材料歸檔范圍： 反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； 本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料； 本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬

3、關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料； 有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的材料。機(jī) 關(guān)企 業(yè) 永久本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開(kāi)會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料；本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；本企業(yè)關(guān)于重要問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)

4、主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料；本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料；本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料；本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料；本企業(yè)黨群工作的重要文件材料；新聞媒體對(duì)本企業(yè)重要活動(dòng)

5、、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道；有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來(lái)賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料；本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報(bào)送的關(guān)于重要問(wèn)題的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)等文件材料。定期(30年、10年）本企業(yè)接待重要來(lái)賓的工作計(jì)劃、方案等一般性文件材料。本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般 性文件材料，本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃，半年、季度、月份計(jì)

6、劃與總結(jié)等文件材料；本企業(yè)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的一般性文件材料；本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料；本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料；本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料；本企業(yè)關(guān)于一般性問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì)制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對(duì)本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料；直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、來(lái)函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)活動(dòng)的一般性文件

7、材料，本企業(yè)職工參加省以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的一般性文件材料；文件的修整1、修裱破損文件，這主要是針對(duì)有重要保存價(jià)值的歸檔文件；2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件，包括不符合要求的書(shū)寫(xiě)材料、傳真件等，要進(jìn)行復(fù)印；3、超大紙張的折疊、較小紙的處理；4、去除金屬物。文件的分類 (1)機(jī)關(guān)文件材料的分類 “內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)”分類法：此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)多而穩(wěn)定，分工比較明確文件數(shù)量比較大的單位。 “問(wèn)題”分類法：此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較少，分工比較粗或無(wú)內(nèi)部機(jī)構(gòu)且文件量小的單位 (2)企業(yè)文件材料的分類 按職能或問(wèn)題 按部門 系統(tǒng)排序（1）正文在前，附件在后；（2）正本在前，定稿在后；（3）轉(zhuǎn)發(fā)

8、文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；（4）原件在前，復(fù)制件在后；（5）不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；（6）來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。（7）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。歸檔文件一般以件為單位裝訂，附件較多且厚的歸檔文件可單獨(dú)裝訂，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不能使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久和定期30年保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，采取線裝法裝訂。較厚的使用

9、“三孔一線”裝訂，頁(yè)數(shù)較少的可使用直角裝訂。10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開(kāi)重新裝訂。裝 訂編 頁(yè) 以“件”為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，也就是每件均從“1”開(kāi)始編起，件 與件之間不連續(xù)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，這也是與以往以“卷”為整理保管單位時(shí)編頁(yè)號(hào)方法的不同； 頁(yè)號(hào)編寫(xiě)的位置，凡是有文字、圖表的頁(yè)面都要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，正面編寫(xiě)在右上角，背面編寫(xiě)在左上角； 一份文件的總頁(yè)數(shù)，以該文件最后一個(gè)頁(yè)號(hào)為準(zhǔn)。 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的，且文件原有頁(yè)碼與擬編制頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變，不再重復(fù)編頁(yè)。檔號(hào)編制（新規(guī)則增加內(nèi)容） 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單

10、性原則。檔號(hào) archival code 在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。以保證紙質(zhì)文件和電子文件整理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。結(jié)構(gòu)“全宗號(hào)-檔案門類代碼年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)”上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“”隔開(kāi)。 例：“109-WS2016-Y-BGS-0001”編 制 要 求1.全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。依照檔案法、檔案法實(shí)施辦法、甘肅省檔案條例等相關(guān)法律法規(guī)需向同級(jí)檔案館進(jìn)行移交的單位，可向同級(jí)檔案館申領(lǐng)全宗號(hào)；其他單位此項(xiàng)可為空。如：*單位（無(wú)全宗號(hào)）2016年度辦公室分類下，永久保管的第一件歸檔文件的檔號(hào)編制為

11、“WS2016-Y-BGS-0001”。2.檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。3.保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。4.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)，同時(shí)編制機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼表（見(jiàn)附件1）。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。如：*單位（全宗號(hào)為109）2016年度永久保管的第一件歸檔文件的檔號(hào)編制為“109-WS2016-Y-0001”。5.件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。加蓋歸檔章及填寫(xiě) 歸檔文件目錄的編制要求將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒內(nèi)。（一）檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，符合無(wú)酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板（DA/T 24-2000）標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）檔案盒尺寸為310mm220mm（長(zhǎng)寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等規(guī)格