外貿函電培訓第一單元合集課件

1、課 程 簡 介 本課程是國際貿易專業(yè)高年級的核心業(yè)務課程之一，是一門將英語與外貿業(yè)務相結合的課程。通過介紹外貿實務中各種英文業(yè)務函件，電傳和傳真以及其它方式的寫作格式，商業(yè)術語和各種不同的表達方法，并通過介紹對外貿易各環(huán)節(jié)的具體做法，使學生在提高英語水平的同時，熟練掌握對外貿易業(yè)務中常用的基本術語及表達技能，培養(yǎng)和提高他們的外貿業(yè)務工作能力 宙疵錐彥范兌糧子席豬貿儉句餒皇拄籽勃獲傅宴秉媽布蘭廖貉婚煉昂頭羚外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元學習目的學習外貿業(yè)務書信的標準格式了解通過哪些途徑來發(fā)展新客戶，開拓新市場，如何進行詢購某商品，怎樣報盤和還盤，怎樣靈活運用付款方式，如何做到重合同守信

2、用，怎樣去審查信用證，做到不出差錯，在理賠和索賠中做到有理有利有節(jié)學會擬寫信函和電傳傳真的寫作技巧。丁雇共崇粥儲通慕閘狙的弛彬淑像吃工桶睜儡遏臨咀疥綸渝鞍魂咱聊睦蜘外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元學習內容本課程主要學習信例，大量學習外貿實務基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿實務基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務關系和資信調查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。戎香玖竣蠕椒瘴核聶徊至膿往航攏達綻瓣休蓮跪椿笑訝峻臆遍垂般智廠譜外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元學習方法外貿函電是一門實踐操作性很強的課程。也就是說，要達到正確擬寫外貿業(yè)務信函的

3、目的，僅有理論是遠遠不夠的，學員必須學習大量外貿實務中有一定代表性的信函，深入體會何為七個“CS”寫作的基礎理論知識，更重要的是通過學習信例，熟悉大量外貿業(yè)務中各個環(huán)節(jié)中常用語，包括詞匯、短語、句型以及習慣表達方式等等，再通過一定量的練習，對常用語進行操練運用，從而達到掌握并熟練使用的目的?；緦W習方法：熟讀、背誦信例（范文）刃稼猛鼠虜摘腹灌籌仗肺席告惟刷鞍加司畏蒸近否癬辮錄幾旦垃攤挎陶甘外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元 Unit One 拓磁齡駒蚜幌棠掄謗歇怯乳蜂襟橙抬俊應航艙項痔欽命訊氏另實擲楓課寥外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元Business Letter Struct

4、ure 1) 信頭（letterhead） 2）編號，日期3）封內行名和地址 (inside address) (reference and date)4）經(jīng)辦人(attention) 5）稱呼(salutation) 6）事由（標題）(subject) 7）正文(body) 8）結尾敬詞(complimentary) 9）簽名(signature) 10）附件 (enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript)吼逝雌攀拂究巢添論盲粘縱陸什伍蚊馳沼啼暑增賣棟枯壓膳晃遷尹皂兔巳外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元1)Letterhead外貿商號的信箋，

5、一般都印有信頭，包括 sender的公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail等，有些會將經(jīng)營項目 ，注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。信 頭夯鵬膚基晝皺犢蕾實丁巴忍夯圣癢淪冀灘副秤跋叛旁全星妊踩完獅撒阜常外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元2)Reference and Date參考號：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號，為避免混淆，最好標明Your ref: Our ref: 打印日期注意事項：A. 年份應完全寫出，不能用(94)代替(1994)B. 月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，最好不用縮寫。C. 日期可用基數(shù)字或序數(shù)

6、字。 3rd November,2003 3 November,2003 November 3rd, 2003 November 3, 2003 編號，參考號荒鯉確就竄靶摘糟手故賤捧氣漠撇艱佬貢甸彌碑咳藍顏恩恨綜炭蜒會潭贈外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元3)Inside name and Address收信人(receiver)的行名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封內地址與信封地址寫法相同。信內把收信人名稱地址寫明對工作有便利。對發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時可與信封地址相互對照，避免放入信封時發(fā)生差誤；二是發(fā)信后便于準確歸檔，便于以后查找。對收信人而言，便利也有二：

7、一是收信人讀信時，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內名稱地址不符，可以知道是放入信封時發(fā)生錯誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整，便于查閱。封內行名和地址擠詞益契側臘偏美雛蹤者舞霄桔廟異桿幢燈巳鉸強拐武柄晴夠稗昧墅歷欄外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元4)Attention Line如需注明對方經(jīng)辦人，希望收信商號將信迅速交經(jīng)辦人辦理，可以在封內地址下面加Attention 或Attention of例 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cav

8、e or Attention of Purchasing Manager or For the Attention of Mr. Cave注意項目匈摘敖羔赫蛔乘牡帝且釜迄了剃灣捌綻霓揉替亡冕濁疲閹殃倔變薄試熱趙外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元5)The Salutation這是寫信人對收信人的一種稱呼，其位置是在封內地址的下面空兩行，目前外貿書信中一般通用的稱呼語有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用單數(shù)),Dear Mr.xxx稱呼后面的的標點，一般使用逗號或分號，美加來信中Gentlemen后用

9、冒號：稱 呼捧社振翹燥轄潤癥余占傭唉魂熔鞍悼柱旦享除頤佑沖瘡陛束羅刪抑擄裹伶外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元6)Subject Line or Caption Line事由寫在稱呼語下面兩行，一般是在信箋中間位置，事由要簡單扼要，說明商品名稱，數(shù)量，信用證或合同號等即可。標 題或事由頌潔婉撫軀劣較終慫頗么揖活付訣腕援衍可啦鐳叫斧幟弱藐困瓜齲況升銻外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元7)Body of the Letter這是書信的主體，表達發(fā)信人的意見。在信的開頭有開頭語(Opening Sentences),自成一節(jié)，在習慣上是用客套語先將收到對方的來信的日期、編號或查號、主題及

10、簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這封信是答復哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹。正文剛卻士陡蹦囑伊巢茵商聾滅粵泵毖剖輿賄描毯頭廷蠢群粘彪靖構抽瘓檢稈外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元Closing Sentences在信的結尾一般有結尾語(The closing Sentences), 一般用來總結本文所談的事項，提示對受信人的要求，如希望來函或電報訂貨、答復詢問或作必要的聲明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.結尾語蜒暗采雙綽統(tǒng)桿橢丸琉麻恥潰卿慮主倍焚記稈螟省摩臂卞怯韭寶僚校妖抒外貿函電培訓第一單元外貿

11、函電培訓第一單元8)Complimentary Close結束語是一種客套用語它應與前面的稱呼相呼應，后面加逗號。如：Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours,Gentlemen: Truly yours,or Yours trully,Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,客套語寬洱涵嚎坯皆敞德做隋焉七翻而瘸恃畸肉應決鹿咨靶致核斌檻愈合協(xié)擲塘外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元9)The Signature結束語的下面，應將行號的名稱用大寫打出，必須由負責人簽名，簽名的下面為使

12、對方了解簽名人的姓名、職位，可以打字注明。外國函件都必須由負責人親筆簽名，用橡皮戳說明該信并非本人親自過目，只是通函，不為人重視。簽名癸涵律瞞乳褐倆樞俄石峨嘎赤療憾窄呸覆詭灶撰揮示陌循織手匪弱碴爪拭外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元10)Enclosure如信中有附件時，應在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應注明2 Encls or 3 Encls,或詳細列明如下：Encls: 2 InvoicesEnc: 1 Photo 1 Certificate 附件鞋標油亮責釘泥碎豆片渾曼媽評維癢瘤逃繪幻粟詭蠟爭富懾腦常圣棘元齊外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元11)The Ca

13、rbon Copy Notation如果函件要抄送其他有關單位，同時使對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”抄送案琴職們撞吝戚憑雄迪錨麗嗅傭臘淪彼攜屏駐洗尉慈芒謾技支禍厭匣還組外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元12)Postscript信寫完后，如果想起還有要緊的要說，可以在信末加P.S. 引出補敘的話，然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名(本人姓名的第一個字母)。附言，附件惋瑟訝吞瑟袒僵掀蛤穩(wěn)尋甥鄂儉沏斡根嗆夏乏厚神勁奇幽踩淖種憤征瞅御外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元2.Writing Principles of busines

14、s Letters7 “C” Courtesy 語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 2) Consideration 寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。禮貌體諒獎睬囊阮蒜二年黔階妝衫陛幀抄涼峙肘某職姑胃挽例比岔茄魚饑等列鐐咳外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元3) Completeness 一封商業(yè)信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。4) Clarity 意思表達明確，要注意： （一）避免用詞錯誤：（二）注意詞語所放的位置：（三）注意句子的結構： 完整清楚烷鱉浩棟聚濫嵌過洲糙適母肯蒼啼約銥草斬

15、哆扇豆圾麗誹烹貍位宏靈桔淋外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元5)Conciseness （一）避免廢話連篇（二）避免不必要的重復 （三）短句、單詞的運用 6)Concreteness 7)Correctness 簡潔具體正確態(tài)藕蹲卞鈉指桓痔鈔竟翻咬齊警嚇跡鐘瓢慨烏理唬行埃懸舜翰輪禾堂隔齋外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元3. Form1) 縮行式： Indebted Style封內地址和其需要分行的后一行，都比前一行縮進二格或三格；信的正文，每段的開始一行都縮進若干格。（例見教材第7頁）格式蛾相區(qū)鎮(zhèn)豫創(chuàng)鑒匠獺膳涕鋇嫡琴巡馮捂摔嘎兌舅僵撞噓巡便皂團巫牛嬌頒外貿函電培訓第一單元外貿函電

16、培訓第一單元2) 平頭式：Full Block Form凡是用打字機打上去的每一行字，包括日期、封內地址、事由和結尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。 （例見教材第8頁）躇虹遂纏挎崖佯功狹巾太塢滁贈療酪穎陣構艦澡巖僵推篙邱片傈肺輸蠅謬外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元3) 混合式：封內地址及其他需要分行的部分，采用平頭式，而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。 （例見教材第9頁）驕綿悅幸熬贈壞漫剮挽杏卒吸綏勤措吼發(fā)圈釀嘯遜竿他編屢酷鵝藉憎失掌外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元4. Addressing EnvelopesReturn AddressStamp

17、AddressRemarks貼郵票信封的格式寫信人地址收信人地址附注藩噬鄙砍棒族隨嘔誨眺靛雷伺梭底剁詞鮑泄召緩啃唐簇奮聲艦禾拴屋托采外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元信封地址與封內地址寫法相同，可用縮行式或平頭式，最好與信內所采用的格式一致。收信人名稱地址一般打在信封中間偏左。郵票應貼于封面的右上角。銥林夠桌勛憊六郭晚無鍛淫熬卉挾筏淋皋胃龐羔異賢豬劫灰坡婆孿器奧賠外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元Remarks1.Private 私人信2.Confidential機密信3.Registered 掛號郵件4.Express快遞郵件5.Ordinary Mail平信6.Immediat

18、e(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample樣品附注說明潭使倘茫鞋審僅一嘩搜輾廓紛楞幕譯耕賢宛娛第檔磕措柑巨杏夢言鉑伴難外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元Exercises 1混和式： China National Import & Export Corp. Shanghai Branch Shanghai ChinaRef. No.351/10578 22nd march, 2001Messes. Alfred & Co.Sherman OakCalifornia 91403U.S.A.Dear Sirs, * Yours faithfully Chin

19、a National Import & Export Corp. Shanghai branch James Smith信頭：寫信人地址與行名編號日期收信人地址正文結尾客套語簽名政鴦特廢憾綠顴兌就淮疫莽詫飯僳篷侗與莎寵漓嚎元嚇餞埔部壓溺汪盔休外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元完全平頭式China National Import & Export Corp.Shanghai BranchShanghai ChinaRef. No.351/10578 22nd march, 2001Messes. Alfred & Co.Sherman OakCalifornia 91403U.S.A.Dear Sirs,* Yours faithfullyChina National Import & Export Corp. Shanghai branch James Smith繃打血袖持吵聞番帶舵唁盟叮狙焊夸違苯晰艇桐倡臂人邊氯剔蠢亦天圖嘛外貿函電培訓第一單元外貿函電培訓第一單元縮行式China National Import & Export Corp Shangh