監(jiān)理資料信息管理與歸檔制度

1、 監(jiān)理資料信息管理與歸檔制度1.總則：為加強(qiáng)建設(shè)工程監(jiān)理工作的規(guī)范化和規(guī)范化管理，提高工程監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作水平，為工程項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)部門(mén)分析、指導(dǎo)和評(píng)價(jià)工程項(xiàng)目質(zhì)量提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。建設(shè)監(jiān)理工作和可追溯性，要建立完善的工程建設(shè)監(jiān)理資料檔案系統(tǒng)。本項(xiàng)目監(jiān)理部確定主任指導(dǎo)，專(zhuān)職資料員負(fù)責(zé)資料的收集、分析、篩選、整理、歸檔、歸檔等工作。2、資料室專(zhuān)人管理，按城建檔案要求要求建檔。二、督導(dǎo)工作流程2.1文件創(chuàng)建2.1.1監(jiān)管數(shù)據(jù)和信息管理職責(zé)分工監(jiān)管數(shù)據(jù)分為流程數(shù)據(jù)、內(nèi)部數(shù)據(jù)和交易數(shù)據(jù)；程序信息為開(kāi)停機(jī)申請(qǐng)、程序?qū)彶樯暾?qǐng)、工藝及材料檢驗(yàn)等；內(nèi)部資料為監(jiān)管計(jì)劃、細(xì)則、月報(bào)、質(zhì)量評(píng)估、總結(jié)等；溝通材料為合同

2、管理、業(yè)主來(lái)函、政府行政部門(mén)檢查記錄等；手續(xù)材料由建設(shè)單位申報(bào)。專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師或總監(jiān)理工程師審核通過(guò)后，由信息人員審核備案；內(nèi)部資料由董事或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師在董事的指導(dǎo)下完成。主任蓋章后，資料員備案；資料員按公司要求及規(guī)定歸檔；2.1.2數(shù)據(jù)收發(fā)管理系統(tǒng)2.1.2.1 數(shù)據(jù)的收發(fā)應(yīng)采用公司出具的專(zhuān)用收發(fā)表形式；2.1.2.2 收發(fā)數(shù)據(jù)前，需仔細(xì)核對(duì)收發(fā)文件的編號(hào)、原因、簽名等是否與收發(fā)內(nèi)容一致；2.1.2.3 收發(fā)文件時(shí)，應(yīng)登記詳細(xì)記錄：收發(fā)文件時(shí)間、收件人、原因、交換單位、序號(hào)等。其中，收件人應(yīng)簽字確認(rèn)；2.1.2.4 數(shù)據(jù)收發(fā)后應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。2.1.3數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和歸檔管理系統(tǒng)2.1.3

3、.1 歸檔的工程文件內(nèi)容必須真實(shí)、有效、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，與工程實(shí)際相一致；2.1.3.2 歸檔文件應(yīng)填寫(xiě)完整，并盡可能使用原件。為復(fù)印件的，應(yīng)加蓋原審核印章，并注明原存放地點(diǎn)；2.1.3.3 歸檔文件需審核，字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。副本不得顯得模糊和難以辨認(rèn)。歸檔用紙應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)紙，不得使用方格紙、工作紙等；2.1.3.4 歸檔數(shù)據(jù)內(nèi)容中若有圖文，則文頁(yè)應(yīng)在前，圖在后。文本較多的頁(yè)面應(yīng)編號(hào)；2.1.3.5 第四版監(jiān)管表明使用的文件編號(hào)必須符合要求，例如：1208008，代表2012年8月008號(hào)；2.1.3.6 存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按數(shù)據(jù)箱名稱(chēng)和箱內(nèi)內(nèi)容物的順序進(jìn)行分類(lèi)。目

4、錄應(yīng)掛在墻上，便于查閱，有分類(lèi)有目錄，按目錄歸檔；2.1.3.7 資料箱背面應(yīng)包含：公司名稱(chēng)標(biāo)識(shí)、項(xiàng)目名稱(chēng)、資料箱編號(hào)、根據(jù)公司要求的材料箱內(nèi)容標(biāo)簽，其布局應(yīng)符合規(guī)范要求；2.1.3.8 數(shù)據(jù)框背面應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，寬度應(yīng)與數(shù)據(jù)框尺寸相匹配；2.1.3.9 子項(xiàng)目完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行整理和封存。2.2檔案和卷2.2.1資料員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料收集范圍，及時(shí)收集各類(lèi)檔案資料，對(duì)篩選出來(lái)的資料進(jìn)行分類(lèi)裝訂，編制目錄，打包（箱）入檔。2.2.2其他未列入檔案館藏明細(xì)范圍，但確實(shí)具有使用和保存價(jià)值的資料，項(xiàng)目監(jiān)理部可根據(jù)需要決定是否保留。2.3文件補(bǔ)充2.3.1外部文件和信件由信息人員按分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行登

5、記，形成通訊登記。項(xiàng)目監(jiān)理部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣讀后，立即存檔。2.3.2項(xiàng)目監(jiān)理部出具的文件，由信息人員按分類(lèi)編號(hào)進(jìn)行登記，形成文件記錄。2.4文件檢查項(xiàng)目監(jiān)理部以外人員來(lái)項(xiàng)目部查閱資料檔案，必須經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱資料室資料。未經(jīng)同意，不得將資料帶出資料室。標(biāo)明借閱時(shí)間，并在標(biāo)明時(shí)間內(nèi)完好歸還資料室。2.5文件安全和保密2.5.1資料室數(shù)據(jù)柜由專(zhuān)人管理，保持清潔、干燥、自然通風(fēng)。嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室物品。2.5.2資料管理人員不得泄露檔案中的秘密。資料室工作人員在工作中使用的各種草稿和廢紙不得丟棄，應(yīng)作為保密文件處理或銷(xiāo)毀。監(jiān)督技術(shù)文件的交付和責(zé)任1.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)組織審查工

6、程技術(shù)文件的形成、收集、歸檔。應(yīng)及時(shí)對(duì)工程技術(shù)文件進(jìn)行審核、審批、封存，并組織承包人完成交付技術(shù)文件的備案工作。 .2、需要上交公司監(jiān)理材料的項(xiàng)目及上交材料的內(nèi)容要求：（一）需要上交公司監(jiān)理材料的項(xiàng)目分類(lèi)：A類(lèi)：住宅及公用建筑工程（28層及以上，單體工程面積3萬(wàn)平方米及以上，住宅建筑面積12萬(wàn)平方米及以上）。車(chē)間：跨度18米及以上。省市優(yōu)質(zhì)工程目標(biāo)工程、省文明工地目標(biāo)工程。B類(lèi)：A類(lèi)以下的工程。（二）交接材料內(nèi)容要求：甲類(lèi)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)符合本辦法附表一、附表二的全部信息和內(nèi)容；B類(lèi)項(xiàng)目只需將需要按照附表4歸檔的文件內(nèi)容交給公司即可。工程完成后，按照附表2中文件標(biāo)題的內(nèi)容進(jìn)行整理，將文件標(biāo)題（2003

7、0mm標(biāo)簽紙，詳見(jiàn)附表1 ）粘貼在每個(gè)文件盒的側(cè)面。每個(gè)文件（文件框）都應(yīng)該有詳細(xì)的文件目錄。（1）對(duì)于團(tuán)體項(xiàng)目，當(dāng)一個(gè)檔案箱不能容納案例檔案的文件時(shí)，可以按序號(hào)分為上、中、下三卷或單獨(dú)的卷。（2）檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄和工藝檢驗(yàn)申請(qǐng)表不需歸檔，水電分項(xiàng)、（分）分部工程驗(yàn)收記錄和土建合一歸檔（7號(hào)文件）。（3）圖紙不需要交給公司。確因工程特殊情況需要臨時(shí)保留的設(shè)計(jì)圖紙，應(yīng)折疊整齊，交給公司。4、項(xiàng)目竣工后，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織將監(jiān)理資料上交公司，填寫(xiě)資料交接驗(yàn)收記錄表，辦理交接手續(xù)。5、公司收到項(xiàng)目監(jiān)理部的資料后，公司信息人員應(yīng)及時(shí)對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，按第三表填寫(xiě)歸檔檔案目錄，并將資料存放在檔案室。

8、寫(xiě)入文件號(hào)的說(shuō)明： - - 具體數(shù)據(jù)序列號(hào)文件序列號(hào)年度項(xiàng)目編號(hào)6、對(duì)需要上交檔案的監(jiān)理資料，項(xiàng)目監(jiān)理部門(mén)在竣工驗(yàn)收后及時(shí)將原件上交建設(shè)單位或檔案，公司留存復(fù)印件。轉(zhuǎn)入檔案的資料見(jiàn)附件4 。7、數(shù)據(jù)保存期限：A類(lèi)項(xiàng)目保存期限為5年，B類(lèi)項(xiàng)目保存期限為3年。4.建立數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)在工程監(jiān)理中，利用計(jì)算機(jī)建立工程數(shù)據(jù)系統(tǒng)，形成工程數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)建立臺(tái)賬、圖表、表格等系統(tǒng)文件，協(xié)助對(duì)監(jiān)理工作進(jìn)行控制和管理。需要設(shè)立的監(jiān)督管理臺(tái)賬包括：（一）工程材料、部件、設(shè)備的檢驗(yàn)臺(tái)賬；（二）施工試驗(yàn)（土建、安裝等）報(bào)告審查；（三）分項(xiàng)（工序）、分部（件）驗(yàn)收臺(tái)賬；（四）工程量和月付款的審

9、計(jì)臺(tái)賬；（五）施工進(jìn)度執(zhí)行與控制臺(tái)賬；（六）履行安全監(jiān)督責(zé)任臺(tái)賬；（七）合同執(zhí)行過(guò)程的跟蹤處理和管理；(8)查詢(xún)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)法規(guī)和數(shù)據(jù)；(9) 其他。一正面學(xué)期水平手來(lái)繼續(xù)二監(jiān)督原因藝術(shù)片三導(dǎo)師論據(jù)清雪報(bào)告四接觸知識(shí)部只要五投放資質(zhì)控制系統(tǒng)六建平排體格檢查查看天和旁車(chē)站七分開(kāi)物品分工部測(cè)試收到八材料材料認(rèn)為準(zhǔn)備報(bào)紙測(cè)試九首都質(zhì)量正方形案子審判核十樁根據(jù)工作程序附表一存檔文件目錄 年份: 20 xx項(xiàng)目名稱(chēng)文件編號(hào)文件名評(píng)論xxxxx 作品20 xx-01初步程序20 xx -0 2 _卓越的溝通20 xx -0 3 _監(jiān)管文件20 xx-04會(huì)議紀(jì)要、月度監(jiān)督報(bào)告20 xx-05通知，聯(lián)系20 x

10、x-06投資控制，進(jìn)度控制20 xx-07主管日記、平行檢查和邊站記錄.文件目錄年份: 20 xx 序列號(hào)文件編號(hào)文件名細(xì)節(jié)頁(yè)數(shù)一20 xx-01施工前程序（一）規(guī)劃許可證（規(guī)劃成果圖）(2) 施工許可證（三）審圖意見(jiàn)(4) 施工合同（5）施工中標(biāo)通知書(shū)（直接發(fā)包）(6) 項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告表A120 xx-02卓越的溝通（一）質(zhì)量檢驗(yàn)及檢驗(yàn)記錄（二）安全檢查記錄（三）上級(jí)文件和通知二20 xx-03監(jiān)管文件（一）監(jiān)理合同、公司安全管理及培訓(xùn)制度（二）監(jiān)理中標(biāo)通知書(shū)（直接發(fā)包）（三）監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)和人員就業(yè)證明（四）董事委任書(shū)、董事代表授權(quán)書(shū)（5）監(jiān)理規(guī)劃和安全監(jiān)理規(guī)劃 B12(6) 監(jiān)督規(guī)則和檢查制

11、度 B13（七）監(jiān)督交底(8) 工程監(jiān)理總結(jié)報(bào)告B10(9) 工程監(jiān)理質(zhì)量評(píng)估報(bào)告B9（十）質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)（十一）合同糾紛、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)(12) 項(xiàng)目監(jiān)理資料傳輸表B15三20 xx-04會(huì)議紀(jì)要(1) 定期施工現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議 B61(2) 特別專(zhuān)場(chǎng) B62（3）項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)部會(huì)議 B63監(jiān)督月刊（一）監(jiān)督月報(bào)B5四20 xx-05注意(1) 進(jìn)度控制類(lèi) B21(2) 質(zhì)量控制類(lèi)別 B22(3) 費(fèi)用控制類(lèi)別 B23（四）安全文明B24類(lèi)(5) 設(shè)計(jì)變更類(lèi)別 B25（六）施工單位通知C1(7) 向主管部門(mén)報(bào)告質(zhì)量安全B14聯(lián)系人列表(1) 建筑單位類(lèi)別 B31(2) 建筑單位類(lèi)別B32

12、(3) 設(shè)計(jì)單位類(lèi)別 B33(4) 施工單位聯(lián)系表C2(5) 承包商通用申報(bào)表 A8備忘錄(1) 建筑單位類(lèi)別B41（2）建筑單位類(lèi)別B42(3) 設(shè)計(jì)單位類(lèi)別 B43暫停復(fù)工申請(qǐng)(1) 停工令B1（二）復(fù)工申請(qǐng)表A6五20 xx-06投資控制(1) 工程測(cè)量 A4.1(2) 項(xiàng)目付款審批 A4.3(3) 簽證和索賠 A4.2(4) 項(xiàng)目付款證明B8進(jìn)度控制(1) 總體時(shí)間表 A2.11(2) 每月（每周、十天）計(jì)劃 A2.12(3) 施工期延期審核 A2.2六20 xx-07監(jiān)督日記平行檢查和邊站記錄(1) 監(jiān)督日記B7（二）安全監(jiān)督日記B7（一）監(jiān)督平行檢查記錄（2）監(jiān)管邊站記錄B11監(jiān)督

13、日記(1) 監(jiān)督日記B7七20 xx-08分項(xiàng)分項(xiàng)驗(yàn)收記錄(1) 建筑結(jié)構(gòu)工程分項(xiàng)及分驗(yàn)收記錄 A3.5 、 A7（2）給排水及暖通空調(diào)分項(xiàng)及分驗(yàn)收記錄A3.5 、 A7(3)電氣工程分項(xiàng)及分項(xiàng)驗(yàn)收記錄A3.5 、 A7（四）入戶(hù)驗(yàn)收記錄（住宅項(xiàng)目）單位工程驗(yàn)收記錄(分)單位工程竣工驗(yàn)收記錄A7八20 xx-09材料設(shè)備檢驗(yàn)(1) 建筑結(jié)構(gòu)材料和設(shè)備檢驗(yàn)申請(qǐng) A3.3（2）給排水材料和設(shè)備檢驗(yàn)申請(qǐng) A3.3(3) 電氣工程材料和設(shè)備檢驗(yàn)申請(qǐng) A3.3九十20 xx-10施工管理系統(tǒng)（一）安全管理體系審核表A3.2（二）施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄建設(shè)計(jì)劃審查機(jī)械設(shè)備檢驗(yàn)(1) 單元項(xiàng)目建設(shè)組織設(shè)計(jì)

14、 A3.1（2）分項(xiàng)分段施工方案A3.1（3）安全文明施工專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃A3.9(4) 使用安全保護(hù)措施的計(jì)劃 A4.4（5）施工起重機(jī)械設(shè)備檢驗(yàn)申請(qǐng) A3.4資質(zhì)審核(1) 總承包資質(zhì)申請(qǐng) A8（2）分包單位資質(zhì)申請(qǐng) A3.6（三）特殊工種就業(yè)證明20 xx-11樁基工程根據(jù)江蘇省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站編制的樁基分段數(shù)據(jù)整理匯總 附表 4監(jiān)督文件目錄（需上交市、區(qū)建設(shè)工程檔案的監(jiān)理資料）序列號(hào)監(jiān)管文件內(nèi)容復(fù)印數(shù)量頁(yè)數(shù)1監(jiān)管規(guī)劃2監(jiān)管實(shí)施細(xì)則3月度監(jiān)督報(bào)告中的質(zhì)量問(wèn)題4監(jiān)事會(huì)紀(jì)要中的相關(guān)質(zhì)量問(wèn)題5項(xiàng)目啟動(dòng)申請(qǐng)表6停工令/復(fù)工審批表7不合格項(xiàng)目通知8質(zhì)量聯(lián)系表/通知/備忘錄9質(zhì)量事故報(bào)告及處理建議10項(xiàng)目延誤報(bào)告和批準(zhǔn)11合同糾紛、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)12合同變更材料13項(xiàng)目竣工（預(yù)）驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)估報(bào)告14工程監(jiān)理總結(jié)報(bào)告15 工程監(jiān)理資料傳輸表項(xiàng)目名稱(chēng)： 編號(hào)：B- 至：（公司檔案科）我的項(xiàng)目監(jiān)理部現(xiàn)在 項(xiàng)目監(jiān)理資料已上交公司檔案，請(qǐng)審核領(lǐng)取。附錄：工程監(jiān)理資料表工程監(jiān)理資料整理歸檔項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）： 總監(jiān)