監(jiān)理工作進行有效溝通的探討

1、監(jiān)理工作進行有效溝通的探討云南凱勝電力監(jiān)理咨詢有限公司 周映前言 在監(jiān)理活動的過程中，為使監(jiān)理工作順利開展，促使項目成功，項目監(jiān)理人員往往需要與建設、業(yè)主、設計單位及多個不同的承包、物資供應、驗收單位人員及監(jiān)理人員等多個項目干系人進行協調溝通。而且協調溝通成果的好壞，直接影響到監(jiān)理工作是否能順利開展，項目監(jiān)理工作的目標是否能完成。 現代管理學認為：項目經理的大多數時間都用在與團隊成員和其他干系人的溝通上，無論這些成員和干系人是來自組織內部（位于組織的各個層級上）還是組織外部，有效的溝通能在各項目干系人之間架起一座橋梁，把具有不同文化和組織背景、不同技能水平以及對項目執(zhí)行或結果有不同觀點和利益的

2、干系人聯系起來。有效的溝能確保信息可靠有效的傳遞，是合理決策的基礎。 在監(jiān)理工作中如何開展有效的溝通，筆者結合實際工作經驗認為，應做好如下幾點：一、及早識別分析監(jiān)理工作中的項目干系人項目干系人是指積極參與項目或其利益可能受項目實施過程所影響的個人和組織，該影響可能是積極的或者是消極的。監(jiān)理工作中的干系人包括：建設單位、業(yè)主人員、承包單位人員、物資供應單位人員、勘察設計單位人員、參加驗收的運行單位人員、質監(jiān)人員等。識別干系人，就是要認真、徹底、全面并分析他們的利益、期望、重要性和影響力。就監(jiān)理工作而言，需要收集的主要干系人利益期望如下：1、建設、業(yè)主單位：對本工程的期望目標，即建設本工程的真正目

3、的、質量是否要求創(chuàng)優(yōu)、工期提前的既得利于、工期延后對建設、業(yè)主單位造成的直接及間接損失等；對監(jiān)理的期望目標，即對監(jiān)理的實際授權的態(tài)度、與監(jiān)理合作的意愿（是真心誠意請監(jiān)理來為其服務還是僅只滿足合法手續(xù)要求）；建設、業(yè)主單位工程管理人員對工程建設法規(guī)程序及技術專業(yè)的熟悉程度等內容。2、承包單位：對承包單位是低價中標還是合理價中標、承包單位同類工程的業(yè)績、項目經理的業(yè)績、擬分包工程的部位、工程量的大小，分包方與承包單位的合作關系、分包方愿意投入本工程技術熟練工人所占的比例，承包單位投標大綱中承諾投入的人力、物力資源與愿意實際投入的差別，施工方主要管理人員如安全員、項目總工、質檢員、資料員的專業(yè)技術水

4、平及管理經驗等內容。3、勘察設計單位：建設單位、業(yè)主選擇勘察設計單位的原因、主設人員的技術專業(yè)水平、同類工程的設計業(yè)績、勘察設計單位重視本工程的程度等內容。4、對生產項目，運行單位利益期望包括：運行單位與建設、業(yè)主之間的關系（是隸屬還是委托關系）、運行單位運行作業(yè)習慣、運行規(guī)程與驗收標準的差異等內容。此外還應對項目所在地影響項目的地方部門管理規(guī)定、周圍居民對本工程的支持態(tài)度、相關的環(huán)境保護、水土保持要求、項目監(jiān)理成員家屬對其工作的支持態(tài)度及程度等內容及時進行收集匯總。 在監(jiān)理工作中，應及早與各干系人及時進行有效溝通，充分了解各干系人的利益及對工程的支持程度，是制定有效的不同干系人的管理溝通策略

5、、積極影響負面干系人、提高干系人滿意度的基礎。對各干系人的信息在早期越得到充分溝通了解越有利于項目的成功。反之，對各干系人的相關信息了解得越晚，項目成功的風險及困難就越大。如電力生產項目，若不在早期收集運行單位運行規(guī)程與合同驗收標準差異的相關信息，只到在驗收時才去協調，將可能導致整個工程無法通過運行單位驗收，或工程效益大打折扣。再如，若沒有及早了解到項目監(jiān)理成員家屬對其監(jiān)理工作埋怨、經常不支持的信息，將可能導致關鍵崗位監(jiān)理成員在項目總監(jiān)未對人員做好調整安排的情況下突然提出辭職，而使項目監(jiān)理工作陷入被動。二、結合實際合理使用各種溝通技術及方法、促使溝通暢通有效在監(jiān)理工作中，總監(jiān)應結合溝通的性質、

6、各關系人的特點、人際關系的協調程度等因素選擇合理的溝通方法，達到預期的溝通效果。1、項目監(jiān)理內部人員之間的溝通協調以全通道的溝通為主。項目監(jiān)理成員相對較少，且彼此了解。此種方法由于溝通渠道較多，項目監(jiān)理成員之間的滿意程度較高，對增強項目監(jiān)理團隊合作精神，提高項目經理組成員士氣均有很大作用。由于一個項目監(jiān)理部往往須面對眾多的、各種各樣的項目關系人，所解決的問題往往在各專業(yè)間交叉、所面臨的困難復雜而多變，為保證決策的準確性、及時性及項目監(jiān)理目標的完成，在日常工作中項目監(jiān)理成員之間非常有必要采取全通道的溝通，就遇到的問題進行充分的交流討論。如監(jiān)理工作中土建專業(yè)監(jiān)理工程師往往會遇到與給排水、暖通、電氣

7、交叉的涉及質量、進度、安全等方面的諸如調整水電、暖通埋管等方面的問題，則此時應由總監(jiān)及時組織土建、暖通、電氣及技經相關專業(yè)的監(jiān)理工程師就此問題進行全方位的分析匯總，平衡各方面的利益，方能作出正確的決策。同時，電氣監(jiān)理工程師也應當就由于承包單位電氣設備安裝不合格返工造成的土建成品損壞、進度延后等問題與總監(jiān)、土建監(jiān)理工程師進行充分的溝通。2、在于各項目關系人溝通過程中充分利用非正式溝通，以便有效推進監(jiān)理工作。非正式溝通有形式不拘、直接明了、速度快，在過程中能處理好人際關系的特點，在監(jiān)理工作過程中應進行有效充分利用。在對承包方上報監(jiān)理審核的施工組織設計、作業(yè)指導書、施工方案、分包單位報審等作業(yè)文件審

8、核及下發(fā)監(jiān)理工程師通知單、工程暫停令等監(jiān)理指令過程中，在正式簽發(fā)審核意見及下發(fā)監(jiān)理指令之前，應就監(jiān)理方審核中發(fā)現的問題及不足、提出此問題的依據、問題如不及時整改所將面臨的風險、整改期限、整改要求等與承包方詳細闡述并充分溝通。以便于承包方準確理解監(jiān)理方意圖，及時全面按監(jiān)理方要求進行整改。同時，監(jiān)理方還應所將簽署的報審意見、指令及時與建設（業(yè)主）單位進行匯報溝通，以取得建設（業(yè)主）單位的支持。工作中獲得更大的主動。 監(jiān)理工作過程中，出于各自不同的利益的需要，承包單位往往上報額外的工程量要求監(jiān)理工程師簽署以增加費用。此時為保證決策的正確性，監(jiān)理工程師在簽署意見前應結合施工合同、相關法規(guī)要求及時與技經

9、監(jiān)理工程師、設計方技經人員、建設（業(yè)主）單位技經人員、建設（業(yè)主）單位項目負責人就上報的工程量設計有沒有在概預算中計列該費用、施工合同簽訂過程中施工方的承諾及建設（業(yè)主）單位的要求等因素進行充分的溝通交流，獲取全面準確的信息，方能下筆簽署意見。否則，所簽署的意見將不會準確、全面甚至錯誤，給監(jiān)理工作帶來極大的被動。再如，在召開監(jiān)理列會之前，為確保工程進度情況分析的準確及時有效。監(jiān)理工程師應適時與物資供應單位就設備物資生產進度狀況、何時能夠出廠、何時能夠進場等問題進行充分交流；與設計單位就施工圖進度狀況、預計校審完成時間等進行充分交流；與建設（業(yè)主）單位就資金到位情況、外圍相關協調事宜的辦理情況等進行充分交流；與承包單位就下階段人員安排計劃、材料設備計劃等進行充分交流。在全面獲取相關信息后，方能在例會中綜合各種因素對工程進度作出合理的正確的評價及安排。三、結束語由于監(jiān)理人員大多以前從事于施工、設計或調試技術工作，對溝通協調工作未具備太多的理論和實踐。在監(jiān)理工作開展過程中，一定要高度重視溝通協調工作，善于使用、學習各種溝通方法，結合監(jiān)理工作實際應用不同的溝通方法及溝通技巧，就能有效處理各種復雜多變的問題、提高監(jiān)理工作績效，