集團(tuán)信息化建設(shè)-行政辦公管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)規(guī)劃

1、集團(tuán)信息化建設(shè)行政辦公管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc53674448 一、規(guī)劃方案概述 PAGEREF _Toc53674448 h 3 HYPERLINK l _Toc53674449 1.1編制背景 PAGEREF _Toc53674449 h 3 HYPERLINK l _Toc53674450 1.2編制對象 PAGEREF _Toc53674450 h 3 HYPERLINK l _Toc53674451 1.3編制說明 PAGEREF _Toc53674451 h 3 HYPERLINK l _Toc53674452 二、

2、系統(tǒng)整體規(guī)劃 PAGEREF _Toc53674452 h 3 HYPERLINK l _Toc53674453 2.1信息化規(guī)劃原則 PAGEREF _Toc53674453 h 3 HYPERLINK l _Toc53674454 2.2信息化規(guī)劃策略 PAGEREF _Toc53674454 h 4 HYPERLINK l _Toc53674455 三、功能實(shí)現(xiàn)方案 PAGEREF _Toc53674455 h 4 HYPERLINK l _Toc53674456 3.1整體解決方案 PAGEREF _Toc53674456 h 4 HYPERLINK l _Toc53674457 3.

3、3業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) PAGEREF _Toc53674457 h 10 HYPERLINK l _Toc53674458 3.3.1行政辦公管理實(shí)現(xiàn) PAGEREF _Toc53674458 h 10一、規(guī)劃方案概述1.1編制背景針對XXXX建設(shè)集團(tuán)有限公司先進(jìn)行了針對性的方案匯報，基于能夠出具有一定匹配性的規(guī)范方案，后續(xù)又在貴單位的支持下對各業(yè)務(wù)部門的信息化需求初步訪談?wù){(diào)研。1.2編制對象本方案主要針對施工板塊業(yè)務(wù)，涉及到集團(tuán)公司各業(yè)務(wù)部門及對應(yīng)的分子公司。1.3編制說明本次方案為初步方案，具體方案待項(xiàng)目合作進(jìn)場后，通過詳細(xì)的調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行編制。二、系統(tǒng)整體規(guī)劃2.1信息化規(guī)劃原則公司信息化建

4、設(shè)本著“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、科學(xué)實(shí)用、資源共享、安全可靠”的原則，走“集成+專業(yè)化”的路線，穩(wěn)步推進(jìn)，分步實(shí)施。統(tǒng)一部署，分步實(shí)施統(tǒng)一部署與分步實(shí)施相結(jié)合，將項(xiàng)目中相對獨(dú)立的工作劃分為不同階段，按階段分步實(shí)施。統(tǒng)一部署的項(xiàng)目，可先試點(diǎn)，后推廣。穩(wěn)健投資，兼顧原有保證公司已有投資的重要原則，考慮操作環(huán)境的兼容性和支持度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有信息化建設(shè)的平滑遷移。業(yè)務(wù)驅(qū)動，實(shí)用高效根據(jù)公司業(yè)務(wù)應(yīng)用的實(shí)際需求，通過持續(xù)完善、改進(jìn)和優(yōu)化，建設(shè)實(shí)用高效的信息系統(tǒng)，為公司管理決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供信息化支撐。積極創(chuàng)新，適度超前積極推進(jìn)管理創(chuàng)新和IT創(chuàng)新，研究IT技術(shù)發(fā)展趨勢，適度引入先進(jìn)理念與技術(shù)，滿足信息化建設(shè)前瞻性與

5、先進(jìn)性需要。2.2信息化規(guī)劃策略公司信息化建設(shè)遵循“速贏”與“長效”兼顧的策略?！八仝A”的策略是指公司信息化建設(shè)首先應(yīng)當(dāng)選擇那些建設(shè)周期短，見效快的“速贏”項(xiàng)目，以便讓各級人員看到信息化的顯著效果，起到堅定信心，鼓舞士氣的作用。同時，公司信息化建設(shè)也要兼顧“長效”項(xiàng)目，在具備條件和基礎(chǔ)的單位實(shí)施那些規(guī)模更大，集成度更高，對企業(yè)管理提升和促進(jìn)更大的企業(yè)級應(yīng)用系統(tǒng)。為了使公司信息化戰(zhàn)略能夠真正落實(shí)股份公司信息化戰(zhàn)略部署和公司信息化建設(shè)工作，充分的溝通十分必要，必須通過各種渠道，利用各種渠道、平臺、機(jī)會和場合領(lǐng)會公司信息化統(tǒng)一規(guī)劃、宣傳公司信息化戰(zhàn)略，使之深入人心，落實(shí)到行動。三、功能實(shí)現(xiàn)方案3.1

6、整體解決方案信息系統(tǒng)的解決方案設(shè)計以及應(yīng)用部署，需要考慮使用者“想用”，必須換位思考，站在XXXX建設(shè)集團(tuán)有限公司、XXXX建設(shè)集團(tuán)有限公司分子公司或者三級管理的項(xiàng)目部角度進(jìn)行應(yīng)用部署，對數(shù)據(jù)管理的精度、頻次、實(shí)現(xiàn)方案等進(jìn)行規(guī)劃；要做到“適用”，還要考慮不同項(xiàng)目的應(yīng)用方案設(shè)計，比如房建項(xiàng)目與市政項(xiàng)目的管理要求就可以不同，當(dāng)然，也可以是“聯(lián)營項(xiàng)目”與“法人直管項(xiàng)目”的管理信息化應(yīng)用方案的差異。在具體應(yīng)用上，我們將主要考慮三個方面的應(yīng)用架構(gòu)，如圖：（1）集團(tuán)、分子公司、項(xiàng)目部三個不同層面的應(yīng)用架構(gòu)：如按照我們XXXX建設(shè)集團(tuán)有限公司管理職責(zé)的劃分，對集團(tuán)公司、各個分子公司、項(xiàng)目部的信息化應(yīng)用進(jìn)行規(guī)

7、劃與定義。（2）不同項(xiàng)目類型的應(yīng)用架構(gòu)：在具體應(yīng)用架構(gòu)時，我們可以按照項(xiàng)目的類型（如房建項(xiàng)目或是市政工程項(xiàng)目），項(xiàng)目管理的形式（直管項(xiàng)目或聯(lián)營項(xiàng)目）等進(jìn)行不同的應(yīng)用架構(gòu)，對項(xiàng)目WBS、項(xiàng)目CBS、項(xiàng)目管控程度（不控制、警告、禁止）進(jìn)行應(yīng)用架構(gòu)。（3）面向角色的應(yīng)用架構(gòu)：在具體的管理信息化應(yīng)用架構(gòu)時，我們將按照角色（崗位）布置應(yīng)用：需要做什么、可以查什么、什么時間做都可以進(jìn)行明確的規(guī)劃與定義。綜上所述，這樣的應(yīng)用部署，是為了使用者有更加好的使用體驗(yàn)，讓信息系統(tǒng)在各個層級的管理者的管理活動中“存活”下來的重要保障，當(dāng)然，這樣的部署也有利于企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化與實(shí)際管理的融合，而不是標(biāo)準(zhǔn)一套，實(shí)際執(zhí)行一套

8、，企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化不應(yīng)該是“一刀切式”的標(biāo)準(zhǔn)化，可以是面向?qū)ο?，面向使用者的?biāo)準(zhǔn)化！XXXX建設(shè)集團(tuán)有限公司的項(xiàng)目管理總體解決方案總體框架，將根據(jù)詳細(xì)實(shí)施調(diào)研后確定的XXXX建設(shè)集團(tuán)有限公司的項(xiàng)目管理流程來進(jìn)行定義和管理。如圖是直營項(xiàng)目管理模式下的全程項(xiàng)目管理過程：如圖是聯(lián)營項(xiàng)目管理模式下的全程項(xiàng)目管理過程：當(dāng)然，系統(tǒng)產(chǎn)品內(nèi)部也有內(nèi)置的業(yè)務(wù)關(guān)系邏輯進(jìn)行推薦，用戶可以根據(jù)管理實(shí)際，在實(shí)施階段進(jìn)行調(diào)整。1、通過信息化手段，加強(qiáng)各項(xiàng)目間的工作協(xié)同；綜合項(xiàng)目管理協(xié)同平臺是可以讓多個項(xiàng)目之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，信息共享，還可以打通項(xiàng)目部與集團(tuán)之間的工作流程，加強(qiáng)各個項(xiàng)目部之間的工作協(xié)同。首先，公司可以在協(xié)同平臺

9、上發(fā)布信息，項(xiàng)目部、分公司通過平臺獲取公司發(fā)表的信息。其次，作為項(xiàng)目或分公司，可以通過平臺實(shí)現(xiàn)與公司的信息交互，一方面包括報表信息，該類信息可以在信息化應(yīng)用后，實(shí)時獲取，也可以在獲取量化信息后進(jìn)行分析后進(jìn)行上報。最后，綜合平臺還支持對于公司審批的內(nèi)容的審批流的實(shí)現(xiàn)，該流程實(shí)現(xiàn)主要是基于底層的柔性化的工作流的設(shè)置，如圖2、通過信息化手段，快速獲取各個項(xiàng)目的進(jìn)度、合同、物資、成本、安全、質(zhì)量、竣工等信息，以實(shí)現(xiàn)公司對項(xiàng)目的監(jiān)管；進(jìn)行多項(xiàng)目數(shù)據(jù)匯總分析以及項(xiàng)目間數(shù)據(jù)對比分析等；各個項(xiàng)目部需要使用到的有合同管理、進(jìn)度管理、成本管理、物資管理、安全管理、質(zhì)量管理、竣工管理、協(xié)同辦公管理等項(xiàng)目管理以及相關(guān)

10、的企業(yè)管理，因此在同一個平臺上要有各種公司所需要的模塊。3、對各項(xiàng)企業(yè)管理應(yīng)用的集成上，包括應(yīng)用上的集成（如各個系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)同平臺登陸等）以及數(shù)據(jù)集成（如合同結(jié)算數(shù)據(jù)自動生成財務(wù)憑證等）在統(tǒng)一平臺上有不同套件，能無縫隙做到數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，而不是靠接口來做集成。I6軟件產(chǎn)品經(jīng)過十多年的潛心研發(fā)與大量用戶的實(shí)際使用，所有軟件模塊均已建立起嚴(yán)密的業(yè)務(wù)邏輯與數(shù)據(jù)穿透，形成完整的一體化解決方案，如合同、成本、物資之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，項(xiàng)目實(shí)際成本歸集，系統(tǒng)一般直接從合同結(jié)算和物資出庫單直接提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（具體業(yè)務(wù)點(diǎn)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇）、物資訂單和物資入庫可以從合同清單中引用等。并且通過萬向接口實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的對接；

11、 針對已經(jīng)上線的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，除了通過萬向接口實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的對接外，可以通過平臺統(tǒng)一登入實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)單點(diǎn)登入，如下圖：4、綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)，所有業(yè)務(wù)子系統(tǒng)都是在一個平臺上，業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間無縫集成，實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一維護(hù)，能夠?qū)崿F(xiàn)多系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集中采集分析，所有的工作任務(wù)及系統(tǒng)消息在平臺實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一推送，如圖：同時特別針對項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，建立了項(xiàng)目管理中心，能夠同時對所有的項(xiàng)目進(jìn)行管理、監(jiān)控及查詢，如下圖：3.3業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)3.3.1行政辦公管理實(shí)現(xiàn)3.3.1.1公文管理企業(yè)行政公文作為企業(yè)內(nèi)部一種非常重要的知識資源，企業(yè)需要對它進(jìn)行行之有效的規(guī)范化管理，其內(nèi)容主要有收文管理和發(fā)文管理。3.3.1.1.1流程

12、管理用戶需在“辦公工作流”工具中進(jìn)行對應(yīng)的“發(fā)文”的工作流流程設(shè)置。1、在辦公工作流的設(shè)計中進(jìn)行辦公流程設(shè)計，針對同一業(yè)務(wù)可以進(jìn)行流程版本新增，實(shí)現(xiàn)辦公流程的快速調(diào)整；2、打開辦公工作流流程設(shè)計編輯頁面，用戶錄入后可直接提交保存。其中工作流屬性TAB頁中可設(shè)置任務(wù)提醒，提醒分內(nèi)部消息和手機(jī)短信，以及手機(jī)短信和郵件審批。用戶設(shè)置內(nèi)部短信提醒后，再設(shè)置手機(jī)短信提醒，例如用戶設(shè)置1分鐘發(fā)送1次內(nèi)部消息，2分鐘1次發(fā)送手機(jī)短信（理想情況下，不考慮掃描和回傳數(shù)據(jù)消耗的時間），那么用戶可以收到1條手機(jī)短信和1條內(nèi)部消息。3、屬性設(shè)置完畢后，即可按照需要自定義設(shè)計流程步驟，如下圖所示：流程可以進(jìn)行串行、并行

13、設(shè)計，支持會簽，并針對各流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。4、流程與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。用戶可以在關(guān)聯(lián)設(shè)置里設(shè)置業(yè)務(wù)和流程的對應(yīng)關(guān)系，以及設(shè)置該流程是屬于共有的還是私有的。2、流程簽批?？梢酝ㄟ^pc端和移動端進(jìn)行流程審批。a、pc端用戶可以在審批過程進(jìn)行電子簽批，也可以通過手寫板實(shí)現(xiàn)手工簽批。b、移動端除了IPAN同pc端審批模式外，還可以通過手機(jī)端實(shí)現(xiàn)移動審批。手機(jī)端移動審批主要有兩種實(shí)現(xiàn)模式，分別為手機(jī)短信+郵箱和移動APP，如下：手機(jī)短信審批手機(jī)APP審批3、流程監(jiān)控。發(fā)起人及審批節(jié)點(diǎn)人員可以實(shí)現(xiàn)審批流程跟蹤。如上圖，黃色為已審批節(jié)點(diǎn)，紅色為當(dāng)前節(jié)點(diǎn)。3.3.1.1.2發(fā)文管理“發(fā)文管理”是一套可自定義流程、

14、可監(jiān)控的智能型公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)；它能對本單位或部門的發(fā)文從擬稿到文件的形成進(jìn)行有效、及時、輕松的管理，包括擬稿、核稿、會簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、印發(fā)、歸檔等一系列操作，使發(fā)文的起草、發(fā)送、傳閱、批示、審閱等工作變得非常簡單。新增發(fā)文時，選擇登記類型，可以為稿紙優(yōu)先或正文優(yōu)先；2、進(jìn)行發(fā)文擬稿，并發(fā)起流程；在擬稿和流程評審過程中可以實(shí)現(xiàn)正文在線編輯和修改，并保留修改痕跡；根據(jù)最終領(lǐng)導(dǎo)的批示選擇分發(fā)對象進(jìn)行套紅蓋章并下達(dá)；套紅模板選擇選擇分發(fā)人員5、員工在公文收閱中查看歷史收發(fā)文，實(shí)現(xiàn)發(fā)文檢索；也可以在公文收閱中進(jìn)行檢索；6、發(fā)文管理受信息權(quán)限的控制的。所以在進(jìn)行收文管理操作之前需要在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”模塊中

15、進(jìn)行信息權(quán)限的設(shè)置；7、發(fā)文管理目前所提供的流程過程點(diǎn)包括：擬稿、審核、核稿、發(fā)布、簽發(fā)、歸檔、會簽、繕印。8、整體流程完成后可以看到發(fā)文管理內(nèi)的發(fā)文信息狀態(tài)發(fā)生改變，狀態(tài)提示為結(jié)束，此處也可以根據(jù)具體的狀態(tài)查看流程的未知，例如是否已完成，是否已歸檔。點(diǎn)擊歸檔，出現(xiàn)如下界面：選擇相應(yīng)的歸檔文件目錄，填寫分類號和保管期限一級份數(shù)后點(diǎn)擊提交，自動跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的歸檔文件管理平臺。3.3.1.1.3收文管理主要處理各級來文，包括政府、媒體、客戶、合作伙伴等單位所發(fā)的正式文檔，解決收到文件的登記、擬辦、傳閱、轉(zhuǎn)辦、反饋等的電子化處理。1、在收到外部來文后在收文管理中進(jìn)行收文登記，選擇登記類型；2、進(jìn)行收文

16、登記信息維護(hù)，并發(fā)起流程；3、根據(jù)最終領(lǐng)導(dǎo)的批示選擇分發(fā)對象進(jìn)行收文分發(fā)；4、員工在公文收閱中查看歷史收發(fā)文；3.3.1.2印章管理3.3.1.2.1 印章分類客戶可以按實(shí)際的需要，對印章進(jìn)行分類管理3.3.1.2.2 印章信息系統(tǒng)中需要對公司所有的印章，電子簽名等，實(shí)行臺帳管理。在管理界面，可以對其相關(guān)的基本信息進(jìn)行維護(hù)，新增、修改、刪除、查看，以及上傳印章圖片等操作。3.3.1.2.3 印章使用系統(tǒng)提供對上述臺帳信息中的印章，進(jìn)行借用申請，流程審批，歸還等功能。通過“新增”按鈕來填報借用申請。通過“送審“按鈕，進(jìn)行流程審批，可以設(shè)置自動發(fā)起流程通過“送審最終”按鈕，進(jìn)行審批過程的查閱通過“

17、歸還”按鈕，進(jìn)行印章歸還。3.3.1.2.4 刻章管理主要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部及部門刻章管理。申請人填寫印章刻制申請單并發(fā)起流程；印章刻制完成后，在印章刻制登記單中進(jìn)行登記，所有信息引用印章刻制申請單，印章歸還到期預(yù)警通過項(xiàng)目計劃竣工日期設(shè)置提前期實(shí)現(xiàn)，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度延誤時，可以通過調(diào)整計劃竣工日期實(shí)現(xiàn)預(yù)警變更；印章歸還后填寫印章歸還日期。3.3.1.3證件管理在企業(yè)證書類型和員工證書類型中進(jìn)行證書類型基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)；2、通過企業(yè)證書列表和員工證書列表進(jìn)行證書臺賬管理；3、通過證書年檢有效期實(shí)現(xiàn)到期預(yù)警；4、通過證書借用實(shí)現(xiàn)證書借用申請，通過歸還日期實(shí)現(xiàn)歸還到期預(yù)警；在選擇證書時能夠查看證書狀態(tài)（可用和不可用

18、）；審批通過后進(jìn)行借用，當(dāng)單據(jù)狀態(tài)為“已審批”時，在工具欄中顯示“借用”功能；點(diǎn)擊“借用”，當(dāng)選擇的證書為不可用時，會彈出提示窗口；如選擇預(yù)約，則進(jìn)行預(yù)約申請；5、當(dāng)證書狀態(tài)為“已借出”時，工具欄中顯示“歸還”功能，實(shí)現(xiàn)證書歸還操作；6、在證書備案管理中實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目證書備案；7、通過證書統(tǒng)計報表實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計查詢，可以通過自定義報表實(shí)現(xiàn)，下面為系統(tǒng)自帶的部分報表；員工證書統(tǒng)計表證書借用統(tǒng)計表3.3.1.4任務(wù)管理針對一般的月度計劃及完成，主要通過“我的計劃總結(jié)實(shí)現(xiàn)”，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決議、重要會議、重點(diǎn)督辦工作主要通過“任務(wù)管理”和“我的日程日志”實(shí)現(xiàn)。3.3.1.4.1任務(wù)管理通過任務(wù)管理下達(dá)任務(wù)。任務(wù)接受人

19、進(jìn)行任務(wù)反饋。任務(wù)發(fā)布人進(jìn)行任務(wù)催辦。3.3.1.4.2我的總結(jié)計劃工作計劃按周期可以分為周計劃、月計劃、季度計劃、年計劃四種。同時，也可對不同的工作計劃事項(xiàng)進(jìn)行分類管理，如建立專項(xiàng)計劃、個人計劃、項(xiàng)目計劃等；管理人員或部門經(jīng)理使用計劃總結(jié)查詢功能，可隨時查詢指定部門員工的工作計劃，及時監(jiān)督、作出指導(dǎo)。工作總結(jié)按周期也可以分為周計劃、月計劃、季度計劃、年計劃四種，計劃填寫完畢，可在總結(jié)中列出明細(xì)，員工可以核對完成情況，做出總結(jié)，上級領(lǐng)導(dǎo)可隨時查詢指定下屬員工的工作總結(jié)，及時了解員工工作情況。對于個人計劃，其上級計劃可以選擇當(dāng)前員工上一周期的已經(jīng)確認(rèn)的計劃和所屬組織當(dāng)前周期的已經(jīng)確認(rèn)得計劃。下圖

20、是總結(jié)錄入界面，總結(jié)上周的計劃。3.3.1.4.3我的日程日志在日程管理平臺中，您也可以管理到與自己有關(guān)的任務(wù)安排和待定事項(xiàng)。您還可以切換顯示下屬人員的時間安排情況。在日程平臺中，右邊上部分顯示當(dāng)前日期所在月的月歷，右邊下半部分顯示了與當(dāng)前人員有關(guān)的“待定事項(xiàng)”和“遠(yuǎn)期日程”。在日程平臺的左半部分，是一個顯示平臺，主要顯示個人的日程安排情況?！拔业娜罩尽笔菃T工針對相關(guān)已完成的工作進(jìn)行描述和記錄。如加班、出差、值班記錄等。工作日志在記錄過程中可以按照不同的類型進(jìn)行區(qū)分，并可以按時間進(jìn)行查詢。并提供了定時提醒服務(wù)。3.3.1.5知識管理通過i6P/WM的知識管理系統(tǒng)，主要包括文檔管理與知識管理，我

21、們?yōu)樯綎|壽光第一建筑有限公司建立一套動態(tài)的知識管理庫，整個i6P系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都可以實(shí)時的歸集到知識庫中！是企業(yè)有效的將企業(yè)的各種文檔沉淀、共享！企業(yè)的員工能夠輕松的獲取企業(yè)知識！組合權(quán)限設(shè)置文檔庫設(shè)置文檔管理I6P各個業(yè)務(wù)模塊PM、HR、GFI、WM知識管理知識瀏覽知識設(shè)置文檔檢索統(tǒng)計文檔操作轉(zhuǎn)移規(guī)則歸檔歸檔1、文檔管理文檔庫管理提供了按樹型結(jié)構(gòu)分布的文檔目錄體系管理功能。其擁有上下級關(guān)系。同時，在文檔庫中可以指定與相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)文檔庫，如公文歸檔庫、會議紀(jì)要?dú)w檔庫等。文檔庫受到系統(tǒng)文檔權(quán)限管理的控制。必須說明的是，文檔知識管理并不是一個孤立的模塊，而是與系統(tǒng)的其他模塊緊密關(guān)聯(lián)的。例如與公文

22、管理模塊的關(guān)聯(lián)，與項(xiàng)目管理的關(guān)聯(lián)等等。大量實(shí)際業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文檔都自動被歸檔中文檔庫中。2、文檔統(tǒng)計：可以一個時間段內(nèi)根據(jù)業(yè)務(wù)類型、文檔庫、只能機(jī)構(gòu)統(tǒng)計、作者、分類值等多種方式統(tǒng)計文檔上傳情況！3、文檔庫建立：文檔管理根據(jù)文檔庫目錄結(jié)構(gòu)的設(shè)置，提供了對文檔的有效管理。系統(tǒng)可以對每個文檔庫進(jìn)行權(quán)限管理：組合權(quán)限：可以設(shè)置每個用戶、角色、用戶組對該文檔的權(quán)限級別（選擇組合權(quán)限）審批權(quán)限：如果該文檔庫的需要審批打勾，則要在該文檔庫下上傳文檔，需要走審批才能生效！4、文檔檢索：文檔檢索可利用多種與文檔相關(guān)的條件，對系統(tǒng)文檔庫中的文檔進(jìn)行檢索查詢。5、文檔全局查詢： I6P在首頁增加了全局收索功能，直接在

23、首頁辦公界面上選擇分類，輸入關(guān)鍵字就可以進(jìn)行全局檢索，同時可以從檔案和百度進(jìn)行關(guān)聯(lián)檢索！3.3.1.6接待管理接待工作計劃通過日程日志管理實(shí)現(xiàn)，并設(shè)置到期預(yù)警，系統(tǒng)在待辦事宜中會進(jìn)行提醒，針對接待安排和費(fèi)用控制，通過接待申請單實(shí)現(xiàn)管理，在申請單中設(shè)置接待級別，根據(jù)不同的級別設(shè)置不同的接待領(lǐng)導(dǎo)級別、費(fèi)用級別等。3.3.1.7會議管理3.3.1.7.1會議室管理3.3.1.7.1.1 會議室信息建立公司會議室臺帳，并能實(shí)時的查看會議室占用情況，以及歷史記錄。1、會議室臺帳在會議室信息中明確該會議室是否有視頻會議系統(tǒng)。2、 會議室占用情況3、會議室使用情況（歷史記錄）3.3.1.7.1.2 會議室借

24、用通過填寫借用申請單，生成申請會議室記錄。經(jīng)流程審批后，執(zhí)行確認(rèn)操作，生成會議室實(shí)際借用記錄。3.3.1.7.2會議管理會議申請會議申請可以在會議管理模塊會議管理平臺管理。點(diǎn)擊“新增”可選擇直接錄入，即跳轉(zhuǎn)如下界面：錄入會議要素，包括名稱、所屬部門、開始時間、結(jié)束時間、是否公開等信息，同時明確與會人員及會議資源（包括是否需要會議系統(tǒng)）等。掛帶工作流進(jìn)行送審處理，流轉(zhuǎn)到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處后，領(lǐng)導(dǎo)輸入審批意見后點(diǎn)擊“提交”按鈕。會議通知會議審批完成后，狀態(tài)欄為審批，說明審批結(jié)束，可選中對應(yīng)對應(yīng)申請信息，單擊處理，選擇通知。打開通知界面后，填寫會議室名稱、會議提醒時間,選擇通知與會人員后可點(diǎn)擊提交，完成通知

25、。完成通知后，與會人員將收到通知：會議紀(jì)要對“已經(jīng)召開的會議”進(jìn)行會議紀(jì)要的填寫和維護(hù)。3.3.1.8車輛管理3.3.1.8.1 車輛管理辦公用車做為大件“辦公用品”，采購、租賃及處置按固定資產(chǎn)進(jìn)行處理。3.3.1.8.2 用車管理1、在駕駛員信息中維護(hù)駕駛員的相關(guān)信息。駕駛員信息臺賬駕駛員信息明細(xì)2、在車輛信息中維護(hù)車輛的基礎(chǔ)信息。車輛信息臺賬車輛信息明細(xì)3、在“車輛信息臺賬中選擇“車輛使用申請”或直接在“車輛使用”模塊中新增。車輛信息臺賬4、在打開的“車輛使用申請”界面中填寫相關(guān)信息，在下圖的“車輛占用情況”中，可以查看目前的車輛情況。5、車輛的維修保養(yǎng)，可以在車輛信息中實(shí)現(xiàn)；選中需要維修

26、保養(yǎng)的車輛，點(diǎn)擊“維修保養(yǎng)”，彈出維修保養(yǎng)信息登記單進(jìn)行，維護(hù)。在車輛臺賬中可以查看車輛的維修保養(yǎng)記錄。6、車輛的報廢管理，可以在車輛信息臺賬中，選中需要報廢的車輛，點(diǎn)擊“報廢”，彈出確定框進(jìn)行確定。3.3.1.8.3車貼管理針對車貼主要涉及車貼申請和車貼發(fā)放，針對車貼申請通過申請單實(shí)現(xiàn)流程審批即可實(shí)現(xiàn)，針對車貼發(fā)放一般有兩種處理模式，如下：一般企業(yè)會要求申請人每月按報銷模式，補(bǔ)貼發(fā)票進(jìn)行報銷處理；申請人填寫報銷申請單，通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)報銷申請。作為薪資款項(xiàng)處理。3.3.1.8.4 使用統(tǒng)計能夠統(tǒng)計，車輛的歷史使用情況3.3.1.9辦公用品管理我們可以把辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一管理，也可以根據(jù)辦公用品的性

27、質(zhì)分為辦公設(shè)施和辦公用品進(jìn)行區(qū)分管理。針對辦公耗材、招待品等通過辦公用品進(jìn)行管理。3.3.1.9.1辦公設(shè)施管理3.3.1.9.1.1辦公設(shè)施登記管理通過辦公設(shè)施使用登記單進(jìn)行辦公設(shè)施初始信息登記；3.3.1.9.1.2辦公設(shè)施采購管理通過辦公設(shè)施采購申請單進(jìn)行辦公設(shè)施采購/使用申請；3.3.1.9.1.3辦公設(shè)施維修管理當(dāng)辦公實(shí)施需求維修時，公司員工發(fā)起辦公設(shè)施維修申請單，實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)置維修申請；3.3.1.9.1.4辦公設(shè)施報廢管理當(dāng)辦公設(shè)施需要報廢是，員工填寫辦公設(shè)施報廢申請單發(fā)起報廢申請；3.3.1.9.1.5辦公設(shè)施統(tǒng)計分析3.3.1.9.2辦公用品管理1、辦公用品類型：辦公用品類型主

28、要設(shè)置辦公用品的分類如下圖：新增辦公用品類型：2、辦公用品信息：行政事務(wù)崗進(jìn)行辦公用品信息初始維護(hù)，辦公用品信息維護(hù)列表：也可以在辦公用品信息界面進(jìn)行入庫和領(lǐng)用操作。入庫：可以直接在辦公用品信息維護(hù)列表入庫，也可以在辦公用品入庫菜單中維護(hù)。領(lǐng)用：可以直接在此處領(lǐng)用，也可以在辦公用品領(lǐng)用菜單中維護(hù)。3、辦公用品計劃填報：根據(jù)公司確定的上報周期，填報辦公用品計劃數(shù)量。4、辦公用品入庫：維護(hù)好相應(yīng)的辦公用品信息后，可以在辦公用品入庫處管理企業(yè)對辦公用品的采購入庫情況，可以對辦公用品進(jìn)行批量入庫，做一個臺帳登記。5、辦公用品領(lǐng)用:領(lǐng)用有兩種方式：單個領(lǐng)用和批量領(lǐng)用，如果啟用審批流，則要審批通過后才能領(lǐng)

29、用，領(lǐng)用單通過套打格式實(shí)現(xiàn)打印功能。6、辦公用品統(tǒng)計辦公用品統(tǒng)計辦公用品類型，名稱、入庫數(shù)量、領(lǐng)取數(shù)量、庫存數(shù)量。7、同時為了保證辦公用品庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，進(jìn)行辦公用品盤點(diǎn)，通過“辦公用品調(diào)整”來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)修正；具體操作不做闡述。3.3.1.10信息管理信息管理的內(nèi)容非常廣泛，可以是企業(yè)外部的公司環(huán)境、市場動態(tài)、行業(yè)信息，也包括公司辦公部門公布的各種辦公文件、通知公告、企辦信息、規(guī)章制度等。系統(tǒng)既可用于發(fā)布單位的公共信息（所有用戶都能閱讀），也可用于發(fā)布需要進(jìn)行閱讀權(quán)限控制的信息。方案提供了兩個途徑可獲取所發(fā)布的公共信息。一個簡易的Portal信息欄，它可以在界面門戶定義中進(jìn)行選擇調(diào)整。另一個是系統(tǒng)提供了一個新聞公告展示平臺，它作為一個頁面，可以在界面門戶中定義。在新聞公告欄中所發(fā)布的最新信息能夠按比較明顯的方式，使公共的信息能夠在最大的范圍內(nèi)讓相應(yīng)的人員接收到。在新聞公告的發(fā)布平臺中一些重要的信息發(fā)布需經(jīng)過審批后才能正確發(fā)布（可以針對信息類型進(jìn)行控制設(shè)置）。1、新聞公告類型用戶可以根據(jù)需要，按不同的類型，對所有的信息進(jìn)行分類管理，同時還可定義是否為需要審批的類型以及備注信息。2、 新聞公告列表新聞公告是指企業(yè)在內(nèi)部自行組織自行管理可提供各類企業(yè)員工閱讀的信息內(nèi)容。信息