財務(wù)與會計數(shù)據(jù)處理-以Excel為工具第1章Excel應(yīng)用基礎(chǔ)課件

1、【學(xué)習(xí)目標(biāo)】通過本章的學(xué)習(xí)，讀者要知悉Excel是什么？有哪些功能？能幫助管理者做什么？如何做？掌握應(yīng)用Excel處理業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)）的過程以及建模的概念；熟悉Excel的操作方法；掌握Excel公式和函數(shù)的概念和使用；掌握應(yīng)用Excel進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)處理（排序、分類匯總等）和數(shù)據(jù)分析的方法；掌握應(yīng)用Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形分析的方法。第1頁，共45頁。第一節(jié) Excel基礎(chǔ)知識一、Excel是什么Excel是微軟公司（Microsoft Corp）開發(fā)的用于數(shù)據(jù)表處理和圖表處理的應(yīng)用軟件，是一種辦公用的工具軟件，是Micro Office的套件之一。Excel為各行各業(yè)的管理者提高工作效率、提高

2、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理能力，以及應(yīng)用信息的能力提供了技術(shù)支持。Excel是當(dāng)前財務(wù)、會計、審計等管理人員應(yīng)掌握的必不可少的工具之一。與大型財務(wù)軟件系統(tǒng)相比，Excel更適合小型、靈活的數(shù)據(jù)處理和辦公環(huán)境，尤其是中小企業(yè)的財務(wù)管理和會計審計數(shù)據(jù)處理。第2頁，共45頁。二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的步驟運用excel進(jìn)行業(yè)務(wù)（或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）處理要按照一定的步驟進(jìn)行。1明確要處理的業(yè)務(wù)和達(dá)到的目標(biāo)，即首先要明確運用Excel最終要解決業(yè)務(wù)處理中哪些問題，實現(xiàn)的目標(biāo)要求。2依據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)的理論確定解決該問題應(yīng)該采用的方法（計算公式或模型），以及該方法如何在Excel中實現(xiàn)

3、，即明確模型的具體形式。第3頁，共45頁。二、應(yīng)用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程（一）運用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的步驟（續(xù)）3利用Excel工具建立起已經(jīng)確定的業(yè)務(wù)處理模型，這是應(yīng)用能否成功的關(guān)鍵。一般要建立的模型包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的數(shù)學(xué)公式、模型的約束條件等幾個部分。其中，原始數(shù)據(jù)是指需要進(jìn)行分析和處理的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以是用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，也可以是利用數(shù)據(jù)獲取方法從外部數(shù)據(jù)庫獲得的數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)可以存放在同一個工作簿的同一個工作表內(nèi)，也可以存放在同一個工作簿的不同工作表內(nèi)，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數(shù)學(xué)公式是用數(shù)學(xué)語言表示的對問題進(jìn)行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把

4、數(shù)學(xué)公式表示出來。模型的約束條件是指保證數(shù)學(xué)公式在業(yè)務(wù)中有效的一些前提要求。4利用Excel工具自動完成模型求解。因為通過數(shù)學(xué)公式已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)之間的動態(tài)鏈接，所以只要原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變，系統(tǒng)就可以自動或在用戶的控制下按公式進(jìn)行計算，并更新計算結(jié)果。5把模型的計算結(jié)果用適當(dāng)?shù)男问奖硎境鰜?，對計算結(jié)果進(jìn)行分析、評價，給出業(yè)務(wù)處理結(jié)果和建議，并將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果和建議發(fā)布出來。第4頁，共45頁。（二）運用Excel進(jìn)行業(yè)務(wù)處理舉例【例1-1】某公司準(zhǔn)備發(fā)行面值為500萬元的5年期債券，票面利率為9%，按年付息，到期一次還本，發(fā)行費用率為4%，公司的所得稅稅率為25%。分別計算平價、溢價（發(fā)行價格為60

5、0萬元）發(fā)行該債券的資本成本。第5頁，共45頁。根據(jù)處理步驟，首先要弄清業(yè)務(wù)處理的問題和目標(biāo)，以及該業(yè)務(wù)本身的計算公式或計量模型。該業(yè)務(wù)屬于企業(yè)長期債券籌資決策內(nèi)容，籌資的資本成本是重要考慮的因素。根據(jù)債券籌資相關(guān)理論，發(fā)行債券的成本主要指債券利息和籌資費用。按照一次還本，分期付息的方式，長期債券資本成本（不考慮資金的時間價值）的計算公式為：第6頁，共45頁。圖1-1長期債券資本成本的excel模型第7頁，共45頁。1建立Excel工作表，并在表中輸入債券籌資的相關(guān)數(shù)據(jù)，如圖1-1所示，分別在單元格C2、C3、C4、C5、C6中輸入債券價格、債券面值、債券票面利率、債券籌資費用率和所得稅稅率（

6、即模型的原始數(shù)據(jù)）。2.在計算債券成本數(shù)據(jù)的單元格中輸入公式，可直接在C7單元格中輸入公式“= C3*C4*(1-C6)/ （C2* (1-C5)）”，也可在公式輸入欄輸入，如D7“=D3*D4*(1-D6)/(D2*(1-D5)”，如圖1.1所示，即可計算出該項債券籌資的平價、溢價發(fā)行的資本成本分別為7.03%和5.86%。Excel作為一種電子表格數(shù)據(jù)處理工具，還提供了非常豐富的函數(shù)（如統(tǒng)計函數(shù)、財務(wù)函數(shù)等）將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的數(shù)學(xué)公式、數(shù)據(jù)處理模型進(jìn)行了預(yù)先定義，可以幫助管理者簡化業(yè)務(wù)建模和數(shù)據(jù)處理過程。第8頁，共45頁?！纠?-2】某女士2016年年末存入銀行5萬元，年利率3.75%，假設(shè)

7、年利率保持不變，每年年末將利息轉(zhuǎn)存本金（復(fù)利計算），求第5年年末該女士可以從銀行取回多少錢？復(fù)利計算公式如下：第9頁，共45頁。圖1-2用計算公式或函數(shù)建模 對例1-2用Excel單元格中輸入計算公式的方式建立Excel模型（C5），以及用Excel函數(shù)調(diào)用方式建立Excel模型（C6）,如圖1-2所示，計算的結(jié)果一致第10頁，共45頁。三、Excel主窗口界面（二）功能區(qū)（三）編輯欄（一）快速訪問工具欄（四）工作表編輯區(qū)活動單元格（五）工作表標(biāo)簽行號（六）名稱框列標(biāo)狀態(tài)欄視圖按鈕滾動條（七）單元格標(biāo)題欄圖1-3 Excel 2010主窗口界面第11頁，共45頁。四、Excel工作簿 （一）創(chuàng)

8、建工作簿（二）保存工作簿（三）恢復(fù)工作簿文件第12頁，共45頁。五、Excel工作表（一）插入新工作表（二）重命名工作表（三）刪除工作表（四）移動和復(fù)制工作表第13頁，共45頁。六、Excel單元格和區(qū)域（一）單元格或區(qū)域的選擇（二）單元格或區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)（三）單元格或區(qū)域的插入與刪除第14頁，共45頁。第二節(jié) Excel公式一、公式的含義與組成Excel的公式是以“=”號為引導(dǎo)，通過運算符按照一定的順序組合進(jìn)行數(shù)據(jù)運算處理的等式。簡單的公式有加減乘除等計算，復(fù)雜的公式則可能會包含函數(shù)以及各種引用等內(nèi)容。使用公式是為了有目的計算結(jié)果，或依據(jù)計算結(jié)果改變其所作用單元格的條件格式、設(shè)置規(guī)劃模型等。

9、要熟練地使用公式，就要對Excel中公式的基本結(jié)構(gòu)進(jìn)行了解。Excel公式的組成要素有等號“=”、運算符號、常量、單元格引用、函數(shù)和名稱等。以等號開頭輸入Excel單元格中的以下內(nèi)容，都可看作公式：“=5+2”是包含常量運算的公式；“=A3*$B$5”是包含單元格引用的公式；“=(語文成績+數(shù)學(xué)成績)2”是包含名稱的公式；“=SUM(D:D)”是包含函數(shù)的公式。第15頁，共45頁。二、公式的輸入、編輯與刪除單元格的數(shù)據(jù)類型被事先設(shè)置為“文本”，當(dāng)以“=”號作為開始在單元格輸入時，Excel將自動變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)，以+、“-”號作為開始輸入時，系統(tǒng)會自動在其前面加上等號變?yōu)檩斎牍綘顟B(tài)。在輸入公

10、式狀態(tài)下，鼠標(biāo)選中其他單元格區(qū)域時，被選區(qū)域?qū)⒆鳛橐米詣虞斎氲焦街?。按下Enter鍵或者Ctrl+Shift+Enter組合鍵，可以結(jié)束普通公式和數(shù)組公式輸入或編輯狀態(tài)。如果需要對已有公式進(jìn)行修改，可以通過以下3種方式進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)。第一種方式，選中公式所在單元格，并按下F2鍵；第二種方式，雙擊公式所在單元格(可能光標(biāo)位置不會處于公式起始位置)；第三種方式，選中公式所在單元格，單擊列標(biāo)上方的編輯欄。選中公式所在單元格，按Delete鍵即可清除單元格中的全部內(nèi)容，或者進(jìn)入單元格編輯狀態(tài)后，將光標(biāo)放置在某個位置并使用Delete鍵或Backspace鍵刪除光標(biāo)后面或前面的公式部分內(nèi)容。當(dāng)需

11、要刪除多單元格數(shù)組公式時，必須選中其所在的全部單元格再按Delete鍵。第16頁，共45頁。三、公式的復(fù)制與填充當(dāng)需要使用相同的計算方法時，可以像一般單元格內(nèi)容一樣，通過“復(fù)制”（快捷鍵：Ctrl+C）和“粘貼”(快捷鍵：Ctrl+V)的方法進(jìn)行操作，而不必逐個單元格編輯公式。此外，可以根據(jù)表格的具體情況使用不同的操作方法復(fù)制與填充公式，提高效率。包含單元格引用的公式進(jìn)行復(fù)制與填充時，由于單元格引用方式的不同，公式的運算內(nèi)容和返回結(jié)果可能會發(fā)生很大變化。因此，在了解公式復(fù)制與填充的操作方法后，還需要對單元格引用的方式有充分的理解認(rèn)識，才能利用Excel為工具，更好的為財務(wù)會計數(shù)據(jù)處理服務(wù)。第1

12、7頁，共45頁。四、單元格引用與名稱單元格是工作表的最小組成元素，以左上角第一個單元格為原點，向下向右分別為行、列坐標(biāo)的正方向，由此構(gòu)成單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)集合。在公式中使用坐標(biāo)方式表示單元格在工作表中的“地址”實現(xiàn)對存儲于單元格中的數(shù)據(jù)的調(diào)用，這種方法成為單元格引用。第18頁，共45頁。（一）單元格引用在公式中的引用具有以下關(guān)系：如果單元格A1包含公式“B1”，那么B1就是A1的引用單元格，A1就是B1的從屬單元格。從屬單元格與引用單元格之間的位置關(guān)系稱為單元格引用的相對性，可分為3種不同的引用方式，即相對引用、絕對引用和混合引用。第19頁，共45頁?！纠?-4】如圖1-15對A列

13、與B列求和。在C3單元格輸入計算公式“=$A$2+$B$2”，在D3單元格輸入計算公式“=$A$2+B2” ，在E3單元格輸入計算公式“=A2+B2”；并把C3至E3單元格的公式內(nèi)容向下復(fù)制到同列其他單元格中，計算結(jié)果會如何變化？第20頁，共45頁。（二）名稱的使用在Excel中，名稱是一種較為特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義，也有部分名稱可以隨創(chuàng)建列表、設(shè)置打印區(qū)域等操作自動產(chǎn)生。作為一種特殊的公式，名稱也是以“=”號開始，可以由常量數(shù)據(jù)、常量數(shù)組、單元格引用、函數(shù)與公式等元素組成，并且每個名稱都具有一個唯一的標(biāo)識，可以方便在其他名稱或公式中調(diào)用。與一般的公式所不同的是，普通公式存在于單元格中

14、，名稱保存在工作簿中，并在程序運行時存在于Excel的內(nèi)存中，并通過其唯一標(biāo)識(即名稱的命名)進(jìn)行調(diào)用。合理地使用名稱，可以方便編寫公式，有增強公式的可讀性、方便于公式的統(tǒng)一修改、可代替需重復(fù)使用公式以簡化公式、可代替單元格區(qū)域存儲常量數(shù)據(jù)等優(yōu)點。第21頁，共45頁。五、公式中的運算符公式中需要使用運算符號，Excel運算符號主要包括四種：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。算術(shù)運算符：主要用于加、減、乘、除、百分比以及乘冪等常規(guī)的算術(shù)運算。比較運算符：用于比較數(shù)據(jù)的大小，包括對文本或數(shù)值的比較，返回值為“TRUE”或“FALSE”。文本運算符：主要用于將文本字符或字符串進(jìn)行連接和

15、合并。引用運算符：這是Excel特有的運算符，主要用于在工作表中進(jìn)行單元格的引用。通常情況下，Excel按照從左向右的順序進(jìn)行公式運算，當(dāng)公式中使用多個運算符時，Excel將根據(jù)各個運算符的優(yōu)先級進(jìn)行運算，對于同一級次的運算符，則按從左向右的順序運算。具體的優(yōu)先順序如表1-2所示。 第22頁，共45頁。表1-2 公式中運算符與優(yōu)先級列表類別運算符運算功能優(yōu)先級引用：區(qū)域運算符，用于引用單元格區(qū)域。1引用，聯(lián)合運算符，將多個引用合并。2引用空格交叉運算符，用于引用兩個單元格區(qū)域的重疊部分。3算數(shù)()括號4算數(shù)-負(fù)號5算數(shù)%百分號6算數(shù)乘方7算數(shù)*和/乘除8算數(shù)+和-加減9文本&文本連接，將兩個文

16、本連接起來合并成一個文本。10邏輯=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11第23頁，共45頁。六、Excel的數(shù)據(jù)類型在介紹Excel公式后，還需要對Excel的數(shù)據(jù)類型做一個簡單的了解。在單元格中可以輸入和保存的數(shù)據(jù)包括4種基本類型：數(shù)值、日期、文本和公式。除此以外，還有邏輯值、錯誤值等一些特殊的數(shù)值類型。第24頁，共45頁。七、公式使用中的常見錯誤在使用公式計算的過程中，常常會出現(xiàn)一些無法顯示正確值的情況，依據(jù)錯誤情況的不同，Excel返回的錯誤信息也不相同。表1-3為Excel函數(shù)與公式使用中常見錯誤值及其說明。表1-3 Excel函數(shù)與公式使用中常見錯誤值及其說明# 輸

17、入到單元格的數(shù)值太長，在單元格中顯示不下，可以通過調(diào)整單元格大小來修正。#VALUE! 使用了錯誤的參數(shù)和運算對象類型。#DIV/0! 公式被0除時。#NAME？ 公式中產(chǎn)生不能識別的文本，產(chǎn)生的錯誤值。#N/A 函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值，產(chǎn)生的錯誤值。#REF! 單元格引用無效。#NUM! 公式或函數(shù)中的某個數(shù)字有問題。#NULL! 試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點時產(chǎn)生的錯誤值。第25頁，共45頁。第三節(jié) Excel函數(shù)一、函數(shù)的含義與組成為了方便用戶使用，Excel提供了大量的函數(shù)。Excel函數(shù)是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊

18、。Excel函數(shù)的概念與數(shù)學(xué)中函數(shù)的概念類似，它是一些預(yù)定義的公式，這些公式使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計算，因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。以下為一個Excel函數(shù)的基本語法結(jié)構(gòu)：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,參數(shù)3,參數(shù)N)函數(shù)只有唯一的函數(shù)名且不區(qū)分大小寫，函數(shù)名表達(dá)函數(shù)的含義，由一個字符串來表示。每個函數(shù)都有特定的功能和用途。函數(shù)名后面是用圓括號括起來的參數(shù)，多個參數(shù)之間要用半角的逗號分隔，函數(shù)參數(shù)具有固定的位置。函數(shù)的參數(shù)可分為：可選參數(shù)與必須參數(shù)。在Excel函數(shù)語法中，可選參數(shù)一般用一對方括號“” 包含起

19、來。當(dāng)函數(shù)有多個可選參數(shù)時，可從右向左依次省略參數(shù)。例如OFFSET函數(shù)語法為:OFFSET(reference, rows, cols, height, width )其中height、width參數(shù)都為可選參數(shù)，如果OFFSET函數(shù)僅使用4個參數(shù)，則第4個參數(shù)會識別為height而不是width參數(shù)。第26頁，共45頁。二、函數(shù)的分類在數(shù)據(jù)處理過程中，某些簡單的計算可以通過自行設(shè)計公式來完成，但如果要對多個單元格進(jìn)行復(fù)雜操作，則需要使用Excel函數(shù)，以使數(shù)據(jù)的處理過程高效、簡單，降低出錯的概率。另外，類似RAND函數(shù)產(chǎn)生大于等于0小于1的隨機值的功能也是自編公式無法完成的。在Excel函

20、數(shù)中，依據(jù)來源的不同，函數(shù)可分為以下四個種類。第27頁，共45頁。三、函數(shù)的輸入和編輯如果對要使用的函數(shù)非常熟悉，可以在單元格中直接輸入函數(shù)公式，然后單擊編輯欄中“=”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的函數(shù)公式自動進(jìn)行計算，并把計算結(jié)果顯示到該單元格中。除了直接輸入函數(shù)公式外，還可以使用Excel提供的【插入函數(shù)】的工具完成函數(shù)的輸入和使用。（一）使用“自動求和”按鈕插入函數(shù)（二）使用函數(shù)庫插入已知類別的函數(shù)（三）使用“插入函數(shù)”向?qū)阉骱瘮?shù)（四）使用“公式記憶式鍵入”手工輸入函數(shù)（五）靈活使用“函數(shù)屏幕提示”工具第28頁，共45頁。第四節(jié) Excel數(shù)據(jù)處理與分析工具一、數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)有效性工具通常用

21、來限制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型和范圍，防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性是數(shù)據(jù)處理與分析的前提要求。（一）數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置與使用要對某個單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，可以按以下步驟操作。1.選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，如圖1-23性別列。2.單擊功能區(qū)中【數(shù)據(jù)】選項卡【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)有效性】按鈕，打開【數(shù)據(jù)有效性】對話框，如圖1-23所示。3.【設(shè)置】選項卡中的驗證條件【允許】下拉菜單中選擇“序列”，【來源】輸入“男，女”，表示允許選擇區(qū)域中輸入文本男或女，用半角逗號分隔。4.點擊確定后，有效性設(shè)置完成，效果如圖1-22右側(cè)所示。第29頁，共45頁。圖1-23

22、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性第30頁，共45頁。（二）數(shù)據(jù)有效性的基本規(guī)則在【數(shù)據(jù)有效性】對話框的【設(shè)置】選項卡中，內(nèi)置了8種數(shù)據(jù)有效性允許的條件可以對數(shù)據(jù)錄入進(jìn)行有效地管理和控制。這8中數(shù)據(jù)有效性允許的條件為：任何值、整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時間、文本長度和自定義。如圖1-24所示。其中，“任何值”為默認(rèn)選項，即允許在單元格中輸入任何數(shù)據(jù)而不受限制。其他條件則只允許輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)類型的值。較為不易理解的是“序列”、“文本長度”和“自定義”這三種條件?！靶蛄小睏l件要求在單元格區(qū)域中必須輸入某一特定序列中的一個內(nèi)容項。序列的內(nèi)容可以是單元格引用、公式，也可以手動輸入?！拔谋鹃L度”條件，主要用于限制輸入數(shù)據(jù)的字符

23、個數(shù)。例如要求輸入某會計一級科目編碼必須為4位?！白远x”條件則主要是指通過函數(shù)與公式來實現(xiàn)較為復(fù)雜的條件。圖1-24 數(shù)據(jù)有效性允許的條件第31頁，共45頁。二、數(shù)據(jù)的排序在日常的數(shù)據(jù)處理工作中，經(jīng)常需要對大量的數(shù)據(jù)按某種要求進(jìn)行排序，如按應(yīng)發(fā)工資數(shù)額從小到大排序。我們可以利用Excel提供的排序工具進(jìn)行處理。排序是對數(shù)據(jù)的順序進(jìn)行重新排列，其中決定數(shù)據(jù)順序關(guān)系的數(shù)據(jù)列被稱為關(guān)鍵字。在Excel中，可以按字母、數(shù)字或日期等順序來進(jìn)行數(shù)據(jù)排序。排序關(guān)鍵字是Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序的依據(jù)，在排序之后，主要關(guān)鍵字所在的數(shù)據(jù)列是有順序的，而其余數(shù)據(jù)列不一定有序。（一）排序的規(guī)則（二）排序的操作步驟第

24、32頁，共45頁。三、數(shù)據(jù)篩選財務(wù)數(shù)據(jù)往往是復(fù)雜繁多的，工作人員常常需要從海量的數(shù)據(jù)當(dāng)中找出一些符合條件的數(shù)據(jù)，這時就需要利用Excel提供的篩選功能來實現(xiàn)。篩選功能可以把數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)篩選方法有自動篩選和高級篩選。（一）自動篩選（二）高級篩選第33頁，共45頁。四、數(shù)據(jù)分類匯總在對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時，常常需要將相同類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計出來，這就是數(shù)據(jù)的分類與匯總。分類匯總是一種在數(shù)據(jù)表中快捷地匯總數(shù)據(jù)的方法，通過分級顯示和分類匯總，可以從大量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息。使用Excel工具對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總時，必須確定以下內(nèi)容：首先，要分類

25、匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域必須是一個數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)庫，且數(shù)據(jù)表各列必須有列標(biāo)題；其次，必須在數(shù)據(jù)表中對要進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行排序，這個排序的列標(biāo)就是分類關(guān)鍵字，在進(jìn)行分類匯總時，只能指定排序后的列標(biāo)為匯總關(guān)鍵字。第34頁，共45頁。五、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是用來從Excel數(shù)據(jù)列表、關(guān)系數(shù)據(jù)庫文件或0LAP（聯(lián)機分析處理）多維數(shù)據(jù)集中的特殊字段中總結(jié)信息的分析工具。它是一種交互式報表，可以快速分類匯總、比較大量的數(shù)據(jù)，并可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達(dá)到快速查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計結(jié)果，同時還可以隨意顯示和打印出你所感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表有機地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)分析的優(yōu)點

26、，可方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征。一張數(shù)據(jù)透視表僅靠鼠標(biāo)移動字段位置，即可變換出各種類型的報表。同時，數(shù)據(jù)透視表也是解決函數(shù)公式速度瓶頸的手段之一。因此，該工具是最常用、功能最全的Excel數(shù)據(jù)分析工具之一。數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計算平均數(shù)或標(biāo)準(zhǔn)差、建立列聯(lián)表、計算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有“透視”表格的能力，從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找背后的聯(lián)系，從而將紛繁復(fù)雜的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的信息

27、，以供研究和決策所用?？傊?，合理運用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行計算與分析，能使許多復(fù)雜的問題簡單化并且極大地提高工作效率。第35頁，共45頁。【例1-7】表1-4為各城市程序員專業(yè)類型和薪資待遇的列表，請對各城市不同專業(yè)類型的薪資待遇分類匯總并進(jìn)行比較分析，用數(shù)據(jù)透視表來完成。假設(shè)表1-4的工作表已經(jīng)建立，數(shù)據(jù)已經(jīng)輸入。城市專業(yè)類型薪資待遇深圳平面設(shè)計7200深圳UI設(shè)計師8600深圳Java程序員9000深圳Android程序員10800深圳PHP程序員10800廣州平面設(shè)計7100廣州UI設(shè)計師7000廣州Java程序員7400廣州Android程序員9200廣州PHP程序員8600北京平面設(shè)計820

28、0北京UI設(shè)計師7800北京Java程序員12600北京Android程序員15000北京PHP程序員10200南寧平面設(shè)計3700南寧UI設(shè)計師5300南寧Java程序員5900南寧Android程序員7300南寧PHP程序員5500柳州平面設(shè)計3900柳州UI設(shè)計師3500柳州Java程序員4200柳州Android程序員4500柳州PHP程序員4000北海平面設(shè)計2800北海UI設(shè)計師2700北海Android程序員北海Java程序員3500北海PHP程序員3500表1-4 各城市程序員專業(yè)類型與薪資待遇（一）數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟1.打開“各城市程序員專業(yè)類型與薪資”工作表，單擊數(shù)據(jù)列表

29、區(qū)域中任意一個單元格，在【插入】選項卡中單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標(biāo)，彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，如圖1-30。2.保持“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框內(nèi)默認(rèn)的選項不變，單擊【確定】按鈕后即可創(chuàng)建一張空的數(shù)據(jù)透視表。3.在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框中按照需要分別勾選“行”、“列”和“值”所需的字段，并按住鼠標(biāo)左鍵將其拖曳至表格所需位置即可第36頁，共45頁。（二）數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域從結(jié)構(gòu)上看，數(shù)據(jù)透視表至少包含3個部分，如圖1-31所示。1.行區(qū)域：此標(biāo)志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的行字段。2.列區(qū)域: 此標(biāo)志區(qū)域中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的列字段。3.數(shù)值區(qū)域：此標(biāo)志區(qū)城中按鈕將作為數(shù)據(jù)透視表的顯示匯總的數(shù)

30、據(jù)。圖1-31 數(shù)據(jù)透視表區(qū)域第37頁，共45頁。第五節(jié) Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（一）柱形圖柱形圖也稱直方圖，是Excel默認(rèn)的圖表類型，也是我們經(jīng)常使用的一種圖表類型。柱形圖可以描述不同時期數(shù)據(jù)的變化或描述各分類項之間的差異。一般把分類項在水平軸上標(biāo)出，而把數(shù)據(jù)的大小在垂直軸上標(biāo)出，這樣可以強調(diào)數(shù)據(jù)是隨分類項（如時間）而變化的。如圖1-32所示。 （二）條形圖條形圖使用水平的橫條或者立體的水平橫條的長度來表示數(shù)據(jù)值的大小。條形圖強調(diào)

31、各個數(shù)據(jù)項之間的差別情況。一般分類項在垂直軸上標(biāo)出，而數(shù)據(jù)的大小在水平軸上標(biāo)出。這樣可以突出數(shù)據(jù)的比較，而淡化時間的變化。例如，某公司在不同地區(qū)的銷售情況，分類軸上標(biāo)出地區(qū)名稱，而銷售額為數(shù)值，在水平軸上標(biāo)出。第38頁，共45頁。第五節(jié) Excel圖表處理一、圖表的類型Excel共提供了11種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，而每種類型還有多種不同的具體形式子圖表類型可以選擇。另外，用戶還可以自定義圖表類型。下面介紹幾種常用的圖表類型。（三）折線圖折線圖以等間隔顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢，是用直線段將各數(shù)據(jù)點連接起來而組成的圖形。一般分類軸（X軸）用來代表時間的變化，并間隔相同，而數(shù)值軸（Y軸）代表各時刻數(shù)據(jù)的大小。如

32、圖1-34所示。（四）餅圖餅圖是把一個圓面劃分為若干扇形面，每個扇面代表一項數(shù)據(jù)值，一般只顯示一組數(shù)據(jù)系列，用于表示數(shù)據(jù)系列中的每項占該數(shù)據(jù)系列的總和的比例值，如可以描述企業(yè)利潤總額中主營業(yè)務(wù)利潤的比重，應(yīng)收賬款中處于不同階段的數(shù)額構(gòu)成等。第39頁，共45頁。第五節(jié) Excel圖表處理二、圖表的組成認(rèn)識圖表的各個組成部分，對于正確選擇圖表元素和設(shè)置圖表對象格式來說是非常重要的。Excel圖表由圖表區(qū)、繪圖區(qū)、標(biāo)題、數(shù)據(jù)系列、圖例和網(wǎng)格線等基本組成部分構(gòu)成。第40頁，共45頁。（一）圖表區(qū)圖表區(qū)是指圖表的全部范圍，Excel默認(rèn)的圖表區(qū)是由白色填充區(qū)域和50%灰色細(xì)實線邊框組成的。選中圖表區(qū)時，

33、將顯示圖表對象邊框，用于調(diào)整圖表大小的8個控制點。圖表區(qū)具有以下功能。1.通過設(shè)置圖表區(qū)的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、發(fā)光和柔化邊緣、三維格式等項目改變圖表的外觀。2.改變圖表區(qū)的大小即調(diào)整圖表的大小及長寬比例。3.設(shè)置圖表的位置是否隨單元格變化，以及選擇是否打印圖表。4.選中圖表區(qū)后，可以設(shè)置圖表中文字的字體、大小和顏色。（二）繪圖區(qū)繪圖區(qū)是指圖表區(qū)內(nèi)的圖形表示的區(qū)域，即以兩個坐標(biāo)軸為邊的長方形區(qū)域。選中繪圖區(qū)時將顯示繪圖區(qū)邊框，用于調(diào)整繪圖區(qū)大小的8個控制點。繪圖區(qū)具有以下功能。1.通過設(shè)置繪圖區(qū)的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、發(fā)光和柔化邊緣、三維格式等項目改變繪圖區(qū)的外觀。2.通過

34、拖放控制點，可以改變繪圖區(qū)的大小，以適合圖表的整體效果。（三）標(biāo)題標(biāo)題包括圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題。圖表標(biāo)題是顯示在繪圖區(qū)上方的類文本框，坐標(biāo)軸標(biāo)題是顯示在坐標(biāo)軸外側(cè)的類文本框。圖表標(biāo)題只有一個，而坐標(biāo)軸標(biāo)題最多允許4個。Excel默認(rèn)的標(biāo)題是無邊框的黑色文字。圖表標(biāo)題的作用是對圖表主要內(nèi)容的說明。坐標(biāo)軸標(biāo)題的作用是對對應(yīng)坐標(biāo)軸的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)示。（四）數(shù)據(jù)系列和數(shù)據(jù)點數(shù)據(jù)系列是由數(shù)據(jù)點構(gòu)成的，每個數(shù)據(jù)點對應(yīng)于工作表中的某個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)系列對應(yīng)于工作表中一行或者一列數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)系列在繪圖區(qū)中表現(xiàn)為彩色的點、線、面等圖形。數(shù)據(jù)系列具有以下功能。（五）坐標(biāo)軸坐標(biāo)軸按位置不同可分為主坐標(biāo)軸和次坐標(biāo)軸兩

35、類。Excel默認(rèn)顯示的是繪圖區(qū)左邊的主要縱坐標(biāo)軸和下邊的主要橫坐標(biāo)軸。坐標(biāo)軸按引用數(shù)據(jù)不同可分為數(shù)值軸、分類軸、時間軸和序列軸4種。坐標(biāo)軸具有以下功能。（六）圖例圖例由圖例項和圖例項標(biāo)示組成，在默認(rèn)設(shè)置中，包含圖例的無邊框矩形區(qū)域顯示在繪圖區(qū)右側(cè)。（七）數(shù)據(jù)表(模擬運算表)數(shù)據(jù)表顯示圖表中所有數(shù)據(jù)系列的源數(shù)據(jù)，對于設(shè)置了顯示數(shù)據(jù)表的圖表，數(shù)據(jù)表將固定顯示在繪圖區(qū)的下方。如果圖表中已經(jīng)顯示了數(shù)據(jù)表，則一般不再同時顯示圖例。數(shù)據(jù)表具有以下功能。第41頁，共45頁。三、創(chuàng)建圖表Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表二種圖表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數(shù)據(jù)所在的工作表中，而圖表工作表是把圖表繪制在一個獨立的工作表。無論哪種圖表，其和原始數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)是緊密相關(guān)的，原始數(shù)據(jù)的變化都可以立即反映到圖表上。數(shù)據(jù)是圖表的基礎(chǔ)，若要創(chuàng)建圖表，首先需在工作表中為圖表準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。（一）建立嵌入式圖表操作過程如下：1.打開“部門匯總工資數(shù)據(jù)表”，選中目