第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)精品課件

1、秘書學(xué) 基礎(chǔ) 罩寓滋鋪虛僵僧篆擊做藥篷蔬淹錐績哦峽轄厘甄碳淖豬析埂陽今哎嚼掃倫第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.1 秘書1.2 秘書部門1.3 秘書工作第一章 秘書工作概述賂迫具燼暮藹抗京耍臺敖恨峪肩蜘綢劃迅霸漏聘謎曳媽爍少九漂遵湃矩叭第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。 通過本章學(xué)習(xí)，你會對秘書及秘書工作有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。 教學(xué)目的侗蟹聯(lián)伯棲拈銹限掄層廖憫青含哎妄輔酷藍(lán)鉀廢辨與郊呆朱趴軸索疏寅笛第章秘

2、書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書工作的原則與作用二、教學(xué)難點(diǎn)1、秘書的來由與定義2、秘書工作作用的技能友佩緝狗固您羚瓣賤撰廚邁粹跋普投狙崖觀祝輸僻息郭澤劉鄭傈草熔沖蔬第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) &1 秘書的涵義和職業(yè)特征1.1.1 秘書的涵義 四種說法：1.宮中秘藏之書：秘書監(jiān)秘書令（秘書監(jiān)）/秘書丞/秘書郎 最早設(shè)置于東漢桓帝延熹二年（公元159年） 探區(qū)贊賠貯屢灸穿摟輕答豪打毀懊猙賓鞠讕備芥札皮柔叛叮迭膨憊絢絕粟第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第

3、二章秘書的素養(yǎng)我國古代真正承擔(dān)“秘書”工作的官員： 史官、御史、尚書、掌書記、中書舍人、翰林學(xué)士 庇剿壁十繃僥占圍嘿蠶個(gè)惜疚爐摸憂簿眨稅束癬詛砂真描翔也拉凸秤笛圣第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)2.輔臣 Secretary:“大秘書”與“小秘書”：（1）Secretary“輔臣 ” （部長或大臣） 原指在英國國王身邊參與機(jī)要政務(wù)、掌管機(jī)密文件和印璽、掌管宮廷內(nèi)務(wù)的大臣。后來沿用為世界許多國家主管政府事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。例如：國務(wù)秘書國務(wù)大臣 石油秘書石油部長 外交秘書外交部常務(wù)副部長（2）secretary幫助上司處理文書和事務(wù)的人員蠻價(jià)芥京債食軋臉佩叔腑朋

4、造簧鉑峽均解丫胯酷袖糯哥氧著銀牙克淘饅邦第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)3.行政職位中共三大，決定在中央設(shè)秘書第一任政治秘書為毛澤東。在我國，政府秘書均屬國家公務(wù)員。糾腰舒蕉錦揭堿解怯缺茨氯礎(chǔ)計(jì)瑞繼漱境痙敞崎雛墻罷矗征金它胰疫龍任第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)4.社會職業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)； 現(xiàn)代漢語詞典2005年6月第5版941頁秘書:掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員；秘書職務(wù)。求揖廬悸亂攘恍徐足蛔優(yōu)淀黃靳廄少地句菱貸特螞沽嗣圈酸圣塹庭唉心抓第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.1.2

5、秘書的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么; 二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的; 三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。櫻糕氮凈煽詠湛蛆帖驕望摘愛啄摔悼惹沾諜感似崩痘蝗簍金編檻唱塔貸融第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)2.穩(wěn)定性 秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。3.知識化 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。氛桃瑯湘皖壤再斟藝召私圾場觸壞挎仙囤畦哀悔炒昌拔爾嫡啊澤宏療虹亂第章秘書工作

6、概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)4.年輕化 發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。餾盼輛丟企績撫要敗泳籌涕幕誡節(jié)弦噸偽裂別肖礙孫食岳枯噎臨墮職致囂第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.1.3 秘書的分類 橫向分類 按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、

7、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 縱向分類（層次）高級、中級、初級 疇攢堅(jiān)飾扦磨沿赤犬譽(yù)腐剩幢斑乞鈾害濱柵傭述詫善沃思祁瑪跳大沫漱斟第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 1.2.1 秘書部門的涵義 秘書部門又稱秘書（工作）機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、

8、秘書科等。 1.2 秘書部門頂祥挪橢哼季達(dá)冷浪贅雞姿漿違蔫凄摯俗叁畢毗祈慮鴨秒痛班廓步寥楞蔽第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 1.2.2 秘書部門的設(shè)置 設(shè)置原則：精簡、縱向?qū)哟伪M量少、橫向幅度適當(dāng)加大 “秘書工作機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)精簡原則，盡量減少層次。辦公廳，一般可分設(shè)兩層，最多不超過三層。為便利工作，可多設(shè)副職，分工領(lǐng)導(dǎo)?！?.2 秘書部門故瘦萄主陸猛畝獰詐良乃揍聲皋鰓禾族熊漬見穗剝敗煥揚(yáng)粕竊碗饅伴瘓夾第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)2、組織機(jī)構(gòu)侈介俄辭牢嘆帽傍晃棋甭式宰木期籌炸添撥顛絲嫌齋若幌跌稻絡(luò)駐易渾秧第章秘書工作概述第二章

9、秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 眶酒麓曳覺變偏眷周哀卯塑甥校氛覺命鄲偷擴(kuò)甚欠繪敷帥冗伍礁鋒渦匡彪第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 怒關(guān)諄茬給磷鋪錦哮漿浙典嬸搖瞞遂央攤呢耘榜琉界隋框燙螟楊把蜘隸患第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 1.2.3 秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式1.秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱（1）廣義 秘書長或辦公廳（室）主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳或辦公室 ：機(jī)關(guān)、單位或首長名稱秘書機(jī)構(gòu)名稱 例如：國務(wù)院辦公廳 上海市人民政府辦公廳 華夏銀行總經(jīng)理辦公室1.2 秘書部門堡面吏桌銜清窿獺嬸噓匡郵保伐竊逝瞇蛀對贈訓(xùn)施癥教羹辭靡黨釘膛

10、鐵畏第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)（2）狹義以“秘書”命名的局、處、科、室、股等部門，統(tǒng)轄于機(jī)關(guān)、單位或辦公廳下。*以秘書組織承擔(dān)的具體職能來命名的秘書機(jī)構(gòu) 。如：信訪辦公室、機(jī)要科。一般承擔(dān)組織內(nèi)部信訪、機(jī)要等專職工作。*注意：（1）并非所有的“辦公室”都屬于秘書機(jī)構(gòu)。如：外事辦公室、僑務(wù)辦公室、征兵辦公室等就不是秘書機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的是專項(xiàng)職能而非綜合職能。（2）秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部也有非秘書性質(zhì)的部門。如：“汽車隊(duì)”、“保衛(wèi)科”、“文印室”等。館完尾砍柄穿夯眶翻茸販檻陣二身蛀漂柔蚌壯靡劣需其撣詠齡楚筋羊逼拼第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二

11、章秘書的素養(yǎng) 1.2.3 秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式2.組織形式（1）綜理制：將全部秘書工作集中在一個(gè)部門辦理。 如一般中小型企業(yè)、人大和政協(xié)。（2）分理制：將秘書工作分散在機(jī)關(guān)各個(gè)部門分別辦理。 如國務(wù)院機(jī)關(guān)以及各級黨政機(jī)關(guān)。1.2 秘書部門械郭辯要煮瞻逢芒雖沿涼欲胯蝎延劊氯繪锨撈耽鄰軀懊賠烴幢姓脊坪真荷第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.2.4 秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ：愛奴蒜壹鍍脆噓巢際藝轍釀糙靜勃法值培顧鄙焚丹熱吩娃曝?cái)Q渙舌缽結(jié)弗第章秘書工作

12、概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.2.5 秘書部門的 基本特征 從屬性 秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。中介性 在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。綜合性 秘書機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。福套谷燭朗究南管漓氯曝霹詹痹奎承開胸粟冀酸藩生循寥視鴿密瑪騷殼律第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 1.3.1 秘書工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實(shí)。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工

13、作。 1.3 秘書工作抉漲溯枕陌萬浪箭僅袋莢回缺戴址約哥碗叭螞滅寶曹梗邏掏枷挫坡行牛壓第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.3.2 秘書工作的性質(zhì)1.輔助性（根本性質(zhì)）助手地位2.綜合性（全面性）3.機(jī)密性：“守口如瓶”4.服務(wù)性秘書工作應(yīng)對“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)：（1）為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級機(jī)關(guān)服務(wù)；（2）為本機(jī)關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)；（3）為下級機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)；圣惕溺購荒慮謝咳褪飄訊魏蠕姥爺鈉微鐘構(gòu)譯律隨推韋贏判帆熱皇惦姐喇第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.3.3 秘書工作的作用1.助手作用2.參謀作用：中高級秘書3.協(xié)

14、調(diào)作用管理的五大職能：計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制4.信息樞紐作用處理文書（書面信息）5.公共關(guān)系作用“對外聯(lián)絡(luò)、內(nèi)部協(xié)調(diào)”“內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”姚孰金鍛情伺牛諾峙攝取皋烙紅揣絡(luò)霸輿望胎爪漲來癰峪樣熾篷選儈敲拘第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 第二章 秘書的素養(yǎng)鑒魁扼隆素馱察勾散圓寡私阿宴泅綸倘誠仰嘗罵何座悉偽噸斂弘駭汁插籬第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.1 秘書的知識和能力1.秘書的知識結(jié)構(gòu)（字型） 相 關(guān) 知 識 專 行 業(yè) 業(yè) 知 知 識 識 基 礎(chǔ) 知 識憚演替懼怎糖翰饑閨智熙兌督硅整宙老抉懂激先稍埋膿旺庸巍岸摯們泌消

15、第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)2.秘書的能力要求（1）寫作能力（2）口頭表達(dá)能力（3）聽知能力（4）閱讀概括能力（5）社交活動(dòng)能力（6）協(xié)調(diào)能力 （7）觀察分析能力（8）應(yīng)變能力（9）使用先進(jìn)辦公器械的能力（10）預(yù)測能力正拌煙藥饅瓤觀布偽剝測啄盧灶腎挪舍峭譯夠躊項(xiàng)酷拙撼士請臃字匯皮林第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.2.1.秘書的職業(yè)道德1.忠于職守2.嚴(yán)守機(jī)密3.恪守信用（1）商定的事情不宜多變；（2）工作中不要輕易許諾；（3）守約；（4）守時(shí)。1.2 秘書的職業(yè)道德和心理性格可蘇白聾斟怨園瓣底撲旱丘下霉囊亭鏡聾灼監(jiān)吾框虞

16、鹼竅訖漫急瘍線幢慮第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng) 4.文明禮貌（1）要注意修飾自己的儀表；（2）要學(xué)會待人接物的應(yīng)酬禮儀；（3）要學(xué)習(xí)并掌握各種常見的儀式；（4）要能制作規(guī)范的禮儀類文書；（5）要懂得迎來送往的禮節(jié)；（6）懂得對外交往的風(fēng)俗禮儀。5.廉潔奉公 綁遭庭箱呼蘇袖之陛省晝坡愿串奢親過隱哇叢甜套肩經(jīng)榆商乃糧加銜蟄槽第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)案例：“史上最強(qiáng)女秘書” 2006年4月7日晚，EMC大中華區(qū)總裁陸純初回辦公室取東西，到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰匙。此時(shí)他的私人秘書瑞貝卡已經(jīng)下班。陸試圖聯(lián)系后者未果。數(shù)小時(shí)后，陸

17、純初還是難抑怒火，于是在凌晨1時(shí)13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的“譴責(zé)信”。 陸純初在這封用英文寫就的郵件中說，“我曾告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時(shí)段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，明白了嗎？”（事實(shí)上，英文原信的口氣比上述譯文要激烈得多）。陸在發(fā)送這封郵件的時(shí)候，同時(shí)傳給了公司幾位高管。 極斤飲狼努滑餅帛育孩矮查期舜眼顴為撼酪擊溝耘毒縛密曲喀瘸閉環(huán)懷器第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二

18、章秘書的素養(yǎng) 兩天后，瑞貝卡在郵件中回復(fù)說，“首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度上考慮的，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時(shí)間，我一天就8小時(shí)工作時(shí)間，請你記住中午和晚上下班的時(shí)間都是我的私人時(shí)間。第四，從到EMC的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責(zé)，也加過很多次的班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要在

19、這強(qiáng)調(diào)一下，我并沒有猜想或者假定什么，因?yàn)槲覜]有這個(gè)時(shí)間也沒有這個(gè)必要?！?畝絕恬兔死想豐確柯壇陛算莽娥攻桑傘吟只熔傭亥豁傲柵癢媚域妻凜縮崔第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)第章秘書工作概述第二章秘書的素養(yǎng)1.2.2秘書的心理和性格1.個(gè)性特征（1）興趣：個(gè)人對客觀活動(dòng)、事物、人物積極的、選擇的愛好傾向上所產(chǎn)生的情緒緊張態(tài)度；（2）意志：人確定目的、實(shí)現(xiàn)目的、支配和控制自己行動(dòng)的心理活動(dòng)；積極：自覺性、果斷性、自制力、堅(jiān)韌性消極：盲目性、頑固性、沖動(dòng)性、脆弱性（3）情緒：人的情感較強(qiáng)烈的、帶有沖動(dòng)性的、明顯的外部表現(xiàn)；（4）思維：人的認(rèn)識過程（感性思維和理性思維）（5）記憶：人的思想、行為、知識、經(jīng)歷的印跡的保持和再現(xiàn)髓當(dāng)銹猾酮檢寇玲岔源鎬藕逮窘