合同管理與審批合同審批與管理全套流程

1、合同審批程序與權(quán)限管理流程一. 審批程序1.1 管理公司合同應(yīng)按以下所列順序，依次逐級審批：經(jīng)辦人員簽字；律師審閱；經(jīng)辦部門經(jīng)理審批；經(jīng)營管理部經(jīng)理會簽；成本管理中心主任會簽；財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）會簽；主管副總經(jīng)理（或總監(jiān)）審批；總經(jīng)理批準。1.2 項目所在公司合同應(yīng)以下所列順序，依次逐級審批：經(jīng)辦人員簽字；律師審閱；經(jīng)辦部門經(jīng)理審批；成本控制部門會簽；財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）會簽；主管副總經(jīng)理（或總監(jiān)）審批；總經(jīng)理批準。1.3 合同審批原則上應(yīng)按順序依次作業(yè)，特殊情況下經(jīng)所屬公司總經(jīng)理或主管總監(jiān)同意，各級審批人可并行同步作業(yè)，或由總經(jīng)理（主管總監(jiān)）召集會議審批。1.4 審批“簽字組合”1.4.1 每一項

2、經(jīng)濟合同的簽訂，須按“審批程序”的規(guī)定，完成“簽字組合”。1.4.2 “簽字組合”是指各部門經(jīng)濟合同的簽訂時應(yīng)根據(jù)審批程序和審批權(quán)限在“經(jīng)濟合同審批表”上完成必要的審批簽名（參見“經(jīng)濟合同審批表”）。1.4.3 當部門經(jīng)理外出時，受托者應(yīng)出具部門經(jīng)理授權(quán)的委托書，委托書須注明委托的事項、委托的權(quán)限以及委托的期限。1.4.4 負責“合同印章”的管理員和負責公司“公章”的管理員，只給完成了“簽字組合”的經(jīng)濟合同加蓋經(jīng)濟合同印章或公章，對于未完成“經(jīng)濟合同審批表”的合同，印章管理員拒絕予以蓋章。未經(jīng)審核或未加蓋經(jīng)濟合同印章的合同，財務(wù)部門拒絕執(zhí)行。完成簽字組合的“經(jīng)濟合同審批表”，應(yīng)由檔案管理部門妥

3、善保管，并及時將備份遞交財務(wù)部用于復(fù)核。2 審批權(quán)限及審查責任2.1 管理公司審批權(quán)限：2.1.1 材料設(shè)備采購合同材料設(shè)備采購，單項合同估算價在50萬元以上。2.1.2 工程類合同裝飾工程、園林環(huán)境工程，單項合同估算價在50萬以上。其他單項施工合同估算價在100萬以上。單項合同估算價在20萬元以上的勘察、設(shè)計、監(jiān)理合同。2.1.3 服務(wù)類合同單項合同估算價在20萬元以上的物業(yè)中介、宣傳推廣、模型制作、造價咨詢等服務(wù)類合同。2.1.4 其他標的額在10萬元（含）以上的固定資產(chǎn)購建及車輛購置合同。2.2 項目所在公司總經(jīng)理審批權(quán)限：管理公司審批權(quán)限以下的經(jīng)濟合同由項目所在公司總經(jīng)理審批。2.3

4、需要上報集團總部審批的合同，應(yīng)首先經(jīng)集團財務(wù)部審核、集團財務(wù)總監(jiān)審批，再由集團財務(wù)部上報各分管的集團副總裁以上領(lǐng)導批準。2.4 各部門簽訂合同時應(yīng)保證合同內(nèi)容的完整性，嚴禁拆分合同。2.5 合同審查要點2.5.1 經(jīng)辦部門將協(xié)商完畢的經(jīng)濟合同按“審核程序”上交各相關(guān)部門進行“簽字組合”時，各級審批人員有責任就其職能范圍對合同進行審查，以保證合同的主要條款、內(nèi)容、合同的合法性、嚴密性、可行性。2.5.2 合同審查的主要事項：審核對方單位（法人）的資格是否真實、合法，合同項目是否在營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)，當事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準確；經(jīng)濟合同的標的是否明確；經(jīng)濟合同中的數(shù)量、質(zhì)量是否符合有

5、關(guān)規(guī)定和公司要求；經(jīng)濟合同的價款或者報酬以及支付方式是否確定和準確；經(jīng)濟合同的履行期限、地點和方式是否確定；經(jīng)濟合同的違約責任是否明確；經(jīng)濟合同中是否有發(fā)生爭議的解決方法。2.5.3 對工程類合同還必須進行以下事項的審查：簽訂50萬(含)以上金額的合同時，應(yīng)與對方簽訂廉潔合作協(xié)議，作為合同的補充協(xié)議；是否有保修條款；結(jié)算和付款條件是否有利；計價依據(jù)是否完備。3 合同簽訂權(quán)限及注意事項3.1 未經(jīng)萬達集團董事長、財務(wù)總監(jiān)書面授權(quán)，管理公司及其所屬項目所在公司不能對外簽訂下列合同：銀行貸款合同擔保合同抵押合同股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同對外投資合同合資合作合同贈予合同其他未授權(quán)合同3.2 經(jīng)濟合同簽訂

6、前，必須認真了解對方當事人的情況，包括對方單位的（法人）資格、經(jīng)營范圍、履約能力以及代理權(quán)限等情況是否符合法律規(guī)定。做到既考慮本公司的利益，又考慮對方的現(xiàn)實條件和實際的履行能力，防止上當受騙，防止簽訂無效的經(jīng)濟合同。3.3 簽訂合同之前，公司各相關(guān)部門草擬合同涉及到復(fù)雜事項，應(yīng)該邀請公司法律顧問一起參加經(jīng)濟合同的談判工作。3.4 簽約人員在談判和簽約時，應(yīng)力爭合同履行地為本公司所在地。1 定義格式化標準合同指公司為重復(fù)使用而就某類業(yè)務(wù)預(yù)先擬定的合同文本，包括協(xié)議條款、通用條款、補充條款和附件四部分內(nèi)容。通用條款通用條款是標準合同的主要條款，系公司根據(jù)每種業(yè)務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容事先擬定的條款。協(xié)議條款

7、協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對象的不同填寫。補充條款補充在標準合同中為空白部分，由雙方經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時協(xié)商加入。附件附件是指在協(xié)議條款、通用條款及補充條款中涉及到的內(nèi)容（如表格、國家規(guī)范標準、招標文件等），據(jù)以強調(diào)說明。2 標準格式合同內(nèi)容2.1 合同內(nèi)容包括但不限于以下條款：當事人的名稱或者姓名、住所、電話；標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者酬金：采用招投標方式選擇合作方的，應(yīng)以雙方確定的最終報價作為合同金額；計價依據(jù)；履行期限、地點和方式：經(jīng)濟合同以及其它涉及標的轉(zhuǎn)讓（所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓）的合同，應(yīng)以公司或項目所在地為合同履行地。在公司為付款方時，應(yīng)將付款時間與對方當事人履行義務(wù)的時間相結(jié)

8、合，若對方履行義務(wù)時間較長，應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。違約責任：包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等；解決爭議的方法：一般應(yīng)選擇訴訟方式；公司與對方當事人不在同一城市的，應(yīng)盡可能選擇公司所在地為訴訟管轄地。2.2 根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要，合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風險、權(quán)利歸屬等條款：工程合同、買賣合同等，在公司為付款方時，應(yīng)有保修條款；涉及知識產(chǎn)權(quán)（包括商業(yè)秘密）的合同，應(yīng)有保密條款和權(quán)利歸屬的條款；涉及標的轉(zhuǎn)讓（所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓）或成果移交的合同，應(yīng)有驗收條款和風險承擔或轉(zhuǎn)移條款。2.3 合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定，能明確界定各方當事人的權(quán)利、義務(wù)；客

9、觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的，應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。2.4 當標準合同的附件較多時，應(yīng)在合同中注明附件中各項文件的解釋順序。工程類合同編制要點1 合同的價款或酬金采用招投標方式選擇合作方時，應(yīng)以雙方認定的最終報價作為合同金額；管理公司不提倡以費率招標方式確定價款，如果是采用費率折扣方式確定價款，合同應(yīng)表明計費依據(jù)，盡可能明確主材價格的計算方法，規(guī)定合同雙方如何盡快核實施工圖預(yù)算，以確定合同價款，并就確定后的合同價款簽署補充協(xié)議。2 計價依據(jù)工程類合同應(yīng)將圖紙、工程量清單（或預(yù)算書）作為合同的組成部分，合同附件一般包括：招標文件、投標文件、答疑文件等，并應(yīng)在合同條款中明確以下問題：包

10、干形式、合同價款的計算方法（或定額標準、取費方法等）；甲方分包工程、甲供材料設(shè)備、甲方限價的范圍和種類；人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結(jié)算辦法；總分包的關(guān)系、配合的范圍，總包管理費和總包配合費的計取方法等；開辦費、施工組織措施費、文明現(xiàn)場施工費、趕工費等費用明確的計取辦法及其包括的具體范圍。3 變更和簽證合同中應(yīng)規(guī)定變更和簽證的認定依據(jù)、結(jié)算核價辦法，對于承包商，可依據(jù)管理公司現(xiàn)場簽證規(guī)定與其另外訂立關(guān)于現(xiàn)場簽證事項的協(xié)議。4 總價結(jié)算辦法工程類合同可在合同中明確規(guī)定結(jié)算總價按以下各項綜合計算：合同價（或預(yù)算造價）材料價差現(xiàn)場簽證增加項目減少項目獎勵罰款5 付款和結(jié)算辦法5.1 原則上工

11、程類不向施工單位支付備料款，確需支付者，宜不超過工程造價的15%，并在工程進度款支付到工程造價50%時開始抵扣預(yù)付備料款。5.2 工程進度款的支出應(yīng)以施工進度為依據(jù)，支出額不得超過經(jīng)預(yù)算部門確認已完工程價值量的70%。5.3 工程竣工時，支付工程款的總額不得超過合同總額的80%；工程竣工結(jié)算后，工程款撥付不得超過合同總額的95%。6 廉潔合作約定為維護公司利益、防止黑幕、保護職員，在工程或其他高金額的合同中，應(yīng)與承包商另外訂立“工程廉政協(xié)議”。7 保修協(xié)議所有施工合同，為保證工程質(zhì)量，保護公司利益，應(yīng)與承包商另外訂立“工程質(zhì)量保修協(xié)議”。合同執(zhí)行情況評估指引1 原則和方法1.1 金額大于10萬

12、元，且雙方權(quán)利義務(wù)不能即時結(jié)清的合同均須評估；金額在10萬元以下的合同，若有相關(guān)部門提出，也應(yīng)進行評估。1.2 執(zhí)行期超過5個月的合同（不包括保修期），應(yīng)每月進行評估，其他合同則待執(zhí)行完畢后進行一次性評估，對于主體施工、監(jiān)理合同要每月進行評估。1.3 若合同涉及保修的，待合同保修期滿后，相關(guān)部門要重點針對保修條款的履行進行評估。1.4 合同執(zhí)行的評估要遵循客觀、公正的原則。相關(guān)部門在進行了實地和技術(shù)資料檢查的基礎(chǔ)上，進行書面、客觀的評價，并且進行綜合打分（見合同執(zhí)行情況評估表）。1.5 評估時，合同評估執(zhí)行部門要對供方從合同開始執(zhí)行日到評估日的每次評估得分進行平均，依據(jù)平均得分確定供方是否繼續(xù)

13、成為合格供方。2 合同評估責任 合同評估由合同經(jīng)辦部門（合同執(zhí)行部門）負責組織。3 評估內(nèi)容對合同執(zhí)行情況的評估包括，但不限于下列內(nèi)容：進度控制承包方在正常情況下是否按照合同中進度的要求按時完成標的物。b) 質(zhì)量控制承包方完成的工作成果的質(zhì)量是否達到合同的要求。c) 成本控制合同的實際付款是否達到了付款條件，付款金額是否正確，是否扣除了應(yīng)扣款。d) 配合情況承包方與甲方的合作情況、管理水平、技術(shù)力量進行綜合評估。e) 售后服務(wù)在保修期間出現(xiàn)的質(zhì)量問題，承包單位有無故意推委保修責任，是否及時修理維護。 4評估操作4.1 合同評估應(yīng)由合同評估執(zhí)行部門負責組織，其他參與部門負責配合進行。對于工程類合

14、同，評估部門應(yīng)深入到施工現(xiàn)場考查，除了考核工程實體外，還要對施工技術(shù)資料的齊全和規(guī)范程度進行檢查。對設(shè)計類合同，評估部門應(yīng)到設(shè)計公司進行實地檢查，重點考察是否按照合同的規(guī)定按時完成階段性成果，技術(shù)成果的質(zhì)量是否滿足合同的要求。對于造價咨詢類合同，評估部門應(yīng)到作業(yè)現(xiàn)場，重點檢查造價成果的完成程度，是否按照甲方的要求劃分類別，并抽查工程量計算底稿的正確與清晰程度。對材料設(shè)備采購類合同，評估部門重點檢查供貨商運至施工現(xiàn)場的材料、設(shè)備是否和樣品的質(zhì)量一致，材料的各種參數(shù)是否符合合同的規(guī)定。供貨時間是否及時，材料付款的時間和金額是否正確合理。4.2 評估完畢，參與評估的各部門填寫合同執(zhí)行情況評估表。并由

15、檔案管理部門存檔保管。廉政合作協(xié)議（參考文本） ECF002(T)A 甲方： 乙方： 為加強工程項目建設(shè)期間的廉政管理，確保項目高效優(yōu)質(zhì)按期竣工，甲乙雙方經(jīng)協(xié)商簽定本協(xié)議并做為雙方共同遵守的廉政行為準則。一甲方責任1甲方有責任向乙方介紹本單位有關(guān)廉政管理的各項制度和規(guī)定。2甲方有責任對本單位項目管理人員進行廉政教育。3甲方人員應(yīng)嚴格遵守本單位有關(guān)廉政管理的規(guī)定，不得接受乙方的宴請，不得接受任何形式的實物、現(xiàn)金或禮券。4甲方在工程項目建設(shè)期間發(fā)現(xiàn)甲方人員任何形式的索賄受賄行為，均應(yīng)及時采取措施予以制止，并及時通報乙方單位領(lǐng)導。5甲方人員如違反廉政管理制度及本協(xié)議規(guī)定，甲方應(yīng)視情節(jié)輕重、影響大小給

16、予行政及經(jīng)濟處罰。6對于乙方舉報甲方人員違反廉政規(guī)定的情況，甲方應(yīng)及時進行調(diào)查，根據(jù)調(diào)查情況進行處理。二乙方責任1乙方應(yīng)保證乙方有關(guān)人員了解甲方單位有關(guān)廉政管理的各項制度及本協(xié)議的規(guī)定，并遵照執(zhí)行。2乙方不得宴請甲方人員，不得以任何形式贈送實物、現(xiàn)金或禮券。3乙方單位在工程項目建設(shè)期間發(fā)現(xiàn)乙方人員任何向甲方人員行賄行為，均應(yīng)及時采取措施予以制止，并及時通報甲方單位領(lǐng)導。4乙方有責任接受甲方對乙方在工程項目建設(shè)期間廉政管理執(zhí)行情況的監(jiān)督。5乙方單位人員有義務(wù)就甲方人員任何形式的索賄或受賄行為及時向甲方單位領(lǐng)導舉報；如乙方向甲方人員行賄，或甲方人員向乙方索賄，乙方滿足其要求且未向甲方舉報的，一經(jīng)查實，除追回由此給甲方造成的損失外，乙方自愿在總價的基礎(chǔ)上再讓利100萬元，并對本方知情不報人員進行處罰。6如因乙方單位及人員在工程項目建設(shè)期間賄賂甲方人員，被檢查機關(guān)立案查處的，甲方有權(quán)取消或終止工程合同的履行，由此給甲方造成的損失由乙方負責賠償。甲 方： 乙 方： 法定代表人： 法定代表人： 年 月 日 年 月 日經(jīng)濟合同審批表（項目所在公司使用） ECF001(01)B合同名稱： 合同編號：對方單位：合同金額：合同內(nèi)容簡要標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、付款方式、履約期限（地點和方式）等：經(jīng)辦人意見：經(jīng)辦部門經(jīng)理意見：律師意見：成本控制部門審核：