商務(wù)會議禮儀（PPT31頁)

1、項目六 商務(wù)會議禮儀 演講者：歐陽小葉311任務(wù)一 一般會議禮儀（4、21、22、23、24號）任務(wù)二 專題會議禮儀（25、26、27、28號）任務(wù)四 會議座次排列禮儀（5、6號）任務(wù)三 常見會議組織禮儀（29、30、32、33、34、35號）23任務(wù)一 一般會議禮儀會議的類型 行政型會議：行政會、董事會 業(yè)務(wù)性會議：展覽會、供貨會 群體型會議：職代會、團(tuán)代會 社交型會議：茶話會、聯(lián)歡會4一、會議準(zhǔn)備禮儀（一）建立會務(wù)籌備組組織一個高效率的會務(wù)籌備組，選好一個干練、認(rèn)真的籌備組負(fù)責(zé)人，是會議成功的先決條件。如果允許，籌備組的負(fù)責(zé)人最好是會議主持人。會議籌備組應(yīng)下設(shè)兩個小組：秘書小組與會務(wù)小組，

2、前者主要負(fù)責(zé)文字宣傳準(zhǔn)備，后者主要負(fù)責(zé)除文字宣傳以外的所有工作。5（二）會務(wù)準(zhǔn)備1.選擇合適的會議時間會議時間一般不應(yīng)選擇在重大節(jié)日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。2.選擇恰當(dāng)?shù)臅h場所交通便利；大小適中；設(shè)施齊全；符合主題；停車方便；費用合理。3.謹(jǐn)慎擬定嘉賓名單6與會嘉賓身份的高低，往往決定了會議活動的高低。4.擬發(fā)好會議通知標(biāo)題，重點交代會議名稱；主題與內(nèi)容，對會議宗旨的介紹；會期，明確會議的起止和休息時間；報到的時間與地點，對交通路線，特別要交代清楚；會議的出席對象；會議要求。5.準(zhǔn)備好輔助器材7（1）桌椅、名牌、名茶。（2）簽到簿、名冊、會議議程。（3）黑板、白板、筆。（4）各

3、種試聽器材。（5）資料、樣品。86.安排好會場會場的大小，要根據(jù)會議內(nèi)容和參加者多少而定。在一些大型會議的廣場或門口還應(yīng)張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應(yīng)在附近安設(shè)路標(biāo)以作指引。會標(biāo)因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。97.其他準(zhǔn)備根據(jù)會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，做相應(yīng)的準(zhǔn)備。8.做會議預(yù)算會議的預(yù)算一般包括：場地租用費、會場布置費、印刷品費、文書用品費、交通費、電話費、茶點飲料費、禮品費等。 10二、會議服務(wù)禮儀 （一）服務(wù)人員禮儀1、儀容儀表（著裝整潔，不披頭散發(fā)，坐站姿勢要規(guī)范）2、語言（要講普通話，語言文明，不得大聲喧嘩）3、態(tài)度（敬業(yè)

4、，樂業(yè)，熱情，周到）4、紀(jì)律（遵守職業(yè)道德）5、服務(wù)衛(wèi)生（干凈整潔）11（二）會議接待禮儀1、會前服務(wù)（1）會前接待必須周到細(xì)致（2）會場布置必須提前落實122、會中服務(wù)（1）會議簽到（2）座位引導(dǎo)和茶水服務(wù)（3）預(yù)防突發(fā)事件133、會后服務(wù)（1）服務(wù)人員應(yīng)禮貌送客，做好會場清理工作。（2）嚴(yán)格保密會議內(nèi)容，不得詢問、議論、外傳。14三、與會者禮儀（一）與會者禮儀規(guī)范1、盡早回復(fù)2、準(zhǔn)時到會（不能晚，也不宜過早）3、注意禮節(jié)4、專心聽講5、遵守規(guī)定（禁止拍照、錄像等）15（二）主持禮儀 主持人應(yīng)衣著整潔、精神飽滿、大方莊重，切忌不修邊幅、邋里邋遢。 走上主席臺應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度根據(jù)座位

5、到主席臺的距離而定。 入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。 主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。 主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。 主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。 16四、會后工作禮儀（一）整理會議記錄（二）安排與會人員離會（三）會議文件的立卷歸檔（四）會議新聞報道（五）會務(wù)工作總結(jié)17任務(wù)二、專題會議禮儀一、發(fā)布會

6、禮儀新聞發(fā)布會簡稱發(fā)布會，有時亦稱記者招待會。它是一種主動傳播各類有關(guān)的信息，謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進(jìn)行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。發(fā)布會禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個主要方面的內(nèi)容。18（一）主要內(nèi)容1、會議的籌備包括主題的確定、時空的選擇、材料的準(zhǔn)備、主持人和發(fā)言人的選定等2、媒體的邀請在新聞發(fā)布會上，主辦單位的交往對象以新聞界人士為主。在邀請新聞界人士時，必須要有所選擇，有所側(cè)重。3、現(xiàn)場的應(yīng)酬在新聞發(fā)布會進(jìn)行中，往往會出現(xiàn)這樣那樣的問題，對于變故的出現(xiàn)。要應(yīng)對這些難題，除了主辦單位人員的齊心協(xié)力，密切合作，最重要的是要求代表

7、主辦單位出面應(yīng)付來賓的主持人要善于應(yīng)變、把握全局。4、善后的事宜了解新聞界的反應(yīng)；整理保存會議資料；酌情采取補(bǔ)救措施。19（二）新聞發(fā)布會的程序及禮儀要求1、簽到2、會議開始3、領(lǐng)導(dǎo)人講話（突出重點、語言生動自然）4、回答記者提問的禮儀（不應(yīng)吞吞吐吐，不能激動或發(fā)怒，應(yīng)保持冷靜）20二、展覽會禮儀展覽會是指某單位為了介紹業(yè)績，展示成果，推銷產(chǎn)品、技術(shù)或?qū)＠躁惲懈鞣N實物資料等供人參觀了解的形式的宣傳式聚會。（一）展覽會的組織工作 明確展覽會的主題 確定時間、地點 確定參展單位 展覽內(nèi)容的宣傳 展覽會的布展工作21（二）展覽會的禮儀要求努力維護(hù)整體形象時刻注意待人禮貌善于運用解說技巧參觀者的

8、禮儀22任務(wù)三、常見會議組織禮儀會議的類型很多，比較常見的有：工作性會議例會報告會座談會學(xué)術(shù)研討會23一、工作性會議1.通知的禮儀工作性會議通知一般不宜使用通用格式的請柬或請?zhí)?，通知上?yīng)明確會議的目的，以便使對方慎重選擇會議參加者。如有必要，還應(yīng)寫明會議計劃討論的項目，以便于參加者在會前準(zhǔn)備資料并深入思考會議時的發(fā)言要點。2.會場安排禮儀 工作性會議的會場安排必須集中，一般情況下，座位的安排宜采用“圓桌型” 。因為圓桌可使與會者圍繞圓桌團(tuán)團(tuán)而坐，討論問題或發(fā)表見解都比較方便得體，有助于提高會議的效果。3.會議裁決禮儀在公務(wù)會議進(jìn)行過程中，為了達(dá)成會議預(yù)期目的，有很多項目和問題是需要與會者進(jìn)行討

9、論的。因為每一位與會者看問題的角度不同，因而結(jié)果可能是多種多樣的，這就需要會議主持者進(jìn)行裁決。在碰到需要裁決的問題時，“少數(shù)服從多數(shù)”的原則固然必須遵守，但對少數(shù)人的意見也應(yīng)給予尊重，即使少數(shù)人的意見不正確，但決策時如果能注意到這些意見產(chǎn)生的原因和存在的事實，可以使決定考慮得更為周全。因此，會議主持人要善于尊重少數(shù)人的意見，并把它交付給全體與會人員反復(fù)推敲。24二、例會參加例會的人員應(yīng)按固定的時間準(zhǔn)時參加會議，如有特殊情況不能親自參加的也應(yīng)委托合適的人參加。例會適用圓桌和長桌，與會者圍桌而坐，集中緊湊，便于發(fā)言和傾聽。例會不宜開得過長，要短小精悍。因此，要充分利用時間，盡可能不出現(xiàn)冷場。25三

10、.報告會選好報告人（造詣較高、體會較深、影響較大）向報告人介紹情況對報告人要以禮相待提問要禮貌有序26四、座談會1、及時通知，有備而來通知要提前擬定，及時發(fā)送。通知上應(yīng)寫明會議的時間、地點、會議宗旨和會隨內(nèi)容，并寫明舉辦單位或部門的名稱。2、氣氛融洽，引導(dǎo)言路座談會在座位安排上，主持人最好與會者圍圈而坐。3、鼓勵發(fā)言，言自肺腑為了活躍會議氣氛，應(yīng)鼓勵大家發(fā)言。27五、學(xué)術(shù)研討會1.做好會議的準(zhǔn)備工作學(xué)術(shù)研討會應(yīng)根據(jù)確定的會議目的和研討的課題，成立籌備組，任命組織能力強(qiáng)、有一定威望者擔(dān)任負(fù)責(zé)人。2.出席會議人員的基本禮儀要素出席會議的人員必須衣著整潔，尊敬他人。3.安排好主席臺的座位學(xué)習(xí)研討會正

11、常進(jìn)行期間，大會主席臺上一般只有大會主持人和報告人，請來的主要來賓和大會主席團(tuán)的其他人都沒有必要坐在主席臺上。4.對重要來賓應(yīng)以禮相待對于出席大型會議的重要來賓，一般安排在聽眾席的前兩排就坐，并在座位前的桌子上擺放姓名座次牌，進(jìn)入會場應(yīng)由服務(wù)人員引領(lǐng)至座位就坐。28一 、大型會議（一）主席團(tuán)排座 主席團(tuán)指正式就座于主席臺上的全體人員。（二） 主持人坐席 主持人又稱大會主席，其有三種位置安排方式：一是居于前排正中央；二是居于前排兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但應(yīng)就坐于前排。（三）發(fā)言者席位 發(fā)言者的位置一般有兩種安排：一是位于主席臺的正前方；二是位于主席臺的右前方。（四）群眾席排座 主席臺之下的一切坐席均稱為群眾席，其排位方式有兩種：一是自由就坐；二是按單位就坐。任務(wù)四 會議座次排列禮儀29二、小型會議（一）等級式 會議的主席坐在離會議廳門口最遠(yuǎn)的桌子末端。主席兩邊是參加 會議的客人和拜訪者的座位，或者是高級