酒店采購(gòu)流程及其控制管理

1、酒店采購(gòu)流程及其控制管理酒店采購(gòu)是酒店的一個(gè)管理部門，叫采購(gòu)管理。要負(fù)責(zé)制定采購(gòu)管理辦法、采購(gòu)物品質(zhì)量驗(yàn)收管理辦法、供應(yīng)商管理辦法、采購(gòu)人員績(jī)效考核管理辦法、倉(cāng)儲(chǔ)管理辦法、采購(gòu)人員薪資、績(jī)效、培訓(xùn)管理辦法。還要草擬各種單據(jù)：請(qǐng)購(gòu)單、入庫(kù)單、采購(gòu)計(jì)劃表、采購(gòu)物品審批表、采購(gòu)報(bào)表等。一、酒店采購(gòu)的基本定義2of6二、酒店采購(gòu)?fù)緩侥壳霸诰频晷袠I(yè)大規(guī)模的酒店用品采購(gòu)，仍然是以公開招標(biāo)為主，數(shù)據(jù)顯示38%的酒店以此為主要采購(gòu)方式。除了公開招標(biāo)外，定向采購(gòu)成為酒店采購(gòu)的一個(gè)主要方式，定向采購(gòu)一般都是與酒店進(jìn)行長(zhǎng)期合作的企業(yè)。3of6三、酒店采購(gòu)總體流程概括1.制定采購(gòu)計(jì)劃2.審批采購(gòu)計(jì)劃4.物資驗(yàn)收入庫(kù)3

2、.物資采購(gòu)5.報(bào)銷及付款1of6采購(gòu)計(jì)劃流程圖1of6物品采購(gòu)流程圖1of6采購(gòu)付款流程圖1of61、 部門新增物品的采購(gòu)工作流程： 部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后，連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)部。 采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施。四、采購(gòu)物品分類流程概括1of62、 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程： 倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，倉(cāng)庫(kù)主任要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)須注明資料。

3、經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。 采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅匆罅⒓唇M織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。1of63、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程： 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。 經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料。 采購(gòu)部按要求組織采購(gòu)。1of64、 鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程： 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購(gòu)申請(qǐng)，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，

4、預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購(gòu)單交采購(gòu)部，采購(gòu)部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購(gòu)。 1of65、 燃料的采購(gòu)工作流程： 采購(gòu)部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。 采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，經(jīng)酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施. 6、 維修零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：大型改造工程或大型維修活動(dòng)，工程部須做工程預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)須注明資料。 工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)須注明資料。1of6 1of6五

5、、酒店采購(gòu)問題分析1、采購(gòu)的內(nèi)部管理機(jī)制不夠完善 采購(gòu)部門設(shè)置有欠缺，對(duì)采購(gòu)員的監(jiān)督失效缺乏采購(gòu)計(jì)劃部分酒店采購(gòu)人員專業(yè)性不強(qiáng)2、采購(gòu)的具體操作存在弊端采購(gòu)訂單不規(guī)范，降低了采購(gòu)效率采購(gòu)信息溝通不暢，倉(cāng)儲(chǔ)采購(gòu)管理軟件亟待開發(fā)采購(gòu)單審批效率低下導(dǎo)致酒店采購(gòu)進(jìn)程緩慢采購(gòu)簡(jiǎn)單，未建立良好的供應(yīng)鏈，缺乏對(duì)供應(yīng)商的了解和管理采購(gòu)部人際關(guān)系復(fù)雜致使其工作效率低下1of61of6六、酒店采購(gòu)管理控制制度1、采購(gòu)原則 嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序 采購(gòu)會(huì)審、合同會(huì)簽制度 職責(zé)分離 一致性原則 廉潔制度2、采購(gòu)程序管理控制1of6A.供應(yīng)商的選擇（1）、供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)。（2）、對(duì)于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，

6、采購(gòu)部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會(huì)同客服、銷售、采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)估和審計(jì)。1of6（3）、在選擇供應(yīng)商時(shí)，必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評(píng)估。供應(yīng)商為中間商時(shí)，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對(duì)象，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素。（4）、為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購(gòu)。 1of6B.采購(gòu)程序（1）、日常及其他零星物品的申請(qǐng)，由各使用部門報(bào)綜管部統(tǒng)一申請(qǐng)。（2）、采購(gòu)詢價(jià)、綜合評(píng)估、會(huì)簽合同，由采購(gòu)部門協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)及使用部門共同完成，報(bào)總

7、經(jīng)理審批。（4）、采購(gòu)過程中發(fā)生變化時(shí)，需求部門應(yīng)出具采購(gòu)變更申請(qǐng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交采購(gòu)部執(zhí)行。（5）、行政部負(fù)責(zé)接收?qǐng)?bào)告的出具。1of6C.付款程序（1）、采購(gòu)部根據(jù)付款計(jì)劃提出申請(qǐng)，各主管簽字，后附付款明細(xì)單，交給財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。（2）、發(fā)票：付款時(shí)必須索要發(fā)票，核對(duì)發(fā)票內(nèi)容是否和合同一致，并填寫發(fā)票明細(xì)單，將藍(lán)綠兩聯(lián)分別放在一起，藍(lán)聯(lián)粘在一起、簽字后交給財(cái)務(wù)部核銷。1of63、違約處理 （1）、貨物出現(xiàn)延期后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門。（2）、貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用部門提出意見，報(bào)部門經(jīng)理，交采購(gòu)部處理。采購(gòu)部接到意見后，將情況上報(bào)總經(jīng)理，并按投訴做緊急處理，將情況發(fā)郵件并書面報(bào)給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商換貨或退貨。（3）、采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財(cái)務(wù)部核算損失，采購(gòu)部負(fù)責(zé)追索。追索不成，由法院裁決。1of64、審計(jì)監(jiān)督（1）、在采購(gòu)詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂、合同執(zhí)行