高效的會議管理課件

1、 高效會議Efficient Meeting 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 2004.01 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting1引子 王大俠華山論會 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting2引子 王大俠華山論會 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting3引子 王大俠華山論會 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Sto

2、ne Human Resource Consulting4引子 王大俠華山論會 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting5引子 王大俠華山論會 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting6引子 王大俠華山論會 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting7第五回 會議專門技術(shù)有效的管理者知道，如果要管理自己的時間，首先應(yīng)該了解自己的時間實際上耗用在什么地方。

3、 彼得杜拉克北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting8實話實說 1，請大家計算一下：我們平均每天要在會議上花費多少時間？ 占一周標(biāo)準(zhǔn)工作時間的百分之幾？北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting9 第一回 會議概覽 我們有多少時間在開會？美國權(quán)威機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)：經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。1996年美國企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅h管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。另一個統(tǒng)計顯示：美國每天要召開1100萬次各種會議，經(jīng)理們花在會議上的時間要

4、占工作時間的40-70。據(jù)日本效率協(xié)會統(tǒng)計，科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上。日本旭化成公司的一家設(shè)備工廠1980年的統(tǒng)計數(shù)字：在辦公業(yè)務(wù)時間中會議時間占去28%以上，折算成本10億元。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting10 第一回 會議概覽 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting11 第一回 會議概覽 第二

5、回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting12 第一回 會議概覽 1，會議的基本功能是什么？ 群體溝通 傳達(dá)指令，收集信息 協(xié)調(diào)矛盾，解決問題 共享資源 集思廣益，開發(fā)創(chuàng)新 激勵士氣，制造氛圍北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting13 第一回 會議概覽 2，會議的基本類型有哪些？ 告知型會議 由特殊身份的人宣布指令，與會者只應(yīng)接受、討論和理解

6、。 執(zhí)行型會議 將任務(wù)分配給執(zhí)行者，解決“怎么做？誰來做”的問題。 立法型會議 受命制定規(guī)章、制度等，或修改舊的、不適應(yīng)新情況的規(guī)章、制度。 研究型會議 研究、討論新方法、新技術(shù)、非確定性問題等的開放式會議。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting14 第一回 會議概覽 2，會議的基本類型有哪些？（CONT.) 通過式會議 只有一種意見和主張，提出后讓大家舉手通過，履行認(rèn)可手續(xù)。 選擇式會議 在兩種或多種意見中選取一種。 拼合式會議 在已提出的幾個方案中，采納每個方案中的合理意見，拼成一個新方案。 折衷式會議 兩

7、種方案相持不下，只好采用介于兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿 意，但得到部分滿足，尚可以接受。 綜合式會議 將所有好的意見綜合起來，形成一個最佳方案。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting15 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ 3.1 時間成本北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting16 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ （CONT.) 3.2 直接的會議成本北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China

8、 Stone Human Resource Consulting17 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ （CONT.) 3.3 效率損失成本北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting18 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ （CONT.) 3.4 會議總成本概算 會議總成本 =每小時平均工資的3倍2開會人數(shù)開會時間（小時） 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting19實話實說 1，請大家回想一下，我們的會議效率如何？還存在哪

9、些需要 改進(jìn)的地方？2，請大家暢想一下：高效會議應(yīng)當(dāng)是什么樣子？ 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting20 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting21 第一回 會議概覽 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing C

10、hina Stone Human Resource Consulting22 第二回 會議效率 1，低效會議的表現(xiàn) 沒有明確的目的和主題，形成多中心會議 主持人被參會者牽著鼻子跑，無法控制會議局面 參會者缺乏效率觀念，不準(zhǔn)時參加 對某些問題反復(fù)研究，不能形成決議 重復(fù)發(fā)言，重復(fù)表態(tài) 會議氣氛沉悶，參會者消極應(yīng)付、不充分準(zhǔn)備、不積極參與 匯報不得要領(lǐng)，像流水帳北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting23 第二回 會議效率 2，造成會議低效的原因 會議的任務(wù)、目的不明確，或者開會只是走形式 會前準(zhǔn)備不充分，通知、議程

11、、資料等沒有提前送達(dá)與會者 參會者缺乏必要的技能和準(zhǔn)備 時間、地點選擇不當(dāng)，會議時間過長 主持人缺乏充分的準(zhǔn)備，缺乏控制力、影響力和說服力 參會對象選擇不當(dāng) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting24 第二回 會議效率 3，高效會議的特征 只在必要時召開 事先對時間、地點等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃 擬定和分發(fā)了議程表，按部就班，按時開始，按時結(jié)束 清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行的責(zé)任人 通過研究、討論，歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果 在條件允許的情況下，請到了最有經(jīng)驗和能力的人參與 與會者積極參與，主持人準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會議

12、進(jìn)程與方向北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting25 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting26 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Co

13、nsulting27第三回 會議角色 1，會議中的角色 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting28第三回 會議角色 1，會議中的角色 會議主席 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting29第三回 會議角色 會議主席的職責(zé)： 致開幕詞，明確會議的背景、基調(diào)和目標(biāo) 對主持人提供支持，協(xié)助把握會議的方向和氛圍 在必要時中止?fàn)幷?，或者將討論引向需要的方?在會議出現(xiàn)異常情況時，果斷出手處理 推動會議得到結(jié)論或成果，而不是一無所獲 評估會議

14、的效果與成果 跟蹤、檢查會議成果的發(fā)布與落實北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting30第三回 會議角色 1，會議中的角色 主持人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting31第三回 會議角色 主持人的職責(zé)： 規(guī)劃會議： 確定會議目標(biāo)、內(nèi)容、議程以及時間、地點、方式； 發(fā)出會議邀請，與受邀人員約定會議之前的任務(wù)； 啟動會議： 分配會議角色； 組織會議的召開； 向與會人員介紹會議背景、目標(biāo)、議程和規(guī)則；北京華夏基石人力資源顧問有限公司B

15、eijing China Stone Human Resource Consulting32第三回 會議角色 主持人的職責(zé)：CONT. 促進(jìn)推動： 在會場建立和維護(hù)鼓勵討論的氛圍； 對爭論的問題進(jìn)行解釋、澄清，推動會議的進(jìn)行； 對參會者表述不清楚的地方進(jìn)行解釋和確認(rèn)，避免誤解；北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting33第三回 會議角色 主持人的職責(zé)：CONT. 監(jiān)控管理： 在結(jié)束某一個議題的討論后進(jìn)行總結(jié)，確認(rèn)一致認(rèn)可的 行動計劃、職責(zé)和時間期限。 控制會議時間，確保會議按進(jìn)度進(jìn)行； 嚴(yán)格限制討論時間，及時處理

16、離題； 建一座“停車場”，將沒有時間處理的問題先放在上面；北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting34第三回 會議角色 1，會議中的角色 記錄人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting35第三回 會議角色 記錄人的職責(zé)： 記錄會議時、地、人等基本信息 準(zhǔn)確記錄和概括會議對于各個議題的討論成果 準(zhǔn)確記錄會議的決策以及要采取的實施行動，包括責(zé)任人 和截止時間 在會議出現(xiàn)異常情況時，果斷出手處理 評估會議的效果與成果 跟蹤、檢查會議成果的

17、發(fā)布與落實北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting36第三回 會議角色 1，會議中的角色 支持人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting37第三回 會議角色 支持人的職責(zé)： 協(xié)助主持人做好會議通知和議程分發(fā)工作 確保會議設(shè)施和設(shè)備已經(jīng)被預(yù)訂和調(diào)整、準(zhǔn)備完畢 確保會議所需的材料和設(shè)備隨時可用 安排與會人員的膳宿、茶點北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consultin

18、g38第三回 會議角色 1，會議中的角色 參會者北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting39第三回 會議角色 參會者的職責(zé)： 以會議議程表為指南，進(jìn)行充分的準(zhǔn)備 準(zhǔn)時參加會議 遵守會議規(guī)則 仔細(xì)傾聽，不斷驗證聽到的內(nèi)容，準(zhǔn)確辨別發(fā)言者的意圖 積極參與，包括：表達(dá)不同的觀點，提問，回答問題， 提供相關(guān)的背景信息，等等 清晰地組織和表達(dá)自己的見解，不重復(fù)、不跑題 貫徹、實施會議的決議和行動計劃北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting40

19、 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting41 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting42第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijin

20、g China Stone Human Resource Consulting43第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting44第四回 會議組織管理 會議準(zhǔn)備： Well begin, half done. 好的開始是成功的一半。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting45第四回 會議組織管理 會議準(zhǔn)備：是否會議非開不可 如果某些問題不開會也可以解決，就不要開會。

21、 先想一想：不開這個會會怎么樣？惜會如金！北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting46第四回 會議組織管理 會議準(zhǔn)備：作為組織者 充分了解會議發(fā)起的背景和發(fā)起者的初衷 確定會議的關(guān)鍵人物，與他們協(xié)商會議的目標(biāo)、議程和方式 確定參會人員和時間范圍，收集所有被邀請人員的時間表， 找出最適宜所有人參會的確切時間 準(zhǔn)備會議通知、會議議程、會議相關(guān)資料，提前至少兩天以 各種方式發(fā)給被邀請者，并確認(rèn)其已經(jīng)收到 準(zhǔn)備會議主席的開幕詞，準(zhǔn)備會議期間需要的資料；資料應(yīng) 當(dāng)經(jīng)過精心篩選，避免過多的信息 準(zhǔn)備行政資源北京華夏基石人力資

22、源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting47第四回 會議組織管理 會議準(zhǔn)備：作為被邀請參會者 充分了解會議發(fā)起的背景和發(fā)起者的初衷 認(rèn)真閱讀資料，明確會議需要解決的問題以及個人的角色 根據(jù)個人在會議中的角色和貢獻(xiàn)，準(zhǔn)備相關(guān)資料 不清楚的地方，及時向會議的組織者提出和詢問 安排好自己的時間和參會期間的工作 攜帶必要的資料和設(shè)備，以飽滿的精神，準(zhǔn)時參會北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting48第四回 會議組織管理 會議準(zhǔn)備：會議規(guī)模 除非告知型會議，一

23、般會議的規(guī)模： 47 人最理想； 10人可以忍受； 12人為上限； 如果規(guī)模無法降低，應(yīng)當(dāng)考慮： 是否可以用較小的規(guī)模完成某些議題？ 是否需要另一次會議？北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting49第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting50第四回 會議組織管理 會議時間安排：上午8-9點之間：正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且

24、混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。上午9-10點之間：員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。上午10-12點或下午1-3點之間：最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。下午3-5點之間：最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consu

25、lting51第四回 會議組織管理 會議時間安排： 會議長度：一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應(yīng)超過兩個小時。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點是一小時 如果想縮短會議，一是臨下班開會；二是站著開會；三是限定會議時間，到時就鳴鈴。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決 如重要的議程安排在前面，在大家精力比較集中的時間段北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting52第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有

26、限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting53第四回 會議組織管理 會議地點與會場布置： 會議地點不應(yīng)設(shè)在經(jīng)常會被打斷的地方 在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松 長桌比較適合指令為主的會議，圓桌可以定調(diào)為非正式 使全體與會者既能看見又能被看見 座位之間留有一臂長的距離，與會者不能受太陽暴曬 考慮多種座位方案，選擇最合適的一種 將電話轉(zhuǎn)移出會場，請參會人關(guān)閉移動電話北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting54第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時

27、間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting55第四回 會議組織管理 會議控制：時間控制 將會議安排在午餐之前，比較容易按時結(jié)束 設(shè)置鐘表，指定會議的時間管理人 按時開始，按時結(jié)束，讓遲到者明白他們的行為對會議不利 主持人應(yīng)在會議開始重申會議的議程 發(fā)言者應(yīng)事先進(jìn)行準(zhǔn)備，簡潔明了，并控制發(fā)言時間 一個議題討論基本成型之后，為了節(jié)約時間，主持人要迅速 總結(jié)，并將會議迅速導(dǎo)入下一個階段北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Con

28、sulting56第四回 會議組織管理 會議控制：流程控制 一旦出現(xiàn)討論跑題，迅速糾正 將到時尚未解決的問題，開進(jìn)“停車場” 將復(fù)雜問題交給一個工作小組，會后再進(jìn)行匯報 如與會者的發(fā)言有創(chuàng)造性但不成熟，鼓勵其會后完善 制止支流辯論和私下交流 按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)注意控制時間與方向 不要重復(fù)別人的觀點和已經(jīng)提出的問題 用片刻沉默將會議從爭吵帶回到理智中來 果斷制止無謂爭論或有損會議氛圍的爭吵北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting57第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏

29、基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting58第四回 會議組織管理 先聽一個小故事！大師的鞋帶北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting59第四回 會議組織管理 故事的哲理：保護(hù)發(fā)言者的熱情與積極性 人都有自己的性格，當(dāng)自己的意見被打擊時，就會沉默寡言或者奮起反擊，這就會影響到會議的氣氛和效果，因此，對于研究型的會議，不要簡單地否定別人的觀點，而是應(yīng)當(dāng)盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠的氣氛，保護(hù)發(fā)言者的熱情。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing

30、 China Stone Human Resource Consulting60第四回 會議組織管理 再聽一個小故事！記者與孩子北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting61第四回 會議組織管理 故事的哲理：換個角度看問題，海闊天地寬 相同的聲音容易聽到，不同的聲音最難得。意見不同是好事，只有意見不同，結(jié)論才能全面。為了達(dá)到這樣的效果，甚至有人故意扮黑臉。當(dāng)我們聽到不同的聲音的時候，先不要急于否定，換個角度看看，也許別人的見解對自己會很有幫助，一個善于取長補(bǔ)短的會議者才是真正的“善會者”。北京華夏基石人力資源顧問有

31、限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting62第四回 會議組織管理 還有一個小故事！博士生與本科生北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting63第四回 會議組織管理 故事的哲理：尊重別人 三人行，必有我?guī)?，會議應(yīng)當(dāng)樹立對事不對人的原則，樹立相互尊重的氛圍。只有從心底里尊重其他的與會者，才能真正聽得進(jìn)別人的見解，才能做到真正的“善會”。不尊重別人的表現(xiàn)包括： 人身攻擊，惡語傷人 羞辱、譏諷別人 隨意打斷別人的發(fā)言，等等北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing

32、 China Stone Human Resource Consulting64第四回 會議組織管理 會議溝通三部曲會前溝通：交流會議的有關(guān)信息，對會議的目標(biāo)、議程和時間等達(dá)成一致，以減少會議中的沖突，提高會議效率。會中溝通：在開會時應(yīng)該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；不要心存成見，也不要打斷對方講話；要善解人意，做到心領(lǐng)神會。不僅要會聽，還得會說，會表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時，要誠懇謙虛。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句表明自己的意思，語調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。會后溝通：會議結(jié)束后，主席要及時與承擔(dān)任

33、務(wù)者溝通，詢問需要的支持，并給予鼓勵；還要與持不同意見者溝通，肯定他的意見的合理處，及做出決定的原因，鼓勵他繼續(xù)努力，發(fā)揮更大的能力。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting65第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting66第四回 會議組織管理 會議成果 時刻檢討：我們的會議是否在為我們既定的目標(biāo)服務(wù) 每一項議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時整理，形成記錄 會議結(jié)束之前

34、，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決 如果時間允許，對于“停車場”內(nèi)停放的內(nèi)容進(jìn)行處理 對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時間 如有必要，確定下次會議的大體時間 會議結(jié)束，迅速形成會議紀(jì)要，請會議主席批準(zhǔn)、下發(fā) 任命一個會議決議的督辦人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting67第四回 會議組織管理 會議成功的七要素 時間地點控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting68第四回 會議組織管理 會后

35、跟進(jìn) 盡快下發(fā)會議紀(jì)要，確認(rèn)每個與會者已經(jīng)收到 對會上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵 對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議尋求解決 對于會上交給專項小組進(jìn)行研究的專題，回收研究成果 總結(jié)會議成功或失敗的經(jīng)驗、教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn) 會議事項的督辦 將會議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting69 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China S

36、tone Human Resource Consulting70 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting71第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 除非妥善管理時間，否則無法妥善管理其他任何事情。 彼得杜拉克北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting72第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 急迫不急迫重要I緊急狀況迫切

37、的問題限期完成的會議或工作II準(zhǔn)備工作與預(yù)防措施價值觀的澄清計劃人際關(guān)系的建立增進(jìn)自己的能力不重要III造成干擾的事、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事IV忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費時間逃避性活動時間管理矩陣 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting73第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 急迫不急迫重要I 壓力 筋疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局II不重要IIIIV偏重第I類事件的人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Cons

38、ulting74第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 急迫不急迫重要III不重要III 短視近利 缺乏自制力，怪罪他人 危機(jī)處理 輕視目標(biāo)與計劃 IV偏重第III類事件的人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting75第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 急迫不急迫重要III不重要III 全無責(zé)任感 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 危機(jī)處理 輕視目標(biāo)與計劃 IV偏重第III、IV類事件的人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting76第五回

39、 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 急迫不急迫重要I II 有遠(yuǎn)見、有理想 平衡、紀(jì)律、自治 少有危機(jī)不重要IIIIV偏重第II類事件的人北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting77第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 高效能人士的七個習(xí)慣：積極主動、以終為始、要事第一、雙贏思維、知彼解己、統(tǒng)合綜效、不斷更新北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting78第五回 會議專門技術(shù)一、會議與時間管理 時間管理的二八原則： * 20%的工作時間

40、完成80%的工作價值 * 投入20%的精力完成80%的工作 * 集中另外80%的精力做另外20%的工作北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting79第五回 會議專門技術(shù)成功人士與一般人的時間分配比較：北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting80第五回 會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法流程周期法 是規(guī)劃高效會議和活動的方法，它通過將一個項目分解成若干步驟，明確每一步驟應(yīng)做什么來規(guī)劃項目，以提高效率和效果。流程周期法有五要素：1、目標(biāo)：回答“

41、我們?yōu)槭裁匆_會” 2、結(jié)果：回答“我們能從本次會議中得到什么”3、步驟：回答“我們應(yīng)該采取哪些步驟以實現(xiàn)結(jié)果” 4、原則：回答“與會者是誰以及指導(dǎo)我們行動的基本原則有哪些” 5、反饋：回答“會議之后如何評價和貫徹”北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting81第五回 會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法流程周期法 1、目標(biāo)工作內(nèi)容：我們?yōu)槭裁匆_會？1、集體協(xié)商會議目標(biāo)。2、確定2-3個主要的會議目標(biāo)。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consultin

42、g82第五回 會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法流程周期法 2、結(jié)果工作內(nèi)容：我們能從會議中得到什么？1、確定明確的（可衡量或可觀察的）結(jié)果陳述。結(jié)果陳述描述了參與者和其他利益關(guān)系者可以從會議中所得到的利益。為評價會議提供了主題和基礎(chǔ)。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting83第五回 會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法流程周期法 3、步驟工作內(nèi)容：我們應(yīng)該采取哪些步驟以實現(xiàn)結(jié)果？1、集體討論。為了實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果，在會議開始之前，進(jìn)行之中以及結(jié)束之后，必須做些什么。2、根據(jù)所追求的結(jié)果來確定會議之前的工作委派，并對相關(guān)責(zé)任達(dá)成

43、一致，以確保準(zhǔn)備工作得以完成。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting84第五回 會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法流程周期法 4、原則工作內(nèi)容：與會者是誰，指導(dǎo)我們行動的基本原則有哪些？1、誰必須參加本次會議？誰不應(yīng)該參加？誰的出席無關(guān)緊要？2、他們必須表現(xiàn)出什么樣的態(tài)度和行為？3、需要什么樣的基本原則來確保有效參與，打擊諸如貶低他人觀點之類的不受歡迎的行為？北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting85第五回 會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方

44、法流程周期法 5、反饋工作內(nèi)容：會議之后如何評價和貫徹？1、如何評估本次會議？2、會議結(jié)果必須通知誰？3、如何實現(xiàn)群體學(xué)習(xí)？4、怎么樣才能使會議獲得持續(xù)改進(jìn)？北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting86第五回 會議專門技術(shù)三、提高會議效率的思維方法六頂思考帽 “六頂思考帽”是愛德華德波諾博士開發(fā)并流行于西方企業(yè)界的，最有效的思維訓(xùn)練。它提供了“平行思維”的工具，從而避免將時間浪費在互相爭執(zhí)上。 它的主要功能在于為人們建立一個思考框架，在這個框架下按照特定的程序進(jìn)行思考，從而極大地提高企業(yè)與個人的效能，降低會議成本

45、、提高創(chuàng)造力、解決深層次的溝通問題。它為許多國家、企業(yè)與個人提供了強(qiáng)有力的管理工具，將會議時間驟然減少了80%。1984年奧運會的組織者運用”六頂思考帽“思維技術(shù)，使一度賠錢的奧運會變?yōu)樯X機(jī)器。2000年1月，麥當(dāng)勞公司開始引進(jìn)“六頂思考帽”，到2001年2月，全部員工都參加了培訓(xùn)，培訓(xùn)之后平均會議時間縮短25%。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting87第五回 會議專門技術(shù)三、提高會議效率的思維方法六頂思考帽 “六頂思考帽”的設(shè)計思想： 1、簡化思考，讓思考者在某一時刻只做一件事情。思考者不必同時兼顧情感、

46、邏輯、信息、希望和創(chuàng)意，他可以將它們分別處理。 2、換位思考，讓思考者可以自由地轉(zhuǎn)換思考方式。如果有人在會議上一直提出負(fù)面意見，你就可以要求他摘下黑色思考帽。這就是告訴他，他太固執(zhí)于否定了。你也可以請他戴上黃色思考帽，直接要求他轉(zhuǎn)向正面肯定的思考方式。 北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing China Stone Human Resource Consulting88CAP含義白色是中立而客觀的。代表著事實和資訊。 紅色是情感的色彩。直指我們的感覺、直覺和預(yù)感。黃色是頂樂觀的帽子。它代表著與邏輯相符合的正面觀點。黑色是陰沉的顏色。它意味著警示與批判。綠色是春天來到時，爭奇斗艷的美妙色

47、彩。那是創(chuàng)意的顏色。藍(lán)色是天空的顏色，籠罩四野。在控制著事物的整個過程。解決的問題我們掌握什么信 息?我們需要什么信息?如何找到需要的信息?我現(xiàn)在的情感是什么?我的直覺怎么說?我的第六感覺怎么說?好處是什么?積極因素是什么?價值是什么？這個想法里面有哪些好概念?它能用于我們的工作嗎?可能的問題是什么?存在的困難是那些?什么是我們的注意要點？存在的風(fēng)險是什么?我們有什么創(chuàng)造性的想法?其它的可能性有哪些?“黑帽子”提出的困難怎么克服?我們的討論從哪里開始?我們的議程是什么?我們的目標(biāo)是什么?我們應(yīng)該戴哪頂帽子?我們怎樣做總結(jié)?我們的下一步是什么？使用原則你不能任意提高一件事實的層次，除非你有能力去

48、驗證它。在使用白帽思維時，你的態(tài)度必須是中立的。白帽的使用應(yīng)該成為一種習(xí)慣。防止過度使用白帽。正確認(rèn)識和運用直覺與情緒。不要證明或解釋自己的感覺。認(rèn)可預(yù)感，但非憑預(yù)感作決定。避免爭辯。須在30秒以內(nèi)作出回答，避免過度使用紅帽。探求事物的優(yōu)點。證明為什么某個觀點行得通，但必須符合邏輯。當(dāng)未來不確定的時候，黃帽思維通過一些問題建立可行性的基礎(chǔ)。黑帽思維是一種強(qiáng)勢思維?？梢杂煤谏伎济睉?yīng)付黑色思考帽。黑帽思維應(yīng)該提出應(yīng)對方式。行動。解釋。預(yù)測。設(shè)計。在藍(lán)色思考帽下，我們不再思考討論的主題，我們考慮的是那些與主題有關(guān)的思維。藍(lán)帽經(jīng)常使用在思維的開始、中間和最后階段。會議主席一般都有藍(lán)帽思考功能，但也可以是指定另外的人。藍(lán)帽思維有一個重要的工作就是打斷爭論。北京華夏基石人力資源顧問有限公司Beijing Chin