文件管理制度

1、目的為規(guī)范文件（包括公文與規(guī)章制度）的編寫、批準、發(fā)布、修訂、銷毀等，以 保證文件的適用性、協(xié)調性和有效性。保證使用人及時得到所要的規(guī)章制度有效版本并確保文件的保密性和平安性。適用范圍集團的管理體系文件、技術性文件、內行文和外行文均要遵循本規(guī)定。權責董事局主席：批準集團內部規(guī)章制度對外行文及集團內部重要發(fā)文。董事局辦公室：審核集團內部規(guī)章制度、局部對外行文、集團內部重要發(fā)文及 網站發(fā)布的文字信息和圖片、大型招聘廣告、媒體新聞稿等；總裁：批準、發(fā)布集團一般性文件、質量手冊、程序文件等；人事行政部：負責以集團名義發(fā)布的各類公文的草擬、修訂；負責人事行政管 理制度、運營管理制度的制訂及修訂；負責規(guī)章

2、制度文件格式的統(tǒng)一、發(fā)布、 正本存檔，記錄、收發(fā)、存檔、銷毀等；財務管理部：負責財務管理制度、合同管理制度的制訂及監(jiān)督實施；職能部門、分子公司：負責與有關的質量文件及生產作業(yè)文件、工藝文件的編 寫、審核，負責文件的領用、保存和執(zhí)行使用。公文管理公文種類請示：下級請上級指示和批準使用的公文；報告：下級向上級匯報工作、反映情況用的公文；公告：宣布集團內外重大事件用的公文；通告：在集團一定范圍內公布應當遵守或周知的事件用的公文；通知：傳達集團指示，要求下級辦理或知曉的事項，轉發(fā)上級或同級的公文等;通報：表揚好人好事，批評違紀等錯誤，傳達重要情況等；決定、決議：對某些重大問題或事項做出安排，用決定；經

3、會議討論通過，要 求貫徹執(zhí)行的事項，用決議；函：平級或不相隸屬的部門之間商洽工作時使用的公文；會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執(zhí)行的，用 會議紀要；1. 10簽呈單：用以詳述經辦單位在處理事件過程中，須事件批準人批準的簽批性的 申請文書；1.11工作聯(lián)絡單：各部門之間，集團總部與分、子公司平行部門之間為加強事務配 合，提高工作效率而制作的聯(lián)絡性文書。4. 2 公文格式4. 2.1函頭：按發(fā)文的性質、涉及范圍確定函頭。如屬天寶礦業(yè)集團母公司發(fā)文用“福 建天寶礦業(yè)集團股份文件”字樣，各分、子公司發(fā)文那么用公司全稱加“文件”。（函頭字體為宋體、初號、加粗、紅色）4. 2.

4、2發(fā)文編號：（宋體五號）“1”代表發(fā)文公司，如天寶、武夷天寶、西朝等；“2”代表發(fā)文機構、部門，如人事行政部簡作“人字”;“3”代表年份,如2004表示2004年的發(fā)文；“4”代表文件的序列號，如：001o文件標題：應當簡明扼要地概括公文的主要內容，并標明公文種類，如“關于陳*先生人事任命的通知”；2. 8公文格式附后公文標題：是公文的名稱，概括公文主要內容并標文種;4.2. 10 送：指主要受文單位，是公文承辦或處理的閱讀對象；抄送：指公文需要協(xié)助承辦，或需要知曉的其他單位；發(fā)文時間：以文件批準簽發(fā)日期為準；. 2.13公文格式見附件1。發(fā)文特別規(guī)定對外如向政府職能部門的請示、報告，只能以集

5、團公司的名義發(fā)文；對內行文可按照文件的種類和性質，用部門名義發(fā)文。對外發(fā)送的公文代表公司的立場和形象，不管是正式的公文還是便函，從擬稿到蓋章各環(huán)節(jié)都要嚴格把關、慎重處理。除了函頭、編號等格式符合公司 的要求外，還要符合現(xiàn)代商務文書的要求。各部門一般不允許越級行文，特殊情況需越級行文的，應抄報越過的部門或單位。發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送部門，杜絕濫發(fā)公文。7相關規(guī)定公文 各類公文按照權限在簽發(fā)之前必須進行會簽，局部集團級發(fā)文及集 團內部重要公文須先經董事局辦公室審核；o公文簽發(fā)：一般性集團文件由總裁簽發(fā)。局部對外行文及公司內部重要發(fā)文由 董事局辦公室審核、董事局主席簽發(fā)，如五等位以上（含）員工及

6、關鍵崗位員 工的任免通知、在集團網站發(fā)布的文字信息和圖片、大型招聘廣告、媒體新聞 稿等。蓋章發(fā)文：經簽發(fā)的集團級公文和對外公文，由集團人事行政部送到公章保管 人處蓋章發(fā)文并登記。公文傳閱：須相關部門知曉、執(zhí)行或反應意見的公文，應采用傳閱方式，由人 事行政部負責限期傳閱。公文執(zhí)行與反應：相關部門在接到待處理的公文后，應按規(guī)定時限執(zhí)行完畢， 不得積壓延誤。公文處理完成后，經辦人應及時將處理結果反應給發(fā)文單位。公文管理公文在傳遞過程中必須履行登記、簽發(fā)、簽收等手續(xù)；要求組織學習或傳達的公文，收文部門應及時組織學習，確保文件規(guī)定事項傳 到達相關當事人。7. 6.3有規(guī)定傳閱范圍甚至屬秘密文件的，應嚴格

7、遵守，不得擴散；7. 6.4各部門在工作過程中形成的各類公文必須有專人存檔保管，其他人員不得擅自 截留公文；凡沒有存檔價值的一般性公文的銷毀必須由部門最高主管負責鑒別，報總裁批 準后方可銷毀。8規(guī)章制度有關規(guī)定8. 1 規(guī)章制度構成公司總部規(guī)章制度可以分成：組織管理體系、人力資源管理體系、行政辦公管 理體系、財務管理體系、投資管理體系、合同管理體系、采購管理體系、營銷 管理體系、核算管理體系等。公司本部每個管理體系的規(guī)章制度可以分為兩個層次：(1)第一層次為管理規(guī)定及其配套表單，是對體系內一系列管理事務的文件描 述，是公司管理制度的主要組成局部。(2)第二層次為作業(yè)程序、管理方法及其配套表單，

8、是對第二層次文件的支持, 使管理規(guī)定的相關環(huán)節(jié)得以細化，具有更具體的操作指導意義。2 規(guī)章制度匯編每個管理體系的規(guī)章制度匯編成冊，便于保存、使用和修訂。匯編格式如下： (1)封面：見附件4。(2)扉頁第一頁：目錄。目錄內容應包括文件名稱、編號、版本。“目錄”二 字字體為宋體三號、加粗、居中，二字間距4個字符；只設一級目錄標題, 字體為宋體四號、加粗，行距1.5倍。(3)扉頁第二頁：“文件修改記錄”表。8. 3 制度匯編受控狀態(tài)匯編應標識受控狀態(tài)，在封面上蓋“受控”章，以確保有效版本的使用。8. 4 制度文件行文要求(1)主題明確、內容完整、行文規(guī)范、措詞嚴謹；(2)文件的規(guī)定應與國家法律、法規(guī)

9、和上級部門政策法規(guī)相一致；(3)文件應遵循格式的一致性；(4)文件中出現(xiàn)的制度名稱用書名號，表單名稱用雙引號。8. 5 工作流程8. 5. 1文件制定緣由當公司出于完善內部管理的需要，認為欠缺某一方面公司管理事務的規(guī)范性要 求時，就有必要制定出相關的規(guī)章制度。8. 5.2制定公司范圍的管理制度由總裁辦組織，各權責部門編寫。編寫的文件格式應符合公司的規(guī)定。文件格式見附件3和附件4。8. 5.3審核與簽發(fā)主辦部門擬稿人完稿后交部門主管核稿，再提交集團總裁辦審核，需要相關 部門會簽的文件，由總裁辦安排會簽，會簽通過后提請集團總裁批準簽發(fā)。 如果會簽沒有通過，再返回主辦部門修改。8. 5. 4發(fā)布經集

10、團總裁批準的文稿人事行政部編號打印發(fā)文。人事行政部統(tǒng)一編號、規(guī)范 文件格式后打印發(fā)放。需要匯編成冊的，由人事行政部通知相關部門及人員， 將新文件裝訂入所有受控的制度匯編中，扉頁中的目錄等內容也相應修改、換 頁，確保各部門使用的規(guī)章制度的一致性。8. 5. 5簽收與保管各部門接收文件時，需在文件發(fā)放簽收單上作簽收記錄，并妥善保管。原 件存檔人事行政部。如遇文件損壞或喪失，可向人事行政部申請補領，人事行 政部記錄領用。8. 5. 5修訂由董事局辦公室向主辦部門提出修訂要求或業(yè)務部門提出修訂要求。修訂報批 作業(yè)流程同新制度報批流程。8. 5.68. 5. 7改正當現(xiàn)有的規(guī)章制度局部內容需稍作改動，由董事局辦公室批準改正要求，經主 辦部門改正后交人事行政部，人事行政部將修改后的正確頁替換掉制度匯編中 的錯誤原頁，修訂情況記錄在文件修改記錄上。回收與銷毀新版文件發(fā)布實施時，人事行政部負責收回所有舊版文件，并在文件發(fā)放簽 收單上做回收記錄，在作廢文件的封面上加蓋作廢章。人事行政部保存作廢 文件的原件存檔備考，其余銷毀。相關表單發(fā)文審批表文件發(fā)放簽收單簽呈單工作聯(lián)絡單文件修改記錄表（編號:（編號:（編號:（編號:（編號:TB-XZTB-XZTB-XZTB-XZTB