加工保密制度

1、第一章總則第一條為保障檔案數(shù)字化工作順利進行，確保檔案及其數(shù)字化成果和相關國家秘密的安全根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守國家秘密法等法律法規(guī)以及相關規(guī)范、標準，制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案數(shù)字化工作是指采用計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等信息設備，對各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，使其成為能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的加工處理過程。第三條本省行政區(qū)域內(nèi)各級機關、社會團體、國有企業(yè)事業(yè)單位、其他涉及國家秘密載體單位（以下簡稱“檔案數(shù)字化組織實施單位”）及相關檔案數(shù)字化服務機構(gòu)（以下簡稱“檔案服務機構(gòu)”）或工作人員，在檔案數(shù)字化工作中應當遵守本辦法。第四條縣級以上檔案、保密

2、行政管理部門分別負責對本行政區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字化工作和相關保密工作進行監(jiān)督、指導，并組織開展檔案數(shù)字化安全管理、保密培訓。第二章組織實施第五條檔案數(shù)字化組織實施單位和檔案服務機構(gòu)應建立健全規(guī)章制度，明確管理機構(gòu)和人員，確保檔案實體、信息及檔案數(shù)字化成果的安全，嚴防泄密事件發(fā)生。第六條檔案數(shù)字化組織實施單位委托本單位之外的檔案服務機構(gòu)承擔檔案數(shù)字化的，應選擇具有云南省檔案數(shù)字化服務機構(gòu)備案證書的檔案服務機構(gòu)。符合以下條件的檔案數(shù)字化服務機構(gòu)可以申請備案：（一）在中華人民共和國境內(nèi)登記注冊的企業(yè)或事業(yè)法人，且無境外（含港澳臺）組織、機構(gòu)、人員投資；具備工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，其業(yè)務范圍中具有數(shù)

3、字化加工或者檔案掃描項目；（二）參與檔案數(shù)字化工作的工作人員為中華人民共和國境內(nèi)公民，無犯罪記錄，與所在檔案服務機構(gòu)簽訂勞動合同，并通過縣級以上檔案、保密行政管理部門組織的培訓；（三）具備與檔案數(shù)字化工作相適應的信息設備和技術(shù)；安全保密管理制度健全，有完善的檔案數(shù)字化加工組織管理方案、檔案和信息安全保密風險防范預案；設有專人負責安全保密工作；（四）三年來未發(fā)生檔案安全事故、泄密事件，無非法獲取或非法持有檔案及檔案復制件、國家秘密載體等行為；（五）取得國家秘密載體印制資質(zhì)（檔案數(shù)字化類）。符合上述條件的檔案服務機構(gòu)，可向省檔案行政管理部門提出申請，省檔案、保密行政管理部門按照各自職能，對申請機構(gòu)

4、進行審查核實，通過后，共同列入云南省檔案數(shù)字化服務機構(gòu)名錄，并頒發(fā)云南省檔案數(shù)字化服務機構(gòu)備案證書，在一定范圍內(nèi)公布。通過備案的檔案服務機構(gòu)每兩年進行一次復查，未經(jīng)過備案的不得承擔本辦法規(guī)定范圍內(nèi)單位檔案數(shù)字化工作。第七條檔案數(shù)字化組織實施單位應與檔案服務機構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并于協(xié)議簽訂后十日內(nèi)報同級檔案、保密行政管理部門備案。第八條檔案數(shù)字化組織實施單位和檔案服務機構(gòu)，應針對具體檔案數(shù)字化項目制定安全保密工作實施方案，相關安全保密管理人員要落實崗位責任制。第九條檔案服務機構(gòu)應將工作人員個人的基本信息、安全保密承諾書及檔案、保密崗位培訓合格證書復印件及時匯總報送委托單位審查備案。第十條檔案數(shù)

5、字化組織實施單位自行聘用臨時人員開展檔案數(shù)字化的，所聘用人員應參照本規(guī)定第六條第（二）、（四）款、第九條進行管理。第十一條絕密級檔案及其他必須嚴格控制知悉、使用范圍的檔案，應由檔案數(shù)字化組織實施單位工作人員使用本單位專門設備實施數(shù)字化。第三章場所管理第十二條檔案數(shù)字化工作應在專門檔案數(shù)字化工作場所（以下簡稱“場所”）內(nèi)進行，場所應符合以下要求：（一）設置在符合安全保密要求的檔案數(shù)字化組織實施單位或本地綜合檔案館建筑內(nèi)且相對獨立的區(qū)域；（二）配備防盜、視頻監(jiān)控設施設備；符合防塵、防火、防有害生物等安全管理要求，供電穩(wěn)定；（三）配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具；在檔案數(shù)字化加工區(qū)外設置存放

6、工作人員私人物品的專用儲物箱柜；（四）場所內(nèi)不得設有能連接國際互聯(lián)網(wǎng)的信息接口。第十三條檔案數(shù)字化工作應實施全程攝像錄像監(jiān)控，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)應由組織實施檔案數(shù)字化單位保存3年以上。第十四條應建立檔案數(shù)字化工作場所管理制度，核查出入人員身份，嚴禁無關人員進入場所。第十五條進入場所的工作人員嚴禁攜帶手機、照相機、攝像機等具備照相攝像功能的設備和各類移動存儲介質(zhì)等信息設備及與工作無關的物品；未經(jīng)安全保密管理人員許可，嚴禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。第十六條檔案數(shù)字化工作人員不得在數(shù)字化場所內(nèi)從事與數(shù)字化工作無關的活動，嚴禁在場所內(nèi)進食、吸煙、飲水。第四章數(shù)字化流程和成果管理第十七條組織實施檔案數(shù)字化單

7、位和檔案服務機構(gòu)應明確責任，規(guī)范管理檔案。（一）檔案出入庫必須仔細清點，完備登記和辦理交接手續(xù)；（二）按卷（批）建立檔案數(shù)字化處理單，在數(shù)字化加工流程中與檔案實體同步流轉(zhuǎn)，每個檔案交接環(huán)節(jié)均清點簽字；（三）發(fā)現(xiàn)檔案原件錯、缺、污、損等情況的，要及時與檔案數(shù)字化組織實施單位管理人員共同審核，并登記、簽字確認；（四）檔案應由專人負責在專用檔案裝具中保管，嚴禁隨地堆放，使用完畢及時歸還入庫；（五）檔案服務機構(gòu)和工作人員嚴禁留存、復制、摘抄檔案。第十八條檔案數(shù)字化工作人員應遵守檔案數(shù)字化操作規(guī)范，防止損毀檔案。第十九條檔案數(shù)字化組織實施單位和檔案服務機構(gòu)應有專人負責檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)（以下簡稱“檔案數(shù)據(jù)”

8、）管理，采取可靠措施安全保管，交接應辦理手續(xù)；嚴禁私自復制、留存、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借或出售檔案數(shù)據(jù)，不得泄露檔案信息。檔案數(shù)據(jù)移交前應進行驗收檢查，確保與檔案原件一致，符合質(zhì)量要求，無病毒和木馬，可讀、有效；移交后應及時登記入庫，不得私自保管。第二十條檔案數(shù)字化組織實施單位應科學管理檔案數(shù)據(jù)，并采用異質(zhì)、異地備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)完整、安全和長期可用。第二十一條檔案數(shù)據(jù)提供利用前，應按有關規(guī)定進行鑒定，劃分使用控制范圍。第二十二條檔案數(shù)字化組織實施單位應制定檔案數(shù)據(jù)利用管理制度，規(guī)范利用流程，采取防護措施，確保利用過程安全可控。第五章系統(tǒng)與設備管理第二十三條組織實施檔案數(shù)字化單位應對用于檔案數(shù)字化的

9、信息設備及存儲介質(zhì)進行檢查登記，并按相關保密標準和安全規(guī)范進行管理。第二十四條用于檔案數(shù)字化的信息設備及信息系統(tǒng)必須與其他網(wǎng)絡物理隔離；禁止安裝使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和外圍設備；不得使用筆記本電腦、平板電腦等便攜信息設備。第二十五條組織實施檔案數(shù)字化單位應采取措施，對檔案數(shù)字化設備的輸入、輸出接口進行封閉處理。需開啟使用時，應經(jīng)過批準和登記并由組織實施檔案數(shù)字化單位安全保密管理人員全程監(jiān)督。第二十六條用于檔案數(shù)字化的設備和存儲介質(zhì)嚴禁與其他用途設備和存儲介質(zhì)交叉使用；非專用設備和存儲介質(zhì)嚴禁帶入場所；設備和存儲介質(zhì)移出場所前，應進行安全保密技術(shù)處理，并經(jīng)組

10、織實施檔案數(shù)字化單位審批同意后方可移出。第二十七條用于檔案數(shù)字化的設備和存儲介質(zhì)不得擅自外送維修，維修應有專門人員現(xiàn)場監(jiān)督。無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設備和存儲介質(zhì)，如打印機、硬盤、移動硬盤、U盤等，嚴禁外送維修。第二十八條用于檔案數(shù)字化的設備和存儲介質(zhì)，未進行符合國家保密標準的信息和數(shù)據(jù)清除，不得改做其他用途。報廢的應按保密規(guī)定進行處理。第二十九條移動存儲介質(zhì)和刻錄機等數(shù)據(jù)拷貝設備應由檔案數(shù)字化組織實施單位指定專人保管，每次使用應經(jīng)批準和登記，并在保管人員的監(jiān)督下使用，用后立即歸還。第三十條檔案服務機構(gòu)在結(jié)束工作任務后，應將自帶的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設備移交檔案數(shù)字化組織

11、實施單位保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。第六章監(jiān)督與檢查第三十一條各級檔案、保密行政管理部門在各自職責范圍內(nèi)，聯(lián)合或者單獨對本行政區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字化組織實施單位、檔案服務機構(gòu)及有關工作人員執(zhí)行本辦法的情況和安全保密情況進行監(jiān)督、檢查，并逐級適時報送相關情況。第三十二條檔案數(shù)字化組織實施單位違反本辦法，情節(jié)嚴重或逾期不整改的，由檔案、保密行政管理部門依照有關法律法規(guī)予以查處，并追究領導責任。第三十三條檔案服務機構(gòu)違反本辦法，情節(jié)嚴重或逾期不整改的，由檔案、保密行政管理部門依照有關法律法規(guī)予以查處，并提請工商行政管理部門予以處罰，直至吊銷其工商營業(yè)執(zhí)照。對發(fā)生下列行為之一的檔案服務機構(gòu)，應撤銷其云南省檔案數(shù)字化服務機構(gòu)備案證書：（一）不接受檔案、保密行政管理部門監(jiān)督以及被