2022年會議管理技巧

1、會議管理高海生深圳華潤企業(yè)管理顧問公司目 錄走進(jìn)會議管理1開會前的準(zhǔn)備工作2成功主持會議的五種策略3會議中的溝通技巧4會議接待禮儀5會議記錄與跟進(jìn)6走進(jìn)會議管理會議的意義會議的目的有效溝通傳達(dá)資訊資源共享管理督導(dǎo)協(xié)調(diào)、解決問題開發(fā)創(chuàng)意會議的種類電話會議網(wǎng)絡(luò)會議視頻會議內(nèi)容手段時間規(guī)模專題會議報告會議業(yè)務(wù)會議周例會議月度會議年度會議大會小會一對一會議會議效率不高的原因演說技巧 會議地點(diǎn)前期準(zhǔn)備會議效率不高的原因 項 次 原 因 具 體 表 現(xiàn) （1） 時間 會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。 （2） 地點(diǎn) 會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。 （3） 開

2、會對象的選擇 必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。 （4） 主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。 （5） 參會者的技能 參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。 （6） 會議的準(zhǔn)備工作 開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。 （7） 開會的原因、目的和結(jié)果 開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。 會議效率不高的原因會議 效率不高的原因 預(yù)防性管理措施 時 間 會議一般應(yīng)避免安排在員工私人休息時間。 地 點(diǎn) 地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓

3、桌進(jìn)行。 開會對象的選擇 事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。 主持人的技能 選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。 參會者的技能 參會者一定要具有傾聽能力。 會議的準(zhǔn)備工作 一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。 開會的原因、目的和結(jié)果 在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。 開會前的準(zhǔn)備工作會議進(jìn)行前的注意要點(diǎn)如果，無需開會！如果，需要開會！會議規(guī)范流程開始 歡迎 會議目的 議程 時間安排 規(guī)章制度結(jié)束會議 總結(jié) 安排下次 會議跟進(jìn) 會議紀(jì)要 跟進(jìn)計劃會議議程由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題

4、由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬由容易到困難讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 選 址 要 素遠(yuǎn)近氣候相關(guān)設(shè)施距離場所功能和歷史交通安全配套服務(wù)設(shè)施住宿標(biāo)識周圍環(huán)境費(fèi)用與其它活動沖突會議場地選擇16 會 場 環(huán) 境空間形態(tài)、大小、相關(guān)會所形態(tài)設(shè)施：影視音響、同傳、屏幕、網(wǎng)線、空調(diào)布置：標(biāo)識、會標(biāo)、廣告、燈光、桌椅會場：位置、數(shù)量、間距、主席臺、接待席、貴賓席擺設(shè)：鮮花、果品、背景音樂用具：紙、筆、資料、文件夾配套：餐飲、茶水、吸煙、交通、衣帽間、衛(wèi)生間周圍影響：監(jiān)控、安全通道會議場地選擇17會議場地選擇小型

5、會議 30人以內(nèi)會議場地選擇中型會議 100人以內(nèi)大型會議 200人以上會議場地選擇其它類型會議場地選擇邀請參會對象哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會議做出決定的人員對問題負(fù)有義務(wù)或存在利害關(guān)系的人員會議準(zhǔn)備工作核對清單檢查、檢查、再檢查成功主持會議的策略會議的四個階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正?；?積極工作階段爭論：摸底階段成形：安頓階段主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度策略一

6、：做好開 場白開場白：系統(tǒng)、簡潔地開宗明義時間：35分鐘內(nèi)容：開會目的、時間安排、議事方式、紀(jì)律規(guī)則程序： 準(zhǔn)時開始會議 告知會議背景和會議目的 介紹到場VIP 簡述會議流程 明確基本紀(jì)律 策略二：合理分配發(fā)言時間主持人：發(fā)言時間掌握在20%參會者：享有均等發(fā)言機(jī)會努力營造互動的氛圍控制議事進(jìn)度控場方式2.非語言方式控場是會議主持人的核心技能之一.1.語言方式策略三：控場策略四：達(dá)成決議1、彼德德魯克決議法1、花些時間檢視困難所在；2、討論各項提案，比較各自優(yōu)缺點(diǎn)和收益率；3、多采集參考資料；4、主動征集反對意見，中立看待；5、對提案適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和妥協(xié)，確認(rèn)決議達(dá)成；6、組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督

7、單位。權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策無異議 決策 優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效 缺點(diǎn)：支持執(zhí)行不易 優(yōu)點(diǎn)：深思熟慮，質(zhì)量高 缺點(diǎn)：所需時間長 優(yōu)點(diǎn)：保證大多數(shù)人獲勝 缺點(diǎn)：小集團(tuán)派系之爭 優(yōu)點(diǎn)：意見不和沖突最低 缺點(diǎn)：耗時長，較難達(dá)成2、群體決策法策略四：達(dá)成決議策略四：達(dá)成決議3、團(tuán)隊決策法平等 獨(dú)立 自由 改變變換角度審視探索奇思妙想意外發(fā)現(xiàn)換個環(huán)境換種心情免去紛擾活躍思想專項小組協(xié)調(diào)專家各自提案統(tǒng)計分析平等議事無拘無束追求數(shù)量不得反駁頭腦風(fēng)暴德爾菲法異地思考思維轉(zhuǎn)換ABCD1234預(yù)留57分鐘做總結(jié)策略五：圓滿結(jié)束會議確定工作分配妥當(dāng)明確工作行動計劃準(zhǔn)時結(jié)束會議會議中的溝通技巧溝通的目的、把信息傳出

8、去、被理解、被接受、獲得答復(fù)性的行動溝通的基石35知彼解己我需要傾聽，因為我不完全了解情況。首先尋求了解對方，然后再爭取讓對方了解自己運(yùn)用同理心的傾聽溝通的基石36尊重與欣賞3A法則1、Accept 接受2、Appreciate 欣賞3、Admire 贊美溝通的基石37積極傾聽的技巧什么是傾聽？與你是否同意他人的講話毫無關(guān)系接收到其他人所講的一切。理解其他人的想法。理解并不意味著接受。積極傾聽的技巧學(xué)會傾聽積極傾聽在這兩種情況下尤其有用 當(dāng)你不確定對方的意思時 當(dāng)對方給予的是重要的，或感情上的信息時積極傾聽的技巧積極傾聽提問的技巧提問題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：空投指定站在對方的角度思考問題提問

9、的技巧封閉式問題 你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ 開放式問題 這種問題需要解釋 和說明，同時向?qū)?方表示你對他們說 的話很感興趣，還 想了解更多的內(nèi)容如何發(fā)問？提問的技巧問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容 提問常見的問題發(fā)言的技巧會議三分之一時段冷場超過3分鐘爭執(zhí)雙方冷靜后發(fā)言的時機(jī)發(fā)言的技巧緊扣主題提綱挈領(lǐng)，先說主張，再說理由論據(jù)充分、有道理、有事實時間以短為宜，忌套話、空話發(fā)言的內(nèi)容發(fā)言的技巧音量、語速、措詞控制情緒，你代表你的崗位而非自己是來討論解決問題，而非戰(zhàn)斗發(fā)言的風(fēng)度事實邏輯理由分析1利益危害結(jié)果2目標(biāo)導(dǎo)向解決問題期望3激情戲劇化用情

10、4四種說服策略說服的技巧會議接待禮儀一、主席臺位次的一般規(guī)則： 就前后排關(guān)系而言，前排就座者為尊、為大，第二排次之，第三排更次，以此類推；就同一排的關(guān)系而言，中者為尊、為大，兩側(cè)次之；就兩側(cè)同位者而言，右者為大、為長、為尊，左者為小、為次、為偏。接待禮賓次序二、接待過程中的次序規(guī)范 兩人并行，右者為大；兩人前后行，前者為尊；三人并行，中者為尊，右邊次之，左邊更次；三人前后行，前者為尊；三人并坐，中者為大，右邊次之，左邊更次；室內(nèi)圍坐時，面對門口的中間位置為尊；上樓梯時前者為尊；下樓梯時尊者在一人之后接待禮賓次序就乘小轎車而言，如由駕駛員開車，按汽車前進(jìn)方向，后排右座為尊位，中座次之，左側(cè)更次，

11、前排司機(jī)旁最次。司機(jī)旁的位置一般是助手、接待或陪同人員坐的。當(dāng)轎車有三排座時，最后一排是上座，中間一座次之，前排最次。如果是主人親自駕車，則主人旁邊的位置是尊位三、接待乘車次序規(guī)范 接待禮賓次序 1、會面“ 出迎三步 , 身送七步”客人到達(dá) ,提前迎接見到客人 ,熱情招呼 ,伸手相握 ,以示歡迎 。同時要說 “您好” “ 您路上辛苦了 ”“ 歡迎光臨 ”等寒喧語。迎客2、介紹介紹有先后之別，應(yīng)把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的；把男子介紹給婦女介紹時，除婦女和年長者外，一般應(yīng)起立；但在宴會桌上、會談桌上可不必起立，被介紹者只要微笑點(diǎn)頭有所表示即可迎客3、握手握手順序應(yīng)由主人、年長者、身份

12、高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對方伸手再握。多人同時握手致意不要交叉，待別人握完再伸手。男子在握手前應(yīng)先脫下手套摘下帽子。握手時雙目注視對方微笑致意，不要看著第三者握手。迎客4、敬茶在待客中 , 為客人敬茶是待客的重要內(nèi)容。待客坐定 , 應(yīng)盡量在客人視線之內(nèi)把茶杯洗凈。即使是平時備用的潔凈茶杯 , 也要再用開水燙洗一下 , 使客人覺得你很注意講衛(wèi)生 , 避免因茶杯不潔而不愿飲用的尷尬局面。迎客中餐禮儀 座位 就餐前 份量 敬酒 眼睛5、宴請迎客中餐禮儀 筷子的使用 斜筷 疑筷 搶筷 吸筷 淚筷 連筷迎客5、宴請1、婉言相留客人準(zhǔn)備告辭時 ，一般應(yīng)婉言相留 。雖是客套辭令

13、 ,但必不可少?？腿烁孓o時 ,并在客人起身后再起身。分手時應(yīng)充滿熱情地招呼客人“慢走”“走好” “再見”“歡迎再來”“常聯(lián)系”等等。送客2、饋贈禮儀必須考慮接受禮物人的職位、年齡、性別等。送一些有紀(jì)念的禮物，最好在自己能力負(fù)擔(dān)范圍內(nèi)較為人樂于接受。謹(jǐn)記除去價錢牌及商店的袋裝，無論禮物本身名貴與否，最好用包裝紙包裝送客3、送客有道 送客人時，應(yīng)在客人的身影完全消失后再返回。在辦公室送客時，送畢返身進(jìn)屋后 ,應(yīng)將房門輕輕關(guān)上 ,不要使其發(fā)出聲響。送客不遲到、不早退，有事盡早請假，及時了解會議內(nèi)容并落實工作；領(lǐng)導(dǎo)講話時保持安靜，認(rèn)真做好記錄，有問題待語畢提出；進(jìn)門要敲門請示，聲音以室內(nèi)人聽見為適度，

14、關(guān)門聲音要輕；會議期間有領(lǐng)導(dǎo)光臨，要起立迎接，面帶笑容，主動問候；會議期間手機(jī)調(diào)整成震動或靜音模式，不能中途打接電話，有急事發(fā)短信解決。 會議中的禮儀會議記錄與會后跟進(jìn)對會議記錄的建議 指定一個會議記錄者 主持人最好不要兼任此項工作； 會議記錄者由參會者輪流擔(dān)任會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確討論過程中所達(dá)成的各種共識。議案通過的支持證據(jù)及反對意見跟進(jìn)工作及完成日期會后重新整理 標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名字、出席和缺席人員 列點(diǎn)記錄會議達(dá)成共識內(nèi)容 跟進(jìn)事項、責(zé)任人、完成日期 記錄者功能 僅次于主持人記錄及維持議程設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納觀察、預(yù)防誰能勝任會議記錄者？ 記錄者的勝任力 反應(yīng)快、寫字快、記憶力強(qiáng)熟悉業(yè)務(wù)、知識面廣組織能力強(qiáng)傾聽能力和總結(jié)能力強(qiáng)參會者的會后跟進(jìn) 細(xì)讀會議記錄，標(biāo)