秘書處職能手冊(完整版)

1、.PAGE ：.；目 錄第一章 秘書處任務(wù)職責(zé)1第二章 秘書處崗位職能2第三章 秘書處任務(wù)制度4第一節(jié) 公文管理方法4第二節(jié) 文件管理方法8第三節(jié) 報(bào)告管理方法11第四節(jié) 會(huì)議管理方法13第五節(jié) 督辦管理方法16第六節(jié) 檔案管理方法18第七節(jié) 嚴(yán)密管理方法20第八節(jié) 對(duì)外接待管理方法23第九節(jié) 總經(jīng)理日程安排管理方法25第十節(jié) 秘書行為準(zhǔn)那么與根本素養(yǎng)28第四章 任務(wù)流程30第五章 模板、范文37第一節(jié) 文件管理表單37第二節(jié) 報(bào)告管理表單44第三節(jié) 會(huì)議管理表單52第四節(jié) 公文范本64第五節(jié) 總經(jīng)理日程安排表單70第一章 秘書處任務(wù)職責(zé)一、在行政副總指點(diǎn)下處置日常任務(wù)、協(xié)調(diào)部門任務(wù)，監(jiān)視各部

2、門仔細(xì)及時(shí)貫徹事業(yè)部各項(xiàng)任務(wù)決策、指令。二、擔(dān)任總經(jīng)理日程管理，包括會(huì)議安排、文件簽批安排、總經(jīng)理日程安排。三、擔(dān)任文書任務(wù)，包括事業(yè)部各類文件的起草、打印、收發(fā)、傳閱、歸檔、作廢、銷毀等任務(wù)。四、擔(dān)任信息、綜合資料的搜集整理，為總經(jīng)理決策提供有價(jià)值信息，發(fā)揚(yáng)顧問作用。五、擔(dān)任會(huì)務(wù)管理，包括會(huì)議室的管理運(yùn)用、會(huì)議議程安排、會(huì)議提案搜集、會(huì)議資料預(yù)備、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)的制發(fā)。六、擔(dān)任會(huì)議決議的督辦、反響任務(wù)。七、擔(dān)任各部門周、月、季、半年、全年方案、總結(jié)以及報(bào)告的搜集、整理和上報(bào)任務(wù)。八、擔(dān)任總經(jīng)理報(bào)告、匯報(bào)、致辭的起草任務(wù)。九、擔(dān)任文件、信息、機(jī)要嚴(yán)密任務(wù)。十、

3、擔(dān)任記錄、電子郵件的傳接。十一、擔(dān)任完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。第二章 秘書處崗位職能一、總經(jīng)理助理、秘書處主任崗位職責(zé)一在行政副總指點(diǎn)下協(xié)助完成總經(jīng)理交辦的任務(wù)義務(wù)；二協(xié)助行政副總做好秘書處團(tuán)隊(duì)、文化、制度建立，定期對(duì)秘書處人員進(jìn)展業(yè)務(wù)技藝培訓(xùn)；三協(xié)助行政副總制定秘書處整體任務(wù)規(guī)劃、任務(wù)方案及報(bào)告； 四協(xié)助行政副總對(duì)秘書處的相關(guān)管理任務(wù)進(jìn)展全面監(jiān)視指點(diǎn)；五協(xié)助行政副總參與制定、執(zhí)行事業(yè)部內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及各類規(guī)章制度、有關(guān)方案；六擔(dān)任起草、修正以事業(yè)部名義送發(fā)的各類公文函件、請(qǐng)示、報(bào)告，指點(diǎn)報(bào)告、講話、致辭等；七擔(dān)任匯總實(shí)踐任務(wù)遇到的問題，提出建立性意見并及時(shí)呈報(bào)行政副總；八擔(dān)任督導(dǎo)秘書做好事

4、業(yè)部文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管任務(wù)；九擔(dān)任秘書處嚴(yán)密任務(wù)；十擔(dān)任對(duì)外聯(lián)絡(luò)、督辦、催辦事項(xiàng)及指點(diǎn)交辦的其他暫時(shí)性任務(wù)。 二、秘書崗位職責(zé)一總經(jīng)理辦公室事務(wù)管理1擔(dān)任總經(jīng)理任務(wù)期間日常事務(wù)管理；2擔(dān)任總經(jīng)理日程安排，包括總經(jīng)理活動(dòng)、內(nèi)外部接待安排、約定任務(wù)、商務(wù)活動(dòng)安排；3擔(dān)任總經(jīng)理辦公室客人來訪約定、登記、接待及效力任務(wù)； 4擔(dān)任總經(jīng)理文件和信函收發(fā)、分送及接聽等任務(wù)；5擔(dān)任總經(jīng)理私人物品、辦公用品管理、單據(jù)整理等任務(wù)；6擔(dān)任總經(jīng)理辦公室整理任務(wù)，每天總經(jīng)理下班后，封鎖門窗、電腦、電源，整理辦公室備品，做好保潔任務(wù)； 7擔(dān)任總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。 二文件、檔案、

5、嚴(yán)密管理、督辦任務(wù)8擔(dān)任事業(yè)部日常文件信函、報(bào)告等資料的起草、打印、收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)遞、催辦任務(wù)，做到手續(xù)完備、及時(shí)準(zhǔn)確；9擔(dān)任外來文件的分類、登記任務(wù)，并放入待處置文件夾內(nèi)，便于總經(jīng)理查閱；10外來公函、通知及文字資料，及時(shí)呈報(bào)總經(jīng)理批閱，根據(jù)總經(jīng)理指示辦理；11重要和緊急文件，須提示總經(jīng)理；12每天將呈報(bào)總經(jīng)理批閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄，及時(shí)按照總經(jīng)理指示進(jìn)展傳閱并做好登記；13根據(jù)檔案管理要求做好文件登記、立卷、歸檔任務(wù)；14做好借閱檔案的登記、回收任務(wù)；15不可私自對(duì)外界泄漏與公司有關(guān)信息，不可私自外借公司文件；16做好督辦任務(wù)。三會(huì)務(wù)管理17擔(dān)任會(huì)議室安排、會(huì)議提案搜集、會(huì)議程

6、序擬定，以及會(huì)議通知；18擔(dān)任會(huì)議資料預(yù)備、會(huì)議簽到及記錄；19擔(dān)任會(huì)議備品預(yù)備、會(huì)場布置檢查；20擔(dān)任會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議紀(jì)要、事業(yè)部簡報(bào)制發(fā)。四其他任務(wù)21擔(dān)任秘書處辦公用品的保管、發(fā)放登記等任務(wù)；22擔(dān)任本部門辦公和接待區(qū)域的整體環(huán)境的整潔，發(fā)明良好的辦公和接待環(huán)境；23擔(dān)任秘書處日志記錄；24接聽、妥當(dāng)應(yīng)對(duì)，并做好記錄；25完成總經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理助理交辦的其他事項(xiàng)，并對(duì)其擔(dān)任。第三章 秘書處任務(wù)制度第一節(jié) 公文管理方法第一條 根據(jù)GB/T9704-1999，結(jié)合事業(yè)部實(shí)踐，特制定本方法。第二條 公文管理方法概念。公文管理制度是對(duì)事業(yè)部業(yè)務(wù)文書進(jìn)展系統(tǒng)化、規(guī)范化、規(guī)范化、信息化管理的專項(xiàng)

7、制度。第三條 公文管理方法制定根據(jù)。貫徹執(zhí)行事業(yè)部各項(xiàng)決議和指令，記錄事業(yè)部運(yùn)營管理活動(dòng)全部信息。第四條 公文的范圍1.內(nèi)部公文：事業(yè)部與下屬部門、下屬部門之間因組織、管理任務(wù)或業(yè)務(wù)而進(jìn)展的往來文書，分為：1上行文如：請(qǐng)示、報(bào)告、意見、提案等；2下行文如：通知、批復(fù)、章程、制度、命令、決議、指令、公告、通報(bào)等；3平行文如：函等。2.外部公文：事業(yè)部或事業(yè)部下屬部門與政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人等外界進(jìn)展往來的文書，大致可分為行政類、經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞?lì)?、禮儀類等，如請(qǐng)示、報(bào)告、函電賀信、合同協(xié)議等；第五條 公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號(hào)楷體字，公

8、文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，正文普通每頁排22行，每行排28個(gè)字詳見模板。第六條 公文構(gòu)造層次序數(shù)。第一層為“一、，第二層為“一，第三層為“1.，第四層為“1。第七條 公文用紙。普通采用國際規(guī)范A4型210mm297mm，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)踐需求確定。第八條 公文寫作1.寫作要求。遵照現(xiàn)代運(yùn)用文寫作要求，簡明扼要，言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2.格式要求。內(nèi)部公文除遵照既定的各類公文寫作格式外，加注事業(yè)部一致文眉、頁尾，外部公文視行文內(nèi)容加蓋事業(yè)部印章詳見模板。公文普通由等級(jí)和嚴(yán)密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件闡明、成文日

9、期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。等級(jí)和嚴(yán)密期限。涉及事業(yè)部的公文該當(dāng)標(biāo)明等級(jí)和嚴(yán)密期限。等級(jí)用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)嚴(yán)密期限，標(biāo)識(shí)方法與等級(jí)一樣，等級(jí)和嚴(yán)密期限之間用“隔開?！敖^密、“公文應(yīng)在公文首頁左上角標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。緊急程度。緊急公文該當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急、“急件。用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時(shí)標(biāo)注等級(jí)與緊急程度，等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。電報(bào)該當(dāng)分別標(biāo)明“特提、“特急、“加急、“平急。3.發(fā)文標(biāo)識(shí)。由事業(yè)部全稱或規(guī)范化簡稱后

10、加“文件二字組成。發(fā)文標(biāo)識(shí)字體運(yùn)用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)如人和商業(yè)控股運(yùn)營管理事業(yè)部文件。4.發(fā)文字號(hào)。由事業(yè)部代字、文種代字、年份和序號(hào)組成。如：下行文、平行文通常采用“事業(yè)部發(fā)函2021號(hào)。各部門呈報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示由“事業(yè)部代字+部門代字+年+號(hào)組成，如“事業(yè)部人資2021號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)普通在發(fā)文標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布。文種代字普通用“發(fā)上行、平行、下行文件和“函平行、下行文件2種。年份一概采用公元紀(jì)年全稱用六角括號(hào)“括起，如2021，不得運(yùn)用09之類簡稱。序號(hào)為每年同一文種按發(fā)出時(shí)間順序編流水號(hào)，序號(hào)不編虛位即1不編為001，不加“第字。5.簽發(fā)人。

11、分公司、各部門上報(bào)的公文該當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示該當(dāng)在附注處注明聯(lián)絡(luò)人應(yīng)為分公司、各部門的詳細(xì)承辦人員的姓名和。簽發(fā)人姓名一概在紅色反線之上居右空1字，簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。6.公文標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，普通應(yīng)標(biāo)明發(fā)文分公司、部門。如轉(zhuǎn)發(fā)文件原件標(biāo)題過長時(shí)，可用原件發(fā)文字號(hào)替代，如“人和商業(yè)控股運(yùn)營管理事業(yè)部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)2021號(hào)文件的通知。公文標(biāo)題中文種部分必需符合法定行文關(guān)系，與公文的內(nèi)容性質(zhì)相吻合。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章稱號(hào)加書名號(hào)外，普通不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，可分

12、一行或多行居中陳列；回行時(shí)，要做到詞意完好、陳列對(duì)稱、間距恰當(dāng)。7.主送。指公文的主要受理機(jī)關(guān)、單位、部門，該當(dāng)運(yùn)用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂各用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)稱號(hào)后標(biāo)全角冒號(hào)。命令令、決議、會(huì)議紀(jì)要的主送機(jī)關(guān)寫于主題詞之下版權(quán)欄之上，“主送二字用“已發(fā)替代，后加冒號(hào)。最后一個(gè)發(fā)送單位后加句號(hào)。主送機(jī)關(guān)的全稱、特稱、單位概念，均應(yīng)運(yùn)用一致文字表達(dá)方式，不得前后不一。8.公文正文。主送部門稱號(hào)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。9.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附

13、件，后標(biāo)全角冒號(hào)和稱號(hào)。附件如有序號(hào)運(yùn)用阿拉伯?dāng)?shù)碼如：“附件：1.；附件稱號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一同裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和稱號(hào)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一同裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件或帶序號(hào)。10.成文日期。成文日期以擔(dān)任人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。并用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零寫為“。11.印章。公文除“會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)方式發(fā)出的以外，一概加蓋印章。加蓋印章要端正、居中。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施處理，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采

14、取標(biāo)識(shí)“此頁無正文的方法處理。12.附注。公文如有附注需求闡明的其他事項(xiàng)，如“此件以方式發(fā)出、“此件不登報(bào)等，應(yīng)居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。13.主題詞。公文該當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。14.抄送部門。抄送部門在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送部門依上級(jí)單位、平行單位、下級(jí)單位、部門次序陳列，抄送部門間用逗號(hào)隔開，在最后一個(gè)抄送部門后標(biāo)句號(hào)。15.印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期

15、以公文付印日期為準(zhǔn)。印發(fā)單位和印發(fā)日期位于抄送單位之下，占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，并在印發(fā)單位和印發(fā)日期橫線右下角刊字“共印份。第九條 擬文。公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行擔(dān)任，秘書處擔(dān)任以事業(yè)部名義制發(fā)的文件起草。第十條 公文的處置流程1.上行文。提報(bào)事業(yè)部的文件均由秘書處秘書擔(dān)任接納、處置。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交秘書處辦理公文審批手續(xù)附公文處置/審批公用單，呈總經(jīng)理批閱。秘書處秘書擔(dān)任提示總經(jīng)理對(duì)公文進(jìn)展及時(shí)批復(fù)，并將批復(fù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關(guān)擔(dān)任人，同時(shí)進(jìn)展收文登記登記時(shí)間要準(zhǔn)確。提報(bào)董事會(huì)、政府部門的公文由

16、秘書處擔(dān)任制發(fā)、送達(dá)；2.下行文。由秘書處根據(jù)事業(yè)部決議或總經(jīng)理意圖起草，并以事業(yè)部名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記；3.平行文。指事業(yè)部之間、事業(yè)部內(nèi)部門之間的文件。對(duì)外部公司的文件由秘書處擔(dān)任起草，用事業(yè)部文頭制發(fā)。事業(yè)部內(nèi)部門間的協(xié)商函由部門擔(dān)任起草，并報(bào)秘書處存檔備案。第十一條 附運(yùn)營管理事業(yè)部常用公文模板、范本。第二節(jié) 文件管理方法第一條 目的保證事業(yè)部文件管文科學(xué)、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)文件處置準(zhǔn)確、及時(shí)，提高文件處置效率。第二條 定義 秘書處根據(jù)總經(jīng)理指示對(duì)于事業(yè)部通行文件進(jìn)展綜合管理，主要由文件制定、歸類，借閱、保管管理等構(gòu)成。 第三條 文件類型按照文件發(fā)布去向，可分為上行文、平行文

17、、 HYPERLINK baike.baidu/view/1594484.htm t _blank 下行文、泛行文四類。1. 上行文：事業(yè)部向董事會(huì)或政府相關(guān)部門的發(fā)文。2. 平行文：事業(yè)部向其他平行部門的發(fā)文。3. 下行文：事業(yè)部對(duì)所屬各部門、團(tuán)隊(duì)的行文。4. 泛行文：可以同時(shí)上行、下行、平行及社會(huì)公布的一種行文如行政公文中的公告，通告等。按文件密級(jí)，可分為絕密、普通、傳閱五類。1.絕密：極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。2.：次級(jí)重要并且所涉及內(nèi)容不能像無關(guān)人員泄漏的文件。3.：不能向公司以外人員泄漏內(nèi)容的文件。4.普通：非文件。5.傳閱：運(yùn)營管理事業(yè)部內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文件。第四條

18、 發(fā)布方式根據(jù)發(fā)布文件公開性、重要性，按時(shí)效、節(jié)約、環(huán)保原那么，確定以下發(fā)布方式。1.上行文：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)2.平行文：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)3.下行文：電子郵件、紙質(zhì)4.泛行文：公司網(wǎng)站、電子郵件注：以電子郵件、紙質(zhì)方式發(fā)布文件時(shí)，視必要程度，接受者須簽收登記。第五條 文件管理原那么 文件制定遵照適用性、可操作性原那么；文件管理遵照嚴(yán)密性、可追溯性原那么。第六條 文件制定根據(jù)指示和規(guī)定，擔(dān)任文件的起草、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、回收、歸檔任務(wù)。1.文件起草：根據(jù)總經(jīng)理要求，擔(dān)任總經(jīng)辦相關(guān)文件的起草任務(wù)。2.文件秘書處起草文件后，須報(bào)送行政副總或總經(jīng)理審核同意。3.文件編號(hào)：指點(diǎn)審核同意

19、后，對(duì)文件進(jìn)展編號(hào)、印發(fā)、登記。4.文件轉(zhuǎn)發(fā)：部門需求秘書處轉(zhuǎn)發(fā)的文件，呈報(bào)上級(jí)指點(diǎn)同意后，由秘書處擔(dān)任轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)，如有必要，進(jìn)展回收、歸檔。第七條 文件收發(fā) 事業(yè)部身手業(yè)部與董事會(huì)、其他事業(yè)部之間的書信、文件、傳票、小包裹等以及事業(yè)部下屬部門文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度，由秘書處執(zhí)行、管理。1.文件接納：文件由秘書處接納，進(jìn)展登記、分類，經(jīng)秘書處主任審核、整理后呈報(bào)總經(jīng)理審批。2.文件發(fā)送：根據(jù)文件發(fā)布類型、指點(diǎn)簽批指示，進(jìn)展呈報(bào)或發(fā)送，如需傳閱進(jìn)展逐漸登記。第八條 文件歸檔 1.歸檔范圍：歸檔的文件資料必需按年度立卷，事業(yè)部內(nèi)部在任務(wù)活動(dòng)中構(gòu)成的各種有保管價(jià)值的文件資料，均按本方法規(guī)定，分

20、別立卷歸檔。包括：1會(huì)議資料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、指點(diǎn)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。 2董事會(huì)關(guān)于事業(yè)部的決議、決議、指示、命令等文件資料。 3事業(yè)部對(duì)外的正式發(fā)文及與其他事業(yè)部或政府來往的文書。4事業(yè)部的各種任務(wù)方案、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。 5事業(yè)部與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書等文件資料。 6事業(yè)部擔(dān)任人任免的文件資料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。 7事業(yè)部職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件資料。8事業(yè)部的歷史沿革、大事記及反映事業(yè)部重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。2.文件保管：文件按內(nèi)容整理后，分為兩類保管：一類是尚未結(jié)束的文書，一類是可

21、以歸檔的文件。全部結(jié)束的文書，分別按所屬部門、文件程度、整理編號(hào)和保管年限進(jìn)展整理與編輯，并在文件保管簿上做好登記，歸檔保管。按文書類別不同，保管年限不同。1凡屬于規(guī)那么、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書，以及員工人事勞資文書等歸于永久保管文書。2類似永久保管文件性質(zhì)，沒有必要永久保管的文書，如合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)命書、報(bào)告書和重要往來信函等，可保管十年。3保管期從編輯之日起計(jì)算，次重要且沒有必要保管十年的文書，可保管五年。3.借閱復(fù)制：借閱或復(fù)制有關(guān)文件,須填寫，行政副總或總經(jīng)理簽批后方可借閱或復(fù)制，須在借出當(dāng)日17時(shí)前歸還。4.作廢銷毀：填寫、對(duì)一切失效文件

22、進(jìn)展登記備案，經(jīng)行政副總或總經(jīng)理審批后進(jìn)展銷毀。銷毀須由兩人以上共同執(zhí)行并簽字。第九條 本解釋權(quán)歸屬人和商業(yè)控股運(yùn)營管理事業(yè)部秘書處一切。如與事業(yè)部其他制度相抵觸，以其他制度為準(zhǔn)。第三節(jié) 報(bào)告管理方法第一條 目的：提升運(yùn)營管理事業(yè)部內(nèi)控管理程度，強(qiáng)化管理溝通認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)任務(wù)方案有效性，為運(yùn)營管理事業(yè)部指點(diǎn)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確根據(jù)。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股運(yùn)營管理事業(yè)部各工程公司及部門。第三條 定義：本方法中報(bào)告包括運(yùn)營管理事業(yè)部下屬各運(yùn)營、營銷、市場開發(fā)團(tuán)隊(duì)以及人力資源、行政辦、品牌管理中心等各職能部門擔(dān)任人，定期或?qū)崟r(shí)向事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn)展述職報(bào)告的行為；各事業(yè)部或工程運(yùn)營團(tuán)隊(duì)之間需協(xié)同或通報(bào)

23、事項(xiàng)；運(yùn)營管理事業(yè)部向董事會(huì)進(jìn)展的任務(wù)匯報(bào)行為等。第四條 報(bào)告分類主要包括例行報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告和其他報(bào)告三種。1.例行報(bào)告：根據(jù)本方法要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必需上報(bào)的方案、總結(jié)等資料，包括月報(bào)月任務(wù)方案、總結(jié)、季報(bào)季度任務(wù)方案、總結(jié)和年度報(bào)告年度任務(wù)方案、總結(jié)三種詳見附表；2.專項(xiàng)報(bào)告：針對(duì)某項(xiàng)詳細(xì)任務(wù)或按總經(jīng)理要求暫時(shí)上交的報(bào)告，包括自動(dòng)報(bào)告即事件報(bào)告，符合以下規(guī)范，可按此類上報(bào)：給事業(yè)部整體運(yùn)營帶來艱苦影響的行為或事件；妨礙某一工程營銷或運(yùn)營正常有序開展的行為或事件；危及或影響到事業(yè)部財(cái)富、員工人身平安的行為或事件；能夠損害到事業(yè)部正常運(yùn)營或利益的自然災(zāi)禍，如地震、水災(zāi)、臺(tái)風(fēng)等不可抗力要素、復(fù)命報(bào)

24、告針對(duì)總經(jīng)理暫時(shí)問詢提交的報(bào)告等；3.其他報(bào)告：任務(wù)簡報(bào)、口頭報(bào)告等。第五條 報(bào)告方式主要有紙質(zhì)文件、電子版本等方式。紙質(zhì)文件指參照本方法附件范本制定并打印出的報(bào)告；電子版本即存儲(chǔ)于某種存儲(chǔ)設(shè)備中未打印出的報(bào)告；當(dāng)出現(xiàn)緊急情況不便以上述方式上報(bào)時(shí)，也可運(yùn)用口頭、短信、等方式。第六條 報(bào)告規(guī)范：報(bào)告應(yīng)全面表達(dá)報(bào)告人、報(bào)告對(duì)象、報(bào)告事項(xiàng)、方案完成時(shí)限、完成規(guī)范、實(shí)踐完成情況及未完成緣由等要素。第七條 與董事會(huì)溝通1.每月初首個(gè)星期一，事業(yè)部向董事會(huì)提交每月一次的例行任務(wù)匯報(bào)；2.月任務(wù)匯報(bào)包括當(dāng)月任務(wù)匯報(bào)、下一階段任務(wù)重點(diǎn)等，主要圍繞市場開發(fā)、工程營銷與運(yùn)營等方面任務(wù)進(jìn)展綜述；3.秘書處匯總報(bào)表，

25、經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批經(jīng)過，上報(bào)公司并收取回執(zhí)；4.戴總指示后，秘書處收取指示并呈報(bào)事業(yè)部總經(jīng)理批閱，督辦各部門執(zhí)行指示情況，并及時(shí)將結(jié)果反響給總經(jīng)理。第八條 事業(yè)部間溝通指與其他各事業(yè)部以及各工程團(tuán)隊(duì)之間的任務(wù)交流、協(xié)調(diào)與信息共享。主要溝通方式有簡報(bào)和任務(wù)協(xié)調(diào)函等,經(jīng)過紙質(zhì)文件和電子版本兩種方式發(fā)行。1.簡報(bào)指事業(yè)部及事業(yè)部下屬部門根據(jù)詳細(xì)任務(wù)進(jìn)展總結(jié)的閱歷、教訓(xùn)；2.事業(yè)部任務(wù)協(xié)同函指身手業(yè)部需求其他事業(yè)部或各工程團(tuán)隊(duì)予以任務(wù)配合、支持或協(xié)調(diào)時(shí)，按本方法范本制定并發(fā)送的函。第九條 事業(yè)部內(nèi)部溝通事業(yè)部內(nèi)部溝通是指事業(yè)部與下屬部門及部門之間的溝通，主要有例行報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告及簡報(bào)三種方式。1.例行

26、報(bào)告：各部門須在每周一12時(shí)前上交周任務(wù)方案、總結(jié)；每月第三個(gè)任務(wù)日12時(shí)之前上交月任務(wù)方案、總結(jié)；每季度初五個(gè)任務(wù)日內(nèi)上交季任務(wù)方案；6月25日前上交年中任務(wù)總結(jié)表格、書面；12月25日前上交年度任務(wù)總結(jié)表格、書面。報(bào)告須及時(shí)交至秘書處，如有特殊情況不能及時(shí)上交，應(yīng)提早三個(gè)任務(wù)日知會(huì)秘書處擔(dān)任人，并填寫報(bào)總經(jīng)理。2.專項(xiàng)報(bào)告：要求各部門根據(jù)詳細(xì)任務(wù)實(shí)踐及時(shí)反映問題，便于總經(jīng)理對(duì)任務(wù)進(jìn)展情況實(shí)時(shí)把握，并做出準(zhǔn)確決策。根據(jù)自動(dòng)與復(fù)命兩種報(bào)告類型，流程不同。1自動(dòng)報(bào)告：秘書處接納后對(duì)報(bào)告進(jìn)展審核分類后呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時(shí)傳達(dá)給上報(bào)部門。2復(fù)命報(bào)告：秘書處傳達(dá)總經(jīng)理問詢至相關(guān)部門擔(dān)任人，臨近報(bào)告

27、前給予提示，及時(shí)接納報(bào)告并呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時(shí)傳達(dá)。3簡報(bào)：部門簡報(bào)由部門擔(dān)任人指定專人結(jié)合部門任務(wù)進(jìn)展制定，每季度一期，力求加強(qiáng)簡報(bào)編寫部門凝聚力、榮譽(yù)感，激發(fā)事業(yè)部其他部門發(fā)明力，構(gòu)成爭優(yōu)創(chuàng)先的良性循環(huán)。部門委派專人制造交由秘書處審核，經(jīng)秘書處主任審批，印制后于事業(yè)部內(nèi)部發(fā)行，如有必要傳閱后歸檔。第四節(jié) 會(huì)議管理方法第一條 目的：為規(guī)范事業(yè)部各項(xiàng)會(huì)議及培訓(xùn)流程，一致會(huì)議管理方式，減少會(huì)議數(shù)量、縮短會(huì)議時(shí)間、提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本方法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股運(yùn)營管理事業(yè)部各工程公司及部門。第三條 會(huì)議方式：見面會(huì)議、視頻會(huì)議、會(huì)議等。第四條 會(huì)議安排：事業(yè)部會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)議

28、、部門會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議、事業(yè)部年度大會(huì)及其他暫時(shí)性會(huì)議等。1.總經(jīng)理辦公會(huì)議。由總經(jīng)理主持，事業(yè)部高管參與，圍繞艱苦事件及決策展開，全面掌控事業(yè)部開展目的及管理動(dòng)向。秘書處擔(dān)任人列席會(huì)議并擔(dān)任會(huì)議紀(jì)要的整理和分發(fā)會(huì)議安排詳見附表。2.部門會(huì)議。事業(yè)部所屬各職能部門擔(dān)任人組織召開的會(huì)議，包括日、周、月例會(huì)。會(huì)后構(gòu)成會(huì)議紀(jì)要，1個(gè)任務(wù)日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要備份呈報(bào)至秘書處存檔備案。3.專項(xiàng)會(huì)議。事業(yè)部總經(jīng)理確定會(huì)議主題及參與會(huì)議人員，秘書處下發(fā)會(huì)議通知，指定召開時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題，并在會(huì)后構(gòu)成會(huì)議紀(jì)要，跟進(jìn)督辦。 4.事業(yè)部年度大會(huì)?？偨Y(jié)全年任務(wù)情況，布署任務(wù)義務(wù)，表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)部門及個(gè)人。此項(xiàng)會(huì)議由秘書處

29、詳細(xì)組織實(shí)施，并制發(fā)會(huì)議簡報(bào)。5.其他暫時(shí)性、凡涉及到多個(gè)部門擔(dān)任人參與的會(huì)議或由于任務(wù)需求暫時(shí)召開的會(huì)議，會(huì)議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理同意后的會(huì)議通知單報(bào)秘書處，由秘書處進(jìn)展一致安排。第五條 會(huì)議管理1秘書處擔(dān)任會(huì)議方案管理，各類會(huì)議經(jīng)事業(yè)部指點(diǎn)同意后到秘書處登記備案，秘書處每周、月編排會(huì)議安排表；2凡公司已列入會(huì)議方案的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需暫時(shí)安排其它會(huì)議，組織部門應(yīng)提早2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)秘書處調(diào)整會(huì)議方案，未經(jīng)秘書處調(diào)整的，任何人部門不得隨意調(diào)整正常會(huì)議方案。3各部門任務(wù)例會(huì)必需服從事業(yè)部的一致安排，各部門小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、部分服從

30、整體的原那么。4會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)任務(wù)安排，原那么上不可請(qǐng)假、遲到或缺席，遇特殊情況須提早向總經(jīng)理請(qǐng)假，獲得同意后方可指派專人代為參與，會(huì)后應(yīng)自動(dòng)訊問會(huì)議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議布署的各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)任務(wù)結(jié)果擔(dān)任。5各類會(huì)議資料除自行存檔外，應(yīng)提交秘書處立卷、存檔。第六條 會(huì)議預(yù)備1事業(yè)部級(jí)會(huì)議由秘書處制發(fā)，編排會(huì)議日程，預(yù)備會(huì)議相關(guān)資料，擔(dān)任會(huì)議簽到、會(huì)議記錄和紀(jì)要制發(fā)；2行政辦公室擔(dān)任預(yù)備會(huì)議所需相關(guān)設(shè)備用品，并檢查能否正常任務(wù)；3禮儀部擔(dān)任會(huì)議效力任務(wù)；4企劃部擔(dān)任會(huì)議攝影和攝像任務(wù)。 第七條 會(huì)議紀(jì)律1與會(huì)人員須嚴(yán)厲按照會(huì)議時(shí)間出席，提早非常鐘到達(dá)會(huì)議室，并填

31、寫；2與會(huì)人員在開會(huì)期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出，應(yīng)按次序發(fā)言，如有急需闡明事項(xiàng)，應(yīng)向會(huì)議組織者表示獲準(zhǔn)后發(fā)言；3周會(huì)、月會(huì)等例行會(huì)議要求與會(huì)人員主要圍繞當(dāng)期的任務(wù)重點(diǎn)、存在的問題和處理的方法、措施，以及總結(jié)的勝利閱歷或失敗教訓(xùn)，下一步任務(wù)重點(diǎn)以及需求其他部門或團(tuán)隊(duì)予以協(xié)同的事項(xiàng)等展開；4會(huì)議期間，與會(huì)人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成振動(dòng)形狀，不準(zhǔn)接聽，如有重要應(yīng)向會(huì)議組織者請(qǐng)假后離場接聽，以免影響會(huì)議效果。違者將予以100元處分；5任何人員不得無故缺席會(huì)議，如確有緊急情況，須提早請(qǐng)假中層干部以上人員請(qǐng)假需總經(jīng)理同意，其它人員需向會(huì)議組織部門請(qǐng)假，否那么視為缺席。違者將視情節(jié)嚴(yán)重性予以100元以

32、上處分。第八條 會(huì)議紀(jì)要管理1本著真實(shí)有效的原那么撰寫會(huì)議記錄，并要求與會(huì)人員在會(huì)議記錄文件上簽字確認(rèn)，構(gòu)成會(huì)議紀(jì)要文件，并由總經(jīng)理審批后下發(fā)至與會(huì)人員；2事業(yè)部一切會(huì)議紀(jì)要由秘書處擔(dān)任分類管理，指定專人負(fù)指摘份、編號(hào)、登記、存檔；3懇求借閱會(huì)議紀(jì)要須嚴(yán)厲參照借閱流程，辦理相關(guān)審批手續(xù)；4所借閱的會(huì)議紀(jì)要檔案須在借閱當(dāng)日17時(shí)前歸還，如不能按期歸還，須再次辦理延期借閱手續(xù)；5所借閱的會(huì)議紀(jì)要檔案嚴(yán)禁復(fù)印留存；6借閱期間借閱人須保證資料的完好，歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)資料破損或改動(dòng)，那么按照對(duì)當(dāng)事人進(jìn)展處分。第九條 會(huì)議決議督辦1督辦范圍：周例會(huì)、月例會(huì)、各項(xiàng)專項(xiàng)會(huì)議決議等；2事項(xiàng)督辦方式：會(huì)后由秘書處指定

33、專人進(jìn)展跟進(jìn)督辦，每次督辦須做好記錄任務(wù)以備查閱，督辦方式主要包括：、手機(jī)短信、郵箱、現(xiàn)場跟進(jìn)督辦、調(diào)閱部門會(huì)議紀(jì)要；3督辦事項(xiàng)記錄要求：督辦人員必需準(zhǔn)確詳實(shí)了解所跟進(jìn)事項(xiàng)進(jìn)展情況，并照實(shí)填寫。督辦人員應(yīng)根據(jù)所跟進(jìn)事項(xiàng)實(shí)踐情況實(shí)時(shí)或定期向主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報(bào)。 第十條 附會(huì)議管理表格、流程。第五節(jié) 督辦管理方法第一條 督辦目的：為協(xié)助總經(jīng)理對(duì)運(yùn)營管理事業(yè)部各項(xiàng)任務(wù)有效管理與跟進(jìn)，進(jìn)一步完善內(nèi)控管理體系，提升管理程度，降低運(yùn)作本錢，特制定本督辦管理方法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股運(yùn)營管理事業(yè)部各工程公司及部門。第三條 督辦任務(wù)職能1.補(bǔ)充完善事業(yè)部內(nèi)控管理體系，有效提升管理程度；2.記錄

34、總經(jīng)理日常任務(wù)方案，并進(jìn)展分類管理督辦；3.搜集各工程團(tuán)隊(duì)及部門例行任務(wù)方案、總結(jié)并進(jìn)展統(tǒng)籌管理；4.重點(diǎn)任務(wù)跟蹤，定期反響總經(jīng)理，提供及時(shí)有效的決策根據(jù)；5.其他總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的督辦管理。第四條 督辦原那么1.為決策效力原那么：提供決策根據(jù)，樹立宏觀統(tǒng)籌、高度協(xié)同的效力理念；2.實(shí)事求是原那么：督辦任務(wù)人員要全面、準(zhǔn)確地了解情況，講真話、報(bào)實(shí)情；3.督而不決原那么：秘書處在督辦過程中具有監(jiān)視監(jiān)察權(quán)，不得擅自決策和替代督辦對(duì)象的職能任務(wù)；4.時(shí)效性原那么：督辦任務(wù)快速、高效，確保督辦事項(xiàng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成；5.嚴(yán)密性原那么：秘書處要嚴(yán)厲遵守事業(yè)部嚴(yán)密制度，防止信息泄露。一旦泄密將按照事業(yè)部相關(guān)規(guī)

35、定處分。第五條 督辦對(duì)象：各工程公司和部門主要擔(dān)任人，以及其他需督辦人員。第六條 督辦方式：OA辦公系統(tǒng)、郵件、晤談及其他合理有效方式等。第七條 督辦范圍分為五個(gè)層面：1.運(yùn)營管理層面：針對(duì)商城的環(huán)境設(shè)備、客戶效力、人員管理、物業(yè)平安、物流配送、后勤保證和應(yīng)急機(jī)制的督辦管理。2.營銷管理層面：針對(duì)市場調(diào)研、文化建立、品牌定位與傳播、營銷戰(zhàn)略、公關(guān)謀劃、招商開業(yè)、促銷活動(dòng)等進(jìn)展督辦管理。3.市場開發(fā)層面：針對(duì)市場開發(fā)戰(zhàn)略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場開發(fā)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)展督辦管理； 4.行政管理層面：針對(duì)日常行政事務(wù)、會(huì)議管理、公共關(guān)系、文書檔案、后勤管理和平安捍衛(wèi)等進(jìn)展督辦管理。5.人力資源層

36、面：針對(duì)公司人員招聘、崗位異動(dòng)、人員流失、員工晤談、員工關(guān)懷、員工培訓(xùn)、績效考核等任務(wù)進(jìn)展督辦管理。第八條 督辦內(nèi)容分為三級(jí)：一級(jí)督辦內(nèi)容包括集團(tuán)公司的艱苦戰(zhàn)略部署，重要會(huì)議決策，總經(jīng)理重要指示；二級(jí)督辦內(nèi)容包括例行督辦、方案督辦和指點(diǎn)交辦事項(xiàng)督辦等；三級(jí)督辦內(nèi)容包括公司高管的暫時(shí)指示，職能部門的任務(wù)完成情況等。第九條 督辦問責(zé)規(guī)范1.問責(zé)目的：提升督辦人員任務(wù)效率，加強(qiáng)本身管理認(rèn)識(shí)，更好的效力于事業(yè)部決策層，提升內(nèi)控管理程度。2.問責(zé)對(duì)象：督辦組內(nèi)部任務(wù)人員3.問責(zé)內(nèi)容：1任務(wù)缺乏自動(dòng)性；2任務(wù)落實(shí)不力；3虛報(bào)、瞞報(bào)督辦事項(xiàng)；4泄露公司。4.問責(zé)方式：誡勉說話、通報(bào)批判、績效調(diào)整、勸退、解雇

37、。第十條 督辦任務(wù)流程1.督辦類型：督辦分為例行督辦、專項(xiàng)督辦及指點(diǎn)交辦事項(xiàng)督辦等三種類型。所謂例行督辦是指定期對(duì)事業(yè)部各工程公司和部門例行任務(wù)的督辦。專項(xiàng)督辦是指對(duì)各工程公司和部門專項(xiàng)任務(wù)的督辦。指點(diǎn)交辦事項(xiàng)督辦那么是指指點(diǎn)直接交辦的督辦類任務(wù)。2.督辦流程：督辦任務(wù)立項(xiàng)向督辦對(duì)象下達(dá)督辦通知根據(jù)督辦事項(xiàng)進(jìn)展情況向督辦對(duì)象有效提示整理督辦信息并構(gòu)成督辦報(bào)告呈報(bào)指點(diǎn)批閱根據(jù)指點(diǎn)批閱指令進(jìn)展跟進(jìn)提示督辦事項(xiàng)完成后構(gòu)成報(bào)告并存檔反響。第十一條 附那么1.本管理方法解釋權(quán)歸運(yùn)營管理事業(yè)部秘書處；2.本管理方法自公布之日起實(shí)施；3.附、。第六節(jié) 檔案管理方法第一條 管理部門。事業(yè)部秘書處設(shè)立綜合性檔案

38、室，并指定專人擔(dān)任檔案管理任務(wù)。人資、財(cái)務(wù)、營銷、運(yùn)營、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門擔(dān)任管理。第二條 歸檔范圍。包括但不限于以下具有保管價(jià)值的各種載體方式的文件資料：1管理文件：在運(yùn)營活動(dòng)中具有重要根據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門任務(wù)職責(zé)、年度任務(wù)總結(jié)和方案、大事記；各類公文、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函件和件等；2立項(xiàng)文件：包括工程的可行性報(bào)告、評(píng)價(jià)報(bào)告和協(xié)作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于工程立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等；3證照文件：運(yùn)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；4資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)價(jià)報(bào)告等；5合同文件：運(yùn)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等；6工程開發(fā)報(bào)批文件：征地文件、規(guī)劃報(bào)建文件、施工及開

39、工驗(yàn)收文件等；7設(shè)備和技術(shù)文件：設(shè)備、技術(shù)資料等；8國家有關(guān)行業(yè)開展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門、單位的來文等9聲像信息類：事業(yè)部具有重要價(jià)值或用于營銷謀劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資料等。10其他需求歸檔的重要文件。第三條 搜集歸檔1檔案在構(gòu)成過程中，檔案員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字資料和圖樣進(jìn)展系統(tǒng)搜集和整理，不脫漏、不喪失，保證全部資料可以真實(shí)、完好、齊全地移交檔案室歸檔。 2凡屬歸檔范圍的文件，檔案員應(yīng)在文件辦理終了一個(gè)任務(wù)日內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。3以事業(yè)部名義發(fā)出的日常文件、各類會(huì)議紀(jì)要、往來函件和件等由秘書處擔(dān)任搜集、整理，按

40、年度立卷歸檔。4為防止歸檔檔案的脫漏和混亂，檔案員要仔細(xì)核對(duì)歸檔檔案的稱號(hào)、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的稱號(hào)、份數(shù)及必要闡明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對(duì)檔案的歸檔情況。第四條 分類編目。檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)展分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理任務(wù)順利進(jìn)展。第五條 檔案保管1檔案室必需做好防火、防潮、防蛀、防盜任務(wù)，堅(jiān)持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情，必需立刻向有關(guān)指點(diǎn)報(bào)告。2嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。3檔案發(fā)生損毀或喪失時(shí)，根據(jù)所呵斥損失的大小，

41、按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)展處分。第六條 檔案借閱1借閱任何文件資料，必需辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時(shí)，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)；2借閱非性文件包括復(fù)印件，須秘書處擔(dān)任人同意；借出原件，須報(bào)行政副總經(jīng)理以上指點(diǎn)審批；3因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)行政副總同意方可借出；4借閱性文件包括復(fù)印件，須經(jīng)行政副總經(jīng)理同意；絕密性文件包括復(fù)印件，須經(jīng)總經(jīng)理同意；5外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)行政副總經(jīng)理以上指點(diǎn)同意，方可查閱；6任何人借閱檔案原件，原那么上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號(hào)、涂改，污損文件。確因任務(wù)緣由需求摘抄、復(fù)制，須經(jīng)秘書處擔(dān)任人同意；7借

42、閱檔案者必需嚴(yán)守公司，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于走漏而給公司呵斥損失者，將按獎(jiǎng)懲規(guī)定對(duì)其進(jìn)展處分直至清查其法律責(zé)任。第七條 檔案移交檔案需移交時(shí)，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)目錄上報(bào)行政副總經(jīng)理或以上指點(diǎn)審批，方可移交。檔案銷毀檔案銷毀須經(jīng)總經(jīng)理同意，并由檔案管理員和秘書處擔(dān)任人同時(shí)在場監(jiān)視。第九條 其他人事、財(cái)務(wù)、營銷、運(yùn)營等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點(diǎn)添加其他要求，但必需遵守本規(guī)定根本原那么，并由各職能部門擔(dān)任。第七節(jié) 嚴(yán)密管理方法第一條 嚴(yán)密范圍：1政府、董事會(huì)下發(fā)的內(nèi)部參閱、級(jí)以上文件；2艱苦決策中的事項(xiàng)；3尚未付諸實(shí)施的運(yùn)營戰(zhàn)略、運(yùn)營方向、運(yùn)營規(guī)劃、運(yùn)營工程及運(yùn)營決策；4開發(fā)報(bào)建、設(shè)計(jì)施工、

43、訴訟或仲裁事項(xiàng)及糾紛的處理方案等；5章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研討報(bào)告；6各部門上報(bào)、下發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料；7各部門每個(gè)時(shí)期的任務(wù)方案、總結(jié)和情況綜合文件、資料；8各類行政、業(yè)務(wù)會(huì)議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀(jì)要；9財(cái)務(wù)運(yùn)作、資金運(yùn)作方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、金融管理部門的原始數(shù)據(jù)、資料；10人事檔案，員工個(gè)人工資、獎(jiǎng)金及勞務(wù)性收入資料，員工情況綜合資料；11在運(yùn)營過程中構(gòu)成的市場調(diào)查、預(yù)測、投資工程可行性研討、工程招商、工程評(píng)價(jià)、工程進(jìn)展情況等專題報(bào)告及有關(guān)資料；12招商、營銷戰(zhàn)略等資料；13招招標(biāo)資料、底價(jià)及競爭對(duì)手的有關(guān)情況等；14工程

44、預(yù)算、結(jié)算書和各種圖紙；15事業(yè)部管理層住址、行跡；16一切印章、財(cái)務(wù)用章、法人章等；17各部門所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；18不測或突發(fā)事件，其它經(jīng)公司確定該當(dāng)嚴(yán)密的事項(xiàng)。第二條 密級(jí)確定：屬嚴(yán)密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為、絕密三個(gè)密級(jí)。1公司運(yùn)營開展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；2公司的規(guī)劃、公司運(yùn)營情況、重要會(huì)議記錄為級(jí)；3公司人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息及其它為級(jí)。第三條 嚴(yán)密措施1密件應(yīng)由各級(jí)行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級(jí)的印章。2密件應(yīng)有專人監(jiān)制、保管，存放在保險(xiǎn)箱

45、或保險(xiǎn)柜內(nèi)；條件一時(shí)不具備的，也應(yīng)存放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。3級(jí)含以上的文件傳閱至公司指點(diǎn)；級(jí)文件傳閱各副總以上級(jí)他人員。非經(jīng)以上人員同意，不得復(fù)制、摘抄或傳閱。4密件的制造、收發(fā)、傳送、運(yùn)用、復(fù)制、摘抄、保管和銷毀，由秘書處或主管副總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處置、傳送的公司由經(jīng)辦人或電腦管理員擔(dān)任嚴(yán)密。5外出攜帶密件，由指定人員擔(dān)任嚴(yán)密并采取必要的平安措施。6查閱、借閱密件，需求經(jīng)總經(jīng)理贊同，并經(jīng)密件保管部門擔(dān)任人審批后，方可借閱。件須先經(jīng)秘書處擔(dān)任人審批，再經(jīng)行政副總同意后方能借閱，并要求當(dāng)日歸還。7凡涉及嚴(yán)密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時(shí)必需銷毀。8秘書處檔案室、打字

46、室和有關(guān)部門資料室設(shè)為嚴(yán)密室，未經(jīng)贊同，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入嚴(yán)密室。各指點(diǎn)的辦公室，未經(jīng)本人贊同，不得進(jìn)入。9全體員工要嚴(yán)厲遵守嚴(yán)密制度，預(yù)防喪失或被竊取文件資料；不準(zhǔn)在私人交往和通訊中泄露公司；不準(zhǔn)在公共場所議論公司；在正常的任務(wù)交往中要留意保守公司。10具有屬于公司內(nèi)容的會(huì)議及其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取以下嚴(yán)密措施：1選擇具備嚴(yán)密條件的會(huì)議場所；2根據(jù)任務(wù)需求，限定參與會(huì)議人員的范圍，對(duì)參與涉及密級(jí)事項(xiàng)的人員予以指定；3按照嚴(yán)密規(guī)定運(yùn)用會(huì)議設(shè)備和管理睬議文件；4確定會(huì)議內(nèi)容能否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。11任何員工發(fā)現(xiàn)公司曾經(jīng)被泄露或能夠被泄露時(shí)，該當(dāng)立刻采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告秘書處擔(dān)任人及主管指點(diǎn)處

47、置。12各部門在運(yùn)營中如遇有能夠給公司呵斥負(fù)面影響的緊急情況，在場員工應(yīng)立刻處置，無法處置時(shí)應(yīng)立刻向部門擔(dān)任人報(bào)告。對(duì)有負(fù)面影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機(jī)關(guān)調(diào)查取證外，不得對(duì)外發(fā)布任何音訊；確有必要時(shí)對(duì)外發(fā)言時(shí)，應(yīng)由籌建處擔(dān)任人以上指點(diǎn)指定專人進(jìn)展或在一致口徑的情況下經(jīng)籌建處擔(dān)任人贊同或認(rèn)可后進(jìn)展。13.員工請(qǐng)長假、長休、辭職，必需將與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔案、電子文檔填寫詳細(xì)清單并上交部門擔(dān)任人。第四條 公司員工應(yīng)與公司簽署嚴(yán)密協(xié)議，公司有權(quán)對(duì)其進(jìn)展背景調(diào)查。第五條 本制度規(guī)定的泄密是指以下行為之一：1身手業(yè)部被不應(yīng)知悉者知悉的；2使事業(yè)部超出了限定的接觸范圍，而不能證明

48、未被不應(yīng)知悉者知悉的。第六條 罰那么出現(xiàn)以下情況之一的，予以警告、經(jīng)濟(jì)處分、解雇，情節(jié)嚴(yán)重的根據(jù)、有關(guān)規(guī)定，清查法律責(zé)任。1、泄露公司，尚未呵斥嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；2、違反嚴(yán)密管理程序的；3、泄露公司但采取有效補(bǔ)救措施的；4、故意或過失泄露公司，呵斥嚴(yán)重后果或艱苦經(jīng)濟(jì)損失的；5、違反嚴(yán)密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司的；6、利用職權(quán)強(qiáng)迫他人違反嚴(yán)密規(guī)定的。第八節(jié) 對(duì)外接待管理方法第一條 為使事業(yè)部接待任務(wù)有所遵照，特制定本制度。第二條 本制度適用于事業(yè)部接待任務(wù)。第三條 秘書處、行政辦公室擔(dān)任制度解釋。第四條 接待事務(wù)分類A類：貴賓接待。指公司指點(diǎn)重要客人、公司重要客戶、主流

49、媒體、外賓及觀賞團(tuán)或政府部門的接待；B類：業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待；C類：普通接待。指普通來客的接待。第五條 接待場所管理1總經(jīng)理辦公室、會(huì)議室用于貴賓接待；2VIP商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待；3休閑廳用于普通接待，待客必需在指定區(qū)域。第六條 接待職責(zé)分工1接待是窗口任務(wù)，對(duì)于塑造企業(yè)良好籠統(tǒng)具有非常重要的意義，相關(guān)部門人員必需高度注重、規(guī)范品行。2接待內(nèi)容包括：迎客引入、訊問讓座、接待洽談、觀賞引見及款待效力等。分工如下：1警衛(wèi)值班：提供平安保證及來客導(dǎo)入；2禮儀中心：提供普通接待良好環(huán)境的保證及備品預(yù)備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時(shí)清掃任務(wù)；3總臺(tái)文員：提供信息溝通保證、調(diào)度控制及來客記錄；4經(jīng)辦部門

50、：擔(dān)任接待洽談并陪同一直；5秘書處：管理總經(jīng)理辦公室、貴賓室，擔(dān)任款待效力并陪同洽談及觀賞。3.行政辦公室主任對(duì)接待任務(wù)負(fù)全面責(zé)任。第七條 接待方式1貴賓接待：秘書迎接來客于總經(jīng)理辦公室或會(huì)議室入座，事業(yè)部指點(diǎn)陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等款待，如需就餐由事業(yè)部指點(diǎn)或指定專人陪同安排于酒店就餐。2業(yè)務(wù)接待：營銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談，以香煙、飲料、糖果等款待。如需就餐，原那么上安排任務(wù)餐，營銷、招商經(jīng)辦人陪同。如需安排外出就餐，由副總或指派人員陪同。3普通接待：業(yè)務(wù)部門接待并效力，以純真水款待，如需就餐由部門指定人員陪同于餐廳就餐。第八條 接待規(guī)那么1接待普通程序：

51、警衛(wèi)值班問清來由后指點(diǎn)道路并通報(bào)總臺(tái)，總臺(tái)禮儀、文員禮貌訊問后讓座于休閑廳并通報(bào)接待部門及效力人員，接待經(jīng)辦人員請(qǐng)來客到專門接待室接待洽談。2接待禮儀要點(diǎn)：1接待人員須嚴(yán)厲遵守事業(yè)部相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；2總臺(tái)禮儀、文員于接待進(jìn)展時(shí)，須親密凝視接待動(dòng)態(tài)，做好控制指揮任務(wù)，保證規(guī)范進(jìn)展；3接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌回絕。3.接待用品預(yù)備：1通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果、報(bào)紙、便箋及鉛筆等；2特殊備品：速溶咖啡、冷飲、茶品及公用茶具、水果等。 4環(huán)境規(guī)范：1物品擺放整齊，外表無灰塵；2地面干凈，空氣流通清新；3室溫適宜，燈光適中，演示設(shè)備調(diào)好待機(jī)；4

52、備品齊全。 5、觀賞規(guī)定1觀賞須請(qǐng)示行政副總經(jīng)理同意；2觀賞引見由禮儀或部門接待人員擔(dān)任；3觀賞所到之處，任務(wù)人員須集中精神做事，不得東張西望，更不許與觀賞人員交談。如有必要可禮貌表示。第九節(jié) 總經(jīng)理日程管理方法第一條 日程是總經(jīng)理的任務(wù)質(zhì)量、任務(wù)效率、任務(wù)成果的表現(xiàn)之一，總經(jīng)理任務(wù)日程安排是秘書處的一項(xiàng)根本任務(wù)，是輔助任務(wù)的根底，安排好總經(jīng)理日程，有利于總經(jīng)理高效任務(wù)，更全面地處置事業(yè)部各方面事務(wù)。第二條 日程安排原那么1了解總經(jīng)理的日常任務(wù)、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體情況； 2優(yōu)化任務(wù)方法，細(xì)心察看總經(jīng)理的任務(wù)習(xí)慣與做事風(fēng)格，自動(dòng)順應(yīng)其任務(wù)節(jié)拍； 3了解公事業(yè)部業(yè)務(wù)開展情況，特別是業(yè)務(wù)進(jìn)

53、展情況；4對(duì)方案內(nèi)事情預(yù)先寫入日程，及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；5明確任務(wù)事項(xiàng)優(yōu)先級(jí)，在處置事務(wù)時(shí)留意理順、排序，分清輕重緩急，酌情安排處置；6定期與總經(jīng)理溝通，使雙方的要求、需求和能夠會(huì)遇到情況的處置原那么達(dá)成共識(shí)，以利任務(wù)開展；7日程安排做到張弛有度、松緊適當(dāng)。第三條 秘書處擔(dān)任總經(jīng)理任務(wù)日程方案安排。1每周確定總經(jīng)理任務(wù)方案安排表；2根據(jù)方案安排制定每日總經(jīng)理任務(wù)備忘錄；3每天將總經(jīng)理交辦的任務(wù)及完成、進(jìn)展情況登記匯總。第四條 總經(jīng)理任務(wù)安排包括：日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、大型活動(dòng)和突發(fā)來訪等部分組成。1日常任務(wù)安排：總經(jīng)理日常任務(wù)分為兩種，即事先有方案的相對(duì)固定的任務(wù)匯報(bào)、會(huì)

54、議、出差、接待、文件簽批等和突發(fā)性任務(wù)暫時(shí)安排事項(xiàng)。秘書處每日需將方案內(nèi)事項(xiàng)預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)靈敏安排突發(fā)隨機(jī)事件。各部門需提交總經(jīng)理處置或決議的事務(wù)，一概提交秘書處予以登記安排，以便列入總經(jīng)理日程表中；各部門每日在上午8：50之前將總經(jīng)理需審核的任務(wù)提交至秘書處。各部門需總經(jīng)理審核的單據(jù)，那么不需登記，直接呈總經(jīng)理審批即可。2出差行程安排：總經(jīng)理國內(nèi)外出差事務(wù)，均由秘書處予以統(tǒng)籌方案安排，相關(guān)部門如需與總經(jīng)理一同出差，需提早1-2周通知秘書處，同時(shí)提供出差日期、地點(diǎn)、主要活動(dòng)內(nèi)容、下榻酒店資料、接送人員等資料。秘書處根據(jù)情況擬出“總經(jīng)理國內(nèi)外出差行程表，確定行程，預(yù)定機(jī)票。同時(shí)做出

55、日常任務(wù)協(xié)調(diào)必要時(shí)，擬寫“授權(quán)書。如需辦理國外簽證，須提早1-2個(gè)月提交秘書處辦理?？偨?jīng)理出差期間，秘書處根據(jù)總經(jīng)理出差安排，隨時(shí)通報(bào)事業(yè)部業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。出差后，秘書處及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間事業(yè)部內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展。3會(huì)議安排1會(huì)前與總經(jīng)理及相關(guān)部門擔(dān)任人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參與人員；2綜合總經(jīng)理日程，安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；3下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人能否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人員，可進(jìn)展確認(rèn)；4會(huì)中協(xié)助放映PPT，時(shí)辰關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；5對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟進(jìn)，并反響給總經(jīng)理。4媒體采訪1秘書處提早為總經(jīng)理預(yù)備好采訪提綱和問題答案；2對(duì)于需求攝像或拍照的采訪，由秘書處擔(dān)任提示

56、總經(jīng)理著裝和發(fā)型；3采訪如在事業(yè)部外進(jìn)展，須事先與行政部門定好車輛；如采訪在事業(yè)部內(nèi)進(jìn)展，秘書處通知行政辦公室預(yù)備會(huì)議室，并根據(jù)采訪需求留意采光及電源；4采訪終了后秘書處與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)確實(shí)切時(shí)間。5活動(dòng)安排1接受活動(dòng)約請(qǐng)后，根據(jù)活動(dòng)議程判別重要程度，咨詢總經(jīng)理意見，如總經(jīng)理贊同參與活動(dòng)，立刻安排日程；2秘書處為總經(jīng)理預(yù)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修正、定稿；3活動(dòng)終了后秘書處根據(jù)錄音整理講話稿。 6突發(fā)來訪安排1問清對(duì)方來訪目的；2對(duì)于總經(jīng)理熟習(xí)且非常重要的客人，假設(shè)總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)盡量安排，可把來訪者請(qǐng)到會(huì)議室，為對(duì)方預(yù)備飲料和報(bào)紙，并告知對(duì)方估計(jì)等待時(shí)

57、間，同時(shí)禮貌暗示對(duì)方總經(jīng)理的下一個(gè)約會(huì)時(shí)間；3對(duì)于總經(jīng)理熟習(xí)且非常重要的客人，假設(shè)總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不便接待或不在辦公室，由秘書對(duì)情況做出解釋，同時(shí)咨詢來訪者意見，自動(dòng)和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間，或協(xié)助 他安排和相關(guān)擔(dān)任人見面；留下來訪者的聯(lián)絡(luò)方式和資料，待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如有必要可進(jìn)展后續(xù)安排；4對(duì)于與事業(yè)部和部門毫不相關(guān)的來訪者，咨詢相關(guān)擔(dān)任人意見處置；5對(duì)于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，提供其相關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)方式，留下對(duì)方的聯(lián)絡(luò)方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處置。7應(yīng)急事件安排。發(fā)生突發(fā)性應(yīng)急事件如火災(zāi)、人員傷亡事故等要第一時(shí)間通知總經(jīng)理，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，按照總經(jīng)理要求召集有關(guān)擔(dān)任人研討對(duì)策，制定方案和

58、方法。第四條 溝通協(xié)調(diào)。1秘書處要及時(shí)了解總經(jīng)理近期的任務(wù)重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理思想。準(zhǔn)確了解總經(jīng)理授意，做好上情下達(dá)的任務(wù)。2要加強(qiáng)與部門人員充分溝通，及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反響給總經(jīng)理，有效協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)任務(wù)。第五條 未盡事宜按照總經(jīng)理指示辦理。第十節(jié) 秘書行為準(zhǔn)那么與根本素養(yǎng) 一、秘書任務(wù)紀(jì)律及原那么一任務(wù)紀(jì)律1.忠于職守，愛崗敬業(yè)；2.講究原那么，秉公辦事；3.保守，嚴(yán)厲自律。二任務(wù)原那么1.耿直-公平，堅(jiān)持既定政策和原那么；2.忠實(shí)忠實(shí)于上司、企業(yè)；3.敬業(yè)-以秘書任務(wù)為榮，設(shè)定高目的；4.勤勞-努力任務(wù)，不斷學(xué)習(xí)；5.有序-利落，有條不紊；6.高效-追求效率和效益

59、；7.可靠-按商定完成任務(wù)，保質(zhì)、保量、及時(shí)；8.守信-不失約、不違約、不食言、不泄密。二、秘書禮儀與涵養(yǎng)一禮儀1.儀表風(fēng)度溫文爾雅，舉止儀態(tài)優(yōu)雅得體，待人接物落落大方；2.言談懇切文雅、輕松自若，語速不疾不徐，溝照射暢；3.具備自動(dòng)性、順應(yīng)性，注重團(tuán)隊(duì)、創(chuàng)新精神。尊重他人，謙虛恭敬。二涵養(yǎng)1.做好助手、顧問任務(wù)。參與有度、顧問有方，多謀而不擅斷，到位而不越位；2.輔助總經(jīng)理樹立良好的言語、行為協(xié)作、行為鼓勵(lì)、行為感化籠統(tǒng)；3.發(fā)揚(yáng)表率作用，察看力先行，加強(qiáng)指揮與控制才干，樹立大局觀；4.具備良好的心思素質(zhì)，波濤不驚。三、秘書根本才干一多元化才干。具有良好的言語才干、根本公文撰寫才干和常用辦公

60、軟件操作技藝；二組織才干。具備制定各種會(huì)議和活動(dòng)方案，處置任務(wù)日志、方案表、文件和電子檔案才干；三溝通才干。具備和指點(diǎn)、同事以及客人友好溝通并擅長協(xié)調(diào)其間關(guān)系的才干；四求知才干。具備不斷吸收新知識(shí)、提高專業(yè)技藝以順應(yīng)事業(yè)部開展需求的才干；五協(xié)同才干。具備友好協(xié)作、團(tuán)結(jié)并進(jìn)的才干。四、秘書任務(wù)技巧一保證指點(diǎn)辦公環(huán)境清潔溫馨；二注重細(xì)節(jié)，秘書任務(wù)無小事；三誠實(shí)征求、搜集他人意見、想法；四擅長揣摩，勤于察看，心領(lǐng)神會(huì)。第四章 任務(wù)流程【流程一】外部來文流程秘書處簽收行政副總經(jīng)理/總經(jīng)理指示文件分發(fā)留存整理外部來文秘書處督辦秘書處編號(hào)登記上報(bào)【流程二】文件制發(fā)流程秘書處登記行政副總經(jīng)理/總經(jīng)理指示文件