安排會(huì)議教學(xué)課件

1、安排會(huì)議第1頁(yè)，共38頁(yè)。教學(xué)策劃教學(xué)內(nèi)容:了解會(huì)議概念、會(huì)議的類型和功能; 掌握會(huì)議工作的任務(wù)和原則; 熟悉會(huì)前的準(zhǔn)備工作; 熟悉會(huì)中的組織、服務(wù)工作; 熟悉會(huì)后的善后工作.教學(xué)重點(diǎn): 熟悉會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各環(huán)節(jié)的 工作內(nèi)容及要求。教學(xué)難點(diǎn)：各種會(huì)議及活動(dòng)的籌備方案和組 織工作。第2頁(yè)，共38頁(yè)。一、引言 會(huì)議：1、有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的集會(huì) 2、還可以指：一種組織、一種機(jī)構(gòu) 。第3頁(yè)，共38頁(yè)。二、會(huì)議的類型和功能 （一）會(huì)議類型1、按會(huì)議的規(guī)模分： 小型會(huì)議：三五人數(shù)十人。 中型會(huì)議：一百人 一千人。 大型會(huì)議：一千人以上。 第4頁(yè)，共38頁(yè)。2、按會(huì)議的性質(zhì)分：規(guī)定性會(huì)議（

2、也叫法定性會(huì)議）。 日常性會(huì)議。 專業(yè)性會(huì)議（也叫業(yè)務(wù)性會(huì)議）。 紀(jì)念性會(huì)議。座談性會(huì)議。第5頁(yè)，共38頁(yè)。3、按會(huì)議的形式分：集中性會(huì)議 分散性會(huì)議 4、按會(huì)議的時(shí)間特征分：定期性會(huì)議（也叫例行性會(huì)議）： 不定期性會(huì)議第6頁(yè)，共38頁(yè)。視頻會(huì)議與傳統(tǒng)會(huì)議形式的比較： 1、減輕地方負(fù)責(zé)人出席多個(gè)會(huì)議的壓力，減少與會(huì)者離開崗位對(duì)工作的影響； 2、降低差旅成本和會(huì)議開支； 3、讓更多的人員出席會(huì)議，減少了會(huì)議精神的傳達(dá)失真度，增進(jìn)了會(huì)議的效力； 4、方便地方部門邀請(qǐng)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程出席會(huì)議和視頻講； 5、視頻會(huì)議不能完全取代傳統(tǒng)會(huì)議形式，但可作為一個(gè)有效的補(bǔ)充形式。第7頁(yè)，共38頁(yè)。（二）會(huì)議的功能1

3、、決策功能。2、指揮功能。3、溝通功能。4、協(xié)調(diào)功能。5、動(dòng)員功能。6、顯示功能。第8頁(yè)，共38頁(yè)。三、會(huì)議工作的任務(wù)和原則（一）會(huì)議工作的任務(wù)會(huì)議的組織工作、文書工作、組織聯(lián)絡(luò)工作、后勤服務(wù)工作、接待服務(wù)工作、選舉工作。第9頁(yè)，共38頁(yè)。（二）會(huì)議工作的原則1、充分準(zhǔn)備。2、嚴(yán)密組織。3、周到服務(wù)。4、勤儉節(jié)約。5、安全保密。6、提高效率。第10頁(yè)，共38頁(yè)。四、會(huì)前的準(zhǔn)備工作（一）制定會(huì)議預(yù)案11、會(huì)議名稱。 2、會(huì)議主題（議題）3、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。 4、會(huì)議規(guī)模。 5、參加人員。 第11頁(yè)，共38頁(yè)。（一）制定會(huì)議預(yù)案26、會(huì)議議程和日程.主題集中的原則。 分散安排的原則。7、會(huì)議的組織

4、和領(lǐng)導(dǎo)。8、與會(huì)人員的食宿安排。9、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和開支辦法。 會(huì)議成本隱性成本顯性成本 23（G平S平）NTX第12頁(yè)，共38頁(yè)。（二）組建會(huì)議機(jī)構(gòu)1秘書組負(fù)責(zé)會(huì)議文字工作以及領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議期間交辦的事項(xiàng)等.宣傳組負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道、簡(jiǎn)報(bào)編寫、攝影錄象等。會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)安排和布置大會(huì)會(huì)場(chǎng)、討論會(huì)場(chǎng)、參觀考察等。材料組負(fù)責(zé)會(huì)議文件印制、保管、發(fā)放、回收、會(huì)議文件的匯集、歸檔工作等。第13頁(yè)，共38頁(yè)。（二）組建會(huì)議機(jī)構(gòu)2接待組編制接送計(jì)劃、迎接禮儀、剪彩禮儀、安排文化娛樂(lè)等。 后勤組負(fù)責(zé)會(huì)議票證準(zhǔn)備、會(huì)間食宿、用車、生活用品供應(yīng)、返程票購(gòu)買等。組織組負(fù)責(zé)與會(huì)人員編組、簽到、代表選舉、代表資格審查等。保衛(wèi)組負(fù)責(zé)重

5、要會(huì)議的安全與保密工作。 第14頁(yè)，共38頁(yè)。（三）發(fā)送會(huì)議通知書面通知：便函、通知 電話通知： 當(dāng)面通知： 要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、 明晰、簡(jiǎn)要，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。第15頁(yè)，共38頁(yè)。（四）準(zhǔn)備會(huì)議文件會(huì)議文件主要有：會(huì)議日程、會(huì)議通知、主席日程和報(bào)告、會(huì)議須知等。第16頁(yè)，共38頁(yè)。會(huì)議文件的種類會(huì)議指導(dǎo)文書。包括上級(jí)會(huì)議文書、上級(jí)指示文書、本級(jí)開會(huì)起因文書等。會(huì)議主題文書。包括開幕講話報(bào)告專家發(fā)言、選舉結(jié)果、正式?jīng)Q議、閉幕講話等。會(huì)議程序文書。包括議程文書、日程安排、程序講話等。會(huì)議參考文書。包括各部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。會(huì)議傳達(dá)文書。包括會(huì)議通知等。會(huì)議管理文書。包括開會(huì)須知、議事規(guī)則

6、、證件要求、作息時(shí)間、生活管理等。第17頁(yè)，共38頁(yè)。（五）選擇、布置會(huì)場(chǎng)第18頁(yè)，共38頁(yè)。選擇會(huì)址要考慮以下幾個(gè)因素：1租借的日期和時(shí)間？2便利？3大?。?設(shè)備配置？5安靜？6停車場(chǎng)？7租借費(fèi)用？8配套的餐飲和娛樂(lè)設(shè)施？第19頁(yè)，共38頁(yè)。2、會(huì)場(chǎng)布置(1)主席臺(tái)的布置要求：干凈、整潔，色彩協(xié)調(diào)。 注意：座次排列規(guī)則。 第20頁(yè)，共38頁(yè)。與會(huì)代表的座次排列 1、按漢字筆劃順序、 2、按地理位置、 3、按行業(yè)系統(tǒng)等方法。第21頁(yè)，共38頁(yè)。(3)裝飾性布置 會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語(yǔ)、旗幟、花卉、書畫等的布置?；疽螅簶闼?、大方，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛。 第22頁(yè)，共38頁(yè)。(4)附屬性布置1）會(huì)

7、議的必備用品：文具用品、桌椅臺(tái)布、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)和空調(diào)設(shè)備等.2）會(huì)議的特殊用品：頒獎(jiǎng)時(shí)的音樂(lè)、國(guó)歌音樂(lè)、投影儀、錄音錄象機(jī)、投票箱和選票等。還有停車場(chǎng)。第23頁(yè)，共38頁(yè)。（六）人員編組可按地區(qū)編組、按行業(yè)編組、按職務(wù)、職稱層次編組等。 第24頁(yè)，共38頁(yè)。（七）制作會(huì)議證件種類有： 代表證列席證工作證記者證簽到證出入證一般采用卡片式，分折疊和單頁(yè)兩種。 第25頁(yè)，共38頁(yè)。（八）安排食宿和車輛包括預(yù)訂房間、落實(shí)床位、協(xié)調(diào)餐廳座位、確定會(huì)議用車等內(nèi)容。 第26頁(yè)，共38頁(yè)。（九）會(huì)前檢查會(huì)前檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排、安全保密等方面。 第27頁(yè)，共38頁(yè)。（十）

8、接站與報(bào)到應(yīng)注意：（1）弄清接站時(shí)間和地點(diǎn)；（2）記住來(lái)人姓名，并確定接應(yīng)方法；（3）要準(zhǔn)備一旦晚點(diǎn)的接應(yīng)措施。 第28頁(yè)，共38頁(yè)。五、會(huì)中的組織、服務(wù)工作基本要求：組織嚴(yán)密，服務(wù)周到，確保安全。 （一）會(huì)場(chǎng)簽到簽到的方式分：簿式簽到、卡式簽到、 電子簽到機(jī)三種。姓名、單位、職務(wù)、 到達(dá)時(shí)間， 第29頁(yè)，共38頁(yè)。（二）會(huì)間調(diào)度 指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容及會(huì)場(chǎng)服務(wù)所作的調(diào)整和安排。包括引導(dǎo)與會(huì)人員入座、投票，指揮車輛?？课恢玫取?第30頁(yè)，共38頁(yè)。（三）會(huì)議記錄會(huì)議記錄分： 文字記錄、 電子記錄兩種。文字記錄分： 詳細(xì)記錄、 摘要記錄兩種。 電子記錄分: 錄音、錄像兩種。會(huì)議紀(jì)要（公

9、文） 第31頁(yè)，共38頁(yè)。（四）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，向與會(huì)者和領(lǐng)導(dǎo)者通報(bào)會(huì)議情況的文書。編寫要求：新、實(shí)、短、快 寫法：轉(zhuǎn)發(fā)式、報(bào)道式 第32頁(yè)，共38頁(yè)。（五）會(huì)議選舉 1會(huì)議選舉的一般程序是： (1)宣布參加選舉的人數(shù)和選舉的內(nèi)容；(2)通過(guò)會(huì)議選舉辦法；(3)通過(guò)監(jiān)票人、總監(jiān)票人名單； (4)核實(shí)出席會(huì)議參加選舉的人數(shù)；(5)檢查票箱；第33頁(yè)，共38頁(yè)。（五）會(huì)議選舉 2(6)分發(fā)選票；(7)填寫選票；(8)宣布投票順序和進(jìn)行投票；(9)開箱清點(diǎn)選票；(10)報(bào)告收回選票數(shù)，宣布選舉是否有效；(11)進(jìn)行計(jì)票；(12)宣布選舉結(jié)果。 第34頁(yè)，共38頁(yè)。（六）會(huì)議總結(jié)（閉幕式） 內(nèi)容包括：代擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿；由領(lǐng)導(dǎo)者作總結(jié)講話；表彰先進(jìn)；合影留念等。 第35頁(yè)，共38頁(yè)。（七）后勤保障內(nèi)容包括：安排好與會(huì)人員的住宿、伙食、醫(yī)療、交通和業(yè)余文化生活、參觀訪問(wèn)等 。第36頁(yè)，共38頁(yè)。六