MF0501.01電子文件和資料管理辦法

1、1.目的和適用范圍為保證我廠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全順利運(yùn)行，提高工作效率特制定本辦法。本辦法規(guī)定計(jì)算機(jī)電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。本辦法的規(guī)定適用于我廠局域網(wǎng)電子文件的管理。2.術(shù)語電子文件：相對(duì)于紙質(zhì)文件而言，凡將儲(chǔ)存、編輯、使用于計(jì)算機(jī)媒體的信息，如文件、表單、記錄等，均稱為電子文件。3.職責(zé)3.1 綜合辦公室負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)管理，以及各部門計(jì)算機(jī)的維護(hù)管理。3.2 各部門按本規(guī)定執(zhí)行。4.管理內(nèi)容和要求4.1 局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用a) 服務(wù)器安裝WindowsNT4.0b) 客戶機(jī)安裝Windows98第二版，需要時(shí)可安裝

2、Windows2000/XP/Me等。4.1.2 基本應(yīng)用軟件a) Office2000/XP辦公自動(dòng)化軟件b) AutoCAD2000計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)軟件4.1.3 操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由綜合辦微機(jī)維護(hù)技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進(jìn)行安裝和卸載。4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用4.2.1我廠局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用Microsoft Mail電子郵局進(jìn)行管理，該軟件安裝在Windows98啟動(dòng)組程序中，隨系統(tǒng)自行啟動(dòng)，各單位必須保證郵件箱在工作時(shí)間內(nèi)開放，任何單位不得自行改動(dòng)。4.3網(wǎng)上鄰居的管理4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)編號(hào)及用戶名稱對(duì)稱表4.3.2網(wǎng)上鄰居中各單位在服

3、務(wù)器中設(shè)專用文件夾，各單位把有關(guān)文件分類歸檔。 4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類控制4.4 電子文件的管理4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定，編制必須以擴(kuò)展名為.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫。4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放，審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。4.4.3各單位收到電子文件后，必須進(jìn)行文件回復(fù)以確保你單位正常收到電子文件。4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作，發(fā)放文件有專用文件夾，接收文件有專用文件夾，作廢文件由使用者按時(shí)刪除。4.4.5電子文件不允許

4、自行進(jìn)行更改，必須由編制單位提請(qǐng)文件更改申請(qǐng)單報(bào)綜合辦公室審核、管理者代表批準(zhǔn)后，由綜合辦公室進(jìn)行整體更改。4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對(duì)文件的有效性進(jìn)行檢查，并添寫電子文件有效性檢查記錄。4.4.7由發(fā)文單位負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中，做為收發(fā)文登記。4.4.8上級(jí)部門郵件的處理方式，當(dāng)收到上級(jí)部門發(fā)來的郵件時(shí)由綜合辦公室網(wǎng)關(guān)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門，相關(guān)部門要對(duì)文件的有效性進(jìn)行反饋，最后按文件要求發(fā)回上級(jí)部門。4.4.9對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行評(píng)審和轉(zhuǎn)化，并填寫外來文件和資料評(píng)審表。4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制4.5.1電子文件不違背質(zhì)

5、量體系文件和資料控制程序、質(zhì)量記錄控制程序要求，以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。4.5.2 質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗(yàn)科計(jì)算機(jī)中網(wǎng)上鄰居正式版QMS文件為有效受控版本，其他部門和單位計(jì)算機(jī)中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本，不得在體系運(yùn)行中使用。如需要，必須經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意，管理者代表批準(zhǔn)，印制紙質(zhì)文件，并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。4.5.3 計(jì)算機(jī)中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實(shí)名、全稱或簡(jiǎn)稱的方式，避免采用數(shù)字、字母代號(hào)和個(gè)性化的名稱；以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。4.5.4 對(duì)于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料，

6、必須進(jìn)行文檔加密和標(biāo)識(shí)。4.5.5 對(duì)于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性，以避免無意中被修改。4.6計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全4.6.1每臺(tái)計(jì)算機(jī)必須安裝瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件；并定期進(jìn)行查毒和殺毒，需要時(shí)，由綜合辦微機(jī)維護(hù)技術(shù)員進(jìn)行。4.6.2 對(duì)一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。4.7 電子文件的備份4.7.1 客戶機(jī)要每季度對(duì)電子文件進(jìn)行備份，其備份方式可視情況自行確定。4.7.2 服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲(chǔ)存空間接近臨界容量時(shí)，要刻錄光盤備份，并進(jìn)行分類保管。5.相關(guān)文件和記錄電子文件有效性檢查記錄6.附件:Exchange電子郵局操作流程圖Exchange電子郵局