采購GP職能別引導(dǎo)課程

1、WorkflowERP GP2.5 第4版 PAGE 44WorkflowERP GP2.5 第4版 PAGE 42目錄 TOC h z t 第一階,1,第二階,2,第三階,3 HYPERLINK l _Toc181260287壹、課程大綱 PAGEREF _Toc181260287 h 1HYPERLINK l _Toc181260288貳、課程目標(biāo) PAGEREF _Toc181260288 h 2HYPERLINK l _Toc181260289參、ERP整體流程說明 PAGEREF _Toc181260289 h 3HYPERLINK l _Toc181260290一、一般企業(yè)流程 P

2、AGEREF _Toc181260290 h 3HYPERLINK l _Toc181260291二、採購職能作業(yè)與模組別關(guān)係 PAGEREF _Toc181260291 h 6HYPERLINK l _Toc181260292肆、採購職能必修之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元 PAGEREF _Toc181260292 h 7HYPERLINK l _Toc181260293伍、前置基本資料 PAGEREF _Toc181260293 h 8HYPERLINK l _Toc181260294一、編碼原則設(shè)定作業(yè) PAGEREF _Toc181260294 h 8HYPERLINK l _Toc181260295

3、二、幣別匯率建立作業(yè) PAGEREF _Toc181260295 h 8HYPERLINK l _Toc181260296三、付款條件建立作業(yè) PAGEREF _Toc181260296 h 9HYPERLINK l _Toc181260297四、新廠商申請建立作業(yè) PAGEREF _Toc181260297 h 9HYPERLINK l _Toc181260298五、供應(yīng)廠商資料建立作業(yè) PAGEREF _Toc181260298 h 10HYPERLINK l _Toc181260299六、單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè) PAGEREF _Toc181260299 h 10HYPERLINK l _To

4、c181260300陸、各流程說明 PAGEREF _Toc181260300 h 11HYPERLINK l _Toc181260301一、核價單 PAGEREF _Toc181260301 h 11HYPERLINK l _Toc1812603021.流程說明 PAGEREF _Toc181260302 h 11HYPERLINK l _Toc1812603032.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260303 h 12HYPERLINK l _Toc181260304二、請購資料維護(hù) PAGEREF _Toc181260304 h 13HYPERLINK l _Toc1812

5、603051.流程說明 PAGEREF _Toc181260305 h 13HYPERLINK l _Toc1812603062範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260306 h 14HYPERLINK l _Toc1812603073範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260307 h 17HYPERLINK l _Toc181260308三、詢價及審核流程 PAGEREF _Toc181260308 h 18HYPERLINK l _Toc1812603091.流程說明 PAGEREF _Toc181260309 h 18HYPERLINK l _Toc1812603

6、112.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260311 h 19HYPERLINK l _Toc181260312四、料件承認(rèn)流程 PAGEREF _Toc181260312 h 26HYPERLINK l _Toc1812603131.流程說明 PAGEREF _Toc181260313 h 26HYPERLINK l _Toc1812603142.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260314 h 27HYPERLINK l _Toc181260315五、採購流程 PAGEREF _Toc181260315 h 29HYPERLINK l _Toc181260316

7、1.流程說明 PAGEREF _Toc181260316 h 29HYPERLINK l _Toc1812603172.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260317 h 30HYPERLINK l _Toc181260318六、採購變更流程 PAGEREF _Toc181260318 h 32HYPERLINK l _Toc1812603191.流程說明 PAGEREF _Toc181260319 h 32HYPERLINK l _Toc1812603202.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260320 h 33HYPERLINK l _Toc181260321七、

8、進(jìn)貨流程 PAGEREF _Toc181260321 h 35HYPERLINK l _Toc1812603221.流程圖 PAGEREF _Toc181260322 h 35HYPERLINK l _Toc1812603232.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260323 h 37HYPERLINK l _Toc181260324八、退貨/進(jìn)貨折讓流程 PAGEREF _Toc181260324 h 39HYPERLINK l _Toc1812603251.流程說明 PAGEREF _Toc181260325 h 39HYPERLINK l _Toc1812603262.範(fàn)例及

9、重點說明 PAGEREF _Toc181260326 h 40HYPERLINK l _Toc181260327九、進(jìn)貨發(fā)票流程 PAGEREF _Toc181260327 h 42HYPERLINK l _Toc1812603281.流程說明 PAGEREF _Toc181260328 h 42HYPERLINK l _Toc1812603292.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260329 h 43HYPERLINK l _Toc181260330十、結(jié)帳流程（月結(jié)） PAGEREF _Toc181260330 h 44HYPERLINK l _Toc1812603311.流

10、程說明 PAGEREF _Toc181260331 h 44HYPERLINK l _Toc1812603322.範(fàn)例及重點說明 PAGEREF _Toc181260332 h 45HYPERLINK l _Toc181260333十一、預(yù)付流程 PAGEREF _Toc181260333 h 47HYPERLINK l _Toc1812603341.流程說明 PAGEREF _Toc181260334 h 47WorkflowERP GP2.5 第4版壹、課程大綱ERP整體流程說明採購職能必修之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元前置基本資料各流程說明核價流程請購資料維護(hù)詢價及審核流程料件承認(rèn)流程採購流程採購變更流

11、程進(jìn)貨流程退貨及進(jìn)貨折讓流程進(jìn)貨發(fā)票流程結(jié)帳流程預(yù)付流程貳、課程目標(biāo)在課程結(jié)束時，您應(yīng)該要了解：ERP之整體流程及採購職能別在企業(yè)所扮演之角色採購職能相關(guān)作業(yè)與各模組之關(guān)係採購職能應(yīng)修習(xí)哪些數(shù)位課程單元採購職能別各作業(yè)流程及懂得如何操作各建立作業(yè)及列印憑證或報表。註：基礎(chǔ)操作請於鼎新ERP II企業(yè)學(xué)習(xí)網(wǎng)（）研讀。課程系列課程名稱基礎(chǔ)操作基礎(chǔ)操作-簡易示範(fàn)篇基礎(chǔ)操作-憑證列印篇基礎(chǔ)操作-報表列印篇參、ERP整體流程說明一、一般企業(yè)流程報價單合約訂單訂單銷貨單生產(chǎn)計劃製造命令領(lǐng)料單生產(chǎn)入庫單託外進(jìn)貨單託外退貨單結(jié)帳單收款單應(yīng)收票據(jù)存款單應(yīng)付憑單付款單應(yīng)付票據(jù)提款單訂單變更銷退單庫存不足庫存不足(

12、原物料)庫存不足 (成品/半成品)退料單BOMBOM變更庫存異動單轉(zhuǎn)撥單借入/出單會計傳票資產(chǎn)移轉(zhuǎn)單資產(chǎn)外送單資產(chǎn)收回單資產(chǎn)請購單資產(chǎn)採購單資產(chǎn)進(jìn)貨單成本計算管理系統(tǒng)資產(chǎn)取得單資產(chǎn)改良單資產(chǎn)重估單資產(chǎn)報廢單資產(chǎn)出售單資產(chǎn)調(diào)整單資產(chǎn)折舊單資產(chǎn)減損單請購單採購單核價單進(jìn)貨單採購變更退貨單合約採購詢價單各職能別之關(guān)聯(lián)說明：職能作業(yè)說明業(yè)務(wù)首先客戶會請業(yè)務(wù)人員報價。雙方會根據(jù)需求簽定合約訂單或直接下訂單。若庫存數(shù)量不足應(yīng)付訂單數(shù)量，可執(zhí)行生產(chǎn)計劃（詳生管/託外職能）。後續(xù)若雙方同意變更訂單內(nèi)容可記錄訂單變更資料。於預(yù)交日出貨（銷貨單）。出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於銷退單。研發(fā)執(zhí)行生產(chǎn)計劃前，設(shè)

13、定好成品及半成品之用料資料。若不執(zhí)行生產(chǎn)計劃，亦可於開立製造命令時展開BOM用料。後續(xù)若用料有改變，則可以BOM變更記錄之。 生管託外執(zhí)行生產(chǎn)計劃後，若成品不足，可發(fā)放成製造命令（廠內(nèi)自製/託外加工），若不執(zhí)行生產(chǎn)計劃，亦可自行輸入至製造命令。正式生產(chǎn)時可於領(lǐng)/退料單（廠內(nèi)自製/託外加工）記錄各製令用料。後續(xù)完工，若為廠內(nèi)自製可利用生產(chǎn)入庫單記錄入庫資訊，若為託外加工則以託外進(jìn)貨單記錄之。託外加工品入庫後仍有退貨需求，可以託外退貨單記錄之。採購執(zhí)行生產(chǎn)計劃後，若原物料不足，可發(fā)放成請/採購單。若非生產(chǎn)性請購或不執(zhí)行生產(chǎn)計劃，亦可於請購單直接輸入。若與廠商確定產(chǎn)品的採購價格，可於核價單記錄該資訊

14、?？筛鶕?jù)採購狀況不同，決定是否另外找廠商或向廠商詢價，詢價資料可記錄於詢價單內(nèi)。詢、比、議價結(jié)束後，可以雙方需求簽定合約採購單或直接下採購單。後續(xù)若雙方同意變更採購單內(nèi)容可記錄採購變更資料。廠商於需求日進(jìn)貨（進(jìn)貨單）。進(jìn)貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於退貨單。倉管倉管在供應(yīng)廠商進(jìn)貨及品管驗收後收貨（進(jìn)貨單），若後續(xù)有退貨則將資料記錄於退貨單（參採購職能）。後續(xù)領(lǐng)料生產(chǎn)或退料，亦由倉庫負(fù)責(zé)記錄或點收（參生管/託外職能）。當(dāng)生產(chǎn)入庫（或託外進(jìn)貨）、品管檢驗完畢後，亦由倉庫點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以託外退貨單記錄之（參生管/託外職能）。後續(xù)出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在

15、銷貨/退單（參業(yè)務(wù)職能）。除上述單據(jù)會影響庫存帳外，倉管仍會依其他需求（如：緊急入庫）輸入庫存異動單、或?qū)⒘掀忿D(zhuǎn)撥至其他倉庫（轉(zhuǎn)撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。職能作業(yè)說明財務(wù)此部份涵蓋業(yè)務(wù)職能之立帳、收款、採購職能之立帳、付款、生管/託外職能之託外加工費之立帳、付款、票據(jù)融資管理、總務(wù)職能中跟會計總帳有關(guān)的部份，以及後續(xù)彙總至?xí)嬁値げ糠??？倓?wù)與財務(wù)相關(guān)之部份有：資產(chǎn)之取得、改良、重估、報廢、出售、調(diào)整、折舊及減損。與財務(wù)無關(guān)之部份有：資產(chǎn)之移轉(zhuǎn)、外送及收回。二、採購職能作業(yè)與模組別關(guān)係採購變更採購單合約採購變更合約採購單採購管理系統(tǒng)核價單(選)詢價單(選)進(jìn)

16、貨單品號廠商檔進(jìn)貨庫存增加退貨庫存減少應(yīng)付憑單退貨單付款單庫存相關(guān)資料表借入單驗退件退回請購單產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)料件承認(rèn)資料庫存管理系統(tǒng)應(yīng)付管理系統(tǒng)WorkflowERP GP2.5 第4版肆、採購職能必修之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元註：須先修習(xí)基礎(chǔ)操作學(xué)習(xí)順序課程系列（模組別）課程名稱說明建議閱讀時點全程時間（分鐘）0採購管理系統(tǒng)採購管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)地圖與引導(dǎo)了解與採購職能相關(guān)之其它模組說明*課前630應(yīng)付管理系統(tǒng)應(yīng)付管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)地圖與引導(dǎo)課後371庫存管理系統(tǒng)品號(基本)資料建立作業(yè)了解與採購職能相關(guān)之品號基本資料*課前362品號(採購)資料建立作業(yè)*課前283庫存狀況查詢作業(yè)課後394採購管理系統(tǒng)採購系統(tǒng)簡

17、介了解採購職能別主要作業(yè)*課前125採購基本資料篇*課前276廠商資料新增與保留*課前387採購商品定價及核價篇*課前258請購管理篇*課前269詢價管理*課前2710採購單管理及採購變更篇*課前4011進(jìn)貨與退貨作業(yè)篇*課前9012進(jìn)貨發(fā)票管理*課前1513進(jìn)貨記錄統(tǒng)計與分析篇課後3114廠商評核管理篇課後4615其他批次作業(yè)與查詢作業(yè)課後2116開帳導(dǎo)入篇課後717產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)BOM用量資料與取替代建立篇了解與採購職能相關(guān)之產(chǎn)品結(jié)構(gòu)基本資料課後4518料件承認(rèn)管理篇課後1319BOM自動請購作業(yè)課後920應(yīng)付管理系統(tǒng)應(yīng)付系統(tǒng)之結(jié)帳作業(yè)了解採購職能別與結(jié)帳、付款相關(guān)作業(yè)*課前5621應(yīng)付

18、系統(tǒng)之預(yù)付作業(yè)篇課後4122版更說明7.X線上版更說明-採購職能篇-*課前40建議：為達(dá)到更好的學(xué)習(xí)效果，我們建議您在上本課程前先於鼎新ERP II企業(yè)學(xué)習(xí)網(wǎng)（）研讀建議閱讀時點課前之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元。註：必修之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)課程共計(14小時17分)伍、前置基本資料一、編碼原則設(shè)定作業(yè)位址：基本資料管理系統(tǒng) 建立作業(yè) 編碼原則設(shè)定作業(yè)目的：可先於本作業(yè)設(shè)定廠商代號之編碼方式，後續(xù)於供應(yīng)廠商資料建立作業(yè)新增廠商資料時，可開窗找到此作業(yè)的編碼方式編定新的代號。二、幣別匯率建立作業(yè)位址：基本資料管理系統(tǒng) 建立作業(yè) 幣別匯率建立作業(yè)目的：本系統(tǒng)所要使用之幣別，皆需於本作業(yè)先行建立。三、付款條件建立作業(yè)位址：基

19、本資料管理系統(tǒng) 建立作業(yè) 付款條件建立作業(yè)目的：對於廠商進(jìn)貨後預(yù)計付款日及資金實現(xiàn)日等設(shè)定付款條件。四、新廠商申請建立作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 基本資料管理 新廠商申請建立作業(yè)目的：對於新廠商可利用此作業(yè)先提出申請，後續(xù)確認(rèn)後，即可產(chǎn)生正式的廠商資料。五、供應(yīng)廠商資料建立作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 基本資料管理 供應(yīng)廠商資料建立作業(yè)目的：記錄供應(yīng)廠商基本資料。六、單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 基本資料管理 單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)目的：設(shè)定採購管理系統(tǒng)須使用之單別及其性質(zhì)。註：以上基本資料之欄位說明及操作詳參採購管理系統(tǒng) 採購基本資料篇、廠商資料新增與保留及7.X線上版更說明 採購職能篇數(shù)位課程單元。

20、陸、各流程說明一、核價單1.流程說明核價單建立作業(yè)核價單憑證核準(zhǔn)品號廠商檔廠商端本公司要求報價報價單憑證正式報價採購人員聯(lián)絡(luò)人修改是否核價單憑證詢、比、議價註：詳參採購管理系統(tǒng) 採購商品定價及核價篇數(shù)位課程單元。2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 日常異動處理 核價單建立作業(yè)範(fàn)例說明：針對INV1009合成皮，向廠商1001國內(nèi)供應(yīng)商詢、比、議價且核準(zhǔn)後，採購人員申請核價程序，並將結(jié)果輸入至核價單建立作業(yè)。重點說明：新增一單據(jù)，須於單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)設(shè)定一單據(jù)性質(zhì)32.核價單單據(jù)之單別。輸入單據(jù)日期。輸入廠商代號（須先於供應(yīng)廠商資料建立作業(yè)輸入該廠商之基本資料）。輸入廠商報價之品號。輸入廠

21、商報價之有效日期（即生效日及失效日）。輸入廠商對該品號之報價。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，核準(zhǔn)後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色核字。本作業(yè)資料可作為後續(xù)採購單抓取參考單價順序之來源。練習(xí)題1：針對品號INV1001SL足墊，向廠商1002 嘉嘉供應(yīng)商詢、比、議價且核準(zhǔn)後，採購人員申請核價程序，並將結(jié)果輸入至核價單建立作業(yè)，該品號單價為$25，該核價一個月內(nèi)有效。二、請購資料維護(hù)1.流程說明 SHAPE * MERGEFORMAT 請購單建立作業(yè)請購單憑證核準(zhǔn)請購資料維護(hù)作業(yè)修改請購單憑證是否詢、比、議價需求單位提出請購需求時請購(分批)資料維護(hù)分批請購否是註：詳參採購管理系統(tǒng) 請購管理篇、詢價管理及7.x線上

22、版更說明 採購職能篇數(shù)位課程單元。2範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 請購資料管理 請購（分批）資料維護(hù)作業(yè)範(fàn)例說明：採購單位接獲請購需求，品號分別為INV1009 合成皮及INV1001 SL足墊，需求中之INV1009合成皮須分批請購，採購人員於請購（分批）維護(hù)作業(yè)輸入分批請購資料。重點說明：本作業(yè)主要目的在於審核請購單分批請購之需求，無須新增單別。以查詢方式找到部門別物管部門於上一單據(jù)輸入之請購單號，按一下修改鈕；進(jìn)行分批請購資料維護(hù)。勾選分批採購。選擇分批方式。按下確認(rèn)鈕，系統(tǒng)會依選擇的分批方式自動帶出分批請購相關(guān)資料。確認(rèn)採購人員是否正確，可另修改。確認(rèn)供應(yīng)廠商是否正確，可另修改

23、。確認(rèn)交貨庫別是否正確，可另修改。若有特別事項須註明，可輸入至備註欄位，執(zhí)行請購資料更新作業(yè)時可選擇將此備註資料產(chǎn)生至採購單。採購單號不需輸入，執(zhí)行請購資料更新作業(yè)產(chǎn)生對應(yīng)採購單後由系統(tǒng)回寫採購單號，產(chǎn)生採購單後，結(jié)案碼會被更新成Y:自動結(jié)案。採購數(shù)量會依原始請購數(shù)量再依據(jù)選擇的分批方式帶出各廠商的請購數(shù)量，檢視是否應(yīng)依採購批量、最低補(bǔ)量、補(bǔ)貨倍量等其它因素修改採購數(shù)量。確認(rèn)後續(xù)發(fā)票課稅別是否正確，可另修改。確認(rèn)交貨日是否正確，可另修改。確認(rèn)採購單價是否正確，可另修改。若已確認(rèn)此請購需求，可將鎖定碼打勾，以區(qū)分已經(jīng)確認(rèn)及未經(jīng)確認(rèn)需求之資料。3範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 請購資料管理

24、請購資料維護(hù)作業(yè)範(fàn)例說明：採購單位接獲的請購需求中之INV1001SL足墊，無須分批請購，若亦無需詢價，則採購人員可於請購資料維護(hù)作業(yè)直接確認(rèn)需求。重點說明：本作業(yè)主要目的在於審核請購單不須分批請購之需求，以同樣的方式檢視請購資料。若此筆請購需求不予認(rèn)可（不需採購），可按工具列之指定結(jié)案鈕處理。練習(xí)題2：假設(shè)您是採購人員，請至採購管理系統(tǒng) 請購資料管理 請購（分批）資料維護(hù)查詢二筆資料：由10物管部門於當(dāng)月1日提出之需求，品號為INV1002底座，數(shù)量1,000個，需求日為當(dāng)月8日；此張請購單分別向1011大同公司及1012 華夏公司採購700及300個。由70倉管部門於當(dāng)月1日提出之需求，品

25、號為INV1004 一般輪，數(shù)量1,000個，需求日為當(dāng)月9日。此品號因從未經(jīng)核價程序，故查詢後請勿做任何維護(hù)資料，待流程三（詢價及審核）再繼續(xù)練習(xí)。於本作業(yè)查詢之目的，在於了解70倉管部門之需求。三、詢價及審核流程請購資料維護(hù)作業(yè)1.流程說明詢價單建立作業(yè)詢價單審核作業(yè)請購資料更新作業(yè)採購單建立作業(yè)請購流程核價否是否請購資料維護(hù)作業(yè)請購（分批）資料維護(hù)分批請購=N註：詳參採購管理系統(tǒng) 詢價管理及7.x線上版更說明 採購職能篇數(shù)位課程單元。2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 詢價資料管理 詢價單建立作業(yè)範(fàn)例說明：針對流程二第一筆請購需求，品號INV1001SL足墊，此品號因從未經(jīng)核價程序

26、，故採購人員向兩家廠商1001 國內(nèi)供應(yīng)商以及1002 嘉嘉供應(yīng)商進(jìn)行採購前的詢價並紀(jì)錄於系統(tǒng)中。輸入第一家供應(yīng)廠商報價資料：重點說明：新增第一家供應(yīng)商報價資料，點選新增後，於請購單別欄位開窗查詢並選取請購單號。輸入單據(jù)日期。選取供應(yīng)廠商為1001國內(nèi)供應(yīng)商。於請購序號欄位開窗選取請購單之原序號。系統(tǒng)會依該請購單明細(xì)帶出品號、規(guī)格、數(shù)量等資料。在廠商報價欄位輸入廠商報價6元。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，核準(zhǔn)後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色核字。輸入第二家供應(yīng)廠商報價資料：重點說明：向第二個廠商1002嘉嘉供應(yīng)商詢價，以同樣的方式新增第二筆廠商報價資料。輸入廠商報價。練習(xí)題3：品號INV1004 一般輪因從未經(jīng)

27、核價程序，故採購人員您必須詢、比、議價，請將初步詢價結(jié)果輸入至採購管理系統(tǒng) 詢價資料管理 詢價單建立作業(yè)：供應(yīng)廠商單價1011大同公司101012華夏公司11作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 詢價資料管理 詢價單審核作業(yè)範(fàn)例說明：採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結(jié)果呈交主管審核。重點說明：點選查詢按鈕，在請購單別欄位開窗選取已經(jīng)詢好價的請購單號，不需新增單據(jù)。於單身核準(zhǔn)欄位勾選最終選擇之供應(yīng)廠商，如：1001 國內(nèi)供應(yīng)商?？稍趥湓]欄位紀(jì)錄選擇原因。核準(zhǔn)後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色核字，系統(tǒng)亦會更新請購資料維護(hù)作業(yè)的詢價碼為已核準(zhǔn)，表示整個詢價及審核程序已完成，可繼續(xù)下一程序請購資料更新作業(yè)。工具列

28、上提供兩個核準(zhǔn)按鈕：單筆確認(rèn)及整張確認(rèn)；若同一請購單有兩筆資料，假設(shè)兩筆請購品號向兩家不同供應(yīng)廠商採購，可利用單筆確認(rèn)鈕處理，以避免因與另一家供應(yīng)廠商詢、比、議價時間過長而延誤另一請購品之採購；假設(shè)兩筆請購品號向同一家供應(yīng)廠商採購，可利用整張確認(rèn)審核同一請購單資料。註：分批請購之品號不可走詢價流程。練習(xí)題4：承上一步驟（詢價單建立作業(yè)）練習(xí)題，採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結(jié)果呈交主管審核。假設(shè)您是該名主管，請至採購管理系統(tǒng) 詢價資料管理 詢價單審核作業(yè)做最後審核決定。作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 請購資料管理 請購資料更新作業(yè)範(fàn)例說明：將已審核過的請購資料，批次拋轉(zhuǎn)成正式採購單。重

29、點說明：篩選要拋轉(zhuǎn)成採購單之請購單號範(fàn)圍。可選擇鎖定選項為已鎖定者，篩選需求確認(rèn)（未執(zhí)行詢價流程者）或已審核（有執(zhí)行詢價流程者）之請購單。註：已鎖定/未鎖定者皆可更新成採購單。若有多個採購人員，則依所屬權(quán)責(zé)選擇採購人員。輸入要產(chǎn)生之採購日期及產(chǎn)生哪一個單別之單據(jù)。執(zhí)行結(jié)果（由系統(tǒng)自動產(chǎn)生之採購單）：重點說明：依請購資料更新成採購明細(xì)。可依是否須緊急處理勾選急料，以提醒供應(yīng)廠商急件處理。採購單明細(xì)也會將請購單別、單號、序號列出以作後續(xù)勾稽。練習(xí)題5：將已確認(rèn)之請購單拋轉(zhuǎn)成正式採購單。請購部門品號數(shù)量需求日上一步驟10物管部門INV1002 底座1,000個當(dāng)月8日分批請購70倉管部門INV100

30、4一般輪1,000個當(dāng)月9日詢價審核四、料件承認(rèn)流程1.流程說明產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)請購資料維護(hù)作業(yè)詢價單建立作業(yè)詢價單審核作業(yè)請購資料更新作業(yè)採購單建立作業(yè)請購流程料件承認(rèn)資料建立作業(yè)料件承認(rèn)異動作業(yè)議價、比價確認(rèn)品質(zhì)規(guī)格核價否是否請購資料維護(hù)作業(yè)註：詳參產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng) 料件承認(rèn)管理篇數(shù)位課程單元。2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng) 料件承認(rèn)管理 料件承認(rèn)資料建立作業(yè)範(fàn)例說明：向供應(yīng)廠商索取料件承認(rèn)資料，並將此資料輸入於本作業(yè)，可作為後續(xù)購料時之管制。重點說明：以查詢方式找出品號，按下修改鈕輸入料件承認(rèn)資料。料件承認(rèn)碼打勾，表示後續(xù)採購單必須受到控管，已承認(rèn)之廠商才能發(fā)出採購單。開窗

31、選取合格製造商代號。輸入廠商合格的承認(rèn)型號，不可空白。主要來源打勾，表示此供應(yīng)商可設(shè)定為該品號之主要供應(yīng)商。註：可直接於料件承認(rèn)資料建立作業(yè)裡輸入同一品號所有廠商之料件承認(rèn)資料，亦可於料件承認(rèn)異動作業(yè)將同一品號各別廠商之料件承認(rèn)資料輸入。作業(yè)位址：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng) 料件承認(rèn)管理 料件承認(rèn)異動作業(yè)範(fàn)例說明：廠商提供變更之料件承認(rèn)資料。重點說明：新增一筆資料，於品號欄位輸入要變更哪一個品號之料件承認(rèn)資料。輸入製造商代號及其承認(rèn)型號。修改次數(shù)會根據(jù)同一廠商、承認(rèn)型號、品號之變更次數(shù)由系統(tǒng)自動帶出?？奢斎胱兏?，以作後續(xù)備查。輸入修改後之承認(rèn)文號。單據(jù)存檔後資料自動確認(rèn)。五、採購流程1.流程說明廠商

32、端本公司採購單建立作業(yè)採購單憑證核準(zhǔn)進(jìn)貨跟催廠商預(yù)計進(jìn)貨表品號預(yù)計進(jìn)貨表廠商採購交貨狀況表等.聯(lián)絡(luò)人一、傳送給廠商二、後續(xù)追蹤修改是否採購單憑證註：詳參採購管理系統(tǒng) 採購單管理及採購變更篇數(shù)位課程單元。2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 日常異動處理 採購單建立作業(yè)範(fàn)例說明：遇有緊急採購需求（未執(zhí)行請購流程），手動輸入向廠商1001 國內(nèi)供應(yīng)商購買INV1002 底座500 個。重點說明：以新增方式，輸入採購單別。須於單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)設(shè)定一單據(jù)性質(zhì)33.採購單之單別。輸入單據(jù)日期及廠商代號，廠商為1001 國內(nèi)供應(yīng)商，系統(tǒng)將會帶出廠商基本資料中所預(yù)設(shè)的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款

33、條件等資訊，可視情況再自行修改。輸入廠別代號(系統(tǒng)預(yù)設(shè)資料中的第一筆廠別)及交易幣別。輸入購買品號為INV1002 底座。輸入購買數(shù)量500。輸入採購單價，系統(tǒng)會依預(yù)設(shè)的取價原則抓取單價，可修改。輸入採購品之預(yù)交日。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，核準(zhǔn)後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色核字，採購人員再將單據(jù)印出傳交廠商。練習(xí)題6：新增一張緊急採購單，向廠商1002嘉嘉供應(yīng)商購買INV1001 SL底座，數(shù)量600個，單價62元，預(yù)交日為當(dāng)月20日。六、採購變更流程1.流程說明廠商端本公司採購變更單建立作業(yè)要求變更採購變更單憑證核準(zhǔn)進(jìn)貨跟催廠商預(yù)計進(jìn)貨表品號預(yù)計進(jìn)貨表廠商採購交貨狀況表等.採購變更單憑證一、傳送給廠商

34、二、後續(xù)追蹤採購人員聯(lián)絡(luò)人同意變更修改是否註：詳參採購管理系統(tǒng) 採購單管理及採購變更篇數(shù)位課程單元。2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 日常異動處理 採購變更單建立作業(yè)範(fàn)例說明：將流程五輸入的採購單變更，追加數(shù)量100個，因為緊急追加，廠 商要求價格調(diào)漲，單價修正為62元。重點說明：本作業(yè)主要目的在於將原始的採購單變更，無須新增一張單別，而是新增一個變更版次，按下新增鈕後，於採購單別開窗查詢原始採購單號。選好採購單號後，由系統(tǒng)自動帶出變更版次，不可修改，表示變更次數(shù) (一張採購單最多可變更9,999次)。輸入單據(jù)日期。選取採購單原序號。系統(tǒng)會依該採購單序號帶出明細(xì)資料，如：品號、規(guī)格等資

35、料。若為增加採購品項，可於本欄位輸入該採購單據(jù)不存在之序號。修改原採購數(shù)量500個為600個。修改原採購單價60元為62元。輸入變更原因，以作後續(xù)原因追查。單據(jù)存檔後將自動確認(rèn)，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色核字。本作業(yè)更改的資料將會回寫至原採購單中。練習(xí)題7：承練習(xí)題6，發(fā)出採購單後，物控單位通知必需要考量損耗率，因此追加數(shù)量至650個，並將預(yù)交日改為22日。七、進(jìn)貨流程1.流程圖A.不含本系統(tǒng)之進(jìn)口流程庫存管理系統(tǒng)採購單建立作業(yè)進(jìn)貨單建立作業(yè)進(jìn)貨單憑證隨貨附發(fā)票月結(jié)(詳應(yīng)付憑單流程)廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進(jìn)貨統(tǒng)計表廠商進(jìn)貨異常表等.合格庫存增加進(jìn)貨單驗收作業(yè)驗退件退回作業(yè)檢驗不合格廠商送貨借入

36、單建立作業(yè)採購管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)前置資料來源進(jìn)貨單憑證註：詳參採購管理系統(tǒng) 進(jìn)貨與退貨作業(yè)篇數(shù)位課程單元。B.含本系統(tǒng)之進(jìn)口流程採購單建立作業(yè)進(jìn)貨單建立作業(yè)報關(guān)/贖單建立作業(yè)進(jìn)貨單與費用產(chǎn)生作業(yè)自 動產(chǎn) 生採購管理系統(tǒng)進(jìn)口作業(yè)管理系統(tǒng)報關(guān)/贖單關(guān)稅費用產(chǎn)生進(jìn)口費用建立作業(yè)庫存管理系統(tǒng)進(jìn)貨單憑證廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進(jìn)貨統(tǒng)計表廠商進(jìn)貨異常表等.合格庫存增加進(jìn)貨單驗收作業(yè)檢驗進(jìn)貨單憑證驗退件退回作業(yè)不合格2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 日常異動處理 進(jìn)貨單建立作業(yè)範(fàn)例說明：請模擬倉管人員將前一流程的採購單做進(jìn)貨入庫的動作。重點說明：新增一單據(jù)，輸入進(jìn)貨單別（須先於單據(jù)性質(zhì)設(shè)定

37、作業(yè)設(shè)定一單據(jù)性質(zhì)34.進(jìn)貨單之單別）。輸入單據(jù)日期。輸入供應(yīng)廠商代號。利用單頭的複製前置單的功能鈕，可將日前的採購單資料複置過來。輸入此次進(jìn)貨是依據(jù)哪一張採購單而來的，輸入完後，請按下確認(rèn)鈕。由系統(tǒng)自動帶出前置採購單的相關(guān)單別、單號、序號、品號、數(shù)量等資料，倉管人員需要再確認(rèn)所點收的數(shù)量後，將正確的進(jìn)貨數(shù)量輸入進(jìn)貨數(shù)量欄位，若該產(chǎn)品不需經(jīng)品管驗收即可入庫，驗收數(shù)量等於進(jìn)貨數(shù)量。數(shù)量核好後，即可將單據(jù)確認(rèn)，單據(jù)確認(rèn)後，庫存數(shù)量增加。八、退貨/進(jìn)貨折讓流程1.流程說明進(jìn)貨單建立作業(yè)本公司廠商端廠商送貨退貨單建立作業(yè)可以進(jìn)貨單為前置單據(jù)退貨：輸入數(shù)量、單價及金額折讓：輸入金額庫存管理系統(tǒng)庫存減少若

38、為退貨要求退貨/折讓聯(lián)絡(luò)人同意退貨/折讓進(jìn)貨折讓單憑證列印作業(yè)退貨單憑證核準(zhǔn)修改是否進(jìn)貨折讓單憑證列印作業(yè)退貨單憑證註：詳參採購管理系統(tǒng) 進(jìn)貨與退貨作業(yè)篇數(shù)位課程單元。2.範(fàn)例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng) 日常異動處理 退貨單建立作業(yè)範(fàn)例說明：發(fā)現(xiàn)已進(jìn)貨入庫之INV1002 底座有不良品50個，與廠商協(xié)商後可退回並扣款。重點說明：新增一單據(jù)，輸入退貨單別（須先於單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)設(shè)定一單據(jù)性質(zhì)35.退貨單之單別）。輸入單據(jù)日期。若要退貨或折讓之對應(yīng)進(jìn)貨單已有輸入發(fā)票資料，可先輸入要退的貨是退哪一張發(fā)票資料，再於單身帶出其它資料。確認(rèn)廠別及幣別是否與對應(yīng)之進(jìn)貨單相同。輸入退貨品號，亦可按F4查

39、詢退貨對應(yīng)之進(jìn)貨單資料，選取進(jìn)貨單後，品號、進(jìn)貨單號及採購單號會由系統(tǒng)自動帶出。選擇退貨類型，若為1.退貨就必須輸入數(shù)量及單價，單據(jù)確認(rèn)後庫存數(shù)量會減少；若為2.折讓則只要輸入金額，兩者皆會減少應(yīng)付帳款。本範(fàn)例為退貨，故輸入退貨數(shù)量50。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，倉管點交出庫後確認(rèn)單據(jù)?？伸稈褓弳谓⒆鳂I(yè)檢查退貨數(shù)量是否有更新至採購單之已交數(shù)量，並檢查結(jié)案碼狀況，若退貨後仍要繼續(xù)進(jìn)貨，可重複進(jìn)貨流程，若否可利用採購變更單建立作業(yè)或採購指定結(jié)案作業(yè)指定不繼續(xù)進(jìn)貨。補(bǔ)充說明退貨與驗退之差異：退貨：若檢驗方式採抽檢，且商品經(jīng)雙方協(xié)商後可退回，則此種情況稱之為退貨。商品必須為已入庫後退回廠商者，退貨單確

40、認(rèn)時，庫存及應(yīng)付帳款會減少，若為折讓單，則只有應(yīng)付帳款會減少。驗退：指於檢驗過程即發(fā)現(xiàn)不良，商品尚未入庫，並不會影響庫存，故視同尚未收到商品，並不需要支付貨款給廠商，驗退件可透過驗退件退回作業(yè)記錄處理。練習(xí)題8：本月4 日向供應(yīng)廠商1012華夏公司進(jìn)貨一批，其中品號INV1011普通泡棉共5,000個，抽檢後已全數(shù)入庫。次日領(lǐng)料發(fā)現(xiàn)有瑕疵品但仍堪用，經(jīng)協(xié)商後不須退回給廠商，但廠商願意給予折讓$1,000，請利用退貨單建立作業(yè)記錄之。九、進(jìn)貨發(fā)票流程1.流程說明採購管理系統(tǒng)進(jìn)貨單時點一：隨貨附發(fā)票應(yīng)付憑單時點二：月結(jié)應(yīng)付憑單自動結(jié)帳作業(yè)依統(tǒng)一結(jié)帳日依廠商結(jié)帳日若進(jìn)貨單已確認(rèn)，於結(jié)帳前，可按進(jìn)貨單建立作業(yè)工具列發(fā)票資料修改鈕補(bǔ)入發(fā)票資料。若單據(jù)已確認(rèn)，於產(chǎn)生會計分錄前要修改應(yīng)付憑單上之發(fā)票資料，可按應(yīng)付憑單建立作業(yè)工具列之發(fā)票付款資料修改鈕處理。若為隨貨附發(fā)票則可於進(jìn)貨單建立作業(yè)輸入發(fā)票資料，後續(xù)執(zhí)行應(yīng)付憑單自動結(jié)帳作業(yè)（依統(tǒng)一/廠商結(jié)帳日）可將發(fā)票資料直接產(chǎn)生至應(yīng)付憑單，不須再另外輸入。若不為隨貨附發(fā)票，亦可執(zhí)行應(yīng)付憑單自動結(jié)帳作業(yè)（依統(tǒng)一/廠商結(jié)帳日）結(jié)帳至應(yīng)付憑單，後續(xù)再補(bǔ)入發(fā)票資料。若採月結(jié)開立發(fā)票，則可於應(yīng)付憑單建立作業(yè)輸入發(fā)票資料。註：詳參採購管理系統(tǒng) 進(jìn)貨發(fā)票管理數(shù)位課程