化妝品質(zhì)量體系文件005 物料采購管理制度

1、物料采購管理制度編制部門：供銷部 日期：版號/改次：1.0/第。次 日期：實施日期：2021年00月00日 日期：分發(fā)部門：總經(jīng)辦份質(zhì)量部份生產(chǎn)部份供銷部份辦公室份 研發(fā)部份1目的為加強對公司采購的管理，規(guī)范采購工作，保證生產(chǎn)的供應(yīng)，控制采購的本錢，特 制定本程序。范圍本程序適用于采購部人員在進行采購作業(yè)時的相關(guān)工作。職責(zé)供銷部：負責(zé)采購質(zhì)量的管理和控制，供方選擇、評定、再評定工作。總經(jīng)理：負責(zé)批準合格供方清單。質(zhì)量部：負責(zé)對原材料的檢驗工作。倉儲部：請購倉儲用品物料或其他物料。生產(chǎn)部:負責(zé)原料質(zhì)量協(xié)議的制定，請購生產(chǎn)物料和常用耗材。4內(nèi)容. 1采購申請使用部門依據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計劃和和物料庫存量等

2、制定填寫物料采購申請單，采購 單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。經(jīng)審批后交由供銷部下單采購。對于請購重要的物料或由特定供應(yīng)商供應(yīng)的物料，物料請購部門應(yīng)在請購單上 特別注明或單獨進行請購。物料的緊急請購時，請購部門應(yīng)在物料請購單的說明欄中注明原因，并使用緊 急請購單填寫，送供銷部。4.2采購方式的選擇2.1有些物料的采購，應(yīng)要求供方先提供樣板，經(jīng)設(shè)計部、采購部等相關(guān)部門認可簽 板后，方可通知供方生產(chǎn)。公司所采購的物資總金額大，并有多家生產(chǎn)商生產(chǎn)必須競標的方式進行采購。公司的采購方式除選用規(guī)定的直接采購、間接采購等方法外，還應(yīng)根據(jù)物料的 特性與需求量，采用以下兩種方式進行采購。集中

3、采購：具有共同性的物料，使用集中采購可降低費用時，供銷部應(yīng)根據(jù)請 購單需求，定期進行采購。一一長期采購：凡經(jīng)常使用且用量比擬大的物料，供銷部應(yīng)聯(lián)合其他部門對供應(yīng)商進 行考核，考核通過后與供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議。4.3采購流程4. 3.1收集了解所請購物料的倉庫庫庫存情況。4. 3.2計算最經(jīng)濟的物料采購數(shù)量，并根據(jù)各種物料的期限編制物料需求計劃，報采 購經(jīng)理進行審批。3.3首批原料交生產(chǎn)部相關(guān)負責(zé)審核，總經(jīng)理核準。采購計劃采購部根據(jù)確定的采購數(shù)量、采購對象、采購方式、采購時間等編制采購計劃并報 總經(jīng)理審批。采購文件（合同/協(xié)議）5.1采購部接到物料采購申請單后，依據(jù)合格供應(yīng)商清單和供應(yīng)商供貨質(zhì)

4、量情況等, 制定采購計劃表，選擇物料供應(yīng)商。5.2編制采購合同/協(xié)議，采購合同應(yīng)包含：1）供方與分供方的全名、法人代表，以及雙方的通訊聯(lián)系的 、電報、電傳等；2）采購貨品的名稱、型號和規(guī)格，以及采購的數(shù)量和價格；3）交貨期、交付方式和交貨地點；4）質(zhì)量要求和驗收方法，以及不合格品的處理，當另訂有質(zhì)量協(xié)議時，應(yīng)在采購合 同中寫明見“質(zhì)量協(xié)議”；5）違約的責(zé)任等內(nèi)容。4. 5.3生產(chǎn)部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量要求編制各類采購產(chǎn)品的采購文件，作為采購的依據(jù), 必要時，應(yīng)附加在訂貨合同后。采購產(chǎn)品的驗收標準按原料質(zhì)量標準執(zhí)行。采購原那么嚴格按照采購技術(shù)要求進行采購，選擇合格供方。所有常規(guī)物料或服務(wù)的采購必須向

5、已列入合格供應(yīng)商清單的供應(yīng)商進行采購。所有常規(guī)物料的采購必須以采購申請單或采購合同（含服務(wù)采購合同） 的形式進行采購作業(yè)。確保采購周期，保證滿足申購部門使用要求。采購訂單4. 7.1采供部根據(jù)采購計劃，選擇合格供應(yīng)商清單中指定的供方，進行詢價、比價 后，與其簽訂規(guī)范的訂貨合同，并附上采購技術(shù)文件，報采供部經(jīng)理審核，廠長批準 后生效，由采供部負責(zé)具體執(zhí)行。物料采購合同經(jīng)審批后，向物料供應(yīng)商下達采購訂單。4. 7.2采購部所擬定的采購合同必須經(jīng)過財務(wù)部、法律顧問與總經(jīng)理的審批，三方就 合同中的條款提出建議或意見，采購部人員據(jù)此修訂合同并與供應(yīng)商協(xié)商。4. 7.3采購人員按照采購的先后順序?qū)⑽锪嫌嗀?/p>

6、單編輯成冊，并結(jié)合采購進度計劃制 訂每日的跟催計劃，防止因出現(xiàn)延期供貨而影響生產(chǎn)的進度。7. 4在供貨過程中，采購員應(yīng)保持與供應(yīng)商的有效溝通，力求確保物料按質(zhì)、按量、 如期到貨。4.8貨物驗收管理4. 8. 1包裝完整性檢查1）檢查物料的外包裝，物料外包裝應(yīng)牢固完好，無破損、無受潮、無污染、無混雜、無 蟲蛀鼠咬。2）檢查物料運輸工具的衛(wèi)生情況，運輸工具應(yīng)潔凈、無異味，嚴禁與有毒、有害、易污 染的物品混裝、混運。3）檢查物料外包裝標識和隨附票證，物料標識和隨附票證（如收貨單、物料檢驗報告 等）物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家名稱、批號、出廠日期應(yīng)與訂單或合同相符，印 字清晰。4）來貨包裝檢查合格后

7、，驗收人員在外包裝上貼待驗標簽并填寫請驗單。5）物料質(zhì)量檢查符合標準后，驗收人員應(yīng)在外包裝上標注并通知入庫。4. 8. 2物料入庫手續(xù)1）物料到貨后，依據(jù)物料驗收制度，質(zhì)量部對采購的貨物進行驗收。質(zhì)量部負責(zé)按流程 對采購物料進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。2）包裝驗收不符合標準時，驗收人員在外包裝上貼不合格標簽，按不合格品管理制度處理。相關(guān)部門將輸出物料不合格通知單和處理意見至供銷部，采購部反應(yīng)供應(yīng)商 并跟進處理方案（如特收、返工、退貨、報廢、扣款等處理措施方案）。4. 8. 3采購部應(yīng)對不合格品的有關(guān)情況進行統(tǒng)計，實現(xiàn)對供方的評價、選擇和控制，不 斷提高采購質(zhì)量。4. 8.4來貨中的生

8、產(chǎn)物料均應(yīng)經(jīng)倉管員進行檢查，檢查不合格,應(yīng)立即通知采購部，聯(lián) 系供方退貨并重新提供合格品。嚴重的還應(yīng)報告總經(jīng)理，要求供方賠償經(jīng)濟損失。4.9物料貨款結(jié)算物料驗收合格后，供銷部與供應(yīng)商對賬，通知供應(yīng)商開發(fā)票，收到發(fā)票后由財務(wù)部 門進行貨款核算、結(jié)算。假設(shè)采購來的物料數(shù)量缺失，那么按照實際數(shù)量進行付款。4. 10采購部應(yīng)保存采購信息和索證索票要求4. 10. 1供應(yīng)商管理制度供方選擇、評價、再評價、供應(yīng)商及相關(guān)質(zhì)量平安的有效證 明文件，合格供應(yīng)商。建立物料索證索票檔案，可按供應(yīng)商名稱或者化妝品種類建檔備 查，票證資料應(yīng)當妥善保存，保存期應(yīng)當比產(chǎn)品有效期延長6個月。4. 10.2采購計劃、采購清單、

9、采購協(xié)議、采購合同等。4. 10. 3物料索證索票A）物料的索證索票應(yīng)由相關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠?zé)，相關(guān)人員應(yīng)當經(jīng)過培訓(xùn)。B）票證資料索取時，檢查資料的完整性和有效性；對不能提供原件的，可以提供復(fù)印件， 但復(fù)印件應(yīng)加蓋國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的公章。C）物料來料時，應(yīng)索取供貨商出具的正式銷售發(fā)票及其他相關(guān)憑證（如送貨單、當批物 料檢驗報告等），注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號、保質(zhì)期、 單價、金額、銷貨日期，以及原料，包裝材料供應(yīng)商的住所和聯(lián)系方式等信息。11物料購貨臺賬管理企業(yè)應(yīng)制定購貨臺賬，購貨臺賬可按照供應(yīng)商、供貨品種、供貨時間順序等分類 管理。購貨臺賬按照每次購入的情況如實記錄，內(nèi)容包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日 期、批號、保質(zhì)期限、產(chǎn)地、購進價格、購貨日期、到貨日期、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式