Fo某mail及Outlook使用技巧培訓(xùn)(共43張)

1、郵件客戶端軟件(、)使用技巧培訓(xùn)深圳市深國際西部物流有限公司行政部 2009年11月30日一、郵件常見功能解釋郵件中常見名詞:收件人：就是郵件的直接收件人抄送：非直接收件人，但屬有必要知會的人（如自己的直接領(lǐng)導(dǎo)，對方的直接領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助自己工作的同事等）密送（又叫密件抄送）：想讓某人了解郵件內(nèi)容，但不想讓收件人、抄送人知道的時候，可用密送功能二、收發(fā)形式比較1、郵件 通過網(wǎng)頁登陸的郵箱都可稱為郵件。其優(yōu)點是在 任何場合（出差、國外等），只要有網(wǎng)絡(luò)既可登陸，但 主要弊端： -收發(fā)及閱讀郵件速度慢 -上傳附件容易失敗 -存儲空間有限二、收發(fā)形式比較2、郵件客戶端軟件也就是通過本地軟件接受郵件的軟件，在

2、商務(wù)辦公場合 廣 泛使用。郵件客戶端軟件是需要事先安裝到電腦上，打開軟件即可以收發(fā)郵件，不需要登陸網(wǎng)頁，也不需要臨時下載其他工具就可以登陸。優(yōu)點：-登陸方便快捷 -收發(fā)郵件的速度要快于郵件； -可批量上傳或下載郵件附件 -所有進出郵件可以全部存儲在本地磁盤上 -有許多可以高效率處理郵件的工具三、郵件客戶端軟件介紹常用郵件客戶端軟件主要有: (自帶程序) 其中比較主流的還是和。四、 使用說明 （簡稱,或者 ）是自帶的捆綁程序，所以不用另外下載，可直接使用。使用前準備工作：建立本地郵件存儲文件夾I、基本設(shè)置及操作步驟1、開始程序 四、 使用說明四、 使用說明2、設(shè)置連接向?qū)?輸入姓名 輸入郵件地址

3、，如 服務(wù)器名稱(以我司郵件系統(tǒng)為例)接受郵件的服務(wù)器（3）為發(fā)送郵件的服務(wù)器（）為四、 使用說明 輸入郵件賬戶名和密碼（即是登陸郵箱網(wǎng)站的和密碼） 完成向?qū)гO(shè)置3、進入郵件系統(tǒng)界面4、依次點擊“工具”“賬戶”“郵件”“屬性” “服務(wù)器” “我的服務(wù)器需要身份驗證” “設(shè)置” “使用與接收郵件相同的設(shè)置” “確定”基本設(shè)置完成，從現(xiàn)在開始您可以通過來收發(fā)公司郵箱的郵件了，而不必每次從網(wǎng)頁進入您的郵箱，不必每次都輸入賬戶+密碼+驗證碼了。如果您想使郵箱使用的更加便捷順暢，請進行我們的第二步優(yōu)化設(shè)置。四、 使用說明四、 使用說明當(dāng)然，上面的1-4個步驟完成后，基本的收發(fā)郵件功能已經(jīng)具備，您可試著進

4、行以下操作來熟悉本系統(tǒng)：5、點擊左側(cè)導(dǎo)航欄“本地文件夾”6、點擊右側(cè)“發(fā)送和接受全部郵件”7、如您要撰寫新郵件，則點擊上方導(dǎo)航“創(chuàng)建郵件”8、如您需要回復(fù)郵件，則點擊“答復(fù)”或者“全部答復(fù)”四、 使用說明常用功能按鍵位置四、 使用說明、常用優(yōu)化設(shè)置1、郵件存儲路徑/位置的更改 通過收發(fā)的郵件將全部保存在您的本地磁盤上，系統(tǒng)默認的存儲位置在C盤。為提高系統(tǒng)運行速度并保障數(shù)據(jù)安全，強烈建議將郵件存儲位置改在D盤或者其他盤。具體更改方法：在主界面最上方導(dǎo)航欄上點擊： “工具” “選項” “維護” “存儲文件夾” “更改”（選擇事先建立的郵件專用文件夾） “確定”后完成更改，此時建議關(guān)閉 。重新打開后

5、，郵件存儲位置更改生效。四、 使用說明、常用優(yōu)化設(shè)置2、郵件回執(zhí) 如要求收件人發(fā)送閱讀回執(zhí)，請依次進入以下目錄“工具” “選項” “回執(zhí)”后，在“所有發(fā)送的郵件都要求閱讀回執(zhí)”處點擊既可。四、 使用說明、常用優(yōu)化設(shè)置3、簽名 如設(shè)置個人的郵件簽名，請依次進入以下目錄“工具” “選項” “簽名”后，在“編輯簽名”處輸入文本點擊“在所有的待發(fā)郵件中添加簽名” “確定”，完成。這樣，您的簽名將被自動加載在所有發(fā)出郵件中。四、 使用說明、常用優(yōu)化設(shè)置4、通訊簿在收到郵件時，鼠標右鍵點擊發(fā)件人，彈出菜單中選擇“將聯(lián)系人添加到通訊簿”或者點擊“工具” “通訊簿” “新建” 中添加聯(lián)系人的姓名、郵箱地址以及

6、其他信息等創(chuàng)建聯(lián)系人組時，可以依次點擊“工具” “通訊簿” “新建” “新建組” 輸入組名選擇成員在左側(cè)聯(lián)系人列表中點擊選中的成員點擊“選擇” 點擊“確定” 注：在聯(lián)系人列表中同時選中多個聯(lián)系人時，可以按下“”鍵后再選擇，此時便可多選。四、 使用說明、使用技巧1、郵件排序在郵件列表欄，點擊發(fā)件人，系統(tǒng)將自動以發(fā)件人姓名首字母排序（按一次升序，再按一次降序）點擊主題，系統(tǒng)將自動以郵件主題首字母排序（按一次升序，再按一次降序）點擊接收時間，系統(tǒng)將自動以時間先后順序排列（按一次升序，再按一次降序）四、 使用說明四、 使用說明、使用技巧2、郵件查找點擊上方導(dǎo)航欄“查找”，彈出對話框后輸入查找條件，如發(fā)

7、件人，收件人，郵件主題，發(fā)送時間等四、 使用說明、使用技巧3、添加多個郵件賬戶郵件客戶端軟件可支持多賬戶模式，除公司郵箱外，您可將其他郵件賬戶也設(shè)置在上，如，, 新浪, 搜狐，郵箱等，極大的方便了郵箱登陸與查收。注：163、126等賬戶，只有收費用戶才能使用客戶端郵件系統(tǒng)。網(wǎng)易未開放普通用戶的3端口。添加多賬戶的操作步驟：“工具”“賬戶” “添加” “郵件” 之后進行向?qū)гO(shè)置（與設(shè)置第一個郵箱賬戶類似的操作） 四、 使用說明、使用技巧4、區(qū)別多賬戶郵件系統(tǒng)默認的收件箱只有一個，如果添加了多個郵箱賬戶而不加以區(qū)別，那么將會把不同郵箱的郵件收在同一個收件箱里，造成混亂（這點處理的相當(dāng)好，各賬戶獨立

8、，互不干擾）。當(dāng)然， 在也可實現(xiàn)賬戶分離，但需手動進行以下操作四、 使用說明、使用技巧4、區(qū)別多賬戶郵件具體區(qū)別的操作：1、在收件箱下為每個郵件賬號建立一個相應(yīng)的文件夾，并命名（將來用以接受各郵箱郵件）2、然后點擊“工具” “郵件規(guī)則” “郵件” “新建” 3、輸入規(guī)則（具體郵件規(guī)則稍有復(fù)雜，可幫有興趣的同事代為設(shè)置）4、重啟后生效這樣以來，每個郵箱都有各自收件箱，清晰明了不易混淆。五、 使用說明綜述設(shè)計上更加細致更加人性化、使用起來更為便捷。使用前準備工作：建立本地郵件存儲文件夾下載安裝程序，建議版本5.0以上公司同事可在局域網(wǎng)共享文檔中找到該安裝程序。具體操作： 網(wǎng)上鄰居查看工作組計算機李

9、娟安裝程序五、 使用說明I、基本設(shè)置及操作步驟1、首次使用時，在彈出的新建賬戶對話框中直接輸入以下 內(nèi)容（非首次使用時，在“郵箱”目錄下點擊“新建郵箱賬戶” ） ：郵箱賬號：如密碼: 賬戶名: 西部物流郵件中采用的名稱：（將來顯示為郵件發(fā)件人的名字）郵箱路徑：瀏覽并選擇事先新建的郵件專用文件夾五、 使用說明五、 使用說明2、指定郵件服務(wù)器 接收郵件服務(wù)器類型: 3 接受郵件的服務(wù)器： 郵件賬戶： 發(fā)送郵件的服務(wù)器：賬戶建立完成，點擊“測試賬戶設(shè)置”來檢驗設(shè)置是否成功：測試欄全部打鉤說明設(shè)置。五、 使用說明五、 使用說明五、 使用說明3、設(shè)置固定寫信模板 點擊“工具” “郵件撰寫信紙管理” “新

10、建” “新建信紙” 點擊“宏”添加相關(guān)項目制作個人簽名完成個性化信紙設(shè)置左鍵單擊“新建郵件信紙”重命名 同樣方法設(shè)置回復(fù)郵件信紙及轉(zhuǎn)發(fā)郵件信紙。 設(shè)置固定模板后，將信紙設(shè)置為默認，這樣您寫郵件時系統(tǒng)將自動加載您的個性化模板，為您節(jié)省時間、提高效率。五、 使用說明五、 使用說明4、發(fā)信回執(zhí)收條 點擊“工具” “系統(tǒng)設(shè)置” “收條” 進行相關(guān)設(shè)置。5、郵件排序 操作如，點擊標題欄進行分類排序。6、郵件查找 點擊“查找”圖標，輸入檢索條件即可。五、 使用說明7、通訊錄（地址簿）添加郵件地址到通訊錄“工具” “地址簿” “新建卡片”后輸入聯(lián)系人姓名及郵件地址或者在收到對方郵件后，雙擊聯(lián)系人，在彈出對話

11、框后，點擊“加到地址簿”，這樣就可把選中的聯(lián)系人地址加到您的地址簿批量導(dǎo)入(詳見下一頁）添加聯(lián)系人群組 “工具” “地址簿” “新建組”后命名新的組名，并添加成員，后點擊“確定” 之后若要給本群組發(fā)郵件，則在地址欄輸入群組名既可自動加載全體組員的地址。五、 使用說明批量導(dǎo)入、導(dǎo)出通訊錄（地址簿） 如果你的常用聯(lián)系人眾多，逐條添加通訊錄會是一項極其龐雜的工作。不過與都有批量導(dǎo)入/導(dǎo)出功能，可幫您在短短數(shù)秒內(nèi)解決這一問題。 的批量導(dǎo)入相對稍為復(fù)雜，以為例介紹此功能。五、 使用說明批量導(dǎo)入、導(dǎo)出通訊錄（地址簿）導(dǎo)入前準備工作準備一份詳細的格式的聯(lián)系人通訊錄在里導(dǎo)出一份標準模式的通訊錄模板: “工具”

12、 “地址簿” “工具” “導(dǎo)出文件”在文件中拷入通訊錄內(nèi)容并編輯將編輯好的文件存儲為拓展名為格式五、 使用說明導(dǎo)入步驟“工具” “地址簿” 點擊“默認”文件夾點擊上方“工具”欄 “導(dǎo)入文件” 瀏覽并選中事先編輯好的地址簿成功導(dǎo)入此時即輕松實現(xiàn)了您通訊錄的全部導(dǎo)入。之后您可建立相關(guān)群組做好這些設(shè)置將大大提升您以后郵件收發(fā)撰寫的效率相關(guān)下載：為方便大家，下面附件是按照公司最新通訊錄編輯的文件，大家可省去編輯，直接導(dǎo)入并使用：五、 使用說明8、在服務(wù)器上保留備份右鍵單擊郵件賬戶名后點“屬性” “接收郵件”后，接下來若不選“在郵件服務(wù)器上保留備份”，則一旦客戶端收過郵件后系統(tǒng)自動刪除在服務(wù)器上的備份，

13、即此時您再登陸網(wǎng)站郵箱時也不顯示該郵件了。建議選擇保留。如果郵箱總?cè)萘坎淮?，請選擇在服務(wù)器上保留的天數(shù)來這種解決空間和備份的矛盾。五、 使用說明9、設(shè)置郵件標簽如果有封郵件很重要，您希望隨時調(diào)閱，此時有三個選擇把郵件保存在桌面或分類文件夾；在郵箱的郵件列表里，把該封郵件置頂（即該郵件總數(shù)處于列表最頂端）具體操作：右鍵單擊該郵件頭，選擇“置頂”既可；為該郵件添加標簽，具體操作：右鍵單擊該郵件頭，選擇“設(shè)置標簽為”后選擇某種顏色的標簽既可，這樣該郵件在列表中始終顯示為不同顏色，便于查找和跟進處理。五、 使用說明9、設(shè)置郵件標簽如果你對設(shè)定的顏色以及標簽名不甚滿意，也可以制作自己個性化的標簽名以及對應(yīng)顏色；比如標簽可改為：“待回復(fù)”，“已處理”等等，并選擇對應(yīng)顏色。具體操作： 右鍵單擊郵件賬戶