內(nèi)外部溝通管理程序

1、XXXXXX制品有限公司文件編號版本/次頁碼生效日期文件名稱內(nèi)外部溝通管理程序文件類別程序文件/2制修言丁言己金條文件版本制修日期制修m次制修IT摘要制訂部門制訂審核核準(zhǔn)XXXXXXX制品有限公司文件編號版 本頁 碼生效日期文件名稱內(nèi)外部溝通管理程序文件類別程序文件/20目的：為確保本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)的有效性、充分性與適切性，并能使溝通質(zhì)量方針，目標(biāo)持續(xù)得到 改善特訂本程序。0適用范圍：本程序適用于本公司所有內(nèi)外部溝通和管理過程。0職責(zé)：管理代表：負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部有關(guān)質(zhì)量事項溝通與管理。人力資源部負(fù)責(zé)與公司內(nèi)外組織的聯(lián)絡(luò)與溝通；各部門：依據(jù)本部門的相關(guān)工作職責(zé)說明進(jìn)行內(nèi)外部的相關(guān)溝通與執(zhí)行。0定

2、義：無0作業(yè)內(nèi)容內(nèi)外部溝通形式1)以口頭溝通分為語言、電話等方式溝通.2)以書面溝通分為廣告、張貼、宣傳欄、書面文件、會議記錄(會議溝通權(quán)責(zé)表)、意見箱、法律法規(guī)等方式溝通.3)以電子媒介及特殊要求之溝通 .內(nèi)、外部信息的交流1)外部信息的交流人力資源部把接收到的地方主管部門環(huán)境、安全相關(guān)的規(guī)定、要求等文件，傳達(dá)給相關(guān)部門，并保 存?zhèn)鬟f的記錄，執(zhí)行文件與資料管理程序；人力資源部把收集到的各環(huán)保局、監(jiān)測站等的信息及監(jiān)測、檢查結(jié)果和反饋信息傳遞到各相關(guān)部門；人力資源部把與政府主管部門或與廢舊物資處理單位交流的信息傳達(dá)給相關(guān)部門；采購負(fù)責(zé)收集原物料供應(yīng)商方面的信息；采購負(fù)責(zé)收集化學(xué)危險品相關(guān)供方的信

3、息，供方車輛污染方面的信息；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)收集受理來自客戶及消費(fèi)者的相關(guān)信息；人力資源部負(fù)責(zé)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通，負(fù)責(zé)接收、傳遞與外部涉及管理體系的相關(guān)信息；人力資源部負(fù)責(zé)與相關(guān)行政類相關(guān)方的信息溝通傳達(dá)；j)人力資源部接到相關(guān)環(huán)境信息后應(yīng)及時處理，職能部門根據(jù)反饋以及實際情況做出對策，對于信息涉及重要環(huán)境因素的，職能部門應(yīng)制定相應(yīng)的控制措施，并驗證結(jié)果和做好記錄，人力資源部對信 息的處理情況進(jìn)行跟蹤落實，并對相關(guān)方做出相應(yīng)的回應(yīng)；XXXXX制品有限公司文件編號版 本頁 碼生效日期文件名稱內(nèi)外部溝通管理程序文件類別程序文件/2k）對于公司重要環(huán)境因素的對外溝通，人力資源部根據(jù)要求確定是否需要溝通，如需

4、要溝通時，人力資源部組織公司相關(guān)部門進(jìn)行，并通知品質(zhì)部參加。2）內(nèi)部信息的交流a）內(nèi)部審核、管理評審的信息交流參見內(nèi)部審核控制程序、管理評審控制程序；b）外審結(jié)果由品質(zhì)部負(fù)責(zé)傳達(dá)至公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、單位；c）審核的不符合信息的處理詳見糾正及預(yù)防措施控制程序；d）法律法規(guī)識別、合規(guī)性評價及其他要求信息的交流；內(nèi)部溝通內(nèi)容公司內(nèi)部不同層次之間的溝通。1）下屬與上司之間的溝通。A.隨時向上司反映工作情況。B.向上司提供信息時，準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)以增強(qiáng)判斷的影響。C.陳述內(nèi)容和意見要客觀、確實。2）上司與下屬溝通.A.對工作的提議應(yīng)快速采取行動，否則應(yīng)盡快作出解釋.B.遇到工作失誤時，上司與下屬應(yīng)對其進(jìn)行分

5、析，找出原因并進(jìn)行改善及預(yù)防.C.如有新信息需要下屬知悉時，應(yīng)盡快明確給予指示. TOC o 1-5 h z 3）公司內(nèi)部不同部門之間的溝通.A.公司各部門相互溝通，必要時須形成書面的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行交流B.若有質(zhì)量/環(huán)境相關(guān)的需求或執(zhí)行事項時 ，可采用相關(guān)窗口進(jìn)行聯(lián)絡(luò).C.若屬于臨時性要求由部門人員擬定公告內(nèi)容，總經(jīng)理審查后送相關(guān)部門主管閱覽.D.若須通過會議方式溝通、由相關(guān)管理人員召集主持E.員工溝通由行政部以員工意見調(diào)查表或收集員工“意見箱”或各部門反饋的意見進(jìn)行溝通；外部溝通內(nèi)容1）公司與供方、相關(guān)方、顧客之間有關(guān)產(chǎn)品信息之間的溝通可用書面文件、電話、傳真、E-Mail等方式進(jìn)行.2）與

6、供方之間聯(lián)絡(luò)參照供應(yīng)商管理程序3）進(jìn)料異常對外聯(lián)絡(luò)由采購負(fù)責(zé) ，出貨異常對外聯(lián)絡(luò)由品質(zhì)部負(fù)責(zé) ，以確保對外聯(lián)絡(luò)的一慣性與內(nèi)部銜接 性是有效的.內(nèi)外部溝通方式1）內(nèi)部溝通方式：（重要信息應(yīng)以書面形式）XXXXXX制品有限公司文件編號版 本頁 碼生效日期文件名稱內(nèi)外部溝通管理程序文件類別程序文件/2A以口頭溝通分為語言、電話等方式溝通。B以書面溝通分為聯(lián)絡(luò)函、通知通告、張貼、宣傳欄、書面文件、會議記錄（會議溝通權(quán)責(zé)表）、意見箱、法律法規(guī)等方式溝通。C以電子媒介及特殊要求之溝通。D公司重要事項的溝通如質(zhì)量管理體系的信息溝通等以會議形式進(jìn)行。E質(zhì)量方針/質(zhì)量目標(biāo)由管理者代表負(fù)責(zé)以各種形式宣傳（宣傳公告

7、欄/標(biāo)語/卡片等），要求全體人員了解。F全體員工如有任何建議或意見 ，可投遞到建議/意見箱，管理代表需認(rèn)真審查 ，并將處理情況轉(zhuǎn)達(dá)于意 見提出者。G緊急情況發(fā)生時的溝通按應(yīng)急計劃控制程序，由發(fā)現(xiàn)部門或個人迅速傳遞給行政部，必要時可直接撥打緊急求救電話，如 119、120及110等。H其它事項的溝通可以采用“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”。2）外部溝通方式：A公司與供方、相關(guān)方、顧客之間有關(guān)產(chǎn)品信息之間的溝通可用書面文件、電話、傳真、E-Mail等方式進(jìn)行。B對環(huán)境有害物質(zhì)的管理控制，由業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行溝通 ，確認(rèn)產(chǎn)品中環(huán)境有害物質(zhì)管理的要求（如ROHS&WE0及各國家的環(huán)保指令）品質(zhì)部定期進(jìn)行信息的內(nèi)部溝通與實施情況的確認(rèn)。記錄保存：與信息溝通管理有關(guān)的質(zhì)量 /環(huán)境記