會(huì)見與會(huì)談工作(組織安排會(huì)見)課件

1、 會(huì)見與會(huì)談工作 任務(wù)一 組織安排會(huì)見一、會(huì)見的含義 1.會(huì)見，國(guó)際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國(guó)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。 2.會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。 李克強(qiáng)總理會(huì)見美國(guó)總統(tǒng)奧巴馬 二、導(dǎo)入 紅光公司董事長(zhǎng)王某及生產(chǎn)部部長(zhǎng)一行六人到某地考察時(shí)，禮節(jié)性拜訪與公司有著密切合作的

2、某企業(yè)董事長(zhǎng)。該企業(yè)的董事長(zhǎng)秘書李某負(fù)責(zé)這次會(huì)見工作。在布置會(huì)見的會(huì)場(chǎng)時(shí)，她把王某安排在主人的左手一側(cè)。會(huì)見時(shí)，王某一臉的不開心。到了合影時(shí)，人多雜亂。結(jié)果在相片的邊上找到了王某等人。結(jié)果紅光公司與某企業(yè)合作越來越疏遠(yuǎn)。思考：紅光公司與某企業(yè)合作為什么越來越疏遠(yuǎn)？ 從案例中，你能不能得到一些啟示？思考:秘書如何做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作？ 習(xí)近平主席會(huì)見俄羅斯總統(tǒng)普京 二、會(huì)見的工作程序（一）確定議題和明確目標(biāo)會(huì)見的目標(biāo)一般是為了互通情況、溝通立場(chǎng)、消除分歧、確定原則，應(yīng)當(dāng)根據(jù)雙方的實(shí)際情況確定會(huì)見的具體的目標(biāo)，包括最高目標(biāo)和最低目標(biāo)。 （二）收集信息和分析雙方資料1.對(duì)方求見的目的；2.對(duì)方的求見對(duì)

3、象；3.對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征；4.對(duì)方參加會(huì)見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等；5.主要求見人的詳細(xì)資料。 （三）確定參加人員、時(shí)間和地點(diǎn) 1.會(huì)見參加人員的安排：確定參加的領(lǐng)導(dǎo)，然后指定陪同人員。參加人不宜過多，只要求有關(guān)人員參加。2.會(huì)見的地點(diǎn)：會(huì)見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。3.會(huì)見的時(shí)間：會(huì)見的時(shí)間應(yīng)根據(jù)主方出面會(huì)見的領(lǐng)導(dǎo)人的工作日程來安排，同時(shí)應(yīng)考慮客人的來訪活動(dòng)的日程。禮節(jié)性會(huì)見一般安排在客人到達(dá)后的第二天或宴請(qǐng)前。第一次會(huì)見，最好由本單位領(lǐng)導(dǎo)親自主持。 三、座次的安排、場(chǎng)所的布置1.座次的安排 會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，

4、即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客 主人客方人員主方人員客方陪同人員主方陪同人員看看圖片：習(xí)近平和誰會(huì)見？誰是主方？ 看看圖片：習(xí)近平和誰會(huì)見？誰是主方？ 2、場(chǎng)所布置1.安裝擴(kuò)音器及錄音錄像設(shè)備。2.準(zhǔn)備好足夠的椅子，在每個(gè)座位上放置座位卡。3.配備足夠的茶水、飲料等。 四、落實(shí)迎送工作、合影工作 1.落實(shí)迎送工作：“出迎三步，身送七步”2.落實(shí)合影工作：應(yīng)事先安排好合影圖。說明:1-主人 2-第一主賓 3-第二主賓或第一主賓夫人 4-主方陪同 5-客方陪同 6-攝影師4545213545445454545445454546 課堂小結(jié)： 機(jī)會(huì)是留給準(zhǔn)備充足的人，所以我們應(yīng)該掌握會(huì)見的準(zhǔn)備工作，從而通過會(huì)見，來樹立本公司形象。