物業(yè)公司檔案管理分類表

1、精品文檔 歡在下載8.檔案類目分類8.1檔案一級類目表一級類目編P備注行政管理類1人力資源管理類2財務(wù)管理類3品質(zhì)管理類4物業(yè)前期介入類5物業(yè)承接驗收類6業(yè)主入伙管理類7顧客關(guān)系管理類8工程管理類9公共秩序管理類10環(huán)境管理類118.2行政管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目保存 期限類號類目名稱類號類目名稱乂 1十/|力仰，口/口舉37巴田1行政管理1-1組織機構(gòu)1公司章程、驗資報告、注冊資料長期2股東會文件、董事會文件、監(jiān)事會文件長期3機構(gòu)笠革記錄、公司大事記長期1-2證照管理1證照原件長期2證照申辦資料長期3證照使用記錄3年4證照變更記錄長期5證照年檢記錄長期1-

2、3印鑒管理1印鑒制作、變更、廢止記錄長期2印鑒使用記錄3年1-4行文管理1內(nèi)發(fā)文件、外發(fā)文件、行文審批記錄長期2外來文件及歸檔記錄長期3請示、報告、函件長期4介紹信、授權(quán)書、委托書以及各種證明等長期1-5合同管理1標(biāo)準(zhǔn)合同范本長期2各類合同、協(xié)議原件及評審記錄長期3各類合同、協(xié)議的執(zhí)行記錄長期1-6會議管理1各類會議記錄、紀(jì)要和會議簽到記錄長期2會議決議處理記錄長期1-7采購管理1物資需求計劃和米購計劃3年2采購比價記錄3年3物資驗收記錄3年4供方評價記錄和合格供方名錄3年1-8庫房管理1物資出入庫記錄3年2庫存物資臺帳3年一級類目二級類目文件材料 歸檔基本弗 圍保存 期限類號類目名稱類號類目

3、名稱1 1J/IDT |口1行政管理3庫存物資盤點記錄3年4庫存物資月報表3年1-9物資管理1固定資產(chǎn)、低值易耗品和員工個人臺帳等長期2辦公設(shè)備、設(shè)施和工機具維修保養(yǎng)記錄1年3物資盤點、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報損記錄長期1-10宿舍管理1住宿人員情況及分布情況長期2宿舍檢查記錄1年1-11法律事務(wù)1法律糾紛記錄長期2律師函件長期3訟訴材料、公證材料長期1-12新聞媒體1新聞發(fā)布記錄長期2專題新聞報道長期1-13書刊檔案1書刊目錄長期2訂閱及購買記錄3年3書刊借閱記錄3年1-14檔案管理1檔案目錄清單長期2檔案借閱記錄3年3檔案接收及移交記錄長期4檔案銷毀記錄長期1-15內(nèi)刊管理1內(nèi)刊原件長期2內(nèi)刊稿件記

4、錄3年3內(nèi)刊發(fā)放記錄3年4內(nèi)刊投稿獎勵記錄3年1-16水電管理1辦公水電使用記錄1年2宿舍水電使用記錄1年1-17通訊管理1辦公電話申辦記錄長期2辦公電話分布記錄1年3辦公電話費額管理3年4移動電話費額管理3年5通訊錄，包括各公司通訊錄1年1-18參觀接待1參觀接待材料1年2來訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊長期3來訪者贈送禮品登記長期1-19外協(xié)單位管理1外協(xié)單位名錄長期1-20企業(yè)文化1企業(yè)文化活動記錄長期1-21聲像檔案1照片檔案長期2光盤檔案長期3硬盤檔案長期4錄音帶檔案長期5錄像帶檔案長期1-22實物檔案1證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等長期8.3人力資源管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一

5、級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱X 1 14I/|丁一1 1 二22人力資源 管理人力資源2-1人力資源規(guī)劃1人力資源配備計劃5年2工作分析和職位說明書5年2-2招聘管理1招聘申請3年2招聘計劃3年3招聘啟示3年4人才庫3年2-3教育培訓(xùn)1培訓(xùn)需求調(diào)查3年2員工培訓(xùn)計劃3年3內(nèi)部培訓(xùn)記錄3年4外送培訓(xùn)記錄3年5培訓(xùn)講議集長期6培訓(xùn)考核試題集長期7培訓(xùn)評估記錄3年8內(nèi)部講師選拔、評審和管理記錄3年2-4考勤管理1員工排班記錄3年2員工出勤記錄3年3員工加班記錄3年4員工換班記錄3年5員工休假記錄3年6員工考勤月報表長期2-5績效考核1績效考核方案3年2績效考核

6、原始記錄長期3績效考核結(jié)果及應(yīng)用記錄長期4員工獎懲記錄長期5優(yōu)秀員工評比資料長期2-6薪資管理1工資表長期2工資調(diào)整記錄長期3工資發(fā)放記錄長期4個人所得稅報表長期5工資卡辦理及領(lǐng)用記錄3年6行業(yè)薪資調(diào)查情況3年2-7福利管理1員工保險開戶記錄長期2員工養(yǎng)老保險辦理記錄長期3員工醫(yī)療保險辦理記錄長期4員工失業(yè)保險辦理記錄長期5員工工傷保險辦理記錄長期6員工生育保險辦理記錄長期7員工住房公積金辦理記錄長期8員工商業(yè)保險辦理記錄長期9員工福利費發(fā)放記錄長期10員工福利用品發(fā)放記錄長期11員工體檢記錄長期2-8員工管理1員工花名冊長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名

7、稱管理2員工月報表長期3員工個人檔案長期4員工導(dǎo)動記錄長期5勞動合同簽訂記錄長期6員工滿意度測評記錄5年8.4財務(wù)管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目文件材料歸檔基本用闈保存 期限類號類目名稱類號類目名稱人|十/|力 下口/日在？，丫巴 田3財務(wù)管理3-1會計憑證1原始憑證長期2記賬憑證長期3匯總憑證長期3-2會計賬薄1總帳長期2明細(xì)賬長期3銀行日記賬長期4現(xiàn)金日記賬長期5固定資產(chǎn)賬長期6物業(yè)服務(wù)費長期7其它輔助賬薄長期3-3會計報表1月、季度會計報表長期2年度會計報表永久3其它會計報表長期3-4預(yù)算管理1年度收支預(yù)算長期2月度資金計劃長期3預(yù)算執(zhí)行情況長期4年度收支決

8、算長期3-5其它會計檔案1會計移交清冊長期2會計檔案銷毀清冊長期3會計檔案保管清冊長期4銀行余額調(diào)節(jié)表長期5銀行對帳單長期8.5品質(zhì)管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目保存 期限類號類目名稱類號類目名稱乂什化1科歸伯型小氾圍44品質(zhì)管理品質(zhì)管理4-1體系建設(shè)管理1體系建設(shè)計劃5年2體系診斷記錄5年3體系建設(shè)記錄5年4-2體系文件管理1體系文件正本長期2體系文件審批記錄長期3體系文件更改記錄長期4體系文件發(fā)放范圍5年5體系文件發(fā)放回收記錄5年6體系文件作廢記錄5年一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱X 1 14I/|丁一1 1 二7體系文

9、件銷毀記錄5年4-3體系運行控制1體系運行檢查計劃3年2體系運行檢查記錄3年3體系運行報告3年4-4發(fā)展規(guī)劃1發(fā)展規(guī)劃長期4-5計劃總結(jié)1工作計劃長期2工作總結(jié)長期4-6創(chuàng)優(yōu)資料1創(chuàng)優(yōu)申辦資料長期4-7資質(zhì)管理1資質(zhì)申辦資料長期4-8CI管理1CI物長期2CI產(chǎn)品制作申請3年3CI產(chǎn)品使用管理3年4-9推廣宣傳1宣傳資料制作長期2宣傳資料使用管理長期3推廣渠道管理3年4-10法律法規(guī)1國家法律長期2國家及部委法規(guī)長期3地方法規(guī)長期4國家及地方標(biāo)準(zhǔn)長期5適用法律法規(guī)清單長期4-11服務(wù)質(zhì)量控制1服務(wù)質(zhì)量檢查計劃3年2服務(wù)質(zhì)量檢查記錄3年3服備質(zhì)量分析記錄3年4-12顧客滿意度測 評1顧客滿意度測

10、評計劃3年2顧客滿意度調(diào)查記錄3年3顧客滿意度調(diào)查報告長期4-13管理評審1管理評審計劃3年2管理評審資料3年3管理評審報告長期4-14內(nèi)部審核1年度內(nèi)審計劃3年2內(nèi)審實施計劃3年3內(nèi)審員名錄3年4內(nèi)部審核記錄3年5不符合項報告3年6內(nèi)部審核報告長期4-15不合格控制1不合格處置記錄3年4-16外部審核2外審迎檢資料3年2外部審核記錄3年3外部審核報告長期4外部審核整改記錄3年4-17數(shù)據(jù)分析1數(shù)據(jù)分析記錄3年4-18糾止預(yù)防措施1糾正措施3年2預(yù)防措施3年8.6物業(yè)前期介入類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱X 1 1

11、4I/|丁一1 1 二5物業(yè)前期 介入5-1物業(yè)招投標(biāo)1項目調(diào)研資料長期2項目可行性分析資料長期3投標(biāo)方菜和文件長期4投標(biāo)過程中的相關(guān)文書資料長期5-2規(guī)劃設(shè)計介入1項目規(guī)劃設(shè)計建議資料長期5-3項目施工介入1項目施工進度長期2項目施工過程中的建議資料長期3項目施工跟進計劃及跟進記錄資料長期5-4宮銷配合介入1營銷活動配合記錄長期2營銷過程中有關(guān)物業(yè)法律文書長期5-5竣工驗收介入1竣工驗收中存在的問題長期2竣工驗收中問題處理意見記錄長期8.7物業(yè)承接驗收類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱1建設(shè)征用土地文件長期2建設(shè)用地

12、批準(zhǔn)文件長期3固定資產(chǎn)投資許可證長期4建設(shè)工程規(guī)劃許可證長期5規(guī)劃報建文件長期6建筑設(shè)計防火審核文件長期7物業(yè)各分項工程設(shè)計方案長期8建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格證長期6-1項目建設(shè)資料9建設(shè)工程竣工驗收質(zhì)量認(rèn)定書長期10建筑工程竣工消防審核意見書長期物業(yè)承接11單位工程質(zhì)量綜合評定表長期6驗收12供水協(xié)議書長期13供用電合同長期14同意供電通知長期15申請門牌呈批表長期16通郵申報表長期17其它相關(guān)資料長期1拆遷資料長期6-2物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料2銷售資料長期3其它相關(guān)資料長期1地質(zhì)勘察報告長期6物業(yè)承接 驗收2工程合同長期6-3建筑工程技術(shù)3開竣工報告長期資料4建筑施工圖長期5圖紙會審記錄長期6工程設(shè)計變

13、更通知長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱X 1 14I/|丁一1 1 二7隱蔽工程驗收簽證長期8沉降觀察記錄長期9竣工驗收證明書長期10建筑材料質(zhì)量保證書長期11新材料與構(gòu)配件的鑒定合格證書長期12砂漿與混凝土試塊試壓報告長期13建筑竣工圖長期14其它項目竣工圖長期15各分項工程施工單位資料長期16其它相關(guān)資料長期6-4設(shè)備設(shè)施資料1供電系統(tǒng)長期2給排水系統(tǒng)長期3電梯系統(tǒng)長期4消防系統(tǒng)長期5弱電系統(tǒng)長期6其它相關(guān)資料長期6-5接管驗收檔案1物業(yè)接收驗收方案長期2房屋接管驗收記錄長期3設(shè)備設(shè)施接管驗收記錄長期4管理用鑰匙移交記錄長期5顧客鑰匙移交記錄長期6

14、各類房屋及公建配套的產(chǎn)權(quán)清冊長期7項目接管驗收會簽記錄長期8接管驗收相關(guān)往來文件長期9物業(yè)接管驗收中發(fā)現(xiàn)的問題記錄長期10物業(yè)接管驗收中遺留問題處理意見記錄長期8.8業(yè)主入伙管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目保存 期限類號類目名稱類號類目名稱乂什化1研歸怕呈小氾也77業(yè)主入伙管理業(yè)主入伙 管理7-1入伙準(zhǔn)備1入伙方家長期2與開發(fā)商對接工作記錄長期3入伙物資與資料的準(zhǔn)備情況長期4入伙現(xiàn)場布置及商家布展情況長期5入伙統(tǒng)一說辭和入伙培訓(xùn)記錄長期7-2業(yè)戶檔案1入住通知書長期2交房手續(xù)流轉(zhuǎn)單長期3購房合同復(fù)印件長期4房屋驗收交接記錄長期5業(yè)主入伙交費記錄長期6前期物業(yè)管理服務(wù)

15、協(xié)議、臨時管理規(guī)約、 消防安全承諾書簽訂情況長期7鑰匙借用和領(lǐng)取記錄長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱8鑰匙托管記錄及托管協(xié)議長期9驗房問題記錄和整改記錄長期10業(yè)主資料，主要指業(yè)主身份證復(fù)印件、聯(lián) 系方式、家庭成員情況等長期11其它物品領(lǐng)用記錄長期8.9顧客關(guān)系管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目文件材料歸檔基本范圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱1房態(tài)信息記錄長期8-1房態(tài)管理2空置（空關(guān)）房清冊3年3空置（空關(guān)）房巡查記錄3年4出租房清冊3年1業(yè)主基本信息長期8-2業(yè)主管理2重點業(yè)主情況長期3出租房暫住人員情況3年1業(yè)主代

16、表大會形成的文件長期2業(yè)主委員會章程、公約、合同長期3業(yè)主委員會的決定長期8-3業(yè)主自治管理4歷屆業(yè)主委員會名單長期5物業(yè)維修基金使用管理情況長期6業(yè)主的意見、建議及處理情況長期7其它長期顧客關(guān)系 管理1業(yè)主訪談記錄3年82業(yè)主意見和建議3年8-4業(yè)主溝通記錄3業(yè)主糾紛處理記3年4業(yè)主回訪記錄3年5小區(qū)各種公告、通知、溫馨提示等3年1裝修申請及審批記錄長期2裝修管理協(xié)議簽訂記錄長期3裝修許可證簽發(fā)記錄長期4裝修施工人員登記記錄長期8-5裝修管理5施工人員出入證辦理記錄長期6裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄長期7裝修費用收繳情況長期8裝修違章及處理記錄長期9裝修驗收記錄長期8顧客關(guān)系1物業(yè)服務(wù)費用申請、請示、批

17、復(fù)長期管理8-6物業(yè)服務(wù)費用2物業(yè)服務(wù)費用收繳情況長期3物業(yè)服務(wù)費用催繳記錄長期8-7IC卡管理IC卡月度整理長期IC卡發(fā)放（異常）情況記錄長期8-8居家服務(wù)1居家服務(wù)策劃記錄長期一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱2居家服務(wù)項目及價目表長期3業(yè)主報修記錄3年4業(yè)主報修派工記錄3年5業(yè)主報修處理結(jié)果記錄3年6業(yè)主郵件報刊訂閱及分發(fā)記錄1年8-9社區(qū)文化建設(shè)1社區(qū)文化活動計劃3年2社區(qū)文化活動方案3年3社區(qū)文化活動記錄3年4社區(qū)活動總結(jié)匯報3年8-10顧客投訴1顧客投訴記錄3年2顧客投訴處理記錄3年3顧客投訴分析報告3年8.10工程管理類檔案二級類目表及檔案歸檔

18、范圍和保存期限一級類目二級類目保存 期限類號類目名稱類號類目名稱乂 1十/|力仰，口/口舉37巴田99工程管理工程管理9-1設(shè)備資料管理1設(shè)備設(shè)施臺帳長期2設(shè)備設(shè)施使用說明長期3監(jiān)視和測量裝置臺帳長期4監(jiān)視和測量裝置周期校準(zhǔn)記錄長期9-2設(shè)備運行管理1供配電系統(tǒng)運行記錄，含操作票記錄2年2柴油發(fā)電機運行記錄2年3電梯運行及年檢記錄2年4給排水系統(tǒng)運行記錄2年5空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備運行記錄2年6制冷站運行記錄2年7熱力交換站運行記錄2年8消防設(shè)施運行及年檢記錄2年9智能系統(tǒng)設(shè)備運行記錄2年10設(shè)備故障處理記錄2年9-3設(shè)備維護管理1設(shè)施維修申請單、委托書長期2設(shè)施維修計劃、批準(zhǔn)文件長期3供配電系統(tǒng)維修

19、保養(yǎng)記錄長期4柴油發(fā)電機維修保養(yǎng)記錄長期5電梯維修保養(yǎng)及年檢記錄長期6給排水系統(tǒng)維修保養(yǎng)記錄長期7水箱清洗記錄長期8化糞池清掏、隔油池清洗記錄長期9空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄長期10制冷設(shè)備維修保養(yǎng)記錄長期11消防設(shè)施維修保養(yǎng)及年檢記錄長期12停車設(shè)備維護維修保養(yǎng)記錄長期13防雷系統(tǒng)維修保養(yǎng)記錄長期精品文檔1欺速下載精品文檔10欠0迎下載一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱X 1 14I/|丁一1 1 二14智能系統(tǒng)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄長期15電訊系統(tǒng)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄長期16室內(nèi)照明系統(tǒng)維修保養(yǎng)記錄長期17室外照明維修保養(yǎng)記錄長期18設(shè)施維修質(zhì)量驗收記錄長期19設(shè)

20、施維修委托施工文件長期20設(shè)備設(shè)施搶修（大修）記錄長期21設(shè)施更新、更改記錄長期9-4房屋維護管理1房屋維修、維護申請單、委托書長期2房屋維修、維護計劃、批準(zhǔn)文件長期3房屋本體及其附屬設(shè)施維修、維護記錄長期4外墻清洗記錄長期5房屋維修、維護質(zhì)量驗收文件長期6房屋維修、維護預(yù)算、結(jié)算文件長期8.11公共秩序管理類檔案二級類目表及檔案歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目文件材料歸檔基本.圍保存 期限類號類目名稱類號類目名稱X 1 14I/|丁一1 1 二1010公共秩序 管理公共秩序 管理10-1出入口管理1來訪人員情況登記1年2物資進出情況登記1年3物資搬運放行憑證1年10-2控制中心管理1中控室值班記