02-2-文秘寫(xiě)作-法定公文-基礎(chǔ)-行政公文(格式)

1、行政公文格式公文的格式 公文的格式，指公文的書(shū)面形式，即公文的外觀形式，包括公文的文面格式和公文的用紙、印制規(guī)范。 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)和公文處理的要求所決定的。 行政公文的格式有明確的規(guī)范。 行政公文格式的規(guī)范國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的第三章（第十條至第十二條），對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的格式作出了明確的規(guī)定。1999年12月國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 97041999），明確規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。 企事業(yè)單位的行政公文格式可以參照?qǐng)?zhí)行。（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義 公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化，從形式上和制度上保證了公

2、文的法定效力，促進(jìn)了公文處理的規(guī)范化。 規(guī)范的公文格式不僅增加了公文的整體效果，也方便了閱讀、傳遞與處理，提高了工作效率。 （二）公文用紙與印裝格式 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) 公文用紙幅面及版面尺寸 公文中圖文的顏色 排版規(guī)格印制要求 裝訂要求1. 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/80g/的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85，pH值為。 紙張定量：每一平方米紙或紙板的重量，記作g/m2，也稱(chēng)“克重”。 2. 公文用紙幅面及版面尺寸幅面尺寸：公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210 m

3、m297 mm，尺寸的允許偏差見(jiàn)GB/T 148（各裁邊的誤差為3 mm）。 頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm，版心尺寸為156mm225mm（不含頁(yè)碼）。 3. 公文中圖文的顏色未做特殊說(shuō)明，公文中圖文的顏色均為黑色。 公文中的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線(xiàn)和發(fā)文機(jī)關(guān)印章均為紅色 。4. 排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字，文中小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字。 一般每面排22行，每行排28個(gè)字。 字word：標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。 行l(wèi)ine：標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8

4、倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。 5. 印制要求 制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1 mm。 印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80，M80。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。 6. 裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏

5、牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90，無(wú)毛茬或缺損。 名詞術(shù)語(yǔ)：裝訂要求包本：在書(shū)芯上裹封皮。 書(shū)芯：書(shū)籍封皮以?xún)?nèi)或未上封皮之前訂在一起的書(shū)帖。 騎馬訂：又稱(chēng)騎縫鐵絲訂，訂口在對(duì)折書(shū)帖的折縫上。 平訂：釘口在書(shū)帖的內(nèi)白邊（訂口邊）上。 訂鋸：訂書(shū)釘經(jīng)訂書(shū)機(jī)加工成型，其兩個(gè)角呈90。 （三）公文眉首各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首；置于紅色反線(xiàn)（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。 公文眉首的要素包括：公文份數(shù)序

6、號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、紅色反線(xiàn)、簽發(fā)人（上報(bào)公文）。 1. 公文份數(shù)序號(hào) 1公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。 編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)對(duì)象，發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。當(dāng)文件需要收回保管或銷(xiāo)毀時(shí)，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。 1. 公文份數(shù)序號(hào) 2國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式并未對(duì)公文份數(shù)序號(hào)的位數(shù)進(jìn)行規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)根據(jù)公文

7、的印制數(shù)量來(lái)確定公文份數(shù)序號(hào)的位數(shù)，不要在份數(shù)序號(hào)前加上一長(zhǎng)串“0”；不過(guò)，一般也不直接從“1”編起，以免誤作其他數(shù)字符號(hào)。 標(biāo)注公文份數(shù)序號(hào)時(shí)，有時(shí)還在阿拉伯?dāng)?shù)碼前加“NO：”或“編號(hào)：”字樣。不過(guò)，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式中并未提及此種標(biāo)識(shí)方法。 2. 秘密等級(jí)和保密期限中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法第二條規(guī)定：“國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。” 中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法第三條規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國(guó)家秘密的義務(wù)。” 國(guó)家秘密的范圍 ：保密法第八條國(guó)家秘密包括符合本法第二條規(guī)定的

8、下列秘密事項(xiàng)：（一）國(guó)家事務(wù)的重大決策中的秘密事項(xiàng)；（二）國(guó)防建設(shè)和武裝力量活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)；（三）外交和外事活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)以及對(duì)外承擔(dān)保密義務(wù)的事項(xiàng)；（四）國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的秘密事項(xiàng)；（五）科學(xué)技術(shù)中的秘密事項(xiàng)；（六）維護(hù)國(guó)家安全活動(dòng)和追查刑事犯罪中的秘密事項(xiàng)；（七）其他經(jīng)國(guó)家保密工作部門(mén)確定應(yīng)當(dāng)保守的國(guó)家秘密事項(xiàng)。不符合本法第二條規(guī)定的，不屬于國(guó)家秘密。政黨的秘密事項(xiàng)中符合本法第二條規(guī)定的，屬于國(guó)家秘密。1）秘密等級(jí) 國(guó)家秘密的范圍和秘密等級(jí)由中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法規(guī)定。 國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。 行政公文的秘密等級(jí)有絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。2）保

9、密期限國(guó)家秘密的保密期限由國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定規(guī)定。 保密期限一般分為：一年以?xún)?nèi)，一年及一年以上，長(zhǎng)期，期限不作標(biāo)注。 保密期限在一年及一年以上的，以年計(jì)；保密期限在一年以?xún)?nèi)的，以月計(jì)。 凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國(guó)家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二十年、秘密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定。這些都是上限值。保密期限屆滿(mǎn)即自行解密。 在有關(guān)中央國(guó)家機(jī)關(guān)或者其授權(quán)的機(jī)關(guān)作出解密決定以前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保密期限為“長(zhǎng)期”的事項(xiàng)長(zhǎng)期采取保密措施，不得擅自決定解密。 3）秘密等級(jí)和保密期限的標(biāo)識(shí)方法 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、

10、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密限期之間用“”隔開(kāi)，如“秘密1年”、“機(jī)密5年”、“絕密20年”。 4）保密公文制作與處理要求 在信封上標(biāo)明秘密等級(jí)，絕密公文還要在封口處加蓋密封章或貼密封簽；用 機(jī)傳送秘密文件，必須采用加密裝置；用計(jì)算機(jī)、 傳送秘密文件，必須使用專(zhuān)線(xiàn)傳送；絕密公文不得用計(jì)算機(jī)、 機(jī)傳送；標(biāo)明文件保密級(jí)別必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，不可隨意提高或降低密級(jí)；公文傳送應(yīng)當(dāng)由機(jī)要秘書(shū)、機(jī)要室專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，由機(jī)要

11、通訊部門(mén)傳遞或指定專(zhuān)人傳遞。3. 緊急程度 緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)限上的要求。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”；其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 注意兩種法定公文在一般急件的標(biāo)識(shí)詞上的不同：行政公文用“急件”，黨的公文用“加急”。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。 4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即通常所稱(chēng)的“紅頭”，中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理

12、條例中稱(chēng)為“版頭”。 1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的類(lèi)型 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。 前者是文件式標(biāo)識(shí)，如“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院文件”、“國(guó)務(wù)院文件”、“廣東省人民政府文件” ；后者是函件式標(biāo)識(shí)，如“廣東省人民政府”、“廣州市人民政府辦公廳”；“國(guó)務(wù)院任免通知”這樣的特定的公文紅頭也不加“文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱(chēng)為準(zhǔn)，其規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。 2）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm；對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文

13、機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，則在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之上的兩行內(nèi)依次標(biāo)識(shí)。 前一種格式用于平行文或下行文，后一種格式用于上行文，它在前一種格式的25mm空間前增加了55mm的空間（80mm - 25mm = 55mm），這55mm的空間是供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用的。 各行政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)文件“紅頭”時(shí)，兩種格式均應(yīng)具備。 3）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體和字號(hào) 字體：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。 字號(hào)：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定“由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm15mm（高寬）” ?，F(xiàn)行“國(guó)務(wù)院文件”的字號(hào)是22m

14、m15mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的具體字號(hào)，各行政機(jī)關(guān)可以在上述原則下，根據(jù)機(jī)關(guān)名稱(chēng)的字?jǐn)?shù)多少來(lái)決定。 4）聯(lián)合行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。 聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況。這時(shí)，只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文?？梢詫l(fā)文機(jī)關(guān)的字號(hào)、行距縮小，直至保證公文首頁(yè)顯示至少一行正文為止。注意：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與正文首行之間還有其他格式要素，包括發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線(xiàn)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)。 5. 發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)是發(fā)文機(jī)關(guān)編排文件的代號(hào)。 發(fā)文字號(hào)

15、的作用有二：（1）統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于文件管理； （2）在查找和引用文件時(shí)可以作為文件的代號(hào)使用。凡有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的文件都有發(fā)文字號(hào)。 1）發(fā)文字號(hào)的組成 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 例：“國(guó)發(fā)200023號(hào)”，“國(guó)”是國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字，“2000”是發(fā)文年份，“23號(hào)”是序號(hào)，表明這一文件是該年度國(guó)務(wù)院發(fā)出的第23號(hào)文件。 2）機(jī)關(guān)代字 機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門(mén)的代字。如鐵道部文件

16、的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等。有的機(jī)關(guān)代字還包含其他的層次。如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國(guó)發(fā)”和 “國(guó)函”，“國(guó)”代國(guó)務(wù)院，“發(fā)”和“函”則代“國(guó)務(wù)院文件”和“國(guó)務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。機(jī)關(guān)代字盡量以簡(jiǎn)化為好。代字一般應(yīng)選用機(jī)關(guān)和部門(mén)名稱(chēng)中最有代表性的字，應(yīng)當(dāng)反映發(fā)文機(jī)關(guān)或部門(mén)的性質(zhì)。如“粵高教人”。 發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門(mén)的代字由辦公廳（室）、秘書(shū)部門(mén)統(tǒng)一編排，以避免重復(fù)。3）發(fā)文序號(hào) 序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。 序號(hào)一般按文件的發(fā)文形式統(tǒng)一編排，即是哪個(gè)部門(mén)主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。 有的機(jī)關(guān)按主辦部門(mén)或按文件內(nèi)容來(lái)編排序號(hào)，這是一種較繁瑣的辦法。 4）發(fā)文字號(hào)的標(biāo)識(shí) 國(guó)

17、家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定，發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行再標(biāo)識(shí)，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)。 注意：上行文的發(fā)文字號(hào)的實(shí)際位置還與簽發(fā)人的數(shù)量有關(guān)。5）聯(lián)合行文的發(fā)文字號(hào) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。 6. 紅色反線(xiàn) 紅色反線(xiàn)位于發(fā)文字號(hào)之下4mm，其長(zhǎng)度為版心的寬度，即156mm。 黨的機(jī)關(guān)公文，紅色反線(xiàn)中間要加一顆紅五星；行政公文，紅色反線(xiàn)則是一條連續(xù)的紅色線(xiàn)。 紅色反線(xiàn)的作用是把眉首部分和主體部分隔開(kāi)。 7. 簽發(fā)人 1 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。 在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)

18、人姓名，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 7. 簽發(fā)人 2國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)；發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名；如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm。 （四）公文主

19、體各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 公文主體的要素包括：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文日期、公文生效標(biāo)識(shí)和附注。 1. 公文標(biāo)題 公文標(biāo)題的組成 公文標(biāo)題的標(biāo)識(shí) 1）公文標(biāo)題的組成 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)；公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三部分組成，后兩者一般是不能省的。事由是公文主要內(nèi)容的概括，一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的短語(yǔ)組成介詞結(jié)構(gòu)，作為文種的定語(yǔ)。公文標(biāo)題要素的省略是有條件的。 “請(qǐng)示” 在任何情況下都不能省略事由。 例：公文標(biāo)題的組成 四川省

20、人民政府關(guān)于全面推行依法行政的決定（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)事由文種）國(guó)家測(cè)繪局關(guān)于啟用珠穆朗瑪峰高程新數(shù)據(jù)公告（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)事由文種）關(guān)于召開(kāi)第四屆聞一多學(xué)術(shù)研究討論會(huì)的函（事由文種）關(guān)于治理公路貨運(yùn)超載超限的通告（事由文種）中華人民共和國(guó)公安部通告（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)文種）中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)、中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)、中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院公告（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)文種）2）公文標(biāo)題的標(biāo)識(shí) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：紅色反線(xiàn)下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題；公文標(biāo)題可分一行或多行居中排布，回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。 注意：回行時(shí)不得將兩個(gè)字以上的詞拆開(kāi)排在不同行的首尾，特別是

21、不要將書(shū)名、人名、地名、數(shù)字及短語(yǔ)等分離，以免產(chǎn)生歧義；不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)。 例：公文標(biāo)題的標(biāo)識(shí) 國(guó)家發(fā)展計(jì)劃委員會(huì) 財(cái)政部 建設(shè)部國(guó)家環(huán)?？偩株P(guān)于實(shí)行城市生活垃圾處理收費(fèi)制度促進(jìn)垃圾處理產(chǎn)業(yè)化的通知國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知 2. 主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)。 1）主送機(jī)關(guān)的稱(chēng)謂 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。 例如，“陜西省人民政府”是全稱(chēng)，“省政府”是簡(jiǎn)稱(chēng)，“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”則是一系列統(tǒng)稱(chēng)。統(tǒng)稱(chēng)是對(duì)兩個(gè)或兩個(gè)以上名稱(chēng)的總稱(chēng)，一般有兩種情況：一是同類(lèi)、同種機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)；二是

22、相關(guān)種類(lèi)機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)。例如，公安、檢察、法院同屬司法機(jī)關(guān)，可以統(tǒng)稱(chēng)為“公檢法”；文化、教育是相近的兩個(gè)系統(tǒng)，常把它們統(tǒng)稱(chēng)為“文教系統(tǒng)”。統(tǒng)稱(chēng)在下行文中使用廣泛。 2）主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)；如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。 注意：在實(shí)際使用中，凡收文對(duì)象無(wú)法限定或無(wú)須限定時(shí)，可省去主送機(jī)關(guān)。例如，直接面向整個(gè)社會(huì)公眾發(fā)布并公開(kāi)張貼的公告、通告等行政公文，起筆即列章列條的條例、規(guī)定等黨的機(jī)關(guān)公文，可以省去

23、主送機(jī)關(guān)。 3. 正文 正文是公文主體結(jié)構(gòu)的核心部分，用來(lái)表述文件的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：公文正文從主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行開(kāi)始排列，用3號(hào)仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行。 4. 附件 1 公文附件是與公文一起發(fā)出的材料和文件，其內(nèi)容與公文內(nèi)容密切相關(guān)。 公文附件包括不宜放在公文正文中的圖表、名單、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件以及發(fā)布的法規(guī)和規(guī)章等。 公文附件雖然放在公文生效標(biāo)識(shí)之后，但它仍然是公文內(nèi)容的組成部分，與公文正文具有同等效力。 4. 附件 2國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)。 國(guó)家行政機(jī)

24、關(guān)公文格式明確規(guī)定了在公文中標(biāo)識(shí)附件的方法：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)；附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 4. 附件 3國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式還明確規(guī)定了附件本身的裝訂與標(biāo)識(shí)方法：附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致；如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)“附件”（或帶序號(hào)）。 4. 附件 4國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：版記應(yīng)置于公文最后一面。據(jù)此，當(dāng)公文附件與公文正文一起裝訂時(shí)，附件

25、的裝訂位置應(yīng)該在公文主體之后、版記之前。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式中給出的公文末頁(yè)版式的式樣（圖4圖6）都屬于公文附件不與公文正文一起裝訂的情況：每個(gè)式樣圖中都標(biāo)識(shí)有兩個(gè)附件，但公文版記與公文生效標(biāo)識(shí)在同一頁(yè)，其間并沒(méi)有給公文附件留下裝訂位置。 5. 成文日期 1公文必須注明成文日期。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 5. 成文日期 2在成文日期的標(biāo)識(shí)方法和位置上，行政公文與黨的機(jī)關(guān)公文有明顯的不同。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“”，如“二九年三月六日”；成文日

26、期的標(biāo)識(shí)位置在公文正文之后，與公文生效標(biāo)識(shí)（印章）重疊或相鄰，具體位置視印章的樣式和印章數(shù)量的多少而定。 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定：成文日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方；決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。至于成文日期的具體寫(xiě)法，條例未作規(guī)定，一般用用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“2009年3月9日”。 6. 公文生效標(biāo)識(shí) 公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的標(biāo)識(shí)，有發(fā)文機(jī)關(guān)印章和簽署人姓名兩種形式。 最常見(jiàn)的公文生效標(biāo)識(shí)是印章。 1）印章基礎(chǔ) 印章是機(jī)關(guān)職權(quán)的一種標(biāo)志，它既是公文的生效標(biāo)志，也是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。 公文一般要加蓋印章。，

27、一般情況下，除了會(huì)議紀(jì)要等法規(guī)明確規(guī)定可以不加蓋印章的公文之外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章；聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。關(guān)于印章的法規(guī)中華人民共和國(guó)刑法第二百八十條規(guī)定：“偽造、變?cè)?、買(mǎi)賣(mài)或者盜竊、搶奪、毀滅國(guó)家機(jī)關(guān)的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。 國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定（國(guó)發(fā)199925號(hào)，1999年10月31日），對(duì)國(guó)家印章的形狀、尺寸、式樣、

28、字體和制發(fā)的辦法等都作了明確具體的規(guī)定。 2）印章的加蓋要求 為了保證公文印章的真實(shí)性，提高印章的防偽性，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式明確而具體地規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文印章的加蓋要求： 8.2.6.1 單一發(fā)文印章 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文日期上。 8.2.6.2 聯(lián)合行文印章 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，

29、印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。 8.2.6.3 特殊情況說(shuō)明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。 空白印章 三個(gè)單位聯(lián)合行文，會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無(wú)法

30、壓在成文日期上的情況，也就會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章（加蓋在紙張的空白處，未壓任何文字）。 現(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個(gè)印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文中出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對(duì)象，極易給偽造印章提供可乘之機(jī)。 為了防止出現(xiàn)空白印章，公文中所有的行文單位都要署單位名稱(chēng)，將印章加蓋在單位名稱(chēng)上，這樣便不會(huì)出現(xiàn)空白的印章。 此頁(yè)無(wú)正文 在現(xiàn)行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式實(shí)施之前，公文中有一種“此頁(yè)無(wú)正文”的格式，即當(dāng)正文之后的空白容不下印章位置時(shí)，就將印章加蓋在下一空白頁(yè)上，并在該空白頁(yè)的第一行頂格標(biāo)識(shí)“（此頁(yè)無(wú)正文）”。

31、 這樣做的目的是為了防止在空白頁(yè)私加文字，但卻在正文之后的空白處留下了可供利用的空白。 為了消除這個(gè)隱患，現(xiàn)行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定，在出現(xiàn)上述情況時(shí)，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁(yè)；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣就能使印章與正文同處一頁(yè)，不留任何空白，堵上私加內(nèi)容變?cè)旃牡穆┒础?7. 附注 附注用于標(biāo)注需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，包括公文的印發(fā)傳達(dá)范圍、使用時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)、請(qǐng)示的聯(lián)系人及 等。如“此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)”，“此件傳達(dá)至群

32、眾”，“此件可見(jiàn)報(bào)”，“聯(lián)系人：，聯(lián)系 ：”，等等。 注意：附注不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對(duì)公文內(nèi)容的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注意。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。 （五）版記各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 公文版記的要素包括：主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、版記中的反線(xiàn)等。 1. 主題詞 主題詞是用于標(biāo)示公文主題、方便公文檢索查詢(xún)的規(guī)范化詞與詞組。 標(biāo)注主題詞可以提高公文檢索與查詢(xún)的速度，有利于提高機(jī)關(guān)的辦事效率，有利于文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)

33、公文處理辦法規(guī)定：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：“主題詞”三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，不用標(biāo)點(diǎn)。 公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞由國(guó)務(wù)院辦公廳編制的國(guó)務(wù)院主題詞表規(guī)定。 國(guó)務(wù)院公文主題詞表簡(jiǎn)介國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局于1997年12月修訂的國(guó)務(wù)院公文主題詞表共有15類(lèi)1049個(gè)主題詞，分為主表和附表兩大部分，主表有13類(lèi)751個(gè)主題詞，附表有2類(lèi)298個(gè)主題詞。詞表分為三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類(lèi)，如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財(cái)政”、“金融”

34、類(lèi)等。第二層是類(lèi)別詞，即對(duì)主題詞的具體分類(lèi)，如“工交、能源、郵電”類(lèi)中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類(lèi)屬詞，如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱(chēng)為主題詞，用于文件的標(biāo)引。 國(guó)務(wù)院公文主題詞表中說(shuō)明的標(biāo)引方法 一份文件的標(biāo)引，除類(lèi)別詞外最多不超過(guò)5個(gè)主題詞。 標(biāo)引順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。 一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。 根據(jù)需要，可將不同類(lèi)的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。 當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類(lèi)屬詞時(shí)，可以在類(lèi)別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~

35、標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類(lèi)屬詞的后面，并在該詞的后面“”以便區(qū)別。 如果附表中所列的國(guó)家、地區(qū)的實(shí)際名稱(chēng)發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)進(jìn)行修改和使用。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局將定期修訂附表。 主題詞標(biāo)注的步驟 審讀文稿，分析主題，確定主題概念。 查閱主題詞表，在主題分析的基礎(chǔ)上，借助主題詞表將自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范語(yǔ)言。 將選擇的主題詞標(biāo)引在規(guī)定的位置上，最后由文件審核人審定。 例：主題詞國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知的主題詞為“農(nóng)業(yè)” 、“水土保持 、“通知” 。國(guó)務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國(guó)有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問(wèn)題的通知的主題詞為“經(jīng)濟(jì)管理” 、“企業(yè)”

36、、“破產(chǎn)” 、“勞動(dòng)” 、“就業(yè)” 、“通知” 。國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定的主題詞為可標(biāo)“科技” 、“體制”、“改革”、“決定”。2. 抄送機(jī)關(guān) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下一行，左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。 在實(shí)際應(yīng)用中，如果一份公文既要抄送下級(jí)或平級(jí)機(jī)關(guān)，又要抄送上級(jí)機(jī)關(guān)，

37、則抄送機(jī)關(guān)要分段書(shū)寫(xiě)，其順序應(yīng)依據(jù)機(jī)關(guān)的性質(zhì)、級(jí)別、隸屬關(guān)系依次排列，上級(jí)機(jī)關(guān)在前，平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)在后。 3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指公文的印制主管部門(mén)，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門(mén)。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的辦公廳（室）或文秘部門(mén)，也可標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。 印發(fā)日期指接到公文定稿后起印的日期，一般寫(xiě)成“年月日印發(fā)”。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字；印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字；印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。 注意：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間只能占一行位置。如果

38、印發(fā)機(jī)關(guān)的字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化。 4. 版記中的反線(xiàn) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：版記中各要素之下均加一條反線(xiàn)，寬度同版心。 反線(xiàn)的作用，一是明示版記各要素之間的界線(xiàn)，二是使版面規(guī)矩整齊，美觀好看。 5. 版記的位置 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。 確定版記位置的幾種特殊情況 1公文沒(méi)有附件，公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁(yè)標(biāo)識(shí)版記，此時(shí)版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒(méi)有關(guān)系。 公文沒(méi)有附件，公文的篇幅在一個(gè)折頁(yè)（四面）以上，如果采用騎馬訂，公文的面數(shù)就是4的倍數(shù)，此時(shí)版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白面有多少（一般不會(huì)超過(guò)3面）。 確定版記位置的幾種特殊情況 2公文有附件且附件與公文正文一起裝訂，附件的裝訂位置應(yīng)該在公文主體之后、版記之前。如果附件最后頁(yè)面上的空白能夠容下版記，且該頁(yè)又是公文的最后一面，此時(shí)版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費(fèi)；如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，它就會(huì)有自己的版記，此時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)在公文的最后一面標(biāo)識(shí)自己的版記。 確定版記位