采購流程管理制度

1、XXXXXXX 有限公司體系編號(hào)：密級(jí)：保存期限：年選購過程管理制度文件編號(hào)：XXXXXXXXX 版本號(hào)：1編 制 ：審 核 ： 標(biāo)準(zhǔn)化： 簽 發(fā) ：XXXXXXXXXX 有限公司體系編號(hào)：選購過程管理制度文件編號(hào)：發(fā)文部門：選購發(fā)文日期：審核：審批：文件版本：1文件等級(jí)：一級(jí)密級(jí)：隱秘保存期限： PAGE 14版本號(hào)修改內(nèi)容簡述修訂人生效日期修訂記錄一、目的為規(guī)范物資選購的作業(yè)流程，降低物資的選購成本，確保物資優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)時(shí)到貨，快速響應(yīng)公司生產(chǎn)和項(xiàng)目建設(shè)的需要，使選購作業(yè)的流程更加明晰、有據(jù)可查，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)利，特制定本規(guī)定及流程。二、適用范圍本規(guī)程適用于本公司的項(xiàng)目選購及日常物料選

2、購。三、職責(zé)設(shè)計(jì)部：負(fù)責(zé)填報(bào)項(xiàng)目設(shè)備料單、項(xiàng)目綜合料單，選購部對(duì)申請(qǐng)選購的物料有疑義， 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)解釋和變更。技術(shù)部：負(fù)責(zé)項(xiàng)目的概算、預(yù)算的編制及相關(guān)技術(shù)文件、數(shù)據(jù)表、技術(shù)協(xié)議的審核，并負(fù)責(zé)將上述資料在選購實(shí)施前交項(xiàng)目部審核，項(xiàng)目部審核完成后轉(zhuǎn)交選購部。項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)將審核簽字完成的項(xiàng)目設(shè)備料單、項(xiàng)目綜合料單、項(xiàng)目選購概算、預(yù)算以及與物資選購相關(guān)的技術(shù)數(shù)據(jù)、資料交給選購部。選購部：負(fù)責(zé)編制選購方案、方案進(jìn)度表、供應(yīng)商的初選、詢價(jià)和招標(biāo) ，牽頭完成技術(shù)協(xié)議的簽署，選定最終供應(yīng)商，審批完成后簽訂合同，并負(fù)責(zé)實(shí)施選購過程的質(zhì)量和進(jìn)度跟蹤管理以及到貨后報(bào)檢入庫。行政人事部：負(fù)責(zé)合同文檔管理、付款方案申報(bào)

3、、出入庫管理方面的工作。四、選購作業(yè)流程管理流程詳見選購作業(yè)流程圖編制選購二級(jí)進(jìn)度方案選購部在項(xiàng)目啟動(dòng)后，依據(jù)項(xiàng)目的總體一級(jí)進(jìn)度方案和設(shè)計(jì)部二級(jí)進(jìn)度方案，選購部需在 1 個(gè)工作日內(nèi)編制出選購二級(jí)進(jìn)度方案表，選購方案應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理簽字以及簽字日期。選購二級(jí)進(jìn)度方案表中要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目選購流程進(jìn)行步驟分解，必需明確標(biāo)出供應(yīng)商選擇審批、詢價(jià)、評(píng)標(biāo)、確定供應(yīng)商、簽訂合同、長線物資和一般物資以及短線物資的選購周期、跟蹤、驗(yàn)收入庫等整個(gè)流程所用的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，全部項(xiàng)目選購表單中必需精確填寫項(xiàng)目名稱及編號(hào)，具體表單詳見選購二級(jí)進(jìn)度方案表接受料單項(xiàng)目物資由設(shè)計(jì)部依據(jù)設(shè)計(jì)內(nèi)容填報(bào)項(xiàng)目設(shè)備料單、項(xiàng)目綜合料單及項(xiàng)

4、目流轉(zhuǎn)單， 交項(xiàng)目部審核后，轉(zhuǎn)交選購部門，其他物資由需求部門，依據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要，填寫請(qǐng)購單。項(xiàng)目部和其他需求部門供應(yīng)應(yīng)選購部門的項(xiàng)目料單、請(qǐng)購單中，必需明確設(shè)備或材料的材質(zhì)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等具體數(shù)據(jù)，長線或關(guān)鍵設(shè)備需供應(yīng)技術(shù)規(guī)格書，同時(shí)在技術(shù)規(guī)格書中，列出需要進(jìn)行分項(xiàng)報(bào)價(jià)的項(xiàng)目內(nèi)容、技術(shù)要求等具體數(shù)據(jù)表，以免不同的供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，消滅標(biāo)的物數(shù)據(jù)的偏移，避開在評(píng)標(biāo)時(shí)消滅不確定項(xiàng)。項(xiàng)目部在接受設(shè)計(jì)部供應(yīng)的項(xiàng)目設(shè)備料單、項(xiàng)目綜合料單時(shí)，需認(rèn)真審核，符合要求后方可轉(zhuǎn)交選購部門。設(shè)計(jì)部移交料單給項(xiàng)目部時(shí)，料單上必需標(biāo)識(shí)時(shí)間及第 X 版，如項(xiàng)目設(shè)備料單-20170726 第一版，具體表單詳見

5、項(xiàng)目設(shè)備料單、項(xiàng)目綜合料單。每個(gè)項(xiàng)目必需附上項(xiàng)目流轉(zhuǎn)單, 每次資料移交時(shí)，雙方填報(bào)的項(xiàng)目流轉(zhuǎn)單中，需明確移交清單、移交時(shí)間、移交人、接收人、接收時(shí)間等，部門移交的清單中如非第一版必需在流轉(zhuǎn)單中寫出緣由，以便項(xiàng)目經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)了解各環(huán)節(jié)需要時(shí)間及返工環(huán)節(jié)，具體表單詳見項(xiàng)目流轉(zhuǎn)單。項(xiàng)目設(shè)備料單、項(xiàng)目綜合料單、請(qǐng)購單必需有制表人、部門主管、項(xiàng)目經(jīng)理、總經(jīng)理簽字確認(rèn)。選購部需要對(duì)全部料單進(jìn)行審核，如選購資料不全、審核簽字不全或不符合規(guī)定，可退后項(xiàng)目部進(jìn)行完善。編制選購方案進(jìn)度表依據(jù)項(xiàng)目總體一級(jí)進(jìn)度方案和設(shè)計(jì)部二級(jí)進(jìn)度方案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，選購部門必需在接到項(xiàng)目料單后的其次個(gè)工作日內(nèi)，完成選購方案、選購方案進(jìn)度表的

6、編制，完成后返項(xiàng)目部備案；同時(shí)通過電話，向協(xié)議供應(yīng)商確認(rèn)供貨周期，如供應(yīng)商不能按要求的供貨時(shí)間供應(yīng)所需設(shè)備/材料，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)增補(bǔ)合適的供應(yīng)商，并完成供應(yīng)商引入（分包商）申請(qǐng)表的審批，表中必需明確供應(yīng)商的名稱、供應(yīng)商品、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，寫清楚申報(bào)理由，報(bào)總經(jīng)理審批。供應(yīng)商的引入，需符合協(xié)議供應(yīng)商管理制度中的相關(guān)規(guī)定。擬詢價(jià)、邀標(biāo)供應(yīng)商審批和詢價(jià)選購部在完成選購方案、選購方案進(jìn)度表后的其次個(gè)工作日，需在協(xié)議供應(yīng)商名錄里，每種物資選擇 3-5 家供應(yīng)商，完成擬詢價(jià)、邀標(biāo)供應(yīng)商審批表，報(bào)需求部門及總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，同日內(nèi)向協(xié)議供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)書。詢價(jià)書中必需明確：供應(yīng)商應(yīng)依據(jù)詢價(jià)書中的要求，供應(yīng)各種設(shè)備/材

7、料尺寸、材質(zhì)、報(bào)價(jià)、付款方式、供貨周期以及公司資質(zhì)、相關(guān)業(yè)績等，同時(shí)長線或關(guān)鍵設(shè)備詢價(jià)書需附帶供應(yīng)技術(shù)規(guī)格書，同時(shí)在技術(shù)規(guī)格書中列出需要進(jìn)行分項(xiàng)報(bào)價(jià)的項(xiàng)目內(nèi)容、技術(shù)要求等具體數(shù)據(jù)表格，并需明確指出，不按要求進(jìn)行報(bào)價(jià)則視為無效報(bào)價(jià)。詢價(jià)書附帶的技術(shù)規(guī)格書、數(shù)據(jù)表等技術(shù)文件，需轉(zhuǎn)制成 PDF 格式，內(nèi)容不得透露任何項(xiàng)目信息。已簽訂過合同的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，不再重復(fù)進(jìn)行詢比價(jià)流程，直接填寫項(xiàng)目供應(yīng)商確認(rèn)表（需附協(xié)議供應(yīng)商框架協(xié)議、前期簽訂執(zhí)行過的合同），報(bào)總經(jīng)理審批后，向主要協(xié)議商進(jìn)行選購合同的簽訂。詢價(jià)過程跟蹤管理選購部每天與供應(yīng)商保持聯(lián)系，詢價(jià)周期要求：綜合材料 3 個(gè)工作日、國產(chǎn)設(shè)備 5 個(gè)工作日、

8、合資品牌設(shè)備 7 個(gè)工作日、全進(jìn)口設(shè)備 15 個(gè)工作日；詢價(jià)結(jié)果形成比價(jià)表，比價(jià)表需每天更新后發(fā)送總經(jīng)理，詢價(jià)截至日到期后，未準(zhǔn)時(shí)報(bào)價(jià)的單位視同自動(dòng)放棄，后續(xù)到達(dá)的價(jià)格，可作為定價(jià)參考，但不能再參與本次比價(jià)。當(dāng)詢價(jià)周期過去2/3，完成報(bào)價(jià)的單位數(shù)量未達(dá)到最低 3 家的要求時(shí)，需在當(dāng)天完成增加供應(yīng)商詢價(jià)的相關(guān)工作，以確保報(bào)價(jià)單位數(shù)量及比價(jià)的有效性。每當(dāng)有新項(xiàng)目進(jìn)行詢價(jià)時(shí)，需針對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商在詢價(jià)周期、交貨期、質(zhì)量等方面的不足， 適當(dāng)增加新的單位進(jìn)行詢價(jià)，以不斷完善協(xié)議供應(yīng)商名錄。當(dāng)增加新品種、新單位進(jìn)行詢價(jià)時(shí)， 第一次的報(bào)價(jià)，需要求供應(yīng)商將報(bào)價(jià)報(bào)總經(jīng)理郵箱，再由總經(jīng)理轉(zhuǎn)發(fā)選購部門進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。比價(jià)

9、表中必需填報(bào)詢價(jià)發(fā)出時(shí)間、詢價(jià)截止時(shí)間、物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供貨周期、結(jié)算方式、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、網(wǎng)站信息等相關(guān)內(nèi)容，具體表單詳見比價(jià)表。選定供應(yīng)商供應(yīng)商的選定需進(jìn)行評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)分為技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)兩部分，先進(jìn)行技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)，后進(jìn)行商務(wù)標(biāo)評(píng)標(biāo)。技術(shù)標(biāo)占評(píng)標(biāo)分值 40%，商務(wù)標(biāo)占評(píng)標(biāo)分值 60%。詢價(jià)截止日的其次個(gè)工作日上午，選購部需將全部報(bào)價(jià)供應(yīng)商的技術(shù)方案、流程圖等相關(guān)技術(shù)資料，發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理，并由項(xiàng)目經(jīng)理組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行審核，最終由項(xiàng)目經(jīng)理完成技術(shù)評(píng)標(biāo)綜合分析表（技術(shù)指標(biāo)：參照技術(shù)部供應(yīng)的技術(shù)規(guī)格書中的具體數(shù)據(jù)及技術(shù)要求） 當(dāng)天篩選出最佳技術(shù)方案。第三天由項(xiàng)目經(jīng)理組織進(jìn)

10、行技術(shù)評(píng)標(biāo)，參與技術(shù)評(píng)標(biāo)人員：總經(jīng)理、項(xiàng)目部主管、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)部主管、技術(shù)部主管?？偨?jīng)理如因特殊狀況不能參與，由副總經(jīng)理出席。技術(shù)評(píng)標(biāo)需依據(jù)技術(shù)方案和技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行具體分析，排出優(yōu)先挨次。詢價(jià)截止日的其次個(gè)工作日，選購部需依據(jù)比價(jià)單中各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，參照項(xiàng)目概算表，遵循“適價(jià)、適質(zhì)、適量、適時(shí)、適地”原則，填寫商務(wù)評(píng)標(biāo)綜合分析表，表中將概算價(jià)格、報(bào)價(jià)交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行具體對(duì)比，發(fā)總經(jīng)理審核，第三個(gè)工作日組織有總經(jīng)理、選購部等相關(guān)人員參與的評(píng)標(biāo)會(huì)，確定出最終的供應(yīng)商，并完成項(xiàng)目供應(yīng)商確認(rèn)表的報(bào)批。選定的供應(yīng)商價(jià)格單價(jià)、總價(jià)均不得超項(xiàng)目概算表價(jià)格，超單價(jià)、總價(jià) 5%，寫狀況說明報(bào)

11、副總經(jīng)理審批；超單價(jià)、總價(jià) 10%寫狀況說明報(bào)總經(jīng)理審批。項(xiàng)目供應(yīng)商確認(rèn)表中必需含有物料名稱、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、付款方式、供貨周期等，由制表人發(fā)起，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，總經(jīng)理進(jìn)行審批，確定最終供應(yīng)商，具體表單詳見項(xiàng)目供應(yīng)商確認(rèn)表簽署技術(shù)協(xié)議一般物資、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的選購，只需與供應(yīng)商確認(rèn)需求部門的技術(shù)要求、技術(shù)規(guī)格書，如有疑問必需聯(lián)系物資需求部門與供應(yīng)商溝通確認(rèn)。非標(biāo)、重要物資的選購，必需逐一召集擬詢價(jià)、邀標(biāo)的供應(yīng)商，與公司項(xiàng)目部、技術(shù)部、設(shè)計(jì)部、制造部以及外聘專家進(jìn)行技術(shù)溝通。技術(shù)溝通有兩個(gè)階段可以進(jìn)行：首先，在項(xiàng)目經(jīng)理審核擬詢價(jià)、邀標(biāo)供應(yīng)商審批表時(shí)，就可以進(jìn)行資質(zhì)和業(yè)績的查詢和初步溝通，其次在供

12、應(yīng)商報(bào)價(jià)后，可在技術(shù)方案的審查過程中進(jìn)行。技術(shù)協(xié)議和技術(shù)協(xié)議審批表必需在項(xiàng)目供應(yīng)商確認(rèn)表審批完成后 7 個(gè)工作日內(nèi)完成。與供應(yīng)商簽署的技術(shù)協(xié)議中必需包含設(shè)備/物料的尺寸、材質(zhì)、重量、使用溫度、使用壓力、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等一系列數(shù)據(jù)，具體表單詳見技術(shù)協(xié)議；技術(shù)協(xié)議審批表中必需有擬選購的物料名稱、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、我方與供應(yīng)商雙方的主要對(duì)口部門負(fù)責(zé)人的姓名、聯(lián)系方式、意見等，填完整后需有部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批，具體表單詳見技術(shù)協(xié)議審批表技術(shù)協(xié)議由項(xiàng)目部依據(jù)相關(guān)技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)數(shù)據(jù)表以及相關(guān)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)、圖紙進(jìn)行擬定，交設(shè)計(jì)部、技術(shù)部審核后定稿，項(xiàng)目經(jīng)理簽字后蓋章，作為商務(wù)合同不行或缺的組成部分。簽訂商務(wù)合同商務(wù)合

13、同的簽訂時(shí)間，需依據(jù)制造部項(xiàng)目制造方案確認(rèn)表中物資需求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、先后挨次以及供應(yīng)商在報(bào)價(jià)中的交貨期來進(jìn)行確定，一般來講，到貨時(shí)間必需保證比物資需求時(shí)間提前 7 個(gè)工作日，以防止不確定因素影響項(xiàng)目進(jìn)度。因此，項(xiàng)目實(shí)施后，依據(jù)不同物資的到貨周期，商務(wù)合同的簽訂和付款方案需要同時(shí)有 7 個(gè)工作日的提前量，先簽長周期物資，后簽綜合器材。商務(wù)合同分為購銷合同、選購合同兩類。對(duì)于價(jià)值低于一萬元的物資及設(shè)備選購簽訂購銷合同，購銷合同中必需明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額，商定好付款方式、運(yùn)輸方式及費(fèi)用、供貨時(shí)間等，并供應(yīng)正確的公司名稱、稅號(hào)、帳號(hào)、開戶行。具體表單詳見購銷合同；對(duì)于設(shè)備價(jià)值高于一萬元

14、的設(shè)備要簽訂選購合同。選購合同中不僅包括購銷合同中的基本信息，還要包括商定的技術(shù)協(xié)議，供貨范圍，設(shè)備生產(chǎn)發(fā)運(yùn)及調(diào)試驗(yàn)收時(shí)間表以及培訓(xùn)及售后服務(wù)。同時(shí)，選購合同的簽訂，必需等待技術(shù)協(xié)議簽訂完成后方可進(jìn)行。具體表單詳見選購合同；若必需進(jìn)行樣品供應(yīng)和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由選購人員負(fù)責(zé)追蹤，收到樣品后，第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于需要保存的樣品，做好樣品登記表。供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由選購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。選定的供應(yīng)商價(jià)格單價(jià)、總價(jià)均不得超項(xiàng)目概算表，超單價(jià)、總價(jià) 5%，寫狀況說明報(bào)副總經(jīng)理審批；超單價(jià)、總價(jià) 10%寫狀況說明報(bào)總經(jīng)理審批。樣品登記表中必需明確登記送樣單位、送樣品

15、名、接收人，如涉及樣品費(fèi)用，請(qǐng)會(huì)用財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門人員予以確認(rèn)，具體表單詳見樣品登記表。編制選購三級(jí)進(jìn)度方案表合同簽訂完成后，需結(jié)合選購二級(jí)進(jìn)度方案表，3 個(gè)工作日內(nèi)編制完成更為具體的選購三級(jí)進(jìn)度方案表，選購三級(jí)進(jìn)度方案表里必需填報(bào)物料的規(guī)格、名稱、數(shù)量、合同總價(jià)、結(jié)算方式、定金、定金時(shí)間、尾款、尾款時(shí)間，同時(shí)表中需詳列每一種規(guī)格型號(hào)的具體付款時(shí)間、到貨時(shí)間，并供應(yīng)應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理、制造部門，作為項(xiàng)目管理、資金管理、選購、制造過程進(jìn)度把握的依據(jù)。選購過程跟蹤管理合同簽訂后，要依據(jù)合同內(nèi)容形成選購三級(jí)進(jìn)度方案表和付款方案，每周跟蹤物資到貨狀況，當(dāng)在跟蹤過程中發(fā)覺有交貨延誤跡象時(shí)，需要求供應(yīng)商供應(yīng)應(yīng)急方

16、案以及以原交貨期為目標(biāo)，供應(yīng)經(jīng)過調(diào)整后的加工進(jìn)度方案表，并每日更新發(fā)送我方進(jìn)行確認(rèn)，最大限度的挽回時(shí)間損失。同時(shí)需要準(zhǔn)時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)，準(zhǔn)時(shí)調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度方案。發(fā)生爭吵時(shí)，依據(jù)合同的相應(yīng)條款進(jìn)行處理，同時(shí)依據(jù)協(xié)議供應(yīng)商管理制度中的相關(guān)條款進(jìn)行處理。如消滅設(shè)計(jì)變更并對(duì)選購造成影響，應(yīng)由設(shè)計(jì)部出示審核后的設(shè)計(jì)變更單以及料單變更說明，并對(duì)變更后的預(yù)算、工程量進(jìn)行計(jì)算，出示審核簽字后的，選購預(yù)算進(jìn)行變更，同時(shí)需與供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行溝通，調(diào)整技術(shù)協(xié)議和商務(wù)合同中涉及到的相應(yīng)條款和物資交付進(jìn)度。閥門、儀表、泵等長周期設(shè)備以及需加工的非標(biāo)設(shè)備，長周期物資要求供應(yīng)商提交加工進(jìn)度方案表，同時(shí)要求供應(yīng)商每周或階段（

17、具體時(shí)間和生產(chǎn)供應(yīng)商確認(rèn)），供應(yīng)設(shè)備階段性具體數(shù)據(jù)、圖紙以及外觀照片和供應(yīng)商自檢報(bào)告，以便準(zhǔn)時(shí)管理物資交付進(jìn)度。設(shè)備出廠前要求供應(yīng)商供應(yīng)設(shè)備具體數(shù)據(jù)、參數(shù)、含設(shè)備部位特寫的影像資料及出廠合格檢驗(yàn)報(bào)告并填報(bào)物資出廠自檢表，選購部形成加工狀況匯報(bào)后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，具體表單詳見加工狀況匯報(bào)。加工狀況匯報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理、工程技術(shù)部和設(shè)計(jì)部進(jìn)行審核，確認(rèn)合格后方可發(fā)貨。如消滅供應(yīng)商加工實(shí)際狀況與技術(shù)協(xié)議不符，要準(zhǔn)時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，并聯(lián)合涉及到的各部門和供應(yīng)商在一天內(nèi)落實(shí)解決方法。物資出廠自檢表由我方依據(jù)不同種類的物資，供應(yīng)不同編號(hào)的物資出廠自檢表， 可與物資入庫檢驗(yàn)單小編號(hào)統(tǒng)一，大號(hào)不同。具體表單見物資出廠自檢表

18、，選購部每周五上午需向項(xiàng)目經(jīng)理上報(bào)選購工作匯報(bào)表，選購工作匯報(bào)表里需將本周的各項(xiàng)目選購狀況進(jìn)行總結(jié)、匯報(bào)，梳理出需要協(xié)調(diào)解決的問題，以及可能影響物資交付進(jìn)度和質(zhì)量的相關(guān)問題，并提出改善措施和建議，交項(xiàng)目經(jīng)理組織爭辯，拿出解決方案，形成會(huì)議決議后執(zhí)行。具體表單詳見選購工作匯報(bào)表。報(bào)檢到貨后，選購人員填寫選購報(bào)檢單，申請(qǐng)質(zhì)檢部對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)檢。驗(yàn)收質(zhì)檢人員憑供應(yīng)商供應(yīng)的送貨單、物資出廠自檢表、圖紙及相關(guān)質(zhì)量證明材料，依照相關(guān)質(zhì)檢單，對(duì)所到貨物進(jìn)行抽檢或全檢，合格品入庫，不合格品退至供應(yīng)商，并準(zhǔn)時(shí)跟蹤退換貨事宜，并依據(jù)具體狀況填寫供貨質(zhì)量特別處理反饋單。不同物料按不同的入庫標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)，鋼材、管件、法蘭類

19、用材料類質(zhì)檢單；電控柜類用電氣類質(zhì)檢單；閥門用閥門類質(zhì)檢單；原料罐、清洗罐、膜殼等非標(biāo)設(shè)備用非標(biāo)類設(shè)備質(zhì)檢單；泵和電機(jī)等用機(jī)泵類質(zhì)檢單；壓力表、流量計(jì)、溫度計(jì)等都用儀表類質(zhì)檢單，各類物料按各類質(zhì)檢表進(jìn)行檢驗(yàn)入庫，具體表單詳見質(zhì)檢部入庫質(zhì)檢單。入庫倉庫保管員負(fù)責(zé)清點(diǎn)好數(shù)量，憑質(zhì)檢部入庫質(zhì)檢單，填寫入庫單，入庫單一式兩聯(lián)，其次聯(lián)用作選購報(bào)銷物料選購款用。行政人事部將物料整理入庫，項(xiàng)目物料按項(xiàng)目入庫、出庫、擺放，對(duì)物料管理的有序性、安全性、完整性及有效性負(fù)責(zé)，對(duì)部品物料的實(shí)行分區(qū)存放管理，同時(shí)做好倉庫盤點(diǎn)表。入庫單里必需明細(xì)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格，具體表單詳見入庫單；倉庫盤點(diǎn)表里分項(xiàng)目進(jìn)行盤點(diǎn)

20、，對(duì)比概算表里的物料、規(guī)格入庫，具體表單詳見倉庫盤點(diǎn)表變更項(xiàng)目假如有新增選購物資，需要項(xiàng)目經(jīng)理提出書面申請(qǐng)，并附選購申請(qǐng)單、變更說明， 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時(shí)需對(duì)選購預(yù)算做準(zhǔn)時(shí)修改。選購部依據(jù)總經(jīng)理的批復(fù)文件、選購申請(qǐng)單及項(xiàng)目預(yù)算變更表進(jìn)行選購，假如缺少程序文件，需準(zhǔn)時(shí)反饋項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行補(bǔ)充，新增選購物資的其余流程，照舊依據(jù)選購制度進(jìn)行。五、低值易耗品零散選購管理低值易耗品是指物資單價(jià)低于 100 元，總價(jià)不超過 500 元，單類品種數(shù)量少、不具備進(jìn)行批量比價(jià)選購條件的商品。如因項(xiàng)目建設(shè)或生產(chǎn)過程中需要進(jìn)行低值易耗品及零散材料選購，由需求部門提報(bào)請(qǐng)購單， 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可不進(jìn)行比

21、價(jià)流程，直接向萬能供應(yīng)商選購，如萬能供應(yīng)商不能解決，可查找臨時(shí)供應(yīng)商進(jìn)行選購。選購?fù)瓿珊螅罁?jù)物資的特性，由項(xiàng)目經(jīng)理和需求部門進(jìn)行甄別和申請(qǐng)，準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)充進(jìn)備品備件名錄。向萬能供應(yīng)商選購的物資，累計(jì)資金到達(dá) 5000 元時(shí)，通知供應(yīng)商開票結(jié)算，發(fā)票取得后， 準(zhǔn)時(shí)入賬并排入下月的付款方案。向臨時(shí)供應(yīng)商進(jìn)行選購的物資，可向人事行政管理部門進(jìn)行借款，借款金額不超過 1000 元。可開具發(fā)票的必需開具發(fā)票，無法開具發(fā)票的需向供應(yīng)商索取加蓋公章的收據(jù)，準(zhǔn)時(shí)入賬， 沖抵借款單據(jù)。六、緊急選購緊急選購是指在項(xiàng)目建設(shè)、裝置調(diào)試、生產(chǎn)過程和試驗(yàn)室進(jìn)行物料試驗(yàn)的過程中，由設(shè)計(jì)漏項(xiàng)、設(shè)計(jì)變更、設(shè)備突發(fā)故障等類似由不行預(yù)

22、知因素造成的，且無法以正常的選購程序和常規(guī)的選購周期，來滿足現(xiàn)場急需的物資供應(yīng)需求，而接受的特殊選購方法。緊急選購需由申請(qǐng)部門填寫請(qǐng)購單，并在備注中注明緊急選購的需求緣由，由申請(qǐng)部門的領(lǐng)導(dǎo)和選購主管審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。選購部接到請(qǐng)購單后，可在協(xié)議供應(yīng)商名錄中選擇相關(guān)單位，當(dāng)天完成詢比價(jià)、定標(biāo)流程，報(bào)總經(jīng)理審核后簽訂合同，并提報(bào)付款申請(qǐng)單，第 2 個(gè)工作日完成付款流程，但必須在付款申請(qǐng)單中具體說明緣由，同時(shí)勾選緊急選購、無發(fā)票付款等相關(guān)選項(xiàng)。假如是新品種的物資，且在公司供應(yīng)商信息庫里無法找到適合的單位時(shí)，可準(zhǔn)時(shí)擴(kuò)大供應(yīng)商的選擇范圍，優(yōu)先在中石化物資供應(yīng)商名錄里選擇供應(yīng)商，完成選購流程；選購

23、完成后，需準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)充供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績資料，登記入供應(yīng)商名錄，作為協(xié)議供應(yīng)商的備選單位，待產(chǎn)品應(yīng)用結(jié)果反饋、考察合格后，準(zhǔn)時(shí)簽訂協(xié)議供應(yīng)商框架協(xié)議，列入?yún)f(xié)議供應(yīng)商名錄七、付款管理付款選購部每月 25 日前，向行政人事部提交下個(gè)月的付款方案；每周一、三，依據(jù)付款方案向行政人事部提交付款申請(qǐng)表，行政人事部接到付款申請(qǐng)表后，當(dāng)天需對(duì)比項(xiàng)目概算表中的每項(xiàng)需選購物資的預(yù)算價(jià)、合同價(jià)進(jìn)行審核，并審核到貨狀態(tài)及付款狀態(tài)是否相符，審核通過后，每周二、四定時(shí)上報(bào)付款方案。付款進(jìn)度跟蹤為防止付款不準(zhǔn)時(shí)，影響物資到貨時(shí)間，需準(zhǔn)時(shí)了解付款進(jìn)度，在每次上報(bào)付款申請(qǐng)表的第 2 個(gè)工作日開頭，每天跟蹤人事行政部門，以便準(zhǔn)時(shí)了解物資的付款進(jìn)度及完成時(shí)間，人事行政部門需每天反饋付款執(zhí)行狀況，并發(fā)送相關(guān)付款進(jìn)度跟蹤單給項(xiàng)目經(jīng)理和選購部門，直至付款作業(yè)完成后停止該項(xiàng)報(bào)表的發(fā)送。八、發(fā)票管理各類選購發(fā)票應(yīng)由相關(guān)選購經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，自所選購物資驗(yàn)收合格入庫之日