文字處理及電子表格制作(二)

1、1鍵盤輸入法音碼形碼音形混合碼 2音碼 音碼是按照漢語(yǔ)拼音來(lái)輸入漢字的，只要懂漢語(yǔ)拼音就可以輸入漢字，符合人的思維習(xí)慣 現(xiàn)在的音碼輸入法一般都支持詞語(yǔ)輸入，甚至支持整句輸入。 3幾種音碼輸入法智能ABC輸入漢字 用全拼輸入漢字4幾種音碼輸入法（2）紫光拼音 輸入法微軟拼音 輸入法5音碼輸入法的不足 由于漢字同音較多，用音碼輸入時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重碼，效率不高；音碼輸入法對(duì)用戶的發(fā)音也有比較高的要求，發(fā)音不準(zhǔn)往往會(huì)導(dǎo)致輸入錯(cuò)誤；音碼輸入法對(duì)于不認(rèn)識(shí)的字難以處理。6形碼 形碼就是將字根或筆劃與鍵盤上的鍵對(duì)應(yīng)起來(lái)，作為基本的輸入編碼，再由這些編碼組合成漢字的輸入方法。 78優(yōu)點(diǎn)： 重碼少，不受讀音是否標(biāo)準(zhǔn)

2、的影響，輸入效率比較高，目前使用比較廣泛。 缺點(diǎn)：需要經(jīng)過(guò)專門的訓(xùn)練，要記憶很多的東西，如字根表。形碼輸入法的優(yōu)點(diǎn)與不足9音形碼音形碼吸取了音碼和形碼的優(yōu)點(diǎn)，將二者混合使用。 自然碼輸入法鄭碼輸入法10 總的來(lái)說(shuō)，鍵盤輸入法都需要利用鍵盤來(lái)進(jìn)行漢字的輸入，要求使用者對(duì)鍵盤操作比較熟悉，這對(duì)于非專業(yè)的計(jì)算機(jī)用戶而言，有一定的難度。 11非鍵盤輸入法手寫輸入法語(yǔ)音輸入法OCR 12選擇文檔保存位置 Word保存文件時(shí)，總是默認(rèn)保存在“我的文檔”中，每次選擇保存位置太麻煩了。有的同學(xué)會(huì)先在保存位置新建一個(gè)Word文檔并輸入文件名，然后雙擊打開，再書寫內(nèi)容，這樣，再保存時(shí)就不會(huì)提示保存位置了。這雖然是

3、一種方法，但不是最好的。一勞永逸的方法是：選擇工具選項(xiàng)中的文件位置，文件類型選為“文檔”，再單擊修改按鈕，選擇文檔保存位置，完成后單擊確定按鈕即可 二、WORD使用技巧13取消自動(dòng)添加超鏈接 我們?cè)赪ord中輸入一個(gè)網(wǎng)址或郵箱地址后，Word總是將它們自動(dòng)轉(zhuǎn)換成藍(lán)色的超鏈接，該怎么取消呢？其實(shí)，你只要選擇工具選項(xiàng)中的拼寫和語(yǔ)法，將“忽略Internet和文件地址”選中即可?；蛘弋?dāng)出現(xiàn)自動(dòng)鏈接時(shí)，馬上按Ctrl+Z，即可取消。 14防止打印表格空白頁(yè) 如果在Word中制作一個(gè)滿頁(yè)的表格，Word總會(huì)多一個(gè)回車符獨(dú)占下一頁(yè)，而且刪除不掉。打印時(shí)，要么走一張空紙，要么只能選擇打印當(dāng)前頁(yè)，挺麻煩的。解

4、決辦法是：將光標(biāo)定位到獨(dú)占一頁(yè)的這行，選擇格式段落，將行距設(shè)置為“固定值1磅”就可以了。 15常用快捷鍵一覽 保存：CTRL+S 復(fù)制：CTRL+C粘貼：CTRL+V剪切：CTRL+X1倍行距：CTRL+11.5倍行距：CTRL+5（因?yàn)殒I盤上沒(méi)有1.5這個(gè)鍵拉，所以微軟就用5代替了）2倍行距：CTRL+2上標(biāo)：CTRL+SHIFT+=下標(biāo)：CTRL+= 加粗：CTRL+B 傾斜：CTRL+I 下劃線：CTRL+I選擇：按住SHIFT然后按上下左右方向鍵選擇 選擇一個(gè)句子：按住CTRL然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)，就可以選擇一個(gè)句子了，WORD真是聰明啊。 16對(duì)智能ABC輸入法的經(jīng)驗(yàn) 你要輸英文，是否要

5、切換到英文狀態(tài)才能輸呢？NO！先輸“v”，然后再輸英文，空格后出來(lái)的就是“v”后的英文了，方便把！在輸大寫數(shù)字時(shí)先按i，然后輸入小寫，比如你要輸“二”，就輸“i2”，空格后就OK！在i后面輸入+、*、/，按回車鍵或空格鍵，即可得到與之對(duì)應(yīng)的漢字加、減、乘、除。 17在Word中微調(diào)字體在很小的空間內(nèi)使用小字體時(shí)，8磅字體可能太大了，而7磅字體又太小了。幸運(yùn)的是，您可以選擇它們之間的字號(hào)，具體方法如下：1. 從格式菜單中選擇字體。2. 然后在字體選項(xiàng)卡的字號(hào)框中鍵入7.5并單擊確定。這就行了！想逐步改變文字的字體大小，選中后按住CTRL+就是變大，按CTRL+就是變小 18對(duì)于WORD的相關(guān)統(tǒng)計(jì)

6、想知道文章總共保存了幾次？使用了多久？有多少字？多少行？多少段？沒(méi)問(wèn)題，在“文件”“屬性”中，點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)”選項(xiàng)卡，即可看到上面說(shuō)的信息了，絕對(duì)準(zhǔn)確。 19如何將Word當(dāng)字典使用 在編輯文檔時(shí)，常會(huì)遇到一些生詞難以弄懂。這時(shí)，你可以用“金山詞霸”等專業(yè)翻譯軟件，但更為簡(jiǎn)便的方法是直接使用Word的中英英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動(dòng)態(tài)互譯了。使用的方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ哒Z(yǔ)言詞典”，也可按AltShiftF7組合鍵啟動(dòng)詞典，這時(shí)出現(xiàn)“詞典”對(duì)話框。鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對(duì)應(yīng)的英文單詞；20如何查看和清空剪貼板在文檔編輯過(guò)程中，用戶經(jīng)常會(huì)使用復(fù)制和粘貼功能，有時(shí)

7、復(fù)制次數(shù)過(guò)多后，需要查看或刪除剪貼板的內(nèi)容，如何操作呢？執(zhí)行“編輯”菜單上的“Office 剪貼板”命令，在彈出的對(duì)話框中列出了剪貼板中的所有內(nèi)容，用戶可以選擇單個(gè)刪除或者全部清空。 21清除Word文檔中多余的空行 如果Word文檔中有很多空行，用手工逐個(gè)刪除又太累人，直接打印吧，又太浪費(fèi)墨水和打印紙。有沒(méi)有較便捷的方式呢？我們可以得用Word自帶的替換功能來(lái)進(jìn)行處理。在Word中打開編輯菜單，單擊“替換”，在彈出的“查找和替換”窗口中，單擊“高級(jí)”按鈕，將光標(biāo)移動(dòng)到“查找內(nèi)容”文本框，然后單擊“特殊字符”按鈕，選取“段落標(biāo)記”，我們會(huì)看到“p”出現(xiàn)在文本框內(nèi)，然后再同樣輸入一個(gè)“p”，在“

8、替換為”文本框中輸入“p”，即用“p”替換“pp”，然后選擇“全部替換”，多余的空行不見了哦。 22巧妙設(shè)置文檔保護(hù) 在用Word 輸入一份文件時(shí)，忽然有要事，要暫時(shí)離開一下，關(guān)閉文件吧，既費(fèi)事又沒(méi)必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢？執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤就是無(wú)法編輯了，不錯(cuò)吧。等回來(lái)時(shí)，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令，一切又正常了。 23快速轉(zhuǎn)換英文字母的大小寫 在Word 中編輯文檔時(shí)，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫轉(zhuǎn)換為大寫，或由大寫轉(zhuǎn)換

9、為小寫，遇到這種情況大家可能都是先將原來(lái)的單詞或句子刪除，然后用大寫字母或小寫字母重新輸入一遍。其實(shí)不用這么麻煩，只要把光標(biāo)定位到句子或單詞的字母中，然后同時(shí)按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時(shí)如果原來(lái)的英文字母是小寫的，就會(huì)先把句子或單詞的第一個(gè)字母變?yōu)榇髮懀侔匆淮慰旖萱I，現(xiàn)在可以發(fā)現(xiàn)整個(gè)句子或單詞的字母都變?yōu)榇髮懥?，再按一次就變回小寫，每按一次快捷鍵字母的變化依此類推。 24明白Word中文字下劃線的含義 我們?cè)谟肳ord編輯文檔時(shí)，常常會(huì)碰見有的字下面有紅線、綠線及藍(lán)線或紫線，有的是波浪線，有的是下劃線。它們分別代表什么呢？Word具有自動(dòng)檢查拼寫及語(yǔ)法的功能，能夠?qū)τ脩糨斎氲奈淖中畔?/p>

10、進(jìn)行一定的智能檢查。紅色波浪線表示拼寫可能錯(cuò)誤綠色波浪線表示語(yǔ)法可能有錯(cuò)誤藍(lán)色下劃線表示超級(jí)鏈接紫色下劃線表示使用過(guò)的超級(jí)鏈接Word還會(huì)自動(dòng)檢查電子郵件頭中的姓名，并將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個(gè)名字與輸入的內(nèi)容相匹配，則會(huì)在輸入內(nèi)容的下面出現(xiàn)下劃線。 25使用F1F12鍵讓W(xué)ord操作更快捷 F1：打開幫助。Shift+F1：打開幫助工具(小問(wèn)號(hào))。F2：剪切選中的文本，將光標(biāo)移到需要的地方后，按下回車鍵即可粘貼剪切的文本。Shift+F2：復(fù)制選中文本，將光標(biāo)移到需要的地方后，按下回車鍵即可粘貼復(fù)制的文本。Alt+Ctrl+F2：打開文件。Ctrl+F2：打印預(yù)覽。Alt+Shi

11、ft+F2：保存文件F3：輸入某條“自動(dòng)圖文集”詞條的名稱后，按下此鍵，即可將名稱轉(zhuǎn)換成該詞條。Shift+F3：切換選中的西文字符的大小寫F4：重復(fù)上一步操作。Alt+F4：關(guān)閉所有文檔，若沒(méi)有保存，將提示保存，并退出WordF5：打開“查找與替換”對(duì)話框，并選定“定位”標(biāo)簽。Alt+F5或 Ctrl+F5：將所有打開的Word文檔最大化窗口還原到原來(lái)大小。Ctrl+Shift+F5：寫書簽F6：在任務(wù)窗格與文檔窗口之間切換。Ctrl+F6：在多個(gè)打開的文檔窗口之間來(lái)回切換(至少打開兩個(gè)文檔才能看到此操作的結(jié)果)。Alt+F6：在兩個(gè)打開文檔窗口之間反復(fù)切換(至少打開兩個(gè)文檔才能看到此操作的

12、結(jié)果)F7：實(shí)施拼寫檢查。Ctrl+F7：當(dāng)文檔窗口不是最大化時(shí)，激活鍵盤上的方向鍵，用以移動(dòng)窗口F8：Alt+F8：打開“宏”對(duì)話框，用以運(yùn)行宏命令。Ctrl+F8：當(dāng)文檔窗口不是最大化時(shí)，激活鍵盤上的方向鍵，用以調(diào)整窗口的大小F9：Ctrl+F9：插入一個(gè)域記號(hào)“”F10：激活菜單欄F11：Ctrl+F11：鎖定選中的域，防止被更新，只對(duì)可能更新的域如“時(shí)間域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除對(duì)域的鎖定(需要選中)F12：另存文檔。Ctrl+F12：打開文檔26Word也能查農(nóng)歷 你要想知道某一天對(duì)應(yīng)的農(nóng)歷日期和節(jié)氣嗎？你可以請(qǐng)Word幫忙，方法如下： 1.啟動(dòng)Word 。 2.

13、在“文件”菜單中，單擊“新建”，打開“新建文檔”任務(wù)窗格。 3.在“新建文檔”任務(wù)窗格中，單擊“通用模板”，打開“模板”對(duì)話框。 4.單擊“其他文檔”選項(xiàng)，然后單擊“日歷向?qū)А?，單擊“確定”按鈕，打開“日歷向?qū)А睂?duì)話框。 5.單擊“日期和范圍”，然后在“起始于”和“終止于”框中設(shè)置好要查詢農(nóng)歷的年月。 6.單擊“完成”按鈕。 現(xiàn)在，你就可以在生成的日歷文檔中查看農(nóng)歷日期和節(jié)氣了。Word能夠查詢的日期范圍是1997年2007年。 27自動(dòng)標(biāo)注漢字拼音 如果有些文章中需要輸入漢語(yǔ)拼音，我們只需要利用Word的“拼音指南”功能，就能夠自動(dòng)將漢字拼音標(biāo)注出來(lái)。比如，我們輸入“沆瀣一氣”，要想給“沆瀣

14、”兩字上加上拼音，則選擇兩字，然后單擊“格式”菜單的“中文版式”子菜單中的“拼音指南”，在彈出的拼音指南對(duì)話框中設(shè)置好拼音的對(duì)齊方式、字體和字號(hào)后按確定，Word就把所定義的漢字標(biāo)注上了漢語(yǔ)拼音。 28快速轉(zhuǎn)換大寫金額 在Word中輸入12345，然后點(diǎn)擊“插入數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對(duì)話框“數(shù)字類型”欄里選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁? ? ? ”單擊“確定”，則12345就變成中文數(shù)字“壹萬(wàn)貳仟叁佰肆拾伍”。 29更改用戶信息 可能你現(xiàn)在用的機(jī)器以前是別人使用的，要是想把 Word 中的用戶信息更改過(guò)來(lái)，只要依次打開“工具/選項(xiàng)/用戶信息”，改變有關(guān)欄目?jī)?nèi)的信息后，按“確定”退出即可。

15、30快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字輸入大量帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低 用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位舉例四、EXCEL使用技巧31快速輸入大量相同數(shù)據(jù) 如果希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么不必逐個(gè)輸入具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)

16、據(jù)，按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)32快速刪除工作表中空行 刪除Excel XP工作表中的空行，一般是將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便，可以有多少中方法進(jìn)行？在打開的工作表中單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了利用排列的功能33快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在編輯文件時(shí)常常需要將某一列的寬度固定

17、，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào) 采用下面的方法來(lái)減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個(gè)工作簿，并選中需要Excel XP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度，Excel XP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單

18、元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬注意：以上設(shè)置對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變，只為顯示字體進(jìn)行改變！34快速處理多個(gè)工作表 無(wú)論打開多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，那么能夠同時(shí)處理多個(gè)工作表么？您可采用以下方法：首先按住“Shift”鍵或“Ctrl”鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理了 在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格 35Excel排序技巧兩則 1 按行排列數(shù)據(jù)相信大家對(duì)Excel的排序功能都不陌生，通常數(shù)據(jù)只是按列排列。有時(shí)我們需要按行排列數(shù)據(jù)，這時(shí)只需從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“排序”，在排