房地產(chǎn)項(xiàng)目合同與付款管理作業(yè)指引

1、.合同與付款管理作業(yè)指引編號：SZVK-OM-01版 本：A/0生效日期：2021年8月1日：.；合同與付款管理作業(yè)指引1.流程要素1.1 流程目的：實(shí)現(xiàn)公司合同的規(guī)范化管理，規(guī)范付款流程，防止法律風(fēng)險(xiǎn)及提高資金管理才干。1.2 流程主要責(zé)任部門: 各部門1.3 流程關(guān)鍵業(yè)績目的(KPI):流程KPI責(zé)任部門/崗位數(shù)據(jù)來源合同的出錯(cuò)率各部門總經(jīng)理辦公室合同審核及時(shí)率各部門業(yè)務(wù)部門付款方案準(zhǔn)確率各用款部門月度資金方案付款過失率各用款部門、本錢管理部財(cái)務(wù)管理部付款及時(shí)性財(cái)務(wù)管理部財(cái)務(wù)管理部退票次數(shù)或帳號資料錯(cuò)誤單數(shù)各業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)管理部1.4流程關(guān)鍵點(diǎn)(CP):流程關(guān)鍵點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)闡明備注合同的審批、簽

2、署5.4合同的履約及付款5.4及時(shí)準(zhǔn)確提交月度付款方案5.52.適用范圍:2.1. 公司各類合同的簽署、審核、執(zhí)行、歸檔、反響；2.2. 公司一切對外付款，含工程付款及非工程類費(fèi)用支付3.術(shù)語與定義3.1. 散單：各類付款必需在集中付款日進(jìn)展支付，其他在非集中付款日支付的款項(xiàng)為散單。地價(jià)款、政府稅費(fèi)除外。4.職責(zé)4.1. 經(jīng)辦部門4.1.1. 起草合同文本4.1.2. 辦理合同報(bào)批4.1.3. 合同根本信息錄入信息系統(tǒng)4.1.4. 合同交底。4.2. 本錢管理部4.2.1. 工程、設(shè)計(jì)合同本錢測算及審核4.3. 財(cái)務(wù)管理部4.3.1. 營銷、管理類合同審核。4.3.2. 合同支付條款、發(fā)票處置

3、防哪個(gè)市和稅務(wù)條款合理性。4.3.3. 擔(dān)任支付經(jīng)審批經(jīng)過的各類款項(xiàng)。4.4. 總經(jīng)理辦公室4.4.1. 營銷、設(shè)計(jì)、土地合同審核。4.4.2. 代表公司進(jìn)展各類合同糾紛調(diào)解、仲裁或訴訟。4.4.3. 公司各類規(guī)范合同的組織制定、審核、發(fā)布與管理。4.5. 總經(jīng)理4.5.1. 對合同業(yè)務(wù)的最終審批進(jìn)展授權(quán)。4.5.2. 對授權(quán)范圍內(nèi)的合同行使最終審批權(quán)。4.6. 執(zhí)行部門4.6.1. 代表公司執(zhí)行合同條款。4.6.2. 合同執(zhí)行中的內(nèi)部和外部溝通。4.6.3. 擔(dān)任提供集中付款資金方案、付款所需各類資料及審核。4.6.4. 對合同執(zhí)行情況進(jìn)展評價(jià)和總結(jié)，提出改良公司規(guī)范化合同的建議。4.6.5

4、. 出現(xiàn)履約糾紛時(shí)進(jìn)展協(xié)調(diào)。5. 任務(wù)程序5.1. 合同辦理的原那么5.1.1. 合法性原那么：合同管理必需全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益可以依法遭到維護(hù)。5.1.2. 書面合同原那么A必需簽署書面合同的三種情況：工程類金額在人民幣10萬元以上的，非工程類金額在人民幣1萬元以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；工程類金額在10萬元人民幣以下的，非工程類金額在人民幣1萬元以下，但由于牽涉到驗(yàn)收、保修肖像權(quán)等無法即時(shí)清結(jié)的情況，那么此種業(yè)務(wù)也必需簽署合同；原合同單價(jià)、業(yè)務(wù)范圍、付款條件、結(jié)算時(shí)間等重要條款需求發(fā)生變化的，須以補(bǔ)充協(xié)議的方式予以明確。 B可以不簽書面合同的三種情況：10000元含以下的零星

5、業(yè)務(wù)采用直接委托；10萬元含以下的工程委托書在原合同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)由于數(shù)量的變化所導(dǎo)致合同實(shí)踐結(jié)算價(jià)超出原合同假的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；根據(jù)雙方所簽署的長期戰(zhàn)略協(xié)作協(xié)議而直接以訂單方式進(jìn)展委托的；5.1.3. 招標(biāo)原那么：合同單位應(yīng)經(jīng)過招標(biāo)方式確定，擬簽合同正文及其補(bǔ)充協(xié)議包括工程類合同設(shè)計(jì)變卦與現(xiàn)場簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔協(xié)作協(xié)議，應(yīng)作為招標(biāo)文件之附件一并發(fā)給招標(biāo)單位，招標(biāo)單位需對其進(jìn)展確認(rèn)。但以下情形除外： A某項(xiàng)業(yè)務(wù)或產(chǎn)品曾經(jīng)集團(tuán)審批確定了長期協(xié)作同伴； B政府、行業(yè)壟斷或媒體廣告等具有壟斷性質(zhì)的業(yè)務(wù)； C按其他程序文件要求可以直接采購的業(yè)務(wù)。5.1.4. 利益明晰原那么： 合同應(yīng)清楚地界定、描

6、畫各方的權(quán)益和義務(wù)，以杜絕模糊、歧義、推委、扯皮景象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價(jià)款、結(jié)算方法及付款方式；假設(shè)合同價(jià)款能夠調(diào)整，那么應(yīng)明確調(diào)整根據(jù)、調(diào)整方式如何計(jì)價(jià)、總價(jià)如何最后確定等，并就各類變卦，如工程類合同設(shè)計(jì)變卦與現(xiàn)場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。5.1.5. 規(guī)范文本原那么： 訂立合同應(yīng)采用公司一致制定的合同規(guī)范文本；尚未制定規(guī)范文本的，參照區(qū)域最相類似的合同規(guī)范文本。5.1.6. 事前簽定原那么： 對應(yīng)該簽定書面合同書并有款項(xiàng)收付內(nèi)容的業(yè)務(wù)需事先簽署合同，然后開場履行。特殊緊急情況下，應(yīng)有審批權(quán)限指點(diǎn)的郵件審批，但應(yīng)在一周內(nèi)按已審批郵件簽署書面合同，補(bǔ)全手續(xù)。5.

7、1.7. 訴訟原那么適用于工程類合同：工程類合同條款中關(guān)于合同爭議處理方法一概采用訴訟方式處理，不得選用仲裁或其他方式。5.2. 公司合同的類別詳見5.3. 規(guī)范合同管理5.3.1 合同規(guī)范文本由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出制定、修正與規(guī)范合同的執(zhí)行，總經(jīng)理辦公室擔(dān)任規(guī)范合同的審核和定稿，并擔(dān)任規(guī)范合同的一致發(fā)布實(shí)施。5.3.2. 規(guī)范合同制定以實(shí)現(xiàn)公司利益最大化為原那么，合同簽署以簽署本公司規(guī)范化合同和不改動(dòng)規(guī)范化合同原條款為原那么，但商務(wù)條款可視買賣內(nèi)容、協(xié)作方地方強(qiáng)弱等詳細(xì)情形而有所變卦。5.3.3. 在客觀條件發(fā)生艱苦變化如國家法律法規(guī)、政府法令、客戶艱苦贊揚(yáng)與訴訟、市場變化等使原有規(guī)范文本不再適

8、用時(shí)，由業(yè)務(wù)部門提出修訂建議，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)展審核，并會同財(cái)務(wù)管理部、本錢管理部等相關(guān)部門審定。5.3.4. 總經(jīng)理辦公室是規(guī)范合同的管理部門，擔(dān)任繼續(xù)評審、改良格式合同文本。工程類規(guī)范合同日常管理由采購管理部擔(dān)任。5.4. 合同管理的普通流程流程要點(diǎn)流程闡明合同擬訂1各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求及訂立合同的原那么擬訂合同文本；2公司已發(fā)布過規(guī)范合同文本的公司規(guī)范合同文本目錄參見，應(yīng)首先在規(guī)范文本的根底上以“修訂明確標(biāo)注修正的方式進(jìn)展擬訂。如簽約雙方有特殊商定，可以添加補(bǔ)充條款或?qū)σ?guī)范條款進(jìn)展適當(dāng)修正；3政府有關(guān)部門有強(qiáng)迫性規(guī)定、應(yīng)采用其提供的示范合同文本的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司利益草擬補(bǔ)充條款；公司尚

9、未制定或不宜采用合同規(guī)范文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照區(qū)域最相類似的合同示范文本擬定合同文本；4公司與協(xié)作方簽定年度戰(zhàn)略協(xié)作合同的，年度內(nèi)零星業(yè)務(wù)可采用訂單的方式進(jìn)展。5合同擬稿款項(xiàng)支付規(guī)定詳合同審批及簽署1經(jīng)辦人根據(jù)公司的報(bào)送合同審核、審批。一切合同由公司法定代表人或授權(quán)代表人進(jìn)展簽署附；2合同經(jīng)雙方充分溝通后由相對方簽署蓋章后再報(bào)公司審批簽署蓋章；3學(xué)校、幼兒園等教育設(shè)備及電力設(shè)備資產(chǎn)移交協(xié)議、工程報(bào)批報(bào)建過程中的政府格式合同由經(jīng)辦部門擔(dān)任人、本錢部擔(dān)任人、財(cái)務(wù)部擔(dān)任人、總經(jīng)理辦公室、工程總經(jīng)理審簽。合同履行及付款1各合同執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)厲按照合同條款履行合同；2合同履行過程中，需求對來往函件或者單據(jù)進(jìn)展

10、簽字的，應(yīng)報(bào)部門擔(dān)任人審簽；3在合同對方曾經(jīng)發(fā)生或能夠發(fā)生違約、或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時(shí)，經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門擔(dān)任人報(bào)告同時(shí)抄送總經(jīng)理辦公室；4合同一方當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化如不可抗力需求解除合同的，應(yīng)按照該合同訂立的審批權(quán)限及流程履行審批手續(xù)后，才干簽署補(bǔ)充合同；5當(dāng)合同商定的解除合同條件成就，合同對方據(jù)此要求解除合同或我方要求解除合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立刻報(bào)告總經(jīng)理辦公室及部門擔(dān)任人，由總經(jīng)理辦公室擔(dān)任處理，經(jīng)辦人員予以協(xié)助；6合同執(zhí)行部門錄入合同管理系統(tǒng)中付款方案信息；相關(guān)擔(dān)任人或部門跟進(jìn)審核審批；7經(jīng)辦人辦理付款時(shí)應(yīng)曾經(jīng)獲得對方開具的合法稅務(wù)發(fā)票及帳戶資料?？铐?xiàng)結(jié)算普通采

11、用轉(zhuǎn)帳方式，特殊情況下必需采取現(xiàn)金結(jié)算的，應(yīng)事先報(bào)財(cái)務(wù)管理部審批。財(cái)務(wù)管理部要在付出款項(xiàng)后一天內(nèi)將實(shí)踐支付合同款項(xiàng)的數(shù)據(jù)錄入合同管理系統(tǒng)。合同執(zhí)行情況反響執(zhí)行部門在履行合同過程中，應(yīng)及時(shí)反響合同存在的問題：1假設(shè)合同的執(zhí)行由于條款的模糊呵斥糾紛，應(yīng)對條款進(jìn)展必要的明確，或添加審核點(diǎn)；2假設(shè)因某些合同條款缺失呵斥糾紛，按照合同訂立原那么，制定格式化條款，并在以后合同中運(yùn)用。合同歸檔1對外簽署合同時(shí)原件至少一式兩份如另一方或第三方需求，可添加份數(shù)，一份交合同另一方，一份交總經(jīng)理辦公室存檔。2經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種雙方確認(rèn)的清單、確認(rèn)書、補(bǔ)充協(xié)議等文件資料，也應(yīng)作為合同附件交總經(jīng)理辦公室及時(shí)

12、歸檔。3總經(jīng)理辦公室擔(dān)任公司合同的編號管理，并對公司業(yè)務(wù)部門報(bào)送的和總經(jīng)理辦公室以為應(yīng)歸檔保管的合同進(jìn)展分類、編號、登記及歸檔，以保證存檔的合同內(nèi)容完好，詳細(xì)審查以下內(nèi)容合同分類及編號詳見；A合同各方當(dāng)事人能否簽字蓋章；B合同規(guī)定的附件能否齊全；C屬于合同保管范圍的其他資料能否齊全。4合同文本原件保管期限普通最短為合同實(shí)踐履行終了或終止后三年，但以下情況除外： C房地產(chǎn)工程協(xié)作合同、公司章程、土地運(yùn)用權(quán)出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、工程主體工程的設(shè)計(jì)、施工合同、外接物業(yè)委托管理合同應(yīng)永久保管； D商品房買賣合同以及其他與不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的艱苦合同，保管期限最短為土地運(yùn)用權(quán)期滿后兩年； E其他合同標(biāo)的金額在50萬

13、元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后五年。5涉及訴訟或仲裁的合同，相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行終了后一個(gè)月內(nèi)隨案卷一同交總經(jīng)理辦公室存檔保管。6因履行合同而發(fā)生的結(jié)算單據(jù)及發(fā)票由財(cái)務(wù)部擔(dān)任保管，其保管要求按會計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。合同運(yùn)用登記1合同檔案全文掃描存檔，網(wǎng)上查閱，合同資料原件普通不外借。2因特殊需求須調(diào)閱合同資料原件的，應(yīng)在總經(jīng)理辦公室辦理登記手續(xù)；絕密級合同的調(diào)閱，須經(jīng)辦公室擔(dān)任人與調(diào)閱者所在的部門擔(dān)任人簽字同意。2歸還被調(diào)閱的合同時(shí)，如在合同有被損壞或缺失的情況，借閱人應(yīng)向總經(jīng)理辦公室擔(dān)任人作出書面闡明，按公司檔案管理處分規(guī)定確定處分措施。5.5. 付款管理5.5.1. 指

14、定月度資金方案 A各業(yè)務(wù)部門每月上報(bào)三個(gè)月滾動(dòng)資金方案，要求各部門根據(jù)年度資金方案統(tǒng)籌安排，并按實(shí)踐情況動(dòng)態(tài)調(diào)整。 B財(cái)務(wù)管理部每月匯總各部門資金方案，在資金平臺錄入。5.5.2. 制定集中付款資金方案 A各業(yè)務(wù)部門每月在財(cái)務(wù)管理部規(guī)定日期前上報(bào)集中資金方案，要求必需對應(yīng)各供應(yīng)商，明細(xì)到單筆金額，同時(shí)列示索賠及罰款金額。 B財(cái)務(wù)管理部按資金中心要求上報(bào)集中付款資金方案。 C財(cái)務(wù)管理部按各業(yè)務(wù)部門資金方案預(yù)備資金，相關(guān)要求見，5.5.3. 集中付款 A付款滿足的普通原那么：合同性付款已簽署滿足和有效的合同，并滿足合同要求的付款條件。非合同付款有相關(guān)款項(xiàng)發(fā)生法定原始單據(jù)及情況闡明?？铐?xiàng)包含在上報(bào)的集中付款方案內(nèi)。 B各業(yè)務(wù)部門按時(shí)提交完好的付款資料，相關(guān)要求見。 C付款審核的普通原那么：本質(zhì)性原那么即業(yè)務(wù)虛際發(fā)生并到達(dá)付款條件。付款資料完好性。審批完好性。各部門付款審核的詳細(xì)要求，見相關(guān)要求。5.5.4. 付款執(zhí)行情況反響 A財(cái)務(wù)管理部每月集中付款后反響付款情況，對退票及散單進(jìn)展通報(bào)。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)從