房地產(chǎn)項目合同與付款管理作業(yè)指引

1、.合同與付款管理作業(yè)指引編號：SZVK-OM-01版 本：A/0生效日期：2021年8月1日：.；合同與付款管理作業(yè)指引1.流程要素1.1 流程目的：實現(xiàn)公司合同的規(guī)范化管理，規(guī)范付款流程，防止法律風險及提高資金管理才干。1.2 流程主要責任部門: 各部門1.3 流程關鍵業(yè)績目的(KPI):流程KPI責任部門/崗位數(shù)據(jù)來源合同的出錯率各部門總經(jīng)理辦公室合同審核及時率各部門業(yè)務部門付款方案準確率各用款部門月度資金方案付款過失率各用款部門、本錢管理部財務管理部付款及時性財務管理部財務管理部退票次數(shù)或帳號資料錯誤單數(shù)各業(yè)務部門財務管理部1.4流程關鍵點(CP):流程關鍵點關鍵點闡明備注合同的審批、簽

2、署5.4合同的履約及付款5.4及時準確提交月度付款方案5.52.適用范圍:2.1. 公司各類合同的簽署、審核、執(zhí)行、歸檔、反響；2.2. 公司一切對外付款，含工程付款及非工程類費用支付3.術語與定義3.1. 散單：各類付款必需在集中付款日進展支付，其他在非集中付款日支付的款項為散單。地價款、政府稅費除外。4.職責4.1. 經(jīng)辦部門4.1.1. 起草合同文本4.1.2. 辦理合同報批4.1.3. 合同根本信息錄入信息系統(tǒng)4.1.4. 合同交底。4.2. 本錢管理部4.2.1. 工程、設計合同本錢測算及審核4.3. 財務管理部4.3.1. 營銷、管理類合同審核。4.3.2. 合同支付條款、發(fā)票處置

3、防哪個市和稅務條款合理性。4.3.3. 擔任支付經(jīng)審批經(jīng)過的各類款項。4.4. 總經(jīng)理辦公室4.4.1. 營銷、設計、土地合同審核。4.4.2. 代表公司進展各類合同糾紛調解、仲裁或訴訟。4.4.3. 公司各類規(guī)范合同的組織制定、審核、發(fā)布與管理。4.5. 總經(jīng)理4.5.1. 對合同業(yè)務的最終審批進展授權。4.5.2. 對授權范圍內的合同行使最終審批權。4.6. 執(zhí)行部門4.6.1. 代表公司執(zhí)行合同條款。4.6.2. 合同執(zhí)行中的內部和外部溝通。4.6.3. 擔任提供集中付款資金方案、付款所需各類資料及審核。4.6.4. 對合同執(zhí)行情況進展評價和總結，提出改良公司規(guī)范化合同的建議。4.6.5

4、. 出現(xiàn)履約糾紛時進展協(xié)調。5. 任務程序5.1. 合同辦理的原那么5.1.1. 合法性原那么：合同管理必需全面符合有關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權益可以依法遭到維護。5.1.2. 書面合同原那么A必需簽署書面合同的三種情況：工程類金額在人民幣10萬元以上的，非工程類金額在人民幣1萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務；工程類金額在10萬元人民幣以下的，非工程類金額在人民幣1萬元以下，但由于牽涉到驗收、保修肖像權等無法即時清結的情況，那么此種業(yè)務也必需簽署合同；原合同單價、業(yè)務范圍、付款條件、結算時間等重要條款需求發(fā)生變化的，須以補充協(xié)議的方式予以明確。 B可以不簽書面合同的三種情況：10000元含以下的零星

5、業(yè)務采用直接委托；10萬元含以下的工程委托書在原合同經(jīng)濟業(yè)務范圍內由于數(shù)量的變化所導致合同實踐結算價超出原合同假的經(jīng)濟業(yè)務；根據(jù)雙方所簽署的長期戰(zhàn)略協(xié)作協(xié)議而直接以訂單方式進展委托的；5.1.3. 招標原那么：合同單位應經(jīng)過招標方式確定，擬簽合同正文及其補充協(xié)議包括工程類合同設計變卦與現(xiàn)場簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔協(xié)作協(xié)議，應作為招標文件之附件一并發(fā)給招標單位，招標單位需對其進展確認。但以下情形除外： A某項業(yè)務或產(chǎn)品曾經(jīng)集團審批確定了長期協(xié)作同伴； B政府、行業(yè)壟斷或媒體廣告等具有壟斷性質的業(yè)務； C按其他程序文件要求可以直接采購的業(yè)務。5.1.4. 利益明晰原那么： 合同應清楚地界定、描

6、畫各方的權益和義務，以杜絕模糊、歧義、推委、扯皮景象；合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算方法及付款方式；假設合同價款能夠調整，那么應明確調整根據(jù)、調整方式如何計價、總價如何最后確定等，并就各類變卦，如工程類合同設計變卦與現(xiàn)場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。5.1.5. 規(guī)范文本原那么： 訂立合同應采用公司一致制定的合同規(guī)范文本；尚未制定規(guī)范文本的，參照區(qū)域最相類似的合同規(guī)范文本。5.1.6. 事前簽定原那么： 對應該簽定書面合同書并有款項收付內容的業(yè)務需事先簽署合同，然后開場履行。特殊緊急情況下，應有審批權限指點的郵件審批，但應在一周內按已審批郵件簽署書面合同，補全手續(xù)。5.

7、1.7. 訴訟原那么適用于工程類合同：工程類合同條款中關于合同爭議處理方法一概采用訴訟方式處理，不得選用仲裁或其他方式。5.2. 公司合同的類別詳見5.3. 規(guī)范合同管理5.3.1 合同規(guī)范文本由相關業(yè)務部門提出制定、修正與規(guī)范合同的執(zhí)行，總經(jīng)理辦公室擔任規(guī)范合同的審核和定稿，并擔任規(guī)范合同的一致發(fā)布實施。5.3.2. 規(guī)范合同制定以實現(xiàn)公司利益最大化為原那么，合同簽署以簽署本公司規(guī)范化合同和不改動規(guī)范化合同原條款為原那么，但商務條款可視買賣內容、協(xié)作方地方強弱等詳細情形而有所變卦。5.3.3. 在客觀條件發(fā)生艱苦變化如國家法律法規(guī)、政府法令、客戶艱苦贊揚與訴訟、市場變化等使原有規(guī)范文本不再適

8、用時，由業(yè)務部門提出修訂建議，由總經(jīng)理辦公室進展審核，并會同財務管理部、本錢管理部等相關部門審定。5.3.4. 總經(jīng)理辦公室是規(guī)范合同的管理部門，擔任繼續(xù)評審、改良格式合同文本。工程類規(guī)范合同日常管理由采購管理部擔任。5.4. 合同管理的普通流程流程要點流程闡明合同擬訂1各部門根據(jù)業(yè)務需求及訂立合同的原那么擬訂合同文本；2公司已發(fā)布過規(guī)范合同文本的公司規(guī)范合同文本目錄參見，應首先在規(guī)范文本的根底上以“修訂明確標注修正的方式進展擬訂。如簽約雙方有特殊商定，可以添加補充條款或對規(guī)范條款進展適當修正；3政府有關部門有強迫性規(guī)定、應采用其提供的示范合同文本的，業(yè)務部門應根據(jù)公司利益草擬補充條款；公司尚

9、未制定或不宜采用合同規(guī)范文本的業(yè)務，應參照區(qū)域最相類似的合同示范文本擬定合同文本；4公司與協(xié)作方簽定年度戰(zhàn)略協(xié)作合同的，年度內零星業(yè)務可采用訂單的方式進展。5合同擬稿款項支付規(guī)定詳合同審批及簽署1經(jīng)辦人根據(jù)公司的報送合同審核、審批。一切合同由公司法定代表人或授權代表人進展簽署附；2合同經(jīng)雙方充分溝通后由相對方簽署蓋章后再報公司審批簽署蓋章；3學校、幼兒園等教育設備及電力設備資產(chǎn)移交協(xié)議、工程報批報建過程中的政府格式合同由經(jīng)辦部門擔任人、本錢部擔任人、財務部擔任人、總經(jīng)理辦公室、工程總經(jīng)理審簽。合同履行及付款1各合同執(zhí)行部門應嚴厲按照合同條款履行合同；2合同履行過程中，需求對來往函件或者單據(jù)進展

10、簽字的，應報部門擔任人審簽；3在合同對方曾經(jīng)發(fā)生或能夠發(fā)生違約、或者發(fā)生與合同有關的爭議時，經(jīng)辦人員須及時向部門擔任人報告同時抄送總經(jīng)理辦公室；4合同一方當事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化如不可抗力需求解除合同的，應按照該合同訂立的審批權限及流程履行審批手續(xù)后，才干簽署補充合同；5當合同商定的解除合同條件成就，合同對方據(jù)此要求解除合同或我方要求解除合同的，經(jīng)辦人員應立刻報告總經(jīng)理辦公室及部門擔任人，由總經(jīng)理辦公室擔任處理，經(jīng)辦人員予以協(xié)助；6合同執(zhí)行部門錄入合同管理系統(tǒng)中付款方案信息；相關擔任人或部門跟進審核審批；7經(jīng)辦人辦理付款時應曾經(jīng)獲得對方開具的合法稅務發(fā)票及帳戶資料?？铐椊Y算普通采

11、用轉帳方式，特殊情況下必需采取現(xiàn)金結算的，應事先報財務管理部審批。財務管理部要在付出款項后一天內將實踐支付合同款項的數(shù)據(jù)錄入合同管理系統(tǒng)。合同執(zhí)行情況反響執(zhí)行部門在履行合同過程中，應及時反響合同存在的問題：1假設合同的執(zhí)行由于條款的模糊呵斥糾紛，應對條款進展必要的明確，或添加審核點；2假設因某些合同條款缺失呵斥糾紛，按照合同訂立原那么，制定格式化條款，并在以后合同中運用。合同歸檔1對外簽署合同時原件至少一式兩份如另一方或第三方需求，可添加份數(shù)，一份交合同另一方，一份交總經(jīng)理辦公室存檔。2經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種雙方確認的清單、確認書、補充協(xié)議等文件資料，也應作為合同附件交總經(jīng)理辦公室及時

12、歸檔。3總經(jīng)理辦公室擔任公司合同的編號管理，并對公司業(yè)務部門報送的和總經(jīng)理辦公室以為應歸檔保管的合同進展分類、編號、登記及歸檔，以保證存檔的合同內容完好，詳細審查以下內容合同分類及編號詳見；A合同各方當事人能否簽字蓋章；B合同規(guī)定的附件能否齊全；C屬于合同保管范圍的其他資料能否齊全。4合同文本原件保管期限普通最短為合同實踐履行終了或終止后三年，但以下情況除外： C房地產(chǎn)工程協(xié)作合同、公司章程、土地運用權出讓或者轉讓合同、工程主體工程的設計、施工合同、外接物業(yè)委托管理合同應永久保管； D商品房買賣合同以及其他與不動產(chǎn)有關的艱苦合同，保管期限最短為土地運用權期滿后兩年； E其他合同標的金額在50萬

13、元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后五年。5涉及訴訟或仲裁的合同，相關人員應在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行終了后一個月內隨案卷一同交總經(jīng)理辦公室存檔保管。6因履行合同而發(fā)生的結算單據(jù)及發(fā)票由財務部擔任保管，其保管要求按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行。合同運用登記1合同檔案全文掃描存檔，網(wǎng)上查閱，合同資料原件普通不外借。2因特殊需求須調閱合同資料原件的，應在總經(jīng)理辦公室辦理登記手續(xù)；絕密級合同的調閱，須經(jīng)辦公室擔任人與調閱者所在的部門擔任人簽字同意。2歸還被調閱的合同時，如在合同有被損壞或缺失的情況，借閱人應向總經(jīng)理辦公室擔任人作出書面闡明，按公司檔案管理處分規(guī)定確定處分措施。5.5. 付款管理5.5.1. 指

14、定月度資金方案 A各業(yè)務部門每月上報三個月滾動資金方案，要求各部門根據(jù)年度資金方案統(tǒng)籌安排，并按實踐情況動態(tài)調整。 B財務管理部每月匯總各部門資金方案，在資金平臺錄入。5.5.2. 制定集中付款資金方案 A各業(yè)務部門每月在財務管理部規(guī)定日期前上報集中資金方案，要求必需對應各供應商，明細到單筆金額，同時列示索賠及罰款金額。 B財務管理部按資金中心要求上報集中付款資金方案。 C財務管理部按各業(yè)務部門資金方案預備資金，相關要求見，5.5.3. 集中付款 A付款滿足的普通原那么：合同性付款已簽署滿足和有效的合同，并滿足合同要求的付款條件。非合同付款有相關款項發(fā)生法定原始單據(jù)及情況闡明?？铐棸谏蠄蟮募懈犊罘桨竷?。 B各業(yè)務部門按時提交完好的付款資料，相關要求見。 C付款審核的普通原那么：本質性原那么即業(yè)務虛際發(fā)生并到達付款條件。付款資料完好性。審批完好性。各部門付款審核的詳細要求，見相關要求。5.5.4. 付款執(zhí)行情況反響 A財務管理部每月集中付款后反響付款情況，對退票及散單進展通報。各業(yè)務部門應從