檔案信息化講義信息化檔案

1、第 PAGE13 頁(yè) 共 NUMPAGES13 頁(yè)檔案信息化講義:信息化檔案第三編 檔 案 信 息 化 第一章 檔案信息化概述 第二章檔案信息資建立 一、檔案信息化：是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資進(jìn)展處置、管理和提供利用的活動(dòng)和過(guò)程。 檔案信息化是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化不可或缺的重要組成局部。 二、檔案信息化建立的主要任務(wù)包括：根底設(shè)施建立、信息資建立和應(yīng)用系統(tǒng)建立。根底設(shè)施建立包括：計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備選購(gòu)、局域網(wǎng)建立、政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)的接入。 檔案信息資建立是檔案信息化建立的核心任務(wù)，是檔案信息化建立獲得實(shí)效的關(guān)鍵。檔案信息資建立內(nèi)容有：檔案目

2、錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建立、電子文件歸檔管理。 三、檔案信息化建立的三個(gè)原那么：文檔一體化原那么、電子文件與紙質(zhì)文件并存的原那么、確保網(wǎng)絡(luò)平安的原那么。文檔一體化：是指根據(jù)文件運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律，把文件管理和檔案管理納入一個(gè)同一系統(tǒng)之內(nèi)，按照統(tǒng)一的要求，建立起親密的聯(lián)絡(luò)。做到實(shí)體生成一體化、管理一體化、利用一體化、標(biāo)準(zhǔn)一體化，以防止或減少重復(fù)勞動(dòng)。 電子檔案在長(zhǎng)期保存方面存在的一些未知因素：1.電子文件載體的保管壽命問(wèn)題。2.電子文件格式的通用性還沒(méi)有定論。3.電子文件對(duì)軟、硬件環(huán)境的依賴性。4.電子文件的法律效力問(wèn)題。 四、.檔案信息化保障體系：標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建立、人才隊(duì)伍建立、信息平安

3、措施教育和管理、實(shí)體防護(hù)、破綻掃描、入侵檢測(cè)、病毒防治、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份。 五、檔案信息資建立的主要內(nèi)容包括：檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建立、電子文件歸檔管理。 檔案目錄數(shù)字化是采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)原有非數(shù)字化目錄進(jìn)展加工、錄入，將其轉(zhuǎn)化為構(gòu)造化、可共享的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。20_4年6月15日，我省檔案系統(tǒng)第一個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn)文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)造與著錄細(xì)那么DB34/T45020_4以下簡(jiǎn)稱地標(biāo)公布施行。地標(biāo)設(shè)立了36個(gè)著錄工程。 六、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)展數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上，并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字

4、圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)及目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化檔案管理等。 音像檔案數(shù)字化：是指采用數(shù)字化采集設(shè)備，在一段時(shí)間內(nèi)以一定速度和采樣率對(duì)模似音視頻信號(hào)進(jìn)展捕獲采樣后形成數(shù)字化數(shù)據(jù)的處理過(guò)程。 第三章 電子文件的歸檔與管理 七、電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子文件的兩個(gè)根本特征：1.電子文件由電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。2.電

5、子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的 和效力。 八、電子文件的種類:：1.文本文件：是指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字和符號(hào)表達(dá)的文件。 2.圖像文件：是指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)字相機(jī)拍攝的照片等。3.圖形文件：是指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量用圖標(biāo)的圖形等。 4.影像文件：是指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種動(dòng)態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等。5.聲音文件：是指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。 6.超媒體鏈接文件：超媒體鏈接是指這樣一種媒體文本、圖

6、片、聲音、視頻等，它與其它媒體一非線性方式連接而成。7.程序文件：是指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。 8.數(shù)據(jù)文件：是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承當(dāng)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成局部出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)對(duì)象。 電子文件的特點(diǎn)：1.非直讀性；2.系統(tǒng)依賴性；3.信息與載體的可別離性；4.信息的不穩(wěn)定性；5.信息存儲(chǔ)的高密度性；6.多媒體的集成性；7.信息的可操作性。 九、電子文件的產(chǎn)生與運(yùn)行過(guò)程與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件產(chǎn)生和運(yùn)行過(guò)程并沒(méi)有原那么上的差異，只不過(guò)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件產(chǎn)生和運(yùn)行過(guò)程是按照線性方式流轉(zhuǎn)的，而電子文件的產(chǎn)生與運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程在傳閱、承辦等某些節(jié)點(diǎn)上可以設(shè)計(jì)成并發(fā)的方

7、式。 文檔一體化管理是保證電子公文內(nèi)容的完好性、元數(shù)據(jù)構(gòu)造的一致性，保證從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢通、完好的重要手段。文檔一體化要求電子公文從形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過(guò)程是連續(xù)的、不連續(xù)的，對(duì)電子公文的管理過(guò)程及其控制是全程的、預(yù)知的、可控的。 電子公文的交換收發(fā)文、歸檔和移交三個(gè)節(jié)點(diǎn)，涉及到不同的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA之間、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和單位檔案管理系統(tǒng)之間、單位檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流是否通暢，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。電子公文在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)，可采用完全符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的_ML格式或者板式公文附加公文的

8、描繪信息進(jìn)展數(shù)據(jù)傳遞。 十、電子文件的歸檔工作程序：一是電子文件形成簽署、審批；二是搜集積累；三是整理需歸檔的電子文件；四是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；五是檢測(cè)歸檔的電子文件；六是編制目錄；七是編制歸檔說(shuō)明；八是存入磁、光介質(zhì)；九是復(fù)制備份；十是進(jìn)展載體標(biāo)識(shí)。 電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。 電子文件歸檔要求：1.保證內(nèi)容準(zhǔn)確；2.進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化整理；3.脫機(jī)備份；4.數(shù)據(jù)與軟件一并歸檔；5.數(shù)據(jù)不壓縮；6.數(shù)據(jù)不加密；7.病毒檢測(cè)；8.多套拷貝；9.與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔；10.附加非電子簽章；11.保存留痕信息。 電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)要求，電子文件歸檔要做到一式

9、3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。 歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成制止寫操作的狀態(tài)，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體至少保存1年。 邏輯歸檔：是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)展，不改變園存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。 十一、電子文件的鑒定，電子文件的鑒定主體表達(dá)在哪兩個(gè)方面？ 答：一是歸檔電子文件的原始性、準(zhǔn)確性和完好性，即是否在真實(shí)環(huán)境中形成的，經(jīng)過(guò)審批的電子文件；是否經(jīng)過(guò)事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件；是否組成完好的系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價(jià)值和保管期限。 電子文件鑒定時(shí)要特別注意：一是確定電子文件的原始性、真實(shí)性。二是鑒定和檢測(cè)要兩

10、相結(jié)合。 音頻文件的格式可選擇WAV、MP3等，視頻文件的格式可選擇MPEG、AVI等，存儲(chǔ)載體可選擇一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤等。 十二、電子文件的保管：電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 .歸檔電子文件存貯環(huán)境即庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在1720之間，相對(duì)濕度控制在35%45%之間。 對(duì)于臨時(shí)備份的軟盤要做防寫處理，對(duì)于臨時(shí)備份在硬盤上的電子文件要標(biāo)記為只讀屬性。 對(duì)于磁性載體每滿兩年、光盤每滿4年進(jìn)展一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 定期拷貝與

11、遷移是保證電子文件可靠性的有效方法，對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于4年。 十三、電子文件的利用，一般有三種方法：即提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 第四章 檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)建立 十四、檔案管理軟件的的設(shè)計(jì)原那么與功能要求： 原那么：檔案管理軟件的研制，應(yīng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)、先進(jìn)、實(shí)用”的原那么。1根本要求是：1.功能齊全；2.符合法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；3.確保平安；4.簡(jiǎn)便實(shí)用；5.具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性；6.配有相應(yīng)技術(shù)資料。2檔案管理軟件數(shù)據(jù)管理功能與實(shí)現(xiàn)：1.數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)功能齊全。2.數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)符合檢索優(yōu)先原那么。3.數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置要符合標(biāo)準(zhǔn)。4.具備多

12、種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。5.采用通用文件格式。(3)檔案管理軟件整理編目功能與實(shí)現(xiàn)：1.具備整理編目的根本功能。2.符合整理編目的根本要求(4)檔案管理軟件檢索查詢功能與實(shí)現(xiàn)：1.具備多途徑檢索功能。2.檢索工程設(shè)置齊全。檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等檢索項(xiàng)。3.檢索查詢模塊的功能要求。4.具有借閱管理功能 (5)輔助實(shí)體管理功能與實(shí)現(xiàn)。(6)平安保密功能與實(shí)現(xiàn)。(7)系統(tǒng)維護(hù)功能與實(shí)現(xiàn)。 十五、數(shù)字檔案館：是指建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用根底上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資進(jìn)展管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資共享

13、的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。 數(shù)字檔案館有廣義和狹義之分：廣義的數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資庫(kù)、檔案信息資處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。 與傳統(tǒng)檔案館相比擬，數(shù)字檔案館具有以下特征：第一，信息數(shù)字化；第二，傳輸網(wǎng)絡(luò)化；第三，空間虛擬化；第四，效勞現(xiàn)代化；第五，人員專家化。 補(bǔ)充資料 1實(shí)現(xiàn)電子文件信息共享和電子文件長(zhǎng)久保存，也是新形勢(shì)下檔案部門面臨的新課題。 2.局域網(wǎng)是由一組互相連接且具有通信才能的計(jì)算機(jī)組成的，并分布在較小的范圍內(nèi)通常為一座大樓或一組相近的樓群的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。 3.局域網(wǎng)主要作用是：網(wǎng)絡(luò)通信和共享網(wǎng)絡(luò)資，對(duì)單位內(nèi)部的消費(fèi)、工

14、作進(jìn)展網(wǎng)絡(luò)化管理，為用戶提供Inter和其它網(wǎng)絡(luò)的接入效勞等。 4.政務(wù)網(wǎng)是由政府建立的為黨政機(jī)關(guān)電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化效勞的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。政務(wù)網(wǎng)由政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)構(gòu)成。 5.政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間應(yīng)實(shí)行物理隔離，政務(wù)外網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間須進(jìn)展邏輯隔離。 6.電子文件與紙質(zhì)文件并存將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。 7.黨和國(guó)家機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，包括機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)，涉及大量的國(guó)家機(jī)密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離。 8.計(jì)算機(jī)應(yīng)用根底知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入指導(dǎo)性教學(xué)方案。 9.網(wǎng)絡(luò)破綻是遭黑客攻擊的根所在。 10.入侵檢測(cè)是保障系統(tǒng)平安的重要手段。 11.病毒防治的主

15、要手段是使用防病毒軟件。 12.網(wǎng)絡(luò)加密的常用方法有鏈路加密、端點(diǎn)加密和節(jié)點(diǎn)加密三種。 13.數(shù)據(jù)備份是保障數(shù)據(jù)平安性的重要方法。 14.采用黑白二值、灰度、彩色幾種形式對(duì)檔案進(jìn)展掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)選擇大于或等于100dpi。需要進(jìn)展OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于20_dpi。 15.一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%，抽檢合格率的計(jì)算公式為：合格率抽檢合格的文件數(shù)抽檢文件總數(shù)100%。 2930.超媒體鏈接文件包含文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件”。 16.數(shù)據(jù)文件也可以稱為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件。 .電子文件

16、歸檔時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的根本技術(shù)條件進(jìn)展檢測(cè) 17.電子文件的歸檔范圍可以參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。 18.電子文件保管期限和密級(jí)的劃分工作，可以參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 19.歸檔電子文件的鑒定銷毀，可參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀。 20.檔案管理軟件推薦的通用文件格式為：文字型數(shù)據(jù)采用_ML文檔和RTF、T_T格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。 22.電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)

17、GB/T18894-20_2的要求是什么? 答：電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完好性和有效性；應(yīng)對(duì)電子文件的形成、搜集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量；應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開場(chǎng)不連續(xù)地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)展管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合標(biāo)準(zhǔn)。 23.相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案在長(zhǎng)期保存方面存在哪些未知因素？ 答：一是電子文件載體的保管壽命問(wèn)題；二是電子文件格式的通用性還沒(méi)有定論；三是電子文件對(duì)軟、硬件環(huán)境的依賴性；四是電子文件的法律效力問(wèn)題。 24.電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)要求是什么？ 答：具有永久保存價(jià)值的文本