檔案信息化講義信息化檔案

1、第 PAGE13 頁 共 NUMPAGES13 頁檔案信息化講義:信息化檔案第三編 檔 案 信 息 化 第一章 檔案信息化概述 第二章檔案信息資建立 一、檔案信息化：是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資進展處置、管理和提供利用的活動和過程。 檔案信息化是國民經濟和社會信息化不可或缺的重要組成局部。 二、檔案信息化建立的主要任務包括：根底設施建立、信息資建立和應用系統建立。根底設施建立包括：計算機及外部設備選購、局域網建立、政務網互聯網的接入。 檔案信息資建立是檔案信息化建立的核心任務，是檔案信息化建立獲得實效的關鍵。檔案信息資建立內容有：檔案目

2、錄數據庫建立、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建立、電子文件歸檔管理。 三、檔案信息化建立的三個原那么：文檔一體化原那么、電子文件與紙質文件并存的原那么、確保網絡平安的原那么。文檔一體化：是指根據文件運轉規(guī)律，把文件管理和檔案管理納入一個同一系統之內，按照統一的要求，建立起親密的聯絡。做到實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、標準一體化，以防止或減少重復勞動。 電子檔案在長期保存方面存在的一些未知因素：1.電子文件載體的保管壽命問題。2.電子文件格式的通用性還沒有定論。3.電子文件對軟、硬件環(huán)境的依賴性。4.電子文件的法律效力問題。 四、.檔案信息化保障體系：標準標準建立、人才隊伍建立、信息平安

3、措施教育和管理、實體防護、破綻掃描、入侵檢測、病毒防治、數據加密、數據備份。 五、檔案信息資建立的主要內容包括：檔案目錄數據庫建立、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建立、電子文件歸檔管理。 檔案目錄數字化是采用數據庫技術對原有非數字化目錄進展加工、錄入，將其轉化為構造化、可共享的數字化目錄數據庫的過程。20_4年6月15日，我省檔案系統第一個地方標準文書檔案文件級目錄數據庫構造與著錄細那么DB34/T45020_4以下簡稱地標公布施行。地標設立了36個著錄工程。 六、紙質檔案數字化是采用掃描儀或數碼相機等設備對紙質檔案進展數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，并能被計算機識別的數字

4、圖像或數字文本的處理過程。 紙質檔案數字化的根本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲及目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化檔案管理等。 音像檔案數字化：是指采用數字化采集設備，在一段時間內以一定速度和采樣率對模似音視頻信號進展捕獲采樣后形成數字化數據的處理過程。 第三章 電子文件的歸檔與管理 七、電子文件：是指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。 電子文件的兩個根本特征：1.電子文件由電子計算機等數字設備生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。2.電

5、子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的 和效力。 八、電子文件的種類:：1.文本文件：是指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字和符號表達的文件。 2.圖像文件：是指使用數字設備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數字相機拍攝的照片等。3.圖形文件：是指根據一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量用圖標的圖形等。 4.影像文件：是指使用視頻捕獲設備錄入的數字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面，如數字影視片、動畫片等。5.聲音文件：是指用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。 6.超媒體鏈接文件：超媒體鏈接是指這樣一種媒體文本、圖

6、片、聲音、視頻等，它與其它媒體一非線性方式連接而成。7.程序文件：是指為處理各種事務用計算機語言編寫的程序，是一種計算機軟件。 8.數據文件：是指在事務處理系統中單獨承當文件職責，或者作為文件的重要組成局部出現的數據庫數據對象。 電子文件的特點：1.非直讀性；2.系統依賴性；3.信息與載體的可別離性；4.信息的不穩(wěn)定性；5.信息存儲的高密度性；6.多媒體的集成性；7.信息的可操作性。 九、電子文件的產生與運行過程與傳統紙質載體的文件產生和運行過程并沒有原那么上的差異，只不過傳統紙質載體的文件產生和運行過程是按照線性方式流轉的，而電子文件的產生與運轉過程在傳閱、承辦等某些節(jié)點上可以設計成并發(fā)的方

7、式。 文檔一體化管理是保證電子公文內容的完好性、元數據構造的一致性，保證從文書部門到檔案部門的數據流暢通、完好的重要手段。文檔一體化要求電子公文從形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過程是連續(xù)的、不連續(xù)的，對電子公文的管理過程及其控制是全程的、預知的、可控的。 電子公文的交換收發(fā)文、歸檔和移交三個節(jié)點，涉及到不同的辦公自動化系統OA之間、辦公自動化系統和單位檔案管理系統之間、單位檔案管理系統和檔案館檔案管理系統之間的數據交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務數據流是否通暢，是電子公文文檔一體化業(yè)務流程中的三個關鍵點。電子公文在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)，可采用完全符合國家標準的_ML格式或者板式公文附加公文的

8、描繪信息進展數據傳遞。 十、電子文件的歸檔工作程序：一是電子文件形成簽署、審批；二是搜集積累；三是整理需歸檔的電子文件；四是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；五是檢測歸檔的電子文件；六是編制目錄；七是編制歸檔說明；八是存入磁、光介質；九是復制備份；十是進展載體標識。 電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。 電子文件歸檔要求：1.保證內容準確；2.進展標準化整理；3.脫機備份；4.數據與軟件一并歸檔；5.數據不壓縮；6.數據不加密；7.病毒檢測；8.多套拷貝；9.與紙質檔案同時歸檔；10.附加非電子簽章；11.保存留痕信息。 電子文件歸檔與管理標準要求，電子文件歸檔要做到一式

9、3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。 歸檔后的電子文件的載體應設置成制止寫操作的狀態(tài)，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體至少保存1年。 邏輯歸檔：是指在計算機網絡上進展，不改變園存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。 十一、電子文件的鑒定，電子文件的鑒定主體表達在哪兩個方面？ 答：一是歸檔電子文件的原始性、準確性和完好性，即是否在真實環(huán)境中形成的，經過審批的電子文件；是否經過事務處理并有結果的電子文件；是否組成完好的系統的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。 電子文件鑒定時要特別注意：一是確定電子文件的原始性、真實性。二是鑒定和檢測要兩

10、相結合。 音頻文件的格式可選擇WAV、MP3等，視頻文件的格式可選擇MPEG、AVI等，存儲載體可選擇一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤等。 十二、電子文件的保管：電子文件歸檔與管理標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 .歸檔電子文件存貯環(huán)境即庫房的溫度應控制在1720之間，相對濕度控制在35%45%之間。 對于臨時備份的軟盤要做防寫處理，對于臨時備份在硬盤上的電子文件要標記為只讀屬性。 對于磁性載體每滿兩年、光盤每滿4年進展一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10，如發(fā)現問題應及時采取恢復措施。 定期拷貝與

11、遷移是保證電子文件可靠性的有效方法，對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體同時保存時間不少于4年。 十三、電子文件的利用，一般有三種方法：即提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 第四章 檔案信息管理應用系統建立 十四、檔案管理軟件的的設計原那么與功能要求： 原那么：檔案管理軟件的研制，應遵循“標準、先進、實用”的原那么。1根本要求是：1.功能齊全；2.符合法律法規(guī)及技術標準；3.確保平安；4.簡便實用；5.具備較強的數據獨立性；6.配有相應技術資料。2檔案管理軟件數據管理功能與實現：1.數據管理模塊應功能齊全。2.數據庫管理系統符合檢索優(yōu)先原那么。3.數據項的設置要符合標準。4.具備多

12、種檔案數據輸入方式。5.采用通用文件格式。(3)檔案管理軟件整理編目功能與實現：1.具備整理編目的根本功能。2.符合整理編目的根本要求(4)檔案管理軟件檢索查詢功能與實現：1.具備多途徑檢索功能。2.檢索工程設置齊全。檢索查詢模塊中必須設置題名、責任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。3.檢索查詢模塊的功能要求。4.具有借閱管理功能 (5)輔助實體管理功能與實現。(6)平安保密功能與實現。(7)系統維護功能與實現。 十五、數字檔案館：是指建立在現代信息技術普遍應用根底上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資為處理核心，對數字檔案信息資進展管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資共享

13、的超大規(guī)模、分布式數字信息系統。 數字檔案館有廣義和狹義之分：廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資的信息空間，是一個由眾多檔案資庫、檔案信息資處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。 與傳統檔案館相比擬，數字檔案館具有以下特征：第一，信息數字化；第二，傳輸網絡化；第三，空間虛擬化；第四，效勞現代化；第五，人員專家化。 補充資料 1實現電子文件信息共享和電子文件長久保存，也是新形勢下檔案部門面臨的新課題。 2.局域網是由一組互相連接且具有通信才能的計算機組成的，并分布在較小的范圍內通常為一座大樓或一組相近的樓群的計算機網絡。 3.局域網主要作用是：網絡通信和共享網絡資，對單位內部的消費、工

14、作進展網絡化管理，為用戶提供Inter和其它網絡的接入效勞等。 4.政務網是由政府建立的為黨政機關電子政務和辦公自動化效勞的網絡平臺。政務網由政務內網和政務外網構成。 5.政務內網與外網之間應實行物理隔離，政務外網與互聯網之間須進展邏輯隔離。 6.電子文件與紙質文件并存將會持續(xù)相當長的時間。 7.黨和國家機關辦公自動化系統，包括機關檔案信息化系統，涉及大量的國家機密，必須與互聯網等公共信息網實行物理隔離。 8.計算機應用根底知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入指導性教學方案。 9.網絡破綻是遭黑客攻擊的根所在。 10.入侵檢測是保障系統平安的重要手段。 11.病毒防治的主

15、要手段是使用防病毒軟件。 12.網絡加密的常用方法有鏈路加密、端點加密和節(jié)點加密三種。 13.數據備份是保障數據平安性的重要方法。 14.采用黑白二值、灰度、彩色幾種形式對檔案進展掃描時，其分辨率一般應選擇大于或等于100dpi。需要進展OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于20_dpi。 15.一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%，抽檢合格率的計算公式為：合格率抽檢合格的文件數抽檢文件總數100%。 2930.超媒體鏈接文件包含文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件”。 16.數據文件也可以稱為數據庫電子文件。 .電子文件

16、歸檔時，應對歸檔電子文件的根本技術條件進展檢測 17.電子文件的歸檔范圍可以參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數據。 18.電子文件保管期限和密級的劃分工作，可以參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。 19.歸檔電子文件的鑒定銷毀，可參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀。 20.檔案管理軟件推薦的通用文件格式為：文字型數據采用_ML文檔和RTF、T_T格式；掃描圖像數據采用JPEG、TIFF格式；視頻數據采用MPEG、AVI格式；音頻數據采用MP3、WAV等格式。 22.電子文件歸檔與管理標準

17、GB/T18894-20_2的要求是什么? 答：電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完好性和有效性；應對電子文件的形成、搜集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；應明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量；應建立標準的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開場不連續(xù)地對有關處理操作進展管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合標準。 23.相對于紙質檔案來說，電子檔案在長期保存方面存在哪些未知因素？ 答：一是電子文件載體的保管壽命問題；二是電子文件格式的通用性還沒有定論；三是電子文件對軟、硬件環(huán)境的依賴性；四是電子文件的法律效力問題。 24.電子文件歸檔與管理標準要求是什么？ 答：具有永久保存價值的文本