Word郵件合并實例批量制作有照片工作證

1、Word郵件合并實例批量制作有照片工作證Word郵件合并是一項十分有用的功能?，F(xiàn)在我給大家介紹一則Word郵件合并應(yīng)用實例，制作有姓名、部門、編號、照片的工作證。素材的準(zhǔn)備這里的素材主要是每個職工的照片，并按一定的順序進(jìn)行編號，照片的編號順序可以根據(jù)單位的數(shù)據(jù)庫里的職工姓名、組別順序來編排。然后可以把照片存放在指定磁盤的文件夾內(nèi)，比如“E：職工信息”。建立職工信息數(shù)據(jù)庫使用Excel表格建立“職工信息表”，在表中要分別包括職工的姓名、組別、編號和照片，姓名、組別可以直接從單位數(shù)據(jù)庫里導(dǎo)入，姓名、編號的排列順序要和前面照片的編號順序一致，照片一欄并不需要插入真實的圖片，而是要輸入此照片的磁盤地址

2、，比如“E:職工信息OOl.jpg”，注意這里是雙反斜杠，制作完成后把該工作簿重命名為“職工信息”，如圖1所示。ABCD1姓名組別編號照片2周杰倫一辦公室0Q1亡:AW工信息迎1.jps3孫燕姿辦公室002e:W工信息:我Q曲4戲翔辦公室003亡M職工信息A.0Q3-jpg5.孫安平辦移室Q04亡込職工信息004.jpg6劉垠辦公室Q05亡邇.砸工信息乜QQ5.j曲一7張良辦公室006e:W工信息!A!We；jpgH4卜卜小職工信息fSheet2/Sh.ejet3/圖1創(chuàng)建工作證模版啟動Word2003,現(xiàn)在先建立一個主文檔，設(shè)計排版出如圖2所示的一個表格來，這里你可以把邊框設(shè)置為“無”，這些

3、內(nèi)容也是工作證中不會變動的部分。當(dāng)然，這僅是一個示例，你完全可以設(shè)計出更好看的版式來。乂X中學(xué)工作證j姓名組別編號圖2添加域步驟1選擇“視圖|工具欄|郵件合并工具”菜單項，調(diào)出“郵件合并”工具欄。步驟2點擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕（左邊第二個圖標(biāo)），彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，選擇剛才建立的“職工信息表”，點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在“選擇表格”對話框中選擇“職工信息$”，如圖3所示。點擊“確定”按鈕返回主文檔。名稱12:00:00AM12:00:00AMTABLE12:00:00AM12:00:00AMTABLE12:00:00Afil12:00:00AfilT

4、ABLE說明修改時間創(chuàng)逹時間類型職工信息$3邊第六個圖標(biāo)），彈出“插入合并域”對話框，在該對話框中的域列表中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置，如圖4所示。點擊“關(guān)閉”按鈕返回到主文檔。圖4步驟4以相同的方法，將“組別”、“編號”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。步驟5將光標(biāo)定位于“XX中學(xué)工作證”右下邊大的單元格內(nèi)，我們要在此顯示職工的照片。按“Ctrl+F9”來插入域，此時單元格內(nèi)會出現(xiàn)一對大括號，在其中輸入“INCLUDEPICTUREMERGEFIELD照片”（不含外邊引號），注意其中的大括號也是按“Ctrl+F9”來插入的。步驟6最后點擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新

5、文檔”按鈕（右邊第4個圖標(biāo)），將根據(jù)職工信息表中的記錄數(shù)來批量制作“工作證”，并重新生成Word文檔，至此，“xx中學(xué)工作證”制作完畢。然后直接打印就行了。小提示：如若新生成的文檔中沒有顯示圖片或所有的圖片顯示的是一個人，沒關(guān)系，你可以按“Ctrl+A”全選，然后按F9鍵對文檔進(jìn)行刷新。還不行，你只有把這個文檔先保存關(guān)閉了，然后再打開，全選，按F9鍵對文檔進(jìn)行刷新。利用r郵件合并批量打印帶照片的證書最近單位在處理一批準(zhǔn)考證，準(zhǔn)考證上面除了個人信息外還要求打印每個人的照片，領(lǐng)導(dǎo)安排謄印出準(zhǔn)考證，然后再分組手工填寫考生信息，還要手工貼考生照片，這可累壞了我們這些同事。我也參與了最后貼照片的一些活，

6、總尋思著如何來改進(jìn)這些工作，為今后的工作減輕些負(fù)擔(dān)，當(dāng)然也減少了以后的加班費。據(jù)我所學(xué)，利用I的郵件合并功能可以批量打印出相關(guān)信息，但批量打印帶照片的證書,郵件合并能完成這個要求呢？經(jīng)過一番摸索、查尋，終于找到辦法可以解決了，具體過程如下：準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備一份考生信息數(shù)據(jù)庫，可以是！創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，也可以像ceT作簿、cce數(shù)據(jù)庫、uer文件、Fpi文件，都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用ce工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享

7、，避免重復(fù)勞動，提高辦公效率。我最常用的是ce簿，里面包含了編號、準(zhǔn)考證號、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個照片的路徑和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的準(zhǔn)考證號或姓名的話，可免），假設(shè)照片放在ep文件夾里，每位考生的照片文件名和準(zhǔn)考證號相對應(yīng)（如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細(xì)校對正確。接下來的工作就是要設(shè)計郵件合并的模板了，步驟如下：i啟動I程序，從菜單欄中選擇“工具一一郵件合并”，將出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框；2在“郵件合并幫助器”對話框中的第一步“主文檔”中單擊“創(chuàng)建

8、”下拉按鈕，選擇“套用信函”（如果想在一張紙上打印多份的話，選擇“分類”），再在出現(xiàn)的對話框中點擊“活動窗口（）”按鈕。3在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“獲取數(shù)據(jù)（）”下拉按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源（0）”，在出現(xiàn)打開文件對話框中打開剛保存的ce電子表格，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄4然后畫好表格填好項目，進(jìn)行排版、設(shè)置紙張，再把光標(biāo)置于要插入相應(yīng)項目的位置，點擊“郵件合并”工具欄的“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應(yīng)選項與ce數(shù)據(jù)表格中的標(biāo)題行是一一對應(yīng)的），然后單擊下拉菜單中的相應(yīng)選項，直至插入所有只包含文字的域。5

9、下面是實現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步，就是照片域的實現(xiàn)：先把光標(biāo)定位在要插入照片的地方，按triF插入一個域，輸入“IncludePictureep”t（不包含外側(cè)雙引號），再按triF插入一個域，輸入“MergeField準(zhǔn)考證號”，光標(biāo)定位到這個域之后輸入“jpg”，最后看到的結(jié)果應(yīng)該是：pg（這一步思路很好，用itr:準(zhǔn)考證號“準(zhǔn)考證號”后就省得為每個文件輸入路徑了）現(xiàn)在保持光標(biāo)在域中，按ift將代碼轉(zhuǎn)換為結(jié)果，也就是把圖片內(nèi)容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示，不要慌，按個刷新一下域就行了。其實，在按ift之前直接按刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似乎不太合適，調(diào)整一下吧。6然后單擊合

10、并到新文檔按鈕，切換到生成的新文檔里，咦，怎么照片處什么都沒有？不會是上當(dāng)了吧？別急，保存生成文件（不用關(guān)閉文件再打開），按Ctr全選，再按，哈哈，每位考生對應(yīng)的照片是不是全出來了。不對好像所有的圖片好像顯示的都是第一個人的照片。沒關(guān)系，全選這個r文檔，然后按對所有域進(jìn)行刷新。這時候圖片應(yīng)該都換成了正確的圖片，如果還沒有一一也許r有這么個那你就先把這個文檔保存下來，關(guān)閉，再打開，全選，刷新。圖片刷新的問題是解決了，但是又出現(xiàn)了另一個問題，圖片大小都變成調(diào)整前的了。也就是說，我們插入C域之后所做的調(diào)整，全都失效。查查I的幫助文檔，可以TOC o 1-5 h z找到，所有域代碼都可以有一個開關(guān)，用

11、來保存對域結(jié)果進(jìn)行的格式修改：*A（注意前面的是必須的，“*”后面有個空格）。所以，將上面的C域代碼修改為CC:準(zhǔn)考證號.rgi*A在郵件合并模板中刷新顯示圖片，調(diào)整圖片，再合并成新文檔，刷新全部域一一k這次全都是調(diào)整后的格式了。實際上插入一張照片使用的域是itr:,插入準(zhǔn)考證域g用的是rgi準(zhǔn)考證號，而本文把這兩個域嵌套起來就成了itr:t準(zhǔn)考證號i從而實現(xiàn)了本文最初提出的要求一一批量打印照片。如果想打印在學(xué)籍、證件、檔案上，在準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)庫文件的情況下，對主文檔模板作相應(yīng)設(shè)計修改，同樣也可以實現(xiàn)，可謂一舉多得，不用再找專用軟件來批量打印照片啦。建議使用r2,在r2中插入文字域的方法比較煩，在

12、這里不一一表述了。附：C的CUd的用法：域用法：CCiiti：圖形文件的名稱和位置。如果其中包含較長的帶空格文件名，請用引號引住。如i:trtttigAii桌面用rr郵件合并實現(xiàn)批量打印帶照片證件郵件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg指定路徑（路徑：操作系統(tǒng)用來定位文件夾或文件的路徑，例如C:22dgifrt時，請以雙反斜杠替代單反斜杠。例如：“C:ManualArt22A.rgtif”域中的文件名路徑也可以使用相對路徑。如郵件合并rfi:t22g文件保存后則會從.g文檔所在的文件夾下去找對應(yīng)文件。用相對路徑的好處是只要把包含I模板文件、數(shù)據(jù)庫文件和照片文件夾放在一個文件夾內(nèi)，那么拷貝到其他任何一臺安裝有ffi軟件的電腦上都可以合并打印了。開關(guān)，如下：指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有擴展名，例如,輸入表示篩選文件。圖形數(shù)據(jù)不隨文檔保存以減小文件長度。*注意前面的是必須的，“*”后面有個空格，所有域代碼都有這個開關(guān)，用來保存對域結(jié)果進(jìn)行的格式修改。注意事項：1插入域的時候，包含域代碼的那一對大括號并不是手工輸入的。應(yīng)該使用來插入域（此時會自動插入表示域的那一對大括號），并在其中填寫域代碼。2特別注意，引號內(nèi)的文件名一定不能寫錯甚至多加一個空格也不行，否則將找不