企業(yè)電子文檔管理辦法

1、電子文檔管理辦法1總則1.1為了規(guī)范公司電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的公司電 子檔案管理體系，保障公司電子文件和電子檔案的安全保管與有效利用，根據(jù)中華人 民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、國(guó)家檔案局令第6號(hào)電子公 文歸檔管理暫行辦法、國(guó)標(biāo)GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范及行標(biāo) CJJ/T117-2007建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范等有關(guān)法規(guī)，特制定本辦法。1.2本辦法適用于全公司范圍內(nèi)的電子文檔管理。1.3公司電子文檔管理除執(zhí)行本辦法外，尚應(yīng)執(zhí)行國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2術(shù)語(yǔ)2.1電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁

2、盤(pán)、光 盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.2施工工程電子文件：在工程施工過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式 存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò) 上傳送的文件。施工工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施 工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。2.3歸檔電子文件：是指在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的電子文件（含電子公 文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)的過(guò)程。2.4電子文件的邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí) 現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的

3、過(guò)程。2.5電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案 部門(mén)移交的過(guò)程。2.6電子文件的真實(shí)性：指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn) 其與形成的原始狀況一致。2.7電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。2.8電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，包括信息的可 識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。2.9背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié) 果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2.10元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件 和

4、軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2.11定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的 最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值，收集時(shí)需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、 核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對(duì)特別重要文件的歷次草稿需要保存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同 標(biāo)識(shí)加以區(qū)別。2.12正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件 的職能，其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。2.13文本文件：用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收集時(shí)應(yīng)注 明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文 件以XML、RTF、

5、TXT、NSF為通用格式。2.14圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對(duì)用掃描儀 等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無(wú)法 轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。2.15圖形文件：采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注 意其設(shè)備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔 助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。2.16影像文件：用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。對(duì)用 視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超

6、媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用 格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格 式。2.17聲音文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性 標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。2.18超媒體鏈接文件：用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。2.19數(shù)據(jù)庫(kù)文件：用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù) 據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫(kù)文件以DBF、XLS文件為通用格式。2.20計(jì)算機(jī)程序：計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。3電子文件管理體制和職責(zé)3.1電子文件歸檔管理歸公司檔案室負(fù)責(zé)，解決實(shí)際問(wèn)題，

7、為電子檔案的保管、查驗(yàn)、復(fù)制等提供支持。3.2電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)，將電子 文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責(zé)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性 和有效性。3.3建立由網(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)人員負(fù)責(zé)審核的電子文件的有效性管理制度。3.4根據(jù)電子文件的類(lèi)型和特點(diǎn)注明文件格式、時(shí)間、軟硬件環(huán)境、格式等相關(guān)的 數(shù)據(jù)及參數(shù)。保證歸檔電子文件的質(zhì)量。歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體 形式的文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。3.5對(duì)于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng) 當(dāng)將其解密程序同時(shí)歸檔。3.6網(wǎng)管部門(mén)每年四月對(duì)

8、檔案室備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí) 采取措施，并根據(jù)軟硬件升級(jí)換代情況，適時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。3.7歸檔電子文件與其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案管理人員要學(xué) 習(xí)掌握計(jì)算機(jī)和電子文檔管理的操作技能，利用歸檔的電子文檔，積極開(kāi)展檔案編研和 服務(wù)利用等工作。4電子文件收集、積累4.1收集積累的范圍4.1.1凡是在公司管理中反映主要職能活動(dòng)，包括文書(shū)和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件， 以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等都屬于電子文件的收集范圍。4.1.2凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀的具有重 要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于公司建設(shè)工

9、程電子文件的收 集范圍。各類(lèi)建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸 檔整理規(guī)范GB/T50328的有關(guān)規(guī)定。4.1.3公司電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。施工工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí) 際相復(fù)核，且內(nèi)容及其深度必須復(fù)核國(guó)家有關(guān)工程施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。4.1.4記錄重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子 版本的定稿均應(yīng)當(dāng)保留。正式文件是紙質(zhì)的，應(yīng)將紙質(zhì)文件與數(shù)字化后的電子文件一同 保存。4.1.5凡是屬于收集積累范圍的電子文件，收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記，填寫(xiě)電子文件登記表。4.1.6在電子文件的形成和處理過(guò)程中，如需改動(dòng)，

10、應(yīng)填寫(xiě)電子文件更換記錄表。4.1.7應(yīng)定期（每季度）備份施工工程電子文件，并應(yīng)存儲(chǔ)與能夠脫機(jī)保存的載體 上。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，一年拷貝一次。4.1.8收集電子文件時(shí)，應(yīng)該注明電子文件的存儲(chǔ)格式及其軟、硬件環(huán)境。公司檔案 室應(yīng)當(dāng)保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環(huán)境。電子文件原則 上要轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)當(dāng)連同專(zhuān)用軟件一并收集。4.1.9計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的，與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、 管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。4.1.10套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫 離套用模板進(jìn)

11、行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。4.1.11電子文件在形成、接收時(shí)就要制作備份（一式三份）。4 .2收集積累的電子文件類(lèi)型4.2.1電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。4.2.2 電子文件信息類(lèi)型要收集積累的電子文件類(lèi)型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文 件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件。對(duì)用專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，若不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用 連同專(zhuān)用軟件一并收集歸檔。4.2.3電子文件載體類(lèi)型目前主要有移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等介質(zhì)的載體類(lèi)型。4.2.4 電子文件的登記1）每份電子文件均應(yīng)當(dāng)在電子文

12、件登記表2）電子文件登記表應(yīng)當(dāng)與電子文件同時(shí)保存。3）電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U定稿電子文件；F正式 電子文件。4）電子文件類(lèi)別代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V 影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結(jié)文件；P程序文件；D數(shù)據(jù)文件。5電子文件的歸檔5.1電子文件鑒定5.1.1電子文件在歸檔前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容：確定歸檔電子文件的真實(shí)性、完 整性、有效性的鑒定及確定電子文件的密級(jí)、歸檔范圍和保管期限。5.1.2集中歸檔的電子文件，歸檔前應(yīng)當(dāng)由文件形成部門(mén)按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文 件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填 入歸檔電子文件移交、

13、接收檢驗(yàn)登記表；5.1.3電子文件保管期限和密級(jí)的劃分，參照公司關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期 限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件信息的保 管期限一致。5.2歸檔時(shí)間、方法及歸檔步驟5.2.1電子文件按照紙質(zhì)文件歸檔的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。5.2.2電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容 包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。5.2.3電子文件的歸檔，按照歸檔分類(lèi)方案所設(shè)置的鑒定標(biāo)識(shí)（歸檔分類(lèi)代碼）進(jìn) 行。5.2.4存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號(hào)、檔號(hào)、密級(jí)、 存入日期等內(nèi)容，歸檔

14、后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。5.2.5特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。5.2.6相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說(shuō)明等應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔，并將電 子文件的檔案號(hào)返登入電子文件登記表。5.2.7對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，將機(jī)讀目錄與相應(yīng)的電子文件存儲(chǔ)同一載體中， 同時(shí)載體中存儲(chǔ)的歸檔文件名應(yīng)當(dāng)與機(jī)讀目錄名稱(chēng)一致。5.2.8歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存1年。5.2.9電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）進(jìn)行著錄，同時(shí)按照 保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和責(zé)任者、操作者、 背景

15、信息、元數(shù)據(jù)等其他標(biāo)識(shí)，并按歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22）規(guī)定的格式打 印紙質(zhì)目錄。5.2.10歸檔步驟電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)歸檔的電子文件先做邏輯歸檔，然后每隔 半年完成物理歸檔。1）邏輯歸檔：具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴(yán)密的安全管理措施以及對(duì)內(nèi)容重要的電子文件制作 了紙質(zhì)版本的部門(mén)，可以直接向檔案室實(shí)施邏輯歸檔，基本要求是：電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識(shí)。檔案室要會(huì)同各部門(mén)設(shè)定查詢(xún)歸檔電子文件的權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù) 器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及

16、運(yùn)行過(guò)程的背景信息及元數(shù)據(jù)。局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)，要確保數(shù)據(jù) 準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。電子文件歸檔后，檔案人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。各部門(mén)設(shè)備更新時(shí)要及時(shí)做好數(shù)據(jù)向新設(shè)備的轉(zhuǎn)換工作，做好數(shù)據(jù)更新記錄，將 轉(zhuǎn)換后的新數(shù)據(jù)向檔案室移交歸檔。2）物理歸檔：檔案部門(mén)應(yīng)在每年半年將已邏輯歸檔的電子文件分門(mén)別類(lèi)地制作成光 盤(pán)，并制作相應(yīng)的歸檔電子文件登記表一式兩份，待各歸檔部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽 署，以實(shí)現(xiàn)物理歸檔。物理歸檔的基本要求是：電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時(shí)就對(duì)應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注一 定的標(biāo)記（文件題名、形成日期、編號(hào)等）。

17、公司及分公司相關(guān)部門(mén)辦理完畢的電子文件，實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，凡在網(wǎng)絡(luò)中予 以邏輯歸檔的電子文件，每隔半年完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在部門(mén)保留 一年后方可銷(xiāo)毀。特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)在存儲(chǔ)載體上同時(shí)備份相應(yīng)查看軟 件。對(duì)用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)歸檔時(shí) 應(yīng)附數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)說(shuō)明書(shū)，標(biāo)明每個(gè)字段的漢字名稱(chēng)；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn) 換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的可利用性。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、 硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。6歸檔電子文件的移交、接收、保

18、管、利用與統(tǒng)計(jì)、分析6.1歸檔電子文件的移交電子文件的形成部門(mén)在每年三月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件 向檔案室移交歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)文件按季度向檔案室移交歸檔。6.2接收檢驗(yàn)檔案室應(yīng)對(duì)已歸檔的電子文件的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率必須達(dá)到 100%。檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：1）載體有無(wú)劃痕，是否清潔；2）有無(wú)病毒；3）核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；4）核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。6.3移交手續(xù)和保管要求6.3.1檔案室驗(yàn)收合格，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表的填寫(xiě)、簽 字和蓋

19、章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成部門(mén)，一份由檔案室自存。6.3.2歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：1）歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2）單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。3）存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。4）環(huán)境溫度選定范圍：17C20C；相對(duì)濕度選定范圍：35%45%。6.4有效性保證6.4.1設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；對(duì)于不兼容的，應(yīng)當(dāng)及 時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿(mǎn)后，可擦寫(xiě)載體擦除后可以重 復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體按保密要求處置。6.4.2磁性載體每滿(mǎn)2

20、年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不得低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。6.4.3對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間 不得少于4年。6.4.4檔案室應(yīng)當(dāng)在檢驗(yàn)完成后將結(jié)果填入歸檔電子文件管理登記表。6.5電子文件的遷移6.5.1系統(tǒng)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級(jí)或者改變時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文 件進(jìn)行遷移操作，并填寫(xiě)歸檔電子文件遷移登記表。6.5.2遷移之前必須做數(shù)據(jù)備份。6.5.3保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。6.6電子文件的利用6.6.1歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個(gè)人不允許擅 自復(fù)制電子文件。6.6.2利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。6.6.3具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)