物業(yè)管理有限公司合同管理辦法

1、文件編號(hào)：BJ-WYGS-CB-003 版本：2016版中鐵建（北京）物業(yè)管理有限公司合同管理辦法文件更新履歷表版本文件名稱文件編號(hào)管理歸屬部門文件管理崗位生效日期備注2016版合同管理辦法BJ-WYGS-CB-003成本合約部2016.12第一章 總則為規(guī)范中鐵建（北京）物業(yè)管理有限公司合同管理，防控合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法等有關(guān)法律、法規(guī)及集團(tuán)公司和物業(yè)公司有關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合物業(yè)公司實(shí)際，制定本辦法。除非特別指出，本辦法中“物業(yè)總公司”指“中鐵建（北京）物業(yè)管理有限公司”，“所屬各單位”指“中鐵建物業(yè)公司所屬各分公司及項(xiàng)目”。本辦法適用于物業(yè)總公司及所屬各單位的合同

2、管理。本辦法所稱合同，是指物業(yè)總公司及所屬各單位與自然人、法人或其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的協(xié)議，包括合同書、具有法律約束力的其他各類法律文件（框架協(xié)議、備忘錄、意向書、數(shù)據(jù)電文等）以及即時(shí)清結(jié)的口頭協(xié)議。勞動(dòng)人事合同適用物業(yè)公司其他有關(guān)管理制度的規(guī)定，其他管理制度未有規(guī)定的，參照適用本辦法。物業(yè)公司合同管理遵循以下原則：誰(shuí)主張、誰(shuí)簽訂、誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)原則?？偣靖鞑块T及所屬各單位在成本合約部的監(jiān)督指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門、本單位發(fā)起的合同的簽訂和管理，總公司各部門負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位業(yè)務(wù)線合同進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的專項(xiàng)管理。分級(jí)管理原則。物業(yè)公司合同按物業(yè)總公司及分公司、項(xiàng)目部實(shí)

3、行分級(jí)管理。授權(quán)管理原則。物業(yè)總公司及所屬單位、承辦人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定權(quán)限訂立合同，不得未經(jīng)授權(quán)、超出授權(quán)以及越級(jí)訂立合同。全過(guò)程管理原則。物業(yè)公司合同管理流程分為合同的準(zhǔn)備、訂立、履行、終止以及登記歸檔等，實(shí)行全過(guò)程管理。合同評(píng)審原則。合同訂立前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審分為業(yè)務(wù)審核、成本審核、財(cái)務(wù)審核和法律合規(guī)審核。先簽合同后履行原則。物業(yè)公司合同應(yīng)當(dāng)先簽訂、后履行，控制和避免在合同履行過(guò)程中甚至在合同履行完畢后補(bǔ)簽合同。物業(yè)公司合同分為重大合同、重要合同和一般合同，實(shí)行不同的合同評(píng)審流程，進(jìn)行區(qū)別管理。重大合同，應(yīng)當(dāng)由總公司成本合約部、法律合規(guī)部和分公司（或項(xiàng)目）主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、外聘

4、法律事務(wù)機(jī)構(gòu)或法律合規(guī)管理員全程參與，另有規(guī)定的除外。物業(yè)公司的重大合同，是指物業(yè)總公司或所屬單位訂立的下列合同：戰(zhàn)略合作協(xié)議。股權(quán)投資、合資合營(yíng)合同。資本運(yùn)營(yíng)合同。兼并重組合同。前期物業(yè)服務(wù)合同、物業(yè)服務(wù)合同。物業(yè)服務(wù)補(bǔ)差合同。項(xiàng)目物業(yè)前期服務(wù)協(xié)議。融資合同、擔(dān)保合同。涉及專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、商業(yè)秘密、企業(yè)名稱等知識(shí)產(chǎn)權(quán)合作開發(fā)、委托開發(fā)、轉(zhuǎn)讓許可、服務(wù)咨詢等合同。不動(dòng)產(chǎn)買賣及處置合同。物業(yè)公司的重要合同，是指日常保安、保潔、綠化、電梯維護(hù)保養(yǎng)及合同估算價(jià)超過(guò)人民幣30萬(wàn)元（不含）以上的合同。物業(yè)公司的一般合同，是指除重大合同、重要合同以外的合同。第二章 合同管理機(jī)構(gòu)和工作職責(zé)物業(yè)公司合

5、同管理機(jī)構(gòu)包括合同主管部門、合同專項(xiàng)管理部門和合同參與管理部門。物業(yè)總公司成本合約部是總公司合同主管部門；所屬單位應(yīng)當(dāng)明確各自的合同主管部門，牽頭負(fù)責(zé)合同管理。合同專項(xiàng)管理部門是指各部門，依據(jù)其部門職責(zé)分類負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)合同以及所屬單位業(yè)務(wù)線合同的專項(xiàng)管理。合同參與管理部門包括業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門、財(cái)務(wù)（審計(jì)）、黨群（紀(jì)檢）、法務(wù)部門等，依據(jù)其部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同的訂立和履行參與管理。物業(yè)總公司成本合約部作為總公司合同主管部門，主要職責(zé)包括：設(shè)計(jì)、建立和完善合同管理體系，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。明確所屬單位、合同主管部門、合同專項(xiàng)管理部門和合同參與管理部門之間的合同管理職責(zé)。指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查合同專項(xiàng)管理部

6、門及所屬單位的合同管理工作。設(shè)計(jì)、制訂和規(guī)范合同管理流程。參與合同評(píng)審，提出審核意見(jiàn)。負(fù)責(zé)總公司和所屬單位合同的備案管理。規(guī)范合同履行期間、終止后合同文件的歸檔。參與、指導(dǎo)專項(xiàng)管理部門合同的準(zhǔn)備、訂立、履行和終止全過(guò)程。全程參與重大合同盡職調(diào)查、訂立、履行，另有規(guī)定的除外。由法律合規(guī)部頒發(fā)、補(bǔ)充和完善合同示范文本后，統(tǒng)一合同編號(hào)，推行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理。建立健全合同監(jiān)督檢查機(jī)制。建立合同統(tǒng)計(jì)、分析的臺(tái)賬管理機(jī)制。協(xié)助合同信息化建設(shè)工作，并錄入和維護(hù)相關(guān)的工作信息。協(xié)助相關(guān)部門預(yù)防和懲治單位或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法、違紀(jì)活動(dòng)。物業(yè)總公司合同專項(xiàng)管理部門主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)辦理本部門承辦合同的盡職調(diào)查、可

7、研分析、商務(wù)會(huì)談、文本起草、報(bào)審報(bào)批、授權(quán)手續(xù)、用印簽署等具體事務(wù)。組織招標(biāo)、投標(biāo)及簽約活動(dòng)。負(fù)責(zé)本部門承辦合同的初審，所屬單位業(yè)務(wù)線報(bào)送合同的專項(xiàng)審核。負(fù)責(zé)本部門承辦合同、所屬單位業(yè)務(wù)線合同的統(tǒng)計(jì)分析，編制合同臺(tái)賬、報(bào)表、報(bào)告，并每半年報(bào)成本合約部。組織實(shí)施本部門承辦合同。與成本合約部和有關(guān)職能部門保持聯(lián)系，及時(shí)反映合同履行動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)合同異常履行的監(jiān)控。負(fù)責(zé)本部門承辦合同的登記保管，并根據(jù)公司檔案管理規(guī)定移交存檔。負(fù)責(zé)所屬單位業(yè)務(wù)線合同專項(xiàng)管理的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。制訂業(yè)務(wù)合同范本，經(jīng)法律合規(guī)部審核后實(shí)施應(yīng)用。參與合同管理信息化建設(shè)，提供、輸入全面、詳實(shí)的合同信息數(shù)據(jù)。負(fù)責(zé)合同糾紛的協(xié)商、處理

8、，配合訴訟、仲裁案件處理和內(nèi)部合同糾紛協(xié)調(diào)。物業(yè)總公司合同參與管理部門主要職責(zé)包括：根據(jù)合同專項(xiàng)管理部門的統(tǒng)一安排，負(fù)責(zé)或參加合同項(xiàng)目論證、談判。根據(jù)合同專項(xiàng)管理部門的要求，負(fù)責(zé)提出合同項(xiàng)目中相關(guān)專業(yè)的咨詢意見(jiàn)，提供專業(yè)技術(shù)支持。根據(jù)合同專項(xiàng)管理部門的要求，參加對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查或盡職調(diào)查。負(fù)責(zé)對(duì)合同文本中涉及本部門業(yè)務(wù)職責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核會(huì)簽。根據(jù)本部門職責(zé)參與對(duì)合同準(zhǔn)備、訂立、履行和終止全過(guò)程管理的監(jiān)督、指導(dǎo)。負(fù)責(zé)對(duì)合同管理信息系統(tǒng)涉及本部門業(yè)務(wù)流程的操作、錄入和維護(hù)管理。負(fù)責(zé)在合同的準(zhǔn)備、訂立、履行、終止及歸檔全過(guò)程管理中應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)或協(xié)作處理的其他工作。物業(yè)總公司合同經(jīng)辦人

9、是合同專項(xiàng)管理部門具體辦理合同簽訂、履行、終止事務(wù)和手續(xù)的人員，主要職責(zé)包括：根據(jù)授權(quán)，依法進(jìn)行合同的準(zhǔn)備、訂立、履行和終止等一系列或單項(xiàng)工作。提請(qǐng)合同的報(bào)審報(bào)批和用印。對(duì)所訂立的合同負(fù)有認(rèn)真執(zhí)行的責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告合同履行情況。負(fù)責(zé)或參加對(duì)經(jīng)辦合同糾紛的和解、調(diào)解、訴訟及仲裁活動(dòng)。保管好合同準(zhǔn)備、訂立、履行和終止全過(guò)程的合同及有關(guān)文件資料，及時(shí)向部門合同管理人員交接存檔。物業(yè)總公司合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)本部門的合同管理，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)配合部門領(lǐng)導(dǎo)在本部門貫徹執(zhí)行合同管理制度，以及與合同有關(guān)的其他日常事務(wù)。統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告合同專項(xiàng)管理情況，與成本合約部對(duì)接。督促本部門業(yè)務(wù)合同的初審

10、工作，督促所屬單位業(yè)務(wù)線報(bào)送合同的專項(xiàng)審核。負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)合同文件、資料的歸檔保管工作。組織本部門業(yè)務(wù)合同示范文本的擬制。負(fù)責(zé)在合同管理信息系統(tǒng)中錄入本部相關(guān)的工作信息。物業(yè)公司所屬單位應(yīng)當(dāng)參照物業(yè)總公司成本合約部、合同專項(xiàng)管理部門、合同參與管理部門的工作職責(zé)落實(shí)合同管理工作。第三章 合同分級(jí)管理第一節(jié) 物業(yè)公司合同管理物業(yè)公司在總公司和所屬各單位推動(dòng)建立合同主管部門牽頭管理、業(yè)務(wù)部門專項(xiàng)管理和相關(guān)部門參與管理的全面協(xié)調(diào)、條塊結(jié)合、各司其責(zé)、動(dòng)態(tài)跟蹤的合同管理體系，規(guī)范總公司、所屬單位的合同管理工作，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)、依法決策、合規(guī)管理。第二節(jié) 所屬單位合同管理所屬各單位應(yīng)當(dāng)貫徹

11、落實(shí)物業(yè)公司合同管理體系建設(shè)要求，積極完善本單位范圍內(nèi)合同管理體制機(jī)制，根據(jù)公司合同管理制度研究制訂本單位合同管理制度并組織實(shí)施，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級(jí)分公司及項(xiàng)目部的合同管理工作。取得工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照的分公司，在營(yíng)業(yè)執(zhí)照核準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，可以自己的名義訂立合同。所屬單位經(jīng)總公司授權(quán)委托以總公司名義訂立合同時(shí)，受托單位應(yīng)當(dāng)首先在本級(jí)組織合同評(píng)審，然后將合同、授權(quán)委托書報(bào)送總公司進(jìn)入審核審批流程。沒(méi)有附送審核意見(jiàn)的，不予受理。所屬單位經(jīng)總公司授權(quán)委托執(zhí)行合同時(shí)，其管理職責(zé)參照總公司合同專項(xiàng)管理部門相關(guān)職責(zé)確定。所屬單位應(yīng)當(dāng)定期向總公司相關(guān)部門報(bào)告合同管理情況，并接受總公司的監(jiān)督檢查。分公司根據(jù)自身實(shí)際

12、情況，可直接負(fù)責(zé)本級(jí)直管項(xiàng)目部的合同管理。各所屬單位應(yīng)當(dāng)明確本級(jí)單位訂立合同的評(píng)審流程。第四章 合同分類管理物業(yè)總公司各業(yè)務(wù)部門依據(jù)本部門職責(zé)分別負(fù)責(zé)本部門承辦合同的專項(xiàng)管理。物業(yè)總公司業(yè)務(wù)部門簽訂但委托所屬單位負(fù)責(zé)執(zhí)行的合同，由受托單位在總公司業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)監(jiān)督下負(fù)責(zé)具體管理。所屬單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身具體情況，確定本單位各類合同的專項(xiàng)管理部門。第五章 合同授權(quán)管理所屬單位需要以總公司名義對(duì)外訂立合同的，必須經(jīng)總公司明確授權(quán)后進(jìn)行。被授權(quán)單位未經(jīng)授權(quán)單位同意不得轉(zhuǎn)授權(quán)。所屬單位經(jīng)總公司授權(quán)以總公司名義訂立合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)向總公司作出合同規(guī)范管理和責(zé)任后果的承諾。對(duì)外訂立合同，除物業(yè)公司法定代表人和

13、所屬單位負(fù)責(zé)人外，簽約人應(yīng)履行內(nèi)部授權(quán)手續(xù)，取得授權(quán)委托書，方具備訂立合同資格。不得授權(quán)合同專項(xiàng)管理部門以部門或其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義對(duì)外訂立合同。不得授權(quán)合同經(jīng)辦人員以個(gè)人名義對(duì)外簽署須由單位承擔(dān)權(quán)利義務(wù)的合同。被授權(quán)單位、人員應(yīng)當(dāng)按照物業(yè)公司授權(quán)委托書法律審核辦法（2016年）的規(guī)定辦理對(duì)外訂立合同的授權(quán)手續(xù)，并將授權(quán)委托書報(bào)送法律合規(guī)部門審核。第六章 合同管理流程第一節(jié) 合同準(zhǔn)備合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)在部門職責(zé)范圍和權(quán)限內(nèi)根據(jù)計(jì)劃、預(yù)算或呈批件訂立合同。對(duì)擬訂立的合同，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)合理選擇合同相對(duì)人，并認(rèn)真調(diào)查其主體資格、資質(zhì)、資信情況及履約能力等，必要時(shí)可組織進(jìn)行盡職調(diào)查。物業(yè)總公司制

14、定的招投標(biāo)管理等制度對(duì)選擇合同相對(duì)人有其他規(guī)定的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)執(zhí)行。物業(yè)總公司已經(jīng)建立相對(duì)人市場(chǎng)準(zhǔn)入制度的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)選取已獲得準(zhǔn)入資格的合同相對(duì)人。選擇合作方評(píng)價(jià)低的當(dāng)事人作為合同相對(duì)人的，要區(qū)別對(duì)待，審慎開展合作，對(duì)屬于禁止合作對(duì)象的相對(duì)人，應(yīng)當(dāng)遵守物業(yè)總公司的規(guī)定。合同專項(xiàng)管理部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)人就合同的商務(wù)、技術(shù)條件與要求進(jìn)行溝通、談判直至達(dá)成一致，并負(fù)責(zé)向相對(duì)人提出全面、明確、具體的合同商務(wù)、技術(shù)條件與要求，以及回應(yīng)相對(duì)人提出的合同商務(wù)、技術(shù)條件與要求，爭(zhēng)取對(duì)本公司有利的合同條款?？疾臁⒄勁?、招投標(biāo)等合同前期事宜，應(yīng)當(dāng)遵照物業(yè)公司招標(biāo)投標(biāo)管理辦法（2016年）執(zhí)行。

15、對(duì)重大合同、重要合同以及較為復(fù)雜的一般合同，合同專項(xiàng)管理部門可組織成立由商務(wù)、技術(shù)、成本、法律等人員參加的工作小組，負(fù)責(zé)盡職調(diào)查、合同談判等前期事宜。內(nèi)部規(guī)章制度規(guī)定審計(jì)、紀(jì)檢人員應(yīng)當(dāng)參與的，由審計(jì)、紀(jì)檢人員參加合同工作小組。重大合同盡職調(diào)查范圍一般包括相對(duì)人的主體資格、組織文件、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)狀況，土地、房屋、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等資產(chǎn)權(quán)屬情況，重要交易合同和訴訟、擔(dān)保等或有事項(xiàng)，環(huán)境保護(hù)、稅務(wù)、勞動(dòng)關(guān)系狀況等，并核實(shí)相對(duì)人提供資料的真實(shí)性。重大合同談判前，合同專項(xiàng)管理部門組織相關(guān)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、成本、法律等人員參加的工作小組擬定談判方案，制定談判策略，確定全面、明確、具體的合同商務(wù)、技術(shù)條件與要求，并組織

16、談判實(shí)施。對(duì)于內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的一般合同，合同專項(xiàng)管理部門可以不組織成立工作小組進(jìn)行盡職調(diào)查和商務(wù)談判，在合理資信調(diào)查基礎(chǔ)上，直接進(jìn)入合同訂立評(píng)審階段。合同談判中，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)做好談判記錄，重大合同談判應(yīng)當(dāng)形成各方有權(quán)人員簽字或蓋章的談判備忘錄、會(huì)議紀(jì)要。合同談判涉及我方專有技術(shù)、商業(yè)秘密以及其他按規(guī)定應(yīng)保密的事項(xiàng)的，合同專項(xiàng)管理部門在談判前應(yīng)當(dāng)要求相對(duì)人與我方訂立保密協(xié)議。合同未能訂立的，應(yīng)當(dāng)要求相對(duì)人返還我方相關(guān)涉密資料。我方相關(guān)人員在合同談判過(guò)程中知悉相對(duì)人的專有技術(shù)和其他商業(yè)秘密時(shí)，做好保密工作，避免侵權(quán)。合同各方在合同準(zhǔn)備過(guò)程中互致的信件、傳真、電傳、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等資料

17、，是確認(rèn)各方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同專項(xiàng)管理部門經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和保密。第二節(jié) 合同文本除即時(shí)清結(jié)業(yè)務(wù)外，合同一律采用書面形式。書面形式是指合同書、信函和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。訂立合同時(shí)，合同專項(xiàng)管理部門一般按下列順序選擇使用合同文本：合同相對(duì)人依據(jù)法律法規(guī)、招標(biāo)文件的規(guī)定要求必須使用的合同文本。上級(jí)和本級(jí)法律合規(guī)部門頒布或已審核的合同示范文本。法律合規(guī)部已頒布或?qū)徍说暮贤痉段谋?。?guó)家有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)制定的示范性合同文本。雙方共同擬訂的文本。合同相對(duì)人提供的合同文本。不論采用哪種文本，均應(yīng)爭(zhēng)取對(duì)我方有利的合同條款

18、，杜絕對(duì)我方不利的合同條款。合同文本要做到標(biāo)的明確，內(nèi)容依法合規(guī)且可行，主要條款完備，權(quán)利義務(wù)明確，責(zé)任分明，文字表達(dá)準(zhǔn)確。合同文本一般應(yīng)當(dāng)包括：合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、賬號(hào)，法定代表人（負(fù)責(zé)人）姓名、職務(wù)，代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等。簽約目的和依據(jù)。標(biāo)的，對(duì)標(biāo)的的描述要明確、具體，能反映其本質(zhì)特征，能明確說(shuō)明標(biāo)的的范圍。數(shù)量和質(zhì)量，包括計(jì)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)驗(yàn)收方式等。質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)要明確、具體，如附有圖紙、樣品、技術(shù)資料等應(yīng)注明。價(jià)款或酬金，包括付款條件、支付方式和付款期限。合同總價(jià)應(yīng)對(duì)含稅總價(jià)、稅率、稅額及不含稅價(jià)格進(jìn)行明確。履行的地點(diǎn)、期限和方式。權(quán)利義務(wù)條款。爭(zhēng)議解

19、決方式，盡量選擇對(duì)我方有利的管轄法院（仲裁機(jī)構(gòu)）和適用法律。違約責(zé)任，對(duì)于違約責(zé)任的約定要合法、合理，具有可執(zhí)行性。變更或解除的條件。根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人認(rèn)為必須明確的條款，如保密條款、不可抗力條款等。合同文本份數(shù)、存放地點(diǎn)。生效的時(shí)間和條件。簽約的地點(diǎn)、日期。附件名稱。物業(yè)總公司法律合規(guī)部負(fù)責(zé)或組織合同專項(xiàng)管理部門編制、發(fā)布和推廣使用各類合同示范文本，建立和維護(hù)示范文本信息庫(kù)供使用。總公司各部門及所屬單位根據(jù)合同訂立、履行中遇到的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)示范文本提出修改意見(jiàn)?？偣靖骱贤瑢ｍ?xiàng)管理部門可制定本部門專項(xiàng)管理合同的示范文本，經(jīng)法律合規(guī)部審核后頒布使用。合同文本應(yīng)當(dāng)統(tǒng)

20、一編號(hào)，實(shí)行1份合同1個(gè)編號(hào)，不得重號(hào)、漏號(hào)。采用合同相對(duì)人提供的合同文本時(shí)，即使已有對(duì)方編號(hào)的，仍需按我方規(guī)則對(duì)我方持有的合同文本進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為，所在城市簡(jiǎn)寫-項(xiàng)目名稱簡(jiǎn)寫-合同-年-月-三位流水號(hào)（每月單獨(dú)編號(hào)）。如物業(yè)總公司2016年5月第1份合同，合同編號(hào)為BJ-WYGS-HT-201605001。補(bǔ)充協(xié)議的編號(hào)應(yīng)采用原合同編號(hào)的基礎(chǔ)上加后綴“-補(bǔ)編號(hào)”，如物業(yè)總公司2016年5月第1份合同的第1份補(bǔ)充協(xié)議，合同編號(hào)為BJ-WYGS-HT-201605001-B1。第三節(jié) 合同評(píng)審訂立合同前，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)作為送審部門發(fā)起組織會(huì)簽或會(huì)議等合同評(píng)審形式，履行合同業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、成

21、本和法律合規(guī)審核手續(xù)。每份合同的總審核時(shí)間應(yīng)控制在4個(gè)工作日之內(nèi)。對(duì)重大合同，合同專項(xiàng)管理部門可發(fā)起組織專題會(huì)議進(jìn)行合同評(píng)審。對(duì)外發(fā)出、簽訂的任何合同，合同專項(xiàng)管理部門在送審前，應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行內(nèi)部初審，并形成明確的送審意見(jiàn)。物業(yè)總公司所有合同評(píng)審，均須送法律合規(guī)部審核，且為最后審核部門。在法律合規(guī)部之前的部門可以并行送審，不分先后順序。內(nèi)部規(guī)章制度規(guī)定審計(jì)、紀(jì)檢人員應(yīng)當(dāng)參與審核、監(jiān)督的合同，由審計(jì)、紀(jì)檢人員參加會(huì)簽審核。重大合同根據(jù)其性質(zhì)、種類、關(guān)聯(lián)程度等確定合同評(píng)審部門，集團(tuán)公司要求上報(bào)的合同應(yīng)當(dāng)經(jīng)物業(yè)總公司領(lǐng)導(dǎo)審核后按要求上報(bào)。物業(yè)總公司合同評(píng)審的表現(xiàn)形式為合同評(píng)審表。重大合同采取會(huì)議評(píng)審的，

22、也應(yīng)當(dāng)在合同評(píng)審表上簽署意見(jiàn)。物業(yè)總公司合同專項(xiàng)管理部門填制合同評(píng)審表基礎(chǔ)信息后，連同合同草案及電子版（采用合同示范文本填寫的合同應(yīng)報(bào)送修訂模式電子版）、訂立依據(jù)（招投標(biāo)文件、呈批件等）、相對(duì)人資信材料、相關(guān)合同準(zhǔn)備資料以及送審意見(jiàn)，送會(huì)簽審核部門審核。所屬單位重要合同及重大合同應(yīng)當(dāng)先由本單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門審查會(huì)簽，然后通過(guò)OA將第五十八條所述相關(guān)材料報(bào)送總公司專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門進(jìn)入總公司合同評(píng)審流程。一般合同不再報(bào)送總公司進(jìn)行評(píng)審，但應(yīng)按規(guī)定備案。物業(yè)總公司會(huì)簽審核部門根據(jù)職責(zé)分工審查相關(guān)條款，分別負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、成本、和法律審核。審核通過(guò)的，審核部門負(fù)責(zé)人在合同評(píng)審表上簽字同意。物業(yè)總公司合同評(píng)

23、審中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤、遺漏和不當(dāng)之處，審核部門應(yīng)當(dāng)予以明確并提出修改意見(jiàn)，合同專項(xiàng)管理部門組織進(jìn)行修改之后，重新提交審核。在專項(xiàng)管理部門修改之前或?qū)徍瞬煌ㄟ^(guò)的，審核部門不予在合同評(píng)審表上簽字同意。物業(yè)總公司合同評(píng)審中，對(duì)合同評(píng)審意見(jiàn)有不同意見(jiàn)或難以與合同相對(duì)人溝通落實(shí)評(píng)審意見(jiàn)的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)主動(dòng)與審核部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)。經(jīng)2次重審協(xié)商仍無(wú)法取得一致意見(jiàn)的，列出各方理由，呈報(bào)物業(yè)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批決策。物業(yè)總公司合同專項(xiàng)管理部門初審、會(huì)簽審核部門審核的職責(zé)、方法，另行制定合同審核指引予以規(guī)范、指導(dǎo)。物業(yè)公司所屬各單位應(yīng)當(dāng)在本單位合同管理制度中確立合同審核部門及審核程序、表現(xiàn)形式。第

24、四節(jié) 合同審批合同專項(xiàng)管理部門在履行審核會(huì)簽程序后，應(yīng)將擬簽合同文本及相關(guān)資料報(bào)送有權(quán)批準(zhǔn)人審批。合同文本經(jīng)批準(zhǔn)后，方可簽訂。未通過(guò)審核的，一律不得將合同納入總經(jīng)理辦公會(huì)等決策會(huì)議研究，更不得提交執(zhí)行董事、股東會(huì)決策。法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記手續(xù)方能生效的合同，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門辦理相應(yīng)手續(xù)。第五節(jié) 合同簽署擬用印合同文本一般由合同專項(xiàng)管理部門負(fù)責(zé)校對(duì)、打印，并保證合同文本的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和一致性。合同一般應(yīng)由相對(duì)人先簽字蓋章，我方后簽字蓋章。簽字蓋章前，應(yīng)驗(yàn)證、保管對(duì)方簽約人的授權(quán)文書。對(duì)外訂立合同，由法定代表人（非法人單位由主要負(fù)責(zé)人）或被授權(quán)人在合同文本上簽名

25、。所屬各單位應(yīng)當(dāng)建立合同用印審批制度，并對(duì)合同簽署及用印情況進(jìn)行登記。未經(jīng)評(píng)審的合同不得用印。禁止在尚未最后確定的合同文本、空白介紹信、信箋紙或其他空白紙張上加蓋印章。不得擅自攜帶印章外出簽訂合同。確需攜帶的，須經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人攜帶外出蓋章。合同必須履行評(píng)審程序，以及法定代表人或授權(quán)簽約人簽署后,方可加蓋印章。禁止用部門印章等其他印章代替行政印章、合同專用章進(jìn)行合同蓋章。可采取合同每頁(yè)由被授權(quán)人簽字、加蓋騎縫章、使用防偽印記等方式，確保合同不被篡改內(nèi)容。擬加蓋印章的合同，由合同專項(xiàng)管理部門持合同評(píng)審表及擬訂立的合同文本等資料，到印章保管部門辦理蓋章手續(xù)。物業(yè)總公司及所屬單位所有合同雙方簽字蓋章

26、完畢后3日內(nèi)，按合同評(píng)審備案管理辦法（2016年）要求進(jìn)行備案。第六節(jié) 合同履行合同生效后，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)認(rèn)真組織履行合同，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和合同約定行使權(quán)利、履行義務(wù)。合同簽訂后，承辦合同訂立的合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)向合同履行單位、人員，對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行全面交底，以會(huì)議與書面相結(jié)合的形式向相關(guān)部門、人員介紹合同的范圍、各方的責(zé)任與義務(wù)、合同的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，合同的既有風(fēng)險(xiǎn)和潛在風(fēng)險(xiǎn)，履約中應(yīng)注意的問(wèn)題，將合同責(zé)任進(jìn)行分解落實(shí)。合同主管部門、合同專項(xiàng)管理部門及參與管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)本級(jí)及所屬單位合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。履約過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知合同主管部門。履行過(guò)程中，對(duì)

27、出現(xiàn)合同未曾約定的新情況或?qū)κ孪燃s定的事項(xiàng)進(jìn)行變更、補(bǔ)充以及解除合同的，均要及時(shí)形成書面文字，以有雙方簽章的補(bǔ)充協(xié)議、簽證或各方有權(quán)人簽字的會(huì)議紀(jì)錄等形式記載，使之成為合同文件。不得以口頭形式改變合同權(quán)利義務(wù)。合同變更或解除，專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)按原程序重新辦理審核審批手續(xù)，一般由原審核部門審核、原批準(zhǔn)人審批，并將原合同及相關(guān)材料一并附上。未經(jīng)審核審批，不得簽署合同變更、解除文件。具有下列情況之一,且未經(jīng)批準(zhǔn)同意的，財(cái)務(wù)部門不予辦理付款手續(xù)，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和合同主管部門報(bào)告；已經(jīng)結(jié)算付款的，由責(zé)任單位和直接責(zé)任人負(fù)責(zé)追回或承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)損失：未按規(guī)定與鐵建系統(tǒng)之外的相對(duì)人簽訂書面合同即已實(shí)際履行的

28、。未按規(guī)定履行審核審批程序而訂立的合同。變更、轉(zhuǎn)讓、補(bǔ)充、解除合同未履行審核審批手續(xù)的。簽約人沒(méi)有取得授權(quán)或超出授權(quán)范圍的。合同沒(méi)有列入計(jì)劃和資金預(yù)算。合同簽字和蓋章不符合要求的。其他違反物業(yè)公司規(guī)章制度的情形。相對(duì)人提出中止、轉(zhuǎn)讓、變更、補(bǔ)充、解除合同的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人以書面方式確認(rèn)。因此造成我方損失的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)會(huì)同合同主管部門向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。合同生效后，相對(duì)人違約的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金或要求對(duì)方賠償損失、繼續(xù)履行合同義務(wù)等。我方違約時(shí)，應(yīng)積極與合同相對(duì)人進(jìn)行溝通，及時(shí)對(duì)合同條款進(jìn)行變更，采取補(bǔ)救措施，或爭(zhēng)取合同相對(duì)人的諒解并

29、保存相關(guān)證據(jù)。合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要和法律合規(guī)審核意見(jiàn)，明確約定不可抗力的范圍、情形。合同履行過(guò)程中，若發(fā)生不可抗力事件，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)征求合同主管部門的意見(jiàn)，及時(shí)通知合同相對(duì)人，并根據(jù)法律規(guī)定或合同約定，對(duì)合同進(jìn)行變更或解除，部分或全部免除我方因此不能履行合同的責(zé)任。向合同相對(duì)人發(fā)通知、指令等書面文件，必須要建立發(fā)文登記制度。當(dāng)面送達(dá)的，必須要求相對(duì)人在與發(fā)文內(nèi)容相同的書件上親筆簽章并保存該書件；郵寄送達(dá)的，必須以特快專遞或掛號(hào)信形式送達(dá)，且要注明書件最主要意思表示內(nèi)容；其他送達(dá)方式若不能以有效證據(jù)證明送達(dá)的，不宜采取。第七節(jié) 合同終止合同終止時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理結(jié)算，除對(duì)合同標(biāo)的金額進(jìn)行

30、結(jié)算外，需同時(shí)扣除相關(guān)已付款、物資、設(shè)備、水電、分?jǐn)偟葢?yīng)扣費(fèi)用，必要時(shí)應(yīng)有對(duì)方放棄合同索賠的聲明。合同按約定履行完畢、按約定條件解除、轉(zhuǎn)讓或達(dá)到法定終止條件的，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料，辦理驗(yàn)收移交、結(jié)算付款等合同終止手續(xù)，做好合同存檔工作。第八節(jié) 合同登記物業(yè)總公司合同專項(xiàng)管理部門、所屬單位應(yīng)當(dāng)建立合同臺(tái)賬，做到登記及時(shí)、記錄準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并應(yīng)于每半年報(bào)送成本合約部。物業(yè)總公司合同專項(xiàng)管理部門、所屬單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛解決等過(guò)程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案的歸檔范圍主要包括：合同訂立依據(jù)如呈批件、立項(xiàng)文件或領(lǐng)導(dǎo)書面批示等。合同文本及附件。補(bǔ)充協(xié)議、變更或解除合同協(xié)議。相對(duì)人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、特種經(jīng)營(yíng)許可證等資信調(diào)查資料，對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。合同前期談判記錄、招投標(biāo)記錄。合同審核審批記錄。意向