企業(yè)郵局管理員手冊

1、廈門中資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司企業(yè)郵局管理員手冊1. 概述功能介紹本文介紹的是企業(yè)管理員在實(shí)際應(yīng)用中負(fù)責(zé)企業(yè)部門的維護(hù)和用戶管理工作的過程和功能， 各 級管理員的職責(zé)權(quán)限更加分明 , 有效的保證了系統(tǒng)順暢高效的運(yùn)行以此來保證郵件系統(tǒng)部門的使用 工作。企業(yè)管理員的職責(zé)企業(yè)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)郵箱內(nèi)部的管理工作，由企業(yè)的直屬用戶來擔(dān)任。它可以增加部門管 理員，但部門管理員必須是該部門的成員。企業(yè)管理員主要負(fù)責(zé)其下屬企業(yè)的管理工作，為了使其 下屬的企業(yè)郵箱能夠正常運(yùn)作，企業(yè)管理員應(yīng)該做好以下的管理工作：? 在其下屬的部門列表中，為使用郵箱服務(wù)的部門建立相關(guān)記錄，即創(chuàng)建部門；? 根據(jù)上級管理員分配的域名為部門及

2、部門用戶分配域名；? 根據(jù)上級管理員分配的服務(wù)等級分配已有的服務(wù)等級給部門及部門用戶；? 根據(jù)上級管理員分配資源分組信息，分配資源分組給部門及部門用戶；? 企業(yè)管理員在當(dāng)前的用戶群中創(chuàng)建與其功能相同的企業(yè)管理員，來實(shí)現(xiàn)共同管理；? 為企業(yè)建立企業(yè)管理員、部門管理員，使其日后能夠負(fù)責(zé)整個(gè)部門內(nèi)部的管理工作；? 查看當(dāng)前企業(yè)的所有用戶情況；? 查看當(dāng)前企業(yè)中各個(gè)部門用戶使用情況。部門管理其它的 OA管理員的創(chuàng)建、刪除、編輯、修改瀏覽當(dāng)前管理權(quán)限下的所有部門瀏覽企業(yè)部門管理員對當(dāng)前企業(yè)部門管理員的創(chuàng)建、刪除、編輯、修改瀏覽企業(yè)部門和部門信息對企業(yè)部門進(jìn)行創(chuàng)建、刪除、編輯、修改瀏覽用戶對用戶進(jìn)行創(chuàng)建、

3、刪除、編輯、修改企業(yè)基本組織管理企業(yè)信件通知企業(yè)基本信息查看查看當(dāng)前企業(yè)的許可域查看當(dāng)前服務(wù)等級企業(yè)郵箱管理系統(tǒng)模塊根據(jù)管理功能，郵箱管理系統(tǒng)分為以下模塊：【企業(yè)部門管理】 ：創(chuàng)建、刪除、修改企業(yè)部門、部門直屬用戶等功能；【用戶管理】 ：郵箱用戶的增加、刪除、修改郵箱狀態(tài)、修改郵箱配置、郵箱組間轉(zhuǎn)移、管理員設(shè)置等功能；【企業(yè)信件通知】 ：發(fā)送信件通知所屬郵箱群組成員的功能；【企業(yè)基本信息】 ：設(shè)置、修改企業(yè)郵箱的基本信息； 【查看許可域】 ：站點(diǎn)管理員為企業(yè)分配的許可域名列表 【服務(wù)等級管理】 ：查看站點(diǎn)管理員分配給企業(yè)的服務(wù)等級 【批量增加用戶】 ：批量增加企業(yè)郵箱用戶的功能；【批量刪除用戶

4、】 ：批量刪除企業(yè)郵箱用戶的功能； 【退出系統(tǒng)】 ：退出當(dāng)前管理系統(tǒng)；2. 郵局管理系統(tǒng)功能介紹2.1. 企業(yè)部門管理正如建立好企業(yè)以后就要設(shè)置部門一樣，設(shè)置好企業(yè)屬性后，就可以對企業(yè)的各個(gè)部門進(jìn)行創(chuàng) 建和管理了。為適應(yīng)企業(yè)郵箱的需要，我們允許創(chuàng)建部門時(shí)企業(yè)部門之間互相嵌套的情況，即下級 企業(yè)部門中可以包含其下級企業(yè)部門。 所以， 我們將企業(yè)部門間的互相嵌套和相互部門用戶的增加， 統(tǒng)稱為企業(yè)部門管理。下面我們逐步介紹它的使用。單擊功能菜單中“企業(yè)部門管理”按鈕，將顯示當(dāng)前企業(yè)管理人員所管轄的企業(yè)信息列表，在 該列表中提供給我們的信息有：企業(yè)部門標(biāo)識符 ：是部門的唯一標(biāo)識符， 用來區(qū)分不同的部門

5、， 不可重復(fù)； 我們可以理解為 “簡 稱”。企業(yè)部門名稱 ：當(dāng)前部門列表中各個(gè)部門的名稱。本級用戶數(shù) ：部門用戶列表相關(guān)部門已經(jīng)添加用戶數(shù)量。 我們在當(dāng)前直屬部門管理界面下可以用“創(chuàng)建直屬部門”和“創(chuàng)建直屬用戶”的兩個(gè)功能鍵來 繼續(xù)添加部門或?yàn)橹付ǖ母鱾€(gè)部門進(jìn)行直屬用戶新增工作，同時(shí)還提供有“企業(yè)管理員”和“企業(yè) 用戶”來供我們查看當(dāng)前企業(yè)的管理員信息和用戶信息。下面我們對這些功能分別進(jìn)行介紹。創(chuàng)建直屬部門通過“創(chuàng)建直屬部門”管理員可以為企業(yè)創(chuàng)建不同的郵件群組并進(jìn)行管理。以下介紹創(chuàng)建 辦法：選擇“創(chuàng)建直屬部門”按扭填寫企業(yè)部門標(biāo)識符和企業(yè)部門名稱管理員可以根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置企業(yè)部門標(biāo)識符和

6、企業(yè)部門名稱，然后點(diǎn)擊“確定” 注意企業(yè)部門標(biāo)識符是部門唯一標(biāo)識符，不可重復(fù)。完成新部門的設(shè)置創(chuàng)建部門的下級部門因?yàn)椴块T之間是允許嵌套的，比如一個(gè)企業(yè)的客戶服務(wù)部中還包含有客戶服務(wù) 1 部、客戶服務(wù) 2 部等，所以在創(chuàng)建完企業(yè)的直屬部門后我們還可以繼續(xù)創(chuàng)建部門的直屬部門。具體創(chuàng)建如下：選擇要創(chuàng)建的部門 單擊企業(yè)部門表示符，如： “ CS”，進(jìn)入其“下級企業(yè)部門管理”頁面，在該頁面中顯示了所有屬于 該企業(yè)的下一層的部門列表。創(chuàng)建該部門的下一級直屬部門點(diǎn)擊“創(chuàng)建直屬部門” ，填寫下一級直屬部門的“企業(yè)部門標(biāo)識符”和“企業(yè)名稱” ，點(diǎn)擊 確定。成功創(chuàng)建部門的下級部門修改企業(yè)部門信息成功創(chuàng)建企業(yè)部門后

7、，管理員可以對企業(yè)部門的名稱和位置進(jìn)行修改。在企業(yè)部門列表中，選 中需要修改的企業(yè)部門后，單擊部門列表下方的“修改基本信息”按鈕，進(jìn)入到“企業(yè)部門信息” 的頁面，此時(shí)管理員可修改企業(yè)部門的基本內(nèi)容。企業(yè)部門刪除點(diǎn)擊“企業(yè)部門管理” ，勾選要刪除的部門，點(diǎn)擊“刪除” ，刪除不需要的部門列表 注意：必須在沒有任何用戶和企業(yè)部門屬于該企業(yè)部門的前提下， 才能夠刪除該企業(yè)部門。創(chuàng)建直屬用戶創(chuàng)建郵件系統(tǒng)的用戶，首先必須明確該用戶是直屬于本企業(yè)部門還是直屬于下級企業(yè)部門。在 確定用戶所處的位置后，有兩種方法可以進(jìn)入創(chuàng)建用戶的頁面：單擊下屬部門按鍵創(chuàng)建 按上文的敘述進(jìn)入該用戶所屬位置的用戶列表頁面，在此頁面

8、中單擊“下屬部門用戶列表”按 鈕，進(jìn)入后使用“創(chuàng)建用戶功能”即可進(jìn)入創(chuàng)建用戶的相關(guān)頁面進(jìn)行用戶添加工作。進(jìn)入下屬部門頁面創(chuàng)建 單擊“企業(yè)部門標(biāo)識符”進(jìn)入該用戶所屬位置的企業(yè)部門頁面，在此頁面中單擊“創(chuàng)建直屬用 戶”按鈕，即可進(jìn)入創(chuàng)建用戶的相關(guān)頁面進(jìn)行用戶添加工作。填寫直屬用戶功能信息點(diǎn)擊“創(chuàng)建直屬用戶” ，填寫郵件地址、選擇所屬企業(yè)部門、填寫郵箱容量和網(wǎng)絡(luò)文件夾容量， 然后點(diǎn)擊“確定”? 創(chuàng)建用戶分配域名 由于企業(yè)許可域名已經(jīng)在首選電子郵件的下拉菜單中顯示出來， 管理員只需根據(jù)提供的許可域 進(jìn)行分配選擇。分配域名需要注意的是首選電子郵件地址中的域名必須是本企業(yè)的許可域名， 而且不能是許可 域名

9、的別名。此外，成功創(chuàng)建用戶后，該用戶的首選 Email 地址不可以改變。? 選擇用戶歸屬部門 在添加當(dāng)前部門用戶時(shí)，系統(tǒng)在企業(yè)部門下拉框內(nèi)自動給出當(dāng)前企業(yè)所在部門的路徑，無需另 外選擇。注意：如果此處的部門路徑發(fā)生變化，則所添加用戶的歸屬位置也會發(fā)生變化。 在根目錄“ /”下，表示直屬于本企業(yè)用戶，該用戶可以設(shè)置為企業(yè)管理員。 在下級目錄例如“ /design”下，表示該用戶直屬于企業(yè)部門design 的用戶，該用戶可以設(shè)置為該部門的管理員，但不能設(shè)置為企業(yè)管理員。? 創(chuàng)建用戶分配服務(wù)等級 選擇服務(wù)等級時(shí)，系統(tǒng)將分配給當(dāng)前企業(yè)的服務(wù)等級在下拉菜單中顯示出來，管理員根據(jù)用戶 需求的功能進(jìn)行分配選

10、擇即可。? 設(shè)置用戶狀態(tài)當(dāng)前創(chuàng)建用戶界面下提供有三種狀態(tài)選擇方式：正常： 正常狀態(tài)。暫停： 停止服務(wù)狀態(tài)， 暫時(shí)禁止對該用戶所有功能的訪問。 主要用于當(dāng)用戶逾期未交費(fèi)時(shí)設(shè)置。 當(dāng)處于該狀態(tài)時(shí)，系統(tǒng)將拒收任何發(fā)給該用戶的信件，而在用戶試圖登陸或訪問時(shí)出現(xiàn) username / password error.。當(dāng)狀態(tài)恢復(fù)為正常的時(shí)候，系統(tǒng)恢復(fù)對其正常服務(wù)。鎖定： 鎖起狀態(tài)，處于該狀態(tài)時(shí)該用戶的服務(wù)等級值將會被指定的服務(wù)等級中的值所代替。 分配郵箱附加容量用戶的郵箱空間（擁有的服務(wù)等級中的郵箱空間+該用戶郵箱的附加空間）的總和不得大于本企業(yè)可以分配的郵箱空間總配額。設(shè)置郵箱初始密碼和相關(guān)信息查看用戶

11、列表選擇“企業(yè)部門標(biāo)識符”CS”，點(diǎn)擊“下屬部門用戶列表”刪除直屬用戶 在相應(yīng)企業(yè)管理部門的用戶列表下，勾選要刪除的用戶，點(diǎn)擊“刪除” ，完成對用戶的刪除。設(shè)置企業(yè)管理員 本系統(tǒng)可以在整個(gè)企業(yè)郵箱設(shè)立一個(gè)總郵箱管理員，管理整個(gè)企業(yè)的郵箱。設(shè)置如下： 選擇屬于企業(yè)的直屬用戶，點(diǎn)擊“設(shè)為企業(yè)管理員身份” 。設(shè)置企業(yè)部門管理員 根據(jù)企業(yè)部門的需要設(shè)立各企業(yè)部門的郵箱管理員。部門郵箱管理員獲得授權(quán)，可以登錄相應(yīng)部門 的管理系統(tǒng)執(zhí)行管理權(quán)限。設(shè)置如下：選擇相應(yīng)企業(yè)部門的下屬用戶列表和相應(yīng)的用戶郵箱，點(diǎn)擊“設(shè)為企業(yè)部門管理員身份”刪除企業(yè)管理員選擇相應(yīng)部門企業(yè)管理員名單，選擇“取消企業(yè)部門管理員身份” 注

12、意：部門管理員增加完畢后如果，如果對當(dāng)前的部門管理員轉(zhuǎn)移部門后，其權(quán)限一律變 為普通用戶。查看企業(yè)部門為使管理員能夠方便快捷地定位到某一企業(yè)部門， 本郵件系統(tǒng)提供了按企業(yè)部門名稱跳轉(zhuǎn)的功 能，免去管理員在企業(yè)列表中找到相關(guān)記錄的麻煩。在“下屬企業(yè)部門”頁面的底部，按“選擇要 跳至的企業(yè)部門”的提示，在編輯框內(nèi)輸入要跳轉(zhuǎn)進(jìn)入的企業(yè)部門的標(biāo)識符，即可跳轉(zhuǎn)至該企業(yè)的 “下級企業(yè)部門管理”頁面。2.2.用戶管理使用“用戶管理”可以進(jìn)行郵箱用戶的增加、修改和刪創(chuàng)建用戶用戶選擇在“用戶管理”界面，點(diǎn)擊“創(chuàng)建用戶填寫用戶信息 設(shè)定用戶所屬的部門，配置郵箱容量和網(wǎng)絡(luò)公文包空間，然后點(diǎn)擊確定2.2.1.3設(shè)定原

13、始密碼和其他信息用戶信息的修改點(diǎn)擊“用戶列表”相應(yīng)用戶的“ ” 標(biāo)記或E-mail 地址，進(jìn)入用戶信息修改2.2.2.1SMTP別名使用 SMTP別名，用戶可以以別名接受電子郵件，設(shè)置如下：2.2.2.1.1選擇 SMTP別名點(diǎn)擊“用戶信息修改”頁面“ SMTP別名”2.2.2.1.2添加別名然后單擊“確定”完成設(shè)置。注意：如果別名標(biāo)識符已經(jīng)有人使用，系統(tǒng)將提示別名不是唯一，用戶可以選擇其他別 名。2.2.2.1.3別名刪除如果用戶不想用某個(gè)別名，可以在“用戶別名編輯”界面進(jìn)行刪除。2.2.2.2修改用戶個(gè)人信息2.2.2.2.1選擇“修改用戶個(gè)人信息”2.2.2.2.2修改、補(bǔ)充用戶信息并點(diǎn)

14、擊“確定”完成修改查看用戶訪問記錄點(diǎn)擊“修改用戶信息”頁面的“查看用戶訪問記錄” ，可以查看郵箱的訪問 IP 和類型。刪除本用戶點(diǎn)擊“刪除本用戶”刪除相應(yīng)用戶企業(yè)用戶查找根據(jù)條件查找在“用戶管理”頁面，管理員可以通過設(shè)定查找條件對進(jìn)行分部門、分用戶和管理員進(jìn)行用 戶查找。打開“用戶管理”頁面，選擇要查看的企業(yè)部門、用戶類別（普通用戶、管理員、所有用戶） 等條件進(jìn)行查看。輸入用戶電子郵件 / 用戶標(biāo)識或過期日期查找在“用戶管理” 頁面，輸入用戶的全稱 E-mail 地址、 或用戶名可以查詢到相應(yīng)用戶的信息； 輸入過期日期，可以查詢到以過期日期為條件的用戶信息。企業(yè)信件通知通過“企業(yè)信件通知”功能

15、，管理可以對其管理下的郵箱用戶進(jìn)行群發(fā)郵件，公司級別的管理 員可以對公司所有人進(jìn)行郵件通知，部門的管理員可以對部門所屬用戶進(jìn)行郵件群發(fā)。 點(diǎn)擊“企業(yè)郵箱通知” ，填寫通知內(nèi)容，或通過上傳的方式完成內(nèi)容設(shè)置，點(diǎn)擊“發(fā)送文本信 件”完成郵件通知。企業(yè)基本信息點(diǎn)擊“企業(yè)基本信息” ，可以查看企業(yè)郵箱的容量、用戶數(shù)情況、設(shè)置企業(yè)基本信息等功能。 企業(yè)基本信息”功能為企業(yè)管理員查詢對當(dāng)前直屬企業(yè)狀態(tài)信息提供方便。管理員可以瀏覽的 固定企業(yè)狀態(tài)信息包括企業(yè)標(biāo)識符、名稱、狀態(tài)、該企業(yè)可分配的附加郵箱容量、已用附加容量、 郵箱總數(shù)、已用郵箱總數(shù)、創(chuàng)建日期、到期日期和資源分組；以及基本信息，包括通訊地址、電話

16、號碼和聯(lián)系人。其中需要注意的是：企業(yè)狀態(tài)分為三種，其中企業(yè)名稱和企業(yè)名標(biāo)識符表示了當(dāng)前 OA 管理部門歸屬企業(yè)的信息。配給容量 ：配給容量指企業(yè)可分配的附加郵箱容量，在容量管理上除了在服務(wù)等級中包含的郵 箱空間，企業(yè)還可在其擁有的附加容量的范圍內(nèi)，為用戶分配一定的郵箱附加空間，那么用戶的郵 箱空間 = 其擁有的服務(wù)等級中包含的郵箱空間 + 企業(yè)為其分配的附加郵箱空間。 此處的配給容量 就給出了當(dāng)前 OA 人員最大可以分配的附加郵箱空間容量。狀態(tài) ：本郵件系統(tǒng)提供有三種企業(yè)狀態(tài)選項(xiàng)，依次為“正?！?、“禁止”和“鎖定狀態(tài)” 。 正常狀態(tài) ：只有企業(yè)處于該種狀態(tài)，企業(yè)下的用戶才可以正常使用各種服務(wù)

17、和管理功能。禁止?fàn)顟B(tài) ：暫時(shí)禁止對該企業(yè)用戶所有功能的訪問。主要用于該企業(yè)逾期未交費(fèi)時(shí)設(shè)置。當(dāng)處 于該狀態(tài)時(shí)，系統(tǒng)將絕收任何發(fā)給該用戶的信件，而在用戶試圖登陸或訪問時(shí)出現(xiàn) username / password error.。當(dāng)狀態(tài)恢復(fù)為 active 的時(shí)候，系統(tǒng)恢復(fù)對其正常服務(wù)。鎖定狀態(tài) ：處于該狀態(tài)時(shí)該用戶的 Class of service 值將會被指定的 COS 中的值所替換。到期日期 ：企業(yè)的到期日期指的是該企業(yè)郵箱的使用期限， 輸入的到期日期為空表示沒有限制。 超過其使用期限后，該企業(yè)郵箱的狀態(tài)將等價(jià)于鎖定狀態(tài)。資源分組 ：系統(tǒng)提供了資源分組，主要目的是允許管理員對系統(tǒng)硬件資源進(jìn)

18、行調(diào)配，以達(dá)到負(fù) 載均衡等目的，主要功能是從硬件資源角度對用戶進(jìn)行服務(wù)分級。通訊地址 ：當(dāng)前企業(yè)的通訊地址。電話號碼 ：當(dāng)前企業(yè)聯(lián)系電話。聯(lián)系人 ：當(dāng)前企業(yè)聯(lián)系人名稱。2.1 批量增加用戶使用“批量增加用戶” ，管理員可以一次性批量添加企業(yè)郵箱用戶，免去一個(gè)個(gè)添加的勞動， 設(shè)置如下：2.5.1. 準(zhǔn)備 .txt 文本名單在批量添加前，請先根據(jù)系統(tǒng)需要準(zhǔn)備 .txt 文本的用戶名單；批 量上傳選擇所屬企業(yè)部門、用戶容量、網(wǎng)絡(luò)文件夾容量、設(shè)置原始密碼，并點(diǎn)擊瀏覽將以上 .txt 文件加上，并選擇確定，完成批量用戶上傳批量用戶刪除使用“批量用戶刪除” ，管理員可以一次性批量刪除多個(gè)郵箱用戶。 使用方法與“批量添加用戶”同。查看許可域系統(tǒng)一個(gè)顯著特點(diǎn)是支持多域管理，即允許一個(gè)企業(yè)擁有多個(gè)域名。在功能菜單中點(diǎn)擊“查看 許可域”，將顯示的域名列表就是站點(diǎn)管理員為企業(yè)分配的許可域名列表，也是當(dāng)前的企業(yè)管理人 員可以分配的域名。管理員同時(shí)可以看到“企業(yè)中使用域名的用戶數(shù)” 。注