你不知道的高效時(shí)間管理技巧課件

1、你不知道的高效時(shí)間管理技巧目錄CONTENTS01時(shí)間管理概述03時(shí)間管理對(duì)策02時(shí)間管理誤區(qū)04時(shí)間管理提升贏來(lái)未01時(shí)間管理概述20,61,761.1 時(shí)間管理概述-概念 世界上哪樣?xùn)|西最長(zhǎng)又最短，最快又是最慢，最能分割又是最廣大的，最不受重視又是最值得惋惜的？ 沒(méi)有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的東西生命不絕。 法國(guó)思想家伏爾泰就是用”技巧、技術(shù)、工具”幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的：除了要決定該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做。1.2 時(shí)間管理概述-時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特

2、性我們和他人唯一擁有的最公平的資源。時(shí)間是人最大的成本，同樣也是每個(gè)人的資本和財(cái)富。時(shí)間的奇妙性。時(shí)間不可逆性。時(shí)間變化性。時(shí)間特性無(wú)法開源無(wú)法節(jié)流不可取代不可再生1.3 時(shí)間管理概述-四代時(shí)間管理理論第一代的理論：便條與備忘錄（例如何時(shí)寫報(bào)告、開會(huì)、修車等）優(yōu)點(diǎn)： 重要事情發(fā)生時(shí)應(yīng)變能力強(qiáng) 每完成備忘錄上的一件事，都會(huì)有成就感缺點(diǎn)： 這種成就并不一定符合人生目標(biāo) 最重要的事就是眼前的事1.3 時(shí)間管理概述-四代時(shí)間管理理論第二代的理論：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要。優(yōu)點(diǎn)：通過(guò)制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議或行事較能發(fā)揮實(shí)效缺點(diǎn)：最重要的事就是時(shí)間表

3、上的事對(duì)事物仍然沒(méi)有輕重緩急之分1.3 時(shí)間管理概述-四代時(shí)間管理理論第三代的理論：目前正流行、講求優(yōu)先順序、效率為主的觀念。優(yōu)點(diǎn)：能將價(jià)值觀化為目標(biāo)與行動(dòng) 能發(fā)揮短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)的效果 效率提高，更具管理技巧缺點(diǎn)：最重要的事因急迫性與價(jià)值觀而定過(guò)分強(qiáng)調(diào)效率，反而會(huì)適得其反1.3 時(shí)間管理概述-四代時(shí)間管理理論第四代的理論：在前三代“時(shí)間管理”理論的基礎(chǔ)上，提出全新的理念，關(guān)鍵在于自我管理，而非時(shí)間管理，講求改變思想，而非改變行為。1.4 時(shí)間管理概述-進(jìn)行時(shí)間管理的意義可以讓企業(yè)：提高工作效率，減少管理成本、規(guī)范管理流程，用有限的資源獲得更高的回報(bào)。可以讓我們自己：掌握正確的時(shí)間管理技巧、制

4、定適合自己的時(shí)間管理計(jì)劃，擁有更多可支配的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)工作和生活的更好平衡。 自我管理管理他人管理經(jīng)理人職能管理者業(yè)務(wù)管理者 集團(tuán)管理者企業(yè)管理者通道1通道 2通道3通道 4通道 6目標(biāo)達(dá)成、高績(jī)效表現(xiàn)！1.4 時(shí)間管理概述-進(jìn)行時(shí)間管理的意義這是一個(gè)薄霧未散的清晨，四周一片寂靜。在一片菜地中，某張?zhí)}卜葉上，有一枚毫不起眼的蟲卵。不久，里面的新生命破繭而出。這是一只心情愉悅的蒼蠅，但是它的快樂(lè)和 新鮮感并未 持續(xù)太久，因?yàn)轭^頂上的計(jì)數(shù)器分明顯示它只有一分鐘的生命。一分鐘？如此之短，該如何度過(guò)？一只蒼蠅的一生目錄CONTENTS01時(shí)間管理概述03時(shí)間管理對(duì)策02時(shí)間管理誤區(qū)04時(shí)間管理提升贏來(lái)未

5、02時(shí)間管理誤區(qū)20,61,762.1 時(shí)間管理誤區(qū)分析-了解自我的時(shí)間管理2.2 時(shí)間管理誤區(qū)分析-你需要時(shí)間管理嗎1如果沒(méi)有完成你所希望做的工作，是否有負(fù)罪感？2即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到壓力山大？3你有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件或郵件嗎？4你常常不能集中精神來(lái)工作，常常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？5你常常感覺有許多事情要做，但做起事情來(lái)又感覺效率低下嗎？6你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后再很努力的去做完它們嗎？7你感覺自己的工作落下了很多，總是很難在既定目標(biāo)內(nèi)完成。8你很想跟家人多呆一會(huì)兒，可你感覺根本就沒(méi)有時(shí)間啊。你 需 要 時(shí) 間 管 理 嗎2.2 時(shí)間管理誤區(qū)分析-

6、你需要時(shí)間管理嗎9都沒(méi)有時(shí)間和朋友聚一聚，感覺自己生活的圈子越來(lái)越小了。10你知道自己迫切需要提高，但總是無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍。11你沒(méi)有開通微博，也不知道什么是微信，沒(méi)有時(shí)間嘗試新鮮事物，感覺自己凹凸了。12什么，你問(wèn)我的業(yè)余愛好？我哪有時(shí)間去從事什么業(yè)余愛好，太奢侈了吧？13感覺沒(méi)有在有限時(shí)間里做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙卻忙的不是地方。14很想好好給自己放個(gè)假，但如果長(zhǎng)休了一段時(shí)間，又會(huì)有負(fù)罪感。15你常常沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中，不敢想未來(lái)會(huì)怎樣。16還記得自己的理想嗎？或許自己的宏圖大志等都只有在夢(mèng)中實(shí)現(xiàn)了。你 需 要 時(shí) 間 管 理 嗎2.2 時(shí)間管理誤區(qū)分析-你需要時(shí)間管理

7、嗎你需要時(shí)間管理嗎請(qǐng)數(shù)一數(shù)，你所回答的 個(gè)數(shù)： 0-3個(gè)“Yes”恭喜你，保留并堅(jiān)持你的方法吧，并多介紹經(jīng)驗(yàn)！ 4-7個(gè)“Yes”還可以，方向正確，但需要進(jìn)一步提升技能。8-11個(gè)“Yes”當(dāng)心哦，你需要重新審視你的時(shí)間管理方法了。 12-16個(gè)“Yes”救命啊！你迫切需要學(xué)習(xí)時(shí)間管理并付諸實(shí)施。2.3 時(shí)間管理誤區(qū)分析-時(shí)間如何被浪費(fèi)人們一般每8分鐘就會(huì)受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，每天50次60次。平均每次打擾用時(shí)大約是5分鐘，總共大約4小時(shí)。其中50% 80%的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。一個(gè)人如果辦公桌上亂七八糟，他平均每天會(huì)為找東西花1.5小時(shí)，每周要花將近10個(gè)小時(shí)。做一件事情

8、，實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間，往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍。如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會(huì)完成它們；如果你讓自己一天做12件事情，則會(huì)完成78件時(shí)間如何被浪費(fèi)2.4 時(shí)間管理誤區(qū)分析-案例研討：何經(jīng)理的一天沒(méi)有計(jì)劃存在的時(shí)間管理誤區(qū)原因分析1、與譚經(jīng)理交談關(guān)于工程師離職2、看QQ新聞自我打擾3、忘記財(cái)務(wù)人員面試時(shí)間4、親自安排食堂做涼菜沒(méi)有授權(quán)5、召開部門會(huì)議無(wú)效溝通6、與吳經(jīng)理交談外部打擾7、尋找財(cái)務(wù)總監(jiān)簡(jiǎn)歷沒(méi)有做好辦公室5S8、制作考核溝通使用的PPT沒(méi)有授權(quán)9、回家后本計(jì)劃加班做材料結(jié)果先看了球賽拖延10、在會(huì)議前草草交上一份自己都不滿意的材料沒(méi)有區(qū)分事

9、務(wù)的輕重緩急、沒(méi)有明確的目標(biāo)和計(jì)劃無(wú)效溝通2.5 時(shí)間管理誤區(qū)分析-時(shí)間效率殺手技術(shù)因素環(huán)境因素組織因素自身因素缺乏計(jì)劃性時(shí)間觀念不強(qiáng)追求完美不愿委托或授權(quán)不愿意說(shuō)“No”身體欠佳 管理制度不健全溝通不暢官僚作風(fēng)文山會(huì)海 突發(fā)事件多應(yīng)酬多同事問(wèn)題多多缺乏科學(xué)的時(shí)間管理方法和有效的時(shí)間管理工具2.6 時(shí)間管理誤區(qū)分析-二八定律二八定律80%20%80%20%時(shí)間價(jià)值80%20%80%20%價(jià)值事情用80%的時(shí)間和精力照顧好能給你帶來(lái)80%的銷售額的20%的優(yōu)質(zhì)客戶；用80%的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)能帶給你產(chǎn)生80%的效果的20%的技能和方法；用20/80定律從你要做的一大堆要事中選出最具價(jià)值的優(yōu)先做。2

10、.6 時(shí)間管理誤區(qū)分析-二八定律2.7 時(shí)間管理誤區(qū)分析-四象限定律緊急不重要重要不緊急一：重要、緊急客戶投訴即將到期的任務(wù)財(cái)務(wù)危機(jī)安全事故二、重要、不緊急準(zhǔn)備工作、編制計(jì)劃、維持人際關(guān)系去拜訪VIP客戶，回訪客戶計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn) 三、不重要但緊急造成干擾的緊急事件 電話、不速之客會(huì)議四：不重要且不緊急看報(bào)紙 看肥皂劇 閑聊 打牌2.7 時(shí)間管理誤區(qū)分析-四象限定律時(shí)間管理之“四象限法則”重要緊急 二：重要但不緊急 15% 一：重要而且緊急 25%30% 四：不重要且不緊急 2-3% 三：不重要而且緊急 56-60%一般人的時(shí)間分配管理不重要不緊急2.7 時(shí)間管理誤區(qū)分析-四象限定律時(shí)間管理

11、之“四象限法則”重要緊急 二：重要但不緊急 65%80% 一：重要而且緊急 20%25% 四：不重要且不緊急 1% 三：不重要而且緊急 15%成功人士的時(shí)間分配管理不重要不緊急2.7 時(shí)間管理誤區(qū)分析-四象限定律四象限工作法的處理原則馬上做重點(diǎn)做可以做或授權(quán)做何必做目錄CONTENTS01時(shí)間管理概述03時(shí)間管理對(duì)策02時(shí)間管理誤區(qū)04時(shí)間管理提升贏來(lái)未03時(shí)間管理對(duì)策20,61,763.1 時(shí)間管理對(duì)策-確定去做 時(shí)間管理，首先是要做對(duì)事，我們必須要先選擇出我們的目標(biāo)，確定去做什么，以及怎么去做，就是制定出我們的 ：目標(biāo)和計(jì)劃目標(biāo)的力量哈佛大學(xué)的調(diào)查 1953年，一群意氣風(fēng)發(fā)的天之驕子從哈佛

12、大學(xué)畢業(yè)了，即將走向社會(huì)。他們的智力、學(xué)歷、環(huán)境條件都相差無(wú)幾。在臨出校門前，哈佛對(duì)他們進(jìn)行了一次關(guān)于人生目標(biāo)的調(diào)查，結(jié)果是這樣的：3.1 時(shí)間管理對(duì)策-確定去做3%10%60%27%有明確的長(zhǎng)期目標(biāo)有清楚但短期目標(biāo)有較模糊目標(biāo)無(wú)目標(biāo)社會(huì)頂尖成功人士，不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會(huì)精英社會(huì)中上層，他們短期目標(biāo)不斷達(dá)成成為行業(yè)專業(yè)人士，如醫(yī)生、律師、公司高級(jí)管理人員社會(huì)中下層，盡管能夠安穩(wěn)生活，但是沒(méi)有取得什么成績(jī)社會(huì)最底層，生活十分不如意，不斷抱怨社會(huì)和他人，經(jīng)常失業(yè)、家庭也不幸福25年以后3.1 時(shí)間管理對(duì)策-確定去做如何制訂目標(biāo)SMART原則 1. 具體的 Specific 2. 可以衡量

13、的 Measurable 3. 可行的 Attainable 4. 務(wù)實(shí)的 Realistic 5. 務(wù)實(shí)的Realistic要有時(shí)限 Time-based結(jié)婚朋友介紹、網(wǎng)上、婚介所符合婚姻法的，具備完婚條件的2013年12月31日2013年某大齡男要完成結(jié)婚拿到結(jié)婚證3.1 時(shí)間管理對(duì)策-確定去做如何制訂計(jì)劃計(jì)劃是連接目標(biāo)的橋梁。一般包含：做什么（what）如何做（how）誰(shuí)來(lái)做（who）什么時(shí)間做（when）目標(biāo)需要分解馬拉松運(yùn)動(dòng)員的故事3.1 時(shí)間管理對(duì)策-確定去做如何制訂計(jì)劃計(jì)劃執(zhí)行中要遵循PDCA原則。PPlan(計(jì)劃）DCADo(執(zhí)行）Check(檢查）Action(處理）PDCA

14、循環(huán)的4個(gè)階段3.2 時(shí)間管理對(duì)策-立刻去做時(shí)間管理對(duì)策目標(biāo)與計(jì)劃避免拖延5S管理其他技巧目錄CONTENTS01時(shí)間管理概述03時(shí)間管理對(duì)策02時(shí)間管理誤區(qū)04時(shí)間管理提升贏來(lái)未04時(shí)間管理提升20,61,764.1時(shí)間管理提升-自我管理4.1時(shí)間管理提升-自我管理xxx自我管理的五大時(shí)空規(guī)劃表時(shí)空類別日期工作清單角色工作清單完成情況和存在的問(wèn)題 需要協(xié)同的事項(xiàng)第一時(shí)空 （每天應(yīng)做的4件事）2014/2/10（周一）1.2.3.4.2014/2/11（周二）1.2.3.4.2014/2/12（周三）1.2.3.4.2014/2/13（周四）1.2.3.4.2014/2/14（周五）1.2.3.4.4.1時(shí)間管理提升-自我管理【每天下班前要養(yǎng)成回顧的7個(gè)習(xí)慣】1. 今天你的日工作清單完成情況填寫了嗎？2. 明天的日工作清單所要做的事計(jì)劃了嗎？3. 今天還有什么問(wèn)題沒(méi)有解決，有需要明天解決的嗎？4. 今