大型會(huì)議策劃方案-文秘知識(shí)

1、 / 8文章來源網(wǎng)絡(luò)整理，僅供參考學(xué)習(xí)大型會(huì)議策劃方案策劃是一種策略、 籌劃、 謀劃或者計(jì)劃、 打算， 它是個(gè)人、 企業(yè)、組織結(jié)構(gòu)為了達(dá)到一定的目的， 充分調(diào)查市場(chǎng)環(huán)境及相關(guān)聯(lián)的環(huán)境的基礎(chǔ)之上，遵循一定的方法或者規(guī)則。現(xiàn)在，就來看看以下兩篇大型會(huì)議策劃方案吧 !大型會(huì)議策劃方案預(yù)算會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。 通常而言， 會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：1 、交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為：、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通、會(huì)議期間交通費(fèi)用主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?會(huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、 會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)

2、考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。2 、會(huì)議室 / 廳費(fèi)用具體可細(xì)分為：、會(huì)議場(chǎng)地租金通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施， 譬如激光指示筆、 音響系統(tǒng)、 桌椅、 主席臺(tái)、 白板或者黑板、油性筆、 粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、 展架等， 需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包

3、括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。 值得注意的是， 在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求 ( 通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比 ) ，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。 如果有特殊要求， 可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。、其他支持費(fèi)用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)， 如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話， 其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高， 如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理， 將獲

4、得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持， 主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求， 并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。、住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格， 而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。 對(duì)于會(huì)議而言， 住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。 找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、 房型等因素有關(guān)外， 還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)譬如客房?jī)?nèi)的長途通訊、 洗換、 迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單， 也可以很復(fù)雜， 這取決

5、于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。、早餐早餐通常是自助餐， 當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐， 費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可 ( 但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用 )、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算自助餐形式，按桌預(yù)算圍桌式形式。 如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。、酒水及服務(wù)費(fèi)通常， 如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐， 餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的

6、基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。、會(huì)場(chǎng)茶歇此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的， 預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。 承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、 紅茶、 西式點(diǎn)心、 水果等為主， 中式則以開水、 綠茶或者花茶、 果茶、 水果、 咖啡、水果及點(diǎn)心為主。、聯(lián)誼酒會(huì) / 舞會(huì)事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/ 舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/ 舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)：、視聽設(shè)備除非在室外進(jìn)行， 否則視聽設(shè)備的

7、費(fèi)用通?？梢院雎浴?如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行， 視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜， 包括：設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算設(shè)備的運(yùn)輸、 安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用， 可讓會(huì)展服務(wù)商代理音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇， 主辦者可自帶， 也可委托代理c 、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。 在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出， 那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。d 、其他點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5 、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用， 包括打印、 臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞

8、服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃， 通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢 ?展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用 （ 如果有考察計(jì)劃的話 ） 。不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。展覽場(chǎng)地租賃： 如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行， 那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mx3m隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視

9、聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽 （ 譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等） ，那么場(chǎng)地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測(cè)了通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間 （ 是否重要假日等） 有關(guān)。邀請(qǐng)不管什么樣的會(huì)議或者展覽， 主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象（ 客戶 ）參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3 個(gè)程序。信息發(fā)布從媒體上分有印刷品 （ 包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知 ） 、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn) （ 暫定或者候選） 、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有

10、些還附送會(huì)議 （ 展 ） 企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案一、活動(dòng)目的：、 通過分析行業(yè)形勢(shì)， 總結(jié)上半年的營銷工作， 找出工作得失，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，明確下半年的工作方向 ;、 通過展示和推介xx 等離子摩托新車型以及進(jìn)行了全面質(zhì)量整改的等離子摩托車型，使代理商對(duì)xx 等離子摩托車的產(chǎn)品線和產(chǎn)品品質(zhì)有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)代理商銷售等離子摩托車的信心和決心;、通過宣布下半年等離子摩托車的相關(guān)政策和宣貫下半年等離子摩托的推廣方案， 提高代理商推廣等離子摩托車的積極性， 并了解和掌握推廣等離子摩托車的方法和手段。二、會(huì)議主題：冬天，讓我們感動(dòng)上帝xx摩托XX年半年?duì)I

11、銷工作會(huì)議三、會(huì)議時(shí)間：XX年7月27日一一7月29日四、會(huì)議地點(diǎn)：君臨大酒店五、參加人員：、代理商總經(jīng)理或操盤手： 55人（含 xxxx 代理商 10人）;、代理商財(cái)務(wù)主管： 20 人 ;、公司高層領(lǐng)導(dǎo)： 15 人 ;、銷售公司：20 人 （ 含事務(wù)所總經(jīng)理）;、工作人員：10 人 ;、合計(jì)： 120 人。六、會(huì)議內(nèi)容：（ 一）經(jīng)銷商會(huì)議、董事長分析行業(yè)形勢(shì)，提出 xx 公司下半年工作思路，并介紹銷售公司新的領(lǐng)導(dǎo)班子 （銷售公司新的領(lǐng)導(dǎo)班子亮相 ）;、銷售公司總經(jīng)理作下半年?duì)I銷工作規(guī)劃，并宣布下半年銷售政策 （ 各種獎(jiǎng)勵(lì)政策）;、余x助理總結(jié)XX年上半年?duì)I銷工作及下半年?duì)I銷推廣大綱（含 廣宣政策 ）;、繆xx宣貫XX年xx摩托上市營銷方案、溫xx宣貫XX年下半年等離子推廣策劃方案、奚 x 宣貫XX 年下半年售后服務(wù)活動(dòng)方案（ 含售后服