《管理秘書》復習資料教學文稿

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。管理秘書復習資料-管理秘書實務(wù)課程教案緒論：秘書概述第一節(jié)秘書一、“秘書”詞義的演變據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物：1.指宮禁中的秘藏之書。如漢書敘傳：“斿博學有俊才，與劉向校秘書。”漢書劉向傳：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書?！?.指用隱語預卜吉兇或未來作出預言的讖諱、圖箓之書。“讖”是巫師或方土制作的一種隱語或預言，作為吉兇的符驗或征兆；“緯”與“經(jīng)”相對而言，是方士化的儒生編集起來附會儒家經(jīng)典的著作；因讖緯源于古代關(guān)于河圖洛書的傳說，故以“圖讖”連稱此類書。如后漢

2、書鄭玄傳：“遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術(shù)之奧?！闭f文序曰：“秘書說曰：日月為易?！倍斡癫冕尀椋骸懊貢?，謂緯書?！?.指官員職務(wù)的名稱。中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職。公元2世紀，東漢桓帝時，“秘書”一詞才開始用來作為官員職務(wù)的名稱。文獻通考：“后漢圖書在東觀，桓帝延熹二年，始置秘書監(jiān)一人，掌典圖書、古今文字、考合異同?！薄耙云湔茍D書秘記，故曰秘書?！薄懊貢O(jiān)”(藏書機構(gòu))掌宮中圖書秘籍，其主要負責官員稱“秘書監(jiān)”，相當于皇家圖書館長或檔案館長。下設(shè)“秘書丞”和“秘書郎”，相當于副館長和管理員。這時“秘書”一詞的涵義有了變化，由原先指物變?yōu)橹溉?/p>

3、，但所指的人（即被冠以“秘書”稱謂的官員“秘書監(jiān)”），掌管的僅僅是朝廷的圖書典籍而已，并未從事真正的（現(xiàn)代意義上的）秘書工作。東漢末年，曹操改秘書監(jiān)為秘書令，由秘書令取代尚書的職權(quán)，使秘書令不僅掌管了“圖書秘記之事”，還掌管了草擬奏章、發(fā)布政令之事。秘書令掌尚書奏事，與今天的秘書長接近。可以說，曹操所設(shè)的秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)與現(xiàn)代“秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。此后，歷代封建王朝雖然大都設(shè)有名為“秘書”的官職（如“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書丞”等），但其職能主要是掌管圖書典籍，都不是現(xiàn)代意義上的秘書。而那些替封建王朝真正從事秘書工作的官員，卻不冠以“秘書”的稱謂，而分別冠以

4、“中書令”、“中書舍人”、“記室史”、“掌書記”、“主簿”等稱謂。4.指行政職位。真正使秘書這一職務(wù)具有現(xiàn)代意義的開宗，是孫中山領(lǐng)導的中華民國臨時政府。當時政府實行總統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，有秘書長一人，秘書若干；政府各部局也設(shè)秘書室，秘書科和秘書官；各省都督府也設(shè)秘書。這時的秘書才真正成為現(xiàn)代意義上的秘書職務(wù)了，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”含義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓文陈殑?wù)的人；同時，作為一種特定的職務(wù)，秘書也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責。但是，這時的秘書，主要是政務(wù)秘書，還不能等同今天的職業(yè)秘書。5.指社會職業(yè)。就世界范圍而言，秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服

5、務(wù)性行業(yè)）。對第三產(chǎn)業(yè)或服務(wù)性行業(yè)，我們不能僅僅狹隘地理解為商業(yè)和生活服務(wù)業(yè)，它也包括各種智力服務(wù)，比如教師、醫(yī)生、律師等等。秘書則是以其處理文書、事務(wù)的知識與能力以及管理能力為社會服務(wù)。秘書不僅服務(wù)于政府機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位，也服務(wù)于私人。歐美許多國家企、業(yè)和私人秘書的人數(shù)比政府機關(guān)秘書多出幾倍甚至幾十倍。科學家、作家、教授、醫(yī)生、律師、著名演員和運動員、經(jīng)濟富裕的退休人員多有雇傭私人秘書作為自己工作或生活助手的。在辭海中，秘書主要有以下幾種含義：宮禁藏書；讖（chn）緯、圖箓等書籍；官名：中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書主、秘書郎等官職，掌握官員向皇帝奏事

6、的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作；使館的外交人員：分一、二、三等級秘書；職務(wù)名稱之一：領(lǐng)導的助手。在現(xiàn)代漢語詞典中，秘書則指：協(xié)助領(lǐng)導人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項的工作人員；秘書職務(wù)；使館中職位低于參贊高于隨員的外交官。總之，“秘書”這個字眼可以說是一個翻譯名詞，即英文Secretary。這個詞又是從羅馬時代的Secretarius而來，意為守密的人(thekeeperofsecret)。到了十五及十六世紀，開始有所謂的國際貿(mào)易，秘書的地位也顯著地提升。到了1880年末期，由于“寫字機”的發(fā)明，許多婦女才因此有了機會進入這一行。1930年代以后，男性秘書逐漸減少，女性秘書取而

7、代之。今天的秘書，已非僅做些“秘”、“書”的工作，她們“寫信”、“開會”、運用電腦軟體，從事資訊管理，與員工、顧客溝通，維持辦公室運作，負責采購，甚至還要訓練其他人，這樣的一切，已經(jīng)不再局限于“秘書”。三、秘書的定義雖然“秘書”這個詞早在兩千年以前就出現(xiàn)了，但是由于各國的國情不同和秘書服務(wù)的對象不同，以及人們對現(xiàn)代秘書職能的理解不同，因而對于“何謂秘書”即“秘書的定義是什么”這個問題，國外的一些秘書組織和我國研究的一些專家所作的闡釋各不相同。國際秘書聯(lián)合會對“秘書”的定義：秘書應是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主

8、動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。美國全國秘書協(xié)會對“秘書”的定義：秘書“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責是協(xié)助領(lǐng)導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書”?！懊貢?，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等。”“秘書是領(lǐng)導、專家、管理人員

9、在履行其職務(wù)時的輔助人員。”“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息、參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全的工作人員?！薄懊貢巧硖庮I(lǐng)導機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員?！薄八^秘書，就是掌管文書并直接輔助領(lǐng)導者全面處理事務(wù)的工作人員?！鄙鲜龇N種見解，各有其道理。比較起來，我們認為：所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。在這里我們應當注意，秘書還有廣義和狹義之分：廣義上的秘書：不僅包括有秘書職務(wù)名稱者，也包括雖無秘書職務(wù)名稱但專門從事文書、調(diào)研、信息、督察、機要等輔助管理和綜合服務(wù)的人員

10、。狹義上的秘書：不僅是一種職務(wù)名稱，并正在成為一種社會職業(yè)，指處于領(lǐng)導身邊，直接為領(lǐng)導從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。四、秘書的類別1.秘書的類別（橫向）（1）從秘書服務(wù)的對象來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。公務(wù)秘書：指為黨政機關(guān)、軍隊、社會團體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機關(guān)或單位。我國的秘書人員，多數(shù)屬于公務(wù)秘書。非公務(wù)（私人）秘書：非公務(wù)秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書

11、、民辦團體秘書、專業(yè)戶或個體戶秘書以及其他個人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國家編制的工作人員，其工薪由聘用者付給。（2）按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為文字秘書、機要秘書、信訪秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書、生活秘書等等。文字秘書：指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”；機要秘書：指在黨、政、軍機關(guān)從事機密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機要秘書通常包括譯電員、機要保密員等；信訪秘書：指辦理人民群眾來信工作的秘書人員。信訪秘書的職責是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實；通訊秘書：指負責管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（

12、如電話總機、電傳、傳真等）的秘書人員；事務(wù)秘書：指負責總務(wù)、后勤以及機關(guān)日常行政事務(wù)工作的秘書人員；生活秘書：指在生活方面給領(lǐng)導提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級的領(lǐng)導人配備的。（3）按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分，可分為黨務(wù)秘書、行政秘書、軍事秘書、司法秘書、外交秘書、新聞秘書、文化秘書、教學秘書、科技秘書等。2.秘書的層級（縱向）我國黨政機關(guān)的秘書，按照其承擔職責范圍的大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上分為以下三個層次：高級秘書是動腦子出點子的，中級秘書是動手搖筆桿子的，初級秘書是跑腿辦事的（北京秘書界），這形象地反映了人們對秘書人員工作性質(zhì)和所起作用的層次劃分。（1）

13、高級秘書：指秘書長、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機關(guān)、單位不同（有的是在中央機關(guān)、單位日常行政工作的負責人，其職責是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。(注：秘書長是職務(wù)名稱，是一級官位，不是職業(yè)名稱，不表示為“秘書的領(lǐng)導”或“高一級的秘書”)（2）中級秘書：指辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負責起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導者的決策有重要作用。（3）初級秘書：指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡(luò)、會務(wù)工作和辦

14、理其它事務(wù)工作的人員。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員國外秘書人員，根據(jù)各人承擔責任的大小和資歷等方面條件的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級、執(zhí)行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見習秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。第二節(jié)秘書機構(gòu)（部門）一、秘書機構(gòu)含義秘書機構(gòu)又稱秘書部門，既是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，又是秘書人員從事秘書工作的地方。秘書機構(gòu)有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構(gòu)，指承擔辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書

15、、檔案、機要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。狹義的秘書機構(gòu)，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導機關(guān)及其負責人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。秘書部門作為各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。職能部門是分工專管某項業(yè)務(wù)的工作部門或單位。秘書部門雖然不承擔某一項具體職能部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，都要由秘書部門承擔。正因為秘書部門能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動進行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。從這個意義上說，秘書部門已經(jīng)超越了各職能部門的業(yè)務(wù)職責而具有了全局意義。二、秘書機構(gòu)

16、的性質(zhì)秘書部門是輔助機構(gòu)而非權(quán)力機關(guān)，綜合辦事部門，協(xié)調(diào)部門。三、秘書機構(gòu)的地位承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外。四、秘書機構(gòu)的特點1.組織關(guān)系的從屬性：秘書機構(gòu)所從事的工作屬輔助性、服務(wù)性工作，秘書人員可以向領(lǐng)導提出解決問題的意見和方法，但這些意見和方法只有經(jīng)領(lǐng)導認可后，作為領(lǐng)導機構(gòu)的決定、決議執(zhí)行，而不是作為秘書部門的決定去執(zhí)行。2.所處位置的中樞（介）性：在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導層是決策機構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機構(gòu)。秘書機構(gòu)既不是決策機構(gòu)，也不是執(zhí)行機構(gòu)，而是介于二者之間起中介作用的部門，是領(lǐng)導層與職能部門之間的橋梁和紐帶。3.輔助功能的綜合性：秘書機構(gòu)在整個機構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門

17、。在機關(guān)的內(nèi)部機構(gòu)中，秘書機構(gòu)不承擔任何具體業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)給領(lǐng)導提供服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、處理事務(wù)等，都要由秘書機構(gòu)承擔。而且，秘書機構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書部門的參與和辦理，因而屬于綜合性機構(gòu)。五、秘書機構(gòu)的作用秘書機構(gòu)的主要作用有三項：綜合作用、樞紐作用、過濾作用。六、我國秘書機構(gòu)的設(shè)置情況1.行政機關(guān)的秘書部門（1）設(shè)置：分別設(shè)置于各級機關(guān)之下，其級別就是機關(guān)直屬下級，一般包括文字、文書、機要、檔案、政策研究、信息處理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班、安全保衛(wèi)等部

18、門，是機關(guān)首腦的參謀部、思想庫。（2）名稱：我國對秘書部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定，省部級以上行政機關(guān)秘書部門多稱“辦公廳”，地級以下（包括地級）一般稱“辦公室”，下設(shè)有“秘書局”、“秘書處”、“秘書科”等相應級別的秘書部門。2.公司企業(yè)的秘書部門公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機構(gòu)，也是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導之下設(shè)置的履行輔助管理、綜合服務(wù)職責的綜合機構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣。歸納起來，大體有四種形式：（1）綜合性的秘書部門：這類秘書部門多是在國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，也是企業(yè)為減少非生產(chǎn)人員，克服分工過細的弊病

19、所設(shè)置的“一攬子”秘書部門。（2）職能性的秘書部門：這類秘書部門多是在公司企業(yè)作為行政辦公室，與營銷辦公室、技術(shù)辦公室、公關(guān)外聯(lián)部等辦公室并立。這類秘書部門的工作比較集中，主要是擔負單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)性、臨時性的工作任務(wù)，包括協(xié)調(diào)各個職能部門之間的關(guān)系。有時也需要與其他部門合作展開工作，比如與營銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對外的公關(guān)宣傳活動等。這類秘書部門也稱為“經(jīng)理辦公室”、“廠長辦公室”。（3）專業(yè)性的秘書部門：主要指人員設(shè)置比較少的秘書部門。這類秘書部門一般設(shè)置在人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中，被稱為“文秘室”、“值班室”，主要負責單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、

20、接待來客以及單位領(lǐng)導臨時交辦的各種工作。（4）由一兩名秘書承擔的秘書辦公室：這類情況多存在于不設(shè)秘書部門的單位內(nèi)。這類公司企業(yè)規(guī)模更小，因此只設(shè)一個值班秘書的辦公席位，有的稱為“前臺”，有的就定位為“總經(jīng)理秘書”。公司企業(yè)的秘書部門一般是從第四種形式起步，隨著公司企業(yè)的逐步發(fā)展而擴大的。當前，隨著民營公司、個體企業(yè)的發(fā)展，由一兩名秘書承擔的秘書辦公室比較普遍，還出現(xiàn)了公司企業(yè)在一定時間段聘用的“鐘點秘書”以及兩家公司合聘的“共用秘書”。3.股份制企業(yè)集團中的秘書部門我國的股份制企業(yè)實行的是董事會領(lǐng)導下的經(jīng)理負責制，是獨立的經(jīng)營實體。所以，股份制企業(yè)秘書部門的設(shè)置遵循分級分類管理、精簡合理高效、

21、整體效益的原則，在工作中仍然具備輔助管理，綜合服務(wù)的基本職能。我們下面就來分析一下股份制企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置以及其中的秘書部門：（1）在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機構(gòu)應當是股東大會，股東大會和董事會是決策層。在這一層次，一般不設(shè)置常設(shè)秘書部門。在董事會機構(gòu)中設(shè)置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。董事會秘書主要負責董事之間的信息傳遞溝通，負責公司企業(yè)業(yè)務(wù)活動的初步策劃并且在董事會層次斡旋，主要對董事會負責。因此，股份制企業(yè)的董事會秘書身份比較特殊。（2）總經(jīng)理是董事會任命的公司最高管理者，所謂首席執(zhí)行官。董事長和總經(jīng)理是管理層。總經(jīng)理辦公室負責公司的秘書事務(wù)，是股份制企業(yè)中的最高常設(shè)秘書部門，一般直接對

22、總經(jīng)理以及各位副總經(jīng)理負責?？偨?jīng)理辦公室的工作主要是按照領(lǐng)導授意處理公司的文件信函、組織公司會議、掌管公司文書檔案、接待和安排來客與領(lǐng)導的約見以及電話傳真往來業(yè)務(wù)。在不另設(shè)公關(guān)部的公司，秘書部門同時負責公關(guān)事務(wù)和對外聯(lián)絡(luò)工作。（3）股份制公司的組織機構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個職能總監(jiān)負責的各事業(yè)部，在這些事業(yè)部中，部門經(jīng)理的助理，也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。由此可知，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。各事業(yè)部一般不另設(shè)秘書部門，但可能設(shè)專職秘書人員?！鹃喿x資料】企業(yè)中的秘書部門與行政機關(guān)的秘書部門對比分析二者工作范圍相近，但又有所不同：（1）企業(yè)中的秘書部門是直接為生產(chǎn)

23、、經(jīng)營服務(wù)的。它的一切工作必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，服務(wù)并服從于生產(chǎn)和經(jīng)營管理。（2）企業(yè)中的秘書部門工作人員屬非生產(chǎn)人員，不直接創(chuàng)造產(chǎn)值。因此，除必需的數(shù)量外，一般不多設(shè)。第三節(jié)秘書工作一、秘書工作含義秘書工作是秘書及秘書機構(gòu)以領(lǐng)導者和領(lǐng)導機關(guān)為對象，開展的一系列綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動，其目的在于減輕領(lǐng)導的負擔，協(xié)助領(lǐng)導提高工作效率和優(yōu)化工作效果。秘書雖算不上官，但是離官很近；秘書本身并不算真正有權(quán)，但是歸屬于權(quán)力體系。秘書工作的內(nèi)容幾乎與領(lǐng)導工作內(nèi)涵相等，但秘書工作特征卻是輔助的作用并須是提供服務(wù)，秘書工作的原則獨特且又不變。正如亞洲秘書協(xié)會理事長、臺灣秘書暨行政人員專業(yè)協(xié)會總會長石詠琦女士所

24、說：“老板每天所做的有30%是秘書的工作；而秘書所做的100%都是老板的工作?！泵貢ぷ饔袕V義和狹義兩種：廣義指秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義指有正式秘書部門的人員所承擔的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。二、秘書工作的原則1.周恩來總理秘書工作原則“第一要保密，第二要準確，第三要迅速”，這是周恩來總理早年對我黨機要工作同志提出的工作原則，后來成為了我國黨政秘書工作的基本原則。隨著改革開放，經(jīng)濟機構(gòu)日益增多，企業(yè)秘書和為個體秘書應運而生，這三項基本原則也成為在經(jīng)濟實體和為個體工作的秘書應恪守的基本原則。改革開放的20多年來，秘書工作發(fā)生了巨大的變化，但秘書的工作原則沒有變。（1）保密：

25、是對秘書工作的紀律要求。保守秘密，特別是保守國家秘密，是秘書工作的原則，也是秘書工作的紀律。任何一位從事秘書工作的人員，都必須嚴守黨和國家的秘密，不得有失密、泄密的行為發(fā)生。堅持秘書工作的保密原則，必須做到如下事項：要強化保密意識，對于保密的意義和泄密的危害，以及當今社會保密與竊密、間諜與反間諜的斗爭情況，秘書人員應有清醒的認識和深刻的了解，以保持高度的警惕性；要具備法律知識，熟知國家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)，明確國家秘密的定義、范圍和等級，以及保密工作的方針、制度和法律責任；要嚴格遵守保密紀律，并敢于同一切泄密和竊密行為作斗爭。（2）準確：是對秘書工作質(zhì)量的要求。秘書工作是領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的重

26、要組成部分，秘書工作直接對領(lǐng)導工作和機關(guān)工作負責。因此，秘書工作質(zhì)量的優(yōu)劣，與領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的權(quán)威息息相關(guān)。而衡量秘書工作質(zhì)量的首要標準，就是準確無誤，也就是沒有差錯和疏漏。堅持秘書工作的準確原則，必須做到如下事項：要準確地理解和執(zhí)行黨和國家的現(xiàn)行方針政策，做到有令則行，令止則止；要準確地收集和提供領(lǐng)導工作所需要的信息資料，做到有喜報喜，有憂報憂；要準確地判斷和貫徹領(lǐng)導意圖，做到不誤解，不走樣；要準確地處理各種秘書事務(wù)和領(lǐng)導者交辦的事項，做到事前有請示，事后有報告；要準確地進行文字表達和口頭表達，做到語言規(guī)范，合乎邏輯。（3）迅速：是對秘書工作效率的要求。秘書工作大都具有較強的時限性，務(wù)必

27、在規(guī)定的時間內(nèi)處理完各項事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。對于關(guān)系到領(lǐng)導工作的重要事項，如重大決策、中心工作、重要部署和突發(fā)性事件，秘書人員更要反應靈敏，講究效率，注意速度。堅持秘書工作的及時原則，必須做到如下事項：要確立正確的時間觀念，以適時為本，該快則快，該慢則慢，快慢適中，只要符合領(lǐng)導工作的需要即可；要講究工作效率，以較少的人力、物力和時間，去獲取較大的工作效果；要分辨輕重緩急，重要的工作，緊急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得滿意的成果為止；要變被動為主動，對于常規(guī)性秘書工作，應積極主動，盡可能做到快捷、迅速，及時著手。（4）嚴謹：是對秘書工作的作風要求。從某種意義上說，秘書工作

28、屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復雜的、瑣碎具體的日常工作。由于秘書工作同領(lǐng)導工作和機關(guān)工作密不可分，哪怕是一件微不足道的瑣事，如果處理不當，也會對涉及全局的領(lǐng)導工作和機關(guān)工作產(chǎn)生不良影響。因此，嚴密、周詳和謹慎是秘書工作的優(yōu)良作風。經(jīng)驗表明，粗枝大葉、拖拖拉拉和忘乎所以的人，是絕對做不好秘書工作的。堅持秘書工作的嚴謹原則，必須做到如下事項:要嚴密地思考，秘書工作不論巨細，均有“牽一發(fā)而動全身”之勢，這就需要秘書人員在處理每一件事情之前，多想幾種可能，多想幾種方案，多想幾種方案，多想幾種后果，盡量做到?jīng)]有疏漏；要周詳?shù)剡\作，在事務(wù)處理的過程中，由于內(nèi)外部條件的變化，即使事前已經(jīng)做了嚴密的思考和準備

29、，也會有始料不及的事情發(fā)生，這就需要秘書人員進行周詳?shù)陌才拧⒅茉數(shù)慕M織、周詳?shù)膮f(xié)調(diào)，盡量做到萬無一失；要謹慎地行事，秘書工作的特殊意義和秘書機構(gòu)的特殊地位，要求秘書人員要格外地謹慎行事，嚴以律己；不論是待人接物，還是為人處世，特別是與同事相處，都要謙和包容，平易近人，盡量做到謙虛而又謹慎。（5）同步：是對秘書工作的態(tài)勢要求。秘書工作的輔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導工作與秘書工作的關(guān)系是一種工作上的主輔關(guān)系。就是說，秘書工作的運行及其態(tài)勢，必須以領(lǐng)導工作為主導，以滿足領(lǐng)導工作的需求為目標，而不能在領(lǐng)導工作之外“另起爐灶”，也不能我行我素，或“你動我不動”。堅持秘書工作的同步原則，必須做到如下事項:要同步思

30、維，大凡有作為的領(lǐng)導者，都有獨到的工作思路，既有對當前和今后工作的宏觀思考，又有對具體工作的微觀思考，一位合格的秘書，要想領(lǐng)導者之所想，急領(lǐng)導者之所急，盡量做到與領(lǐng)導者同步思維；要同步行動，領(lǐng)導工作確定之后，接著便是一系列的領(lǐng)導行動，對此，秘書工作要及時到位，同步運行，盡量做到招之即來,揮之即去；要同步提高，秘書人員必須努力提高自己的綜合素質(zhì)，以便與領(lǐng)導者綜合素質(zhì)的提高保持同步，否則，秘書工作就無法適應領(lǐng)導工作的需要和發(fā)展。2.鄧小平同志秘書工作思想（1）忠誠服務(wù)。為領(lǐng)導服務(wù)、為本機關(guān)服務(wù)、為群眾服務(wù)。（2）踏實認真。他要求秘書人員要積極努力，緊張勤奮，一心一意地工作；做事要兢兢業(yè)業(yè)，工作要踏

31、踏實實，不能有一點疏忽大意；向上報告情況要準確，寫出的材料要真實，重要文件不能有一個字的差錯；起草文件時，內(nèi)容要符合客觀實際，掌握分寸，恰如其分，辦得到的就寫，辦不到的就不要寫；要少說空話大話，多干實事，不搞形式主義，不做表面文章，不擺花架子。（3）文件要短。文件是機關(guān)辦事的工具，重在實用。文件太多、太長，既解決不了實際問題，又增加了行政成本，危害很大。所以，鄧小平一貫主張黨政機關(guān)要端正文風，反對文牘主義，他認為，文牘主義是一種形式主義，本質(zhì)上仍是官僚主義。鄧小平不僅強調(diào)要減少發(fā)文，可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，而且還要求即使應該發(fā)的文件也要盡量減少文字，務(wù)必簡明扼要，這與毛澤東的文風思想是一脈相

32、承的。鄧小平一生主持起草的許多重要文件，包括他親自撰寫的文件、電報、講話稿和文章，都是開門見山、一針見血，從不轉(zhuǎn)彎抹角，含糊其辭。（4）會議要簡。他十分重視解決會風問題，多次強調(diào)要開小會，開短會，不開無準備的會；會上講短話，話不離題，單刀直入，開門見山。（5）辦事要快。他對機關(guān)脫離群眾的官僚主義、衙門作風深惡痛絕，一貫主張辦事要果斷，雷厲風行，在重大和關(guān)鍵問題上要抓得很緊。要勇挑重擔，敢于負責，辦事不推諉、不拖拉，努力提高機關(guān)工作質(zhì)量和效率。為提高工作效率，他要求秘書人員要精通業(yè)務(wù)，熟悉情況，能寫會畫，大事小事都會做；還要不斷改進工作方法，改革管理體制，提高隊伍素質(zhì)。（6）秘書要少。領(lǐng)導干部配

33、備秘書的數(shù)量及其對秘書的使用、依賴程度，是領(lǐng)導方法和領(lǐng)導作風的反映。鄧小平在70多年的革命生涯中，始終堅持只配一個秘書(張寶忠)，且總是親自起草文件和講話稿，從不隨意讓秘書代寫。（7）體制要改。長期以來，公文旅行是我國機關(guān)公文處理存在的一大頑疾，鄧小平曾多次批評公文旅行，一針見血地指出它是官僚主義的重要表現(xiàn)之一。他認為這種現(xiàn)象與現(xiàn)行的體制有關(guān)，非改不可。（8）守紀保密。文件是黨和國家秘密的載體，秘書又是接觸秘密較早較多的人，特別是改革開放以來，面對更加復雜多變的國際國內(nèi)環(huán)境，保密工作的形勢和任務(wù)更加嚴峻。因此鄧小平十分重視文件管理工作、保密工作和秘書人員的守紀保密教育問題。他諄諄告誡：辦事要講

34、章法，遵守制度，不感情用事，不以權(quán)謀私；要在遵守政治紀律、組織紀律、保密紀律、生活紀律方面起模范作用；要增加保密意識，像保護生命那樣保護機要，強化保密措施，做到萬無一失。三、秘書工作的內(nèi)容1.廣義的秘書工作，其主要內(nèi)容歸納起來有以下幾方面：（1）事務(wù)性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文回復e-mail、整理報章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀錄、差旅安排；（2）管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務(wù)、設(shè)備采購等；（3）溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應對、公關(guān)策劃、主持公司慶典、參加應酬、外勤工作、其它主管臨時交辦的事項。2.也有人總結(jié)為

35、以下八個方面：（1）事務(wù)辦理；（2）中介溝通；（3）文書工作；（4）信息工作；（5）參謀輔助；（6）會務(wù)操辦；（7）綜合協(xié)調(diào)；（8）督促檢查。還有領(lǐng)導辦公室的日常事務(wù)即領(lǐng)導所需文獻資料的準備、領(lǐng)導活動日程的安排等3.簡言之，秘書工作主要有三項內(nèi)容：辦文、辦事、辦會（1）辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項事務(wù)：文字工作，主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領(lǐng)導同志需要的各種文字材料的準備和起草工作；文書處理和檔案工作，主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作，收發(fā)、運轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作；圍繞文書文件需要秘書部門承辦的事務(wù)。比如一份文件要迅速復

36、制多份下發(fā)，有的文書要傳真、發(fā)電子郵件。（2）辦會：所指的“會”，是以“會”為代表的一系列相近事務(wù)。在程序上，包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。在內(nèi)容上，辦會工作既有討論研究工作、商恰談判合作的工作會議、會談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會見和會議事務(wù)或文娛活動事務(wù)。在形式上，辦會工作既包括領(lǐng)導層召開的小型的常規(guī)性工作例會會務(wù)，也包括幾個單位聯(lián)合召開的、會期較長的大型會議會務(wù)；既包括準備會議預案、議程、文字材料、促成會議結(jié)果、督辦落實的工作，也包括準備節(jié)目、聘請主持人、選定獎品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。（3）辦事：信息工作：指圍繞信息

37、處理展開的工作。黨政機關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場預測分析和調(diào)查、情報動態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡報的編發(fā)，都是信息工作。收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊、收集保管名片等等，也是信息工作。督查工作：在黨政機關(guān)，還有一項督辦查辦工作，主要指秘書按照領(lǐng)導的批示和既定的工作安排，對負責承辦的部門和責任人員進行定期的督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項按時落實。負責查辦工作的秘書一般不親自辦案，不代替各部門的工作，而是從秘書的角度督促并協(xié)助具體事項的貫徹落實。督辦查辦工作在機關(guān)中常常對無人過問、推諉扯皮、久拖不決的事情起著重要的協(xié)調(diào)解決，督促落實的作用。其實

38、質(zhì)是秘書履行輔助管理職能，為領(lǐng)導提供反饋信息。技術(shù)工作：主要指機要工作、計算機安全工作、特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護工作。機要工作:機關(guān)機密文件的保管、傳遞，以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實等工作。計算機安全工作:主要指計算機信息安全工作，像設(shè)置防火墻、防黑客襲擊、防計算機病毒等。特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護:主要指多媒體會議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護等等。日常行政事務(wù)工作:主要指值班工作、接待工作、印章管理、財務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理以及對外聯(lián)絡(luò)等工作。信訪工作：主要辦理群眾來信和群眾來訪的接待和相關(guān)事項的處理工作，同時

39、也負責對報刊上的批評、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。等等四、秘書工作的特點1.從屬性：現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。（1)秘書工作不能脫離領(lǐng)導而獨立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導工作而開展的，領(lǐng)導工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；（2)秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是；（3)秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導班子的某些會議，與領(lǐng)導者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。2.被動性：秘書機構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為：（1)秘

40、書工作是為滿足領(lǐng)導工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領(lǐng)導活動的制約和支配的；（2)秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內(nèi)、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等），往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領(lǐng)導叫辦什么事就去辦理什么事。3.事務(wù)性：秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”（桌椅板凳柜，吃喝拉撒睡），這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點。4

41、.綜合性：由于秘書機構(gòu)是綜合性辦事機構(gòu)，秘書工作也就具有明顯的綜合性。具體表現(xiàn)在以下三方面：（1）秘書工作的內(nèi)容紛繁復雜，且涉及到本機關(guān)的全部工作；（2）秘書部門處于機關(guān)的樞紐地位，擔負著溝通上下、聯(lián)系左右之責；（3）秘書人員在辦文、辦會和向領(lǐng)導反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領(lǐng)導者提供幫助和服務(wù)。5.機要性：指秘書工作的機密性和重要性。秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語秘書一詞，就包含有秘密的意思。英語中的secretary（秘書）一詞中的詞干secret，俄語中的ceKpemapB（秘書）一詞中的詞干cekpem，它們的意思都是秘密。這種驚人的相似

42、，恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為，秘書工作是輔助領(lǐng)導工作的，而各級領(lǐng)導中樞都是機密核心，秘書部門是各級領(lǐng)導中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書人員在領(lǐng)導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。因此，秘書人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀律。五、秘書工作的作用1.參謀助手作用。秘書作為領(lǐng)導身邊的常備參謀和助手，秘書工作具有明顯的參謀助手作用。其主要作用表現(xiàn)在：為領(lǐng)導工作出主意，想辦法，提預案；向領(lǐng)導機關(guān)提供資料，提供信息，提供咨詢；做好事務(wù)工作，盡量減輕領(lǐng)導的負擔。秘書工作的參謀作用和助手作用是相輔相成、互為一體的，兩者統(tǒng)一于秘書活動的

43、實踐之中，體現(xiàn)在大量的日常工作之中。2.溝通協(xié)調(diào)作用。從某種意義上來說，秘書工作就是信息工作，即負責信息的收集、加工、傳遞、存儲等工作，以便為領(lǐng)導者進行決策和管理提供科學依據(jù)。同時，秘書還承擔著調(diào)整和改善部門關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用。這是其它機關(guān)和部門工作不可代替的功能，是由秘書工作的性質(zhì)和地位決定的。秘書工作的溝通作用和協(xié)調(diào)作用，是既有區(qū)別又有聯(lián)系的兩個方面，溝通是協(xié)調(diào)的前提，協(xié)調(diào)是溝通的結(jié)果，共同貫穿于協(xié)調(diào)的全過程。3.督促檢查作用。督促檢查，是領(lǐng)導工作特別是決策實施中的重要環(huán)節(jié)，也是領(lǐng)導工作對秘書工作的新要求。為了有效地輔助領(lǐng)導者進行決策與管理，秘書機構(gòu)應在貫徹黨和

44、政府的路線、方針、政策，以及實施各項決策、重要部署和階段性工作中，積極主動地開展督查工作，發(fā)揮督促檢查作用。4.信息反饋作用。秘書部門和秘書人員經(jīng)常收集和向領(lǐng)導及時通過準確、有效的信息，在整個行政系統(tǒng)和行政過程中起著信息反饋作用，影響著行政決策、執(zhí)行、監(jiān)督、控制各個環(huán)節(jié)。5.中介樞紐作用。秘書部門處于領(lǐng)導部門之下、其它部門之間，通過文件、會議和其他工作方式傳達上級和領(lǐng)導指令，反映和上報下級和其它部門意見、建議，又和外單位經(jīng)常聯(lián)系，傳遞信息，起著上情下達，下情上達，溝通左右的中介樞紐作用。此外，秘書工作還具有“窗口”、“門面”作用，其工作質(zhì)量和效率如何，直接影響著領(lǐng)導者與領(lǐng)導機關(guān)的形象和權(quán)威。其

45、一舉一動、一言一行以及辦事風格，也代表著本單位的形象。六、秘書工作的基本方法1.授意就是秘書接受和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，領(lǐng)導意圖就是領(lǐng)導者對某一問題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導工作的基本思想。秘書工作的一個重要特點就是“遵旨行事”，它是對秘書的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書工作效率和質(zhì)量的重要保證。（1）從把握領(lǐng)導工作的熱點上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。領(lǐng)導工作的熱點是領(lǐng)導者在一定時期內(nèi)工作意圖最為集中的表現(xiàn)，抓住了熱點，就等于抓住了領(lǐng)導意圖的核心，就能與領(lǐng)導工作同步。為此，秘書還必須連續(xù)不斷地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。（2）從把握領(lǐng)導思想的閃光點上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。一般來說，領(lǐng)導者所提出的意見是比較完備和

46、深刻的。但對某項新的工作或在臨時處理某個問題的時候，常常是有感而發(fā)，提出的意見往往是零散的、片斷的。秘書要善于從這些零散的、片斷的意見中抓住領(lǐng)導思想的閃光點，對其認真領(lǐng)會并加以深化，以進一步完善領(lǐng)導意圖。（3）從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖秘書要做到以下兩點：要善于緊緊抓住領(lǐng)導意圖的要點與核心，把領(lǐng)導意圖同上級指示精神和下級實際情況進行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù)。要善于以主要領(lǐng)導者的思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導者的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導集體的意圖。（4）從把握領(lǐng)導個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。由于領(lǐng)導者各自的氣質(zhì)、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不盡相同。從授意程度上看

47、，有簡潔式和詳細式的；從授意內(nèi)容上看，有觀點式和素材式的；從授意方式上看，有直接式和間接式的；從授意頻率上看，有一次性和多次性的。（5）從把握領(lǐng)導意圖的實質(zhì)上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。領(lǐng)導意圖有明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖、總體性意圖和具體性意圖之分。無論哪種領(lǐng)導意圖，秘書都要注意把握其精神實質(zhì)，認真貫徹落實。秘書應注意：對明示性意圖，要堅決照辦；對暗示性意圖，要心領(lǐng)神會；對確定性意圖，要如實貫徹；對非確定性意圖，要補充完善；對總體性意圖，要始終遵循；對具體性意圖，要靈活執(zhí)行。2.請示就是秘書在工作中有疑難而無法處置時，向領(lǐng)導者請求指示；或無權(quán)處理時，向領(lǐng)導者請求批準。對此，領(lǐng)導者應該

48、做出答復或批復。秘書是領(lǐng)導者的工作助手，必須按領(lǐng)導意圖辦事，不得擅作主張，更無決策之權(quán)，多請示，既是對秘書工作紀律的要求，又是防止秘書工做出現(xiàn)差錯和失誤的重要保證。請示時需注意：（1）請示的對象要選準。秘書請示工作，要遵守按領(lǐng)導分工、對口請示的原則。一般只向分管領(lǐng)導者請示有關(guān)工作，以避免多頭請示和越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，秘書應向主持全面工作的領(lǐng)導者請示，并將有關(guān)情況通報其他分管領(lǐng)導者。（2）請示的內(nèi)容要單一。秘書請示的內(nèi)容必須是自己難以處理或無權(quán)處理的事情，必須由領(lǐng)導者給予指示或授權(quán)辦理。秘書請示要盡量做到內(nèi)容單一，尤其在對重要事項需以書面形式請示時，一定要遵守一文一事的規(guī)則，不得

49、將多項事務(wù)寫在同一份請示的公文內(nèi)。（3）請示的形式要靈活。秘書請示，可以是口頭形式，也可以是書面形式。一般情況下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授權(quán)批準的事，秘書要作書面請示，領(lǐng)導者則應作書面批復，以示慎重，并便于日后查證；一般事情、事務(wù)性工作、只需解決一些疑難的事，秘書可用口頭請示，領(lǐng)導者只作口頭答復或指示；緊急的事，秘書可先口頭請示，及時辦理，事后再補寫書面請示，以便存檔備查。（4）請示的時機要適當。一般情況下，秘書請示必須在事前進行，待領(lǐng)導者指示或批準后方可行動。只有在特殊情況下，才能采取邊做邊請示或“先斬后奏”的方法。所謂“事前請示，事后報告”，就說明了請示和報告在時機選擇上的不同特

50、點，對此，秘書應牢記在心。（5）請示的態(tài)度要謙恭。凡是請示，都是下級向上級提出請求。秘書向領(lǐng)導者請示，實際上也反映了上下級之間的工作關(guān)系。因此，無論是口頭請示，還是書面請示，秘書都必須擺正自己的角色位置，在請示的態(tài)度上要表示出對領(lǐng)導者的尊敬，態(tài)度一定要謙和，言語一定要得體，做到彬彬禮。3.報告秘書向上級領(lǐng)導者反映情況，提出建議，或應領(lǐng)導者要求做出匯報。其目的是便于領(lǐng)導者了解情況，掌握進程。對于秘書的報告，領(lǐng)導者不一定做出答復或批示。報告時應注意：（1）報告的內(nèi)容要客觀真實。秘書向領(lǐng)導者報告的內(nèi)容：報告當前工作的情況和進程，讓領(lǐng)導者及時了解下情并做出指導；報告工作中發(fā)生的重大問題，讓領(lǐng)導者及時做

51、出處理；提出合理化意見和建議，供領(lǐng)導者改進工作時參考；應領(lǐng)導者的要求匯報有關(guān)情況。（2）報告的方式要靈活。秘書向領(lǐng)導者報告的方式主要有以下幾種：口頭報告。優(yōu)點是可以和領(lǐng)導者直接進行多方面的雙向交流，有利于克服文牘主義，適用于向喜歡務(wù)實作風的領(lǐng)導者做報告；缺點是可重復性差，受口語表達能力的限制較多。書面報告。優(yōu)點是比較正規(guī)，便于領(lǐng)導者過目和思考，也便于保存?zhèn)洳?；缺點是不能與領(lǐng)導者當面進行雙向交流。此外，還有會議報告、單獨報告、電話報告、臨機報告等多種方式。每種方式各有所長，秘書應根據(jù)實際情況，靈活運用。（3）報告要區(qū)分不同對象。由于領(lǐng)導者的職責、能力、文化程度、性格特征和工作習慣各不相同，對秘書

52、報告工作的要求也不一樣。同時還應處理好幾個關(guān)系：主要領(lǐng)導者和分管領(lǐng)導者的關(guān)系：重大事情，要向正、副職領(lǐng)導者都報告；日常事務(wù)，只報告分管領(lǐng)導者即可。在家領(lǐng)導者和外出領(lǐng)導者的關(guān)系：秘書要隨時將在家主持工作的領(lǐng)導者就一些重大問題的處理意見，適時報告給在外工作的主要領(lǐng)導者，并轉(zhuǎn)達主要領(lǐng)導者的意見，以保持信息的暢通。（4）報告的時機要恰到好處。這里所說的時機，是指要適時報告，以獲得較好的時效價值。秘書是領(lǐng)導者的耳目，諸如群眾對領(lǐng)導者的批評和反映，對領(lǐng)導工作的建議和要求等，秘書有責任如實向領(lǐng)導者報告，但需要恰到好處地掌握時機，應選擇領(lǐng)導者樂意聽取報告的時機進行報告。秘書是領(lǐng)導者的近身人員，報告工作十分方便

53、，但是，不能事無巨細都去請示報告，過于頻繁的報告勢必會干擾領(lǐng)導者的精力。即使是必須向領(lǐng)導者報告的事項，也要選擇時機進行報告，這樣，才能取得良好的效果。（5）報告的語言要簡明扼要。報告，無論是口頭報告還是書面報告，都要主旨明確，條理清楚，語言精練，文字簡短，以節(jié)省領(lǐng)導者的時間，減輕領(lǐng)導者的負擔。這就要求秘書在報告前要充分準備，報告時要言簡意賅，杜絕煩瑣冗長。七、秘書工作的發(fā)展趨勢1.指導思想上。圍繞“一個基本任務(wù)”，做好“三個服務(wù)”：以鄧小平同志建設(shè)有中國特色社會主義理論和黨的基本路線為方針，為領(lǐng)導工作服務(wù)，為同級和上下級機關(guān)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。2.工作方式上?！八膫€轉(zhuǎn)變”：即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)

54、變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。3.工作內(nèi)容上?！八膫€強化”：輔助決策的強化，信息工作的強化，協(xié)調(diào)工作的強化，督查工作的強化。4.管理模式上。由經(jīng)驗型向科學型轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)“三化”：科學化、規(guī)范化、制度化。5.辦公手段上。以電子計算機為主的現(xiàn)代辦公設(shè)備替代手工操作的辦公設(shè)備和辦公技術(shù)。第五節(jié)秘書學走進秘書學秘書學是秘書及秘書機構(gòu)社會實踐的產(chǎn)物，是以研究秘書、秘書機構(gòu)和秘書工作為對象，以其產(chǎn)生、發(fā)展、內(nèi)容、主客體關(guān)系、職能特性、基本規(guī)律、主要原則、職能環(huán)境、思維和工作方法及管理等研究內(nèi)容的應用科學。研究

55、和學習秘書學，是為了指導秘書工作實踐，提高秘書工作效率，培養(yǎng)高素質(zhì)秘書人才。一、現(xiàn)代秘書學的產(chǎn)生1.秘書學的發(fā)展階段秘書在我國作為古老的職業(yè)門類有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學作為一門科學卻是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個階段：（1）現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。（2）秘書職業(yè)化階段。（3）秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。（4）秘書學形成的階段。2.秘書學發(fā)展的主要標志80年代初出現(xiàn)秘書學理論研究的熱潮，主要標志：（1）秘書教育大發(fā)展：初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)（2）秘書工作組織的成立：從中央到地方建立學術(shù)團體和秘書協(xié)會（3）秘

56、書刊物的出版發(fā)行：中共中央辦公廳秘書工作、上海大學秘書（4）秘書專著的陸續(xù)出版：詹銀才涉外秘書縱觀秘書學發(fā)展的歷程，尤其是近十年來西方發(fā)達國家秘書發(fā)展的進程，我們發(fā)現(xiàn)：秘書在當今計算機信息技術(shù)的推動下，正由原來的事務(wù)服務(wù)型向管理助理型轉(zhuǎn)變。因此，秘書學正由傳統(tǒng)秘書學走向現(xiàn)代的管理秘書學。二、我國當代秘書學的學科體系（略）課程：管理秘書實務(wù)縱觀秘書學發(fā)展的歷程，尤其是近十年來西方發(fā)達國家秘書發(fā)展的進程，我們發(fā)現(xiàn)：秘書在當今計算機信息技術(shù)的推動下，正由原來的事務(wù)服務(wù)型向管理助理型轉(zhuǎn)變。因此，秘書學正由傳統(tǒng)秘書學走向現(xiàn)代的管理秘書學。1管理秘書學含義管理秘書學，顧名思義，實際上就是管理學和秘書學的結(jié)

57、合。即運用管理學的原理、方法來研究、審視秘書行為和活動。（綜合說、邊緣說、分支說，秘書學和秘書專業(yè)逐漸劃歸管理學學科體系之下）2管理秘書實務(wù)特點及原則管理秘書實務(wù)的特點：程序性（事務(wù)性）、綜合性、技術(shù)性管理秘書實務(wù)的原則：系統(tǒng)原則、服務(wù)第一、全面質(zhì)量管理、時效性、經(jīng)濟性第一章公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理：指秘書人員不僅要對自己的儀表、禮儀等進行管理，以達到端莊、整潔、高雅、成熟、敏捷、規(guī)范的標準，而且要對組織的形象進行管理，即對組織的知名度和美譽度進行管理，做好接待工作，管理好專門的公關(guān)活動以提高組織的知名度和美譽度。其內(nèi)容主要包含：儀表、禮儀、及接待工作等。第一節(jié)儀表概述一、儀容1.含義：即人的

58、容貌，是個人儀表的重要組成部分，它由發(fā)式、面容以及人體所有未被服飾掩蓋的肌膚（如手部、頸部）等構(gòu)成。東觀漢記明帝紀：“臣望顏色儀容，類似先帝。”2.內(nèi)容：自然美、修飾美、內(nèi)在美。具體來說：發(fā)型：整潔、美觀，勤于梳洗和整理；面容：保持干凈，男士應養(yǎng)成每天修面剃須的良好習慣，女士要懂得修飾美容的方法技巧；頸部：干凈、衛(wèi)生，注意勤洗；手部：干凈、衛(wèi)生，不留長指甲。3.作用：掩瑕揚瑜，美化形象；輔佐社交，順達事業(yè)。4.目的：為了突出優(yōu)點、掩飾缺點；是工作的需要，是敬業(yè)的一種表現(xiàn)；是對他人的一種尊敬。5.五點要求：干凈、整潔、衛(wèi)生、簡約、端莊。二、儀表“女人看頭，男人看腰”1.含義儀表指人的整體外貌，它

59、包括容貌、姿態(tài)、服飾、風度、個人衛(wèi)生等,是人精神面貌的外在表現(xiàn)。宋史楊承信傳：“承信身長八尺，美儀表”。在日常生活中，一個人的著裝、儀容、體態(tài)等反映著他的個性、習慣、愛好、審美情趣和文化修養(yǎng)水平，向人們傳遞著一種“非語言信息”。正如莎士比亞所言：“一個人即使默默無語，從他的著裝也可以了解他的過去。”2.服飾服飾是人的形體的外延，包括衣、褲、裙、帽、襪、鞋、手套等各類飾物，它們一同起著遮體御寒、美化人體的作用。服裝是由面料、款式、顏色這三個要素組成的。穿著是一門很深的學問，著裝反映了一個人的品味和教養(yǎng)，也會影響秘書工作，衣著要符合自己的身份、職務(wù)，應顯出秘書人員的大方、精干、務(wù)實、可信的風格。正

60、如郭沫若所言：“衣裳是文化的表征，衣裳是思想的形象?！保?）著裝的基本要求：合體、合適、合度、整潔、高雅、大方、莊重。與自己的身份、職業(yè)相協(xié)調(diào)；與所從事的活動相協(xié)調(diào)；與所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)；與自己的年齡、身材、個性、氣質(zhì)相協(xié)調(diào)。（2）著裝的基本原則：TPO原則：T（Time）時間；P（Place）地點；O（Object）目的；協(xié)調(diào)：因人而異，與環(huán)境、體型、角色、時節(jié)等協(xié)調(diào)；整體性和整潔性：服裝的色彩、款式、質(zhì)料的選擇搭配和裝束的匹配。（3）著裝的基本色調(diào)：暖色調(diào)：紅、橙、黃；冷色調(diào)：綠、藍、紫；中和色調(diào)：黑、白、灰。（4）著裝的色彩寓意：紅色：熱情、歡樂；橙色：溫暖、華麗；黃色：華貴、明快；綠色：