公司展會(huì)管理辦法含附件

1、xxxxx有限公司 展會(huì)管理辦法目 錄 TOC o 1-5 h z 一、總則1二、適用范圍1三、參展類型1四、公司參加展會(huì)1五、公司人員參觀展會(huì)8六、協(xié)助其他單位參展8七、說明9、總則為規(guī)范xxxx有限公司參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，掌握國(guó)內(nèi)外 的大型專業(yè)展會(huì)的行情，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會(huì)的組織、 開展和管理工作，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于展會(huì)的組織、信息收集和參展的程序管 理。公司市場(chǎng)部為展會(huì)統(tǒng)一管理部門。三、參展類型公司參加展會(huì)為了展示公司產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進(jìn)銷售，而與 展會(huì)主辦方簽訂合同來(lái)進(jìn)行對(duì)外宣傳。公司人員觀展由公司統(tǒng)一組織人員觀看、學(xué)習(xí)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的展 會(huì)。協(xié)助其他單位

2、參展上級(jí)或其他兄弟單位籌備的參展項(xiàng)目，需我司安排人力 或物力進(jìn)行協(xié)助。四、公司參加展會(huì)（一）展會(huì)操作流程提出串清解釋說明表序號(hào)節(jié)點(diǎn)內(nèi)容執(zhí)行者1收集信息在每年12月31日之前對(duì)下一年度展會(huì)的信 息進(jìn)行收集搜集展會(huì)的人員2提出申請(qǐng)整理為展會(huì)信息匯總表發(fā)給公司總經(jīng)理 或執(zhí)行董事研究決定3參展審評(píng)由公司總經(jīng)理或執(zhí)行董事、經(jīng)營(yíng)管理層審評(píng)管理層4簽訂合同通過審評(píng)后，與主辦方簽訂合同搜集展會(huì)人員負(fù)責(zé)向綜 合管理部申請(qǐng)合同章5布展展臺(tái)布置基本原則：遠(yuǎn)觀效果醒目，有沖擊 力，近觀效果舒適、明快，整條效果協(xié)調(diào)市場(chǎng)部主導(dǎo)，參展人員 配合6組織參展根據(jù)展會(huì)規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并 做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。參

3、展人員7撤展展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的展品，本著不浪費(fèi)、循環(huán)使用的 原則，由展品提供部門撤回，存庫(kù)房后期做 樣品、或展品使用。市場(chǎng)部主導(dǎo)，參展人員 配合8總結(jié)展會(huì)結(jié)束后應(yīng)該對(duì)參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評(píng) 價(jià)。展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理（二）展會(huì)管理實(shí)施細(xì)則年度展會(huì)計(jì)劃根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)，確立全年計(jì)劃，市場(chǎng)部在每年12月 31日之前對(duì)下一年度展會(huì)的信息進(jìn)行收集，并整理為展會(huì) 信息匯總表詳見附件2,發(fā)給公司高層研究決定。1）市場(chǎng)部應(yīng)對(duì)目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信息調(diào)查，包括：主 辦方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置、承租信息、展位信 息、展會(huì)影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍 等。如赴國(guó)外參展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言、政治環(huán)境、文化習(xí) 俗、交

4、通和食宿信息等。2）參展財(cái)務(wù)預(yù)算相關(guān)部門在提交參展計(jì)劃提案時(shí)應(yīng)做好財(cái)務(wù)預(yù)算，包 括：參展費(fèi)用、特裝展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣 告費(fèi)用、宣傳贈(zèng)品費(fèi)用、人員差旅費(fèi)等其他可預(yù)見費(fèi)用。參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會(huì)對(duì)市場(chǎng)戰(zhàn)略的支持作用、對(duì) 區(qū)域市場(chǎng)銷售的現(xiàn)實(shí)作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。參展原則1）參加展會(huì)應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)效、符合市場(chǎng)戰(zhàn)略 的原則，避免盲目、沖動(dòng)及鋪張浪費(fèi)的參展行為；2）參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會(huì)信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊(cè)， 并做好真實(shí)性調(diào)查等風(fēng)險(xiǎn)防范工作；3）參加展會(huì)應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃，包括展位的選擇、展臺(tái)的布置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)等；4）除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的

5、作用，做好明確 的職責(zé)分工和展前培訓(xùn)展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象，把 握商機(jī)；5）展會(huì)應(yīng)與市場(chǎng)拓展緊密結(jié)合，國(guó)外展會(huì)是我公司拓 展市場(chǎng)區(qū)域接觸客戶的主要途徑之一，展會(huì)后應(yīng)及時(shí)、積極 跟進(jìn)，做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作。6）展會(huì)結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報(bào)告，積累參 展活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)。（三）參展籌備工作訂立合同決定參展后應(yīng)主動(dòng)與主辦方或組展單位訂立合同；展會(huì)策劃市場(chǎng)部針對(duì)每一展會(huì)制定詳細(xì)的參展方案。（1）展位選擇：根據(jù)需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、雙展位、特 裝展位，以適合品牌形象策略。（2）展臺(tái)布置和展品陳列1）展臺(tái)布置基本原則：遠(yuǎn)觀效果醒目，有沖擊力， 近觀效果舒適、明快，整條效果協(xié)調(diào)；2）展位結(jié)構(gòu)和圖片序列

6、應(yīng)考慮人流密度和流向；3）展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角；（3）廣告信息的發(fā)布1）根據(jù)需要考慮在會(huì)刊發(fā)布廣告，可以封面和頁(yè)內(nèi)文章形式發(fā)表；2）可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會(huì)外設(shè)廣告；3）在參加展會(huì)前三個(gè)月，可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、刊物上發(fā)布報(bào)道，以擴(kuò)大知曉度。（4）目標(biāo)客戶邀請(qǐng)參加前應(yīng)邀請(qǐng)潛在客戶、原有客戶、目標(biāo)客戶前來(lái)參 加。（5）展品及模型的運(yùn)輸和保管各種資料、展品、模型應(yīng)在展前兩個(gè)月列出明細(xì)單并 制定運(yùn)輸方案。參展人員根據(jù)展會(huì)規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的 職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù) 人員等。（1）展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理：了解市場(chǎng)和廣告需求；監(jiān)督展位的

7、制作和設(shè)計(jì)方案；保 證布展時(shí)模型和文件及時(shí)到場(chǎng)；保證展期提供充足的材料和 宣傳品，確保公司形象反應(yīng)在展會(huì)上；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的 分發(fā)管理并解答提問；負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)信息的 收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員的管理；撰寫展會(huì)總結(jié)報(bào) 告。（2）參加展會(huì)的工作人員：1）必須有經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)員，對(duì)所售產(chǎn)品及生產(chǎn) 細(xì)節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進(jìn)行詳細(xì)的解 答；撰寫信息收集和產(chǎn)品銷售反饋報(bào)告。2）人員規(guī)范和培訓(xùn)全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；態(tài)度親切主動(dòng)，舉止 合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對(duì)參展的必要事 項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)。3）參展人員培訓(xùn)內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識(shí)；行為、規(guī)

8、范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；活動(dòng)時(shí)間表；產(chǎn) 品知識(shí)及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答；信息的收集。（四）展會(huì)總結(jié)展會(huì)結(jié)束后應(yīng)該對(duì)參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對(duì)銷售的促進(jìn)效 果、客戶對(duì)該次展覽的印象等等。信息收集信息收集應(yīng)作為展會(huì)活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息內(nèi)容 包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、 客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢(shì)和改進(jìn)等等?？偨Y(jié)報(bào)告展會(huì)總結(jié)報(bào)告應(yīng)在展會(huì)后5個(gè)工作日內(nèi)由參展業(yè)務(wù)人員提交公司領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會(huì) 評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等。資料存檔所有參展人員于展會(huì)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，遞交展會(huì)總 結(jié)，同時(shí)將所有整理的客戶名單

9、，所有影像資料匯總裝訂成冊(cè)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審批后存檔及統(tǒng)一分發(fā)使用。五、公司人員參觀展會(huì)（一）觀展流程市場(chǎng)部通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊等信息搜集與公司產(chǎn)品相關(guān) 的展會(huì)；將信息發(fā)布到公司信息發(fā)布平臺(tái)里，各部門自行選 擇參展事項(xiàng)。（二）費(fèi)用報(bào)銷公司統(tǒng)一組織帶隊(duì)的觀展，所產(chǎn)生的費(fèi)用，由市場(chǎng) 部統(tǒng)一報(bào)銷；各部門自行觀展，所產(chǎn)生的費(fèi)用，由各部門自行報(bào) 銷。六、協(xié)助其他單位參展（一）協(xié)助單位或接到協(xié)助信息者向市場(chǎng)部提交協(xié)助 參展信息。（二）向公司總經(jīng)理或執(zhí)行董事確認(rèn)是否進(jìn)行協(xié)助。（三）明確協(xié)助目的，設(shè)計(jì)協(xié)助方案。（四）協(xié)助參展類型公司只提供人員協(xié)助如存在差旅費(fèi)，協(xié)助發(fā)起者確認(rèn)該費(fèi)用由公司承擔(dān)還是由協(xié)助發(fā)起單位承擔(dān)公司只

10、提供產(chǎn)品協(xié)助協(xié)助單位在借用前需說明需要借用的產(chǎn)品類型、數(shù)量以及歸還時(shí)間。公司既提供人員又提供產(chǎn)品按照實(shí)際情況，擬出參展方案，與協(xié)助單位溝通確認(rèn)方案，向公司決策者審批通過后按該方案執(zhí)行。七、說明本規(guī)定從發(fā)布之日起生效，修訂需通過管理層辦公會(huì)批 準(zhǔn)后執(zhí)行。附件1：展會(huì)參展審批表附件2：展會(huì)信息匯總表模板附件3：關(guān)于XXX的參會(huì)方案模板附件1展會(huì)參展審批單展會(huì)名稱展會(huì)時(shí)間展會(huì)地點(diǎn)展會(huì)類型國(guó)際 國(guó)家 口地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用展會(huì)性質(zhì)口專業(yè)性綜合性展館數(shù)量參展人員與主要事項(xiàng)參展目的聯(lián)系人參展情況分管領(lǐng)導(dǎo)批示簽名：年月日總經(jīng)理批示簽名：年月日NO：年 月 日附件2展會(huì)信息表序號(hào)展會(huì)名稱展會(huì) 日期展會(huì) 地點(diǎn)類型參加建議展會(huì)介紹主辦方規(guī)模Al tCf 費(fèi)用12345附件3關(guān)于XXX的參展方案一、主題、時(shí)間、地點(diǎn)主題：xxx時(shí)間：x年x月x日，星期X, 上午/下午XX：XX-XX：XX地點(diǎn)：XXX二、參展內(nèi)容XXXX、三、參會(huì)部門分工XX部：XX部：、四、準(zhǔn)備完成工作時(shí)間部門事項(xiàng)責(zé)任X月X日XX部XX