貨款結(jié)算、物資用品購置、基建裝修及日常費用核銷流程管理辦法

1、* 公司貨款結(jié)算、物資用品購置、基建裝修及日常費用核銷流程的 暫行規(guī)定第一章總則第一條 為有效地降低公司的運營成本，提高公司競爭力，加強供應(yīng)商貨款結(jié)算、物資用品 購置、基建裝修、費用核銷及工資審批流程的監(jiān)管并明確監(jiān)管審核、審批人責(zé)任，嚴把支出 關(guān)，堵塞支出上的漏洞，特制定本規(guī)定，本規(guī)定適用于公司所有部門和門店。第二條 公司各類支出實行月初計劃，總量控制，分類管理，歸口控制，適時監(jiān)控的分類分 部門的條塊管理模式。每月25日前各部門、各分支機構(gòu)將次月（自然月）的用款計劃（包括付款方式、付款 時間）按科目明細進行分類匯總填報后按流程報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批后，交計劃財務(wù)部備案， 計劃財務(wù)部按計劃籌集資金。

2、（另發(fā)）第三條 本規(guī)定中明確的各級監(jiān)管審核、審批人的責(zé)任承擔(dān)者，都必須做到責(zé)任內(nèi)容清楚， 職權(quán)范圍明確，考核獎懲分明，貫徹責(zé)、權(quán)、利三結(jié)合。1、審批人的責(zé)任：各級審批人在職權(quán)范圍內(nèi)對各項支出的真實性、合理性、合規(guī)性、 合法性、完整性承擔(dān)責(zé)任。2、審核人的責(zé)任：各級審核人在職權(quán)范圍內(nèi)對各項支出的合理性、合規(guī)性、邏輯性、 完整性承擔(dān)責(zé)任。3、各級審批人在簽批時，必須明確簽署“同意”、“不同意”，或者其他明確的處理意 見；各級審核人在審簽時，必須在經(jīng)過縝密分析和判斷后，明確地簽署意見或建議。各級審 批人和審核人不得僅以簽名代替審批和審核。第二章貨款審批第四條商品購進計劃中報采購部門應(yīng)于每月25日前將

3、次月（自然月）的商品采購計劃按結(jié)算周期、付款方式、付款時間進行分類填報匯總后按流程報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批后，交計劃財務(wù)部備案，計劃財務(wù)第1頁共12頁 部按計劃籌集資金。計劃財務(wù)部于每月30日前對各業(yè)務(wù)部門當(dāng)月商品購進實際執(zhí)行情況進行檢查，對執(zhí)行計劃偏離程度達土 20%以上，又無支持理由的，計劃財務(wù)部按其偏離土 20%以上金額的1% 收取資金占用費或經(jīng)營損失費。第五條貨款支付審批權(quán)限支付貨款時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)已批準(zhǔn)的資金計劃、 已簽訂的合同及市調(diào)情況填寫付款通 知單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后，交計劃財務(wù)部審核并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。具體審批權(quán)限如下：貨款支付審批流程資金 性質(zhì)付款 類型審批權(quán)限核對采購 經(jīng)理主

4、管 總監(jiān)財務(wù)經(jīng)理財務(wù) 總監(jiān)總經(jīng)理董事長預(yù)算內(nèi)統(tǒng)一結(jié) 算日賬 期類10萬元（含10萬元） 以下會計對 帳勾單審核審批審核審核審批/10萬元以上會計對帳 勾單審核審批審核審核審批審批非統(tǒng)一 結(jié)算日 類、無合 同的貨款 類、新品開發(fā)首 次付款、預(yù)付貨 款5萬元（含5萬元）以 下會計對帳 勾單審核審批審核審核審批/5萬元以上會計對帳 勾單審核審批審核審核審批審批預(yù)算外5萬元（含5萬元）以 下會計對帳 勾單審核審批審核審核審批/5萬元以上會計對帳 勾單審核審批審核審核審批審批第六條貨款審核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)（一）每月15至16日憑計劃財務(wù)部辦理的結(jié)算卡由結(jié)算本人到計劃財務(wù)部對賬，原則上每月30日至次月7日為結(jié)算

5、日，節(jié)假日順延。1、實銷實結(jié)：每月結(jié)算一次，節(jié)假日另行通知。結(jié)算時供應(yīng)商憑需方入庫單據(jù)與采購第2頁共12頁 部門、計劃財務(wù)部門按約定的結(jié)算周期、付款方式和付款時間核對上月已銷售賬目，本人簽 字后，由會計及財務(wù)經(jīng)理（或其授權(quán)分管部長或其他審核人，下同）審核簽字，經(jīng)支付流 程中確定的相關(guān)審核人、審批人審簽，再由出納履行付款職責(zé)。2、經(jīng)銷結(jié)算：每月結(jié)算一次，節(jié)假日另行通知。結(jié)算時供應(yīng)商憑需方入庫單據(jù)（含結(jié) 算日前所有退庫單據(jù)）與財務(wù)先核對結(jié)算日以前的所有出入庫單據(jù)。本人確認簽字后交由采 購經(jīng)理核對簽字，由主管會計及財務(wù)經(jīng)理審核簽字，經(jīng)支付流程中確定的相關(guān)審核人、 審批人審簽，再由出納按付款時間和付款

6、方式履行付款職責(zé)。3、現(xiàn)款結(jié)算：結(jié)算時供應(yīng)商憑需方入庫單據(jù)與采購主管核對。主管確認簽字后并填寫 領(lǐng)款單附上詳細的入庫票據(jù)到公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處申請簽字后，出納履行付款職責(zé)。4、清場結(jié)算：A、辦理清場結(jié)算手續(xù)之前，采購部必須把該供應(yīng)商的商品全部發(fā)清場退 貨通知，退回給供應(yīng)商；B、采購主管和采購經(jīng)理在清場供應(yīng)商入庫單上簽批清場字樣。C、供應(yīng)商拿入庫單在往來會計處勾兌所有未結(jié)算入庫單；D會計、采購經(jīng)理審核簽批后報總經(jīng)理審批。E、將審批后的勾單質(zhì)押在計劃財務(wù)部出納處，六個月后，經(jīng)采購部核對無誤后 通知計劃財務(wù)部付款。5、預(yù)付貨款：采購主管填寫申請單（申請單必須注明付款方式），采購部經(jīng)理審核確認， 由主管會計

7、或財務(wù)經(jīng)理審核簽字，經(jīng)支付流程中確定的相關(guān)審核人、審批人審簽，再由 出納履行付款職責(zé)。（二）貨款審核的內(nèi)容辦理結(jié)算時，計劃財務(wù)部、采購部、商品部等相關(guān)部門須按各自職責(zé)核查現(xiàn)有庫存狀況、 進貨情況、銷售情況、供應(yīng)商返利、合同有效期和發(fā)票收回等情況。第三章物資用品購置及基建裝修審批第七條 財產(chǎn)物品購建及裝修項目審批權(quán)限公司各部門的財產(chǎn)物品購置、基建裝修維修及制作，發(fā)生費用在5000元（含5000元）以下的，由需用部門提出申請按物資用品購建及裝修項目審批流程報總經(jīng)理審核后，交 由實物監(jiān)管部門或項目負責(zé)部門執(zhí)行， 并由采購部門或經(jīng)辦部門與資產(chǎn)接受方辦理完交接手 續(xù)并簽字確認后，報物資用品購建及裝修項目

8、審批流程中確定的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批付款。發(fā)生費用在5000元以上的，由需用部門提出申請報其分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)入實物監(jiān)管 部門或項目負責(zé)部門，由實物監(jiān)管部門或項目負責(zé)部門提供詳盡的預(yù)算報告和可行性分析， 按物資用品購建及裝修項目審批流程 中確定的審批權(quán)限報批后與供應(yīng)商或承建單位簽訂第3頁共12頁合同，其中達到一定金額的工程或設(shè)備設(shè)施、原材料、財產(chǎn)物品批量采購等需經(jīng)招標(biāo)小組進 行招標(biāo)或議標(biāo)后簽訂合同。屬于綜合項目的，由項目牽頭部門將各單項預(yù)算匯總后集中上報 審批。支付款項時工程單位必須提供發(fā)票， 計劃財務(wù)部依據(jù)合同、決算報告或維修制作報告批 件、付款批件付款。工程未決算前需預(yù)支款項的必須報董事長批準(zhǔn)。具

9、體審批權(quán)限及流程如下：物資用品購建及裝修項目審批流程業(yè)務(wù)類型審批權(quán)限需用部 門負責(zé) 人實物監(jiān)管部 門（項目負 負責(zé)人主管 總監(jiān)財務(wù)經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理董事長預(yù) 算 內(nèi)預(yù)算 報告 審批 權(quán)限物資 用品 購置5000元（含）以下確認確認審批審核審批/5000元以上確認確認審批審核審核審批審批基建 裝修 維修 制作不限確認確認審批審核/審批支付 審批 權(quán)限財產(chǎn) 物品 購置5000 元（含）以下確認確認審批審核審核審批/5000元以上確認確認審批審核審核審批審批基建 裝修 維修 制作不限確認確認審批審核/審批預(yù) 算 外不限確認確認審批審核審核審批審批第四章商品報損審批第八條商品報損審批流程過期商品報損，

10、由商品部統(tǒng)一編制表格，并劃分責(zé)任后報主管總監(jiān)審批后送計劃財務(wù)部第4頁共12頁審核，報總經(jīng)理審批商品盤點報損，由市場部統(tǒng)一編制表格，扣除公司應(yīng)承擔(dān)部分外，剩余部分要劃分門店 個人后，統(tǒng)一報主管總監(jiān)審批后送計劃財務(wù)部審核，并報送總經(jīng)理審批。第五章費用審批第九條費用審批權(quán)限1、所有費用和借支實行部門會簽、集中審批制度。費用發(fā)生后憑有效發(fā)票經(jīng)相關(guān)權(quán)利 人按審核、審批權(quán)限及時會簽。所有費用按上述要求經(jīng)過會簽后，報總經(jīng)理審批后出納人員 方可支付現(xiàn)金。（具體會簽流程見后）2、運雜費（含托運、搬運費）所有運輸費用，必須由主管業(yè)務(wù)部門與運輸單位簽訂運輸合同或協(xié)議，并送計劃財務(wù)部備案，計劃財務(wù)部依據(jù)合同、協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)

11、及運輸方開具的正規(guī)發(fā)票付款，無發(fā)票的扣除稅款后 結(jié)算。3、車輛費用主要是修理費用、油料費用、過路橋費用和年檢費等費用。必須確保公司正常生產(chǎn)經(jīng)營 需要的前提下，所發(fā)生的費用，在核報該費用時必須提供正式發(fā)票才可支付。車輛違章的罰 款原則上公司不予核銷。油料費用：公司統(tǒng)一辦理加油卡，每車一卡，不得混用。加油時對方出具的發(fā)票中，要 有車號、公司名稱等相關(guān)信息。結(jié)算時必須提供增值稅專用發(fā)票。所有的車輛出車，駕駛車輛人員必須建立出車日志，詳細完整的登記出車時間、地點、 事由、里程等信息，并由所在部門經(jīng)理（或部長）審核。4、廣告費廣告費（含媒體廣告、店堂美化等）支出必須按審批流程經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核，履行審

12、批手續(xù)。廣告費中屬供貨商（廠家）承擔(dān)費用的，結(jié)算時須予以扣除，且必須附有供貨商（廠 家）活動項目付款證明復(fù)印件。5、促銷費促銷費由主管業(yè)務(wù)部門在經(jīng)辦促銷活動前提交活動方案，其內(nèi)容包括活動范圍、時間、 費用預(yù)算及預(yù)計效果等，并經(jīng)過相應(yīng)的審批程序?；顒臃桨噶斫簧唐凡?、計劃財務(wù)部備案， 計劃財務(wù)部對其活動費用開支情況進行監(jiān)督、檢查。第5頁共12頁為各門店經(jīng)辦的所有費用（包含購置的活動用品、贈品等）的支付，由市場部門統(tǒng)一簽 字確認后按審批程序核銷。6、水電費總部和各分支機構(gòu)連鎖店發(fā)生的水電費按流程經(jīng)行政部審核后，計劃財務(wù)部按實際發(fā)生額核銷，按月（季）通報，年終考核。7、租賃費經(jīng)行政部審核后，簽訂租賃合

13、同，按合同金額和付款時間核銷。8、修理費A、車輛及設(shè)備修理（除保修期內(nèi)），扣除保險公司賠償和責(zé)任賠付外，具實核銷。在費 用發(fā)生前，報行政部審核與備案，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。B、日常維修，發(fā)生前報行政部審批，由行政部統(tǒng)一安排修理。9、財產(chǎn)保險費財產(chǎn)保險費在發(fā)生前經(jīng)行政部審核后董事長批準(zhǔn)， 并簽訂合同。由計劃財務(wù)部根據(jù)合同 及其他相關(guān)文件審核后支付。10、員工社保費員工社保費經(jīng)人事部審核后按實際發(fā)生額，據(jù)實核銷。公司實行預(yù)算總量控制。11、招待費因為業(yè)務(wù)需要必須支出的餐飲和煙酒等費用， 由相關(guān)業(yè)務(wù)部門報備，行政部審核，按費 用核銷流程報批核銷。在費用發(fā)生前要報批，報費用時必須要有正式發(fā)票，并附有菜單明細

14、。特別指出：1、用煙、酒方面，公司統(tǒng)一購買（不同檔次），業(yè)務(wù)需用時領(lǐng)用（領(lǐng)用程序 同費用核銷程序）o個人消費一律由個人承擔(dān)。平時不再對個人報銷煙酒費用支出，特殊情 況需在事前報董事長批準(zhǔn)方能報銷。煙酒領(lǐng)用審批權(quán)限部門 經(jīng)辦人部門 經(jīng)理主管 總監(jiān)行政 總監(jiān)財務(wù) 總監(jiān)總經(jīng)理董事長煙（1條以內(nèi)，不含）、 酒（1件以內(nèi)，不含）制單審核審批審批-煙（1條以上）、酒（1 件以上）制單審核審批-審批第6頁共12頁招待費由計劃財務(wù)部年初給各部門下達控制指標(biāo),在控制指標(biāo)之內(nèi)按上述標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行指標(biāo)的，需報董事長批準(zhǔn)。12、差旅費（差旅費按下表標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。由業(yè)務(wù)部門申請，計劃財務(wù)部審核，主管總監(jiān)審 批）A、因公出差到哪陽

15、區(qū)、武當(dāng)山特區(qū)不報住宿費和交通費（特殊情況要事前報總經(jīng)理批 準(zhǔn)）；B、因公出差到除那縣城區(qū)和武當(dāng)山特區(qū)以外的地區(qū) （十堰市）報生活補助費每餐15-30 元，交通費、住宿費憑發(fā)票核銷（到公司指定地點住宿）；G因公出差到十堰市外的，費用發(fā)生前必須由相關(guān)權(quán)利人按核銷流程審核、審批后報 董事長批準(zhǔn)，計劃財務(wù)部門才給予核銷。D差旅費的報銷必須按次，準(zhǔn)確、規(guī)范填寫統(tǒng)一的差旅費報銷單。員工出差差旅費、誤餐費標(biāo)準(zhǔn)類、_.一類地區(qū)二類地區(qū)（省會城三類地區(qū)四類地區(qū)（一般地 級市、縣城及 縣級市）除前述以外 的其他地區(qū)別火車飛 機汽 車同 鐵 動 車（ 廣、北、上、深、津）巾、直轄巾、 特區(qū)、沿海開 放城巾）（經(jīng)濟

16、發(fā)達 的地級市）別住餐交住餐交住餐交住餐交住餐交宿補通宿補通宿補通宿補通宿補通董事 長 總 經(jīng)軟 臥 軟 座經(jīng) 濟 艙實報一等 坐30030據(jù) 實30030據(jù) 實25020據(jù) 實20015據(jù) 實15015據(jù) 實理副總/總監(jiān)軟 臥 軟 座經(jīng) 濟 艙實報一等 坐25030據(jù) 實25030據(jù) 實20020據(jù) 實15015據(jù) 實12015據(jù) 實中層硬 臥 軟 座經(jīng) 濟 艙實報二 等 座18030據(jù) 實18030據(jù) 實18020據(jù) 實13015據(jù) 實10015據(jù) 實基層硬 臥 軟經(jīng) 濟 艙實報一 等 座15030據(jù) 實15030據(jù) 實15020據(jù) 實13015據(jù) 實10015據(jù) 實第7頁共12頁座特別說

17、明：兩人以上人員出差，同性別的必須是最低兩人居住一間，費用支出標(biāo)準(zhǔn)按出差人員的級別，就高不就低核銷，否則按半價核銷。13、辦公費主要是指日常辦公用品的開支，由行政部負責(zé)編制采購計劃，按規(guī)定審批流程核銷。14、員工培訓(xùn)費員工培訓(xùn)費須經(jīng)公司人事部審核登記并按規(guī)定流程審批后支付。培訓(xùn)費包括外出培訓(xùn)的車船票費、在途補助費及培訓(xùn)期間費用。15、通信網(wǎng)絡(luò)費公司各部門的電話費、網(wǎng)絡(luò)費用的支付，由公司行政部、信息部審核，并實行控制總量。 電話費實行包干原則，超支由部門負責(zé)人承擔(dān)，年底考核一次；網(wǎng)絡(luò)費用實報實銷。16、交通費哪陽區(qū)、武當(dāng)山特區(qū)及市內(nèi)公共交通費用支出，實行統(tǒng)一充卡管理。市內(nèi)打的費用必須 經(jīng)總經(jīng)理批

18、準(zhǔn)。17、其它費用除以上費用項目外的支出。固定資產(chǎn)報廢：單位價值在 2000元以上的固定資產(chǎn)（包括納入固定資產(chǎn)管理的低值易 耗品）報廢經(jīng)董事長審批。其它實物資產(chǎn)報廢報總經(jīng)理審批。費用核銷支付審批流程業(yè)務(wù)款項審批權(quán)限部門 經(jīng)辦人部門 經(jīng)理主管 總監(jiān)財務(wù) 經(jīng)理財務(wù) 總監(jiān)總經(jīng)理董事 長運雜費（含托運、搬 運費）1萬元（含1萬元）以下制單審核審批審核審核審批/1萬元以上制單審核審批審核審核審批審批車輛費用（含燃料、 過路橋、停車、年檢帙實際發(fā)生額核銷制單審核審批審核審核審批/第8頁共12頁等）廣告費（含媒體廣告、 店堂美化。企劃部審 核）1萬元（含1萬元）以下制單審核審批審核審核審批/1萬元以上制單審

19、核審批審核審核審批審批促銷費（含促銷贈品）1萬元（含1萬元）以下制單審核審批審核審核審批/1萬元以上制單審核審批審核審核審批審批水電費（行政部審核）按實際發(fā)生額核銷，年終考 核。制單審核審批審核審核審批/租賃費（按合同金額核銷）5萬元（含）以下制單審核審批審核審核審批5萬元以上制單審核審批審核審核/審批修理費2000元（含）/次以下制單審核審批審核審核審批/2000元/次以上制單審核審批審核審核審批審批呆險費（指財產(chǎn)保險）安實際發(fā)生額支付制單審核審批審核審核/審批員工社保費卜實際發(fā)生額支付制單審核審批審核審核審批/招待費（總額指標(biāo)控 制）常規(guī)費用，先報備后核銷制單審核審批審核審核/審批差旅費內(nèi)

20、（含縣區(qū)）制單審核審批審核審核/外制單審核審批審核審核審批辦公費,辦公用品目錄表項目 核銷制單審核審批審核審核審批/員工培訓(xùn)費5000元（含5000元）以F制單審核審批審核審核審批/5000元以上制單審核審批審核審核/審批1信網(wǎng)絡(luò)費帙實際發(fā)生額核銷，年終考 核。制單審核審批審核審核審批/其它費用（以上未包 含費用）2000元（含）以下制單審核審批審核審核審批/2000元以上制單審核審批審核審核審核審批總經(jīng)理費用審核審核/審批第六章借支審批流程第9頁共12頁第十條 原則上因私不得借支。因公業(yè)務(wù)需要借支的，必須是前帳已清才可后借。借款人在借款時必須填寫借款單，且 單據(jù)各項要素清淅完整。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批

21、準(zhǔn)后出納才可支出現(xiàn)金。各部門業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)金、備用金：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，按公司確定的定額借支，?？顚Ｓ茫坏?挪用。因公借支辦事結(jié)束后七個工作日內(nèi)必須到財務(wù)核銷，超過七個工作日的從借支日起到核銷日止，向借款人按日收取千分之一的資金占用費。特殊情況發(fā)生時，需寫出說明，經(jīng)董事 長批準(zhǔn)后不受七個工作日限制。借支審批流程業(yè)務(wù) 類型審批期艮經(jīng)辦人部門經(jīng)理主管總監(jiān)財務(wù)經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理董事長業(yè)務(wù) 借支2000元（含 2000 元）以下制單審核審批審核審批/20007 5000 元（含）以下制單審核審批審核審核審批/5000元以上制單審核審批審核審核/審批第七章工資薪酬審批流程第十一條 計劃財務(wù)部、人事部、行政部及其

22、他相關(guān)業(yè)務(wù)部門嚴格按照工資薪酬內(nèi)容及本規(guī) 定確定的時間節(jié)點，向計劃財務(wù)部工資核算專員提交相應(yīng)準(zhǔn)確無誤的上月人員變化、信息、 考勤、績效考核等數(shù)據(jù)資料，由工資核算專員匯總計算員工上月工資薪酬（含臨時工工資、 促銷員工資），提交財務(wù)經(jīng)理審核后，報送總經(jīng)理審批。第十二條計劃財務(wù)部按照工資發(fā)放的時間節(jié)點要求按時完成上月工資發(fā)放工作。第十三條 公司應(yīng)成立工資審核小組，按季度對工資標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、工資及福利發(fā)放情況、 社保繳納情況等進行審核。女工生育醫(yī)療、經(jīng)醫(yī)保中心撥付后，由人力資源部審核后發(fā)放。第八章其它相關(guān)規(guī)定第10頁共12頁 第十四條 所有支出項目都必須在款項發(fā)生（有約定的，按約定付款之日起）后 20

23、日內(nèi)到計 劃財務(wù)部進行核銷（門店發(fā)生的水電費及其他日常費用，可每周一次傳遞到公司，按審批流 程及時核銷）。超過上述期限計劃財務(wù)部一律不予核銷，由經(jīng)辦人自行承擔(dān)。各門店需核銷的費用每周五營運商采會前，由片區(qū)經(jīng)理收集本片區(qū)各門店相關(guān)費用報銷 單，周六之前經(jīng)各相關(guān)部門權(quán)利人審核簽批完畢后，交計劃財務(wù)部，下周二之前統(tǒng)一進行付 款；總部各部需核銷的費用每周一、周二經(jīng)各相關(guān)部門權(quán)利人審核簽批完畢后，交計劃財務(wù) 部出納，周四統(tǒng)一進行付款。（特殊情況需提前付款，須報銷人提前向計劃財務(wù)部報備）第十五條單據(jù)填寫要求：A、在報銷時必須使用正確的單據(jù)，如：報差旅費時要使用差旅費報銷單、借支時使用 借款單、領(lǐng)款時使用領(lǐng)款單等。B 、所有報銷單據(jù)上的要素必須填寫清晰、完整，不得涂改、修改，特別是金額大小寫 必須相符（財務(wù)人員審核時按實際支付金額結(jié)算），但不得超過原始單據(jù)的金額）。第十六條所有費用單據(jù)的核銷，原則上必須持有